Hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, mỗi quốc gia đều cần đến nhau để cùng phát triển, không thể tồn tại một nền kinh tế “tự cung, tự cấp” trong một xã hội phát triển. Chính vì t

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, mỗi quốc gia đều cần đến nhau đểcùng phát triển, không thể tồn tại một nền kinh tế “tự cung, tự cấp” trong mộtxã hội phát triển Chính vì thế hoạt động ngoại thương giữ vai trò quan trọngtrong sự phát triển của một đất nước.

Việc Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) là mộtđiều kiện rất thuận lợi cho các doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh ranước ngoài Hoạt động xuất khẩu phát triển sẽ thúc đẩy sản xuất trong nước,kích thích tăng trưởng kinh tế quốc dân Nó mang lại nguồn thu ngoại tệ lớnnhất cho đất nước Nhận thức được tầm quan trọng của xuất khẩu, nhà nướcta đã có nhiều chủ trương, chính sách khuyến khích xuất khẩu, tạo điều kiệnthuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu kinh doanh mở rộng thị trường.

Nhà nước đưa ra ngày càng nhiều chính sách khuyến khích xuất khẩu,đây là một thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp xuất khẩu Nhưng môitrường cạnh tranh gay gắt như hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động,sáng tạo, hoạt động kinh doanh có lãi, nếu sẽ bị chính cơ chế thị trường hấtngã Làm thế nào để hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất luôn được doanhnghiệp đặt ra để không ngừng phát triển Trong các công cụ quản lý kinh tếthì kế toán là công cụ hữu hiệu nhất, giữ vai trò quan trọng trong hoạt độngcủa bất kỳ đơn vị kinh tế nào Một công tác kế toán hiệu quả là khi nó phảnánh chính xác và khách quan tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, cungcấp các thông tin đầy đủ và kịp thời về sự biến động của tài sản, nguồn vốncho nhà quản lý Từ đây sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và sử dụng vốn mộtcách hiệu quả nhất Nhận thức tầm quan trọng của công tác kế toán, cácdoanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện các khâu trong công tác kế toánnhằm phản ánh đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình

xuất khẩu hàng hóa, điều này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự pháttriển của các doanh nghiệp xuất khẩu.

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công tycổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam cũng đang đứng trước các cơhội và thách thức Qua thời gian thực tập tại Công ty, em đã nghiên cứu, tìm

hiểu thực tế tại công ty và viết chuyên đề thực tập với đề tài: “ Hạch toánxuất khẩu hàng hóa tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I ViệtNam” Trong chuyên đề này em xin trình bày ba chương sau:

Chương I: Tổng quan về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt

Chương II: Thực trạng kế toán xuất khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu

Tổng hợp I Việt Nam.

Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán xuất khẩu tại công ty cổ phần

xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNGHỢP 1

Tên giao dịch bằng tiếng Anh: THE VIETNAM GENERALEXIMEXPORT-IMPORT JOIN STOCK CORPORATION NO I(GENERALEXIMJSC) Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, công ty còn có chi nhánh tại thành phốHồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng.

1.1.2 Quá trình phát triển của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

Thời kỳ thứ I(1981-1986): Tìm hướng đi phù hợp để phát triển.

Đây là giai đoạn đầu, với số vốn eo hẹp, đội ngũ công nhân viên hạnchế về số lượng và trình độ nghiệp vụ công ty đã gặp không ít khó khăn Tuynhiên với sự nỗ lực của toàn thể công ty, công ty đã dần vượt lên khó khăn vàđạt được những thành tích bước đầu.

Về vốn, công ty đã chủ động kiến nghị để hai cơ quan liên bộ (Ngânhàng và Bộ Ngoại thương) họp và đưa ra được văn bản nêu rõ những nguyêntắc riêng về hoạt động của công ty nhằm đảm bảo hoạt động vững chắc.

Đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên: công ty chú trọng tổ chức, bồidưỡng, cử người đi đào tạo ở nước ngoài khi có tiêu chuẩn, chấn chỉnh lại tưtưởng ỷ lại theo lối mòn của cơ chế kinh doanh bao cấp, đặt ra những yêu cầucao hơn, chuyên môn cao hơn.

Thời kỳ thứ II(1987-1995): Thời kỳ phát triển và khắc phục khó khăn

-Từ năm 1987-1989: là thời kỳ phát triển mạnh mẽ của công ty về mọi

mặt Tổng kim ngạch ủy thác đạt 18.000.000 USD Giai đoạn này công ty tiếptục xây dựng: phương thức kinh doanh, quan hệ hữu cơ giữa công ty và cơ sở,vấn đề xây dựng quỹ ngân hàng, cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình kinhdoanh, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.

-Từ năm 1990-1995: Trong giai đoạn này, tình hình trong nước và

quốc tế có nhiều biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tếtrong đó có lĩnh vực phân phối và lưu động mạnh mẽ nhất Thị trường lớnĐông Âu và Liên Xô do biến động về chính trị đã không còn, trong khi khuvực thị trường tư bản đang bị các đơn vị khác cạnh tranh khá dữ dội Các mặthàng ủy thác xuất nhập khẩu của công ty không còn nhiều, tình trạng thiếuvốn và chiếm dụng vốn lẫn nhau trong các tổ chức kinh doanh là khá phổbiến

Thời kỳ thứ III(1995-2005):

Một kết quả đáng nể là năm 1997 công ty đã đạt kim ngạch xuất nhậpkhẩu lên đến 78,4 triệu USD, cao nhất từ trước đến năm đó Tuy nhiên, năm1998 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty chỉ đạt gần 44,5 triệu USDbằng 82,17% kim ngạch xuất nhập khẩu của năm 1997 Sự giảm xuống này làdo môi trường xuất nhập khẩu của công ty nói riêng và của cả nước nói chungcó nhiều biến động xấu Từ sau khó khăn đó, công ty đã có hướng đi mớirộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, chuyển dần từ ủy thác sang tựdoanh Triển khai kinh doanh gia công các mặt hàng, khai thác việc nhậphàng phi mậu dịch Bên cạnh đó, công ty còn tham gia khai thác địa sản, pháttriển các dịch vụ cho thuê kho bãi xe.

Từ năm 2005 cho đến nay:

Công ty hoạt động trong điều kiện vừa hoạt động sản xuất kinh doanh,vừa thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp, công ty có nhiều biến động nhưngtoàn thể công ty đã phấn đấu hoàn thành tốt các chỉ tiêu được giao đảm bảolãi kinh doanh, cùng cả nước tham gia vào hội nhập kinh tế quốc tế và chịuảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cạnh tranh của cơ chế thị trường, đặc biệt làsự kiện quan trọng Việt Nam chính thức gia nhập WTO.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty CP XNK Tổng hợp I.

1.2.1 Chức năng của công ty CP XNK Tổng hợp I

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I được phép trực tiếp xuấtkhẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, hải sản, thủ côngmỹ nghệ, các mặt hàng gia công chế biến tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng.Cung ứng vật tư, hàng hóa nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục vụ chongành, các địa phương, các xí nghiệp thanh toán bằng tiền hoặc theo các thỏathuận trong hợp đồng kinh tế Sản xuất và gia công chế biến hàng hoá để xuấtkhẩu và làm các dịch vụ khác liên quan đến nhập khẩu.

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

Công ty có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt độngsản xuất kinh doanh kể cả xuất nhập khẩu tự doanh cũng như ủy thác xuấtnhập khẩu và các kế hoạch có liên quan Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khaithác, sử dụng một cách có hiệu quả, thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu vàgiao dich đối ngoại Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mởrộng thị trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuấtkhẩu

1.2.3 Quyền hạn của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

Trong hoạt động kinh doanh được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoạitệ, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước Được phép mởrộng buôn bán các sản phẩm hàng hóa theo quy định của nhà nước Công tyđược phép tham dự các hội chợ triển lãm để giới thiệu các sản phẩm của côngty ở trong và ngoài nước, đặt các đại diện và chi nhánh ở nước ngoài Xâydựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật cán bộ công nhân viên…

1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty CP XNK Tổng hợp I

1.3.1 Lĩnh vực hoạt động và phương pháp hoạt động của công ty CP XNKTổng hợp I

Hoạt động chính của công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp số I là kinhdoanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước Hoạt động này chủ yếu, công tycó tới 7 phòng nghiệp vụ làm về XNK Bên cạnh đó, kinh doanh bất động sảncũng là một thế mạnh của công ty Công ty đã có các kho là Đình Xuyên,Tương Mai, Thịnh Liệt, Liên Phương để cho các khách hàng thuê kho bãi.Gia công sản xuất các mặt hàng phục vụ người tiêu dung trong và xuất khẩucũng được công ty thực hiên tốt Công ty còn tham gia vào các hoạt động đầutư tài chính, liên doanh với các đối tác nước ngoài như Liên doanh công ty Đệ

Nhất tại tòa nhà 53 Quang Trung - Hà Nội, là cổ đông sáng lập của Ngânhàng Cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam (EXIMBANK).

Về mặt đối nội, công ty thực hiện phương thức kinh doanh chính là:

- Nhận ủy thác xuất khẩu: Đây là phương thức kinh doanh chủ yếu củacông ty Trong phương thức này, công ty tiến hành làm các thủ tục xuất nhậpkhẩu, làm khâu trung gian thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho bên ủythác và hưởng lợi nhuận theo doanh số % do bên ủy thác trả.

- Gia công xuất khẩu: Công ty nhận nguyên vật liệu do bên khách hàng

nước ngoài cung cấp và sau một thời gian sản xuất chế biến sẽ xuất lại sảnphẩm cho đối tác theo thỏa thuận của hợp đồng.

- Tự doanh: Chủ yếu là khi khách hàng có nhu cầu và đặt hàng thì công

ty mới tiến hàng tìm nguồn cung ứng chứ không chủ động tìm kiếm kháchhàng và nguồn cung, do đó thị trường của hoạt động này không ổn định Hiệnnay công ty đang có xu hướng mở rộng và phát triển hình thức này.

Ngoài ra, công ty cũng đã thử nghiệm loại hình mới là thuê mua vàcũng mang lại hiệu quả kinh tế cao.

Về mặt đối ngoại, hình thức kinh doanh truyền thông của công ty là

xuất khẩu trực tiếp thông qua L/C, công ty còn có hai hình thức kinh doanhmới là đổi hàng và tạm nhập tái xuất.

1.3.2 Sản phẩm hàng hóa dịch vụ kinh doanh của công ty CP XNK Tổng hợp I

Mặt hàng xuất khẩu của công ty gồm rất nhiều chủng loại Hàng nôngsản gồm có cá mặt hàng: cà phê, lạc nhân, hành, hạt tiêu, hạt điều, gạo, chè…Hàng thủ công mỹ nghệ: mây tre, gốm, sứ… Nhóm hàng sản phẩm may mặc:áo sơ mi nam, váy áo nữ, quần áo thể thao, quần áo trẻ em, nguyên phụ liệu,phụ liệu may mặc… Các mặt hàng khác như: tơ tằm, sản phẩm gỗ, thiếc, đồchơi, thực phẩm, đồ uống…

Mặt hàng nhập khẩu của công ty bao gồm: ôtô, xe máy, máy móc, thiếtbị, phụ tùng, thiết bị điện tử, thiết bị viễn thông, vật liệu xây dựng, nguyênliệu gia công, phân bón, hóa chất, thực phẩm, đồ uống, tơ sợi các loại… Côngty cũng nhập khẩu các mặt hàng kim loại: sắt, kẽm, nhôm, đồng, thiếc…

Ngoài ra, công ty còn kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng,kho bãi, phương tiện vận tải, bốc dỡ hàng hóa.

1.3.3 Thị trường kinh doanh của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

Thị trường hoạt động chính của công ty là Châu Á Đây là nơi tiêu thụ70% hàng xuất khẩu của công ty và là nguồn cung cấp chính hàng nhập khẩucủa công ty trong những năm qua Các bạn hàng Châu Á chủ yếu là HồngCông, Đài Loan, Thái Lan, Singapore Công ty cũng đang mở rộng quan hệvới Trung Quốc, một thị trường đầy tiềm năng với chi phí vận chuyển thấp.Các bạn hàng Châu Âu và Châu Mỹ như: Anh, Pháp, Đức, Mỹ,Canada…cũng trao đổi với công ty một khối lượng hàng không nhỏ Hiện nay, công tyđang ngày càng mở rộng thị trường hoạt động của mình, đặc biệt là sau khiViêt Nam gia nhập WTO.

1.3.4 Nguồn lực của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

 Nguồn vốn kinh doanh của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I :

Từ ngày thành lập, vốn kinh doanh ban đầu được giao của công ty chỉcó 139.000 VNĐ Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động công ty đã luôn tìm vàthực thi các biện pháp nhằm phát triển nguồn vốn của mình Công ty cũngluôn ý thức việc bảo toàn vốn, hết sức chú ý tránh tình trạng vốn bị chiếmdụng hay thất thoát.

Tính đến cuối năm 2005:

- Nguồn vốn kinh doanh của công ty: 68.911.869.989- Nguồn vốn đầu tư XDCB: 2.911.077.605

- Các quỹ: 17.004.521.240

+ Quỹ Đầu tư phát triển: 14.170.149.212+ Quỹ Dự phòng tài chính: 652.906.138

+ Quỹ khen thưởng và phúc lợi :1.964.735.990+ Quỹ Dự phòng về trợ cấp MVL: 216.729.900

 Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I:

Có thể nói công ty XNK Tổng hợp I có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuậttương đối hoàn chỉnh đáp ứng được khá tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh củamình Công ty trang bị gần như đầy đủ các phương tiện phục vụ cho sản xuấtkinh doanh và trang thiết bị văn phòng tạo điều kiện cho cán bộ công nhânviên hoàn thành tốt nhiệm vụ Trong quá trình phát triển của mình, công ty đãxây dựng và đưa vào sử dụng 20.000m2 kho và 1500 m2 nhà xưởng để đầu tưsản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại Đoan Xá- Hải Phòng, kho Tương Mai làkho mới khang trang, an toàn, đủ điều kiện bảo quản hàng có giá trị cao, khuvực 53 Quang Trung, số 7 Triệu Việt Vương là cơ sở vật chất liên doanh khaithác bất động sản Xí nghiệp chế biến Quế và Lâm sản xuất khẩu tại Gia Lâm-Hà Nội và một phân xưởng tại xí nghiệp may Đoan Xá- Hải Phòng đang hoạtđộng hiệu quả.

 Nguồn nhân lực của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

Hiện nay, công ty đang dần dần kiện toàn bộ máy lao động cho phùhợp với tình hình mới, đủ điều kiện gánh vác các nghĩa vụ kinh doanh trongvà ngoài nước Công ty luôn quan tâm đến việc bồi dưỡng trình độ nghiệp vụvà ngoại ngữ cho tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty Tính đến đầunăm 2006 công ty có tổng cộng 355 lao động.

Cơ cấu lao động theo trình độ.

Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ %Trình độ đại học và trên đại học 145 40.8Trình độ cao đẳng và trung cấp 27 7.6Công nhân kỹ thuật, dạy nghề 183 51.6

Biểu 2: Kết quả hoạt động kinh doanh một số năm

(Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác các năm)

Theo kết quả báo cáo trên cho ta thấy doanh thu của công ty XNKtrong một số năm gần đây luôn giữ ở mức cao Đặc biệt là trong tình hìnhkinh tế có nhiều biến động, mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt và công tyvừa tiến hành hoạt động kinh doanh vừa thực hiện cổ phần hóa, điều đóchứng tỏ sự nỗ lực rất lớn của toàn bộ cán bộ và công nhân viên trong côngty Năm 2005: doanh thu tăng 160.128 tỷ đồng (tăng 33.4%), năm 2006 giảmnhẹ 39.455 tỷ đồng (giảm 6.17%).

Sau đây là một số kết quả chi tiết về hoạt động của công ty trong năm 2006

Doanh thu BH& cung cấp DV 629,756,704,700 600,253,687,365Các khoản giảm trừ

Doanh thu thuần BH&cung cấp DV 629,756,704,700 600,253,687,365Lợi nhuận hàng liên doanh trả nợ Iraq 4,726,465,446 4,249,255,256

Biểu 3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2006

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2006)

Một số chỉ tiêu tài chính của công ty năm 2006

Chỉ tiêu Năm trước(2005) Năm nay(2006)

Biểu 4: Một số chỉ tiêu tài chính năm 2006

(Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác các năm)

Qua các chỉ tiêu tài chính cho thấy công ty có tình hình tài chính lànhmạnh, phản ánh sự phát triển bền vững Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụthuế cho ngân sách Nhà nước, đồng thời công ty còn đảm bảo nộp bảo hiểmxã hội, bảo hiểm y tế và trích kinh phí công đoàn.

1.3.6 Bộ máy quản lý và mô hình tổ chức kinh doanh

Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soátHội đồng quản trị

Ban giám đốc

Khối các phòng quản lý

Khối các phòng

kinh doanh

Các chi nhánh

Các đơn vị sản

Khối liên doanh và

đầu tư

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý

Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền

nhân danh công ty để quyết định những vấn đề có liên quan đến mục đích,quyền lợi của công ty : chiến lược phát triển, giải pháp phát triển thị trường.phương án đầu tư, cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý…

Ban giám đốc: điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chụi

trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nhiệm vụđược giao.

Ban kiểm soát: thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong

quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báocáo tài chính…thường xuyên thông báo với hội đông quản trị và để báo cáovới hộ đồng cổ đông.

Khối các phòng kinh doanh: gồm có 7 phòng nghiệp vụ chuyên làm về

kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng 1: Nông sản, khoáng sản và thủ công mỹ

nghệ, phòng 2: Ôtô, xe máy, thiết bị máy móc và hóa chất, phòng 3: Hàngmay mặc, phòng 4: Lắp ráp, bảo hành xe máy, phòng 5: Xuất nhập khẩu tổnghợp, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, tạm nhạp tái xuất, phòng 6: Vật liệu xâydựng và sắt thép, phòng 7: Giao nhận kho bãi, kinh doanh xuất nhập khẩutổng hợp

Khối các phòng quản lý: bao gồm Phòng tổng hợp, phòng kế toán- tài

vụ, phòng hành chính quản lý, phòng tổ chức cán bộ.

Các chi nhánh: Nghiên cứu thị trường, tìm nguồn hàng, bán hàng ủy

thác của công ty.

1.4 Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty CP XNK Tổng hợp I

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP XNK Tổng hợp I

Do công ty có các chi nhánh ở các địa bàn rộng cách xa nhau, ở cả bamiền đất nước nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kếtoán kiểu phân tán Kế toán các chi nhánh và đơn vị trực thuộc phải mở sổ kếtoán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán các phần hành từ giaiđoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán lên lên toán trungtâm Đơn vị trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hìnhthành bộ máy quản lý dể điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cơ sở.Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số kiệu báo cáo của đơn vịcơ sở, lập báo cáo cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối

cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc với nhà nước, các bạn hàng,nhà cung cấp, các bên đầu tư, cho vay…

1.4.2 Lao động kế toán tại công ty cổ phần XNK Tổng hợp I

Mô hình bộ máy kế toán tại công ty CP XNK Tổng hợp I

Phòng kế toán tại công ty gồm có 12 người trong đó có: 1 kế toántrưởng, 2 phó phòng kế toán và 9 kế toán viên được phân công trách nhiệm,quyền hạn rõ ràng Tất cả kế toán làm việc tại phòng kế toán đều có trình độđại học và trên đại học Mỗi kế toán được phân công chịu trách nhiệm về cáctài khoản cụ thể, các phần hành kế toán và công việc chuyên môn nhất định.

1.4.3 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán chung

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01.01 và kết thúc vào ngày 31.12

Trưởng phòng kế toán(Kế toán trưởng)

Kế toán

nợ vay ngắn

hạn, dài hạnKế

toán TGNH

ngoại tệ

Kế toán

các khoản

phải thu

Kế toán thanh

toán nội

Kế toán chi phí

kinh doanh, TSCĐ,

vật liệu, công cụ

Phó phòng thứ hai (kiêm kế toán thuế xuất khẩu, thuế GTGT hàng

nhập khẩu)

Kế toán

tiền mặt,

tiền lương,BHXH

Phó phòng thứ nhất (kiêm kế toán tổng hợp, công nợ phải trả và

thuế TNDN)

Kế toán thanh

toán nội bộ

Kế toán doanh

thu nhập,

VAT đầu ra

Kế toán hàng hóa

Kế toán tại đợn vị trực thuộc

Sơ đồ 2: Mô hình bộ máy kế toán tại công ty

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng VNĐ

- Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Tỷ giá giaodịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhànước Việt Nam niêm yết hàng ngày.

- Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình, vô hình:Giá mua thực tế trên hóa đơn giá trị gia tăng và các chi phí liên quan đến quátrình mua, đưa vào sử dụng theo quy định của Nhà nước.

- Phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng hữu ích, hoặc tỷ lệ khấuhao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình: áp dụng theo chế độquản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định số 206/2003/QĐ-BTC ngày12/12/2003 của Bộ Tài chính.

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho:

+ Giá mua hàng xuất khẩu: theo hợp đồng mua bán và hóa đơn giá trịgia tăng ban hành.

+ Giá mua hàng nhập khẩu: Theo hợp đồng ngoại tệ cộng với thuế nhậpkhẩu và các chi phí theo chế độ quy định để nhập kho, mua trước nhập trước,nhập trước xuất trước.

- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Hàng hóa mua vềvào kho thời điểm nào thì nhập kho thời điểm đó, tính giá trị cho lô hàng đó.Nếu còn tồn kho mặt hàng nào thì lấy đơn giá tại thời điểm nhập kho nhân vớisố lượng còn lại tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.

- Trích lập và hoàn nhập dự phòng theo phòng theo NĐ 59/CP ngày03/10/1986 và thông tư hướng dẫn số 64/TC/TCDN ngày 15/09/1997 và theochuẩn mực kế toán Việt Nam.

- Chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ báo cáo tài chính, chế độ sổsách công ty áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006của Bộ trưởng Bộ trưởng Tài chính.

* Chế độ chứng từ

Các chứng từ kế toán sử dụng tại công ty được lập đầy đủ, hợp pháp vàquy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ theo đúng quy địnhcủa chế độ kế toán hiện hành.

* Chế độ tài khoản:

Công ty xây dựng hệ thống tài khoản cấp 1 và 2 theo quy định của chếđộ, còn một số tài khoản cấp 3, cấp 4 được công ty chi tiết phù hợp với đặcđiểm kinh doanh của mình.

*Chế độ sổ sách

Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ tổng hợp củahình thức này là bảng cân đối số phát sinh Các sổ sách kế toán được công tysử dụng tương đối đầy đủ.

* Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ

* Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy tại công ty

Phần mềm kế toánChứng từ kế

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

Sổ kế toán- Sổ chi tiết TK- Sổ tổng hợp TK

Báo cáo kế toán

Ghi chú:

Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ kế toán máy tại công TY

Nhập sổ liệu hàng ngàyIn sổ, báo cáo cuối kỳQuan hệ đồi chiếu

2.1.1 Đặc điểm kinh doanh hàng xuất khẩu của công ty

Công ty CP XNK Tổng hợp I là doanh nghiệp có quy mô thị trườngtương đối lớn, kinh doanh XNK một danh mục hàng hóa phong phú và đadạng Công ty luôn tìm hiểu thị hiếu của từng thị trường từ đó phát triển loạimặt hàng sao phù hợp với từng thị trường Nhưng công ty có thế mạnh vềhàng nông lâ thủy sản, sản phẩm công nghiệp và gia công hàng xuất khẩu, vìthế trong thời gian qua công ty luôn phát huy lợi thế của mình về mặt hàngnày sang các thị trường lớn ở Châu Á, Châu Âu và thị trường EU…

Hàng nông lâm hải sản bao gồm cà phê, gạo, chè, hoa hồi, quế, tiêu,thanh long, nước ép trái cây, bột sắn, mây tre, gỗ thông, tơ tằm, … Trong đóba mặt hàng chủ đạo là cà phê, gạo và lạc Trong thời gian tới đây, công tyvẫn tập trung phát triển các mặt hàng này, vì đây là những mặt hàng truyềnthống đã gắn liền uy tín của công ty Tuy nhiên một số mặt hàng có giá trịxuất khẩu cao như hạt điều, quế, hồi… cũng được công ty quan tâm khi thịtrường có nhu cầu.

Do công ty trước đây là công ty trực thuộc Bộ Thương Mại, nên nềntảng về xuất khẩu hàng nông lâm thủy hải sản là thế mạnh của công ty Tuynhiên, các mặt hàng công nghệ cũng được công ty chú trọng phát triển nhằmđa dạng hóa danh mục hàng hóa

Hàng công nghệ phẩm bao gồm hàng thủ công mỹ nghệ, bia, khănbông, bóng đèn, quạt, thiếc, áo T-shirt, hóa chất, văn phòng phẩm, bánh

kẹo… Trong đó hàng htur công mỹ nghệ, bóng đèn và quạt máy là các mặthàng đem lại giá trị xuất khẩu cao Tuy nhiên Việt Nam vẫn chưa phải lànước có thế mạnh về các mặt hàng công nghệ, do đó đây cũng mới là các mặthàng tiềm năng của công ty.

Các mặt hàng xuất khẩu của công ty XNK Tổng hợp I

1 Hàng nông lâm thủy hải sản16,978,818.554.92% 16,893,755.554.38% 16,689,359.255.66%

* Chè, cà phê các loại4,089,749.324.09%4,124,568.624.41%4,019,556.324.08%* Lạc nhân4,416,852.826.01%4,369,557.425.86%3,988,256.423.90%* Gạo các loại4,952,726.429.17%4,697,256.227.80%4,893,158.829.32%* Quế, tỏi, tiêu, hồi1,836,823.310.82%1,946,255.311.52%2,086,836.512.50%* Tơ tằm1,036,666.76.11%1,125,369.56.66%1,088,936.56.52%* Gỗ, cói, cao su, mây tre356,000.32.10%360,468.72.13%363,581.62.18%

2 Hàng công nghệ phẩm7,628,746.824.68% 7,856,622.325.29%6,993,567.323.33%

* Sản phẩm công nghiệp nhẹ6,247,086.081.89%6,452,816.082.13%5,758,128.682.33%* Thủ công mỹ nghệ1,163,346.715.25%1,028,931.213.10%1,059,255.615.15%* Sản phẩm khác218,314.12.86%374,875.14.77%176,183.12.52%

3 May gia công 6,309,252.920.41% 6,318,525.320.34%6,299,357.621.01%Tổng kim ngạch xuất khẩu30,916,818.2 100.00% 31,068,903.1 100.00% 29,982,284.1 100.00%

Biểu 5: Bảng tổng hợp kim ngạch xuất khẩu của công ty

(Nguồn: Tổng hợp Báo cáo các năm)

Qua bảng số liệu về tình hình xuất khẩu các mặt hàng cho thấy kimngạch xuất khẩu của công ty khá cao, tuy nhiên do ảnh hưởng của thị trườngthế giới trong thời gian qua có biến động rất phức tạp như tỷ giá hối đoáiVNĐ so với USD và giá vàng lên xuống khó lường Chính vì thế mà kimngạch xuất khẩu năm 2007 chỉ đạt 29.982.284.1 USD giảm so với năm 2006về tuyệt đối 1.086.619 USD Việc giảm kim ngạch không lớn do sự nỗ lựccủa toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty khắc phục những khó khăn hoàn

thành chỉ tiêu xuất khẩu Trước tình hình thế giới có nhiều biến động như hiệnnay càng đòi hỏi nâng cao công tác đánh giá thị trường và chính sách linhhoạt với từng thị trường và mặt hàng xuất khẩu Bên cạnh những yếu tố trênta thấy thị trường xuất khẩu ngày càng cạnh tranh nhau gay gắt giữa cácdoanh nghiệp trong nước, giữa các nước xuất khẩu với nhau Mặt khác càngngày yêu cầu của người tiêu dùng cũng tăng lên về kiểu dang, mẫu mã nhưngđặc biệt là chất lượng sản phẩm và chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm, màvấn đề này tại Việt Nam lại chưa được nhà sản xuất chú trọng, gây khó khăncho công ty khi đưa sản phẩm sang các thị trường khó tính.

Mặt hàng nông lâm thủy hải sản vẫn là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớntrong tổng kim ngạch xuất khẩu, nó giữ vai trò rất quan trọng là thế mạnh củacông ty Năm 2007 kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng này đạt 16.689.359,2USD có giảm so với năm 2006 nhứng vẫn chiếm 55.66% trong tổng kimngạch xuất khẩu Mặt hàng nông lâm thủy hải sản của công ty chủ yếu: Chè,cà phê, lạc nhân, gạo, tơ tắm, quế, hồi… có các thị trường tiêu thủ chính như:Mỹ (gạo, chè, cà phê), Irắc (gạo, quế, hồi), Lào (tơ tằm), Thái Lan (gạo)….Công ty không nên quá phụ thuộc vào các thị trường truyền thống nên tìmkiếm các thị trường mới để nâng cao doanh thu của các mặt hàng đã gắn vớiuy tín của công ty

May gia công cũng đang tạo được chỗ đứng của mình mang lại doanhthu tương khá lớn trong tổng doanh thu xuất khẩu Năm 2007 kim ngạch xuấtkhẩu của mặt hàng này là 6.229.357,6 USD, chiếm 21.01% có giảm so vớinăm 2006 (6.318.525,3 USD) là 89.167,7 USD Việc giảm này do nhu cầucủa thị trương Mỹ đối với mặt hàng chủ yếu áo Jacket và áo sơ mi.

Các mặt hàng công nghệ phẩm của công ty chủ yếu là: văn phòngphẩm, khăn bông, bóng đèn, quạt, hàng thủ công mỹ nghệ… được đưa sangcác nước nhập khẩu quen thuộc như: Irắc (bóng đèn), Úc (sản phẩm gỗ), Hàn

Quốc (khăn bông) Trong các mặt hàng trên thì hàng công nghiệp nhẹ chiếmtỷ cao, năm 2007 82.33% tổng kim ngạch xuất khẩu hàng công nghệ phẩm.

Môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt đòi hỏi công ty phải luôn nỗlực nâng cao uy tín vế các mặt hàng và không ngừng tìm kiếm mở rộng thịtrường xuất khẩu.

2.1.2 Thị trường xuất khẩu hàng hóa của công ty CP XNK Tổng hợp I

Hiện nay, với việc gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã tạothêm thế và lực cho công ty CP XNK Tổng hợp I mở rộng thị trường xuấtkhẩu Đối với các thị trường truyền thống như các nước trong khối ASEAN,Nhật Bản và Trung Quốc công ty củng cố và phát triển thị trường này Nhưngngoài thị trường xuất khẩu truyền thống, công ty cũng không ngừng tìm kiếmmở rộng thị trường mới để biến các tiềm năng xuất khẩu của mình trở thànhtiềm lực thực sự cho công ty.

Với thị trường Nhật Bản công ty thường cung cấp các mặt hàng có chấtlượng cao bao gồm: hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc, đồ dùng sinh hoạt(chủyếu cho Việt kiều…) Nhật Bản là đất nước nghèo tài nguyên nhưng lại lànước công nghiệp phát triển hiện đại, do đó yêu cầu tiêu chuẩn cho hàng hóanhập khẩu và các quy định về hạn ngạch là một khó khăn với không chỉ vớicông ty mà cũng như các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam khi muốn thâmnhập vào thị trường này Hiện nay các yêu cầu về chất lượng hàng hóa nhậpkhẩu tại các nước ngày càng cao, vì thế để cạnh tranh trên thị trường xuấtkhẩu công ty phải đặt chất lượng là yếu tố căn bản.

Một thị trường tiềm năng không thể bỏ qua là Trung quốc Một đấtnước rộng lớn, đông dân lại có vị trí địa lý gần Việt Nam là các điều kiệnthuận lợi cho công ty mở rộng phát triển tại thị trường này Khó khăn màcông ty gặp phải khi vào thị trường này là sự cạnh tranh rất mạnh mẽ của

hàng hóa Trung quốc với giá rẻ và sự đa dạng chủng loại Vì thế hiện nay traođổi hàng hóa là phương thức thương mại chủ yếu tại thị trường này.

Khối các nước ASEAN là thị trường rộng lớn bao gồm các nước đangphát triển rất năng động, đông dân lại có nhiều điểm tương đồng về văn hóaphong tục tập quán với nước ta Vì thế Công ty đã đầu tư xây dựng một mạnglưới cung cấp rộng lớn khắp khu vực Hàng hóa xuất khẩu thường là hàngnông sản(cà phê, quế, hồi, gạo…) hàng gia công may mặc, hàng thủ công mỹnghệ.

Ngoài ba thị trường thường xuyên trên công ty còn có các khách hàngkhông thường xuyên tại các thị trường như Nam Á, Đông Âu, Trung Đông,Châu Phi…

Thị trường trong nước, bạn hàng chủ yếu là hoạt động xuất khẩu ủythác Đối với thị trường này công ty đã có uy tín, nên chủ trương của công tyvẫn là dựa vào xuất khẩu của địa phương Trong thời gian qua, khối lượngxuất khẩu ủy thác qua công ty đạt gần 20 triệu USD mỗi năm Mặt hàng côngty có quan hệ với các doanh nghiệp trong nước chủ yếu là hàng nông sản.

2.2 Các phương thức xuất khẩu tại công ty CP XNK Tổng hợp I

2.2.1 Xuất khẩu trực tiếp ( Xuất khẩu tự doanh)

Xuất khẩu trực tiếp (xuất khẩu tự doanh) là hoạt động công ty thựchiện xuất khẩu hàng hóa do chính công ty sản xuất hoặc mua của các đơn vịtrong nước Trước đây công ty rất thụ động thực hiện hoạt động xuất khẩu tựdoanh do hạn chế của kho bãi và nguồn hàng Hiện nay việc tăng cường thêmkho bãi công ty chủ động hơn, tuy nhiên công ty cũng chỉ tìm bạn hàng cungứng khi có đơn đặt hàng từ phía nước ngoài chứ không tìm bạn hàng cungứng trước Đây là biện pháp giảm thiểu rủi ro cho hoạt động xuất khẩu.

Quy trình xuất khẩu tự doanh của công ty theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Sơ đồ quá trình xuất khẩu hàng hóa áp dụng tại công ty- Ký hợp đồng xuất khẩu:

+ Phòng nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa sẽ tiến hành gửi thư chào hàngtới các bạn hàng nước ngoài có nhu cầu mua hàng.

+ Đơn đặt hàng sẽ là căn cứ đế công ty tiến hành các bước tiếptheo.Khi nhận được đơn đặt hàng Công ty sẽ cung cấp mẫu hàng, lập thưchào hàng bao gồm những dung sau: Tên hàng, số lượng bao bì, mẫu, đơngiá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán.

- Tiến hành mua hàng:

Nguồn hàng xuất khẩu chủ yếu là do thu mua trong nước từ trung ươngtới địa phương Quá trình thu mua, khai thác hàng xuất khẩu được thực hiệntrên hợp đồng các điều khoản quy định cụ thể Mua hàng nhập khẩu có thểthực hiện bằng hai hình thức: thu mua trực tiếp (đơn vị xuất khẩu trực tiếpkhai thác, tổ chức giao nhận hàng và mua hàng tại địa điểm bán hàng của nhàcung cấp) và đặt hàng gia công xuất khẩu Công ty chủ yếu thực hiện thu muahàng có thể nhập kho hoặc xuất khẩu thẳng cho khách hàng nhưng phổ biến

Ký hợp đồng xuất khẩu

Thu mua chế biến hàng xuất khẩu

Kiểm tra L/C của khách

Xin giấy phép xuất

Chuẩn bị hàng xuất

khẩuKiểm tra

hàng xuất khẩuKý hợp đồng

thuê tầuLàm thủ tục

hải quan

Giao hàng lên tầu

Làm thủ tục thanh toán

Khiếu nại(nếu có)

nhất là giao thẳng hàng để đảm bảo vốn, tránh tình trạng lưu kho và giảm chiphí.

- Kiểm tra L/C của khách: Đây là công việc rất quan trọng nó đảm bảo

cho khả năng thanh toán của khách hàng, tránh rủi ro mất vốn cho công ty.

- Xin giấy xuất khẩu

- Chuẩn bị mặt hàng, kiểm tra hàng xuất khẩu:

Phòng nghiệp vụ thua mua hàng hóa đã ký kết trong hợp đồng theođúng số lượng, chất lượng, quy cách… Nếu khâu này thực hiện tốt thìgiảm sự sai lệch các điều kiện về hàng hóa Trước khi đưa hàng lên tầuhàng hóa được kiểm định về quy cách phẩm chất… giảm thiểu chi phí phátsinh trong quá trình xuất khẩu ra nước ngoài.

- Ký hợp đồng thuê tầu: Công ty chủ yếu xuất khẩu theo giá FOB nên

khi hàng giao lên tầu coi như đã hoàn thành việc bán hàng xuất khẩu ViệtNam chưa phát triển hoạt động vận chuyển đường biển, nên nếu xuất khẩutheo giá CIF thì hầu hết là thuê tầu của nước ngoài.

- Khi giao hàng lên tầu công ty sẽ nhận hóa đơn giao nhận hàng lêntầu

- Công ty lập bộ hóa đơn thanh toán chuyển cho ngân hàng để hoàn tấtquá trình thanh toán.

2.2.2 Xuất khẩu ủy thác

Trong trường hợp này công ty không phải tiến hành thu mua hàng xuấtkhẩu mà chỉ làm đại lý bán hàng cho bên giao ủy thác.

Những đơn vị giao ủy thác của của công ty là những đơn vị không cóđủ điều kiện để thực hiện những việc xuất khẩu trực tiếp, thường tập trungchủ yếu trong những trường hợp sau:

+ Không có quyền trực tiếp xuất khẩu mà không qua Công ty – cóquyền xuất khẩu để thực hiện việc xuất khẩu.

+ Người ủy thác có hàng hóa, có vốn nhưng không có khách ngoại (đầura), mà phải nhờ Công ty tìm đối tác mua hàng.

+ Người ủy thác có hàng hóa, có khách nước nước ngoài nhưng lạikhông có vốn để thực hiện việc thu mua hàng hóa, mà phải nhờ đến vốn củaCông ty để xuất khẩu Trong trường hợp này, đơn vị ủy thác ngoài hoa hồngủy thác phải nộp còn chịu lãi do sử dụng vốn của bên xuất khẩu ủy thác.

Trình tự quá trình xuất khẩu ủy thác cũng tương tự như xuất khẩu trựctiếp, chỉ trừ không có khâu thu mua chế biến hàng xuất khẩu Khi khách hàngthanh toán tiền hàng thu về bán hàng sau khi đã trừ đi hoa hồng được hưởng,các khoản phí và thuế công ty đã nộp hộ bên giao ủy thác ( nếu bên giao ủythác yêu cầu công ty nộp hộ ), phần còn lại thanh toán với bên giao ủy thác.

Hoạt động xuất khẩu ủy thác đem lại một doanh thu lớn cho Công tytrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.3 Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu vànguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công ty CP XNK Tổng hợp I.

2.3.1 Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu hànghóa ở Công ty CP XNK Tổng hợp I.

Trong kinh doanh xuất khẩu, các doanh nghiệp phải nắm bắt được sựbiến động của thị trường quốc tế từ đó điều chỉnh các phương pháp thanhtoán, tỷ giá ngoại tệ…sao cho phù hợp Đối với mỗi bạn hàng, mỗi thị trườngcông ty sử dụng các phương pháp và công cụ thanh toán hết sức linh hoạt,đồng thời xây dựng một quá trình thanh toán an toàn và hiệu quả trong khảnăng của mình.

 Điều kiện thanh toán:

- Điều kiện về thời gian thanh toán: Do hoạt động xuất khẩu chứa đựng

nhiều rủi ro, vì thế công ty thường yêu cầu trả tiền trước Tuy nhiên cũng tùyvào quan hệ của công ty với từng bạn hàng, nếu bạn hàng là khách hàng

truyền thống thì công ty có thể cho trả ngay thậm chí trả sau, còn nếu uy tíncủa bạn hàng chưa cao thì công ty thường yêu cầu trả tiền trước.

- Điều kiện về phương thức thanh toán: tại công ty thường sử dụng ba

phương thức thanh toán sau: chuyển tiền(chủ yếu là chuyển tiền bằng điệnTelegraphic Transfer), nhờ thu (chủ yếu tiền thu đổi chứng từ DocumentsPayment) và phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit) Tùy vào từngmặt hàng, từng bạn hàng, từng thị trường công ty sử dụng phương thức thanhtoán linh hoạt.

- Điều kiện về tiền tệ: Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh

xuất nhập khẩu, công ty thường sử dụng đồng tiền mạnh là USD, vì nó tươngđối an toàn, độ rủi ro thấp và phổ biến trong giao dịch quốc tế Ngoài ra côngty còn sử dụng phươnng tiện tiền tệ là đồng EUR trong thanh toán.

- Điều kiện địa điểm thanh toán: Công ty thương thỏa thuận với khách

hàng thanh toán qua ngân hàng VietcomBank hoặc ngân hàng EximBank.Đây là hai ngân hàng có uy tín, có quan hệ với nhiều ngân hàng quốc tế.Ngoài ra công ty cũng chọn địa điểm thanh toán tại hai ngân hàng ANZ vàngân hàng Nông nghiệp Hà Nội chi nhánh Hoàng Mai.

 Về công cụ thanh toán: Công ty sử dụng hối phiếu trả tiền ngay,

tức là khi người mua nhìn thấy hối phiếu này thì phải trả tiền ngay cho ngườibán, trong quá trình thanh toán hàng xuất khẩu, Công ty thường đàm phán vàthuyết phục bạn hàng sử dụng hối phiếu này vì nó giúp cho Công ty thu hồivốn nhanh, rất có lợi cho người xuất khẩu.

2.3.2 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công ty

Hiện nay công ty đang thực hiện đa dạng các hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu, chủ yếu là ba phương thức kinh doanh là: nhận ủy thác nhậpkhẩu, nhận ủy thác xuất khẩu và xuất khẩu tự doanh Các nghiệp vụ kinh tếphát sinh liên quan đến ngoại tệ ngày càng nhiều, vì thế công ty phải xây

dựng quy trình và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ một cách linh hoạt và hiệuquả Để quản lý ngoại tệ và hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quảkinh doanh kế toán công ty phải tuân thu nguyên tắc hạch toán ngoại tệ nhưsau:

Để quản lý ngoại tệ, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi vốn bằng tiền, cáckhoản phải thu, phải trả bằng nguyên tệ nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, đâylà cơ sở để điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ cho kịp thời, chính xác.

Tài khoản sử dụng để hạch toán ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ là tàikhoản 007 “Ngoại tệ các loại” Tài khoản này được mở chi tiết theo loạinguyên tệ và nơi quản lý ngoại tệ (tại quỹ hay tại ngân hàng).

Tài khoản 007 là tài khoản ghi đơn có kết cấu như sau:Bên Nợ: Ngoại tệ thu vào

Bên Có: Ngoại tệ chi ra

Số Dư bên Nợ: Ngoại tệ hiện còn của công ty

- Khi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ có sự chênh lệch tỷgiá, kế toán ngoại tệ ghi nhận kịp thời khoản chênh lệch đó vào doanh thu tàichính hoặc chi phí tài chính Cuối kỳ hạch toán trước khi xác định thu nhậpthực tế và tính chính xác của các khoản phải thu và phải trả của công ty, kếtoán thực hiện công tác điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ Để ghi nhận và sử lý chênhlệch tỷ giá, kế toán sử dụng tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”.

- Trong quá trình hạch toán, khi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đếnngoại tệ thì kế toán Công ty quy đổi thành tiền Việt Nam đổng theo cácnguyên tắc sau:

 Đối với ngoại tệ mua bằng VNĐ thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là tỷgiá mua thực tế.

 Đối với doanh thu, chi phí, tài sản hình thành có nguồn gốc ngoại tệ,công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngày phát sinh nghiệp vụđể quy đổi thành tiền Việt Nam đồng.

 Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷgiá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng côngbố tại thời điểm thu tiền.

 Khi trả nợ hoặc thu nợ gốc là ngoại tệ thì tỷ giá hối đoán là tỷ giángoại tệ đã dùng để ghi nhận nợ (nếu thời điểm ghi nhận nợ và thời điểmthanh toán trong cùng một năm) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước (nếu ở hainăm khác nhau).

 Khi ghi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷgiá hối đoái là tỷ giá bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhậnnợ.

 Đối với ngoại tệ tại tại quỹ hoặc gửi ngân hàng khi xuất ra thì tỷ giáhối đoái được xác định trên cơ sở tỷ giá thực tế của ngoại tệ nhập vào theophương thức nhập trước mà công ty đã áp dụng.

2.3 Hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại công ty CP XNK Tổng hợp I

Khi mới thành lập công ty chỉ được nhà nước cấp cho một số vốn ít ỏilà 139.000 VNĐ để thực hiện hoạt động chủ yếu xuất khẩu ủy thác Nhưngvới sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã ngày càng pháttriển có uy tín trên thị trường xuất nhập khẩu Đó là do công ty làm tốt côngtác xuất khẩu, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về cả sốlượng, chất lượng và sự đa dạng hóa các mặt hàng phù hợp từng khối thịtrường Hoạt động xuất khẩu của công ty phát triển giúp công ty phát triểnvững mạnh, tăng doanh thu về ngoại tệ cho nhà nước, đóng góp vào ngânsách nhà nước giúp kinh tế đất nước ngày càng phát triển.

Công ty CP XNK Tổng hợp I thực hiện hoạt động xuất khẩu chủ yếuthông qua hai hình thức là: xuất khẩu tự doanh và xuất khẩu ủy thác Công tyluôn tìm sự cân đối cho hai hình thức sao cho công ty luôn được lợi nhuận vàhoàn thành mục tiêu kinh doanh.

Thực tế cho thấy, dù xuất theo phương thức nào thì một hợp đồng xuấtkhẩu để thực hiện được phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhậpkhẩu của công ty và phòng kế toán Trong đó, phòng xuất nhập khẩu đảmnhận các nghiệp mang tính chất ngoại thương như tìm kiếm nguồn hàng đồngthời hoàn tất chứng từ xuất khẩu Căn cứ vào bộ chứng từ xuất khẩu, kế toánsẽ tiến hành hoàn tất các thủ tục và lập bộ chứng từ thanh toán.

2.3.1 Hạch toán xuất khẩu trực tiếp tại Công ty

2.3.1.1 Thủ tục chứng từ sử dụng

 Nghiệp vụ thu mua hàng hóa để xuất khẩu

Hiện nay, công ty đang chủ yếu thực hiện việc thu mua hàng theophương thức thu mua trực tiếp nghĩa là: công ty cử cán bộ nghiệp vụ củamình trực tiếp xuống các địa phương, đơn vị tổ chức kinh tế có nguồn hàngxuất khẩu để ký kết hợp đồng mua hàng.

Ngoài ra, công ty còn thực hiện viêc mua hàng theo phương thức đặthàng, phương thức gia công hàng xuất khẩu Nhưng phương thức này có thờigian dài, tốc độ chu chuyển vốn chậm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh

Thông thường sau khi ký kết hợp đồng với khách ngoại, công ty sẽ lênphương án kinh doanh về giá cả và tiến hành ký kết hợp đồng nội để thu muahàng xuất khẩu.

Đối với nghiệp vụ thu mua hàng hóa chứng từ ban đầu bao gồm:- Hợp đồng nội thu mua hàng hóa

- Phiếu chi

- Phiếu nhập kho

- Đơn xin tạm ứng

- Hóa đơn giá trị gia tăng- …

 Nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp

Chứng từ kế toán sử dụng bán hàng xuất khẩu bao gồm là: hóa đơnthương mại (Commercial Invoice) , vận đơn đường(Bill of lading), bảng kêđóng gói (Packing list), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Cetificate ofOrigin), giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa (Certificate ofQuantity, Quality), tờ khai hàng hóa xuất khẩu hải quan, thư tín dụng (L/C).

Chứng từ kế toán thanh toán với khách hàng sử dụng bao gồm: hợpđồng ngoại, hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo Có.

Một bản hợp đồng hay đơn đặt hàng về thương mại quốc tế thường baogồm các điều khoản sau:

- Điều khoản về tên hàng- Điều khoản về giá cả - Điều khoản về giao hàng

- Điều khoản về phương thức thanh toán

- Điều khoản về chế tài xử phạt và giải quyết tranh chấp

Hợp đồng xuất khẩu của công ty CP XNK Tổng hợp I với HAMBURGCOFFEE COMPANY, HACOFCO, MBH về việc mua 210 tấn Cà phêR1( bản dịch tiếng việt).

Bên mua: Hamburg Coffee Company, Hacofco, mbh

Zippelhaus 5,20457 Hamburg.Germany

Bên bán: Công ty CP XNK Tổng hợp I VN (GENERALEXIM)

46 Ngô Quyền, Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 84 4 9347696 Fax: 64 4 8259894Xác nhận hợp đồng mua bán:

Số lượng: 3.500 bao với 60kg/bao

Chất lượng: Cà phê Việt Nam Robusta loại 1, tối thiểu 90% hạt sàng trên 16

Độ ẩm: 12,5% tối đa, hạt đen vỡ: 2% toios đa, tạp chất: 0,5% tối đa.

Giao hàng: Nửa đầu tháng 12/2007Đích đến: Thông báo sau

Điều khoản: Giao hàng qua lan can tàu (FOB) tại cảng đi, hãng tầu do người

mua chỉ định

Giá cả: Theo giá trị thị trường London tháng 11/2008 trừ lùi 120 USD/MT

cho 42 lô hàng, chốt giá theo lựa chọn của người Bán

Thanh toán: Bằng tiền mặt khi xuất trình chứng từ bản fax Người bán phải

gửi ngay chứng từ gốc sau khi nhận được tiền.

Trọng lượng: Trọng lượng tịnh khi giao, 1% chênh lệch hao hụt cho phépĐiều luật:

1- Chốt giá: Được thông báo qua điện thoại, tuân theo điều khoản A.Avề ngày chốt giá.

2- Thanh toán: Nếu khi xuất trình chứng từ mà giá chưa được chốt thìngười Mua phải trả 75% trị giá hợp đồng trên cơ sở giá đóng cửa của ngày B/

L Nếu giá trị trên thị trường giảm dưới mức trên thì người Mua có quyền thulại số dư.

3- Hợp đồng này tuân theo các điều kiện và điều khoản của Hiệp hội càphê Xanh của thành phố New York có hiệu lực ngày 10/11/2006.

4- Mẫu phải được Cô Lan Hương duyệt trước khi giao hàng.5- Phí THC do người Mua chịu.

Đại diện bên mua Đại diện bên bán

Hamburg Coffee Commpany, Hacofco, mbhCông ty CP XNK Tổng hợp IVN

Môi giới: Lan Hương PTE

Môi giới; American Coffee Corp., Anthony Caputo

Cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty, tuy nhiên do giá càphê biến động nhiều, nên giá giao dịch cà phê trên thị trường phụ thuộc vàogiá trên thị trường London tại thời điểm nhất định.

Bản hợp đồng này chưa Fix lại giá nên công ty ký hợp đồng nội mua càphê với doanh nghiệp tư nhân Phát Đạt- một doanh nghiệp trong nước ngày30/10/2007 cũng chỉ tạm tính trên cơ sở giá đóng cửa giao dịch cà phêLondon tháng 11/2007 ngày 30/10/2007 là 1.810 USD/tấn, với tỷ giá ngânhàng mua vào chuyển khoản ngày 30/10/2007 là 16.044Đ/USD.

Ngày 15/11/2007, công ty Fix giá với khách hàng ngoại Hamburg, theođó giá Fix lại là giá tháng 11/2007 tại thị trường London 1.789/tấn.

Căn cứ vào bản Fix giá ngày 15/11/2007 của khách ngoại thì công ty vàdoanh nghiệp tư nhân Phát Đạt có phụ kiện điều chỉnh giá hợp đồng, giá xuấtkhẩu cà phê lúc này 1.789 USD/tấn, với tỷ giá ngày làm phụ kiện15.983Đ/USD,

Sau khi hoàn thành việc thu mua hàng hóa với người bán nội, bước tiếptheo phòng nghiệp vụ làm tờ khai hải quan và một số giấy tờ khác như: Giấychứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hànghóa, bảng kê đóng gói.

Một chứng từ rất quan trọng khác là khi chuyển hàng lên tầu (hoặc đếncảng của người mua) là vận đơn có chữ ký của thuyền trưởng Nếu xuất khẩutheo giá CIF còn có thêm “Hóa đơn bảo hiểm GTGT”.

Sau khi có bộ chứng từ xuất khẩu, phòng nghiệp vụ lập lệnh viết hóađơn trình giám đốc duyệt, để từ đó viết hóa đơn thương mại ngoại Ngoài việclập hóa đơn thương mại cho khách ngoại, công ty phải lập hóa đơn GTGTlàm 3 liên, để làm chứng từ kê khai thuế GTGT đầu ra với cơ quan thuế.

2.3.1.2 Phương pháp hạch toán xuất khẩu trực tiếp

 Quy trình hạch toán xuất khẩu trực tiếp

* Kế toán quá trình thu mua hàng hóa để xuất khẩu

- Tại công ty CP XNK Tổng hợp I thường mua hàng để đem xuất khẩuthẳng ra cảng Nhưng cũng có trường hợp công ty mua về nhập kho rồi xuấtkhẩu Hàng để xuất khẩu ủy thác công ty vẫn viết phiếu nhập kho và xuất khotheo dõi trên tài khoản 1561.

- Về thanh toán tiền hàng, công ty thường ứng trước cho nhà cung cấp60% - 70% giá trị lô hàng, số còn lại công ty sẽ thanh toán khi nhận đủ sốhàng.

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán mua hàng xuất khẩu trực tiếp

* Kế toán quy trình xuất khẩu hàng hóa trực tiếp

 Quy trình hạch toán xuất khẩu trực tiếp theo sơ đồ sau:

TK 156, 157 (1) TK 331

TK 111, 112 (4)

TK 133 (2)

TK 1562 (3)

Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán kế toán xuất khẩu trực tiếp

(1) Xuất hàng hóa từ kho hoặc xuất thẳng trực tiếp, xác địnhgiá vốn hàng bán.

(2) Các chi phí liên quan đến xuất khẩu hàng hóa(3) Phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu.

(4) Nộp các loại thuế xuất khẩu cho hàng xuất khẩu(5) Lãi chênh lệch tỷ giá

TK 632

TK 1331 TK 151, 1561

TK 3333 (4)

TK 641 TK

111,112,131 (2)

112,131 TK 911 (7)

635 (6)

2.3.1.3 Sổ sách kế toán

Ngày 30/10/2007, Công ty ký kết hợp đồng nội với doanh nghiệp tưnhân Phát Đạt mua 210 tấn cà phê loại R1-S16TPXK Đến ngày 22/11/2007,hai công ty lập phụ lục điều chỉnh giá đơn giá mua là 1.772,00 USD/tấn

Công ty sẽ tạm ứng trước 70% giá hợp đồng (không bao gồm thuếGTGT) vào ngày 13/11/2007, số tiền còn lại công ty sẽ thanh toán sau khi bênPhát Đạt giao xong hợp đồng Riêng thuế VAT được thanh toán trong vòng30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn.

Chi phí vận chuyển từ kho bên Phát Đạt đến cảng thành phố Hồ ChíMinh do bên Phát Đạt chịu.

Tỷ giá ngày tạm ứng: 16.037 Đ/USD

Tỷ giá ngày ngày làm phụ kiện: 15.983 Đ/USDThuế GTGT: 5%

- Ngày 13/12/2007, công ty tạm ứng trước 70% giá trị hợp đồng(3.900.000.000VNĐ) cho bên Phát Đạt, kế toán lập giấy đề nghị chuyển tiềnđược Giám đốc duyệt gửi ngân hàng.

Sau khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán nhập dữ liệuvào phần hành kế toán tiền mặt/ Giấy báo Nợ (Chi) của ngân hàng.

Mã khách hàng: D50022 – DNTN Phát ĐạtĐịa chỉ : Xuân Định, Xuân Lộc, Đồng NaiNgười nhận tiền:

Lý do chi tiền: cà phê R1-S16TPXKTK Có: 1121- VCB

Ngày ht : 13/11/2007 Ngày lập pc : 13/11/2007 Quyển sổ : UNC0405

Số pc : BN126TGGS : 1,00 VNĐ

TK NợTên TKDiễn giảiMã kháchTên kháchĐịa chỉTT VNĐ331-

Phải trảngười

Mua càphê R1-

D50022DNTNPhát Đạt

Xuân Đỉnh,XuânLộc,

3.900.000.000