Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức Vietranstimex

CÔNG TY CP VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC VIETRANSTIMEX Số: 068/VTX/CV-HĐQT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -Tp Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 06 năm 2021 CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHỐN NHÀ NƯỚC VÀ SGDCK HÀ NỘI (có thể sử dụng để công bố thông tin đồng thời đến UBCKNN SGDCK) Kính gửi: - Ủy ban Chứng khốn Nhà nước - Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội Công ty: Công ty Cổ Phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex Mã chứng khoán: VTX Điạ trụ sở chính: 1B Hồng Diệu, phường 13, Quận 4, TP.HCM Điện thoại: (028) 3826 3621 Fax: (028) 3826 3622 Người thực cơng bố thơng tin: Ơng Bùi Quang Liên - Tổng giám đốc, Người đại diện theo pháp luật Địa chỉ: 1B Hoàng Diệu, phường 13, Quận 4, TP.HCM Điện thoại (di động, quan, nhà riêng): (028) 3826 3621 Fax: (028) 3826 3622 Loại công bố thông tin  24 72  bất thường  theo yêu cầu  định kỳ Nội dung công bố thông tin: Công ty cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex công bố thông tin việc bổ sung/cập nhật tài liệu họp ĐHĐCĐ 2021 gồm: Báo cáo danh sách ứng cử viên Hội đồng quản trị; Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử Công ty; Thể lệ biểu thông qua nội dung bầu nhân họp ĐHĐCĐ thường niên 2021 Thông tin công bố trang thông tin điện tử công ty đường dẫn http://www.vietranstimex.com.vn/ Chúng xin cam kết thông tin công bố thật hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung thông tin công bố Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VT CÔNG TY CP VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC VIETRANSTIMEX Số: 067/VTX/BC-HĐQT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc *** Tp.HCM, ngày 06 tháng 06 năm 2021 BÁO CÁO Danh sách ứng cử viên để bầu bổ sung vào Hội đồng quản trị Công ty Kính trình: - Đại hội đồng cổ đơng thường niên năm 2021 Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức Vietranstimex Căn Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần Vận tải đa phương thức Vietranstimex; Theo Thông báo số 036/VTX/TB-HĐQT ngày 18/05/2021 việc bầu cử thành viên Hội đồng quản trị có nhiệm kỳ 2021-2026 gửi đến Quý cổ đông đăng website Công ty, Hội đồng quản trị đề nghị Quý cổ đông tự ứng cử đề cử ứng cử viên tham gia bầu vào vị trí thành viên Hội đồng quản trị Kể từ ngày Công ty gửi thông báo đến thời hạn cuối 17h30 ngày 04/06/2021, Công ty nhận hồ sơ đề cử ứng viên tham gia để bầu bổ sung vào Hội đồng quản trị kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 gồm: * Hồ sơ đề cử ứng cử viên thành viên Hội đồng quản trị: Ơng: Đặng Dỗn Kiên Ngày tháng năm sinh: 06/04/1971 Trình độ chun mơn: Thạc sỹ tài Chức vụ nay:  Chủ tịch HĐQT Tổng Công ty CP Đường Sông Miền Nam;  Thành viên HĐQT Cơng ty CP Kho Vận Miền Nam;  Phó Chủ tịch (phụ trách đầu tư) Công ty CP Giao Nhận Vận Chuyển Indo Trần;  Thành viên HĐQT Công ty CP Vận tải Đa Phương Thức Vietranstimex;  Thành viên HĐQT Tập đồn xây dựng Hịa Bình;  Thành viên HĐQT Công ty CP Cảng Đồng Nai;  Chủ tịch HĐTV Công ty TNHH North Star Logistics Ông: Bùi Quang Liên Ngày tháng năm sinh: 31/10/1975 Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ quản trị kinh doanh Chức vụ nay: Tổng giám đốc Công ty CP Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex Được cổ đông lớn Công ty CP Kho Vận Miền Nam nắm giữ 19.539.896 cổ phần đề cử với số lượng cổ phần 19.539.896 cổ phần, tương đương 93,17% cổ phiếu có quyền biểu Cơng ty Hội đồng quản trị kính báo cáo Đại hội đồng cổ đông Nơi nhận:  Cổ đông;  Lưu VT Tài liệu kèm theo: Đơn đề cử Công ty CP Kho Vận Miền Nam; SYLL Ơng Đặng Dỗn Kiên; Ơng Bùi Quang Liên; CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o Tp Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 06 năm 2021 GIẤY ĐỀ CỬ THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CĨ NHIỆM KỲ 2021 - 2026 CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC VIETRANSTIMEX Kính gửi: Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty cổ phần Vận tải Đa Phương Thức Vietranstimex Chúng cổ đơng, nhóm cổ đơng có thời gian nắm giữ cổ phiếu Công ty cổ phần Vận tải Đa Phương Thức Vietranstimex Đại diện là: Số Chữ Tên cổ CMND/CCCD Nơi Số CP sở Số CP đề Ngày cấp ký xác TT đông /Hộ chiếu cấp hữu cử nhận /GCNĐKDN Công ty 0300645369 Đăng ký Sở Kế 19.539.896 19.539.896 CP Kho lần đầu Hoạch Vận ngày Đầu tư Miền 29/12/2006, Tp Hồ Nam đăng ký Chí thay đổi lần Minh 15 ngày 03/07/2020 Tổng số cổ phần đề cử: 19.539.896 cổ phần, tương ứng 93,17% vốn điều lệ Công ty Sau nghiên cứu điều kiện, tiêu chuẩn liên quan đến việc đề cử bổ sung thành viên Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Vận tải Đa Phương Thức Vietranstimex, chúng tơi trí gộp tồn số cổ phần chúng tơi liệt kê để đề cử: Ông/Bà: Đặng Doãn Kiên Số CMND/ Hộ chiếu: Ngày cấp: Nơi cấp: Địa thường trú: Trình độ chun mơn: Thạc sỹ tài Ơng/Bà: Bùi Quang Liên Số CMND/ Hộ chiếu: Ngày cấp: Nơi cấp: Địa thường trú: Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ quản trị kinh doanh Làm ứng cử viên tham gia để bầu làm thành viên Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần Vận tải Đa Phương Thức Vietranstimex có nhiệm kỳ từ 2021 -2026 kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Tơi/Chúng tơi cam đoan Ơng Đặng Dỗn Kiên, Ông Bùi Quang Liên có đủ điều kiện để ứng cử vào vị trí thành viên Hội đồng quản trị theo quy định Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty cổ phần Vận tải Đa Phương Thức Vietranstimex Trân trọng cảm ơn! CỔ ĐÔNG ĐẠI DIỆN ĐỀ CỬ ( Ký tên, ghi rõ họ tên) TRẦN TUẤN ANH CHỦ TỊCH HĐQT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o - SƠ YẾU LÝ LỊCH CỦA ỨNG CỬ VIÊN THAM GIA VÀO HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC VIETRANSTIMEX 10 11 12 13 14 15 Họ tên: Đặng Dỗn Kiên Giới tính: Nam Ngày tháng năm sinh: 06/04/1971 Nơi sinh: Hà Nội Quốc tịch: Việt Nam CMND/CCCD/Hộ chiếu số: Ngày cấp: Nơi cấp: Quê quán: Hà Nội Q Địa thường trú: Chỗ tại: C Trình độ văn hóa: Thạc sỹ Trình độ chun mơn: Tài Hành vi vi phạm pháp luật: khơng có Tên tổ chức (nếu cử người đại diện phần vốn tổ chức): khơng có Địa chỉ: …………………………………………………………………… Chức vụ tạiCCông ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex: Thành viên HĐQT Q trình cơng tác Chức vụ nắm giữ tổ chức khác: Thời gian Q trình cơng tác, nghề nghiệp chức vụ Ghi qua (làm gì, đâu) Từ 2014 đến Phó Chủ tịch (phụ trách đầu tư) Công ty CP Giao Nhận vận chuyển Indo Trần Từ 2018 đến Thành viên HĐQT Công ty CP Kho Vận Miền Nam Từ 2015 đến Thành viên HĐQT Công ty CP Vận tải Đa Phương Thức Vietranstimex Từ 2020 đến Chủ tịch HĐQT Tổng Công ty CP Đường Sông Miền Nam; Từ 2017 đến Thành viên HĐQT Tập đồn xây dựng Hịa Bình Từ 5/2021 đến Thành viên HĐQT Công ty CP Cảng Đồng Nai Từ 2020 đến Chủ tịch HĐTV Công ty TNHH North Star Logistics, TGĐ Công ty TNHH ITL Global 16 Số CP nắm giữ: cổ phiếu, chiếm 0% vốn điều lệ, đó: + Đại diện ……… ( tên tổ chức Nhà nước/ cổ đông chiến lược/tổ chức khác) sở hữu: ………… cổ phần, chiếm ……… % vốn điều lệ + Cá nhân sở hữu: ………… Cổ phần, chiếm ………% vốn điều lệ 17 Các cam kết nắm giữ (nếu có): khơng có 18 Danh sách người có liên quan người khai: STT Tên cá nhân/tổ Số CMND/CCCD/Hộ chức chiếu (đối với cá nhân) Số GCN đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép hoạt động giấy tờ pháp lý tương đương (đối với tổ chức), ngày cấp, nơi cấp Số lượng Mối quan hệ CP/CCQ nắm giữ, tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ công ty đại chúng, quỹ đại chúng (nếu có) 19 Lợi ích liên quan cơng ty đại chúng, quỹ đại chúng (nếu có): khơng có 20 Quyền lợi mâu thuẫn với công ty đại chúng, quỹ đại chúng (nếu có): khơng có Tơi xin cam đoan lời khai hoàn toàn thật, sai xin chịu trách nhiệm trước pháp luật Tp Hồ Chí Minh, ngày 03 tháng 06 năm 2021 NGƯỜI KHAI (Ký, ghi rõ họ tên) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o - SƠ YẾU LÝ LỊCH CỦA ỨNG CỬ VIÊN THAM GIA VÀO HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC VIETRANSTIMEX 10 11 12 13 14 15 Họ tên: Bùi Quang Liên Giới tính: Nam Ngày tháng năm sinh: 31/10/1975 Nơi sinh: Vĩnh Phúc Quốc tịch: Việt Nam CMND/CCCD/Hộ chiếu số: Ngày cấp: Nơi cấp: Quê quán: Vĩnh Phúc Địa thường trú: Chỗ tại: Trình độ văn hóa: Thạc sỹ Trình độ chun mơn: Quản trị kinh doanh Hành vi vi phạm pháp luật: khơng có Tên tổ chức (nếu cử người đại diện phần vốn tổ chức): khơng có Địa chỉ: …………………………………………………………………… Chức vụ Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex: Tổng Giám đốc Q trình cơng tác Chức vụ nắm giữ tổ chức khác: Thời gian Q trình cơng tác, nghề nghiệp chức vụ Ghi qua (làm gì, đâu) Từ 07/2020 đến Tổng Giám đốc Công ty CP Vận tải Đa Phương Thức Vietranstimex 2018 - 2020 Giám đốc Phân phối ITL (trực thuộc ITL Corp) 2017 - 2020 Giám đốc Cty Dash Logistics (trực thuộc ITL Corp) 2011 - 2019 Làm việc Tập đoàn Indo Trần, Giám đốc Cty Logistics Đường Sắt ITL 2009 - 2011 Làm việc công ty Tân Thanh Container, Giám đốc thương mại 2006 - 2009 Làm việc Vancouver, Canada 2001 - 2005 Làm việc Evergreen Vietnam 1999 - 2001 Làm việc Viconship Sài Gòn 16 Số CP nắm giữ: cổ phiếu, chiếm 0% vốn điều lệ, đó: + Đại diện ……… ( tên tổ chức Nhà nước/ cổ đông chiến lược/tổ chức khác) sở hữu: ………… cổ phần, chiếm ……… % vốn điều lệ + Cá nhân sở hữu: ………… Cổ phần, chiếm ………% vốn điều lệ 17 Các cam kết nắm giữ (nếu có): khơng có 18 Danh sách người có liên quan người khai: STT Tên cá nhân/tổ Số CMND/CCCD/Hộ chức chiếu (đối với cá nhân) Số GCN đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép hoạt động giấy tờ pháp lý tương đương (đối với tổ chức), ngày cấp, nơi cấp Số lượng Mối quan hệ CP/CCQ nắm giữ, tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ công ty đại chúng, quỹ đại chúng (nếu có) 19 Lợi ích liên quan cơng ty đại chúng, quỹ đại chúng (nếu có): khơng có 20 Quyền lợi mâu thuẫn với công ty đại chúng, quỹ đại chúng (nếu có): khơng có Tơi xin cam đoan lời khai hoàn toàn thật, sai xin chịu trách nhiệm trước pháp luật Tp Hồ Chí Minh, ngày 03 tháng 06 năm 2021 NGƯỜI KHAI (Ký, ghi rõ họ tên) CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC VIETRANSTIMEX Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /VTX/QC-HĐQT TP.HCM, ngày …… tháng 06 năm 2021 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN VÀ BỎ PHIẾU ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC VIETRANSTIMEX (Ban hành kèm theo Nghị Đại hội đồng cổ đông số …/VTX/NQ-ĐHCĐ ngày 10/06/2021 Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex ) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông (thường niên bất thường) Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex hình thức Đại hội trực tuyến quy định việc biểu phương thức bỏ phiếu điện tử cổ đông họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ cổ đông bên tham gia Đại hội; điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội Cổ đông, đại diện cổ đông bên tham gia có trách nhiệm thực theo quy định Quy chế Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: Cổ đông người sở hữu cổ phần Cơng ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex, có tên danh sách cổ đơng có quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông người cổ đông ủy quyền hợp lệ Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cấp Tài khoản truy cập để đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử Đại hội trực tuyến hình thức tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông tổ chức thông qua áp dụng giải pháp công nghệ thông tin truyền tải âm và/hoặc hình ảnh Đại hội, cho phép cổ đơng nhiều địa điểm khác theo dõi diễn biến Đại hội, thảo luận biểu vấn đề họp Đại hội truyền thống hình thức tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông địa điểm, cổ đông tham dự, thảo luận biểu trực tiếp họp Địa điểm tổ chức Đại hội trực tuyến bao gồm địa điểm địa điểm khác Trong địa điểm nơi chủ tọa tham dự chủ trì họp, địa điểm khác nơi cổ đông đăng nhập vào Hệ thống Tài khoản truy cập Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cung cấp để tham dự Đại hội trực tuyến 5 Bỏ phiếu điện tử việc cổ đông đại diện ủy quyền cổ đông thực biểu họp ĐHĐCĐ theo hình thức bỏ phiếu Hệ thống trực tuyến Bỏ phiếu truyền thống việc cổ đông tham gia biểu trực tiếp Đại hội truyền thống Hệ thống trực tuyến: ứng dụng/hệ thống phần mềm/website mà Công ty sử dụng để phục vụ việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và/hoặc bỏ phiếu điện tử Phương tiện điện tử phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự Đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến việc cổ đông sử dụng Tài khoản truy cập để đăng nhập vào Hệ thống đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến theo quy định Quy chế hướng dẫn Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex 10 Tài khoản truy cập bao gồm thông tin Tên truy cập (username/ID) mật (password) Thư mời họp mã OTP gửi vào số điện thoại cổ đông số điện thoại người ủy quyền Mật mã OTP Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cung cấp cho cổ đông người cổ đông ủy quyền Thư mời họp số điện thoại cổ đông, người cổ đông ủy quyền 11 Mật xác thực lần (OTP – One time password) mật khẩu/ mật mã sử dụng lần, có giá trị khoảng thời gian định nhắn tin vào số điện thoại di động/ email cổ đông cung cấp theo Quy chế OTP sử dụng để cổ đông xác nhận thông tin đồng ý thực thao tác Hệ thống tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử tác vụ khác cần xác thực từ cổ đông 12 Phiên đăng nhập (Session) thời gian tính từ thời điểm cổ đơng truy cập thành cơng vào Hệ thống khi: (i) cổ đông đăng xuất khỏi hệ thống; (ii) cổ đông truy cập thiết bị khác; (iii) thời gian tổ chức Đại hội trực tuyến kết thúc; (iv) cổ đông tắt ngang Hệ thống 13 Hệ thống tổng hợp sở hạ tầng kỹ thuật để tổ chức, vận hành chương trình Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử 14 Thời gian mở cửa Hệ thống thời điểm bắt đầu để cổ đông truy cập, đọc tài liệu đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến Thời gian biểu nội dung Đại hội thực theo quy định Ban tổ chức Đại hội 15 Thời gian đóng cửa Hệ thống thời điểm Hệ thống trực tuyến đóng truy cập, biểu quyết, … theo Thơng báo Chủ tọa Ban tổ chức đại hội 16 Các từ viết tắt có ý nghĩa sau: ĐHĐCĐ/Đại hội: Đại hội đồng cổ đông; HĐQT: Hội đồng quản trị; UBKT: Ủy ban Kiểm toán; BKS: Ban Kiểm soát; KSV: Kiểm soát viên CHƯƠNG II TỔ CHỨC ĐẠI HỘI TRỰC TUYẾN VÀ ĐIỀU KIỆN TIẾN HÀNH, THAM DỰ ĐẠI HỘI Điều Tổ chức Đại hội trực tuyến Căn theo tình hình thực tế, Hội đồng quản trị định triệu tập Đại hội theo hình thức Đại hội trực tuyến Đại hội trực tuyến kết hợp với hình thức tổ chức Đại hội truyền thống theo quy định Điều lệ Công ty Trường hợp tổ chức đại hội có hình thức trực tuyến, Ban tổ chức đại hội Hội đồng quản trị thành lập có trách nhiệm triển khai thủ tục, cơng việc theo Quy chế để phục vụ cho việc tổ chức trực tuyến Ban tổ chức đại hội có trách nhiệm thủ tục lập danh sách cổ đơng có quyền dự họp, gửi thư mời họp, cơng bố thông tin, gửi tài liệu họp công việc khác theo quy định Điều lệ Công ty Ban tổ chức đại hội có trách nhiệm gửi văn có nội dung hướng dẫn xác nhận tư cách cổ đông đến cổ đông Cổ đông đăng ký tham dự đại hội theo quy định quy chế sở xác định tỷ lệ cổ đông tham dự để tiến hành tổ chức Đại hội trực tuyến Hình thức cổ đơng đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến bỏ phiếu điện tử có giá trị pháp lý tham dự biểu Đại hội truyền thống, Bỏ phiếu truyền thống Hội đồng quản trị có trách nhiệm ban hành hướng dẫn cần thiết phục vụ cho công tác tổ chức Đại hội trực tuyến bỏ phiếu điện tử Điều Điều kiện tiến hành Đại hội Các cổ đông cá nhân người đại diện theo ủy quyền cổ đơng tổ chức có tên danh sách cổ đông ngày chốt quyền tham dự Đại hội có quyền tham dự Đại hội ủy quyền hợp lệ văn cho người khác tham dự Đại hội Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cấp tài khoản truy cập để đăng ký tham dự Đại hội theo quy định Quy chế quy định pháp luật Số cổ đông đăng ký tham dự đại hội đại diện có từ 51% trở lên tổng số cổ phần có quyền biểu Cơng ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex theo danh sách ngày đăng ký cuối Trung tâm lưu ký chứng khoán cung cấp Hệ thống tổ chức Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a Đường truyền Hệ thống địa điểm phải liên tục, ổn định, đảm bảo tham dự cổ đông không bị gián đoạn Trường hợp việc tổ chức đại hội bị gián đoạn địa điểm Ban tổ chức đại hội Ban chủ tọa phải tóm tắt lại diễn biến phần gián đoạn b Địa điểm phải đảm bảo điều kiện âm thanh, ánh sáng, đường truyền, nguồn điện, phương tiện điện tử trang thiết bị khác theo yêu cầu tính chất họp trực tuyến c Đảm bảo an tồn thơng tin, giữ bí mật Tài khoản truy cập vào Hệ thống Mọi thông tin tiếp nhận cung cấp Hệ thống đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin phù hợp với quy định Luật An tồn thơng tin mạng d Dữ liệu điện tử chương trình Đại hội trực tuyến phải lưu trữ, trích xuất từ Hệ thống Cổ đông coi tham dự họp Đại hội trực tuyến theo quy định sau đây: a Mỗi cổ đông cung cấp tài khoản truy cập mật để đăng nhập vào Hệ thống trực tuyến Tài khoản truy cập cổ đông mã hóa để đảm bảo xác thực tư cách cổ đông tham dự Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex thông báo cho cổ đông tài khoản truy cập mật Thư mời họp b Các cổ đơng đăng ký dự họp theo hình thức trực tuyến xác thực tư cách tham dự ĐHĐCĐ xem tham dự biểu hợp lệ Đại hội Cổ đơng hồn thành việc đăng nhập ngày Đại hội Tên đăng nhập (Username) mật khẩu/mã OTP Công ty cung cấp c Ban tổ chức Đại hội thực mở cửa Hệ thống trực tuyến để cổ đơng truy cập Hệ thống để biểu trước 02 (hai) ngày tính đến ngày dự kiến khai mạc Đại hội Cổ đông thực check in trước thao tác biểu Khi cổ đơng hồn thành việc biểu trước ngày Đại hội tính cổ đơng tham dự Đại hội Điều Trình tự, thể thức tiến hành Đại hội trực tuyến Việc triệu tập, lập danh sách cổ đông, gửi thư mời họp tài liệu kèm theo thực theo quy định Điều lệ Công ty Thể thức tổ chức Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử thực theo quy định Quy chế Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng quản trị ban hành hướng dẫn để phù hợp với thay đổi cơng nghệ an tồn bảo mật khơng trái với nguyên tắc Quy chế Trường hợp có cố kỹ thuật làm ảnh hưởng việc tham dự liên tục Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, cổ đông liên hệ Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex theo hướng dẫn thông báo thư mời họp Ban tổ chức đại hội công bố thời gian diễn Đại hội trực tuyến để hỗ trợ CHƯƠNG III QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CỔ ĐÔNG VÀ CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông người đại diện theo ủy quyền Tham dự họp Đại hội đồng cổ đông biểu tất vấn đề đại hội theo quy định Điều lệ Công ty, Quy chế hướng dẫn Ban tổ chức đại hội Có quyền phát biểu ý kiến, thảo luận trực tiếp Đại hội theo quy định Điều 12 Quy chế Tuân thủ điều hành Ban chủ tọa, ứng xử văn minh, lịch sự, không gây rối gây trật tự đại hội Trang phục cổ đông, đại biểu đảm bảo tính lịch sự, trang trọng Phải thường xuyên cập nhật thông tin số điện thoại, địa liên lạc, địa thư điện tử xác, đầy đủ, trung thực nơi lưu ký chứng khoán để đảm bảo nhận thông báo tài khoản truy cập chịu hồn tồn trách nhiệm thơng tin đăng ký Trường hợp cổ đông chưa lưu ký, phải đăng ký thông tin số điện thoại, địa liên lạc, địa thư điện tử xác gửi thư phản hồi cho Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex để Ban tổ chức đại hội gửi thư mời họp và/ tài liệu hướng dẫn thực đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, chịu hoàn toàn trách nhiệm tính xác thơng tin đăng ký Cổ đơng ủy quyền cho người khác tham dự theo quy định Điều lệ Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex - Theo đó, với đại diện ủy quyền, bên ủy quyền cổ đông Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex, sau nhận ủy quyền hợp lệ văn bên ủy quyền bên ủy quyền, Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cung cấp tên đăng nhập mật truy cập cho bên ủy quyền để đại diện theo ủy quyền tiến hành thực quyền nghĩa vụ theo nội dung ủy quyền Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cung cấp thông tin đăng nhập cho đại điện ủy quyền qua thư điện tử hình thức khác theo thơng tin đăng ký cổ đơng Cổ đơng chịu hồn tồn trách nhiệm với thông tin ủy quyền gửi Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex Người ủy quyền tham dự Đại hội phải tuân thủ quy định Quy chế này, chịu điều khiển Ban Chủ tọa tôn trọng kết làm việc Đại hội - Trường hợp người ủy quyền cổ đơng cơng ty sau công ty nhận văn ủy quyền hợp lệ, số lượng cổ phần bên ủy quyền cộng dồn vào số cổ phần bên nhận ủy quyền tham dự Đại hội Cổ đông phải chuẩn bị sử dụng thiết bị họp trực tuyến phù hợp, có kết nối internet để đảm bảo theo dõi diễn biến Đại hội trực tuyến Mọi kết bỏ phiếu điện tử cổ đơng xem ý chí cổ đơng Kết bỏ phiếu thông qua phương thức điện tử có giá trị phương thức bỏ phiếu truyền thống Được sử dụng Tài khoản truy cập Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cấp để đăng nhập vào Hệ thống thực bỏ phiếu điện tử cho tất đợt biểu Đại hội Cổ đông phải chịu trách nhiệm khơng quyền khiếu nại cổ đơng khỏi Hệ thống lý để người khác sử dụng Tài khoản truy cập truy cập vào Hệ thống thời gian diễn Đại hội tính từ thời điểm Hệ thống mở cho việc đăng ký tham dự, thảo luận, biểu lúc đóng Hệ thống 10 Cổ đơng có trách nhiệm bảo mật Tài khoản truy cập yếu tố định danh khác Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cung cấp để đảm bảo có cổ đơng có quyền thực việc tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến, bỏ phiếu điện tử Hệ thống Trường hợp cổ đông ủy quyền tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử cho cá nhân/ tổ chức khác cổ đơng người ủy quyền chịu trách nhiệm việc ủy quyền kết bỏ phiếu điện tử theo Tài khoản truy cập cấp 11 Cổ đơng có trách nhiệm rủi ro, tranh chấp liên quan đến việc dự họp thực tài khoản truy cập cổ đông Hệ thống trực tuyến Việc thực dự họp biểu Hệ thống trực tuyến tên truy cập với mật và/hoặc yếu tố định danh khác coi ý chí cổ đơng 12 Cổ đông phải đảm bảo việc tham dự trực tuyến liên tục suốt thời gian diễn Đại hội trực tuyến Hệ thống tự động ghi nhận cổ đông tham dự kể từ thời điểm đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến Đại hội kết thúc Trường hợp cổ đông sau đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến khơng thể tham dự liên tục đến hết chương trình thực biểu nội dung cần xin ý kiến cổ đông trước đăng xuất (logout) Hệ thống Đại hội khơng có trách nhiệm dừng, biểu lại vấn đề thông qua hiệu lực đợt biểu tiến hành trước khơng bị ảnh hưởng Điều Ban tổ chức đại hội Ban tổ chức đại hội quan Hội đồng quản trị thành lập Số lượng thành phần Ban tổ chức đại hội Hội đồng quản trị định Ban tổ chức đại hội có trách nhiệm sau đây: a Thực công việc theo quy định Quy chế này; b Hướng dẫn, đầu mối giải đáp thắc mắc cổ đông việc đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử; c Chuẩn bị phương tiện điện tử, sở vật chất đảm bảo cho công tác tổ chức Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử; d Thực công việc khác theo định Hội đồng quản trị Điều Ban kiểm tra tư cách cổ đông Ban kiểm tra tư cách cổ đông phận giúp việc Ban tổ chức đại hội Ban tổ chức đại hội phân cơng nhân giúp việc cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông để hoàn thành nhiệm vụ giao Ban Kiểm tra tư cách cổ đông gồm 01 Trưởng ban số ủy viên Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex định Ban kiểm tra tư cách cổ đơng có trách nhiệm sau đây: a Kiểm tra tư cách cổ đông đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến theo quy định pháp luật, Điều lệ Công ty Quy chế này; b Báo cáo trước Đại hội trực tuyến kết kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội Phương thức kiểm tra: Ban kiểm tra tư cách cổ đông vào thông tin đăng nhập từ Tài khoản truy cập cổ đông để làm sở xác định số cổ đông tham dự Đại hội trực tuyến Điều Chủ tọa, Ban Chủ tọa Đại hội Chủ tọa: Chủ tịch Hội đồng quản trị làm Chủ tọa họp, hỗ trợ Chủ tọa có số thành viên khác tham gia để điều hành họp (Ban chủ tọa) Ban Chủ tọa đại hội Đại hội biểu thông qua gồm Chủ tọa số ủy viên, có chức điều khiển Đại hội Quyền nghĩa vụ Ban Chủ tọa: a Ban chủ tọa điều hành Đại hội trực tuyến theo Quy chế nội dung chương trình làm việc Đại hội đồng cổ đông thông qua; b Chỉ định Ban thư ký giới thiệu để Đại hội bầu chọn Ban kiểm phiếu; c Hướng dẫn việc thảo luận phiên họp; d Trình dự thảo nội dung cần thiết để Đại hội biểu quyết; e Trả lời vấn đề cổ đông yêu cầu định người trả lời Quyết định Ban chủ tọa vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội trực tuyến mang tính phán cao 5 Chủ tọa tiến hành công việc cho cần thiết để điều khiển Đại hội cách hợp lệ có trật tự, để Đại hội phản ánh mong muốn đa số cổ đông tham dự Không cần lấy ý kiến Đại hội, lúc Chủ tọa trì hỗn Đại hội đến thời điểm khác (phù hợp với quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ Công ty) nhận thấy rằng: a Hành vi người có mặt cản trở có khả cản trở diễn biến có trật tự họp; b Sự trì hỗn cần thiết để cơng việc Đại hội tiến hành cách hợp lệ Điều 10 Ban thư ký Đại hội Chủ tọa định người làm Ban thư ký họp Ban thư ký thực công việc sau: a Tổng hợp ý kiến cổ đơng q trình diễn Đại hội trực tuyến gửi cho Ban chủ tọa b Ghi chép trung thực diễn biến Đại hội trực tuyến vào nội dung biên Nghị họp để Đại hội thông qua c Thực công việc khác theo phân công Chủ tọa Điều 11 Ban kiểm phiếu Đại hội Ban kiểm phiếu gồm 01 Trưởng ban số ủy viên Đại hội biểu thông qua theo đề nghị Chủ tọa Đại hội Ban kiểm phiếu có quyền thành lập phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ Ban Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ: a Hướng dẫn cho cổ đông cách thức biểu quyết, bầu cử Đại hội trực tuyến b Ghi nhận kết biểu cổ đông đại diện cổ đông vấn đề lấy ý kiến thông qua Đại hội; c Tổng hợp báo cáo Ban Chủ tọa kết biểu vấn đề đại hội; d Tiến hành tổng hợp kết kiểm phiếu lập Biên kiểm phiếu thơng qua nội dung trình Đại hội đồng cổ đông; e Báo cáo kết kiểm phiếu trước Đại hội; f Bàn giao biên kiểm phiếu cho Chủ tọa người Chủ tọa Đại hội định; g Cùng Ban Chủ tọa Đại hội xem xét giải khiếu nại, tố cáo kết biểu quyết, kết bầu cử (nếu có) báo cáo để Đại hội đồng cổ đông định; h Thực nhiệm vụ giao khác CHƯƠNG IV TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều 12 Xác nhận tư cách cổ đông Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex gửi thư mời tham dự Đại hội trực tuyến kèm theo văn có nội dung hướng dẫn xác nhận tư cách cổ đông đến cổ đông Cổ đông thực theo tài liệu hướng dẫn để đăng ký thông tin xác nhận tư cách cổ đông trước tham dự Đại hội trực tuyến Ban tổ chức đại hội phải thông báo tài liệu hướng dẫn/ quy định đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử thông tin cần thiết khác cho cổ đông trước ngày diễn Đại hội trực tuyến Sau xác thực tư cách cổ đông hợp lệ, Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex cấp Tài khoản truy cập cho cổ đông để thực đăng ký đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử Hệ thống theo hướng dẫn Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex nêu Khoản Điều Các trường hợp xem cổ đông không tham dự Đại hội trực tuyến: a Cổ đông không cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân theo quy định Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng Khoán, Quy chế Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam quy định hành, dẫn đến Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex không xác thực tư cách cổ đông theo yêu cầu b Cổ đông không đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến theo quy định Điều 13 Quy chế Điều 13 Đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến (Check - in) Cổ đông đăng nhập Tài khoản truy cập xác thực OTP để đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến theo hướng dẫn Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex gửi đến địa email hướng dẫn đăng tải Website Công ty Mỗi lần đăng nhập, cổ đông nhận 01 (một) mã OTP khác để thực xác thực Cổ đông đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến sau họp khai mạc đăng ký tham dự có quyền biểu sau hồn thành đăng ký Ban chủ tọa không dừng họp để cổ đông đăng ký tham dự hiệu lực vấn đề tiến hành biểu không bị ảnh hưởng Điều 14 Chương trình, nội dung làm việc Đại hội Chương trình nội dung họp Đại hội phải Đại hội đồng cổ đông thông qua phần khai mạc phải xác định rõ thời gian nội dung họp Trường hợp trình tổ chức họp Chủ tọa có đề xuất thay đổi chương trình nội dung họp, thay đổi phải Đại hội thông qua Điều 15 Thảo luận chất vấn Đại hội trực tuyến Việc thảo luận thực thời gian quy định thuộc phạm vi vấn đề trình bày chương trình nội dung Đại hội đồng cổ đơng Căn vào số lượng cổ đông tham dự thời lượng cho phép Đại hội, Ban Chủ tọa Đại hội lựa chọn phương pháp điều khiển họp Cổ đông thực thảo luận theo hướng dẫn Chủ tọa trình diễn Đại hội trực tuyến hình thức thảo luận, chất vấn trực tuyến đồng ý Ban Chủ tọa gửi câu hỏi gửi cho Ban Chủ tọa Đại hội thông qua hệ thống trực tuyến Trong thời điểm có cổ đơng quyền phát biểu Trường hợp nhiều cổ đơng có ý kiến lúc Chủ tọa mời cổ đơng trình bày ý kiến theo nội dung thảo luận Cổ đông phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với chương trình Đại hội thơng qua Nội dung ý kiến đề xuất cổ đông không vi phạm pháp luật phải thuộc thẩm quyền, nội dung Đại hội đồng cổ đông Chủ tọa Đại hội có quyền nhắc nhở đề nghị cổ đông tập trung vào nội dung trọng tâm cần phát biểu để tiết kiệm thời gian đảm bảo chất lượng thảo luận Đại hội thống tổng thời lượng phát biểu cổ đông tối đa không (ba) phút/lần Nếu thời lượng này, Chủ tọa Đại hội u cầu cổ đơng lập câu hỏi, kiến nghị thành văn bản, Ban Thư ký Đại hội phải ghi nhận Hội đồng quản trị phạm vi thẩm quyền trả lời văn cho cổ đông thời gian sớm Điều 16 Thông qua Quyết định họp Đại hội đồng cổ đông Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty ĐHĐCĐ thông qua ngày 29/06/2020 sửa đổi, bổ sung, việc thông qua định ĐHĐCĐ thường niên năm 2021 báo cáo, tờ trình Đại hội quy định cụ thể sau: - Các nội dung quy định khoản điều 148 Luật doanh nghiệp, thông qua số cổ đơng đại diện 65% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp tham gia biểu tán thành - Các nội dung cịn lại: thơng qua số cổ đơng đại diện cho 50% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp tham gia biểu tán thành - Trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát thực theo phương thức vào tỷ lệ biểu phương thức bầu dồn phiếu Việc biểu bầu thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát phải thực theo phương thức bầu dồn phiếu, theo cổ đơng có tổng số phiếu biểu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm sốt cổ đơng có quyền dồn hết phần tổng số phiếu bầu cho ứng cử viên Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, ứng cử viên có số phiếu bầu cao đủ số thành viên quy định Điều lệ Công ty Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt số phiếu bầu cho thành viên cuối Hội đồng quản trị tiến hành bầu lại số ứng cử viên có số phiếu bầu ngang lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử Điều lệ Công ty Điều 17 Cách thức biểu thông qua nội dung phiên họp ĐHĐCĐ trực tuyến Thời điểm biểu a Thời gian cổ đơng bắt đầu truy cập Hệ thống trực tuyến để thực bỏ phiếu điện tử thực trước ngày khai mạc Đại hội: theo thông báo Ban tổ chức đến Ban chủ tọa thông báo kết thúc việc bỏ phiếu b Việc bỏ phiếu điện tử thực trước ĐHĐCĐ diễn và/hoặc ĐHĐCĐ Trường hợp cổ đông biểu muốn thay đổi ý kiến phải thực thay đổi trước thời điểm kết thúc biểu Ý kiến biểu sau Hệ thống ghi nhận trước thời điểm kết thúc biểu ý kiến hợp lệ ghi nhận vào kết kiểm phiếu Cách thức biểu a Khi thực bỏ phiếu điện tử Hệ thống trực tuyến, cổ đông phải tuân thủ nghĩa vụ quy định Điều Quy chế Mỗi cổ đông đăng nhập vào Hệ thống trực tuyến thông qua tài khoản truy cập mà cổ đông cung cấp Thư mời họp thực bỏ phiếu Hệ thống trực tuyến Hướng dẫn truy nhập gửi kèm Thông báo mời họp đến cổ đông, đồng thời đăng tải website Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex b Cổ đơng có quyền biểu cổ đơng đại diện theo uỷ quyền cổ đông đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến tính đến thời điểm biểu số lượng cổ đông sở để tính tỷ lệ phiếu biểu cổ đông c Phương thức biểu quyết: - Cổ đông đại diện ủy quyền cổ đông định chọn biểu hình thức đánh dấu chọn vào 01 02 ô tương ứng “Tán thành” “Không tán thành” nội dung xin ý kiến nhấn nút “Gửi biểu quyết” để lưu gửi kết biểu hệ thống Phương thức biểu sử dụng để thông qua nội dung: thông qua Ban Chủ tọa, Ban kiểm phiếu, Chương trình Đại hội, Quy chế tổ chức Đại hội, Biên bản, Nghị Đại hội nội dung khác… trừ biểu thông qua nội dung Báo cáo Tờ trình Đại hội - Cổ đơng đại diện ủy quyền cổ đông định chọn biểu hình thức đánh dấu chọn vào 01 03 ô tương ứng “Tán thành”, “Không tán thành”, “Không ý kiến” nội dung xin ý kiến nhấn nút “Gửi biểu quyết” để lưu gửi kết biểu hệ thống Phương thức biểu dùng để thông qua Báo cáo Tờ trình Đại hội Cổ đơng đại diện ủy quyền cổ đông thay đổi kết biểu sau gửi thành công hệ thống Đối với nội dung biểu thay đổi phát sinh thời gian tổ chức Đại hội, cổ đông đại diện ủy quyền cổ đông thực biểu bổ sung cho nội dung thay đổi, phát sinh Trường hợp cổ đơng khơng thể thực việc biểu bổ sung nội dung thay đổi coi cổ đơng khơng tham dự biểu Các nội dung khác mà cổ đơng biểu trước khơng thay đổi Kết biểu cổ đông đại diện ủy quyền cổ đông tổng hợp kết biểu ghi nhận thời điểm kết thúc bỏ phiếu Chủ tọa thông báo ĐHĐCĐ Kể từ thời điểm kết thúc bỏ phiếu nội dung xin ý kiến ĐHĐCĐ, hệ thống trực tuyến khóa lại cổ đơng, đại diện theo ủy quyền cổ đông thực biểu nội dung bị khóa Kết biểu theo nội dung Ban kiểm phiếu báo cáo Đại hội sau hồn tất cơng tác kiểm phiếu biểu Kể từ thời điểm Hệ thống đóng nội dung bỏ phiếu, cổ đơng khơng có quyền thay đổi nội dung bỏ phiếu, kết bỏ phiếu cổ đông ghi nhận Hệ thống theo Tài khoản truy cập kết cuối không phép khiếu nại/ khiếu kiện liên quan đến kết d Sau thời hạn biểu kết thúc, cổ đông biết kết biểu nội dung Đồn Chủ tọa Ban kiểm phiếu cơng bố e Khi điều hành đại hội, Chủ tọa phải thông báo thời điểm kết thúc bỏ phiếu Hệ thống để cổ đơng thực quyền Trường hợp cổ đông gặp trục trặc việc bỏ phiếu Hệ thống liên hệ địa hỗ trợ nêu Thông báo mời họp để hướng dẫn, hỗ trợ hoàn thành việc bỏ phiếu Kể từ thời điểm Hệ thống đóng nội dung bỏ phiếu, cổ đơng khơng có quyền thay đổi nội dung bỏ phiếu, kết bỏ phiếu cô đông ghi nhận Hệ thống kết cuối Công ty miễn trừ trách nhiệm kết biểu cổ đông cổ đông đăng nhập hợp lệ biểu hệ thống Tính hợp lệ phiếu biểu quyết: Phiếu biểu hợp lệ phiếu biểu cổ đông đại diện ủy quyền cổ đơng có tham gia biểu quyết, có chọn phương án biểu hoàn thành việc gửi hệ thống trực tuyến Kết biểu tính tổng số cổ phần tham gia biểu hợp lệ Trường hợp cổ đông đăng nhập thành công để tham dự Đại hội trực tuyến không lựa chọn ý kiến (không đánh dấu chọn vào ô nào) hiểu cổ đông từ chối quyền không tham dự biểu nội dung đó; số phiếu cổ đông không cộng vào tổng số phiếu tham gia biểu nội dung không chọn Trước thời hạn bỏ phiếu kết thúc, cổ đông biết kết bỏ phiếu Sau thời hạn biểu phiếu kết thúc, cổ đông biết kết biểu chung nội dung Ban chủ tọa Ban kiểm phiếu công bố Điều 18 Biên họp Đại hội đồng cổ đông Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải ghi biên ghi âm ghi lưu giữ hình thức điện tử khác Biên phải lập tiếng Việt có nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên, địa trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; b) Thời gian địa điểm họp Đại hội đồng cổ đơng; c) Chương trình nội dung họp; d) Họ, tên chủ tọa thư ký; đ) Tóm tắt diễn biến họp ý kiến phát biểu Đại hội đồng cổ đông vấn đề nội dung chương trình họp; e) Số cổ đông tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần số phiếu bầu tương ứng; g) Tổng số phiếu biểu vấn đề biểu quyết, ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, khơng tán thành khơng có ý kiến; tỷ lệ tương ứng tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp tham gia biểu quyết; h) Các vấn đề thông qua tỷ lệ phiếu biểu thông qua tương ứng; i) Chữ ký Chủ tọa thư ký Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên họp biên có hiệu lực tất thành viên khác Hội đồng quản trị tham dự họp ký có đầy đủ nội dung theo quy định khoản Biên họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên họp Biên họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong thông qua trước kết thúc họp 3 Chủ tọa thư ký Đại hội phải liên đới chịu trách nhiệm tính trung thực, xác nội dung biên Biên họp Đại hội đồng cổ đông công bố trang thông tin điện tử Công ty thời hạn hai mươi bốn (24) gửi cho tất cổ đông thời hạn mười lăm (15) ngày kể từ ngày kết thúc họp Biên họp Đại hội đồng cổ đông coi chứng xác thực công việc tiến hành họp Đại hội đồng cổ đơng trừ có ý kiến phản đối nội dung biên đưa theo thủ tục quy định vòng mười (10) ngày kể từ gửi biên Biên họp Nghị Đại hội đồng cổ đông đọc thông qua trước bế mạc Đại hội trực tuyến CHƯƠNG V ĐIỀU KHOẢN KHÁC Điều 19 Trường hợp tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông không thành công Trường hợp họp lần thứ không đủ điều kiện tiến hành theo quy định Điều Quy chế triệu tập họp lần thứ hai thời hạn ba mươi (30 ngày), kể từ ngày dự định họp lần thứ Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu trở lên Trường hợp họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định khoản Điều triệu tập họp lần thứ ba thời hạn hai mươi (20) ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp CHƯƠNG VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 20 Điều khoản thi hành Quy chế bao gồm 06 chương, 20 Điều, thông qua ngày 11 tháng 06 năm 2021 có hiệu lực thi hành sau Đại hội biểu thông qua Chủ tọa chịu trách nhiệm điều hành Đại hội theo Quy chế Cổ đông người đại diện theo ủy quyền người tham dự Đại hội trực tuyến Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex có trách nhiệm thực quy định Quy chế TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẶNG VŨ THÀNH CÔNG TY CP VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC VIETRANSTIMEX Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /VTX/TL-HĐQT TP.HCM, ngày tháng 06 năm 2021 THỂ LỆ BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC NỘI DUNG VÀ BẦU NHÂN SỰ TẠI CUỘC HỌP ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN 2021 - Căn Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 Quốc hội thông qua ngày 17 tháng 06 năm 2020; Căn Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử Công ty Cổ phần Vận Tải Đa Phương Thức Vietranstimex Đại hội đồng cổ đông thông qua; Để đảm bảo thành công Đại hội cổ đông thường niên 2021, việc biểu thông qua nội dung bầu nhân họp ĐHĐCĐ thường niên năm 2021 thực sau: I BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC NỘI DUNG CỦA ĐẠI HỘI Biểu thông qua thủ tục khai mạc Đại hội: Mỗi cổ đông người ủy quyền, sau đăng nhập thành công vào hệ thống ĐHĐCĐ trực tuyến quyền biểu cổ đơng số cổ phần mà cổ đơng sở hữu Khi Ban chủ tọa ĐH đề nghị cổ đông thực biểu nội dung thuộc phần khai mạc Đại hội, bao gồm: a Thông qua Ban chủ tọa kỳ họp; b Thông qua Ban kiểm phiếu kỳ họp; c Thông qua Chương trình, nội dung Đại hội; d Thơng qua Quy chế Đại hội; Thì cổ đơng thực chọn 01 02 phương án: “Tán thành” “Không tán thành” nhấn nút “Gửi biểu quyết” để hoàn thành việc biểu Sau cổ đơng hồn thành việc gửi biểu khơng thể thay đổi kết mà biểu Kết biểu quyết: Các nội dung thuộc phần khai mạc ĐH thông qua nhận 50% số CP biểu tán thành tổng số CP tham dự ĐH tham gia bỏ phiếu thời điểm biểu Biểu thơng qua Báo cáo Tờ trình Đại hội: Khi Ban chủ tọa ĐH thông báo thời gian biểu bắt đầu cổ đơng thực biểu Số quyền biểu cổ đông số cổ phần mà cổ đơng sở hữu Đối với Báo cáo Tờ trình cổ đông thực chọn 01 03 phương án: “Tán thành” “Không tán thành” “Không ý kiến” nhấn nút “Gửi biểu quyết” để hoàn thành việc biểu Sau cổ đơng hồn thành việc gửi biểu khơng thể thay đổi kết mà biểu Kết biểu quyết: Các vấn đề thông qua đạt số cổ phần có quyền biểu tán thành cổ đơng tham dự họp tham dự biểu theo quy định Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 Cụ thể: 3.1 Đối với nội dung quy định Khoản Điều 148 Luật Doanh nghiệp, nội dung thông qua nhận 65% tổng số phiếu biểu tán thành tất cổ đông dự họp tham gia bỏ phiếu thời điểm biểu 3.2 Đối với nội dung lại, nội dung thơng qua nhận 50% tổng số phiếu biểu tán thành tất cổ đông dự họp tham gia bỏ phiếu thời điểm biểu Biểu thông qua thủ tục bế mạc Đại hội: Mỗi cổ đông người ủy quyền, sau đăng nhập thành cơng vào hệ thống ĐHĐCĐ trực tuyến quyền biểu cổ đơng số cổ phần mà cổ đơng sở hữu Khi Ban chủ tọa ĐH đề nghị cổ đông thực biểu nội dung thuộc phần khai bế Đại hội, bao gồm: a Thông qua Biên ĐH; b Thông qua Nghị ĐH; Thì cổ đơng thực chọn 01 02 phương án: “Tán thành” “Không tán thành” nhấn nút “Gửi biểu quyết” để hoàn thành việc biểu Sau cổ đơng hồn thành việc gửi biểu khơng thể thay đổi kết mà biểu Kết biểu quyết: Các nội dung thuộc phần bế mạc ĐH thông qua nhận 50% số CP tán thành tổng số CP tham dự ĐH tham gia bỏ phiếu thời điểm biểu II BẦU NHÂN SỰ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Đại hội đồng cổ đông thực bầu nhân Hội đồng quản trị theo danh sách ứng viên lập phù hợp trình tự, thủ tục quy định pháp luật Điều lệ Tổng Công ty Danh sách thông tin ứng viên chi tiết Tờ trình nhân sự, tài liệu gửi đến cổ đông công bố thông tin theo quy định Quyền bầu: Mỗi cổ đơng có tổng số quyền bầu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân (X) với số người bầu Ví dụ: Cổ đơng A có 5.000 cổ phần, Đại hội thực bầu 02 thành viên Hội đồng quản trị tổng số 03 ứng viên Số quyền bầu cổ đông A là: 5.000 cp X = 10.000 quyền bầu Cổ đơng A dồn toàn 10.000 quyền bầu cho ứng viên dùng số quyền bầu để bầu cho nhiều ứng viên miễn số quyền bầu cho ứng viên không vượt tổng số quyền bầu Trường hợp cổ đông A bầu số quyền cho ứng viên bầu khơng hết số quyền bầu phần quyền lẻ (nếu có) cịn lại tính khơng bầu cho ứng viên Theo ví dụ trên, cổ đơng A bầu cho ứng viên, ứng viên nhận 3.333 quyền bầu (3.333 X = 9.999), số quyền bầu lại quyền bầu tính khơng bầu cho ứng viên Cách thức bầu: Hệ thống tự động tính số quyền bầu cổ đông theo số thành viên HĐQT bầu Cổ đơng tích chọn số người cần bầu, hệ thống tự động dồn/chia số quyền bầu tương ứng cổ đơng nhập số quyền bầu cho ứng viên theo số quyền mà cổ đông dự định bầu Hệ thống hiển thị số quyền mà cổ đông chưa bầu hết để cổ đông định có bầu tiếp hay khơng Xác định kết bầu cử: Căn kết kiểm phiếu, ứng viên trúng cử thành viên Hội đồng quản trị xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, ứng cử viên có số phiếu bầu cao đủ số thành viên Hội đồng quản trị cần bầu Đại hội Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt số phiếu bầu cho thành viên cuối Hội đồng quản trị tiến hành bầu lại số ứng cử viên có số phiếu bầu ngang theo cách thức bầu Quy chế III KIỂM PHIẾU VÀ CÔNG BỐ KẾT QUẢ Kết bầu cử thể Biên kiểm phiếu nội dung biểu khác Ban kiểm phiếu công bố Đại hội Toàn liệu bầu cử lưu trữ theo quy định hành Trân trọng! TM BAN KIỂM PHIẾU (đã ký) Trưởng ban NGUYỄN HỮU LƯỢNG