Tài liệu Vấn đề họp hành doc

Vấn đề họp hành Theo thống kê trên website vnexpress.net, mỗi vị giám đốc doanh nghiệp nhà nước tại Việt Nam trung bình mỗi tháng phải tham gia khoảng 20 cuộc họp chính thức và không chính thức. Tại Mỹ, một cường quốc kinh tế có tác phong làm việc được đánh giá linh hoạt và khoa học, con số các cuộc họp diễn ra trong ngày tại quốc gia này cao đến mức khó tin: 25 triệu cuộc họp/1 ngày (năm 2004). Và theo các chuyên gia, các công ty và tổ chức tại Mỹ chỉ tận dụng được tối đa là 50% khoản thời gian họp hành khổng lồ này. Lãnh đạo mệt mỏi, nhân viên kêu ca, công việc gián đoạn do họp hành quá nhiều, trong khi hiệu quả thu được dường như chỉ là số không. Tuy vậy, bạn có thể vẫn tổ chức họp hàng ngày, hàng tuần và vẫn đạt được những kết quả khả quan. Vậy bạn làm thế nào để tránh được những cuộc họp kém hiệu quả? 1. Xây dựng chương trình nghị sự cụ thể và khoa học: Là nhà quản lý và là người trực tiếp điều hành các cuộc họp, bạn chỉ nên triệu tập cuộc họp sau khi đã xác định nội dung cụ thể và những vấn đề cần thảo luận. Kinh nghiệm cho thấy, các cuộc họp ôm đồm quá nhiều nội dung trong thời gian giới hạn chỉ mang lại hiệu quả thấp. Điều đó cũng giống như việc trên bàn có rất nhiều món ăn ngon lành, nhưng khi người ta trộn lẫn chúng với nhau thì cảm giác thật kinh khủng. Bởi vậy, việc tiến hành cuộc họp có nội dung được hoạch định trước sẽ giúp cho cuộc họp diễn ra không bị lam man, lạc phương hướng. Một cuộc họp thành công là cuộc họp giải quyết dứt điểm dù chỉ một vấn đề. Thông tin liên quan đến cuộc họp đều đã được chuẩn bị và nhân viên có thể cập nhật qua e-mail hay tài liệu được phân phát trước đó, vì thế, bạn đừng biến cuộc họp thành nơi để cung cấp, phổ biến lại những thông tin mà mọi người đã nắm được. Thay vào đó, bạn hãy hướng mọi người vào những sáng kiến và giải pháp mang tính xây dựng. 2. Yêu cầu nhân viên đầu tư cho cuộc họp: Các thành viên tham gia phải được cung cấp trước chương trình nghị sự, như vậy họ mới có thể chuẩn bị sẵn kiến thức chuyên ngành, các ý tưởng thuộc những lĩnh vực liên quan đến cuộc họp. Mục tiêu của bạn là phải khai thác tối đa chất xám và sức sáng tạo trí tuệ trong nguồn lực của công ty, do đó bạn hãy quản lý và theo dõi quá trình thảo luận đóng góp ý kiến của nhân viên trong cuộc họp, đồng thời xem ý thức và thái độ tham gia họp hành là một tiêu chí đánh giá nhân viên. Chẳng hạn như, một nhân viên được phân công thuyết trình nhưng lại xuất hiện với vài lời nói vụng về, tối nghĩa và không có tác dụng, thì đó chắc chắn là một nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ. Tiêu chí đánh giá nhân viên qua họp hành cũng sẽ đưa vào “tầm ngắm” những nhân viên luôn viện cớ để vắng mặt hay đi họp muộn. 3. Hãy thường xuyên nhìn đồng hồ!: Dựa vào tiền lương tính theo giờ của mỗi nhân viên cộng thêm các chi phí tổ chức cho cuộc họp đó, bạn có thể tính được mỗi cuộc họp lấy đi của công ty bạn bao nhiêu tiền của. Kết quả sẽ là một con số không nhỏ chút nào, vì vậy hãy cắt giảm tối đa các khoản thời gian không cần thiết, nhất là phần thủ tục. Các bài phát biểu và tham luận nên được rút gọn tối đa, yêu cầu được viết với văn phong mạch lạc, từ ngữ dễ hiểu để các thành viên dễ dàng nắm bắt, và quan trọng nhất là chỉ giới hạn trong thời gian cho phép. Bạn cũng nên chia những người tham dự thành từng nhóm nhỏ để thảo luận, giải quyết dứt điểm một vấn đề cụ thể nào đó trong một khoảng thời gian nhất định. Công việc của bạn là nhắc nhở, đôn đốc các nhóm thảo luận về khoảng thời gian cho phép nhằm duy trì cuộc họp đúng tiến độ thời gian. Cách họp theo nhóm cũng giúp bạn phát hiện được những thành viên thụ động chỉ biết dựa dẫm vào số đông. 4. Cho ra “Bản tin nhanh” về tiến độ cuộc họp: Cuộc họp càng kéo dài, các thành viên tham dự càng lộ rõ vẻ sốt ruột. Bạn hãy đưa ra những bản sơ kết nhanh về tiến độ cuộc họp xem toàn công ty đã thảo luận, giải quyết được những vấn đề nào, hay những công việc gì còn bỏ ngỏ và chưa được rõ ràng. Bạn cũng nên thường xuyên thông báo, nhất là trước giờ giải lao, về những nội dung kế tiếp, kèm theo danh sách những cá nhân liên quan đến phần việc đó. Như vậy bạn sẽ tạo được tâm lý sẵn sàng cho mọi người về phần việc kế tiếp. Với phương thức này, bạn cũng có thể linh hoạt hơn trong việc xử lý nội dung cuộc họp trong trường hợp xảy ra những thay đổi nhỏ so với chương trình nghị sự ban đầu. Chẳng hạn nếu vấn đề A nảy sinh vấn đề A’ và A’’, trong khi bạn cảm thấy cuộc họp có đủ điều kiện thuận lợi để giải quyết ngay cả ba vấn đề này, vậy thì bạn không nên chần chờ để chuyển vấn đề B đã định sẵn sang một thời gian khác phù hợp hơn. 5. Có nên e ngại những thời điểm “nóng”? Đôi lúc trong phòng họp bỗng xuất hiện không khí căng thẳng bởi một cuộc tranh luận gay gắt, đối đầu giữa hai luồng ý kiến trái ngược nhau. Bạn sợ rằng điều đó sẽ dẫn tới những mâu thuẫn cá nhân trong công ty? Vậy mà hầu hết các nhà quản lý thành đạt đều rất tâm đắc với những cuộc tranh luận kiểu như vậy. Các thành viên “lớn tiếng” trong cuộc tranh cãi chính là những ngọn lửa sáng tạo của bạn, còn các nhân viên chỉ biết thu mình lại mới là những con người làm cuộc họp tẻ nhạt và kém hiệu quả. Việc tận dụng càng nhiều luồng ý kiến sẽ càng có lợi cho công việc của bạn. 6. Làm phong phú thêm cho cuộc họp: Nên nhớ rằng không nhất thiết bạn phải tổ chức họp trong không gian bốn bức tường một cách cứng nhắc và nhàm chán. Tại sao không phải là trên một khuôn viên sân thượng đầy hoa thơm và bóng mát? Hoặc bạn, nhà quản lý của công ty, sẽ thêm phần dí dỏm khi đan xen vài câu chuyện vui vào nội dung cuộc họp khiến cho mọi người giải tỏa bớt sự căng thẳng. Cuộc họp đã diễn ra khá lâu rồi mà công ty bạn còn cần phải giải quyết vài vấn đề nhỏ nữa, bạn hãy xoá bỏ mọi mặc cảm e ngại về vị trí quản lý của mình để cùng đứng lên thư giãn một chút với vài động tác thể dục nhẹ nhàng, thêm chút âm nhạc sôi động sẽ càng tuyệt. Một nhân viên dù mệt mỏi đến mấy, dù có chây ì và lười biếng đến mấy, cũng sẽ nhiệt tình hưởng ứng “liệu pháp” của bạn. Bạn thấy đấy, bạn hoàn toàn có thể tìm ra được “phương thuốc đặc trị” cho những cuộc họp đang ngày một kém hiệu. Tất cả đều nằm trong khả năng quản lý và điều hành cuộc họp của bạn. Đây thực sự là một nghệ thuật đòi hỏi bạn luôn linh hoạt và có tư duy sáng tạo cao. Hãy trau dồi nhiều kỹ năng hơn nữa để bạn có thể chủ động điều hành những cuộc họp một cách dễ dàng, mang lại lợi ích cho sự phát triển của công ty bạn nói riêng và cho xã hội nói chung. . tiến hành cuộc họp có nội dung được hoạch định trước sẽ giúp cho cuộc họp diễn ra không bị lam man, lạc phương hướng. Một cuộc họp thành công là cuộc họp. dứt điểm dù chỉ một vấn đề. Thông tin liên quan đến cuộc họp đều đã được chuẩn bị và nhân viên có thể cập nhật qua e-mail hay tài liệu được phân phát