Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

Lời nói đầu

Một trong những nhân tố có tính chất quyết định tới giá bán và chất ợng sản phẩm là chi phí sản xuất Tiết kiệm chi phí sản xuất nhng vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm đó là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng, tăng lợi nhuận thu đợc Để đạt đợc đợc mục đích này các đơn vị phải quan tâm đến các khâu của quá trình các khâu của quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra đến khi thu vốn về.

l-Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất đó là t liệu lao động chủ yếu cấu thành niên thực thể sản phẩm Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí cũng là ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, đến lợi nhuận thu đợc Do đó nếu tiết kiệm đợc chi phí nguyên vật liệu thì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu nhất để doanh nghiệp có thể đạt đựơc mục đích của mình Muốn vậy có một chế độ quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý khoa học, có công hạch toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là rất cần thiết.

Là một xí nghiệp may hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt của nhiều doanh nghiệp trong ngành dệt may trong cả nớc, Xí nghiệp may Minh Hà cũng đứng trớc một vấn đề bức xúc trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.

Trong những năm qua đợc tiếp thu về một lý luận của các thầy cô giáo trờng Đại học Tài chính kế toán Hà Nội (nay là Học viện Tài chính) và qua quá trình thực tại Xí nghiệp may Minh Hà, em nhận thấy vai trò quan trọng của kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu đối với công tác quản lý của công tác của xí nghiệp.

Sau thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà, em đã nhận thấy những u điểm và những mặt còn hạn chế Chính vì

vậy em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và

phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà" làm chuyên đề cho thực tập thi tốt nghiệp.

Chuyên đề thực tập đợc chia thành 3 chơng:Ch

ơng I : Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh

nghiệp sản xuất.

ơng II : Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và tình hình

quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà.

ơng III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý, sử

dụng và hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà.

1 Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.

Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động vào Theo Mac tất cả mọi vật thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tợng lao động Trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất cũng nh giá thành sản phẩm Giá thành sản phẩm là vấn đề quan tâm hàng đầu đầu của các doanh nghiệp, nền kinh tế thị trờng chỉ cho phép các doanh nghiệp thực sự làm ăn có lãi đợc tồn tại và phát triển Để đạt đợc điều đó thì nhất thiết các doanh nghiệp phải quan tâm đến giá thành sản phẩm vì vậy phấn đấu hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp sản phẩm của các doanh nghiệp có đợc chấp nhận trên thị trờng hay không, không chỉ ở vấn đề giá cả mà còn nhiều vấn đề khác quan trọng trong đó có vấn đề chất lợng Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lợng sản phẩm.

Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào Dới hình thái hiện vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động định mức, còn dới hình thái giá trị nó biểu hiện bằng vốn lu động của doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển dòng vốn lu động và việc đó không tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách tiết

kiệm và hợp lý Từ những phân tích trên cho thấy vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố chủ yếu trong chi phí sản xuất và giá thành, là bộ phận của vốn lu động Chính vì vậy các nhà sản xuất rất quan tâm đến vấn đề quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.

2 Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trờng đã tạo nên sự chủ động thực sự của các doanh nghiệp Doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng các ph-ơng án tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí, chịu rủi ro chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắc lực giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh Kế toán vật liệu có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu có đúng đắn thì lãnh đạo mới nắm chính xác đợc tình hình thu mua dự trữ, sản xuất vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch vật liệu để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp.

Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủ yếu cấu thành nên giá thành sản phẩm Do vậy việc tổ chức công tác kịp thời có chính xác khoa học hay không sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thời của giá thành sản phẩm sản xuất cũng nh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

3 Yêu cầu quản lý nguyên liệu

Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu cha ổn định, do đó yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua bảo quản đến khâu sử dụng.

- ở khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng và tỉ lệ hao hụt khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chi cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí.

- ở khâu dự trữ: Đối với doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng, không

bị ngừng trệ gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều.

- ở khâu dự trữ: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh Cần sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự đoán chi Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.

Do công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng nh vậy nên việc tăng ờng quản lý vật liệu là rất cần thiết Phải luôn cải tiến công tác quản lý vật liệu cho phù hợp với thực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đa công tác quản lý vật liệu vào nề nếp khoa học.

c-4 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán là điều kiện không thể thiếu đợc trong quản lý Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

- Tổ chức tốt chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và số lợng tăng giảm vật liệu trong sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Trên đây là những yêu cầu về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Để cụ thể hoá các yêu cầu đó cần phải đi sâu thực hiện nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

II Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

1 Phân loại vật liệu

- Tại sao phải phân loại vật liệu.

Trong doanh nghiệp vật liệu thờng gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau với công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau Để phục vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiến hành, phân loại vật liệu một cách chi tiết rõ ràng.

Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán kế toán vật liệu Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.

Ngoài cách phân loại trên ta còn có những cách phân loại sau:- Phân loại theo nguồn hình thành

- Phân loại theo nguồn sở hữu- Phân loại theo nguồn tài trợ

- Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất.Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp kịp thời về chi phí, vật liệu thờng đợc chia ra NVL trực tiếp, NVL gián tiếp Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí NVL trực tiếp, chi phí NVL gián tiếp Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đa ra quyết định một cách nhanh nhất.

Tóm lại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại với quy cách phẩm chất ứng dụng kinh tế mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau Để quản lý và đảm bảo có d vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhất thiết phải nhận biết đợc từng thứ, từng loại vật liệu Do đó phân loại vật liệu là bớc đầu tiên, rất cần thiết của công tác hạch toán vật liệu.

Giống nh các đối tợng kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu cũng chịu sự chi phối của các nguyên tắc kế toán nh: Nguyên tắc giá FOB, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán.

Theo quy định hiện hành đánh giá nguyên vật liệu khi nhập kho phản ánh theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phơng pháp quy định Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi chép tính toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu.

2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế

2.1.1 Phơng pháp xác định giá vốn thực tế nhập kho

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại đợc xác định nh sau:

- Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho bằng trị giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) cộng chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có).

- Đối với vật liệu tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu sản xuất gia công cộng với các chi phí gia công chế biến.

Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá vốn thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến với tiền thuê gia công chế biến phải trả và chi phí vận chuyển bốc dỡ trớc và sau thuế.

- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh giá.

- Phế liệu thu hồi nếu có đợc đánh giá theo quy ớc có thể bán hoặc sử dụng đợc.

2.1.2 Phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho

Căn cứ theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1).

Trong đó có chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho Nguyên liệu, vật liệu để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là những hàng tồn kho Vì thế khi xác định giá thực tế vật liệu xuất kho thì áp dụng một trong bốn phơng pháp đợc ghi nhận trong chuẩn mực sau đây:

2.1.2.1 Phơng pháp tính theo giá đích danh

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn định nhận diện đợc.

Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế hàng xuất kho.

2.1.2.2 Phơng pháp bình quân gia quyền

Theo phơng pháp này, giá trị nguyên của nguyên vật liệu đợc tính theo giá trung bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá trị nguyên vật liệu đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.

= x =

2.1.2.3 Phơng pháp nhập trớc xuất trớc

Phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và nguyên vật liệu còn lại là nguyên

vật liệu đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ của tồn kho.

2.1.2.4 Phơng pháp nhập sau - xuất trớc

Phơng pháp này đợc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.

Theo chuẩn mực mới ban hành thì cách xác định giá thực tế vật liệu xuất kho là bốn phơng pháp trên Trong đó từng cách đánh giá và phơng pháp đánh giá thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, u nhợc điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Do vậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp đối với kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm áp dụng sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng nh điều kiện trang bị các phơng tiện kỹ thuật, tính toán xử lý thông tin mà nghiên cứu tổ chức sao cho hợp lý không cần nhất thiết nhất theo nhất quán.

3 Kế toán chi tiết vật liệu.

3.1 Sự cần thiết phải kế toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu Vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cách phẩm chất khác nhau, đồng thời số lợng từng thứ vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đơn vị sử dụng cũng khác nhau Do vậy muốn đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, giám đốc tình hình cung cấp sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả thì tất yếu phải tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu.

3.2 Chứng từ sử dụng.

Theo chế độ kế toán quy định, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm.

- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)- Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT)- Hoá đơn GT- GT

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn thêm nh :

Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05- VT) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập…kịp thời đầy đủ, đúng biểu mẫu, nội dung, phơng pháp lập Mọi chứng từ kế toán phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán tr-ởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời các bộ phận có liên quan.

3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu

Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nớc ta các doanh nghiệp đang áp dụng một trong 3 phơng pháp sau:

Trình tự hạch toán ở cả 3 phơng pháp này có thể khái quát nh sau:

- Hạch toán chi tiết vật liệu tại kho Thủ kho đề sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn tại theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho là sổ vật liệu đợc mở chi tiết cho từng loại vật liệu, theo từng kho để thủ kho theo dõi số l-ợng nhập - xuất - tồn hàng ngày Thẻ kho do phòng kế toán tập hợp và ghi các chi tiết nh, nhãn hiệu, tên quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu Sau đó giao cho thủ kho ghi chép Hàng ngày căn cứ vào các số liệu nhập xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép số liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Sau mỗi một

nghiệp vụ (hoặc cuối ngày) tính ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất vật liệu (đã đợc phân loại cho phòng kế toán).

- Hạch toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán.

Về cơ bản thì kế toán ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Riêng đối với phơng pháp thẻ kho song song và phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì ngoài việc theo dõi về mặt giá trị, kế toán còn theo dõi về mặt khối lợng, sổ đối chiếu luân chuyển hay sổ số d để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu Việc hạch toán cả ba phơng pháp này đợc khái quát 3 sơ đồ sau:

Chøng tõ xuÊt

B¶ng kª xuÊtB¶ng kª xuÊt

Sơ đồ 3

Kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Nếu kế toán chi tiết phản ánh cả số lợng và giá trị thì kế toán tổng hợp chỉ phản ánh về mặt giá trị của vật liệu Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng vì ngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị về vật liệu còn cho thấy mối liên hệ tơng quan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, là cơ sở để phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác nhau các phơng pháp hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: NVL, CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm Trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn Hiện nay theo quy định của chế độ tài chính hiện hành có hai phơng pháp để hạch toán hàng tồn kho Phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ Mỗi doanh nghiệp chỉ đợc sử dụng

Thẻ kho

Sổ số d

Bảng tổng hợp N - X - T

Chứng từ xuất

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế xuấtBảng luỹ kế

nhậpChứng từ nhập

Bảng kê nhập

một trong hai phơng pháp này Sự lựa chọn một trong hai phơng pháp trên phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lợng, chủng loại vật t và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng phù hợp và phải đợc thực hiện thống nhất trong niên độ kế toán.

4.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.1.1 Đặc điểm

Phơng pháp kế khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phản ánh thờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho vật t hàng hoá trên sổ kế toán Việc tính toán xác định trị giá vốn của hàng xuất kho đợc dựa trên các chứng từ xuất kho.

Sau mỗi nghiệp vụ tăng, giảm hàng tồn kho kế toán xác định đợc giá hàng tồn kho giao ngay.

4.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng

- Phiếu nhập kho- Phiếu xuất kho- Biên bản kiểm kê- Hoá đơn bán hàng

- Biên bản kiểm nghiệm vật t.

4.1.3 Tài khoản kế toán sử dụng

- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu

Nội dung: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi trên đờng và tình hình hàng mua đang đi đờng về nhập kho hoặc giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 133, 331, 111, 112, 627…

4.1.4 Trình tự kế toán vật liệu tổng hợp theo phơng pháp kê khai ờng xuyên

hình nhập, xuất, tồn các loại vật t hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho mà theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.

- Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức sau:

= + -

Vật liệu đi đường kỳ trướcXuất dùng trực tiếp chế tạo SP

Tăng do mua ngoài Xuất dùng trực tiếp chế tạo SP

Tăng do mua ngoài

VAT khấu trừ

Thuế GTGT hàng nhập khẩuVAT

phân bổ 2 lần và nhiều lần

Phân bổ đầu vào CPSXKD

trong kỳ

Thuế nhập khẩu phải nộpXuất bán, gửi bán

Nkho VL tự chế, thuê ngoài gia công

Xuất tự chế, thuê ngoài gia công

Nhận lại vốn góp Liên doanhXuất vốn góp liên doanh

Nhận vốn góp Liên doanh CP cấp phát

Phát hiện thừa kiểm kê chờ xử lý

Chênh lệch do đánh giá lại số dư

CK Chênh lệch giảm do đánh giá TSPhát hiện thiếu kiểm kê chờ

xử lý

4.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu- TK 611 - Mua hàng

Nội dung: Phản ánh quá trình mua, nhập kho các loại vật t hàng hoá trong doanh nghiệp.

4.2.3 Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳSơ đồ 5: Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

Mua chưa trả tiền bằng tiền vay

Thiếu hụt, mất mát

Chênh lệch đánh giá giảmNhận vốn góp cổ phẩn

Chênh lệch đánh giá tăng

Chú thích: Trên đây là 2 sơ đồ biểu diễn trình tự kế toán vật liệu theo hai phơng pháp: kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ trong trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ còn nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp thì giá trị mua thực tế là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ (nếu có).

4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng hình thức nào cũng phải cần sổ tổng hợp và sổ chi tiết chung ở sổ cái kế toán tổng hợp Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp đợc mở một sổ cái và dĩ nhiên mỗi tài khoản đều phản ánh một chỉ tiêu về nguyên vật liệu Nó sẽ cung cấp các chỉ tiêu thông tin để lập báo cáo tài chính Sổ kế toán phục vụ kế toán chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà mở các sổ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán để kế toán nguyên vật liệu theo từng hình thức kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: (Xem sơ đồ 6+7+8)

Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất kinh doanh Phân cấp quản lý, quy mô của doanh nghiệp, trình độ quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùng hệ thống sổ kế toán tơng ứng thích hợp.

4.3.1 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổSơ đồ 6

Chứng từ gốc: PNKPXK, hoá đơn, biên

bản kiểm kê

Chứng từ ghi sổSổ kế toán

Sổ chi tiết vật t

Thẻ kho

Sổ đăng ký chứng từ

Bảng tổng hợp sổ chi tiếtSổ cái kế

toán TK152

Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T

vật t

4.3.2 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chungSơ đồ 7

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết vật tưNhật ký

mua hàng

Nhật ký

Sổ cái tài khoản 152 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư

Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T vật tư

4.3.4 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từSơ đồ 8

Chứng từ gốc

Sổ kế toán khác có

Bảng kê số 3Nhật ký

chứng từ số 5 Bảng phân bổ vật liệu

Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tưBảng kê chi phí sản

xuất Nhật ký chứng từ liên quan

Sổ cái tài khoản 152

Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T vật tư

Phần II

Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp may Minh Hà.

I- Đặc điểm tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp may Minh Hà.

1- Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ở xí nghiệp may Minh Hà:

Trởng thành và phát triển từ một tổ hợp may Vĩnh Oanh Ngày 4/5/1996 theo Quyết định số 668/QĐ- UB Xí nghiệp may Minh Hà chính thức đợc thành lập và đi vào hoạt động.

Tên giao dịch quốc tế:Vĩnh Oanh Gamen TLTĐ

Trụ sở xí nghiệp: Vĩnh Tự - Yên Tự - ý yên - Nam ĐịnhVăn phòng tại Hà Nội: Số 221- Đờng Giáp Bát - Hà Nội.

Đến nay Xí nghiệp đã có quá trình phát triển trên 7 năm Ngay từ ngày có quyết định thành lập từ một tổ hợp dệt may chuyển thành Xí nghiệp may Minh Hà đợc sự ủng hộ của UBND tỉnh - HDND, UBND huyện chủ trơng ủng hộ phát triển xây dựng một xí nghiệp may có quy mô lớn ở một tỉnh có truyền thống dệt may từ lâu đời nhằm giải quyết công ăn việc làm cho một bộ phận lao động nhàn rỗi của ngành dệt may tỉnh nhà đang gặp khó khăn đặc biệt là lao động nữ Là một xí nghiệp may độc lập để phát triển và tồn tại đợc trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt đặc biệt là Hiệp định thơng mại Việt - Mỹ đợc ký kết trong nớc và quốc tế của ngành dệt may luôn biến động và khó khăn trong giải quyết bài toán tiêu thụ sản phẩm, nhất là thị trờng xuất khẩu chúng ta luôn bị phía Mỹ gây khó khăn về mọi mặt.

Để khẳng định đợc mình trong nền kinh tế thị trờng trong sản xuất kinh doanh xí nghiệp luôn lấy thơng hiệu chất lợng sản phẩm là trọng tâm Đặc biệt quan tâm đến khâu sắp xếp tổ chức lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản

xuất Đầu t mua sắm may sắm máy móc mới, hiện đại đa dạng hoá sản phẩm ngay từ ban đầu, nâng cao tay nghề cho công nhân.

Nhờ có những chủ trơng đầu t và chuẩn bị tốt ngay từ những ngày đầu mà xí nghiệp may Minh Hà đang từng bớc khẳng định đợc mình trong nghành dệt may

Là một xí nghiệp hoạt động độc lập trong nghành dệt may trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển xí nghiệp may Minh Hà đã có những thành tích đáng kể Hiện nay xí nghiệp có một đội ngũ đông đảo CBCNC làm nghề, sản phẩm của xí nghiệp đã có mặt tại một số thị trờng quan trọng trên thế giới nh: Mỹ, Ba Lan, Nhật Bản Những thành tựu đáng kể đạt đợc tuy còn khiêm tốn nhng nó đã đánh dấu một cơ sở vững chắc cho sự phát triển lâu dài của xí nghiệp may Minh Hà

Dới đây là kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong 02 năm (2001 - 2003)

Tổng số vốn kinh doanh Trong đó:- Vốn cố định- Vốn lu động

0,3426,13Các khoản nộp ngân

Việc tăng doanh thu và lợi nhuận trớc thuế làm các khoản nộp ngân sách và thu thập bình quân của ngời lao động trong xí nghiệp tăng lên, góp phần phát triển đất nớc, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.

Tổng số vốn kinh doanh năm 2001 của xí nghiệp tăng lên so với năm 2003 là 11,99% trong đó:

Vốn cố định tăng: 57.000.000 tơng ứng với 0,34%Vốn lu động tăng: 3.658.500.000 tơng ứng với 26,13%

Vốn lu động tăng phản ánh sự phát triển có lợi lớn cho xí nghiệp có vốn để đầu t cho sản xuất kinh doanh, tranh thủ đợc cơ hội trên thị trờng nhất là không bị động trong sản xuất kinh doanh Nói chung tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong hai năm 2001 - 2003 cho thấy xí nghiệp đang làm ăn có lãi đây là bớc tạo đà cho xí nghiệp tiếp tục phát triển đạt kết quả cao hơn.

2- Phơng hớng phát triển của xí nghiệp trong những năm tới.

Cùng với sự phát triển đi lên của xã hội, xí nghiệp may Minh Hà không ngừng hoàn thiện mình để có thể đáp ứng trong nền kinh tế thị trờng Với mục tiêu cải thiện đời sống cho CBCNV, góp phần thúc đẩy nền kinh tế xã hội Ban lãnh đạo xí nghiệp đã đề ra phơng hớng phát triển trong những năm tới nh sau:

- Đẩy mạnh sản xuất, hàng năm tăng sản lợng phải tăng từ 7% đến 12% so với năm trớc Chất lợng hàng hoá cũng phải đợc nâng cao, nhất là cải tiến mẫu mã sản phẩm, cố gắng chiếm lĩnh thị trờng nội địa, nâng cao xuất khẩu, tranh thủ vốn, công nghệ trình độ quản lý của nớc ngoài, đảm bảo việc làm ổn định cho CBCNV của xí nghiệp.

- Tìm những nguồn vốn có lợi nhất, thực hiện các mục tiêu đã đề ra, chú trọng phát huy tốt các thiết bị đã đầu t làm cơ sở vững chắc để sản xuất.

- Tiếp tục đổi mới và củng cố tổ chức theo hớng gọn nhẹ mà công tác quản lý lại đạt hiệu quả cao, phù hợp với tính năng động của cơ chế thị trờng Tăng cờng bồi dỡng kiến thức cho cán bộ, chú trọng tài năng và phẩm chất của ngời cán bộ, khẩu trơng xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực để thực hiện nhiệm vụ của xí nghiệp trong giai đoạn mới.

Những phơng hớng phát triển nêu trên thể hiện đầy đủ ý chí quyết tâm đem lại sự hng thịnh cho xí nghiệp của ban lãnh đạo xí nghiệp may Minh Hà Tuy trớc mắt còn rất nhiều khó khăn song với sự điều hành và quản lý tài năng của các nhà quản lý của xí nghiệp may Minh Hà sẽ gặt hái đợc nhiều thành công.

3- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà.

3.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất:

Xí nghiệp may Minh Hà là xí nghiệp trực tiếp sản xuất kinh doanh các mặt hàng vải sợi và may mặc cung cấp cho thị trờng trong và ngoài nớc, trong đó có vải và sợi là 02 mặt hàng chính của xí nghiệp Mặt hàng sợi chiếm 50% doanh thu và 65% mặt hàng này để cung cấp cho các phân xởng dệt còn lại đ-ợc bán ra ngoài các loại sản phẩm của xí nghiệp đợc tiêu dùng rộng rãi nh vải phin, vải ktê, vải chéo một số mặt hàng chất liệu 100% cotton Ngoài ra, xí nghiệp còn có mặt hàng quần áo may sẵn do phân xởng may sản xuất, những mặt hàng này chủ yếu xuất khẩu sang thị trờng Mỹ va Ba Lan.

Bộ phận sản xuất chính gồm các phân xởng:+ Phân xởng sợi bao gồm: Phân xởng sợi A Phân xởng sợi B Phân xởng sợi II+ Phân xởng sợi dệt

+ Phân xởng sợi nhuộm

- Bộ phận sản xuất phụ gồm các phân xởng:+ Phân xởng may

+ Phân xởng cơ điện+ Phòng dịch vụ

Các phân xởng này hoạt động độc lập và riêng biệt, sản phẩm làm ra ợc chuyển sang giai đoạn sản xuất trực tiếp hoặc có thể bán ra ngoài.

đ-Sơ đồ 9

Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà.

3.2- Đặc điểm về quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà.

Công nghệ sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà là công nghệ liên hợp khép kín đi từ nguyên liệu đầu vào và bông sơ đến sản phẩm qua công nghệ kéo sợi - dệt - vải - nhuộm - hoàn tất và may.

Mỗi công đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm đợc thực hiện ở các phân xởng thành viên khác nhau Sản phẩm của từng giai đoạn sản xuất nh vải mặc, vải thành phẩm đều có giá trị sử dụng độc lập, có thể bán ra ngoài hoặc sử dụng trong nội bộ Xí nghiệp, ở Xí nghiệp có 4 giai đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm đó là:

* Công nghệ kéo sợi: Nguyên liệu đầu vào là bông sơ tự nhiên và sợi PE, các loại bông này chủ yếu nhập từ nớc ngoài Công nghệ kéo sợi bao gồm các bớc: Bông - Cung - Chải - Ghép - Sợi thô - Sợi con - Xe - Đánh ống Sợi.

* Công nghệ dệt: Làm nhiệm vụ chủ yếu dệt sợi thành vải mộc Công nghệ dệt đợc thể hiện qua các bớc: Đánh ống - Mắc sợi - Hồ sợi dọc - Xâu gio - Dệt vải - Dệt mộc Các quá trình sản xuất trong dây chuyền công nghệ dệt

Xí nghiệp may Minh Hà

Bộ phận

sản xuất chính sản xuất phụBộ phận

Phân xưởng

Phân xưởng

Phân xưởng nhuộm

Phân xưởng

Phân xưởng cơ điện

Ban dịch vụ

chủ yếu là quá trình cơ học và khô trừ công đoạn hồ sợi dọc có dùng nớc và hoá chất.

* Công nghệ nhuộm có 02 bớc chính:

- Tiền xử lý vải mộc thành vải trắng qua các công đoạn rũ hồ, nấu tẩy Nhuộm in hoa và tăng giá thẩm mỹ cho vải bề mầu sắc, tăng chất lợng sử dụng nh phòng co, chống nhàu Công nghệ nhuộm hoàn tất gồm các bớc: vải mộc, đốt lòng, rũ hồ, nấu tẩy - giặt - tẩy trắng - kiềng bóng - nhuộm màu - in hoa - hoàn tất - vải thành phẩm.

- Công nghệ may: Mục đích đi từ vải thành phẩm các loại của Xí nghiệp nh các loại quần Kaki cao cấp, áo cao cấp các loại, áo Jocket Công nghệ may gồm: vải cắt may gồm: vải cắt may là- hoàn tất - đóng gói - sản phẩm may.

Sơ đồ 10: Sơ đồ về quy trình công nghệ

Dây truyền dệt kim

Mở

D©y truyÒn kÐo sîi

Dây truyền dệt thoi

4 Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của Xí nghiệp may Minh Hà

Đứng trớc nền kinh tế thị trờng, để tồn tại và phát triển Xí nghiệp luôn quan tâm đến cải tiến bộ máy quản lý từ xí nghiệp tới các phân xởng, với các tổ đội, các phòng ban giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng và các phòng nghiệp vụ.

* Ban giám đốc Xí nghiệp gồm 04 ngời: 01 giám đốc và 03 phó giám đốc.

+ Giám đốc Xí nghiệp là ngời có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp, là ngời chịu trách nhiệm cao nhất trớc Nhà nớc về hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp.

+ Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc, điều hành các công việc dựa trên quyết định của Giám đốc.

* Các phòng ban chức năng của Xí nghiệp gồm:

+ Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm thiết kế những sản phẩm mới.

+ Trung tâm KCS: kiểm tra chất lợng sản phẩm, phát hiện những sai sót về mặt kỹ thuật.

+ Phòng kế toán tài chính: giúp lãnh đạo Xí nghiệp trong công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, xây dựng các kế hoạch tài chính, nhu cầu vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản trong Xí nghiệp.

+ Phòng kế hoạch tiêu thụ: có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý năm, căn cứ vào nhu cầu và các thông tin trên thị trờng để xây dựng kế hoạch

Sản phẩm nhập

giá thành, kế hoạch sản lợng nhằm thu lợi nhuận cao nhất, đảm bảo cung ứng vật t kịp thời với giá cả thấp nhất.

+ Phòng xuất nhập khẩu: giúp Ban lãnh đạo trong việc tìm kiếm thị ờng để tiêu thụ sản phẩm, xây dựng các phơng án đầu t.

tr-+ Phòng Tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực trong xí nghiệp.

+ Phòng bảo vệ quân sự: đảm bảo an ninh trật tự, phòng ngừa hoả hoạn cháy nổ trong toàn xí nghiệp.

+ Các phân xởng chính là nơi trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm đứng đầu mỗi phân xởng là quản đốc Các quản đốc này chịu sự chỉ đạo của cấp trên, chịu trách nhiệm quản lý, bảo toàn, trong sản xuất gồm các tài sản và các nguồn nhân lực khác do Xí nghiệp giao.

+ Phân xởng sợi: Chuyên sản xuất sợi để cung cấp cho dệt vải mộc.+ Phân xởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận sợi từ phân xởng sợi và tiến hành sản xuất vải mộc để cung cấp cho khâu sau:

+ Phân xởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận vải từ phân xởng dệt và tổ chức nhuộm in hoa

+ Phân xởng cơ điện: làm nhiệm vụ cung cấp nớc, năng lợng điện, hơi nớc cho toàn Xí nghiệp.

+ Phân xởng may là phân xởng tạo ra nhiều công ăn việc làm cho ngời lao động.

+ Phòng dịch vụ là bộ phận cung cấp các dịch vụ cho ngời lao động trong toàn xí nghiệp.

Ngoài ra còn các ca sản xuất, các tổ sản xuất chịu sự quản lý của tổ ởng.

tr-Việc cải tiến nâng cấp bộ máy quản lý đã đem lại hiệu quả to lớn cho Xí nghiệp Mỗi phòng ban phân xởng đều có trách nhiệm chức trách riêng phục vụ tốt yêu cầu sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Giữa các bộ phận phân x-ởng thành viên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành nhịp nhàng hiệu quả.

Sơ đồ 11

Sơ đồ bộ máy quản lý và điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp may Minh Hà

5 Đặc điểm tổ chức công tác kế hoạch của Xí nghiệp may Minh Hà

5.1 Cơ cấu tổ chức Bộ máy ké toán tại Xí nghiệp may Minh Hà

Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và việc sắp xếp các phân ởng trực thuộc, Xí nghiệp may Minh Hà đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Điều này có nghĩa là toàn bộ công tác kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán tài chính từ khâu thu nhận xử lý thông tin trên hệ thống BCTC tổng hợp ở Xí nghiệp may Minh Hà ngoài các nhân viên ở phòng kế toán tài chính của Xí nghiệp, dới các phân xởng còn bố trí các nhân viên hạch toán kinh tế nhằm giúp cho phòng một số việc nhất định (lập bảng tính lơng, tập hợp các phiếu lĩnh, phiếu xuất ) Phòng kế toán tài chính có 13 ng… ời đảm nhiệm các phần

Phân xưởng cơ điệnPhân xưởng

mayPhân xưởng

Phân xưởng may

Phân xưởng dịch vụ

Phòng TCHCT T Y tế

Phòng Đời Sống

PhòngBảo vệPhòng kỹ thuật

Trung tâm KCS

hành kế toán khác nhau, bao gồm 01 kế toán trởng, 01 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 01 kế toán nghiệp vụ và một thủ quỹ.

- Kế toán trởng (Trởng phòng kế toán tài chính): là ngời điều hành giám sát mọi hoạt động của Bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm nghiệp vụ chuyên môn KTTC Kế toán trởng thay mặt kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nớc về lĩnh vực KTTC của Xí nghiệp.

- Phó phòng Kế toán kiêm kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trởng phụ trách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm Sau đó kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái tổng hợp cho từng tài khoản, rồi lập báo cáo theo quy định chung của Bộ tài chính và báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên.

- Kế toán ngân hàng: phụ trách toàn bộ việc thu chi giao dịch thanh toán với khách hàng.

- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: căn cứ vào phiếu xuất vật t, bảng thanh toán lơng, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành phẩm Kế toán tiến hành tổng hợp chi phí và kiểm tra các số liệu do các…nhân viên hạch toán kinh tế ở các phân xởng gửi lên Xác định chính xác thành phẩm dở dang cuối kỳ Thực hiện tính giá thành sản phẩm theo đúng đối tợng và phơng pháp tính giá thành.

- Kế toán tài sản cố định: ghi chép phản ánh tổng hợp về số lợng, hiện trạng giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp, phản ánh kịp thời giá trị hao mòn trong quá trình sử dụng từ đó lập kế hoạch sửa chữa và sử dụng hợp lý tài sản cố định.

- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tình hình nhập, xuất, tồn để tiến hành hạch toán ghi sổ.

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: theo dõi quá trình nhập xuất kho thành phẩm, xác định chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ của toàn Xí nghiệp.

Kế toán tiền lơng: theo dõi việc tính toán, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác cho CBCNV của Xí nghiệp.

- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: giám sát việc thu mua, chi qua các chứng từ gốc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng (các khoản phải trả, phải thu phát sinh ) thanh toán tạm ứng.…

- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ.

- Các nhân viên kế toán ở các phân xởng: có nhiệm vụ theo dõi từ khâu NVL đến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho Tổ chức tập hợp số liệu, chứng từ gửi về phòng kế toán của xí nghiệp.

Bộ phận

tài chính

Kế toán thanh

toán tiền mặt

Kế toán TSCĐ

và CCDC

LĐ nhỏ

Kế toán NVL

Kế toán

NL phụ tùng bao bì

Kế toán tiền lương và BHXH

Kế toán CFSX

Kế toán

tiêu thụ

Kế toán

tập trung

5.2 Tổ chức sổ kế toán ở Xí nghiệp may Minh Hà

Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp với việc tìm hiểu nghiên cứu những u, nhợc điểm của các hình thức tổ chức sổ kế toán, bộ máy kế toán đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu Nhật ký chứng từ Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh trên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, bảng kê nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái và lập báo cáo.

Hiện tại Xí nghiệp đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ, 10 bảng kê, 4 bảng phân bổ, 6 sổ chi tiết, 1 sổ cái, điều này hoàn toàn phù hợp với quy định chung về sổ sách trong hình thức nhật ký chứng từ.

Hệ thống tài khoản mà Xí nghiệp đang áp dụng là hệ thống tài khoản trong chế độ kế toán mới.

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ năm đến 31/12/năm.- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là VNĐ

- Phơng pháp ghi chép tài sản cố định

- Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản cố định.

- Phơng pháp khấu hao: khấu hao theo thời gian sử dụng

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sơ đồ 13

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ở Xí nghiệp may Minh Hà

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

II Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

1 Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại Xí nghiệp may Minh Hà

Xí nghiệp may Minh Hà là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng Do vậy nguyên vật liệu của xí nghiệp cũng hết sức đa dạng mỗi loại tơng đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau.

Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp dùng để sản xuất là Bông, ngoài ra có thể là bán thành phẩm mua ngoài nh sợi Bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm…bên ngoài không khí nên thờng đợc đóng thành kiện Trọng lợng của bông th-ờng đợc thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản do đặc điểm…nên Xí nghiệp cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập và xuất để

làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành Mặt khác đeer bảo quản tốt bông, Xí nghiệp cần phải đề ra những yêu cầu cân thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát.

Hệ thống kho dự trữ của Xí nghiệp chia làm 6 loại gồm 12 kho:- Kho chứa NVL chính: Kho bông

- Kho chứa vật liệu phụ gồm:+ Kho thiết bị

+ Kho tạp phẩm+ Kho hoá chất+ Kho sắt thép+ Kho bột

- Kho chứa phụ tùng gồm:+ Kho cơ điện sợi

+ Kho cơ điện dệt

- Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng dầu- Kho chứa CCDC bao gồm:

+ Kho công cụ+ Kho cơ điện

- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu

Các kho dự trữ của Xí nghiệp đợc sắp xếp hợp lý, gồm các phân xởng sản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật t cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất Các kho đều đợc trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lợng vật t luôn đợc đảm bảo tốt.

Tại đơn vị sản xuất lớn nh Xí nghiệp may Minh Hà với đặc điểm vật liệu, CCDC đa dạng phức tạp thì khối lợng công tác hạch toán vật liệu là rất lớn, do vậy việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do 3 ngời đảm nhiệm Một ngời phụ trách kế toán vật liệu chính, công cụ dụng cụ Một nời phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, phế liệu Ngời còn lại kiêm lập báo cáo tổng hợp có liên quan.

Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính Kế toán này có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra các chứng từ nh: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho Sau đó định khoản đối chiếu với số liệu sổ sách…của thủ kho nh thẻ kho rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các…chỉ tiêu còn lại nh: tính giá V1 xuất cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảng biểu…cần thiết nh: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu.

2 Đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tiễn ở Xí nghiệp may Minh Hà vật liệu đợc đánh giá theo giá trị thực tế.

2.1 Giá thực tế vật liệu nhập kho

Vật liệu của Xí nghiệp may Minh Hà do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm.

- Đối với vạt liệu mua ngoài: = +

- Đối với vật liệu nhập kho do Xí nghiệp tự sản xuất thì đợc tính nh sau: = +

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là:Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ớc tính có thể sử dụng đợc.

2.2 Giá thực tế vật liệu xuất kho

Xí nghiệp may Minh Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh với đặc điểm là sản phẩm đợc sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về NVL phục vụ sản xuất rất lớn cả về số lợng, chủng loại giá trị nguyên vật liệu và quá trình nhập xuất xảy ra thờng xuyên.

Để phản ánh kịp thời phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng phù hợp với điều kiện thực tại của Xí nghiệp là rất quan trọng Xí nghiệp đã tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền:

=

Cuối tháng kế toán đơn giá bình quân theo phơng pháp bình quân cả kỳ của vật liệu xuất dùng theo công thức.

Trị giá VL = Đơn giá bình quân x Số lợng vật liệu xuất kho trong kỳ.

3 Kế toán chi tiết vật liệu

Nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của các vật liệu trong Xí nghiệp theo chỉ tiêu số lợng, giá trị yêu cầu này sẽ đợc đáp ứng nhờ việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc ghi chép, phản ánh kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị của Xí nghiệp may Minh Hà Phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng là phơng pháp "Sổ giữ mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều phải lập chứng từ Chứng từ chính là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán và báo cáo kế toán.

3.1 Trình tự luân chuyển chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ đợc Xí nghiệp quy định nh sau:

3.1.1 Đối với vật liệu nhập

Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà đợc nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi.

- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến.

Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật t khi về đến Xí nghiệp đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho Nhng thực tế ở Xí nghiệp may Minh Hà thì chỉ có NVL chính nh bông mới tiến hành kiểm nghiệm trớc khi nhập kho Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lợng, giá trị giữa hoá…đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng

(phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên Một liên đợc lu tại phòng xuất nhập khẩu, một liên giao cho ngời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với ngời bán Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số lợng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật t để ghi sổ kế toán