Văn phòng điện tử (VNPT - iOffice 4.0) - Giải pháp quản lý hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Trường THPT Nguyễn Hữu Thận

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ST T Từ viết tắt Diễn giải CNTT Công nghệ thông tin NĐ Nghị định CP Chính phủ QLVB&HSCV Quản lý văn Hồ sơ công việc GD&ĐT Giáo dục Đào tạo Ghi MỞ ĐẦU Cơng tác quản lý văn hành chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước quan Có thể hiểu, cơng tác văn thư cơng tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ cách khoa học loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Công tác quản lý văn hành góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; Cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội; Cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan; Giúp cho cán bộ, viên chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân; Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân; Phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát, bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia,… Trong năm qua công tác văn thư lưu trữ nhà trường tiến hành theo phương pháp truyền thống văn thư nhận văn bản, trình ký lãnh đạo phê duyệt photo, phát hành, qua nhiều khâu, nhiều thời gian tốn nhiều giấy mực lẫn yêu cầu thiết bị photo, máy in,… Lưu trữ thủ cơng thời gian, khơng có khoa học cần thiết, q trình sử dụng khơng có kết cao Song với phần mềm chất lượng phù hợp ứng dụng có khả đảm bảo giúp việc tìm kiếm, tra cứu, sử dụng, chép, hay thống kê số liệu,… cần thiết diễn thuận lợi yêu cầu Khi lượng văn bản, hồ sơ cần lưu trữ ngày lớn có phương pháp xử lý thích hợp, ứng dụng cơng nghệ giải pháp hồn hảo, từ giúp cơng việc có độ ch̉n xác cao, cũng đảm bảo không thời gian, nhân lực giảm thiểu sai sót xảy Chính thế, qua trình sử dụng tìm hiểu thực tế phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc, nhằm tổ chức quản lý giải loại văn phương pháp khoa học sở quy định chung nhà nước nên tơi định chọn đề tài “Văn phịng điện tử (VNPT - iOffice 4.0) - Giải pháp quản lý hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Nguyễn Hữu Thận” làm sáng kiến nhằm giúp nhà trường quản lý văn giải công việc tốt NỘI DUNG Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường THPT Nguyễn Hữu Thận Cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng tổ chức quan từ thành lập Tuy nhiên quan, lĩnh vực hoạt động khác nên có cấu chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung q trình hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu Các loại văn có nhu cầu lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết cho cơng việc sau Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ vấn đề quan trọng tất yếu, tài nguyên quan trọng quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin… ln địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ ln phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài cũng gặp khơng áp lực công việc Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ trường THPT Nguyễn Hữu Thận thân gặp thuận lợi khó khăn sau: * Thuận lợi: Được Sở Giáo dục Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ Nội vụ việc Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức; Công văn số 132/KH-SGDĐT ngày 20/01/2021 Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Giáo dục Đào tạo tỉnh Quảng Trị năm 2021; Tham gia lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cấp tổ chức Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác * Khó khăn: Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý việc sử dụng dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi hồ sơ kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; Việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như nhận thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Hơn nữa, nhiều người công việc xử lý văn giao giải xong thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành cũng khơng nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu Cho nên, cơng tác lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng vấn đề bất cập nhiều quan, đơn vị Không gian lưu trữ ln ln q tải hàng năm phát sinh nhiều văn tài liệu Nhiều đơn vị, hồ sơ tài liệu chí chất đống, lưu trữ bao tải, thùng cát tông… Do việc tìm kiếm lại hồ sơ tài liệu gốc vấn đề vất vả, gian nan nhiều thời gian Trước đây, chưa sử dụng phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc (VNPT iOffice), cán văn thư thực photocopy chuyển văn cho cá nhân, tổ chức đồn thể sau có ý kiến phê duyệt lãnh đạo, làm tải cho cán phụ trách văn thư tốn kém nhiều chi phí cho giấy photocopy, mực in, cũng bảo trì cho máy photocopy nhiều thời gian Có lúc tính chất cơng việc Ban giám hiệu tổ trưởng chuyên môn, giáo viên quan đề xuất nhân tìm kiếm lại văn xử lý, lúc cán văn thư phải tìm kiếm cơng văn lưu trữ, tiếp nhân công văn nhiều thời gian không đáp ứng yêu cầu lãnh đạo Nhiều lúc theo tính chất yêu cầu, lãnh đạo phải theo dõi, giám sát cơng việc, lãnh đạo phải biết quan có văn đi, văn đến ý kiến đạo cấp cá nhân phụ trách thực hiện, tiến độ công việc nào, có văn liên quan, văn xử lý hạn, hạn,.v.v khó để theo dõi khơng triển khai áp dụng CNTT Từ vấn đề khó khăn, bất cập làm cho tơi có thêm sở, động lực để khẳng định ý nghĩa cần thiết việc sử dụng phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc nhằm tổ chức quản lý giải loại văn bản, phân công công việc, lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập Một số giải pháp khai thác, sử dụng có hiệu phần mềm QLVB&HSCV Mặc dù gặp nhiều khó khăn dễ dàng khắc phục, dễ dàng vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện công tác văn thư nhà trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng nhu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, q trình làm việc thân tơi xin chia sẻ số giải pháp việc sử dụng phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc (QLVB&HSCV) công tác văn thư lưu trữ sau: 2.1 Nâng cao nhận thức công tác văn thư, lưu trữ Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ tăng cường trách nhiệm lãnh đạo, tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, cán phụ trách công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Từ lãnh đạo nhà trường đến tổ chức đồn thể, tổ chun mơn phải chấp hành quy định công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước, Ngành Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư, lưu trữ văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ đơn vị 2.2 Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Cán bộ, viên chức giao soạn thảo văn phải bảo đảm trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn theo quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung thể thức) văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo chỗ cho cán bộ, viên chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật thể thức trình bày văn Lãnh đạo cần nắm rõ lực từng viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng người Việc cử viên chức đào tạo, bồi dưỡng phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Ngoài trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, viên chức cần phải bổ túc thêm Tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ tiếp cận thực tế quan lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 2.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Hiện nay, ngồi nhiệm vụ bảo quản an tồn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tất yếu lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành theo xu phát triển xã hội hội nhập giới Tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử PDF Chúng ta nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu lúc mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; phục vụ tối đa cho hoạt động dạy học nhà trường; lưu trữ gọn gàng, lâu, tránh mối mọt phục vụ tốt cho công tác đạo điều hành… Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thu hẹp không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh 8 Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo nhà trường để mua sắm thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc in, nhân văn không bị gián đoạn 2.4 Hệ thống phần mềm, trang thiết bị phải đầy đủ, phù hợp, đại * Về sở vật chất, trang thiết bị: Ở nói đến hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ như: Máy tính, máy in, máy scan phải phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Máy tính, máy in cơng cụ người làm cơng tác văn thư, khơng thể thiếu… Đặc biệt, thời đại ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động sử dụng cách thường xuyên Nó giúp cho người làm công tác văn thư soạn thảo văn bản, thống kê, tính tốn, lưu trữ quản lý cách tiện dụng khoa học Ngồi ra, máy tính phương tiện hữu hiệu việc trao đổi, cập nhật tìm kiếm thơng tin cần thiết với tốc độ cao; Gửi nhận văn tài liệu vừa nhanh chóng, khơng bị thất lạc, lại vừa tốn kém thời gian Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tiếp nhận văn đến chuyển giao văn đi, tra cứu văn bản, phương tiện, thiết bị phải kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận * Về phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc (VNPT- iOffice 4.0) Trên sở, phần mềm QLVB&HSCV VNPT cung cấp, cán viên chức cần phải ứng dụng, khai thác có hiệu quả, phải gắn với việc xây dựng, thu thập trì sở liệu phục vụ cho hoạt động nhà trường phục vụ lợi ích cơng cộng 2.5 Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường nói chung cán làm cơng tác văn phịng nói riêng Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt, ln phải quản lý thống phận văn thư, lưu trữ Vì vậy, nhà trường cần triển khai hoạt động thông tin tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức đội ngũ CB, GV, NV nhà trường 2.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài liệu lưu trữ có quy định, quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ hay khơng, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận lưu trữ nói riêng văn thư nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa Thực sách khen thưởng cán bộ, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; Khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm cán bộ, viên chức vi phạm quy định văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo tài liệu mật ngành Giáo dục Mơ tả quy trình thực sử dụng phần mềm Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV Bộ Nội Vụ, quy trình quản lý văn điện tử phân chia thành mục văn đến văn Truy cập vào địa chỉ: https://vpdt.quangtri.gov.vn/; đăng nhập tài khoản mật khẩu cấp 3.1 Quản lý văn điện tử đến Các bước để quản lý văn điện tử đến sau: Bước 1: Tiếp nhận văn điện tử đến Khâu tiếp nhận văn điện tử đến cần phải: - Kiểm tra chữ ký số: Đáp ứng quy định sử dụng chữ ký số Thông tư 41/2017/TT-BTTTT Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông - Thông báo nhận văn Bước 2: Đăng ký, số hóa văn điện tử đến Đăng ký văn điện tử đến: - Nhận văn đến theo hình thức kết nối, liên thơng bên gửi bên nhận - Cấu trúc định dạng trường thông tin văn cần tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh văn liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống quản lý văn điều hành - Số văn thời gian đến cần lưu hệ thống Số hóa văn điện tử đến từ văn giấy: Tiêu chuẩn số hóa văn bản, tài liệu: - Định dạng Portable Document Format (.pdf), để phiên 1.4 trở lên; - Ảnh phải ảnh màu; - Độ phân giải tối thiểu phải đảm bảo 200 dpi; - Tỷ lệ số hóa: 100% 10 Bước 3: Trình chuyển giao văn điện tử đến hệ thống nội Sau xử lý khâu bước đầu, phận văn thư cần trình văn chuyển giao đến phận có trách nhiệm xử lý, giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị người có thẩm quyền cần xác định rõ đơn vị cá nhân phối hợp để xử lý văn Bước 4: Giải quyết, xử lý văn điện tử đến hệ thống Khi nhận văn điện tử đến, đơn vị cá nhân cần có trách nhiệm: - Tổ chức giải quyết, xử lý văn - Xác định số ký hiệu hồ sơ cho văn điện tử đến theo danh mục đơn vị để cập nhật thông tin vào hệ thống - Lưu trữ văn đến theo quy định (Văn điện tử đến vào sổ) 3.2 Quản lý văn điện tử Các bước để quản lý văn điện tử sau: Bước 1: Tạo lập, soạn thảo văn điện tử Cá nhân phụ trách soạn thảo văn cần phải: - Dự thảo văn đưa vào hệ thống, xác định mức độ khẩn văn bản, trình lãnh đạo đơn vị để duyệt xem xét - Cập nhật trường thông tin văn vào hệ thống Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn cần: 11 - Xem xét cho ý kiến, phê duyệt nội dung văn - Chuyển đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức, cách trình bày văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản: - Kiểm tra tất tiêu chí trình bày, thể thức văn cho ý kiến - Chịu trách nhiệm nội dung kiểm tra - Chuyển văn cho văn thư quan để trình người có thẩm quyền ký văn - Bộ phận văn thư tiếp nhận: - Kiểm tra lại lần kỹ thuật trình bày văn - Chuyển dự thảo văn định dạng pdf (phiên 1.4 trở lên) - Cập nhật số văn bản, thời gian, tên quan, tổ chức ban hành, số trang mã định danh đơn vị (Văn điện tử vào sổ) Bước 2: Ban hành phát hành văn Ban hành văn điện tử Để thực ban hành văn điện tử đi, người có thẩm quyền đơn vị cần ký duyệt ban hành để chuyển văn thư quan làm thủ tục Bộ phận văn thư thực tiếp sau: - Cấp số văn bản, thời gian vào dự thảo văn - In đóng dấu đơn vị/cơ quan - Tổ chức lưu trữ văn thư đơn vị 12 - Ký số quan, tổ chức để phát hành văn điện tử - Cập nhật thông tin văn vào hệ thống trường thông tin tổ chức Phát hành văn số hóa từ văn giấy Văn thư thực phát hành văn giấy cần số hóa văn giấy cần theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều Thông tư Tính mới, khác biệt giải pháp so với việc quản lý, ban hành văn trước Việc đưa phần mềm QLVB&HSCV vào sử dụng giúp cho đội ngũ cán bộ, viên chức làm việc chuyên nghiệp động hơn, thúc đẩy công tác cải cách hành chính; Hiện thực hóa mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử, tạo mơi trường làm việc tốc độ minh bạch thông tin, nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động nhà trường Việc sử dụng hệ thống phần mềm QLVB&HSCV nhằm góp phần phát huy tính ưu việt hệ thống xử lý văn điện tử, hạn chế việc gửi văn giấy, qua tiết kiệm thời gian, chi phí Từng bước đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quan nhà nước, nâng cao suất, hiệu cơng việc, hướng tới hành đại Thuận lợi, hiệu công tác điều phối công việc, giảm chi phí văn phịng phẩm cước phí phát hành văn bản, tiết kiệm thời gian nhân lực Đây kết sau nhiều tháng triển khai, áp dụng phần mềm quản lý văn Hồ sơ công việc nhà trường Đối với công tác quản lý, điều hành tác nghiệp quan Nhà nước Lãnh đạo, chuyên viên biết công việc cần xử lý, công việc theo dõi; thuận tiện tra cứu thơng tin, tài liệu; Kiểm sốt công việc cách chặt chẽ: Cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi đánh giá dễ dàng cơng việc, ch̉n hóa quy trình công việc; Nâng cao hiệu xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng suất lao động; Theo dõi, giải kịp thời bế tắc quy trình xử lý cơng việc, đảm bảo tính liên thơng liệu, giảm tối đa rủi ro; Điều hành tập trung giúp định nhanh; Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn chép, không gian lưu trữ; Hướng đến hệ thống thông tin đồng Từ thực điều hành, đạo công việc qua phần mềm, thao tác liên quan đến văn xử lý mạng, công tác quản lý thông tin nội hiệu quả, trao đổi liệu chia sẻ thông tin cách dễ dàng Thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo nắm rõ cơng việc giao cho xử lý, kết xử lý đến đâu, từ có đơn đốc, nhắc nhở kịp thời Còn nhân viên, phần mềm giúp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn liên quan đến công việc xử lý; Giúp phân phối văn nhanh đơn giản, photo, in ấn, lại nhiều lần; Tiện lợi việc quản lý, tìm kiếm gốc; 13 Truyền đạt thơng báo, đạo lãnh đạo tới phịng/ tổ chun mơn nhanh chóng, kịp thời Tính thực tiễn việc sử dụng phần mềm QLVB&HSCV công tác văn thư lưu trữ trường THPT Nguyễn Hữu Thận Phần mềm QLVB&HSCV có nhiệm vụ hỗ trợ tồn diện công tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, viên chức quan quan đơn vị cấp thông qua việc quản lý theo dõi văn đến; Xử lý văn bản, giải công việc thông qua HSCV, trao đổi thông tin quan, tổ chức, cá nhân quan Tham gia kết nối, trao đổi văn điện tử thông qua hệ thống quản lý văn đạo điều hành mơi trường mạng; Góp phần thực hồn thành kết nối, liên thơng văn đa chiều, đa cấp theo Nghị 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 Chính phủ số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025 Chỉ với vài thao tác đơn giản thiết bị điện tử thơng minh có kết nối Internet, dù đâu theo dõi, nắm bắt tiến độ điều hành thực cơng việc Hiệu sử dụng phần mềm QLVB&HSCV công tác văn thư lưu trữ trường THPT Nguyễn Hữu Thận Sau gần tháng vận hành cho thấy phần mềm QLVB&HSCV đáp ứng nhu cầu sử dụng đơn vị: Tỷ lệ cán viên chức sử dụng hệ thống phần mềm đạt 88%, có cá nhân tổ trưởng chun mơn có tỷ lệ sử dụng thường xuyên Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, Văn thư, tổ trưởng chuyên môn…Kết văn đến xử lý, chuyển 100 văn hệ thống ( có phụ lục báo cáo kèm theo) Để kịp thời tiếp nhận thông tin, cán bộ, viên chức phải chủ động truy cập ngày lần vào hệ thống để tiếp nhận xử lý văn đi, đến thay theo phương pháp truyền thống Hầu hết lãnh đạo, cán đơn vị sử dụng phần mềm thành thạo Việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành vào xử lý công việc tạo nên môi trường làm việc đại gắn với cải cách hành chính, góp phần nâng cao hiệu hoạt động đơn vị Việc ứng dụng phần mềm QLVB&HSCV công tác văn phịng đơn vị tơi cơng tác từng bước thay đổi thói quen lề lối làm việc cũ chuyển dần sang phong cách làm việc thơng qua sử dụng máy tính, mạng tin học, hình thành phương thức lãnh đạo, điều hành mềm dẻo linh hoạt Mặt khác, việc sử dụng phần mềm QLVB&HSCV cũng tạo lên liên kết quan tổ chức với thực hoạt động quản lý điều hành đơn vị hệ thống Và đặc biệt việc áp dụng phần mềm xử lý văn hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp tạo nên nhóm làm việc, nhóm cộng tác góp phần nâng cao chất lượng công tác tham mưu lãnh đạo, đạo cấp ủy mang lại tiện ích việc gửi, nhận văn qua mạng Internet Qua đó, giảm thiểu sử dụng văn giấy, thời gian xử lý cũng tiện ích lưu trữ 14 Kết rõ rệt hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối Đảng; Chính sách, pháp luật Nhà nước; Sự quản lý, điều hành, đạo cấp Công tác quản lý, đạo chuyên mơn, tài chính, sở vật chất hoạt động khác nhà trường có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ; Cơng tác đạo, phân công nhiệm vụ triển khai công việc, báo cáo, thống kê, tra cứu văn bản… nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp KẾT LUẬN Kết luận Việc ứng dụng phần mềm QLVB&HSCV vào công tác văn thư lưu trữ ban đầu tốn khó người làm cơng tác qua thời gian không dài, kết cho thấy hiệu tích cực phần mềm mang lại hiệu cao cơng việc hành văn phòng nhà trường, làm giàu thêm vốn kinh nghiệm hiểu biết Giúp cho cán bộ, viên chức nâng cao hiệu suất công việc; Giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát Để ứng dụng tốt phần mềm QLVB&HSCV vào công tác văn thư lưu trữ, thân, cũng người làm công tác phải có số vốn kỹ vi tính giúp cho việc soạn thảo, tìm kiếm, lưu trữ, lấy thông tin thiết kế dễ dàng Đề xuất kiến nghị Ngày nay, việc sử dụng CNTT quản lý hành hoạt động chuyên môn trường học ngành giáo dục xã hội quan tâm Với mục tiêu giảm thiểu cơng việc mang tính thủ cơng, mặt khác giúp nhà trường việc quản lý điều hành hoạt động dạy học hiệu Do đó, để khai thác hiệu việc sử dụng phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc (VNPT – iOffice), xin đưa số đề xuất kiến nghị sau: * Đối với Sở Giáo dục Đào tạo Quảng Trị: - Đánh giá, xây dựng nhân rộng mơ hình tốt, tổ chức diễn đàn, hội thảo để chia sẻ phổ biến kinh nghiệm ứng dụng phần mềm QLVB&HSCV việc quản lí nhà trường, hỗ trợ dạy học - Để nâng cao hiệu sử dụng Hệ thống phần mềm VNPT-iOffice phục vụ công tác chuyên môn quan đơn vị trường học toàn tỉnh, Sở Giáo dục Đào tạo Quảng Trị cần ban hành Quy chế sử dụng Hệ thống phần mềm VNPT-iOffice Việc tuân thủ thực nghiêm túc quy chế yêu cầu đặt cho quan, đơn vị địa bàn tỉnh nhằm góp phần phát huy tính ưu việt văn điện tử, hạn chế việc gửi văn 15 giấy, qua tiết kiệm thời gian, chi phí cơng sức quan, ban ngành - Cần cung cấp thêm tài khoản cho viên chức tồn ngành, sử dụng phần mềm tra cứu văn bản, giao trách nhiệm xử lý cơng việc đến tồn viên chức nhà trường nhằm tăng tính hiệu ứng dụng “Hệ thống phần mềm Quản lý Văn hồ sơ cơng việc” góp phần xây dựng “Văn phịng điện tử” mơi trường mạng - Chuyển văn đạo Sở đến trường học địa bàn, thông qua phần mềm để tạo tính liên thơng nhà trường dễ dàng quản lý, đạo, theo dõi, phân công công việc cho phận liên quan nhà trường xử lý, giải * Đối với lãnh đạo nhà trường: - Tiếp tục trao đổi thông tin, phân công xử lý công việc hệ thống phần mềm mơi trường mạng; Góp phần thực hồn thành kết nối, liên thông văn đa chiều, đa cấp theo Nghị 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 Chính phủ số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025 Trên số giải pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn, đạt kết tốt đẹp góp phần phát triển tồn diện nhà trường Rất mong đóng góp ý kiến chân thành Hội đồng khoa học ngành thông cảm, chia sẻ đồng nghiệp để đề tài hoàn thiện hơn./ XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG Quảng Trị, ngày 01 tháng năm 2021 ĐƠN VỊ Tôi xin cam đoan Sáng kiến viết, không chép nội dung người khác Người viết SK Trần Khương Năm 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tập đồn Bưu viễn thơng Việt Nam (2020) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý văn điều hành https://vpdt.quangtri.gov.vn/ PHỤ LỤC BÁO CÁO THỐNG KÊ SỐ LIỆU TRONG CƠ QUAN Từ ngày: 01/9/2020 Đến ngày: 01/3/2021 Văn đến Tên đơn vị Trường THPT Nguyễn Hữu Thận - huyện Triệu Phong Tổng số văn đến Hoà n toàn điện tử Son g song giấy điện tử 84 84 Văn đ VB Nội tỉnh - có ký số VB Nội tỉnh khôn g ký số Tổn g số văn Hoà n toàn điện tử Son g song giấy điện tử 38 46 23 23 t 17 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: Sở Giáo dục –Đào tạo Quảng Trị Tôi ghi tên đây: Số Họ Tên Ngày, T tháng, năm T sinh Trần Khương Năm 30/04/198 Nơi công tác Trường THPT Nguyễn Hữu Thận Chức danh Trình độ chun mơn Nhân viên Đại học Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo sáng kiến - Là tác giả (nhóm tác giả) đề nghị xét cơng nhận sáng kiến: “Văn phịng điện tử (VNPT - iOffice 4.0) - Giải pháp quản lý hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Nguyễn Hữu Thận” - Chủ đầu tư tạo sáng kiến: Trần Khương Năm - Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư lưu trữ - Ngày sáng kiến áp dụng lần đầu áp dụng thử: 25/10/2020 - Mô tả chất sáng kiến: Sáng kiến khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường THPT Nguyễn Hữu Thận - Những thơng tin cần bảo mật: Khơng có - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Kết nối mạng, máy tính, phần mềm VNPT cung cấp - Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tác giả: Hoạt động quản lý nhà trường thông suốt, làm việc hiệu quả, giảm bớt thời gian, chi phí, tạo nên mơi trường làm việc đại gắn với cải cách hành chính, góp phần nâng cao hiệu hoạt động đơn vị - Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tổ chức, cá nhân tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu, kể áp dụng thử (nếu có): - Danh sách người tham gia áp dụng thử áp dụng sáng kiến lần đầu: Khơng có Tơi xin cam đoan thơng tin nêu đơn trung thực, thật hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật 18 Triệu Phong, ngày 05 tháng năm 2021 Người đề nghị Trần Khương Năm ... hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Nguyễn Hữu Thận? ?? làm sáng kiến nhằm giúp nhà trường quản lý văn giải công việc tốt NỘI DUNG Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường THPT Nguyễn Hữu. .. iOffice 4.0) - Giải pháp quản lý hiệu công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Nguyễn Hữu Thận? ?? - Chủ đầu tư tạo sáng kiến: Trần Khương Năm - Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư lưu trữ - Ngày sáng... Quản lý văn Hồ sơ công việc, nhằm tổ chức quản lý giải loại văn phương pháp khoa học sở quy định chung nhà nước nên định chọn đề tài ? ?Văn phòng điện tử (VNPT - iOffice 4.0) - Giải pháp quản lý