Tài liệu CHỨC VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN doc

1 5/6/2007 1 CHNG 2 T chc và qun lý d liu trong H thng thông tin k toán 5/6/2007 2 Mc tiêu  Hiu và phân tích đc các nh hng ca Công ngh thông tin đn H thng thông tin k toán trong doanh nghip  Nm bt cách thc t chc d liu, t chc thu thp d liu và x lý d liu trong h thng k toán máy.  ERP, TMT và h thng thông tin k toán trong doanh nghip 5/6/2007 3 Tng quan  S phát trin ca CNTT nh hng đn toàn b hot đng sn xut kinh doanh  Nhu cu v thông tin k toán  òi hi v tính kp thi, trung thc, đáng tin cy ca thông tin k toán  C hi và thách thc ca hot đng k toán 5/6/2007 4 Ni dung  c đim h thng k toán trên nn máy tính  nh hng ca công ngh thông tin đn h thng thông tin k toán  T chc d liu- thu thp và x lý d liu k toán  H thng qun lý các ngun lc doanh nghip ERP  Thng mi đin t 2 5/6/2007 5 c đim h thng k tốn trên nn máy tính  Hn ch c bn ca h thng k tốn th cơng  Các mc đ ng dng cơng ngh thơng tin vào cơng tác k tốn  c đim ghi nhn và hch tốn ban đu  c đim q trình x lý nghip v  c đim thơng tin đu ra và q trình cung cp thơng tin 5/6/2007 6 Hn ch c bn ca h thng k tốn th cơng  Trình t x lý d liu k tốn th cơng Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Tạo các DL và được ghi ban đầu Sổ nhật ký Phân loại xác đònh DL sẽ ảnh hưởng tới đối tượng nào (ĐK nợ/ có) Sổ tài khoản Báo cáo Tổng hợp tạo thông tin truyền đạt tới người sử dụng Chuyển DL vào TK nơi lưu trữ về đối tượng bò ảnh hưởng 5/6/2007 7 Hn ch c bn ca h thng k tốn th cơng  Hn ch trong ghi nhn hot đng ca doanh nghip  Hn ch trong cung cp thơng tin cho ngi s dng  D liu b trùng lp khi x lý và lu tr 5/6/2007 8 Các mc đ ng dng cơng ngh thơng tin vào cơng tác k tốn  Trình t x lý d liu trong h thng k tốn máy Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Tạo các DL và được ghi ban đầu trên chứng từ Cơ sở dữ liệu DL được lưu trữ trong các tập tin liên quan Báo cáo Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo về thông tin yêu cầu 3 5/6/2007 9 Các mc đ ng dng công ngh thông tin vào công tác k toán  Bán t đng  T đng hoá công tác k toán  T đng hoá công tác qun lý toàn doanh nghip 5/6/2007 10 c đim h thng k toán máy  c đim ghi nhn và hch toán ban đu  Chng t đc lp bng tay đn t bên ngoài h thng k toán  Chng t đc in t phn mm k toán  Các nghip v k toán đc x lý t đng  D liu đu vào đc chuyn t các h thng máy tính khác trong doanh nghip  Chng t đin t 5/6/2007 11 c đim h thng k toán máy  c đim quá trình x lý nghip v  Các du vt ca quá trình x lý nghip v không quan sát đc bng mt  Cp nht mt ln, nh hng ti nhiu d liu  Quá trình x lý bng máy đc thc hin t đng  Kh nng cài đt các tính nng kim soát trong phn mm k toán 5/6/2007 12 c đim h thng k toán máy  c đim thông tin đu ra và quá trình cung cp thông tin  D liu sn có trong máy tính.  Thông tin có hay không có ph thuc vào phn mm k toán và ngi s dng phn mm.   chính xác, trung thc và bo mt ca thông tin cn phi đc kim đnh k. 4 5/6/2007 13 nh hng ca công ngh thông tin đn h thng thông tin k toán  Tính trung thc và đáng tin cy ca thông tin k toán  Tính kp thi trong quá trình x lý s liu và cung cp thông tin  T chc d liu- thu thp- x lý và lu tr d liu k toán  Ni dung, hình thc và tính pháp lý ca thông tin k toán 5/6/2007 14 Tính trung thc và đáng tin cy ca thông tin k toán  Sai sót và gian ln trong môi trng k toán máy tính  Sai sót và gian ln v nhp liu  Sai sót và gian ln v x lý nghip v  Sai sót và gian ln v thông tin đu ra  Sai sót và gian ln v lu tr và bo mt thông tin 5/6/2007 15 Tính trung thc và đáng tin cy ca thông tin k toán  Ri ro đi vi thông tin k toán  Phn mm đc lp trình sai  Phn mm không phù hp vi ch đ k toán  Thông tin k toán b mt hay không đúng do li thit b, li ngi dùng  Thông tin k toán b đánh cp, b l bí mt  H thng b phá hu 5/6/2007 16 Tính trung thc và đáng tin cy ca thông tin k toán  Thông tin k toán trung thc hp lý và đáng tin cy ph thuc vào tính kim soát, đ n đnh ca h thng và nng lc ca ngi s dng h thng  ánh giá tính trung thc và đáng tin cy ca thông tin k toán trong môi trng máy tính thng gp nhiu khó khn  Nhn thc, k nng và các hiu bit v CNTT ca ngi s dng rt quan trng 5 5/6/2007 17 Tính kp thi trong quá trình x lý s liu và cung cp thông tin  Kh nng tính toán, tc đ x lý, kh nng truy cp, chia s, truyn ti d liu trên mng máy tính giúp cho vic x lý d liu và cung cp thông tin nhanh chóng, kp thi.  Các gii hn v khi lng nghip v, khon cách đa lý, … không còn quan trng khi t chc công tác k toán  Nu mt ngày không có máy tính và không có internet…? 5/6/2007 18 T chc d liu- thu thp- x lý và lu tr d liu k toán  S thay đi vai trò ca s k toán và hình thc k toán  S bin mt dn ca các tài liu k toán giy  S xut hin các khái nim, các phm trù mi: c s d liu, tp tin, bng d liu, …  D liu k toán đc thu thp và x lý không ch bng vic lp chng t và ghi s k toán  Công vic nhp liu có th không do nhân viên k toán thc hin 5/6/2007 19 T chc d liu- thu thp- x lý và lu tr d liu k toán  Mi quan h gia k toán tng hp, k toán chi tit, gia ghi Nht ký và ghi S Cái  Kim tra, đi chiu d liu, thông tin k toán có th không theo các phng pháp truyn thng.  Mt s các phng pháp, nguyên tc k toán có th b vi phm  D liu k toán ca c 1 niên đ có th đc to và x lý nhiu ln cho đn khi đáp ng yêu cu  Kim soát? 5/6/2007 20 Ni dung, hình thc và tính pháp lý ca thông tin k toán  Tính đa dng v ni dung và hình thc ca thông tin k toán  Tính pháp lý ca thông tin k toán vn da trên quan đim truyn thng: In trên giy, ký tên và đóng du  Thông tin k toán d dàng đáp ng các yêu cu ca ngi dùng, tuy nhiên thông tin k toán trên giy và d liu k toán trên máy có thng nht vi nhau? 6 5/6/2007 21 T chc d liu- thu thp và x lý d liu k tốn  T chc d liu  T chc thu thp d liu  Phng pháp t chc x lý d liu 5/6/2007 22 T chc d liu  D liu là các s vic, s kin ban đu, các nghip v đc ghi chép mt cách ri rc, cha đc x lý.  D liu đc th hin bng con s, ký t (Letters), ký hiu (Symbol), hình v  X lý d liu là vic chuyn d liu thành thơng tin  Tt c các d liu ca DN to thành c s d liu ca DN. 5/6/2007 23 T chc d liu  Tt c các d liu đc lu tr và đc s dng bi doanh nghip to thành c s d liu ca doanh nghip.  D liu đc t chc logic theo: vùng d liu, mu tin, tp tin, CSDL Ký tự Vùng DLï Mẩu tin Tập tin CSDL 5/6/2007 24 T chc d liu  T chc d liu theo h qun tr d liu Cơ sở dữ liệu (Data base) Hệ quản trò CSDL (DBMS) Chương trình ứng dụng 1 Chương trình ứng dụng 2 Chương trình ứng dụng 3 Người sử dụng 7 5/6/2007 25 T chc d liu C s d liu quan h  Có nhiu kiu cu trúc CSDL (mô hình d liu)  Cu trúc phân cp hình cây  Cu trúc mng  Cu trúc quan h  CSDL kiu quan h là mô hình d liu ( cp khái nim) đc lu tr di dng bng hay còn gi là các quan h (relation) 5/6/2007 26 430421210-001 115 Nguyn Hu KHTN-01 KPMG Vit Nam 430121280-001 29 Lê Dun, Q.01 KHNN-01Chase Mahattan Mã s thua ch Mã KHTên khách hàng 56725.000.0003PR-002KHNN-01154/047870 KHTN-01 KHTN-01 Mã KH 20.000.000 10.000.000 Giá 3452PC-00213/4/047869 3451PC-00113/4/047869 HSLMã hàngNgày hđnS hđn Khóa chính Khóa ngoi Thuctính T chc d liu 5/6/2007 27 T chc d liu Yêu cu mt quan h  Mt quan h ch có mt vùng khóa chính  Tt c các thuc tính mô t trong quan h phi ph thuc vào vùng khoá chính .  Tt c các thuc tính ngoài tên gi phi đc lp ch không ph thuc vào nhau.   có th liên kt các quan h vi nhau, cn có vùng khoá liên kt (thuc tính liên kt).  Th t các ct không quan trng 5/6/2007 28 T chc d liu Mi liên kt ca D Liu  Liên kt 1:1 Ví d: Nhân viên và Bng chm công  Liên kt 1:n Ví d: Khách hàng và Hoá đn  Liên kt n:m Ví d: Hàng hoá và hoá đn 8 5/6/2007 29 T chc d liu Mơ hình mi liên kt thc th Ví d HÀNG HÓA ĐẶT HÀNG CHI TIẾT ĐẶT HÀNG KHÁCH HÀNG 5/6/2007 30 T chc d liu  ng dng mơ hình quan h  Trong vic thit k c s d liu  Trong vic kim sốt d liu k tốn  Nhp liu  Cp nht d liu  Xố d liu  Bo trì d liu 5/6/2007 31 T chc d liu Ví d: Mt doanh nghip thng mi có các đc đim sau: - Khi khách hàng cn mua hàng s gi đn đt hàng cho doanh nghip. Cn c đn đt hàng doanh nghip s lp lnh bán hàng. Mi đn đt hàng s đc lp 1 lnh bán hàng và ngc li. Sau đó cn c vào lnh bán hàng đ lp phiu giao hàng, phiu xut kho và hố đn. Mi lnh bán hàng s có 1 phiu giao hàng, 1 phiu xut kho, 1 hố đn và ngc li. Trên mi chng t có nhiu mt hàng đc bán. Khách hàng có th đt mua hàng nhiu ln trên các đn đt hàng khác nhau. - Hàng hố có th đc xut t nhiu kho, nhng mi phiu xut kho ch dùng đ xut hàng ti 1 kho hàng nht đnh. - Khách hàng thanh tốn tin hàng bng séc. Mi ln có th thanh tốn cho nhiu hố đn, và 1 hố đn có th đc thanh tốn nhiu ln. Hãy xác đnh các mi liên kt d liu, v s đ quan h và nêu các d liu cn nhp khi nhp liu nghip v bán hàng cho doanh nghip trên 5/6/2007 32 T chc thu thp d liu  Phân tích các chu trình hot đng ca doanh nghip  Xác đnh các thơng tin đu ra cn cung cp, t đó xác đnh các d liu đu vào cn đc nhp liu.  Xác đnh các chng t cn thit cho vic nhp liu, chng t nào đc dùng làm c s nhp liu, chng t nào đc dùng đ đi chiu, kim tra; chng t nào cn đc in sau khi kt thúc nhp liu  Xác đnh các d liu cn đc nhp vào h thng trên các chng t liên quan. 9 5/6/2007 33 T chc thu thp d liu Ví d: Da vào ví d phn T chc d liu, hãy xác đnh các d liu cn thu thp trong 2 trng hp sau: - Phn mm nhp liu t đn đt hàng ca khách hàng, nhp liu và in Lnh bán hàng. Sau đó cn c vào d liu ca lnh bán hàng đ in các chng t khác và cp nht s k toán có liên quan - Phn mm nhp liu t hoá đn bán hàng, t đng cp nht nghip v xut kho, sau đócp nht s k toán có liên quan. 5/6/2007 34 Phng pháp t chc x lý d liu Có 2 phng pháp t chc x lý d liu  X lý theo lô  Nghip v cùng loi, cùng ni dung đc tp hp, sau đó đc nhp liu và lu tm thi, cha cp nht  nh k cp nht d liu  Sau khi cp nht d liu mi xem, in đc các báo cáo  u nhc đim? iu kin vn dng? 5/6/2007 35 Phng pháp t chc x lý d liu Có 2 phng pháp t chc x lý d liu  X lý trc tuyn theo thi gian thc  D liu riêng l đc nhp liu ngay khi nghip v phát sinh và đc cp nht ngay sau khi nhp liu  Báo cáo có th xem, in ngay sau khi nhp liu  u nhc đim? iu kin vn dng? 5/6/2007 36 H thng qun lý các ngun lc doanh nghip ERP  Gii thiu các h thng ERP VN và nc ngoài  Rinpoche (SSP), IRP (AZ Solution), …  SAP, Oracle, Solomon, …  Nhn đnh? 10 5/6/2007 37 H thng qun lý các ngun lc doanh nghip ERP  nh ngha ERP và các đc đim ERP  ERP- Enterprise Resource Planning System- H thng hoch đnh/ qun tr các ngun lc ca doanh nghip. H thng Hoch đnh/ qun tr các ngun lc doanh nghip là mt thut ng đc dùng đ mô t mt lot các hot đng do phn mm máy tính h tr. Các hot đng này s giúp mt doanh nghip qun lý các tác nghip chính bao gm k toán, phân tích tài chính, qun lý mua hàng, qun lý tn kho, hoch đ nh và qun lý sn xut 5/6/2007 38 H thng qun lý các ngun lc doanh nghip ERP  nh ngha ERP và các đc đim ERP  c đim ERP:  ERP là mt h thng tích hp qun tr sn xut kinh doanh. Tích hp có ngha là mi công đon, mi ngi, mi phòng ban chc nng đu đc liên kt, cng tác vi nhau trong mt quá trình hot đng sn xut kinh doanh thng nht.  ERP là mt h thng do con ngi làm ch vi s h tr ca máy tính. Nhng cán b chc nng, nghip v mi là chính, còn phn mm và máy tính ch là h tr.  ERP là mt h thng hot đng theo quy tc, có ngha là h thng phi hot đng theo các quy tc và các k hoch rõ ràng. K hoch sn xut phi đc lp theo ra theo nm, tháng, tun. H thng s không hot đng khi không có k hoch.  ERP là h thng vi các trách nhim đc xác đnh rõ. Ai làm vic gì, trách nhim ra sao phi đc xác đnh rõ trc.  ERP là h thng liên kt gia các phòng ban trong công ty. Các phòng ban làm vic, trao đi, cng tác vi nhau ch không phi mi phòng ban là mt cát c. 5/6/2007 39 H thng qun lý các ngun lc doanh nghip ERP  nh ngha ERP và các đc đim ERP  Tính phân h ca ERP: Phn mm có cu trúc phân h là mt tp hp gm nhiu phn mm riêng l, mi phn mm có mt chc nng riêng. Tng phân h có th hot đng đc lp nhng do bn cht ca h thng ERP, chúng kt ni vi nhau đ t đng chia s thông tin vi các phân h khác nhm to nên mt h thng mnh h n.  Các phân h c bn ca mt phn mm ERP đin hình có th nh sau:  K toán  Mua hàng  Hàng tn kho  Sn xut  Bán hàng  Qun lý nhân s và tính lng.  Qun lý quan h khách hàng  … 5/6/2007 40 H thng qun lý các ngun lc doanh nghip ERP  ERP và H thng thông tin k toán trong doanh nghip  Công vic k toán và t chc công tác k toán  Luân chuyn chng t  Nhp liu và x lý d liu k toán  Kim tra và soát xét d liu và thông tin k toán  Chia s d liu và lu tr d liu [...]... ch gi a khách hàng v i khách hàng, ví d www.1001shoppings.com it ng kinh doanh trong l nh v c TM T 41 5/6/2007 Th ng m i i n t 5/6/2007 42 ng m i i n t T ch c ghi nh n d li u k toán t các giao d ch TMDT Ch ng t i nt Th i i m ghi nh n nghi p v S thay i c a m t vài ph ng pháp k toán B o m t và tính pháp lý c a thông tin k toán 5/6/2007 43 11 ...Th ng m i i n t Khái ni m và các Th c i m TM T ng m i i n t Các giao d ch th TM T là gì? c i m TM T Các lo i hình giao d ch TM T Ho t ng qu ng cáo, khuy n mãi Ho t ng bán hàng Ho t ng thanh toán T ch c sàn giao d ch B2B: giao d ch gi a doanh nghi p v i doanh nghi p, ví d www.ecvn.gov.vn B2C: giao d ch gi a doanh . thc và đáng tin cy ca thông tin k toán  Thông tin k toán trung thc hp lý và đáng tin cy ph thuc vào tính kim soát, đ n đnh ca h thng và. liu k toán  Ni dung, hình thc và tính pháp lý ca thông tin k toán 5/6/2007 14 Tính trung thc và đáng tin cy ca thông tin k toán  Sai sót và gian