ĐÁNH GIÁ RỦI RO HỆ THÔNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG THỦ CÔNG VÀ DỰA TRÊN CÔNG NGHỆ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ  BÀI TẬP NHĨM KIẾM TỐN TÀI CHÍNH Case ĐÁNH GIÁ RỦI RO HỆ THƠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG THỦ CÔNG VÀ DỰA TRÊN CÔNG NGHỆ Giáo dẫn: viên hướng Trần Thị Hồng vân Người thực hiện: NHÓM Nguyễn Thị Lệ Ánh Nguyễn Thị Bảo Nhi Nguyễn Thị Thanh Thúy Trần Thị Thanh Hoa Trần Thị Hải Yến Lớp: 44K18.2 Đà Nẵng, ngày 22 tháng năm 2021 ĐÁNH GIÁ RỦI RO HỆ THƠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG THỦ CÔNG VÀ DỰA TRÊN CÔNG NGHỆ MỤC TIÊU HỌC TẬP NHĨM Trang Sau hồn thành thảo luận trường hợp này, bạn [1] Nhận biết rủi ro hệ thống kế toán bán hàng thủ công [3] Xác định rủi ro phát sinh từ việc sử dụng hệ thống kế tốn dựa CNTT [2] Giải thích cách hệ thống kế tốn dựa cơng nghệ thơng tin (CNTT) giảm thiểu rủi ro hệ thống thủ công [4] Nhận vấn đề liên quan đến q trình chuyển đổi hệ thống kế tốn từ thủ công sang dựa CNTT GIỚI THIỆU St James Clothiers cửa hàng quần áo cao cấp nằm thị trấn nhỏ Tennessee St James có cửa hàng, nằm khu mua sắm cạnh quảng trường thị trấn St James tiếng nơi để mua quần áo đẹp khu vực địa phương Cửa hàng 20 năm hoạt động Chủ sở hữu, Sally St James, gần định chuyển đổi từ hệ thống bán hàng thủ công tương đối đơn giản sang gói ứng dụng bán hàng dựa CNTT Phần mềm ứng dụng bán hàng mua từ nhà cung cấp phần mềm Với tư cách kiểm toán viên cao cấp hợp đồng St James, gần bạn yêu cầu kiểm tốn viên nhân viên mình, Joe McSweeney, đến gặp thức với khách hàng để tìm hiểu thêm thay đổi hệ thống kế toán đề xuất Bạn yêu cầu Joe xem lại tường thuật hồ sơ kiểm toán năm ngoái mà anh chuẩn bị, mơ tả hệ thống kế tốn bán hàng thủ cơng có cập nhật cho thay đổi năm Bạn yêu cầu chuẩn bị tường thuật thứ hai mơ tả hệ thống kế tốn bán hàng dựa CNTT đề xuất, sử dụng thông tin mà thu thảo luận với nhân viên St James Bản tường thuật từ hồ sơ kiểm toán năm ngoái tưởng thuật mà Joe chuẩn bị gần cung cấp trang YÊU CẦU [1] Hệ thống kế toán bán hàng dựa CNTT đề xuất dựa điện toán đám mây St James truy cập phần mềm thông qua truy cập trực tuyến Truy cập trang web Ủy ban Chống gian lận lập Báo cáo tài thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (COSO) (www.coso.org) để nhận miễn phí tài liệu giấy tờ trang web Quản lý rủi ro doanh nghiệp cho Điện toán đám mây, để trả lời câu hỏi sau: [a] Điện tốn đám mây gì? [b] Việc sử dụng điện toán đám mây cho hệ thống bán hàng mang lại cho St James lợi ích nào, có? [c] Việc sử dụng điện tốn đám mây cho hệ thống bán hàng áp đặt rủi ro nào, có St James? [2] Đối tác kiểm toán hợp đồng với St James, Betty Watergate, yêu cầu bạn xem xét tường thuật Joe chuẩn bị phần thủ tục lập kế hoạch kiểm toán cho kiểm tốn báo cáo tài ngày 31 tháng 12 năm 2015 năm Betty muốn bạn chuẩn bị ghi nhớ cho cô để giải câu hỏi sau: [a] Những khía cạnh hệ thống kế tốn bán hàng thủ cơng hành tạo rủi ro làm tăng khả có sai sót trọng yếu báo cáo tài chính? Xác định cụ thể rủi ro cách dẫn đến sai sót Ví dụ: đừng đặt "Rủi ro: phiếu bán hàng thu ngân chuẩn bị theo cách thủ cơng." Thay vào đó, bạn nên nêu rõ lý điều làm tăng rủi ro có sai sót trọng yếu cách thêm "Điều làm tăng rủi ro có sai sót trọng yếu làm tăng nguy sai sót tính tốn ngẫu nhiên thu ngân." [b] Những tính nào, có, hệ thống kế tốn bán hàng dựa CNTT đề xuất giúp giảm thiểu rủi ro xác định câu hỏi 2.a Nếu có thiếu sót dự kiến cịn tồn hệ thống mới, “khơng có điều khiển máy tính làm giảm nguy này” [c] Làm để hệ thống bán hàng dựa CNTT tạo rủi ro cho sai sót trọng yếu? [d] Bạn có đề xuất liên quan đến kế hoạch chuyển đổi thực tế sang hệ thống này? Chuẩn bị ghi nhớ bao gồm câu trả lời bạn cho câu hỏi Betty Bạn thấy hữu ích kết hợp câu trả lời cho câu hỏi 2.a 2.b Ví dụ: bạn trình bày câu trả lời cho câu hỏi 2.a 2.b cách sử dụng định dạng trang tính trang (Lưu ý: Bạn tải xuống phiên điện tử trang tính trang web nhà xuất hỗ trợ sổ sách www.pearsonhighering.com / beasley) St James Clothiers BẢN TƯỞNG THUẬT MÔ TẢ HỆ THỐNG KẾ TỐN BÁN HÀNG THỦ CƠNG CHO NĂM TÀI CHÍNH KẾT THÚC NGÀY 31/12/2014 Bản tường thuật dựa thảo luận với khách hàng St James Clothiers vào ngày 29 tháng năm 2014, với kiểm tốn báo cáo tài ngày 31 tháng 12 năm 2014. Bản tường thuật mô tả hệ thống bán hàng thủ công năm tài kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2014 BẢN MƠ TẢ HỆ THỐNG KẾ TỐN BÁN HÀNG HIỆN TẠI St James có số nhân viên bán hàng làm việc với khách hàng. Nhân viên bán hàng trả lương theo cộng với tiền thưởng cho doanh số bán hàng mà họ tạo cách hỗ trợ khách hàng. Khi khách hàng sẵn sàng mua hàng, nhân viên bán hàng hướng dẫn khách hàng đến quầy thu ngân cửa hàng để toán Để xử lý việc bán hàng, nhân viên thu ngân ghi lại thủ công tên nhân viên bán hàng, số sản phẩm, số lượng bán giá bán phiếu bán hàng đánh số trước cách sử dụng thông tin thẻ giá quần áo. Phiếu bán hàng dạng trùng lặp. Đối với mặt NHÓM Trang hàng giảm giá đặc biệt, thu ngân đề cập đến mẩu báo quảng cáo bảng hiệu bán hàng cửa hàng. Thỉnh thoảng, thu ngân phải nhờ vào nhân viên bán hàng để xác định giá bán. Nhân viên thu ngân lấy số lượng nhân với giá theo cách thủ cơng để tính tốn số tiền bán hàng sau cộng thuế bán hàng để tính tổng số tiền bán hàng.Một phiếu bán hàng tính xong, tổng doanh thu bán hàng trước thuế số tiền thuế bán hàng nhập vào máy tính tiền, máy tính tiền ghi lại số tiền cộng với tính tốn ghi lại tổng số tiền bán hàng băng tính tiền Nhân viên thu ngân ghim biên lai băng tính tiền khách hàng vào phiếu bán hàng chuẩn bị thủ công chuyển cho khách hàng Bản khác băng tính tiền trì bên máy tính tiền khóa. Khơng có ngoại trừ kế tốn cửa hàng, Meredith McGlomm, mở khóa băng từ sổ đăng ký. Máy tính tiền máy tương đối đơn giản sử dụng để tạo phiếu bán hàng cung cấp ngăn kéo có khóa để thu tiền mặt. Két đựng tiền thường mở đơn hàng nhập vào; tuy nhiên, ngăn kéo mở cách nhấn nút “Total” Phiếu bán hàng gốc giữ lại hộp tài liệu bên cạnh máy tính tiền  Nhân viên bán hàng hỗ trợ thu ngân giải lao cao điểm bận rộn (đặc biệt thứ Bảy)  St James chấp nhận hàng trả khách hàng khách hàng cung cấp phiếu bán hàng. Nhân viên thu ngân xử lý doanh thu bán hàng trả lại cách hoàn thành phiếu bán hàng sử dụng số tiền âm John Thornberg, quản lý cửa hàng, đếm tiền máy tính tiền ngày chuẩn bị phiếu gửi tiền Anh ta mang tiền đến ngân hàng địa phương ngày gửi vào kho lưu ký. Vào ngày hôm sau, ngân hàng xử lý khoản tiền gửi gửi trực tiếp phiếu gửi tiền xác nhận qua email cho kế toán cửa hàng (Meredith McGlomm) Vào cuối ngày, Meredith thu thập tất phiếu bán hàng từ nhân viên thu ngân lấy băng tính tiền bị khóa bên máy tính tiền. Chúng cất giữ két sắt đặt văn phịng kế tốn. Vào ngày hơm sau, Meredith nhóm tất phiếu bán hàng theo số lượng nhân viên bán hàng ghi lại doanh số cột riêng biệt bảng tính Meredith tích lũy tổng doanh số bán hàng nhân viên bán hàng để xác định tổng số tiền bán hàng cho ngày hơm cho cửa hàng Meredith nhập tổng số hàng ngày vào Nhật ký bán hàng theo cách thủ công. Cô so sánh tổng doanh số hàng ngày Nhật ký bán hàng tổng doanh số băng tính tiền cho ngày hơm đó. Khi phiếu gửi tiền xác thực đến từ ngân hàng, Meredith so sánh số tiền gửi vào nhật ký bán hàng cho khớp ghi ngày hơm đó. Chủ cửa hàng, Sally St James, định kỳ so sánh phiếu gửi tiền hàng ngày với số tiền ghi Nhật ký bán hàng. Cuối tháng, kế toán cửa hàng ghi sổ Nhật ký Bán hàng ghi tổng tài khoản lên Sổ Cái. Cô sử dụng doanh số hàng tháng nhân viên bán hàng để tính tiền thưởng cho nhân viên bán hàng tháng. Do số lượng giao dịch bán hàng xảy ra, cửa hàng khơng thể trì hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Do đó, vào cuối tháng, cửa hàng thực kiểm kê hàng tồn kho để thiết lập hàng tồn kho cuối tháng. Giá trị sử dụng để tính Giá vốn hàng bán tháng BẢN CẬP NHẬT KIỂM TỐN NĂM TÀI CHÍNH 31/12/2015 Dựa đánh giá thảo luận với nhân viên St James Clothiers vào ngày 10 tháng năm 2015, tường thuật mơ tả hệ thống kế tốn bán hàng thủ cơng mơ tả xác hệ thống kế toán bán hàng St James Clothiers BẢN TƯỞNG THUẬT MƠ TẢ HỆ THỐNG KẾ TỐN BÁN HÀNG DỰA TRÊN CNTT CHO NĂM TÀI CHÍNH KẾT THÚC NGÀY 31/12/2015 Bản tường thuật dựa thảo luận mà tơi có với nhân viên khách hàng St James Clothiers vào ngày 10 tháng năm 2015 Bản tường thuật mơ tả thành phần hệ thống kế toán bán hàng dựa CNTT đề xuất, mà St James dự định cài đặt quý năm BẢN TƯỜNG THUẬT MƠ TẢ HỆ THỐNG KẾ TỐN BÁN HÀNG DỰA TRÊN CNTT Hệ thống bán hàng dựa CNTT mà St James có kế hoạch triển khai vào cuối năm hệ thống phát triển bên ngồi gói phần mềm kế tốn bán hàng, mà lưu trữ dạng giải pháp phần mềm dựa đám mây Olive States Software. Sally St.James tìm hiểu gói phần mềm tham gia họp ngành cách vài tháng. Từ việc nói chuyện với số chủ cửa hàng, Sally tin gói phần mềm tốt cho St James Clothiers Sally nói chuyện với số người bạn địa phương, người đề xuất nhà tư vấn máy tính có trụ sở Nashville để hỗ trợ thực hiện. Nhà tư vấn gặp Sally năm lần khác để thảo luận kế hoạch lắp đặt họ. Dự kiến cài đặt vào hai tuần cuối tháng 11 năm 2015 St James bắt đầu sử dụng hệ thống có hiệu lực 01 tháng 12 Phần mềm bán hàng lưu trữ dạng giải pháp phần mềm dựa đám mây lưu trữ máy chủ Olive States Software. Các khía cạnh giải pháp cài đặt máy tính St James để họ truy cập giải pháp phần mềm trì hỗ trợ Olive States Software. Phần mềm cài đặt St Thiết bị James tải xuống từ Olive States. Gói bao gồm số tính liên quan với hệ thống mà St James tùy chọn kích hoạt. Sally yêu cầu nhà tư vấn hỗ trợ cài đặt phần mềm chịu trách nhiệm thiết lập tính đó, Sally nhân viên cịn lại cửa hàng khơng có kinh nghiệm lập trình máy tính cài đặt phần mềm Khi hệ thống triển khai, máy tính tiền cũ bị loại bỏ máy tính sử dụng thu ngân để xử lý việc bán hàng. Máy tính (PC) có phần đính kèm ngăn kéo đựng tiền đặc biệt mở sau đơn bán hàng nhập vào PC. Để mở ngăn kéo lúc khác, cần có mã mật đặc biệt, mã quản lý cửa hàng trì. Do đó, nhân viên thu ngân mắc lỗi nhập hàng, quản lý cửa hàng phải nhập mật để vơ hiệu hóa việc bán hàng NHĨM Trang Để vận hành máy tính tiền PC mới, nhân viên thu ngân phải nhập mật ba chữ số trước xử lý giao dịch bán hàng Nhân viên bán hàng tiếp tục điền thông tin cho nhân viên thu ngân, nhân viên bán hàng có mật để vận hành PC. PC ghi lại mật nhà điều hành cho lần bán hàng thiết bị lưu trữ nội mà người quản lý cửa hàng truy cập. Người quản lý cửa hàng tạo báo cáo theo số mật để xem xét. Phiếu bán hàng khơng cịn chuẩn bị. Thay vào đó, nhân viên thu ngân quét mã vạch sản phẩm thẻ giá liên kết với sản phẩm nhân viên thu ngân nhập số lượng bán số nhân viên bán hàng. PC mở rộng số lượng nhân với giá tính tốn số tiền bán hàng trước thuế, số tiền thuế bán hàng tổng số tiền bán hàng. Máy tính lấy đơn giá từ bảng giá tổng thể dựa số sản phẩm nhập. Do đó, khơng thể xử lý việc bán hàng cho số sản phẩm không hợp lệ cho số sản phẩm khơng có giá tệp bảng giá PC tạo biên lai đưa cho khách hàng. Biên lai ghi rõ số sản phẩm, số lượng giao dịch, số tiền giao dịch, số nhân viên bán hàng. Máy tính khơng tạo băng tính tiền riêng biệt Thay vào đó, số liệu bán hàng hàng ngày lưu trữ đám mây máy chủ Olive State. Vào cuối ngày, nhân viên thu ngân chọn “daily closing procedure”, tùy chọn tự động cập nhật Nhật ký Bán hàng hàng tồn kho trì ứng dụng đám mây. Hàng bán trả lại xử lý quản lý cách sử dụng mật đặc biệt Ứng dụng bảo trì kèm với hệ thống bán hàng vi tính hóa phải sử dụng để nhập thay đổi vào tệp bảng giá chính. Quyền truy cập vào ứng dụng bảo trì bảo vệ mật người quản lý cửa hàng Sally có quyền truy cập mật vào tệp Người quản lý cửa hàng tiếp tục thực khoản tiền gửi hàng ngày theo cách phù hợp với quy trình hệ thống thủ công Hệ thống thay đổi đáng kể trách nhiệm kế toán cửa hàng. Cho máy tính tự động đăng giao dịch riêng lẻ lên Nhật ký bán hàng nhân viên bán hàng, kế tốn cửa hàng khơng chuẩn bị nhật ký bán hàng  Trên thực tế, Nhật ký bán hàng không tạo dạng cứng. Thay vào đó, mật kế tốn cửa hàng không cho phép truy cập vào mà cho phép đọc số liệu bán hàng hàng ngày. CHỈ ĐỌC có nghĩa kế tốn xem nội dung tệp Khi phiếu gửi xác nhận hàng ngày đến từ ngân hàng, kế toán cửa hàng nhập tổng số phiếu gửi vào hệ thống kế toán, sau hệ thống so sánh số tiền ký quỹ với tổng doanh thu bán hàng ghi nhận hàng ngày Bất kỳ khác biệt liệt kê báo cáo ngoại lệ chuyển tiếp qua email đến Sally St James ngày. Ngoài ra, nhập sổ ngày cập nhật tệp kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên. Vì thủ tục hàng ngày kế toán cửa hàng thay đổi đáng kể, kiểm tra hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên cách đếm vật lý mục hàng tồn kho chọn để so sánh với hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên, in hàng ngày văn phịng kế tốn. Sự khác biệt quản lý cửa hàng xem xét hàng ngày chủ sở hữu kiểm tra đơn giản Là phần quy trình kết thúc hàng tháng, máy tính tự động đăng giao dịch bán hàng hàng tồn kho lên tài khoản Sổ cái. Kế toán cửa hàng nhập lên bảng cân dối thử Sổ Cái để lập báo cáo tài hàng tháng. Khơng có báo cáo tạp chí cứng khác tạo ra. Tất liệu lưu trữ đám mây NHÓM Trang [a] Điện tốn đám mây gì? Điện toán đám mây việc cung cấp tài nguyên máy tính cho người dùng tùy theo mục đích sử dụng thơng qua kết nối Internet Nguồn tài ngun thứ liên quan đến điện tốn máy tính, ví dụ phần mềm, phần cứng, hạ tầng mạng máy chủ mạng lưới máy chủ cỡ lớn [b] Việc sử dụng điện toán đám mây cho hệ thống bán hàng mang lại cho St James lợi ích nào, có? Tiết kiệm chi phí Với điện tốn đám mây, doanh nghiệp giảm thiểu cắt giảm hồn tồn vốn đầu tư ban đầu vì khơng cần trung tâm liệu chỗ (không lắp đặt máy chủ, phần cứng, phần mềm, khấu hao thiết bị, v.v ) Thêm vào đó, điện sử dụng vận hành làm mát máy chủ giảm, góp phần tăng tính thân thiện với môi trường Với việc giảm thiểu vốn đầu tư, khơng địi hỏi lắp đặt trì trung tâm liệu chỗ, chi phí dùng cho dự án cần kíp khác doanh nghiệp có nhiều thời gian để tập trung vào hoạt động kinh doanh Truy cập tức lúc nơi Dữ liệu dễ dàng lưu trữ, tải về, phục hồi, xử lý với vài cú nhấp chuột Người dùng truy cập vào tài khoản di chuyển, 24/7, thông qua thiết bị nào, nơi giới miễn bạn kết nối với internet Trên hết, tất nâng cấp cập nhật thực cách tự động, tiết kiệm nhiều thời gian nỗ lực để trì hệ thống, giảm đáng kể khối lượng cơng việc cho nhóm IT  Hợp tác bền vững, khơng xáo trộn Một tình trạng xảy phổ biến bạn bị phương hướng theo dõi dự án Lý sau nhiều lần gửi file trao đổi qua lại, thảo luận trở nên hỗn loạn, file qua nhiều lần chỉnh sửa khơng cịn nhận đâu thành phẩm Với điện toán đám mây, file được tập trung lưu trữ cố định quán, truy cập đâu, tạo nên không gian ảo nơi mà người trực tiếp thảo luận, chia sẻ file nhận phản hồi tức Điều khiến cho suất làm việc cải thiện rõ rệt, giảm thiểu tối đa rắc rối, gia tăng mức độ hài lòng khách hàng, nhiều Bảo mật liệu Như đề cập trên, mối lo ngại sử dụng điện toán đám mây việc bảo mật thông tin Các nhà cung cấp dịch vụ phải đảm bảo hệ thống bảo vệ cập nhật liên tục lúc với tất tính thơng qua việc kiểm định chặt chẽ Tất hoạt động đám mây bên thứ ba giám sát kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tiêu chuẩn an toàn đáp ứng TRẢ LỜI CÂU HỎI [c] Việc sử dụng điện toán đám mây cho hệ thống bán hàng áp đặt rủi ro nào, có St James? Hệ thống kế tốn bán hàng thủ cơng hành tạo nhiều rủi ro làm tăng khả xảy sai sót trọng yếu hệ thống tài Nhân viên dễ dàng thao túng sổ sách kế tốn khơng có bảo mật thiết lập tổ chức quyền truy cập nhân viên ủy quyền có ID người dùng Mật vào hệ thống Mất sổ sách thủ công, trộm cắp tiêu hủy tạo vấn đề lớn khơng có phương tiện hỗ trợ có sẵn hệ thống thủ cơng hệ thống máy tính tự động CÂU HỎI VÀ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT [1] Những khía cạnh hệ thống kế toán bán hàng thủ công hành tạo rủi ro làm tăng khả có sai sót trọng yếu báo cáo tài chính? Xác định cụ thể rủi ro cách dẫn đến sai sót Ví dụ: đừng đặt "Rủi ro: Vé bán hàng thu ngân chuẩn bị theo cách thủ cơng." Thay vào đó, bạn nên nêu rõ lý điều làm tăng rủi ro có sai sót trọng yếu cách thêm "Điều làm tăng nguy có sai sót trọng yếu làm tăng nguy có sai sót tốn học ngẫu nhiên thủ quỹ." [2] Những tính nào, có, hệ thống kế tốn bán hàng dựa CNTT đề xuất giúp giảm thiểu rủi ro xác định câu hỏi 1? Nếu thiếu hụt cho tồn hệ thống mới, “khơng có điều khiển máy tính làm giảm nguy này” GIẢI PHÁP Theo tường thuật mô tả hệ thống kế tốn bán hàng thủ cơng St James Clothiers tường thuật mô tả hệ thống kế toán bán hàng dựa CNTT đề xuất họ, lên kế hoạch triển khai vào quý năm 2009 Bảng sau nêu bật rủi ro mà nhóm xác định liên quan đến hệ thống thủ công Đối với loại rủi ro thủ cơng, nhóm lưu ý cách hệ thống dựa CNTT đề xuất giảm thiểu rủi ro Rủi ro hệ thống thủ cơng Việc ghi chép thủ công tên nhân viên bán hàng, số sản phẩm, số lượng bán giá bán làm tăng rủi ro lỗi ngẫu nhiên nhân viên thu ngân NHÓM Tác động liên quan đến Báo cáo tài Điều dẫn đến tăng rủi ro có sai sót trọng yếu bán hàng Giải pháp Hệ thống CNTT Hệ thống yêu cầu nhân viên bán hàng nhập mật họ, điều giảm thiểu lỗi liên quan đến việc nhập tên nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng tiếp tục nhập số lượng số lượng sản phẩm Số lượng sản phẩm không hợp lệ sản phẩm khơng có giá tệp Bảng Trang 10 giá tự động bị máy tính từ chối, giảm thiểu sai sót Lỗi nhập giá giảm bớt máy tính sử dụng đơn giá tệp Bảng giá để tính tổng doanh thu Việc phụ thuộc vào thẻ giá, quảng cáo nhân viên bán hàng để xác định đơn giá cho sản phẩm bán làm tăng nguy khách hàng bị tính giá khơng xác Việc nhân viên thu ngân lấy số lượng nhân với giá theo cách thủ cơng để tính tốn số tiền bán hàng sau cộng thuế bán hàng để tính tổng số tiền bán hàng làm tăng rủi ro lỗi toán học ngẫu nhiên việc tính tốn số tiền bán hàng Có thể dễ dàng mở ngăn kéo đựng tiền cách nhấn nút “Total”, làm tăng nguy cắp tiền mặt Việc bán hàng trả lại xử lý cách điền vào phiếu bán hàng khác sử dụng số tiền âm Không yêu cầu đối chiếu phiếu trả hàng với hàng hóa bị trả lại việc kiểm kê hàng hóa thực tháng lần Điều dẫn đến việc định giá sai giao dịch mua bán Nhân viên bán hàng khơng nhập đơn giá Thay vào đó, máy tính tự động xác định đơn giá cho số sản phẩm tệp tổng thể Bảng giá Điều dẫn đến việc định giá sai giao dịch mua bán Máy tính tự động mở rộng đơn giá nhân với số lượng tính tốn số tiền bán hàng trước thuế, số tiền thuế bán hàng tổng số tiền bán hàng, giảm nguy lỗi ngẫu nhiên Điều dẫn đến báo cáo sai số dư tiền mặt Két đựng tiền, điều khiển máy tính, bị khóa giao dịch mua bán xử lý Chỉ có quản lý cửa hàng có mật đặc biệt để mở ngăn kéo đựng tiền vào lúc khác Rủi ro dẫn đến việc đánh cắp tiền mặt hàng tồn kho, dẫn đến sai sót tiềm ẩn tài khoản Ngồi ra, khoản trả lại Những rủi ro dẫn đến sai sót trọng yếu hàng doanh thu hư cấu tồn kho theo dõi ghi lại để doanh thu bán hàng bị trả lại che đậy hành vi giám sát Tiền mặt trộm cắp tiền mặt bị chiếm đoạt ngụy dẫn đến việc phóng đại tài tạo cách ghi lại doanh khoản trả lại hàng thu bán hàng hư cấu bán (một tài Người quản lý cửa hàng xử lý việc trả lại hàng cách sử dụng tùy chọn mật đặc biệt Máy tính cập nhật hồ sơ kiểm kê vĩnh viễn hàng ngày Hơn nữa, kế tốn cửa hàng (McGlomm) giám sát chặt chẽ hồ sơ hàng tồn kho vĩnh viễn cách thực phép đếm vật lý thường xuyên TRẢ LỜI CÂU HỎI khoản doanh thu trái ngược) Phiếu bán hàng ban đầu giữ hộp bên cạnh máy tính tiền, nơi chúng dễ dàng bị thất lạc/ thay đổi Điều làm tăng nguy ghi nhận sai sót doanh số bán hàng tiền thưởng Trong kế toán đối chiếu tổng doanh thu hàng ngày Nhật ký bán hàng với phiếu gửi tiền xác nhận cuối phát chênh lệch, khả bị phiếu bán hàng làm tăng thêm khó khăn việc giải chênh lệch lưu ý Nhân viên thu ngân thay đổi thủ công phiếu bán hàng Điều làm tăng rủi ro "lỗi" nhận thức xử lý khơng xác Khả thay đổi giao dịch theo cách thủ cơng mà khơng có dấu vết kiểm tra làm tăng khả bán hàng bị “vơ hiệu hóa” để che đậy hành vi biển thủ tiền mặt từ ngăn kéo đựng tiền NHĨM Rủi ro dẫn đến sai sót tài khoản bán hàng tiền thưởng Hệ thống dựa CNTT khơng cịn chuẩn bị phiếu bán hàng Một biên lai tiền mặt giấy tạo cho khách hàng Tuy nhiên, khơng có băng nhận tiền mặt máy tính trì Thay vào đó, tất doanh thu ghi lại nội ổ cứng máy tính, ổ cứng sau sử dụng để tự động đăng tổng doanh thu lên Nhật ký bán hàng tự động tính tiền thưởng Rủi ro dẫn đến sai sót tài khoản bán hàng tiền mặt Nếu nhân viên thu ngân mắc lỗi nhập hàng, người quản lý cửa hàng phải nhập mật để vơ hiệu hóa việc bán hàng Trang 12 Kế toán cửa hàng (McGlomm) chuẩn bị thủ công hồ sơ bán hàng hàng ngày nhân viên bán hàng dựa thông tin phiếu bán hàng nhập tổng số hàng ngày nhân viên cột riêng biệt bảng tính Cơ tích lũy tổng doanh số bán hàng nhân viên bán hàng để xác định doanh số bán hàng hàng ngày cửa hàng mà cô nhập vào Nhật ký bán hàng theo cách thủ công Hàng tháng, kế toán cửa hàng ghi sổ Nhật ký bán hàng chuyển tổng tài khoản lên Sổ Cái Các thủ tục thủ công làm tăng rủi ro lỗi ngẫu nhiên người gây hồ sơ kế toán Chủ cửa hàng nhận thức khác biệt tổng doanh thu bán hàng ghi hàng ngày phiếu ký quỹ xác nhận cách đối chiếu định kỳ phiếu ký quỹ với số tiền ghi Nhật ký bán hàng Ngồi ra, có hội cho kế tốn cửa hàng (McGlomm) quản lý cửa hàng (Thornberg) để thông đồng chiếm đoạt tiền mặt mà không bị chủ cửa hàng phát (St James), cho chủ cửa hàng so sánh Rủi ro dẫn đến sai sót ảnh hưởng đến việc bán hàng tài khoản tiền thưởng, McGlomm xử lý sai Máy tính tự động đăng giao dịch riêng lẻ lên Nhật ký bán hàng nhân viên bán hàng, loại bỏ việc chuẩn bị thủ công Nhật ký bán hàng tổng doanh số nhân viên bán hàng Máy tính tự động đăng giao dịch bán hàng tồn kho hàng tháng lên Sổ Cái Các chức tự động làm giảm khả xảy lỗi ngẫu nhiên người gây Có nguy doanh số bán hàng bị khai sai để che đậy hành vi biển thủ tiền mặt Kế toán cửa hàng phải nhập tổng số tiền ký quỹ xác nhận vào hệ thống, sau đối chiếu số tiền với tổng doanh thu bán hàng ghi hàng ngày Tất khác biệt liệt kê báo cáo ngoại lệ tự động chuyển tiếp qua email cho chủ cửa hàng (St James) Mặc dù có số khả thông đồng quản lý cửa hàng (Thornberg) kế toán cửa hàng (McGlomm), việc tự động lập Nhật ký bán hàng dựa thông tin nhập làm giảm khả kế toán cửa hàng việc thay đổi hồ sơ kế toán để che giấu không phù hợp TRẢ LỜI CÂU HỎI định kỳ phiếu gửi tiền với mục sổ Nhật ký bán hàng khơng kiểm tra số tiền băng tính tiền Bất kỳ nhân viên vận hành máy tính tiền mà khơng cần hồ sơ việc chuẩn bị Rủi ro giao dịch cá nhân dẫn đến sai sót Việc thiếu dấu vết kiểm tra tiền mặt nhân viên cụ thể giao dịch bán chịu trách nhiệm xử lý hàng giao dịch bán hàng làm tăng khó khăn việc giải sai sót chênh lệch ghi nhận Để xử lý việc bán hàng, nhân viên thu ngân phải nhập mật gồm ba chữ số, mật máy tính ghi lại thiết bị lưu trữ nội mà người quản lý cửa hàng truy cập Hệ thống cập nhật hồ sơ kiểm kê vĩnh viễn hàng Rủi ro ngày việc loại bỏ trách nhiệm cũ cho kế toán Hồ sơ hàng tồn kho vĩnh viễn dẫn đến sai sót cửa hàng cho phép cô kiểm tra hồ sơ kiểm kê hàng khơng trì làm tài khoản ngày tăng nguy hàng tồn kho bị hàng tồn kho Sự khác biệt chuyển đến người quản lý cửa hàng co lại sai sót giá vốn hàng bán hàng ngày cho chủ sở hữu sở kiểm tra, theo định chủ sở hữu [c] Việc sử dụng điện toán đám mây cho hệ thống bán hàng áp đặt rủi ro nào, có St James? Ý kiến nhóm Những rủi ro giới thiệu Hệ thống kế toán dựa CNTT Trong hệ thống kế toán dựa CNTT cung cấp nhiều tính làm giảm nhiều rủi ro so với hệ thống thủ cơng, tính sau hệ thống dựa CNTT lại tạo rủi ro mới: Máy tính tự động lấy đơn giá từ tệp Bảng giá Nếu tệp khơng cập nhật thường xuyên theo dõi độ xác, lỗi định giá có hệ thống xảy dẫn đến sai sót trọng yếu số tiền bán hàng Mật đặc biệt để thực ứng dụng bảo trì để cập nhật tệp khơng tiết lộ cho người khác dù chủ cửa hàng (St James) quản lý cửa hàng (Thornberg) Mặc dù việc sử dụng mật cho tất người vận hành máy tính việc ghi lại mật cho giao dịch hạn chế quyền truy cập cải thiện quy trình kiểm tra cho giao dịch, điều đặc biệt quan trọng mật không chia sẻ tiết lộ người tham gia Ngồi ra, mật có độ dài ba chữ NHÓM Trang 14 số, điều làm tăng tiềm đốn chúng Chính sách trì mật cần thiết lập nhân viên nên khuyến khích khơng sử dụng mật quen thuộc (ví dụ: tên viết tắt, ngày sinh, biệt hiệu, v.v.) Máy tính khơng tạo giấy trùng lặp băng tính tiền Thay vào đó, số liệu bán hàng hàng ngày lưu trữ nội ổ cứng Tương tự vậy, Nhật kí bán hàng hàng ngày không xuất dạng cứng Nếu lưu thường xuyên ngày, liệu giao dịch bán hàng bị trường hợp ổ cứng thiết bị khác bị lỗi Máy tính thực tất tính tốn số tiền bán hàng, thuế bán hàng tổng doanh thu cho giao dịch riêng lẻ Ngoài ra, máy tính cập nhật ghi hàng tồn kho vĩnh viễn, tổng hợp doanh số bán hàng đại lý bán hàng cập nhật tài khoản Sổ liên quan Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng ứng dụng trước sau thực để đảm bảo chương trình ứng dụng thực cách Kiểm tra định kỳ sau cài đặt giúp phát lỗi phát sinh thay đổi Người quản lý cửa hàng (Thornberg) có số trách nhiệm Quản lý cửa hàng người phép sửa lỗi giao dịch, cập nhật tệp Bảng giá xử lý việc hàng bán bị trả lại Ngoài ra, quản lý cửa hàng tiếp tục thực việc khai báo ngày Hơn nữa, người quản lý cửa hàng truy cập tất mật nhân viên thiết bị lưu trữ nội Do đó, người quản lý cửa hàng có trách nhiệm giữ gìn lưu giữ hồ sơ để tạo hội cho chiếm đoạt tiền mặt thay đổi tài khoản Chủ cửa hàng (St James) nên cân nhắc việc phân công lại số trách nhiệm người quản lý cửa hàng [d] Bạn có đề xuất liên quan đến kế hoạch chuyển đổi thực tế sang sản phẩm hệ thống? Ý kiến nhóm Mối quan tâm Đề xuất triển khai Hệ thống dựa CNTT Việc lựa chọn hệ thống bán hàng dựa CNTT đề xuất chủ cửa hàng (St James) thực dựa thông tin mà có họp ngành gần Việc thiếu tham gia nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, kế toán cửa hàng quản lý cửa hàng gây số lo ngại Chủ cửa hàng khơng xác định số tính định hệ thống dựa CNTT không hoạt động tốt để xử lý giao dịch St James tính cần thiết bị thiếu Sẽ có lợi cá nhân xem xét tính hệ thống dựa CNTT trước triển khai, có thể, họ quen với việc xử lý giao dịch hàng ngày St James Việc thiếu tham gia từ trước dẫn đến phản kháng thiếu tham gia số người sử dụng hệ thống, đó, người cố tình phá vỡ số tính kiểm sốt St James dường dựa vào khả kiến thức chuyên mơn chun viên máy tính để thực Trong chủ cửa hàng nhận khuyến nghị khả TRẢ LỜI CÂU HỎI nhà tư vấn từ người khác, có số lo ngại nhà tư vấn khơng đủ trình độ để xử lý việc cài đặt phần mềm cụ thể Việc kiểm tra tham khảo thức câu hỏi cá nhân ngành cung cấp thêm thông tin đáng tin cậy khả nhà tư vấn Hơn nữa, thỏa thuận thức (tức hợp đồng) xác định tính khả dụng, cam kết hỗ trợ cung cấp nhà tư vấn nên thiết lập Sự xếp làm tăng khả nhà tư vấn đáp ứng nhu cầu St James chúng phát sinh Có vẻ St James khơng tiến hành thử nghiệm đánh giá thức hệ thống dựa CNTT đề xuất Phân tích kỹ lưỡng khả năng, sử dụng khối lượng thực tế liệu St James, nên tiến hành trước cài đặt để đảm bảo hệ thống dựa CNTT đề xuất xử lý xác chất mức độ giao dịch St James St James lên kế hoạch cho thay đổi đột ngột hệ thống Điều tạo áp lực nhầm lẫn lớn, đặc biệt nhân viên bán hàng hầu hết quen thuộc với hệ thống thủ công Thay vào đó, St James nên xem xét việc chạy hệ thống thủ công song song với hệ thống khoảng thời gian hợp lý để đảm bảo tất tính CNTT hoạt động bình thường trước từ bỏ hệ thống thủ cơng Mặc dù hoạt động song song làm tăng thời gian cho nhân viên thực hoạt động bình thường, chi phí tối thiểu so với việc xử lý giao dịch trường hợp triển khai không thành công Việc chuyển đổi dự kiến diễn hai tuần quý thứ tư năm dương lịch, rơi vào gần mùa mua sắm nghỉ lễ bận rộn Việc hoãn triển khai sau mùa lễ hội bán lẻ bận rộn làm giảm nguy lỗi hệ thống thời điểm quan trọng năm St James Họ nên lập kế hoạch cho việc thực kéo dài hai tuần Bất kể mức độ lập kế hoạch triển khai, “bất ngờ” không mong đợi thành phần hầu hết chuyển đổi CNTT Chưa có thảo luận việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống St James nên đào tạo tất nhân viên tính hệ thống trước đặt phụ thuộc vào hệ thống Việc thiếu đào tạo dẫn đến việc sử dụng khơng cách thiếu người dùng “mua vào”, điều cuối dẫn đến lỗi xử lý bán hàng Như đề cập trước đây, St James cần thiết lập thủ tục lưu mật thức để đảm bảo tất liệu bảo vệ cách NHÓM Trang 16 ... 2009 Bảng sau nêu bật rủi ro mà nhóm xác định liên quan đến hệ thống thủ công Đối với loại rủi ro thủ cơng, nhóm lưu ý cách hệ thống dựa CNTT đề xuất giảm thiểu rủi ro Rủi ro hệ thống thủ cơng Việc... bán hàng áp đặt rủi ro nào, có St James? Ý kiến nhóm Những rủi ro giới thiệu Hệ thống kế toán dựa CNTT Trong hệ thống kế toán dựa CNTT cung cấp nhiều tính làm giảm nhiều rủi ro so với hệ thống... tốn bán hàng thủ cơng hành tạo rủi ro làm tăng khả có sai sót trọng yếu báo cáo tài chính? Xác định cụ thể rủi ro cách dẫn đến sai sót Ví dụ: đừng đặt "Rủi ro: phiếu bán hàng thu ngân chuẩn bị