quản lý của hàng sách
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG BÀI TẬP LỚN Môn: Kỹ thuật phần mềm ứng dụng Đề tài: Phần mềm quản lý cửa hàng sách Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thanh Bình Tên nhóm : ĐHTC_software Sinh viên thực hiện: Họ và tên SHSV Email Nguyễn Đình Tĩnh (leader) 20093643 dinhtinh.dt9.hust@gmail.com Nguyễn Thành Công 20093391 thanhconghtt@gmail.com Nguyễn Văn Đức 20090822 nguyenduc231091@gmail.com Nguyễn Văn Hải 20101482 nguyenhai12392@gmail.com Hà Nội, 9 –2012 Mục lục I. Lời mở đầu Ngày nay, Công nghệ thông tin đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống con người. Nếu lúc trước Công nghệ thông tin là một điều viễn tưởng thì giờ đây nó đã trở thành một phần rất không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực từ y học, kinh tế, giáo dục, thương mại…Nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra ngày càng nhiều sản phẩm cho xã hội. Để có được một phần mềm mang lại hiệu quả thì những kỹ năng phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là hết sức cần thiết. Để cụ thể , vấn đề mà cần giải quyết ở đây là việc quản lý cửa hàng sách với nhiều công việc và các sản phẩm có liên quan đến nhau. Nhìn chung việc quản lý bằng sổ sách đơn thuần là khá phức tạp và gây nhiều bất lợi cho các chủ thể quản lý. Dựa trên những kiến thức mà chúng em thu thập được từ môn học kết hợp các kỹ năng cần thiết, nhóm chúng em xây dựng “ phần mềm quản cửa hàng sách ”. Phần mềm này sẽ giải quyết được những vấn đề phức tập và khó khăn trong quá trình quản lý các cửa hàng sách. Việc xây dựng thành công phần mềm này là sự nỗ lực hết mình của các thành viên trong nhóm, cùng với sự tận tình giảng dạy của thầy giáo trong thời gian qua. Vì thời gian thực hiện đề tài này không dài và kiến thực còn hạn hẹp nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng em hy vọng rằng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy về đề tài này. Chúng em xin chân thành cảm ơn !!! II. Giới thiệu đề tài 1. Tổng quan đề tài Phần mềm được xây dụng dung để quản lý sách, các công việc liên quan trong các cửa hàng với quy mô hẹp. Trong cửa hàng này có các quầy trưng bày sách với các thể loại sách, thuộc các lĩnh vực khác nhau và được phân chia với nhau một cách rõ ràng. Ngoài quầy trưng bày còn có thêm một kho lưu trữ với số lượng lớn hơn. Do tính đặc thù công việc, việc quản lý sách bằng sổ ghi chép, giấy tờ khá rắc rối, phức tạp và tốn rất nhiều thời gian. Điều đó tỷ lệ thuận với việc mức độ an toàn trong quản lý thấp và số lượng nhân viên cần thiết là tương đối nhiều. Đối với quản lý qua sổ sách việc tìm kiếm và thống kê là cực kỳ khó khăn và số lượng 2 thuộc tính được quản lý cũng hạn chế. Ví dụ : tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, tái bản…Từ đó trong quá trình kinh doanh việc kết xuất báo cáo tháng, quý, năm cho ban giám đốc thì công việc bị lặp đi lặp lại và chồng chéo lên nhau. Từ đó yêu cầu đặt ra là xây dựng một phương thức quản lý mang lại tính nhanh gọn và hiệu quả là thực sự cần thiết. 2. Mục đích của đề tài Đề tài được xây dựng nhằm đưa ra các giải pháp khắc phục tình trạng nói trên với mục đích mang lại hiệu quả công việc cao nhất. Đồng thời mang lại một cách thức hoạt động mới mang tính khoa học, tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ của cửa hàng, rút ngắn được thời gian xử lý, mang lại tính chính xác và dễ dàng hơn. Điều đó có nghĩa là người quản lý sẽ đóng vai trò chủ động trong việc kinh doanh, thực hiện tốt vai trò của mình hơn. Ngoài ra xây dựng giải pháp phần mềm quản lý giúp cắt bớt chi phí thuê nhân viên bán hàng cũng góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng. Đề tài “ Quản lý cửa hàng sách” được xây dựng hướng tới những mục đích cơ bản như sau : 1. Tạo ra một phương thức quản lý mới mang tính hiệu quả cao. 2. Hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng, chính xác. 3. Quản lý sách trong các quầy hàng và kho lưu trữ một cách. 4. Quản lý các thuộc tính, thông tin liên quan đến các đầu sách ( tác giả, tên, nhà xuất bản, năm xuất bản, nội dung…) 5. Hỗ trợ kết xuất báo cáo, báo cáo tình trạng kinh doanh… Trên đây là tất cả những mục tiêu của đề tài mà việc xây dựng đề tài cần hướng tới, hy vọng rằng sau khi xây dựng thành công phần mềm, cùng với việc người dùng biết cách sử dụng hiệu quả phần mềm sẽ mang lại những mục tiêu nói trên. 2. Phạm vi thực hiện đề tài Do thời gian thực hiện đề tài không nhiều cùng với sự hiểu biết và kinh nghiệm hạn hẹp về xây dựng phần mềm của các thành viên trong nhóm. Đề tài xây dựng chỉ tập trun xung quanh việc quản lý sách ở quầy hàng và nhà kho, xuất nhập sách, bán sách, hỗ trợ các tính năng báo cáo kinh doanh. 3. Phạm vi ứng dụng của đề tài Đề tài “ Quản lý cửa hàng sách” sẽ được ứng dụng và triển khai ngay tại các cửa hàng sách với quy mô vừa và nhỏ. Trong tương lai nếu có điều kiện, sẽ phát 3 !" #$ %&'()*+ $, ,/ /0 /0 #/01 0 1/012/01/01/0%"32/ 0 %"3/0 triển thêm các tính năng quản lý mới nhằm mang lại tính đa chức năng trong phần mềm. 4. Kế hoạch làm việc Sau khi đánh giá sơ bộ về thực trạng, yêu cầu doanh nghiệp, khả năng nhóm phát triển cũng như quá trình vận hành dự án có thể được phát triển theo trình tự như sau : Trong quá trình thực hiện kế hoạch, do những hạn chế nhất định về thời gian, nghiệp vụ chuyên môn cũng như một số vấn đề khác, các giai 4 Task Name Duration Start Finish Nghiên cứu sơ bộ 2 weeks Fri 31/08/12 Fri 14/09/12 Khảo sát hệ thống 2 weeks Sat 15/09/12 Fri 28/09/12 Phân tích hệ thống 3 weeks Sat 29/09/12 Fri 19/10/12 Thiết kế hệ thống 2 weeks Sat 20/10/12 Fri 02/11/12 Triển khai đánh giá 1 weeks Sat 03/11/12 Fri 09/11/12 đoạn trên có thể được thực hiện lồng vào nhau hoặc thực hiện nhiều lần. Nhóm hoàn toàn có đủ cơ sở để tin tưởng rằng khung thời gian này là đủ và hợp lý để hoàn thành phần mềm này. 4.1. Thiết lập công việc với nguồn lực Do tính công việc được thực hiện với nhiều thành viên nên việc phân chia tiến trình thực hiện phần mềm mang tính chi tiết, rõ ràng, đảm bảo phân chia đồng đều cho các thành viên theo từng tiến trình đó. Đồng thời tùy vào thế mạnh, kinh nghiệm của từng thành viên kết hợp với tốc độ và thời gian hoàn thành công việc. Nhóm trưởng có trách nhiệm phân chia công việc theo các yêu cầu nói trên và có trách nhiệm đốc thúc các thành viên trong nhóm, tạo sự gắn kết tập thể, thực hiện tốt vai trò lãnh đạo của mình. Đề tài được thực hiện bởi nhóm 4 sinh viên: • Nguyễn Đình Tĩnh • Nguyễn Thành Công • Nguyễn Văn Hải • Nguyễn Văn Đức Với thời gian dự kiến 10 tuần, cùng với sự hợp tác và trách nhiệm của mỗi thành viên. Nhóm tin tưởng sẽ hoàn thành đề tài hiệu quả và đúng yêu cầu đưa ra. Dưới đây là bảng phân chia công việc sẽ được thực hiện trong quá trình xây dựng đề tài này: 5 III. Khảo sát thu thập các yêu cầu 1. Phạm vi của hệ thống • Hệ thống được xây dựng với mục đích quản lý sách ở kho và quầy , các thủ tục xuất nhập sách, quản lý mượn trả sách. • Phạm vi thực hiện đồ án dựa trên những kiến thức thu được từ môn học kỹ thuật phần phần mềm ứng dụng do Thạc sĩ Nguyễn Thanh Bình giảng dạy 6 Task Name Works Members Implementation Nghiên cứu sơ bộ Thành lập nhóm, họp nhóm, bầu ra nhóm trưởng. Cả nhóm Chọn đề tài, xác định mục tiêu của đề tài, những nội dung cần thực hiện. Giải pháp công nghệ hỗ trợ để thực hiện đề tài, phân công công việc. Khảo sát hệ thống Xác định phạm vi của hệ thống và xây dựng sơ đồ tổ chức hệ thống. Nguyễn Văn Hải Xác định các người dùng và chức năng của mỗi người. Nguyễn Thành Công Xây dựng kịch bản sử dụng. Nguyễn Đình Tĩnh Tìm các giải pháp cho hệ thống mới. Nguyễn Văn Đức Phân tích hệ thống Phân tích chức năng, biểu đồ phân cấp chức năng. Nguyễn Văn Đức Nguyễn Văn Hải Phân tích dữ liệu : mô hình thực thể liên kết Phân tích động : Các biểu đồ luồng dữ liệu. Nguyễn Đình Tĩnh Nguyễn Thành Công Thiết kế hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu Nguyễn Thành Công Thiết kế cấu trúc chương trình, xây dựng các giải thuật Nguyễn Văn Hải Nguyễn Văn Đức Thiết kế giao diện Nguyễn Đình Tĩnh Triển khai đánh giá Hoàn thiện Cả nhóm Viết báo cáo Nguyễn Đình Tĩnh Nguyễn Văn Hải Làm slide thuyết trình Nguyễn Thành Công Nguyễn Văn Đức Giám đốc Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng Tri ân khách hàng Tri ân khách hàng Bộ phận quản kho Bộ phận quản kho Bộ phận quầy hàng Bộ phận quầy hàng Bộ phận cho thuê Bộ phận cho thuê Bộ phận thu ngân Bộ phận thu ngân Bộ phận phục vụ khách hàng Bộ phận phục vụ khách hàng và tham khảo thêm một số tài liệu bên ngoài để bổ sung thêm kiến thức nhằm hoàn thiện đồ án hơn, đáp ứng được mục tiêu đề tài. • Đề tài xây dựng với phạm vi là môn học, khi được phát triển hoàn chỉnh có thể được áp dụng trong thực tế, giúp tăng hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí cho các cửa hàng sách. 2. Sơ đồ tổ chức hệ thống Sơ đồ tổ chức của hệ thống được thực hiện theo sự phân cấp từ cao đến thấp, mỗi bộ phận thực hiện các công việc khác nhau và có dạng như sau: 3. Chức năng của các bộ phận Dựa vào sơ đồ tổ chức hệ thống ta xác định chức năng của các bộ phận như sau : • Bộ phận kế toán : Bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán của cửa hàng như: Kế toán tiền mặt, kế toán chi phí, kế toán giá thành, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, v.v Quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán của cửa hàng. Làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội…đối với các vấn đề liên quan đến công việc kế toán – tài chính của cửa hàng. Đảm bảo an toàn Tài sản của cửa hàng về mặt giá trị. Tính toán, cân đối tài chính cho cửa hàng nhằm đảm an toàn về mặt tài 7 chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết hợp với phòng quản trị thực hiện công tác kiểm kê tài sản trong toàn cửa hàng. • Nghiên cứu thị trường : Phân tích tìm hiểu thị trường sách, nhu cầu sách của khách hàng. Thu thập các số liệu nghiên cứu giá cả, doanh thu và các phương pháp tiếp thị và phân phối đồng thời tham khảo các mô hình kinh doanh ở các siêu thị hoặc cửa hàng khác nhằm mục đích học hỏi, rút kinh nghiệm và đầu tư phát triển. • Bộ phận mua hàng: tìm nhà kiếm các nhà phân phối có uy tín trên thị trường và có nhiệm vụ nhập sách về kho. • Bộ phận tri ân khác hàng : Có trách nhiệm giải đáp các thắc mắc của khách hàng về cửa hàng và các sản phẩm. Thực hiện các ưu đãi đối với khách hàng : quà tặng, giảm giá, bốc thăm trúng thưởng… • Bộ phận quản kho: Phân loại đầu sách, quản lý xuất nhập kho • Bộ phận cho thuê : Quản lý các công việc liên quan đến mượn trả sách • Bộ phận thu ngân: Làm việc tại quầy thu ngân, nhập các thông tin về sách, khách hàng mua, mượn trả sách, thu tiền và kết xuất hóa đơn. • Bộ phận phục vụ khách hàng: - Sắp xếp sách ở quầy sách theo các thể loại và lĩnh vực. - Tiếp xúc với khách hàng, hỗ trợ khách tìm kiếm sách, tư vấn mua sách ; thu thập yêu cầu, thông tin phản hồi của khách. 4. Quy trình hoạt động Quy trình hoạt động của cửa hàng được thực hiện như sau : • Khâu bán hàng : - Khách hàng vào xem sách dưới sự hướng dẫn của bộ phận phục vụ khách hàng (nếu cần ). Sau khi khách hàng lựa chọn sách xong, nhân viên bán hàng có nhiệm vụ ghi lại số lượng, đơn giá của từng đầu sách. Có thể thực hiện bằng tay, nếu có điều kiện có thể thực hiện bằng máy đọc mã vạch. Sau đó tính tiền thu tiền và in ra hóa đơn. Hóa đơn bán hàng có dạng như sau : 8 Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ký hiệu: 01AA/11P Số: 0000001 Ngày………tháng………năm 20 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Điện thoại :…………………………………… Họ tên người mua hàng Địa chỉ Điện thoại STT Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: %, Tiền thuế GTGT: …………………… Tổng cộng tiền thanh toán …………………………….……………… Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) - Sau khi nhập các thông tin vào hóa đơn, khách hàng thanh toán tiền và nhận hàng. Hóa đơn bán hàng sẽ được in ra 2 bản. Một bản đưa cho khách hàng và một bản cửa hàng sẽ giữ. Cuối ngày, các nhân viên sẽ tiên hành gom hóa đơn và tổng hợp số liệu sách bán ra trong ngày- Nhật ký bán hàng. 9 • Xuất kho : - Sau khi bán hàng, bộ phận thu ngân sẽ thống kê số lượng các đầu sách trong quầy và lập hóa đơn xuất kho gửi xuống bộ phận quản kho, yêu cầu xuất sách lên quầy hàng, để đảm bảo số lượng sách cần thiết được sắp xếp trên quầy. Ngoài ra, khi khách hàng mua với số lượng sách lớn sẽ được xuất hàng trực tiếp từ kho. Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho : Đơn vị :……… Mẫu số: 02 – VT Bộ phận :……… (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày tháng năm Nợ…………………… Số Có…………………… - Họ và tên người nhận: - Họ và tên người xuất : - Lý do xuất kho :…………………………………………………………………. - Xuất tại kho (ngăn lô) : địa điểm: STT Mã số Tên hàng Dv. Tính Số lượng Đơn giá Ghi chú - Tổng số tiền ( viết băng chữ ): - Số chứng từ gốc kèm theo: 10 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) [...]... kho - Bảo quản, giữ gìn sách trong kho 5.3 Nhân viên kế toán - Quản lý sổ sách, tổng hợp thông tin bán hàng từ nhân viên bán hàng - Thống kê dữ liệu và lên báo cáo định kỳ cho Giám đốc 6 Kịch bản sử dụng 6.1 Use case 1 : Quản lý bán sách User: Nhân viên bán hàng Actor: Nhân viên bán hàng Input: Yêu cầu mua sách của khách Output: Bán sách và nhập dữ liệu bán hàng vào kho dữ liệu, in hóa đơn hàng Mô tả... quản lý xây dựng sẽ đưa ra giải pháp với các bước trong chu trình thực hiện như sau : Bước 1: Nhà cung cấp cung ứng sách theo yêu cầu nhập kho của cửa hàng, các nhân viên quản kho sẽ tiến hành kiểm hàng và đó nhập các thông tin của sách mã sách, tên sách, số lượng, nhà xuất bản…vào trong cơ sở dữ liệu của phần mềm, sau đó sử dụng tính năng in của phần mềm để in ra hóa đơn nhập kho Bước 2: Các sách. .. 5 hoạt động sau: - Tiếp nhận yêu cầu mua sách: Khách hang gửi trực tiếp yêu cầu mua sách đến nhân viên bán hàng - Kiểm tra lượng hàng tồn kho: Nhân viên bán hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, tìm kiếm sách trong quầy hàng và trong kho - Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi tìm kiếm, nhân viên lập hóa đơn bán hàng, giao hang và nhận tiền thanh toán - Thiết lập sổ sách bán hang : Nhập các thông tin cần thiết... đơn) • Báo cáo: - Bộ phận quản lý kho lúc này có nhiệm vụ ghi nhận tên sách, số lượng, giá thành Dựa vào số lượng sách nhập kho và số lượng sách được xuất bán để xác định lượng sách tồn kho Bộ phận quản lý kho theo dõi và thống kê lượng sách tồn kho theo thể loại và lĩnh vực Số liệu này sẽ được tổng hợp vào cuối ngày làm việc Cuối tháng, bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ báo cáo hàng tồn lên Giám đốc Mẫu... chỉnh và quản lý hoạt động cửa hàng hơn Với những tính năng và lợi ích như trên, phần mềm đã phần nào giải quyết được những khó khăn của hệ thống hiện nay như sau : Hỗ trợ công việc quản lý : thay vì sách quản lý sách ở trong kho và quầy, phần mềm sẽ giải quyết công việc một cách đơn giản, nhanh gọn và cực kỳ hiệu quả Với việc luân chuyển dữ liệu một cách nhịp nhàng giữa kho và 18 quầy hàng khi có... động xử lý và có nhưng thông báo tức thời cho giám đốc bất cứ khi nào giám đốc cần Mức độ chính xác và an toàn thông tin : thông tin được quản lý bằng cơ sở dữ liệu nên khả năng bị rò rỉ là thấp Vì quản lý bằng phần mềm nên khi nhập thông tin ít bị sai sót IV Phân tích hệ thống 1 Mô hình hóa Dưới đây là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống : 19 Quản lý cửa hàng sách Bán sách Lên báo cáo Nhập sách Kiểm... Nhập sách Kiểm tra sách trong quầy Kiểm tra sách trong quầy hàng hàng Báo cáo bán sách Báo cáo bán sách Kiểm tra sách trong kho Kiểm tra sách trong kho Hệ thống Đăng nhập/ Đăng xuất Đăng nhập/ Đăng xuất Lập phiếu mua hàng Lập phiếu mua hàng Báo cáo tồn kho Báo cáo tồn kho Thay đổi thông tin Thay đổi thông tin Lập phiếu nhập kho Lập phiếu nhập kho Lập hóa đơn bán sách Lập hóa đơn bán sách Báo cáo nhập... quy định, dữ liệu sách tồn kho sẽ được tự động gửi vào cơ sở dữ liệu tồn kho, và được cập nhật liên tục Bước 3: Khi khách hàng không tìm thấy sách mà mình mong muốn trưng bày trên quầy hàng ( sách bán hoặc sách cho thuê ) Khi đó có thể sử dụng tính năng tìm kiếm của phần mềm theo mã sách Khi tìm kiếm được sách yêu cầu, nhân viên in hóa đơn và thực hiện chuyển sách lên cho khách hàng Bước 4: Sau... vào kho dữ liệu - Tổng hợp số lượng sách bán ra trong ngày 6.2 Use case 3 : Quản lý lưu kho User: Nhân viên kho Input: Số lượng xuất, nhập sách Actor: Nhân viên kho Output: Dữ liệu kho sách 16 Mô tả hoạt động : Gồm các công việc sau : - Tiếp nhận sách: Nhân viên kho tiếp nhận sách từ nhà cung cấp và xưởng in - Kiểm tra sách nhập kho ( kiểm hàng ): kiểm tra sách : tên sách, số lượng, giá, nhà xuất bản... nhận hoá đơn) • Mua hàng từ nhà cung cấp : - Kho tiếp nhận các yêu cầu xuất sách từ bộ phận quầy hàng và mang sách lên quầy với số lượng, chủng loại như được nêu ở hóa đơn xuất kho Nếu trong kho cần bổ sung thêm lượng sách cần thiết, kho sẽ gửi các yêu cầu lên phòng quản lý kinh doanh để liên hệ với các nhà cung cấp sách Nhân viên kho sẽ lập phiếu nhập hàng, dưới đây là mẫu phiếu mua hàng : Đơn vị :……… . khi tìm kiếm, nhân viên lập hóa đơn bán hàng, giao hang và nhận tiền thanh toán. - Thiết lập sổ sách bán hang : Nhập các thông tin cần thiết trong hóa đơn. tả hoạt động : Gồm có 5 hoạt động sau: - Tiếp nhận yêu cầu mua sách: Khách hang gửi trực tiếp yêu cầu mua sách đến nhân viên bán hàng. - Kiểm tra lượng