1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1. Lý do chọn đề tài Thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập và giảng dạy của sinh viên và giảng viên. Trường Đại học Kinh tế TPHCM nói riêng và các trường đại học nói chung, thư viện trở thành một trong những nơi cung cấp tri thức hiệu quả nhất cho giảng viên và sinh viên. Thư viện lưu trữ và bổ sung, cập nhật những thông tin, giáo trình, tài liệu tham khảo, các tư liệu điện tử… phục vụ cho hoạt động tìm kiếm tài liệu, nghiên cứu khoa học của sinh viên; mở rộng điều kiện học tập cho sinh viên cả về không gian, thời gian. Thư viện trường Đại học Kinh tế TPHCM (UEH) trước đây chủ yếu hoạt động dựa theo cách thủ công, các công việc chủ yếu do con người thực hiện, việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý các hoạt động của thư viện chỉ mới ở bước đầu, hạ tầng công nghệ thông tin cho thư viện còn chưa đồng bộ và chưa được trang bị đầy đủ. Đi cùng với sự phát triển của thư viện UEH là nhu cầu bạn đọc tăng lên; nhu cầu tìm kiếm tài liệu nghiên cứu, luận văn, luận án của nghiên cứu sinh/tiến sĩ/học viên cao học đang theo học tại UEH là rất lớn; gia tăng nhu cầu sử dụng các dịch vụ của thư viện như mượn trả sách và mượn trả phòng. Yêu cầu đặt ra là cùng với sự phát triển đó, làm thế nào để ứng dụng công nghệ thông tin và tin học hóa vào việc quản lý các thông tin và hoạt động của thư viện một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất. Vì vậy chúng em xin giới thiệu đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện Đại học kinh tế TPHCM”. Hệ thống đáp ứng được một số chức năng cơ bản cần thiết của một hệ thống quản lý thư viện UEH là quản trị hệ thống, quản lý sách, bạn đọc, quản lý mượn trả sách và mượn trả phòng, báo cáo thống kê và tìm kiếm thông tin. 1.2. Giới thiệu về hệ thống thư viện UEH Thư viện UEH có chức năng giúp Hiệu trưởng quản lý, khai thác, phát triển nguồn lực thông tin và dịch vụ thông tin nhằm phục vụ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu của Trường. Với nhiệm vụ bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; thu nhận, lưu trữ và phổ biến các sách của Trường như: đề tài nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ và các dạng sách khác thông qua tặng, biếu, trao đổi. Biên mục các sách đã bổ sung, xây dựng hệ thống tra cứu thông tin và tìm kiếm thông tin tự động hóa, tổ chức hệ thống phòng đọc, phòng mượn, môi trường học tập, cung cấp thông tin, sách đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc trong toàn trường.Tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn bạn đọc tiếp cận, khai thác, sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin và sách, các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện hiện có hay tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn sách, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác; thanh lý các sách, thiết bị lạc hậu, cũ nát theo quy định của Nhà nước và quy định của Trường.Thư viện đang ngày càng mở rộng nguồn tài nguyên, nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện và hướng tới cộng đồng UEH. 1.3. Mục tiêu của dự án. Mục tiêu của đề tài là áp dụng Công nghệ thông tin vào quản lý thư viện trường thay thế cho việc quản lý của thư viện cũ, với việc nâng cấp thành hệ thống mới thì thư viện sẽ hoạt động tốt hơn cho hoạt động của trường giúp trường hoàn thành nhiệm vụ Chính trị-xã hội của mình trong thời đại của công nghệ, tri thức việc xây dựng dự án công nghệ thông tin cho thư viện của trường là một nhiệm vụ cấp bách và lâu dài. Việc này cần phải tiến hành một cách tuần tự từng bước và đưa vào vận hành ngay để thấy được hiệu quả của nó. Ngoài ra yêu cầu của phần mềm quản lý thư viện mới là: - Giao diện: Phải thân thiện, dễ sử dụng, đẹp. - Tốc độ xử lý: phải nhanh, không để người dùng chờ quá lâu - Khi thay đổi 1 chức năng thì không làm ảnh hưởng đến các chức năng khác. - Có khả năng sao lưu & phục hồi CSDL khi có sự cố. - Khả năng thay đổi chức năng & giao diện dễ dàng. 1.4. Xác định phạm vi dự án Trong khuôn khổ thời gian có hạn, nhóm chúng tôi sẽ đi xây dựng phần mềm quản lý thư viện trong trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi khảo sát: trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Đối tượng khảo sát: Người dùng: Nhân viên quản lý thư viện Tài liệu: quy chế quản lý thư viện 2. Xác định yêu cầu 2.1. Khảo sát hệ thống - Phỏng vấn: nhóm đã tiến hành phỏng vấn với một nhân viên của thư viện UEH là chị Đặng Châu Thanh Hiền – Assistant System Library UEH. - Nghiên cứu sách: Các quy chế quản lý của thư viện, hướng dẫn làm thủ tục mượn, trả, gia hạn sách của thư viện và thủ tục mượn, trả phòng họp. - Quan sát: Qui trình mượn, trả và gia hạn sách của thư viện. Nội dung phỏng vấn giới hạn về các vấn đề: Tổng quan về quy trình nghiệp vụ của library Các vấn đề còn hạn chế của hệ thống hiện tại Các hướng dự định phát triển của hệ thống trong tương lai 2.2. Phân tích hiện trạng 2.2.1. Chức năng của thư viện Thư viện của trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH KHOA: CƠNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH CHUYÊN NGÀNH: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh GIẢNG VIÊN: Hồ Thị Thanh Tuyến NHĨM: NHĨM TP.HCM, Ngày 15 Tháng 10 Năm 2020 Mục Lục Danh mục hình vẽ Danh Mục Bảng TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1 Lý chọn đề tài Thư viện đóng vai trị quan trọng việc hỗ trợ công tác học tập giảng dạy sinh viên giảng viên Trường Đại học Kinh tế TPHCM nói riêng trường đại học nói chung, thư viện trở thành nơi cung cấp tri thức hiệu cho giảng viên sinh viên Thư viện lưu trữ bổ sung, cập nhật thơng tin, giáo trình, tài liệu tham khảo, tư liệu điện tử… phục vụ cho hoạt động tìm kiếm tài liệu, nghiên cứu khoa học sinh viên; mở rộng điều kiện học tập cho sinh viên không gian, thời gian Thư viện trường Đại học Kinh tế TPHCM (UEH) trước chủ yếu hoạt động dựa theo cách thủ công, công việc chủ yếu người thực hiện, việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý hoạt động thư viện bước đầu, hạ tầng công nghệ thơng tin cho thư viện cịn chưa đồng chưa trang bị đầy đủ Đi với phát triển thư viện UEH nhu cầu bạn đọc tăng lên; nhu cầu tìm kiếm tài liệu nghiên cứu, luận văn, luận án nghiên cứu sinh/tiến sĩ/học viên cao học theo học UEH lớn; gia tăng nhu cầu sử dụng dịch vụ thư viện mượn trả sách mượn trả phòng Yêu cầu đặt với phát triển đó, làm để ứng dụng cơng nghệ thơng tin tin học hóa vào việc quản lý thông tin hoạt động thư viện cách tốt có hiệu Vì chúng em xin giới thiệu đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện Đại học kinh tế TPHCM” Hệ thống đáp ứng số chức cần thiết hệ thống quản lý thư viện UEH quản trị hệ thống, quản lý sách, bạn đọc, quản lý mượn trả sách mượn trả phịng, báo cáo thống kê tìm kiếm thông tin 1.2 Giới thiệu hệ thống thư viện UEH Thư viện UEH có chức giúp Hiệu trưởng quản lý, khai thác, phát triển nguồn lực thông tin dịch vụ thông tin nhằm phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu Trường Với nhiệm vụ bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin nước nước đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; thu nhận, lưu trữ phổ biến sách Trường như: đề tài nghiên cứu khoa học nghiệm thu, chương trình đào tạo, giáo trình, tập giảng, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ dạng sách khác thông qua tặng, biếu, trao đổi Biên mục sách bổ sung, xây dựng hệ thống tra cứu thơng tin tìm kiếm thơng tin tự động hóa, tổ chức hệ thống phịng đọc, phịng mượn, mơi trường học tập, cung cấp thông tin, sách đáp ứng nhu cầu tin bạn đọc toàn trường.Tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn bạn đọc tiếp cận, khai thác, sử dụng hiệu nguồn thông tin sách, sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện có hay tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo phân cấp Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn sách, sở vật chất kỹ thuật tài sản khác; lý sách, thiết bị lạc hậu, cũ nát theo quy định Nhà nước quy định Trường.Thư viện ngày mở rộng nguồn tài nguyên, nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện hướng tới cộng đồng UEH 1.3 Mục tiêu dự án Mục tiêu đề tài áp dụng Công nghệ thông tin vào quản lý thư viện trường thay cho việc quản lý thư viện cũ, với việc nâng cấp thành hệ thống thư viện hoạt động tốt cho hoạt động trường giúp trường hoàn thành nhiệm vụ Chính trịxã hội thời đại công nghệ, tri thức việc xây dựng dự án công nghệ thông tin cho thư viện trường nhiệm vụ cấp bách lâu dài Việc cần phải tiến hành cách bước đưa vào vận hành để thấy hiệu Ngồi u cầu phần mềm quản lý thư viện là: - Giao diện: Phải thân thiện, dễ sử dụng, đẹp Tốc độ xử lý: phải nhanh, không để người dùng chờ lâu Khi thay đổi chức khơng làm ảnh hưởng đến chức khác - Có khả lưu & phục hồi CSDL có cố Khả thay đổi chức & giao diện dễ dàng 1.4 Xác định phạm vi dự án Trong khn khổ thời gian có hạn, nhóm chúng tơi xây dựng phần mềm quản lý thư viện trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi khảo sát: trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Đối tượng khảo sát: Người dùng: Nhân viên quản lý thư viện Tài liệu: quy chế quản lý thư viện Xác định yêu cầu 2.1 Khảo sát hệ thống - Phỏng vấn: nhóm tiến hành vấn với nhân viên thư viện UEH - chị Đặng Châu Thanh Hiền – Assistant System Library UEH Nghiên cứu sách: Các quy chế quản lý thư viện, hướng dẫn làm thủ tục mượn, - trả, gia hạn sách thư viện thủ tục mượn, trả phòng họp Quan sát: Qui trình mượn, trả gia hạn sách thư viện Nội dung vấn giới hạn vấn đề: Tổng quan quy trình nghiệp vụ library Các vấn đề hạn chế hệ thống Các hướng dự định phát triển hệ thống tương lai 2.2 Phân tích trạng 2.2.1 Chức thư viện Thư viện trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh có chức phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến khoa học công nghệ quản lý nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác loại tài liệu có thư viện 2.2.2 Nhiệm vụ thư viện - Bổ sung, phát triển nguồn lực thơng tin nước nước ngồi đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; thu nhận, lưu trữ phổ biến tài liệu - Trường Tham mưu giúp lãnh đạo Nhà trường xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn ngắn hạn thư viện; tổ chức điều phối tồn hệ thống thơng tin, tư liệu, - thư viện nhà trường; Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo phân cấp hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, sở vật chất kỹ thuật tài sản khác thư viện; tiến - hành lọc khỏi kho tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định; Tổ chức hệ thống phịng đọc, phịng họp, mơi trường học tập, cung cấp thông tin, - tài liệu đáp ứng nhu cầu tin bạn đọc toàn trường Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, tiêu chuẩn - xử lý thơng tin thư viện tự động hóa vào cơng tác thư viện Mở rộng hợp tác với quan, tổ chức nước quốc tế lĩnh vực thông tin thư viện; tham gia hoạt động chuyên môn nghiệp vụ với hệ thống thư viện nước nhằm thúc đẩy phát triển nghiệp thư viện; liên kết, hợp tác với thư viện nước để phối hợp bổ sung trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, liệu biên mục, tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng theo quy định pháp luật quy định Trường 2.3 Đặc tả yêu cầu 2.3.1 Qui trình hoạt động hệ thống 2.3.1.1 Quy trình nhập sách Sau nhập sách về, thủ thư phải nhập lại thông tin đầu sách vào bảng tính Excel cất giữ chứng từ liên quan Thủ thư đánh mã cho sách xếp chúng vào vị trí lưu giữ 2.3.1.2 Quy trình mượn/trả/gia hạn sách Mượn sách thư viện: Đối với sinh viên, nghiên cứu sinh, sau đại học,… gọi chung học viên: học viên mượn sách đọc chỗ mượn Khi cần mượn sách, học viên mang thẻ sinh viên quầy kiểm tra nhân viên thư viện, sau vào bên để tìm sách cần mượn, sau tìm sách cần mượn, học viên đem sách quầy để yêu cầu mượn sách, nhân viên thư viện yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân mã số sinh viên Sau kiểm tra đầy đủ ghi chép lại đầy đủ thơng tin vào bảng tính Excel thủ thư đưa sách thẻ sinh viên lại Đối với giảng viên, cán bộ: Giảng viên, cán mượn sách đọc chỗ mượn Khi mượn thủ thư ghi chép lại đầy đủ thông tin vào bảng tính Excel Chi tiết số lượng sách đối đa mượn lần thời gian mượn thư viện đọc giả mô tả lại sau: sinh viên, học viên cao học nghiên cứu sinh số sách tối đa mượn lần thời hạn mượn 14 ngày Và Giảng viênCBVC số sách tối đa mượn thời hạn mượn 20 ngày Gia hạn sách trực tuyến: Bạn đọc có nhu cầu gia hạn mang sách đến quầy cung cấp thông tin cá nhân Sau kiểm tra đầy đủ thỏa điều kiện thủ thư đưa lại sách cho bạn đọc Trả sách: sau đọc xong, bạn đọc phải trả sách mượn, thủ thư dùng thông tin cá nhân bạn đọc ((Khoa, lớp, mã sinh viên người mượn sách học viên, mã giảng viên (đối với đối tượng giảng viên)) để lưu giữ lại thông tin mượn trả sách 2.3.1.3 Quy định việc sách mượn bị mất, rách: Bạn đọc phải toán ứng với giá tiền sách 2.3.1.4 Quy trình việc đặt phịng họp Đối với sinh viên, nghiên cứu sinh, sau đại học,… gọi chung học viên: học viên mượn sách đọc chỗ mượn Khi cần đặt phịng họp học viên mang thẻ sinh viên quầy kiểm tra nhân viên thư viện, sau nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng phịng họp bảng tính Excel Nếu cịn đủ tiến hành đặt phịng họp, sinh viên phải đưa thẻ cho nhân viên thư viện giữ nhân viên thư viện cập nhật tình trạng sử dụng phòng vào Excel Đối với giảng viên, cán bộ: Giảng viên, cán đặt phòng họp riêng Khi đặt phịng thủ thư giữ CMND thẻ giảng viên ghi chép lại đầy đủ thơng tin vào bảng tính Excel 2.3.1.5 Quy trình việc trả phòng họp Sau sử dụng phòng họp xong, bạn đọc phải trả sách mượn, thủ thư dùng thông tin cá nhân bạn đọc ((Khoa, lớp, mã sinh viên người mượn sách học viên, mã giảng viên (đối với đối tượng giảng viên)) Thủ thư tiến hành trả thẻ cập nhật lại tình trạng sử dụng phịng họp 2.3.1.6 Quy trình thống kê, báo cáo Thư viện thực thống kê theo định kỳ vào khoảng thời gian cố định Họ sử dụng bảng tính Excel để thống kê: Thống kê sách nhập Thống kê sách mượn đọc Thống kê sách thư viện Thống kê sách lý Thống kê bạn đọc vi phạm 2.3.1.7 Xử lý sách lý Các loại sách nhập thông thường sau năm lý lần Nhưng thường sách bị hỏng nặng sách khơng sử dụng đến tiến hành lý 2.3.2 Ưu nhược điểm hệ thống Ưu điểm: • Khơng tốn cho việc đầu tư sở vật chất • Nhân viên thư viện cần hiểu biết tin học làm 10 ... mềm quản lý thư viện trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi khảo sát: trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Đối tượng khảo sát: Người dùng: Nhân viên quản lý thư viện. .. việc quản lý thông tin hoạt động thư viện cách tốt có hiệu Vì chúng em xin giới thiệu đề tài ? ?Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện Đại học kinh tế TPHCM” Hệ thống đáp ứng số chức cần thiết. .. thiết hệ thống quản lý thư viện UEH quản trị hệ thống, quản lý sách, bạn đọc, quản lý mượn trả sách mượn trả phòng, báo cáo thống kê tìm kiếm thơng tin 1.2 Giới thiệu hệ thống thư viện UEH Thư viện