HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN ĐỒ THỂ THAO

báo cáo kĩ thuật phần mềm

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN KỸ THUẬT PHẦN MỀM Đề tài : Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thanh Bình Sinh viên thực hiện: Họ và tên MSSV Lớp Trần Văn Khoa 20109300 CN-ĐTVT 04-K55 Nguyễn Vỹ Tạo 20109371 CN-ĐTVT 02-K55 Nguyễn Thạc Nam 20109334 CN-ĐTVT 04-K55 Nguyễn Tài Phương 20109674 CN-ĐTVT 01-K55 Vũ Văn Đông 20109250 CN-ĐTVT 03-K55 Hà Nội 4-2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN ĐỒ THỂ THAO Mục lục: 1. Giới thiệu về đề tài 1.1 Tổng quan Nằm đối diện với sân vận động Hàng Đẫy, trên dãy phố Trịnh Hoài Đức – con phố đặc biệt tại Hà Nội được mệnh danh là “phố thể thao”, cửa hàng thể thao tại số 14 Trịnh Hoài Đức thuộc Công ty Thiết bị Thể thao CAF là địa chỉ tin cậy đối với khách hàng đang tìm kiếm các sản phẩm, thiết bị thể thao. Cửa hàng là nơi cung cấp các dụng cụ, thiết bị thể thao cho một lượng khách hàng đông đảo bao gồm các vận động viên chuyên nghiệp và người yêu thể thao trên địa bàn Hà Nội. Về cách thức mua bán, nhân viên phải tự viết tay hóa đơn, tính tổng tiền bằng tay. Còn chủ cửa hàng thì vẫn phải trực tiếp thanh toán tiền. Do việc bán hàng vẫn phải làm thủ công nên nhiều khi đã xảy ra các vấn đề như : - Sai xót: ghi thiếu thông tin hàng, tính nhầm giá. - Chậm chạp: tính giá, ghi hóa đơn, làm giá mới cho hàng lâu. - Chồng chéo: 1 mặt hàng có thể được thống kê nhiều lần mỗi khi thống kê. Điều này đã ảnh hưởng không tốt đến năng xuất làm việc, chất lượng phục vụ khách hàng, uy tín của cửa hàng. Chính vì vậy, việc đưa phần mềm hỗ trợ việc quản lý mua bán của cửa hàng là điều rất cần thiết để giảm thiểu thời gian cho những việc thống kê, ghi hóa đơn, tính toán giá cả nhằm tránh sai xót, giành nhiều thời gian để giới thiệu, tư vấn cho khách hàng, nâng cao năng xuất làm việc qua đó mang lại chất lượng phục vụ khách hàng tốt hơn, tạo nên uy tín và tính cạnh tranh cho cửa hàng. 1.2 Mục tiêu của đề tài Với các mặt hạn chế của hệ thống quản lý cũ của cửa hàng nên mục tiêu của nhóm chúng em là xây dựng một hệ thống phần mềm trợ giúp quản lý việc nhập và bán hàng. Đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng bán đồ thể thao ” nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như sau:  Dễ sử dụng: thao tác dễ dàng, nhanh chóng.  Không chồng chéo: hệ thống mới cần loại bỏ hoàn toàn việc chồng chéo trong khâu thống kê thông tin mặt hàng.  Thống kê nhanh: thống kê nhanh số lượng hàng bán ra, nhập vào, đơn đặt hàng, hàng tồn, nợ, tổng doanh thu, KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 3  Quản lý thông tin: quản lý việc nhập/xuất hàng, thông tin nhà cung cấp hàng/nhân viên.  Chính xác: việc nhập, tính toán các giá bán và mua cần được tự động hóa một cách tối đa tránh các sai sót làm mất thời gian kiểm tra.  Xử lý nhanh chóng: Việc ghi phiếu và tính toán tổng tiền phải được làm một cách nhanh chóng và chính xác.  Tìm kiếm dễ dàng: Việc tra cứu, tìm kiếm các thông tin liên quan đến hàng hóa, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng cần phải được thực hiện một cách dễ dàng.  Ổn định và chiếm ít tài nguyên máy : Hệ thống cần có sự ổn định để tránh sai xót về dữ liệu. Đồng thời cũng chiếm ít tài nguyên máy để hệ thống chạy được nhanh. 2. Giới thiệu nhóm và phân chia công việc 3. Khảo sát và thu thập các yêu cầu 3.1 Kế hoạch phỏng vấn KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 4 a. Mẫu kế hoạch phỏng vấn Đối tượng Người được hỏi:  Họ và tên:Nguyễn Thị Như Hoa  Địa chỉ: số 14 Trịnh Hoài Đức  Điện thoại:  Email:  Là nhân viên bán hàng  Cần thu thập thông tin về: + công việc bán hàng và nhận hàng, quảng cáo hàng ngày. + công việc tiếp nhận các yêu cầu về dịch vụ của khách hàng. + việc thanh toán cho khách, tổng hợp hàng ngày, hàng tháng. Người phỏng vấn:  Họ và tên: Nguyễn Tài Phương  Thời gian hẹn: 30 phút  Thời điểm bắt đầu: 09h sáng  Thời điểm kết thúc: 09h30 sáng 24/08/2012 - Vai trò: là người trực tiếp phỏng vấn, ghi chép dữ liệu. - Vị trí: thu thập thông tin, có trách nhiệm cung cấp cho bên phân tích những dữ liệu cần thiết. - Yêu cầu: + giao tiếp tốt. + Người được hỏi nhiệt tình nhưng hơi bận, có thể cần thêm vài ngày để họ chuẩn bị rồi tiến hành tiếp. + Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời. Chương trình phỏng vấn - Giới thiệu tổng quan kế hoạch: xây dựng hệ thống bán hàng, nhập hàng, quảng cáo tự động trên máy tính cho cửa hàng thể thao. 3 phút - Tổng quan về cuộc phỏng vấn và chủ đề sẽ đề cập đến: + phỏng vấn về qui trình bán hàng, nhập hàng, quảng cáo của nhân viên. + việc đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ của khách. + xử lý của nhân viên trong các tình huống cụ thể. 2 phút - Chủ đề 1: + hỏi: quá trình bán hàng, nhập hàng, quảng cáo. + trả lời: 13 phút - Chủ đề 2: + hỏi: khi khách mua hàng có yêu cầu về dịch vụ thì nhân viên phải làm những gì. + trả lời: 12 phút KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 5 b. Phiếu phỏng vấn Phiếu phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Thị Như Hoa Người hỏi: Nguyễn Tài Phương Câu hỏi Ghi chú Câu 1 Anh/chị tổng kết sổ sách hàng ngày hay hàng tuần hay hàng tháng. +trả lời: Câu 2 Quá trình nhập hàng diễn ra như thế nào. +trả lời: Câu 3 Quá trình bán hàng diễn ra như thế nào. +trả lời: Câu 4 Khi khách mua hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ(như chuyển hàng, lắp đặt) thì anh/chị xử lý như thế nào. +trả lời: Câu 5 Anh/chị có làm việc quảng cáo hay liên hệ quảng cáo các mặt hàng. +trả lời: KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 6 3.2 Chu trình hệ thống hiện tại 3.2.1 Quá trình giao dịch của cửa hàng bán đồ thể thao hiện nay:  Khâu nhập hàng: Bước 1: Khi cần nhập một mặt hàng, chủ cửa hàng sẽ tìm trong danh sách thông tin liên lạc của các nhà cung cấp xem nhà cung cấp nào bán loại hàng tương ứng để nhập hàng về. Bước 2: Khi hàng được chuyển tới thì chủ cửa hàng hoặc nhân viên sẽ kiểm tra mặt hàng rồi thanh toán cho người giao hàng. Bước 3: KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 7 Vào sổ các thông tin liên quan đến đợt nhập hàng rồi cập nhật số lượng mới trong kho và giá bán mới vào sổ.  Khâu xuất hàng: Bước 1: Khi khách mua vào chọn hàng rồi ra thanh toán thì nhân viên có nhiệm vụ ghi ra hóa đơn bán hàng các mặt hàng mà khác mua và phải tìm giá bán trong sổ. Tiếp theo là nhân viên phải tính tiền mà khách phải trả. Bước 2: Sau đó, khác hàng mang hóa đơn và hàng tới chủ để kiểm tra và thanh toán trực tiếp với khách. (Nếu là khách quen thì những khách hàng này có thể mua hàng qua điện thoại rồi cửa hàng sẽ cho người đem hàng và hóa đơn đến tận nơi, khách hàng sẽ thanh toán với nhân viên giao hàng) Bước 2: Nếu khách đến trả lại hàng vì hỏng thì nhân viên kiểm tra hóa đơn mua hàng của khách đem đến xem có phải là của cửa hàng hay không, còn trong thời hạn bảo hành hay không. Nếu hàng hỏng thì sẽ đổi lại hàng khác cho khách hàng và chủ cửa hàng cũng phải tra xem hàng này do nhà cung cấp nào đem đến để đổi lại.  Khâu thống kê: + Cuối ngày, chủ cửa hàng sẽ nhập vào máy các mặt hàng và tổng số tiền hàng bán được trong ngày hôm đó. + Cuối tháng, chủ cửa hàng sẽ thống kê lại toàn bộ phiếu nhập và tổng số tiền bán hàng để tính doanh thu để tính lãi và xem mặt hàng nào bán chạy, loại hàng nào tồn qua đó để điều chỉnh việc quảng cáo hàng, nhập hàng mới. 3.2.2 Các mẫu hóa đơn KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 8 Cửa hàng bán đồ thể thao số 14 Trịnh Hoài Đức HÓA ĐƠN XUẤT HÀNG Mã hóa đơn………… Tên khách hàng:…………………………………………… STT Mã số Tên hàng Đơn giá Số lượn g Thành tiền Tổng Ngày……tháng……năm:…… ……… Người nhận Nhân viên thu ngân KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 9 Cửa hàng bán đồ thể thao số 14 Trịnh Hoài Đức HÓA ĐƠN NHẬP HÀNG Mã hóa đơn………… Công ty:…………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………. Lý do nhập:……………………………………… STT Mã số Tên hàng Đơn giá Số lượn g Thành tiền Tổng Ngày……tháng……năm:……………. Người giao hàng Nhân viên nhập KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 10 [...]... chức năng của hệ thống 4.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Hệ thống quản lý cửa hàng bán đồ thể thao Quản lý giao dịch KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Quản lý thông tin Page 16 Báo cáo thống kê Thống kê xuất hàng Quản lý nhập hàng Quản lý thông tin nhân viên Quản lý TT nhà cung cấp Quản lý xuất hàng Quản lý TT khách hàng Quản lý mặt hàng KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 17 Thống kê nhập hàng Thống kê hàng tồn Báo... thống kê 4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(mức 1) Quản lí NCCH Nhân viên Nhà cung cấp hàng Quản lí khách hàng Quản lí nhân viên Quản lí xuất hàng Báo cáo thống kê Quản lí mặt hàng Quản lí nhập hàng Chủ cửa hàng KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 18 Hóa đơn nhập Hóa đơn xuất Khách hàng Mặt hàng Nhân viên 1 2 3 4 5 6 7 4.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 4.2.4.1 .Quản lý thông tin nhà cung cấp hàng( TTNCCH)... 4.2.4.7.Báo cáo thống kê Thống kê hàng nhập Chủ cửa hàng Thống kê hàng xuất Báo cáo doanh thu Số tiền bán được Số lượng hàng xuất Hóa đơn nhập Số lượng hàng nhập Thống kê hàng tồn Hóa đơn xuất KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 23 Mặt hàng Lượng hàng còn Số tiền nhập hàng 4.3 Từ điển dữ liệu TT Tên Bí danh NCCH Nơi sử dụng / Vai trò Nhân viên 1 Nhà cung cấp hàng 2 Khách hàng Nhân viên 3 Mặt hàng Nhân viên... của cửa hàng hiện tại, ta thấy phương thức nhập xuất hàng, cập nhật thông tin chưa được nhanh nhạy Vì vậy trong khuôn khổ đề tài này chúng em sẽ tập trung chủ yếu vào việc quản lý xuất/nhập hàng, cập nhật thông tin 3.4 Những người sử dụng chính của hệ thống Người sử dụng Nhân viên Chủ cửa hàng Công việc - Quản lí thông tin nhà cung cấp - Quản lí nhập hàng - Quản lí xuất hàng - Quản lí thông tin mặt hàng. . .Cửa hàng bán đồ thể thao số 14 Trịnh Hoài Đức BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO Từ ngày:…………………… Đến ngày:………………… STT Mã số Tên hàng Số lượng tồn đầu kì Nhân viên:………………… KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Số lượng tồn cuối k Ghi chú Ngày……tháng……năm:…… ……… Page 11 Cửa hàng bán đồ thể thao số 14 Trịnh Hoài Đức BÁO CÁO DOANH THU Từ ngày:…………………… Đến ngày:………………… STT Mã số Tên hàng Số lượng Nhân viên:…………………... khách hàng Mô tả: Tạo lập thông tin khách hàng mới: Khi cửa hàng có khách hàng lớn, chủ cửa hàng/ nhân viên tạo thêm thông tin về khách hàng  Sửa các chi tiết thông tin khách hàng: Cho phép sửa lại bất kì các chi tiết nào đã nhập trong thông tin khách hàng  Xóa các thông tin khách hàng: Khi khách hàng không còn giao dịch với cửa hàng nữa hay khi nhập sai thông tin  Tìm kiếm thông tin về khách hàng: ... 4.2.4.5 .Quản lý xuất hàng Thông tin cần xóa Nhập TT hàng xuất Nhân viên Xóa TT hàng xuất Sửa TT hàng xuất Sửa thông tin Xóa thông tin Thông tin cần sửa Hóa đơn xuất In Thông tin hàng bán Nhập thông tin Nhân viên Khách hàng In phiếu bán Mặt hàng KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 22 4.2.4.6 .Quản lý thông tin nhân viên(TTNV) Thông tin cần tìm Nhập thông tin Thông tin cần xóa Nhập TT TTNV Chủ cửa hàng Xóa... hàng đã bán ra, các mặt hàng nhập về và doanh thu trong một ngày/tuần/tháng  Hơn nữa chủ còn kiểm tra được số lượng các mặt hàng ở cửa hàng, hàng tồn  4 Phân tích hệ thống 4.1 Giải pháp Với giải pháp phần mềm của chúng em thì chu trình thực hiện việc quản lý cửa hàng sẽ thực hiện như sau: Bước 1: Khi nhập hàng về, nhân viên sẽ lưu các thông tin có liên quan đến nhập hàng vào máy và số lượng hàng trong... mã màu và mã hàng xác định duy nhất Mã hàng, Mã màu→ Màu màu của hàng Mỗi mã cỡ và mã hàng xác định duy nhất Mã hàng, Mã cỡ→ Kích cỡ kích cỡ của hàng Xác định từ khóa K =( Mã hàng, Mã màu, Mã cỡ) KY THUAT PHAN MEM UNG DUNG Page 33 Vi phạm chuẩn 2; → Tách thành các quan hệ: Mặt hàng( Mã hàng, Tên hàng, Mã loại hàng, Bảo hành, Vị trí, Mã nhà cung cấp) Màu(Mã hàng, Mã màu, Màu) Kích cỡ(Mã hàng, Mã cỡ,... Mã cỡ, Kích cỡ) Quan hệ đã ở dạng chuẩn 3 5.1.3 Bảng loại hàng Thuộc tính: Mã loại hàng, Tên loại hàng Ràng buộc và quy tắc nghiệp vụ Phụ thuộc hàm Mỗi mã loại hàng xác định duy nhất một Mã loại hàng Tên loại hàng tên loại hàng Xác định từ khóa K = (Mã loại hàng) Loại hàng( Mã loại hàng, Tên loại hàng) Quan hệ đã ở dạng chuẩn 3 5.1.4 Hóa đơn nhập Thuộc tính: Mã phiếu nhập, Mã hàng, Mã nhân viên, Số . kiếm thông tin về mặt hàng: có thể theo nhiều thông tin khác nhau như: theo tên hàng/theo nhà cung cấp/theo số lượng còn/theo vị trí . 3.5.5 UC5: Cập nhật. thông tin.  Tìm kiếm thông tin nhân viên: có thể theo nhiều thông tin như: theo mã/theo tên/theo số CMND/theo điện thoại. 3.5.7 UC7: Xem các báo cáo thống