Tài liệu Hệ thống phần mềm quản lý tổng thể siêu thị pdf

Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ SIÊU THỊ - T.T THƯƠNG MẠI VNES Smart-Mart A GIỚI THIỆU CHUNG Nhằm giúp doanh nghiệp công ty áp dụng công nghệ thông tin vào công việc kinh doanh cách hiệu quả, nâng cao lợi cạnh tranh thị trường, giảm tối đa chi phí sản xuất, đưa định lúc nắm bắt kịp thời hội kinh doanh, công ty VNES không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng giải pháp sản phẩm phần mềm theo sát với nhu cầu thực tiễn doanh nghiệp Chúng xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đối tác không ngừng tin tưởng đưa công nghệ thông tin vào sống Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin nhằm quản lý tổng thể siêu thị cần thiết nhằm đưa hoạt động siêu thị vào mô hình quản lý chất lượng, phục vụ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả, quản lý lưu lượng tiền mặt số lượng hàng hóa lưu chuyển liên tục với khối lượng lớn Đây hệ thống đòi hỏi đầu tư nghiêm túc giải pháp sản phẩm cung cấp, nhiên hiệu mà phần mềm quản lý đem lại lớn Theo nhận xét chúng tôi, yếu tố làm nên khác biệt cạnh tranh doanh nghiệp kinh doanh ngành siêu thị / bán lẻ tới chất lượng phục vụ khách hàng Hệ thồng phần mềm VNES Smart-Mart với tiêu chí hướng khách hàng công cụ hỗ trợ đắc lực cho đơn vị việc nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, vượt lên đối thủ khác Với việc sở hữu đội ngũ kỹ sư, lập trình viên, quản lý dự án … vững vàng, nhiều năm kinh nghiệm xây dựng giải pháp quản lý đặc thù cho nhà máy sản xuất, kho, siêu thị, quản lý nhân sự, kế toán , công ty VNES xin hân hạnh gửi đến quý khách hàng giải pháp phần mềm tổng thể quản lý siêu thị / trung tâm thương mại VNES Smart-Mart B CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM I PHẦN MỀM HỆ THỐNG - Hệ điều hành: Windows 2000 Advanced Server, Windows 2003 Server - Hệ quản trị sở liệu: MS SQL Server 2000 - Ngôn ngữ lập trình: MS Visual Basic, Windows API, COM (VC++, Delphi) - Baùo caùo: VNES Smart-Report, MS Office (Word, Excel) - Ngôn ngữ: theo chuẩn Unicode - Giao diện: Việt / Anh II MÔ TẢ PHẦN MỀM ỨNG DỤNG Phân hệ quản lý bán hàng – Giao nhận – Phục vụ khách hàng: 1.a Quản lý bán hàng - Mỗi nhân viên bán hàng đăng nhập vào hệ thống 01 vị trí hệ thời điểm Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com - Phân chia theo ca bán hàng Khóa tất phím không cần thiết chạy chương trình bán hàng Chỉ có chương trình bán hàng hoạt động khởi động chương trình bán hàng tự động tắt máy thoát khỏi chương trình bán hàng - Có chế độ khóa hình có mật thâu ngân viên tạm thời rời khỏi quầy - Cho phép chiết khấu mặt hàng, hóa đơn, theo số lượng, theo thẻ hội viên, theo quyền cho phép thâu ngân viên - Thao tác gõ thâu ngân viên bảo đảm tính xác thao tác bán hàng - Cho phép quét mã vạch gõ trực tiếp từ bàn phím - Cho phép hóa đơn ghi rõ loại thuế suất VAT 0%, 5%, 10% … - Cho phép xử lý mặt hàng bán theo trọng lượng rau cải, trái không gộp theo mã hàng - Xử lý trường hợp khách trả hàng, đổi hàng - Cho phép toán tiền mặt, thẻ tín dụng, thẻ hội viên trung tâm phát hành - Hỗ trợ chức thối tiền trước in hóa đơn sau in hóa đơn - Đảm bảo tốc độ truy xuất, tránh trường hợp để khách chờ - In hóa đơn bao gồm đủ thông tin mặt hàng, số lượng, trị giá, chiết khấu, VAT … gộp theo thuế VAT đơn giá bán để thuận tiện cho việc ghi hóa đơn tài cho khách hàng quầy thu ngân - Hỗ trợ hình hiển thị giá - Ghi nhận hóa đơn mà thâu ngân viên chưa in máy in để phát trường hợp gian lận thâu ngân viên - Cho phép xử lý hiệu chỉnh hóa đơn bán tùy thuộc vào phân quyền hệ thống - Cho phép khách hàng toán linh hoạt: toán lần, đặt cọc + toán sau nhận hàng toán làm nhiều lần - Cho phép xuất kho quầy bán (khách nhận hàng liền) hay phận quản lý kho xuất hàng sau (giao hàng sau) - Cho phép khuyến khoảng thời gian định trước - Cho phép ghi nhận thời hạn khuyến - Cho phép ghi nhận nhiều hình thức khuyến a Giảm giá hóa đơn theo trị giá b Giảm giá hàng hóa theo loại hàng, nhà cung cấp c Giảm giá hàng hóa theo thẻ hội viên, thẻ giảm giá d Bốc thăm trúng thưởng, phiếu quà tặng - Cho phép tích lũy tiền mua hàng khách hàng để phục vụ cho sách khuyến 1.b Quản lý giao nhận - Lập lịch bố trí nhân viên giao nhận giao hàng Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com - Ghi nhận kết giao / nhận hàng nhân viên khách hàng, ý kiến phản hồi khách - Theo dõi toán khách mà nhân viên giao nhận mang - Lập báo cáo thống kê, tổng hợp chi tiết giao nhận 1.c Quản lý phục vụ khách hàng - Theo dõi phát quà tặng cho khách - Ghi nhận ý kiến đóng góp, than phiền khách - Quản lý thông tin hồi đáp đơn vị khách hàng - Lập báo cáo thống kê phục vụ khách hàng Phân hệ quản lý Mua hàng - Kho - Hàng hóa: 2.1 Bộ danh mục 2.1.1 Danh mục hàng hóa - Hỗ trợ việc sinh mã hàng hóa tự động có phát sinh mặt hàng - Hỗ trợ việc tìm kiếm danh mục theo điều kiện lọc khác - Cho phép tổ chức loại hàng theo cấu trúc cây, số cấp không hạn chế - Cho phép phân loại mức độ chủ yếu mặt hàng (theo thứ tự ABC) - Cho phép ghi nhận trình chuyển đổi nhà cung cấp, phương thức nhập, chuyển đổi giá mua, giá bán … mặt hàng - Cho phép ghi nhận thông tin người tạo người sử dụng trình cập nhật - Cho phép nhân viên tạo mặt hàng có quyền xóa mặt hàng đó, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên quản lý số mặt hàng tránh xóa nhầm mặt hàng khác Nhân viên có quyền cao xóa mặt hàng danh mục nhân viên khác tạo mặt hàng - Cho phép ghi nhận thông tin nhân viên thu mua cho mặt hàng - Cho phép tính phần trăm lãi lỗ có giá vốn giá bán mặt hàng - Cho phép tính giá bán thông qua giá vốn phần trăm lãi mặt hàng - Cho phép mặt hàng có nhiều mức giá bán khác để áp dụng cho loại khách hàng khác - Ghi nhận xuất xứ hàng hóa: hàng nội, hàng ngoại, USA, Trung Quốc… - Cho phép định vị hàng hóa theo quầy kệ Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com Cho phép mặt hàng có đơn vị tính chuẩn nhiều đơn vị tính khác (ví dụ hộp / block / thùng …), giúp doanh nghiệp dễ dàng giao dịch hàng hoá (mua / bán / nhập / xuất), báo cáo tồn kho tự động qui đổi đơn vị tính chuẩn - Cho phép ghi nhận lượng tồn kho tối thiểu tối đa mặt hàng kho hệ thống tự động gửi mail thông báo đến người quản trị lượng tồn kho thực tế thấp / vượt qua lượng tồn tối thiểu / tối đa Danh mục nhà cung cấp - Cho phép ghi nhận thông tin nhà cung cấp như: tên giao dịch, địa chỉ, người đại diện, mã số thuế, điện thoại, fax, e-mail, điều khoản chiết khấu … - Cho phép phân loại nhà cung cấp theo nhiều hình thức: a Sản xuất b Phân phối c Bán só d Bỏ hàng e Nguồn khác - Cho phép ghi nhận mặt hàng cung cấp chủ yếu Danh mục khách hàng - Cho phép ghi nhận thông tin khách hàng như: tên giao dịch, địa chỉ, người đại diện, mã số thuế, điện thoại, fax, e-mail, điều khoản chiết khấu, mức giá… - Cho phép phân loại khách hàng có hội viên - Cho phép phân loại khách hàng theo nhiều hình thức: a Mua sỉ b Vãng lai c Thân thiết d Nguồn khác - Cho phép loại khách hàng khác có mức giá khác - Cho phép ghi nhận mặt hàng mua chủ yếu Danh mục kho hàng - Cho phép ghi nhận thông tin kho hàng như: tên giao dịch, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, fax, e-mail, mặt hàng chủ yếu, thuộc cửa hàng - Cho phép tổ chức kho hàng theo cấu trúc (số cấp không hạn chế) để thuận tiện cho quản lý kho hàng lập báo cáo thống kê / tổng hợp cho toàn nhóm kho hàng Danh mục quầy hàng - Cho phép ghi nhận thông tin quầy hàng như: mặt hàng chủ yếu, thuộc cửa hàng nào, thuộc kho hàng nào, mô tả quầy hàng - 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com Cho phép ghi nhận loại quầy: quầy trong, quầy phục vụ cho quầy cho thuê - Cho phép ghi nhận trạng thái quầy: đóng mở 2.1.6 Danh mục loại hàng - Cho phép ghi nhận loại hàng, tổ chức theo cấu trúc với số cấp không hạn chế 2.2 Mua hàng - Nhập kho hàng hóa – Thanh toán cho nhà cung cấp - Cho phép tạo theo dõi bảng báo giá nhà cung cấp gửi đến cho đơn vị - Cho phép tạo theo dõi đơn đặt hàng đơn vị gửi đến nhà cung cấp, đơn đặt hàng tạo từ bảng báo giá có sẵn - Quản lý hoá đơn mua hàng, bao gồm mua hàng nội địa mua hàng nhập - Cho phép theo dõi xử lý hàng mua bị giảm giá trả lại hàng mua, theo dõi quản lý chi phí phát sinh mua hàng - Cho phép tạo (tự động tay) theo dõi phiếu chi trả tiền nhà cung cấp cho hoá đơn mua hàng Theo dõi số tiền trả cho nhà cung cấp, số tiền phải trả - Cho phép tự động tạo phiếu nhập kho lúc với hoá đơn mua hàng tạo phiếu nhập kho sau hoá đơn mua hàng - Cho phép ghi nhận phiếu nhập cho nhiều hóa đơn tài đính kèm - Cho phép ghi nhận hóa đơn tài bao gồm nhiều phiếu nhập - Cho phép khai báo nhiều phương thức nhập hàng - Cho phép in phiếu nhập giấy carbon để tự động hóa khâu viết phiếu nhập - Cho phép quản lý nhân viên thu mua - Cho phép xử lý phiếu nhập theo loại thuế suất VAT đầu vào đơn vị tự khai báo - Cho phép xử lý chiết khấu trước thuế VAT sau thuế VAT - Hiển thị đơn giá nhập kho lần gần để nhân viên nhập hàng dễ kiểm tra giá - Kiểm tra giá nhập kho giá bán lẻ, giá bán só trình nhập kho - Hỗ trợ việc tìm kiếm theo mã hàng hóa, theo nhiều điều kiện khác trình làm phiếu nhập - Cho phép hiển thị mã hàng tương ứng danh mục hàng hóa lúc nhập phiếu nhập, để giảm thời gian nhập liệu - Cho phép quản lý phiếu nhập toàn hệ thống - Cho phép cập nhật tồn kho tức thời (real-time) sau hoàn tất phiếu nhập 2.3 Bán hàng – Xuất kho hàng hóa – thu tiền khách hàng - Cho phép tạo theo dõi bảng báo giá đơn vị gửi đến cho khách hàng - Cho phép tạo theo dõi đơn đặt hàng khách hàng gửi đến đơn vị - Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com Quaûn lý hoá đơn bán hàng, bao gồm bán hàng nội địa bán hàng xuất - Cho phép theo dõi xử lý hàng bán bị giảm giá bị trả lại, theo dõi quản lý khoản chi phí bán hàng - Cho phép tạo (tự động tay) theo dõi phiếu thu tiền khách hàng trả cho hoá đơn bán hàng Theo dõi số tiền thu, số tiền phải thu - Cho phép tự động tạo phiếu xuất kho lúc với hoá đơn bán hàng tạo phiếu xuất kho sau - Cho phép khai báo nhiều loại nhập kho khác - Cho phép tính giá vốn xuất kho tức thời linh hoạt theo phương pháp: giá hoạch toán, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO) giá thực tế đích danh - Cho phép xử lý việc chuyển kho nội dễ dàng, nhanh chóng với việc phát sinh chứng từ chuyển kho nội - Cho phép lập hóa đơn bán só cho khách hàng, thực việc chiết khấu phương thức bán sỉ dễ dàng - Hỗ trợ việc kiểm tra lãi/lỗ tức thời hóa đơn bán sỉ - Cho phép thực việc khuyến cách gộp nhiều mặt hàng lại với thành 01 mặt hàng khuyến - Cho phép thực việc điều chỉnh số liệu tồn âm tất kho - Hỗ trợ việc tìm kiếm theo mã hàng hóa, theo nhiều điều kiện khác trình làm phiếu xuất - Cho phép quản lý phiếu xuất toàn hệ thống siêu thị - Cho phép cập nhật tồn kho tức thời (real-time) sau hoàn tất phiếu xuất 2.4 Tồn kho - Cho phép theo dõi đích danh mặt hàng giai đoạn nhờ công nghệ mã vạch: mua vào (khi nào, ai, giá mua), nhập kho (khi nào, đâu), lưu chuyển (đến đâu, nào, lý do), bán (khi nào, cho ai, giá bán), trả lại / bảo hành sửa chữa (khi nào, lý do) … - Cho phép tính giá vốn xuất kho tức thời giá vốn xuất kho cuối kỳ theo phương pháp giá bình quân gia quyền, giá hạch toán, giá FIFO, giá LIFO thực tế đích danh - Cho phép xem tồn kho thời điểm - Cho phép xử lý giá trị tồn âm - Hỗ trợ việc đặt hàng tự động theo lượng tồn kho tối thiểu - Hỗ trợ việc đặt hàng tự động theo số liệu thống kê doanh số bán 2.5 Kiểm kê kho - Cho phép kiểm kê kho thời điểm cần - Hỗ trợ việc sử dụng thiết bị kiểm kê kho cầm tay (hand-held device) để lập phiếu kiểm kê đưa liệu trung tâm - Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com - Cho phép thực việc kiểm kê kho mà không cần ngưng bán hàng 2.6 Quản trị hệ thống - Cho phép bảo mật hệ thống 02 cấp: bảo mật sở liệu bảo mật phần mềm ứng dụng - Cho phép lưu trữ thông tin người tạo lập liệu - Cho phép lưu trữ thông tin người sử dụng sau cập nhật số liệu hệ thống - Cho phép ghi nhận thông tin người sử dụng toàn trình cập nhật số liệu hệ thống - Cho phép phân quyền để người thực phần việc cho phép đến chức hệ thống - Cho phép kết chuyển số liệu dạng file văn bản, bảng tính, sở liệu khác txt, xls, dbf… - Cho phép giao tiếp với phần mềm kế toán khác - Cho phép thực việc lưu dự phòng định kỳ đột xuất 2.7 Hệ thống báo cáo 2.7.1 Báo cáo mua hàng – phải trả - Báo cáo đặt hàng, mua hàng - Phân tích mua hàng - Mua hàng toán với nhà cung cấp - Tuổi nợ phải trả - Công nợ nhà cung cấp 2.7.2 Báo cáo bán hàng – phải thu - Cho phép ghi hóa đơn tài cho khách hàng thời điểm khách mua hàng cho tất mặt hàng hóa đơn từ nhiều hóa đơn khác - Cho phép ghi hóa đơn tài theo loại thuế suất VAT khác nhau, theo phương thức nhập hàng - Cho phép ghi hóa đơn tài tự động: Ghi hóa đơn tài theo thuế suất tất mặt hàng bán trừ mặt hàng hóa đơn ghi phần “ghi hóa đơn cho khách” - Cho phép in trực tiếp lên mẫu hóa đơn tài hóa đơn tài đặc thù Trung tâm máy in kim / laser - Cho phép in mặt hàng hủy hóa đơn hủy khách trả lại - Cho phép in hóa đơn chưa in quầy bán, điều cho phép theo dõi doanh số bán cách chi tiết đầy đủ - Cho phép in báo cáo thống kê hóa đơn tài ghi theo phương thức tự động ghi riêng cho khách hàng có yêu cầu - Cho phép in báo cáo bán hàng theo: a Phương thức nhập b Nhà cung cấp Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com c Loại hàng d Mặt hàng e Kho hàng f Quầy hàng g Ngày bán (hóa đơn) h Thuế suất i Thâu ngân viên j Hóa đơn hủy k Hóa đơn chưa in l Hóa đơn khách trả m Điều kiện khác - Các báo cáo phân tích bán hàng - Báo cáo phân tích lợi nhuận - Báo cáo công nợ khách hàng, tính tuổi nợ phải thu … 2.7.3 Báo cáo danh mục hàng hóa - Cho phép in báo cáo danh mục hàng hóa theo: a Phương thức nhập b Nhà cung cấp c Loại hàng d Cửa hàng e Thuế suất f Nhân viên thu mua g Loại hàng h Ngày tháng nhập hàng i Ngày tháng cập nhật j Điều kiện khác 2.7.4 Báo cáo danh mục nhà cung cấp - Cho phép in báo cáo danh mục nhà cung cấp theo: a Mã số nhà cung cấp b Điều kiện khác 2.7.5 Báo cáo danh mục khách hàng - Cho phép in báo cáo danh mục khách hàng theo: a Mã số khách hàng b Điều kiện khác 2.7.6 Báo cáo danh mục cửa hàng - Cho phép in báo cáo danh mục cửa hàng theo: a Mã số cửa hàng b Điều kiện khác 2.7.7 Báo cáo danh mục kho hàng - Cho phép in báo cáo danh mục kho hàng theo: a Mã số kho hàng b Điều kiện khác Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com 2.7.8 Báo cáo danh mục quầy hàng - Cho phép in báo cáo danh mục quầy hàng theo: a Mã số kho hàng b Điều kiện khác 2.7.9 Báo cáo danh mục loại hàng - Cho phép in báo cáo danh loại loại hàng theo: a Mã số loại hàng b Điều kiện khác 2.7.10 Báo cáo danh mục loại hàng chủ yếu - Cho phép in báo cáo danh mục loại hàng chủ yếu theo: a Mã số loại hàng chủ yếu b Điều kiện khác 2.7.11 Báo cáo nhập kho - Cho phép in báo cáo nhập kho theo: a Phương thức nhập b Nhà cung cấp c Hóa đơn tài nhập d Loại hàng e Mặt hàng f Kho hàng g Quầy hàng h Ngày, tháng nhập i Nhập chuyển kho j Thuế suất k Khách trả hàng l Điều kiện khác 2.7.12 Báo cáo xuất kho - Cho phép in báo cáo xuất kho theo: a Phương thức xuất b Khách hàng c Hóa đơn xuất d Loại hàng e Mặt hàng f Kho hàng g Quầy hàng h Ngày, tháng xuất i Thuế suất j Điều kiện khác 2.7.13 Báo cáo tồn kho - Cho phép in báo cáo tồn kho theo: a Phương thức nhập b Nhà cung cấp Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com c Loại hàng d Mặt hàng e Kho hàng f Quầy hàng g Nhỏ lượng tồn kho tối thiểu h Lớn lượng tồn kho tối đa i Ngày hết hạn sử dụng hàng hóa j Điều kiện khác 2.7.14 Báo cáo kiểm kê - Cho phép in đối chiếu số liệu tồn kho sổ sách kiểm kê theo: a Phương thức nhập b Nhà cung cấp c Nhân viên thu mua d Loại hàng e Mặt hàng f Kho hàng g Quầy hàng h Điều kiện khác - Cho phép in báo cáo chênh lệch thừa / thiếu theo: a Phương thức nhập b Nhà cung cấp c Loại hàng d Mặt hàng e Kho hàng f Quầy hàng g Điều kiện khác 2.7.15 Báo cáo thống kê, phân tích kinh doanh - Cho phép thể dạng biểu đồ - Cho phép in báo cáo thống kê, phân tích kinh doanh theo: a Biến động mã hàng hóa b Biến động giá nhập c Biến động giá bán d Nhà cung cấp e Loại hàng f Loại hàng chủ yếu g Mặt hàng h Kho hàng i Quầy hàng j Lượt khách mua k Loại hàng hóa l Phương thức nhập Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart 10 Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com m Trị giá/số lượng nhập/ xuất/ bán/ tồn loại hàng, mặt hàng cao/ thấp n Điều kiện khác Phân hệ quản trị Tài - Kế toán: bao gồm phân hệ quản lý vốn tiền, phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ thiết kế báo cáo, phân hệ báo cáo phân hệ quản lý danh mục / thông số Kế toán Tích hợp với phân hệ quản lý nghiệp vụ siêu thị (đã giới thiệu mục 2), hệ thống quản lý tích hợp Siêu thị / Kế toán hệ thống quản lý hoàn chỉnh toàn diện cho đơn vị 3.1 Quản lý vốn tiền: quản lý hoạt động giao dịch tiền doanh nghiệp thông qua hai nghiệp vụ thu tiền chi tiền Các giao dịch chi tiền mua hàng thu tiền bán hàng theo dõi riêng chi tiết cho hoá đơn mua / bán hàng để vừa quản lý mặt tiền vừa theo dõi q trình tốn tình hình cơng nợ khách hàng / nhà cung cấp Các nội dung thu – chi khác phân loại tổ chức theo yêu cầu quản lý thực tế doanh nghiệp Các phần chức phân hệ quản lý vốn tiền bao gồm: 3.1.1 Danh mục loại thu – chi tiền: khai báo tổ chức loại thu – chi tiền theo yêu cầu quản lý thực tế doanh nghiệp (một chứng từ thu – chi thuộc loại thu – chi định) Nhờ tính chất không giới hạn số lượng cấu trúc phân cấp loại thu – chi, người quản lý dễ dàng nắm tình hình thu – chi đơn vị theo tiêu cấp độ từ tổng quát (toàn đơn vị) đến chi tiết (một cá nhân) 3.1.2 Thiết lập tài khoản tiền: khai báo thông số tài khoản liên quan đến tiền để sử dụng giao dịch tiền 3.1.3 Phương thức toán: danh mục phương thức toán sử dụng phiếu thu / phiếu chi tiền (tiền mặt, chuyển khoản, séc, thư tín dụng, credit card…) 3.1.4 Thu tiền bán hàng: quản lý phiếu thu tiền cho hóa đơn bán hàng VNES Smart-Mart cho phép phiếu thu tiền thu cho nhiều hóa đơn bán hàng Khi lập phiếu thu, hệ thống hỗ trợ lọc hoá đơn bán hàng chưa thu chưa thu hết (cùng với giá trị phải thu) đối tượng trả tiền để người dùng việc chọn từ danh sách hoá đơn này, điều giúp thao tác nhập liệu nhanh chóng xác 3.1.5 Thu tiền khác: dùng quản lý chứng từ thu khác doanh nghiệp (như thu tiền hoàn trả tạm ứng, thu tiền hoàn nhập dự phịng, thu bất thường…) Doanh nghiệp hồn tồn chủ động việc khai báo tổ chức loại thu khác cho phù hợp với yêu cầu quản lý, theo dõi đơn vị VNES Smart-Mart cung cấp phương tiện báo cáo để đơn vị dễ dàng tìm kiếm có số liệu thống kê / phân tích loại thu quãng thời gian 3.1.6 Chi trả tiền mua hàng: quản lý phiếu chi trả cho hóa đơn mua hàng VNES Smart-Mart cho phép phiếu chi tiền trả cho nhiều hóa đơn mua hàng Khi lập phiếu chi, hệ thống hỗ trợ lọc hoá đơn mua hàng chưa trả chưa trả hết (cùng với giá trị phải trả) đối tượng nhận tiền để người dùng việc chọn từ danh sách hoá đơn này, điều giúp thao tác nhập liệu nhanh chóng xác Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart 11 Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com 3.1.7 Chi tiền khác: dùng quản lý chứng từ chi khác doanh nghiệp (như chi tạm ứng, chi lương, loại chi phí tiền…) Doanh nghiệp hồn tồn chủ động việc khai báo tổ chức loại chi khác cho phù hợp với yêu cầu quản lý, theo dõi đơn vị VNES Smart-Mart cung cấp phương tiện báo cáo để đơn vị dễ dàng tìm kiếm có số liệu thống kê / phân tích loại chi quãng thời gian 3.1.8 Cập nhật sổ theo dõi tiền tệ: chức cập nhật sổ theo dõi chi tiết tiền, giúp trình lập báo cáo chi tiết quỹ nhanh chóng 3.1.9 Báo cáo tiền: nhiều loại báo cáo tiền khác nhau, phục vụ hữu hiệu cho phận nghiệp vụ kế toán nhằm nắm rõ tình hình tồn quỹ, doanh thu, toán, lưu chuyển tiền tệ… Phiếu thu Báo cáo tổng hợp thu tiền Sổ quỹ tiền mặt Sổ Nhật ký chi tiền Báo cáo tồn quỹ Theo dõi quỹ Sổ loại tài khoản tiền Phiếu chi Báo cáo tổng hợp chi tiền Sổ Nhật ký thu tiền Sổ quỹ Báo cáo tồn quỹ chi tiết Theo dõi quỹ chi tiết Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp, gián tiếp) 3.1.10 Đặc điểm phần quản lý vốn tiền: Số chứng từ thu – chi tự động tính (dựa qui tắc tạo số chứng từ thiết lập) nhập sẵn, người dùng sử dụng số chứng từ hệ thống cung cấp tự nhập vào số chứng từ khác Theo dõi phiếu thu – chi theo loại tiền tệ gốc (nguyên tệ) chứng từ VNĐ, trị giá qui VNĐ tự động tính tốn dựa bảng tỉ giá qui đổi nhập hệ thống Theo dõi chi tiết loại đối tượng, đối tượng trả/nhận tiền, phương thức toán… phục vụ cho mục đích báo cáo thống kê Hạch tốn kế toán: phiếu thu – chi lập nhập vào hệ thống phận nghiệp vụ nơi chứng từ gốc phát sinh phận bán hàng, toán Bộ phận kế toán tổng hợp tiến hành tạo bút toán định khoản (do chương trình tự động nhân viên kế tốn làm tay) cho chứng từ dựa số liệu nhập Số liệu kế toán phát sinh gắn chặt với số liệu phiếu thu – chi lại tách riêng bảo vệ khỏi truy cập (xem, cập nhật…) nhân viên phận nghiệp vụ họ không phép 3.2 Kế toán tổng hợp: hỗ trợ đắc lực cho phận kế toán qua chức khai báo quản lý hệ thống tài khoản, xác định năm tài kỳ hạch tốn, quản lý bút toán nhật ký chung, bút toán kết chuyển tự động kết SXKD, sổ cái, mã phân tích, báo cáo quản trị báo cáo tài chính… Cơng tác kế tốn doanh nghiệp trở nên dễ dàng, nhanh chóng xác hết với VNES Smart-Mart 3.2.1 Danh mục kỳ hạch toán mẫu năm tài chính: khai báo kỳ hạch tốn mẫu năm tài Các kỳ hạch toán tự động tạo sẵn đơn vị mở năm tài 3.2.2 Quản lý năm tài chính: khai báo quản lý năm tài suốt q trình hoạt động doanh nghiệp Các trạng thái hoạt động năm tài gồm có: trạng thái (active: báo cáo năm lấy năm tại, giao dịch phép thay đổi / cập nhật), trạng thái mở (opened: giao Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart 12 Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com dịch phép thay đổi / cập nhật) trạng thái đóng (closed: giao dịch khơng phép thay đổi / cập nhật) 3.3.3 Quản lý kỳ hạch toán năm tài chính: khai báo quản lý kỳ hạch tốn năm tài Các kỳ hạch toán tự động tạo dựa danh mục kỳ hạch toán mẫu doanh nghiệp mở thêm năm tài Các trạng thái hoạt động kỳ hạch toán bao gồm trạng thái giống năm tài 3.2.4 Danh mục loại tài khoản: khai báo danh mục loại tài khoản hệ thống 3.2.5 Danh mục nhóm tài khoản: khai báo danh mục nhóm tài khoản hệ thống Trong VNES Smart-Mart, tài khoản thuộc nhóm tài khoản định 3.2.6 Danh mục hệ thống tài khoản: khai báo danh mục hệ thống tài khoản sử dụng doanh nghiệp Trong VNES Smart-Mart, hệ thống tài khoản tổ chức theo cấu trúc phân cấp thực sự, thể chất phân cấp hệ thống tài khoản đáp ứng yêu cầu hệ quản lý Tài - Kế tốn chun nghiệp 3.2.7 Bút toán nhật ký chung: quản lý bút toán nhật ký chung Các bút toán nhật ký chung theo dõi theo số tiền nguyên tệ nội tệ (VNĐ) Các thuộc tính phân tích đối tượng người, đối tượng tính giá trị, đối tượng công việc… gắn kết với bút tốn phục vụ cho báo cáo phân tích sau 3.2.8 Danh mục bút toán kết chuyển kết SXKD: khai báo bút toán mẫu để kết chuyển kết SXKD doanh nghiệp Danh mục bút tốn sở để chương trình tự động tạo bút toán nhật ký chung dùng để kết chuyển số dư tài khoản doanh thu, chi phí… tài khoản xác định kết kinh doanh, kết chuyển tiếp kết kinh doanh lợi nhuận 3.2.9 Phát sinh bút toán kết chuyển: thao tác để phát sinh bút toán nhật ký chung thực từ danh mục bút toán kết chuyển Người dùng phép lựa chọn bút toán mẫu phát sinh có tự động ghi sổ hay khơng bút tốn sau chúng tạo 3.2.10 Ghi sổ cái: thao tác tập hợp số liệu kế toán chứng từ gốc thuộc sổ nhật ký chi tiết vào sổ để chuẩn bị cho báo cáo tài VNES Smart-Mart cho phép chọn thời gian phát sinh chứng từ, loại nghiệp vụ… để ghi sổ tùy chọn tự động tạo bút toán kết chuyển trình ghi sổ hay khơng 3.2.11 Thơng số nhóm tài khoản: khai báo nhóm tài khoản chủ yếu hệ thống: nhóm TK tiền, nhóm TK phải thu, phải trả, hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, chi phí 3.2.12 Báo cáo: Danh mục hệ thống TK Sổ Tài khoản Bảng cân đối số phát sinh TK Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp) Kết hoạt động SXKD Tờ khai thuế GTGT Báo cáo phân tích công nợ đối tượng Các báo cáo tự thiết kế phân tích cơng việc Nhật ký chung Số dư tài khoản Bảng cân đối kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp) Thuyết minh báo cáo tài Tình hình thực ký kết hợp đồng Các báo cáo tự thiết kế phân tích chi phí Các báo cáo tự thiết kế phân tích tài 3.3 Thiết kế báo cáo: cung cấp phương tiện để doanh nghiệp thay đổi tự thiết kế báo cáo tài báo cáo phân tích để phục vụ cho yêu cầu quan quản lý nhà nước yêu cầu quản lý riêng doanh nghiệp Chức Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart 13 Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thay đổi (nếu có) báo cáo tài qui định mà cịn cho phép có báo cáo đặc thù, phản ánh tiêu số liệu mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm, ví dụ chi phí, doanh thu, suất lao động… 3.3.1 Các báo cáo tùy biến (thay đổi tiêu, lập công thức): gồm báo cáo tài theo qui định hành quan quản lý nhà nước Bảng cân đối kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp) Kết hoạt động SXKD Thuyết minh báo cáo tài Bảng kê khai thuế GTGT 3.3.2 Các báo cáo tự thiết kế: bao gồm báo cáo phân tích phục vụ riêng cho yêu cầu quản lý đơn vị Doanh nghiệp tự tạo số lượng khơng hạn chế loại báo cáo để phục vụ cho mục đích quản lý Cơ sở số liệu để tính tốn lấy từ mã phân tích chi phí, mã phân tích cơng việc hệ thống tài khoản bút toán thuộc nghiệp vụ hệ thống VNES SmartMart cung cấp loại báo cáo phân tích: Các báo cáo phân tích chi phí (cơ sở số liệu từ mã phân tích chi phí) Các báo cáo phân tích cơng việc (cơ sở số liệu từ mã phân tích cơng việc) Các báo cáo phân tích tài (cơ sở số liệu từ bút toán kế toán) Các báo cáo phân tích cơng nợ cho đối tượng khác 3.4 Trung tâm báo cáo: nơi tập trung toàn báo cáo hệ thống VNES Smart-Mart Các báo cáo tổ chức xếp theo nhóm để người dùng dễ dàng tìm thấy truy cập thuận tiện, nhanh chóng Nhóm báo cáo tổng hợp Nhóm báo cáo quản lý tiền Nhóm báo cáo quản lý mua hàng, nợ phải trả công nợ nhà cung cấp Nhóm báo cáo quản lý bán hàng, nợ phải thu cơng nợ khách hàng Nhóm báo cáo quản lý Kho – hàng tồn kho Nhóm báo cáo phân tích 3.5 Danh mục tham khảo: khai báo quản lý danh mục / tham số sử dụng thường xuyên chương trình danh mục tiền tệ tỉ giá hối đoái, danh mục nhân viên / phân xưởng, danh mục mã phân tích, bảng thuế GTGT… 3.5.1 Bảng mã thuế GTGT: khai báo mã thuế GTGT sử dụng doanh nghiệp để thuận tiện q trình nhập liệu Thơng tin mã thuế GTGT bao gồm % thuế suất GTGT, bao gồm hóa đơn hay chưa?, có khấu trừ hay không?… 3.5.2 Danh mục tiền tệ: danh mục loại tiền tệ có sử dụng hệ thống 3.5.3 Tỉ giá hối đoái: cập nhật tỉ giá hối đoái loại tiền ngoại tệ loại tiền tệ sở (nội tệ) doanh nghiệp 3.5.4 Danh mục đối tượng khác: danh mục đối tượng khác (ngoài nhân viên / khách hàng / nhà cung cấp) có quan hệ giao dịch với doanh nghiệp 3.5.5 Danh mục đối tượng phân tích chi phí: khai báo danh sách đối tượng để gắn kết phân tích chi phí bút tốn 3.5.6 Danh mục đối tượng phân tích cơng việc: khai báo danh sách đối tượng để gắn kết phân tích cơng việc bút tốn 3.5.7 Danh mục đối tượng phân tích khác: khai báo danh sách đối tượng để gắn kết phân tích tiêu khác Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart 14 Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com ►► Mọi yêu cầu, xin vui lòng liên lạc với chúng tôi: Công ty TNHH Giải Pháp Điện Tử Việt Nam (Vietnam e-Solution Co., Ltd.) Nhà 8, Công viên Phần mềm Quang Trung, Q.12Tp.HCM ĐT.: (84-8) 715 5397 – 715 5398 Fax: (84-8) 437 0063 e-Mail: mail@vnes.com Web site: www.vnes.com - www.vnes.com.vn Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương mại VNES Smart-Mart 15 Vietnam e-Solution Co., Ltd Hall 8, Quang Trung Software City, Dist 12, HCM City Phone: (84-8) 715 5397 ~ 98 / Fax: (84-8) 437 0063 E-mail: mail@vnes.com / Website: www.vnes.com C TRIEÅN KHAI, CÀI ĐẶT, HUẤN LUYỆN VÀ BẢO HÀNH STT Hạng mục Thời gian Triển khai, cài đặt phần mềm lên hệ thống máy tính – ngày siêu thị Hướng dẫn người dùng / người quản trị hệ thống – ngày Hỗ trợ người dùng làm quen sử dụng phần mềm, chạy 30 – 45 ngày thử nghiệm hệ thống, Nghiệm thu ngày Bảo hành 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu phần mềm D TRỊ GIÁ VÀ THANH TOÁN Trị giá phần mềm (đvt: USD) STT Phân hệ ĐVT Phần mềm quản lý tổng thể Siêu thị VNES Smart-Mart - Option 1: phiên đầy đủ - Option 2: phiên chuẩn (không bao gồm module Hệ thống Kế toán tổng hợp & thiết kế báo cáo) Giá 3,990.00 2,990.00 (Một cài đặt hệ thống bao gồm 01 máy chủ cài đặt CSDL 10 máy trạm người dùng cài đặt chương trình phần mềm) Chi phí cài đặt cho 01 máy trạm cộâng thêm (ngoài 10 5% trị giá Máy máy mục 1) phần mềm Ghi chú: Phần mềm miễn thuế VAT Chi phí lưu trú lại (nếu có) nhân viên VNES thời gian triển khai phần mềm địa phương nằm TPHCM khách hàng toán Thanh toán: tiền mặt chuyển khoản, toán làm đợt sau: Đợt 1: 40% trị giá hợp đồng vòng 03 ngày sau ký hợp đồng Đợt 2: 60% trị giá hợp đồng vòng 03 ngày sau nghiệm thu phần mềm _ Hệ quản trị tổng thể Siêu thị - Trung tâm Thương mại VNES Smart-Mart xây dựng cơng cụ phân tích lập trình kỹ sư phần mềm giàu kinh nghiệm công ty VNES Chúng cam kết cung cấp triển khai phần mềm cho quý khách thời hạn, chất lượng, theo điều khoản mà nêu "Sự hài lịng q khách thành cơng chúng tơi!" Trân trọng kính chào Hệ Quản lý Tổng thể Siêu thị – T.T Thương maïi VNES Smart-Mart 16 ... với phân hệ quản lý nghiệp vụ siêu thị (đã giới thiệu mục 2), hệ thống quản lý tích hợp Siêu thị / Kế toán hệ thống quản lý hoàn chỉnh toàn diện cho đơn vị 3.1 Quản lý vốn tiền: quản lý hoạt động... thấp n Điều kiện khác Phân hệ quản trị Tài - Kế toán: bao gồm phân hệ quản lý vốn tiền, phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ thiết kế báo cáo, phân hệ báo cáo phân hệ quản lý danh mục / thông số Kế... cài đặt phần mềm lên hệ thống máy tính – ngày siêu thị Hướng dẫn người dùng / người quản trị hệ thống – ngày Hỗ trợ người dùng làm quen sử dụng phần mềm, chạy 30 – 45 ngày thử nghiệm hệ thống,