Đang tải... (xem toàn văn)
HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI SÂN BAY TÂN SƠN NHẤT CỦA CÔNG TY JKBRIAN VIỆT NAM. Giúp sinh viên đang có nhu cầu làm khóa luận tiếp cận tốt hơn với tài liệu mô tả quy trình thực tế
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Bố cục đề tài CHƯƠNG : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY JK-BRIAN VIỆT NAM 1.1 Giới thiệu sơ lược q trình hình thành, phát triển cơng ty JK-BRIAN Vi ệt nam 1.2 Chức nhiệm vụ doanh nghiệp 1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh quản lí doanh nghiệp 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức 1.3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban 1.3.3 Cơ cấu tổ chức nhân lao động 1.4 Tình hình kết kinh doanh doanh nghiệp 1.5 Mục tiêu định hướng phát triển doanh nghiệp .9 1.5.1 Mục tiêu hoạt động doanh nghiệp 1.5.2 Định hướng phát triển doanh nghiệp CHƯƠNG : THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH JK-BRIAN VIỆT NAM 11 2.1 Sơ đồ tổng quát quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN Việt Nam 11 2.1.1 Đàm phán ký kết hợp đồng dịch vụ 14 2.1.2 Nhận hàng, đóng gói dán nhãn 15 2.1.3 Cân đo hàng 16 2.1.4 Ký tiếp nhận hàng 17 2.1.5 Nộp phụ phí lao vụ .18 2.1.6 Thanh lý 19 2.1.7 Soi an ninh 19 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng .20 CHƯƠNG : KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP VỀ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CỬA KHẨU SÂN BAY TÂN SƠN NHẤT 21 MỤC LỤC HÌN Hinh 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH JK-Brian Việt Nam .4 Hinh 1.2: Biểu đồ thị trường hoạt động nước công ty TNHH JK-BRIAN Hinh 2.1: Sơ đồ tổng quát quy trinh giao nhận xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN 11 Hinh 2.2: Sơ đồ mối quan hệ bên quy trinh xuất mặt hàng Vành model T100 13 Hinh 2.3: Quy trinh đàm phán ký kết hợp đồng dịch vụ JK-BRIAN 14 Hinh 2.4: Quy trinh nhận hàng, đóng gói dán nhãn JK-BRIAN 15 Hinh 2.5: Quy trinh cân đo hàng JK-BRIAN 16 Hinh 2.6: Quy trinh ký tiếp nhận hàng JK-BRIAN 17 Hinh 2.7: Quy trinh nộp phí lao vụ JK-BRIAN .18 Hinh 2.8: Quy trinh lý JK-BRIAN 19 Hinh 2.9: Quy trinh soi an ninh JK-BRIAN 19 DANH MỤC BẢN Bang 1.1: Cơ cấu nhân JK-BRIAN Bang 1.2: Cơ cấu thị trường nhập công ty giai đoạn 2020 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, với bùng nổ kinh tế toàn cầu nói chung Việt Nam nói riêng xu hướng vươn thị trường quốc tế trở thành xu hướng chung tất quốc gia doanh nghiệp Trong đó, xuất nhập vấn đề quan trọng, nhân tố đào tạo, thúc đẩy tăng trưởng phát triển kinh tế quốc gia, giữ vị trí hàng đầu hoạt động ngoại thương Vận tải ngoại thương phận hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần đảm bảo đẩy nhanh trình trao đổi, giao lưu hàng hố khu vực nước giới, nâng cao hiệu xuất nhập mà cịn có vai trị thúc đẩy xuất nhập phát triển Vì cơng tác tổ chức điều hành vận tải ngoại thương trọng nhằm đáp ứng nhu cầu mục tiêu đẩy mạnh xuất nhập khẩu, phần thiếu nghiệp vụ xuất nhập quy trình giao nhận hàng hóa Đây khâu quan trọng công ty xuất nhập Thiếu nghiệp vụ coi hoạt động mua bán nước ngồi nước khơng thể thực Giao nhận hàng hóa đóng vai trị quan trọng tồn q trình sản xuất kinh doanh, lưu thơng, phân phối tồn kinh tế, đặc biệt kinh doanh xuất nhập Tuy thành lập hoạt động thời gian chưa dài với kinh nghiệm nhiệt huyết, trọng việc phát triển chất lượng với đội ngũ nhân viên động, Công ty TNHH JK-BRIAN Việt Nam nắm bắt tốt xu hướng thay đổi quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập Hiện tại, Công ty ngày lớn mạnh dần trở thành doanh nghiệp hàng đầu xuất nhập máy vi tính, máy ghi hình, thiết bị ngoại vi phần mềm Nhưng bên cạnh đó, Cơng ty trải qua khơng khó khăn thách thức cịn non trẻ với cạnh tranh doanh nghiệp khác Do địi hỏi Cơng ty TNHH JK-BRIAN phải cố gắng chủ động triển khai hàng loạt giải pháp, biện pháp quản lí điều hành, chuẩn hóa quy trình giao nhận theo hướng chun mơn hóa để đưa chất lượng dịch vụ khách hàng đến tầm cao Nhận thức tầm quan trọng khâu giao nhận hoạt xuất nhập khẩu, trình thực tập Công ty TNHH JK-BRIAN em chọn đề tài “Hồn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất cửa sân bay Tân Sơn Nhất công ty JK-BRIAN Việt Nam” để làm báo cáo thực hành nghề nghiệp với mong muốn tìm hiểu rõ nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đặc trưng thực trạng cụ thể Công ty hoạt động giao nhận Mục tiêu nghiên cứu đề tài Tìm hiểu hoạt động xuất hàng hóa đường hàng khơng quy trình làm chứng từ liên quan công ty TNHH JK-BRIAN Việt Nam Đồng thời tìm ưu nhược điểm khó khăn cơng tác xuất hàng hóa cơng ty, từ đưa đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận Phương pháp nghiên cứu - Tổng hợp, thống kê liệu, số liệu, sơ đồ biểu đồ - Phân loại hệ thống hóa kiến thức học áp dụng thực tiễn Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất cửa sân bay Tân Sơn Nhất công ty JK-BRIAN Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH JK-BRIAN Việt Nam Bố cục đề tài Đề tài chia làm chương: - Chương 1: Tổng quan công ty JK-BRIAN Việt Nam - Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN Việt Nam - Chương 3: Kiến nghị giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN Việt Nam CHƯƠNG : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY JK-BRIAN VIỆT NAM 1.1 Giới thiệu sơ lược q trình hình thành, phát triển cơng ty JKBRIAN Việt nam - Tên thức: Cơng ty TNHH JK-BRIAN Việt Nam - Tên giao dịch: JK-BRIAN VIET NAM COMPANY LIMITED Giấy phép kinh doanh: 0315877732 Mã số thuế: 0315877732 Ngày cấp: 03/09/2019 Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Vi Đài Cơ quan thuế quản lí: Chi cục thuế Quận Bình Thạnh Ngày bắt đầu hoạt động: 03/09/2019 Loại hình kinh tế: Công ty TNHH TV Địa trụ sở: Lầu 2, số 141 Võ Oanh, phường 25, quận Bình Thạnh, TP.HCM Nền kinh tế Việt Nam gia nhập sâu rộng vào sân chơi kinh tế ASEAN giới, giao thương ngày nhộn nhịp thuận tiện hơn, từ lúc đó, nhiều sản phẩm hữu dụng du nhập vào Việt Nam Vì vừa muốn góp phần tạo việc làm cho người dân, vừa muốn nâng cao giá trị phát triển, đa dạng hóa s ản phẩm cung ứng cho nhiều lĩnh vực, công ty TNHH JK-BRIAN Việt Nam đời hoạt động kinh doanh Các lĩnh vực hoạt động công ty bao gồm: - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải; - Hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan; - Hoạt động đại lý vận tải hàng hóa đường biển; - Giao nhận hàng hóa - Dịch vụ đại lý tàu biển; - Dịch vụ đại lý vận tải đường biển; - Môi giới thuê tàu biển, phương tiện vận tải bộ; - Hoạt động đại lý bán vé máy bay Các lĩnh vực hoạt động khác công ty: - Sửa chữa thiết bị điện; - Sửa chữa thiết bị khác; - Lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp; - Kho bãi lưu giữ hàng hóa; - Đại lý, mơi giới, đấu giá hàng hóa; - Bán bn nơng lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) động vật sống; - Vận tải hàng hóa đường sắt; - Vận tải hàng hóa đường bộ; - Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa; - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt; - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy; - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ; - Bốc xếp hàng hóa - 1.2 Chức nhiệm vụ doanh nghiệp Thực mối quan hệ buôn bán thương mại có tổ chức từ bên bên nhằm thúc đẩy phát tri ển hàng hóa, chuyển dịch cấu kinh tế Nhập khẩu: nhập kinh doanh nguyên phụ liệu làm giày, dép, túi xách cho ngành công nghiệp sản xuất nguyên liệu chất bảo quản hàng nông sản xuất Sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đăng ký Nghiên cứu thực biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa, gia tăng số lượng hàng bán Nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ nước Thực đầy đủ nghiêm chỉnh sách, chế độ hành nhà nước thông tư hướng dẫn, quy định Bộ Thương Mại 1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh quản lí doanh nghiệp 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức GIÁMĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG GIAO NHẬN PHỊNG CHỨNG TỪ Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH JK-Brian Việt Nam 1.3.2 Chức nhiệm vụ phịng ban Giám đốc: - PHỊNG CHĂM SĨC KHÁCH HÀNG (Nguồn: Phịng nhân sự) Đại diện cho công ty, người nắm quyền hành cao công ty, điều hành hoạt động định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh chịu trách nhiệm trước quan pháp luật Trực tiếp tổ chức thực hoạt động kinh doanh công ty, phương hướng phát triển công ty Thực ký kết hợp đồng, vấn đề giá dịch vụ hai bên Điều phối nhân viên, xếp nhân viên cho phù hợp với khả nhân viên, đưa quy định khen thưởng, phạt, bổ nhiệm miễn nhiệm chức danh Phòng kinh doanh: - - Là phận tìm nguồn khách hàng cho cơng ty, tìm hiểu khách hàng cung cấp thơng tin cần thiết khách hàng, đưa phương hướng, kế hoạch nhằm thu hút khách hàng trì mối quan hệ h ợp tác với khách hàng cũ Xây dựng kế hoạch kinh doanh - Thường xuyên theo dõi thực việc soạn thư báo giá, liên hệ khách hàng tham mưu cho giám đốc việc soạn thảo ký kết hợp đồng giao nhận Giải đáp thắc mắc khách hàng họ có vấn đề liên quan đến nghiệp vụ Thực đàm phán với công ty vận chuy ển, hãng tàu đ ể có mức giá tốt để phục vụ cho khách hàng - Đưa báo cáo hiệu công việc, cách khắc phục đưa phương hướng phù hợp với thị trường Phòng giao nhận: - Chuẩn bị chứng từ để khai hải quan - - Thực việc giao nhận, lên kế hoạch để nhận xuất hàng theo yêu cầu khách hàng Theo dõi, thơng báo kịp thời tình hình lơ hàng Cùng với phận chứng từ để xử lí nhanh vấn đề phát sinh Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt khách hàng Thực công việc liên quan đến hải quan xin giấy phép XNK (nếu có), giấy kiểm dịch, hun trùng,… theo yêu cầu lơ hàng - Nhận hàng, kiểm tra hàng hóa kiểm hàng, bấm seal, cân đo hàng hóa Thanh lý hải quan Điều động xe để họ lấy hàng giờ, thuê xe để đưa hàng kho khách có u cầu Phịng chứng từ: - Tiếp nhận chứng từ từ khách hàng, đại lí Chuẩn bị hồ sơ, lập cơng văn danh sách khách hàng, hỗ trợ phận giao nhận để có th ể l hàng kịp thời - Tiến hành lập chứng từ cần thiết cho lô hàng: o Hàng xuất: Vận đơn đường biển (Bill of Lading); Vận đơn hàng không (Airway Bill); Đơn xin lưu khoang (Booking Note) o Hàng nhập: Thông báo hàng đến (Arrival Notice); Lệnh giao hàng (Delivery Order) - Quản lý lưu trữ chứng từ công văn, soạn thảo hồ sơ Hải quan, công văn cần thiết giúp cho phận giao nhận hoàn thành tốt công việc giao - Thường xuyên theo dõi trình làm hàng, liên lạc với khách hàng đ ể thông báo thông tin cần thiết cho lô hàng, liên hệ hãng tàu đ ể cập nhật tình hình lơ hàng - - Trình Manifest tàu cập cảng để hải quan ki ểm tra hàng hóa Gán quyền, phân quyền cho khách hàng để họ có th ể thực up Manifest Phịng kế tốn: - Quản lí tài cơng ty, tính tốn số tiền thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước Phụ trách công việc thu khoản thu, chi khoản chi cơng ty, hoạch tốn đầy đủ nghiệp vụ kế toán phát sinh Giao dịch với ngân hàng - Có trách nhiệm nghiên cứu tượng kinh tế phát sinh trình kinh doanh nhằm phản ánh tồn diện hoạt động kinh doanh giúp lãnh đạo nắm cụ thể tình hình thực hiện, điểm mạnh ểm yếu tồn hoạt động cơng ty nhằm đưa phương án khắc phục hiệu Quản lí cơng tác tiền lương, tính lương cho nhân viên Lập báo cáo tài theo tháng, quý, năm, lập báo cáo th ống kê định kì phải báo cho giám đốc vấn đề phát sinh tài chính, nguồn vốn cơng ty Phịng chăm sóc khách hàng: - Tiếp nhận phản ánh, khiếu nại khách hàng đưa hướng giải phù hợp, bàn bạc với người phụ trách lô hàng để giúp khách hàng hài lịng dịch vụ - Thơng báo với Giám đốc có vấn đề lớn để tìm phương pháp xử lý tối ưu - Bộ phận có chức liên lạc với hãng tàu để thuê tàu, book container Thường xuyên liên lạc với hãng tàu qua hệ thống email điện thoại để nắm rõ lộ trìnhvà tình hình vận chuyển thơng báo kịp thời cho khách hàng - Chủ động lên kế hoạch hỏi thăm, tặng quà khách hàng cũ lâu năm vào dịp, lễ lớn năm Tết Nguyên Đán, Tết Trung Thu, - Nhận xét: Qua sơ đồ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ ta có th ể thấy cơng ty có phịng ban cần thiết tổ chức cách khoa học, có phân định rõ ràng nhiệm vụ cho phịng ban, hỗ trợ cơng việc thể đem lại hiệu cao giám sát chặt chẽ Giám đốc Nhìn chung, phịng ban cơng ty có mối quan hệ khăng khít, hỗ tr ợ l ẫn nhau, hoạt động thông suốt nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh diễn liên tục hi ệu Với phương châm lấy người làm trọng tâm cho hoạt động, Giám đốc công ty hiểu nhân viên nguồn lực quan trọng làm gia tăng giá trị Cơng ty Do vậy, cơng ty ln khuyến khích tạo hội cho nhân viên tham gia khóa kỹ nghề nghiệp để tạo sản phẩm dịch vụ cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt ngày tốt Hàng tháng có họp để hỗ trợ nhân viên giải vấn đề tồn động tháng đưa nhiều giải pháp phát tri ển, phương hướng cho phòng ban để làm việc tốt hơn, đem lại hiệu tốt nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công ty 1.3.3 Cơ cấu tổ chức nhân lao động Tổng số nhân viên công ty: 20 người (2019) Bảng 1.1: Cơ cấu nhân JK-BRIAN (Nguồn: Phòng kế toán) Số lượng Cao đẳng Đại học 16 20 – 25 tuổi 26 – 35 tuổi 36 – 40 tuổi Nữ 11 Nam – năm – năm – 10 năm 10 năm trở lên Trình độ nhân viên Tuổi tác Giới tính Kinh nghiệm Nhận xét chung: Cơng ty JK-BRIAN có đội ngũ nhân chất lượng với trình độ Đại học – Cao đằng đào tạo chuyên ngành từ trường có liên quan đến nghiệp vụ như: XNK, Ngoại thương, Kinh tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics… Bên cạnh đó, độ tuổi nhân viên dao động từ 20 – 40, độ tuổi nhiệt huyết trẻ trung, ưu điểm không nhỏ cho công tác thực hi ện v ới đội ngũ nhân viên trang bị cho thân kiến thức nghiệp vụ để có th ể hồn CHƯƠNG : THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH JK-BRIAN VIỆT NAM 1.1 Sơ đồ tổng quát quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN Việt Nam 2.1.1 Đàm phán kí kết hợp đồng 2.1.2 Nhận hàng, đóng gói dán nhãn 2.1.3 Cân đo hàng 2.1.4 Ký tiếp nhận hàng 2.2.5 Nộp phụ phí lao vụ kho 2.1.6 Thanh lý 2.1.7 Soi an ninh Hình 2.3: Sơ đồ tổng quát quy trình giao nhận xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN 12 (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) 13 Giải thích sơ đồ: - - - - - - Bộ phận Sales làm nghiệp vụ 2.1.1 Ở bước này, nhân viên Sales thỏa thuận giá dịch vụ, mặt hàng xuất thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng Sauk hi thỏa thuận xong ký kết hợp đồng dịch vụ hàng hóa Bên cạnh Sales tham vấn cho khách hàng cách thức đóng gói phù hợp với việc cân đo, chất xếp theo quy định đặc thù chuyên chở đường hàng không Bộ phận giao nhận làm nhiệm vụ 2.1.2 Nhân viên chứng từ liên hệ với chủ hàng để biết thời gian hình thức khai báo hàng Sauk hi nhận chứng từ phận chứng từ giao (Booking Note phiếu cân), nhân viên trường kho xuất hàng TCS để nhận hàng Bộ phận trường làm nghiệp vụ 2.2.3 để biết trọng lượng tính cước vận chuyển hàng dán talon để đánh dấu lô hàng tránh trường hợp hàng bị thất lạc Bộ phận trường làm nghiệp vụ 2.1.4 Sau nhân viên hãng hàng không ký xác nhận, nhân viên giao nhận mang hướng dẫn gửi hàng gặp đội trưởng đội tiếp nhận hàng hóa hãng hàng không chuyên chở để ký tiếp nhận lô hàng nhân viên ký tiếp nhận hướng dẫn gửi hàng Bộ phận trường làm nghiệp vụ 2.1.5 Nhân viên chứng từ chuẩn bị BCT cho nhân viên giao nhận nộp vào phịng lao vụ để đóng phụ phí lao vụ tiền lưu kho, sau đóng phụ phí tiền lưu kho, nhân viên lao vụ cập nhật tên công ty, số kiện hàng khoản phí đóng lên hệ thống kho TCS Bộ phận trường làm nghiệp vụ 2.1.6 Nộp hồ sơ lý vào phòng hải quan giám sát, để hải quan nhập giữ liệu sau kiểm tra tờ khai phận hải quan phía trước kiểm tra đóng dấu chưa, để nhập vào hệ thống Bộ phận trƣờng làm nghiệp vụ 2.1.7 Sau kiểm hóa xong (hàng hóa xác nhận đạt để xuất khẩu) kiểm hóa viên cho phép đóng gói lại lơ hàng cho lô hàng chạy qua máy soi sân bay 14 Minh họa quy trinh xuất san phẩm Phụ tùng san xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) Seller: SVEAM CO., LTD (0) Việt Nam (4) (1) Buyer: ENNIS PRODUCT, INC USA (5) Forwarder (Shipper): JK-BRIAN Việt Nam (3) (3) Forwarder (Consignee): ENNIS PRODUCT, INC USA (6) (2) Carrier GOLDEN GATE TRANSPORT AND TRADING J.S.C (8) (7) Việt Nam Carrier GOLDEN GATE TRANSPORT AND TRADING J.S.C USA Hình 2.4: Sơ đồ mối quan hệ bên quy trình xuất mặt hàng Vành model T100 (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) Tóm tắt sơ đồ: Seller SVEAM Co., LTD (Việt Nam) Buyer ENNIS PRODUCT, INC (USA) đàm phán ký hợp đồng với Seller SVEAM Co., LTD hỏi cước FWD JK-BRIAN Việt Nam FWD JK-BRIAN liên hệ Carrier GOLDEN GATE TRANSPORT AND TRADIND J.S.C để xem lịch Buyer ENNIS PRODUCT, INC (USA) liên hệ với FWD JK-BRIAN xem lịch bay đặt booking Seller SVEAM Co., LTD gửi booking request cho FWD JK-BRIAN gồm thông tin số lượng hàng, tổng trọng lượng,… 15 FWD JK-BRIAN sau nhận booking request gửi lại cho Seller SVEAM Co., LTD FWD JK-BRIAN gửi S/I cho Carrier GOLDEN GATE TRANSPORT AND TRADING J.S.C để lấy AWB Carrier GOLDEN GATE TRANSPORT AND TRADING J.S.C (Việt Nam) báo cáo lô hàng cho Carrier GOLDEN GATE TRANSPORT AND TRADING J.S.C (USA) Carrier GOLDEN GATE TRANSPORT AND TRADING J.S.C (USA) gửi giấy thông báo hàng đến D/O cho ENNIS PRODUCT, INC Quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN Việt Nam 1.1.1 Đàm phán ký kết hợp đồng dịch vụ Việc thực nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng minh họa sơ đồ tổng quát sau: Bộ phận Sales JKBRIAN Việt Nam Công ty xuất SVEAM JK-BRIAN Việt Nam Hình 2.5: Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng dịch vụ JK-BRIAN (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) Ở phòng nghiệp vụ, bên cạnh phận chuyên tổ chức giao nhận vận tải ln có phận bán hàng chun tìm kiếm, liên lạc, đàm phán với khách hàng Từ đó, ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ giao nhận với khách hàng Đối tượng doanh nghiệp có nhu cầu xuất chưa đủ lực thực quy trình xuất cách chuyên nghiệp, tiết kiệm họ muốn đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh Nhân viên kinh doanh JK-BRIAN Việt Nam tìm kiếm khách hàng cách: - Gọi điện chào giá cước cho công ty kinh doanh xuất mà khơng có phịng xuất nhập - Ngược lại, công ty kinh doanh sản xuất, xuất khơng có phịng xuất nhập trực tiếp gọi điện liên hệ với JK-BRIAN Việt Nam để chào giá cước với mức chào cạnh tranh để giữ chân khách hàng - Giữ liên lạc chăm sóc, quan tâm khách hàng cũ cơng ty Minh họa cụ thể cho lô hàng xuất san phẩm Phụ tùng san xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) 16 - Nhân viên Sales dựa database có sẵn để gọi chào giá dịch vụ v ới công ty SVEAM Co, LTD Sau nhận đồng ý từ công ty SVEAM Co, LTD, công ty JK-BRIAN Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ với công ty SVEAM Co, LTD để thay mặt công ty xuất mặt hàng Phụ tùng sản xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) sang Mỹ Công ty JK-BRIAN Việt Nam chịu trách nhiệm thay mặt công ty SVEAM để làm thủ tục hải quan xuất hàng Đánh giá nghiệp vụ: Thời gian để nhân viên Sales chốt đơn tùy vào trường hợp Đối với khách hàng cũ thân thiết chốt đơn nhanh ngược lại, khách hàng khó nhân viên Sales JK-BRIAN Việt Nam cịn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm Và tùy thuộc vào mặt hàng, số lượng hàng xuất mà chi phí giá khác Kết luận nghiệp vụ: Nhìn chung nhân viên cơng ty JKBRIAN Việt Nam cịn trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm thụ động việc tìm kiếm nguồn khách hàng Ngồi việc trì mối quan hệ với khách hàng cũ hạn chế, chưa thật tốt 1.1.2 Nhận hàng, đóng gói dán nhãn Việc thực nghiệp vụ nhận hàng, đóng gói dán nhãn minh họa sơ đồ tổng quát sau: Công ty xuất SVEAM Mặt hàng xuất Nhân viên giao nhận JK-BRIAN Việt Nam Hình 2.6: Quy trình nhận hàng, đóng gói dán nhãn JK-BRIAN (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) Đây xem bước trao đổi rủi ro trách nhiệm lô hàng công ty xuất công ty giao nhận Người gửi hàng có trách nhiệm đảm bảo hàng hố đóng gói phù hợp cho việc chuyên chở Đồng thời phải đảm bảo: hàng hố vận chuyển an tồn điều kiện phục vụ bình thường Hàng hố chịu đựng điều kiện thời tiết thơng thường như: mưa, gió, nóng lạnh Việc đóng gói phải đảm bảo hàng hố khơng làm tổn hại cho người, động vật, hàng hoá tài sản.Mỗi kiện hàng phải đánh dấu xác định người gửi hàng, người nhận hàng đảm bảo dễ nhìn khơng bị mờ Mỗi kiện hàng phải dán nhãn nhận dạng hàng hoá nhãn hàng hoá đặc biệt (khi gửi hàng đặc biệt) theo yêu cầu người vận chuyển tuỳ loại hàng 17 Minh họa cụ thể cho lô hàng xuất san phẩm Phụ tùng san xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) Căn vào bước tổng quát mục đề cập bước nhận hàng, đóng gói dán nhãn Đầu tiên xe công ty xuất SVEAM giao hàng tới kho TCS Nhân viên giao nhận cơng ty JK-BRIAN chờ sẵn để ký xác nhận nhận hàng Đồng thời nhân viên đối chiếu số lượng hàng hóa giao đến với số lượng chứng từ có sai sót hay khơng Nếu khơng có cần điều chỉnh dán Shipping Mark talon hãng hàng khơng lên hàng hóa Đánh giá nghiệp vụ: Chất lượng dịch vụ cơng ty tốt, nói đến độ xác thời gian giao hàng, đáp ứng hài lòng khách hàng Trang thiết bị đại nên khách hàng biết tình trạng hàng trình vận chuyển thêm vào cơng ty đưa nhiều gói cước hay hấp dẫn như: Door to door, Door to Airpot nhờ lượng khách hàng tăng lên đáng kể Kết luận nghiệp vụ: Khâu vận chuyển khâu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá Chỉ cần chằng buộc hàng hoá sai quy cách gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hố.Chính địi hỏi nhân viên làm hàng nhân viên lái xe phải am hiểu hàng hố đảm bảo chất lượng hàng hố Đơi làm hàng vội khơng kiểm tra kỹ hàng hoá việc chằng buộc hàng hoá xe để chuyên chở, nhân viên giao nhận xếp hàng sai quy cách gây ảnh hưởng đến bao bì cấu kiện hàng hố làm ảnh hưởng phần đến chất lượng hàng hoá 1.1.3 Cân đo hàng Việc thực nghiệp vụ cân đo hàng minh họa sơ đồ tổng quát sau: Đưahànngglênn SoSo sánnh,tínnhh Tínnhh GWGW Tínnhh VW VW bànncânn cưước Ghivàoohướng hướng dẫnngửihànngg Hình 2.7: Quy trình cân đo hàng JK-BRIAN (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt thị trường giao nhận chun mơn hố ngày cao cơng ty giao nhận giá dịch vụ giao nhận yếu tố quan trọng để công ty giao nhận cạnh tranh với là sở để khách hàng lựa chọn công ty mà khơng chọn cơng ty Hàng hóa chun chở phải chịu cước theo trọng lượng nhỏ nặng, theo thể tích hay dung tích chiếm chỗ máy bay hàng hóa nhẹ cồng 18 kềnh, theo trị giá loại hàng hóa có giá trị cao đơn vị thể tích hay trọng lượng Tuy nhiên cước hàng hóa khơng nhỏ cước tối thiểu Minh họa cụ thể cho lô hàng xuất san phẩm Phụ tùng san xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) Nhân viên trường thực theo bước sau đây: - Bước 1: Nhân viên giao nhận tiến hành đưa hàng hoá lên bàn cân để cân hàng - Bước 2: Sau đ a hàng lên bàn cân, nhân viên giao nhận tiến hành đọc số không vận đơn Master Bill cho nhân viên cân hàng, sau nhân viên cân nhập số Master Bill vào hệ thống để phát hành phiếu cân (Gross Weight) - B c 3: Sau có Gross Weight nhân viên giao nhận tính Volum Weight cách đo kých thước chiều dài *chiều rộng* chiều cao / 6000 nhân số kiện hàng - Bước 4: So sánh số Volum Weight Gross Weight để chọn số Charge Weight - B c 5: Sau có số Volum Weight, Gross Weight, Charge Weight nhân viên giao nhận ghi vào ô 7a, 7b,7c hướng dẫn gửi hàng Các thông tin lại hướng dẫn gửi hàng, nhân viên chứng từ chuẩn bị cho nhân viên giao nhận trước nhân viên giao nhận sân bay làm hàng Đánh giá nghiệp vụ: Bộ phận chứng từ Công ty JK-BRIAN làm tốt bước này, tính tốn giá cước cách nhanh chóng xác để báo cước cho khách hàng Đồng thời nhân viên kiểm tra cách kỹ lưỡng số lượng, thông tin lô hàng chứng từ khớp với thực tế để tránh tình trạng sai sót ảnh hưởng đến trình làm hàng Kết luận nghiệp vụ: Cân đo hàng bước dễ xảy sai sót q trình xuất hàng hóa Nó địi hỏi nhân viên chứng từ phải tính tốn GW VW theo cơng thức cách thật xác tỉ mỉ dựa theo tính cước vận chuyển hàng khơng Nhân viên phải tránh tình trạng sai sót làm ảnh hưởng đến uy tín cơng ty Đồng thời cơng ty phải kiểm tra hàng hố cách kỹ lưỡng, hàng hố có sai sót phẩm chất, chất lượng số lượng cơng ty phải thơng báo với khách hàng để khách hàng có thơng tin tình trạng hàng hố trước cơng ty tiến hành bước quy trình 1.1.4 Ký tiếp nhận hàng Việc thực nghiệp vụ ký tiếp nhận hàng minh họa sơ đồ tổng quát sau: Nhân viên giao nhận JK-BRIAN Nhân viên kho TCS 19 Hình 2.8: Quy trình ký tiếp nhận hàng JK-BRIAN (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) Ký tiếp nhận hàng giai đoạn nhân viên kho TCS tiếp nhận lô hàng từ nhân viên giao nhận công ty xuất xác nhận lô hàng vào kho an tồn hình thức ký xác nhận hướng dẫn gửi hàng Minh họa cụ thể cho lô hàng xuất san phẩm Phụ tùng san xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) Nhân viên trường gặp nhân viên hãng hàng khơng, sau nhân viên hãng hàng khơng ký xác nhận lô hàng, nhân viên giao nhận ch ỉ cần mang hướng dẫn gửi hàng tới gặp đội trưởng đội tiếp nhận hàng hóa hãng hàng khơng chun chở để ký tiếp nhận lô hàng nhân viên giao nhận ký tiếp nhận hướng dẫn gửi hàng (liên xanh) Kết luận nghiệp vụ: Để giai đoạn thực cách nhanh chóng địi hỏi nhân viên trường phải lấy thông tin nhân viên TCS để liên lạc cần để quy trình diễn cách nhanh 1.1.5 Nộp phụ phí lao vụ Việc thực nghiệp vụ nộp phụ phí lao vụ minh họa sơ đồ tổng quát sau: Bộ phận chứng từ Nhân viên giao nhận Bộ phận dịch thu phí dịch vụ TCS Hình 2.9: Quy trình nộp phí lao vụ JK-BRIAN (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) Minh họa cụ thể cho lô hàng xuất san phẩm Phụ tùng san xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) Nhân viên giao nhận nộp chứng từ phịng lao vụ để đóng khoản phụ phí lao vụ lưu kho, sau nhân viên lao vụ cập nhật tên cơng ty, s ố kiện hàng khoản phí đóng lên hệ thống kho TCS Cần nộp chứng từ sau - Booking confirmation - Hướng dẫn gửi hàng (liên vàng) - Mẫu hướng dẫn gửi hàng liên hồng - Phiếu tiếp nhận hàng hóa TCS - Phiếu cân Gross Weight 20 Đánh giá nghiệp vụ: Do thành lập hoạt động chưa lâu nên nguồn lực kinh tế cồn ty JK-BRIAN Việt Nam nhiều hạn chế Thêm vào cơng ty có nhiều hợp đồng lúc dẫn đến nhiều chi phí phát sinh đồng thời Vì nhân viên nộp phí có tình trạng thiếu hụt, làm chậm trễ tiến độ giao hàng Kết luận nghiệp vụ: Ở giai đoạn đòi hỏi nhân viên phải tập trung kiểm tra chứng từ cách cẩn thận tỉ mỉ để quy trình diễn cách trơn tru nhanh chóng 1.1.6 Thanh lý Việc thực nghiệp vụ lý minh họa sơ đồ tổng quát sau: Nhân viên giao nhận tổng hợp chứng từ Phòng hải quan Hình 2.10: Quy trình lý JK-BRIAN (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) Đây giai đoạn hải quan xác nhận lô hàng vào hệ thống hải quan thông quan, phép xếp lên máy bay để vận chuyển Minh họa cụ thể cho lô hàng xuất san phẩm Phụ tùng san xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) Nhân viên giao nhận nộp chứng từ lên phòng hải quan giám sát, để hải quan nhập liệu sau kiểm tra tờ khai đóng dấu chưa, sau đóng tiền hải quan trả lại hồ sơ gồm: tờ khai hải quan, danh sách hàng hóa đủ điểu kiện qua khu vực giám sát hải quan hướng dẫn gửi hàng liên xanh) Bộ chứng từ lý gồm: - Tờ khai hải quan gốc Danh sách hàng hóa đủ điểu kiện qua khu vực giám sát hải quan Hướng dẫn gửi hàng (liên xanh) Kết luận nghiệp vụ: Tùy trường hợp phần bên chủ hàng lý công ty giao nhận đảm nhận khách hàng nhờ giá có phần lý hải quan 1.1.7 Soi an ninh Việc thực nghiệp vụ soi an ninh minh họa sơ đồ tổng quát sau: Nhân viên tiếp Nhân viên giao 21 nhận hàng hóa nhận kho TCS Hình 2.11: Quy trình soi an nình JK-BRIAN (Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu) Soi an ninh bước hàng hóa xuất đưa vào máy soi an ninh, máy soi soi qt tình trạng lơ hàng nhân viên an ninh ki ểm tra, hàng không vi phạm điều kiện cấm bay lên máy bay Minh họa cụ thể cho lô hàng xuất san phẩm Phụ tùng san xuất máy nông nghiệp: Vành model T100 (T-100 Series ring gear) Sau lí hải quan giám sát, nhân viên giao nhận ti ến hành vào khu vực hàng hóa qua kiểm hóa lấy liên xanh hướng dẫn gửi hàng giao cho nhân viên tiếp nhận hàng hóa kho TCS, để nhân viên đưa hàng máy soi để lên máy bay Kết luận nghiệp vụ: Đây khâu cuối định để hàng hóa có đủ điều kiện lên máy bay hay không Nhân viên kiểm tra hàng hóa kỹ qua máy soi Nếu đạt tiêu chí an tồn hãng hàng khơng hàng xuất nước 1.2 Các nhân tố ảnh hưởng - Nhân tố pháp luật ảnh hưởng đến trình ký kết hợp đồng dịch vụ Mỗi quốc gia khác có quy định pháp luật riêng Vì hợp đồng xuất sang thị trường Mỹ nên cơng ty cần nghiên cứu, tìm hiểu rõ sách pháp luật nước Mỹ để bi ết danh mục hàng hóa cấm nhập Úc để từ đáp ứng đủ tiêu chí để xuất sang Mỹ - Nhân tố nguồn vốn ảnh hưởng đến bước nộp phụ phí lao vụ Vì nguồn vốn cơng ty cịn hạn chế nên nhân viên nộp phí lao vụ có phát sinh làm chậm trễ gián đoạn quy trình giao nhận - Nhân tố sở vật chất ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng: Hàng cơng ty chủ yếu hàng máy móc, thiết bị nên thường cồng kềnh kích cỡ, vận chuyển gặp số trở ngại định - Nhân tố trình độ đội ngũ nhân viên ảnh hưởng đến tồn quy trình giao nhận: Nhân viên giao nhận người đứng giải tồn bước để xuất lơ hàng nên trình độ đội ngũ nhân viên quan trọng Vì nhân viên cơng ty đa số nhân viên trẻ vào nghề nên nhiều sai sót bước xử lý chứng từ, làm việc với nhân viên sân bay cán hải quan cịn thiếu tính chun nghiệp - Nhân tố giá ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ: Giá dịch vụ giao nhận thường bao gồm nhiều yếu tố: chi phí làm hàng, chi phí vận chuyển, chi phí cước,….khi chào giá với khách hàng nhân viên cần thơng báo rõ với khách hàng mức giá bao gồm khoản mục chi phí với mức giá khách hàng hưởng dịch vụ 22 để thuận lợi cho khách hàng việc đánh giá lựa chọn 23 CHƯƠNG : KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP VỀ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CỬA KHẨU SÂN BAY TÂN SƠN NHẤT 1.1 Kiến nghị 1.1.1 Kiến nghị giao thông vận tai - Nâng cấp sở hạ tầng phục vụ công tác giao nhận đường hàng không - Mở rộng hệ thống kho TCS để cá nhân doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận - Hiện đại hóa thiết bị xếp dở, vận chuyển hàng hóa 1.1.2 Kiến nghị quan hai quan Cải thiện quy trình thủ tục liên quan đến thuế - Nâng cao hiệu phương thức, phương tiện quản lí hải quan trình độ, thái độ cơng chức hải quan Đảm bảo cán hải quan có đầy đủ phẩm chất lực làm việc chuyên nghiệp, công tâm công việc phục vụ tốt cho cộng đồng xuất nhập - Các cán công chức hải quan đặc biệt sân bay, cảng bi ển, cửa khẩu, khu công nghiệp lớn phải nhận thức việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng phương pháp quản lí hải quan đại, đơn giản hóa thủ tục, nghiên cứu áp dụng chuẩn mực hải quan quốc tế… 1.2 Giải pháp Biện pháp khâu đàm phán ký kết hợp đồng dịch vụ Với cạnh tranh ngày gay gắt lĩnh vực giao nhận nay, công ty thụ động chờ khách hàng tìm đến Để tìm đến với khách hàng công ty c ần: - Mở rộng hoạt động tiếp thị giới thiệu cơng ty với khách hàng qua phương tiện thông tin đại chúng báo chí, internet - Cơng ty cần trì mối quan hệ mật thiết thường xuyên với bạn hàng quen thuộc Đưa khuyến khích khách hàng làm ăn với giảm giá cước cung cấp thêm số dịch vụ khác mà khơng tính tiền cươc phí dịch vụ phí dịch vụ tư vấn, phí nâng hạ container Biện pháp khâu vận chuyển đóng gói hàng hóa - Nhân viên giao nhận cơng ty phải đến tận kho nơi kiểm hàng để kiểm tra sát hàng hóa từ khâu xếp dở, chằng buộc hàng hóa - Cần hướng dẫn cho nhân viên lái xe làm hàng đặc điểm riêng loại hàng cách xếp dỡ phù hợp với đặc tính loại hàng 24 - Cần khảo sát thị trường kỹ chi tiết, tính đến phương án dự phòng thay gặp trở ngại Đồng thời đưa phương án thích hợp khác tuyến đường chuyên chở phương thức chuyên chở - Giữ liên lạc với thường xuyên với nhân viên lái xe để giám sát việc vận chuyển hàng hóa khắc phục kịp thời vấn đề phát sinh Biện pháp nhằm giảm giá dịch vụ Công ty nên xem xét giảm giá cước dựa yếu tố cấu thành giá cước để có mức giá cạnh tranh đảm bảo kết kinh doanh cho cơng ty Cơng ty giảm giá chi phí làm hàng vận chuyển cấu mức giá Giá yếu tố cạnh tranh hiệu nhiên cần phù hợp Giảm giá giữ chất lượng tốt Biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ Như nói bên giá yếu tố cạnh tranh quan trọng chất lượng dịch vụ lại quan trọng Để khách hàng định lại hay rời nằm chất lượng dịch vụ công ty cung cấp - Chất lượng dịch vụ hoạt động giao nhận hiểu theo hai tiêu chí đảm bảo chất lượng hàng hóa suốt thời gian giao nhận thời gian làm hàng nhanh Cịn chất lượng hàng hóa nhiều khâu định, từ kiểm tra hàng, làm hàng, vận chuyển hàng đến khâu giao nhận hàng hóa - Để đảm bảo chất lượng hàng hóa cơng ty cần đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, chuyên nghiệp am hiểu loại hàng hóa Cơng ty cần đảm bảo có đầy đủ phương tiện, cơng cụ để phục vụ tốt trình làm hàng - Để giám sát có hiệu quả, phận cơng ty cần kết nối với phận máy tính có liên quan để lấy thơng tin nhanh chóng chứng từ hàng hóa - Cơng ty cần giảm thời gian chết, thời gian dư thừa bước quy trình để giảm thiểu thời gian làm thủ tục xuống mức thấp Phải tìm hướng làm việc, phân công công việc cách cụ thể tuần tự, ăn khớp Ngoài để giảm thời gian làm thủ tục hải quan cơng ty cần trọng giữ mối liên lạc tốt với quan Hải quan Công tác đào tạo nguồn nhân lực - Tổ chức buổi workshop chuyên nghiệp nghiệp vụ giao nhận, đồng thời nên tổ chức buổi kiểm tra tay nghề cán bộ, công nhân viên 25 - Tham khảo, học hỏi ứng dụng kinh nghiệm cơng ty uy tín vào khâu nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa XNK - Mở lớp học theo chương trình đào tạo quốc tế - Cho nhân viên tu học, bổ trợ công việc 26 ... Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN Việt Nam - Chương 3: Kiến nghị giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty JK-BRIAN... thời gian giao nhận thời gian làm hàng nhanh Cịn chất lượng hàng hóa nhiều khâu định, từ kiểm tra hàng, làm hàng, vận chuyển hàng đến khâu giao nhận hàng hóa - Để đảm bảo chất lượng hàng hóa cơng... nghiệp vụ 2.1.4 Sau nhân viên hãng hàng không ký xác nhận, nhân viên giao nhận mang hướng dẫn gửi hàng gặp đội trưởng đội tiếp nhận hàng hóa hãng hàng khơng chun chở để ký tiếp nhận lô hàng nhân