hệ thống chất lượng QBASE DNVVN
1/2 HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG Q.BASE. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO9000, một vấn đề nảy sinh là các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khá nhiều khó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn này, đặc biệt là về mặt chi phí. Để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ của nước ta xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với qui mô và trình độ sản xuất của mình đồng thời tạo ra tiền đề c ơ bản để tiếp cận với ISO 9000, tiến tới áp dụng hoàn toàn bộ tiêu chuẩn nầy, Tổng cục TC-ĐL-CL đã triển khai các biện pháp áp dụng hệ thống chất lượng Q-Base do Hội đồng đăng ký Phòng thử nghiệm của NewZealand (TELARC - The Testing Laboratory Registration Council). Việt Nam đã được Telare cho phép sử dụng hệ thống Q.Base từ tháng 11/95 và ngày 7/6/96, ban lãnh đạo 2 cơ quan Telara New Zealand và Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam đã chính th ức ký văn bản về việc này. Ngoài ra, Telare cũng đang xem xét cho phép Philippines, Inđonesia và Bruney sử dụng tiêu chuẩn Q.Base. Hệ thống Q.Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đã được thực thi tại New Zealand và một số quốc gia khác như Đanmạch, Australia, Canada, Thụy Điển. Q-Base cũng sử dụng chính các nguyên tắc cơ bản qui định trong các tiêu chuẩn của ISO 9000 nhưng chú trọng hơn đến các yếu tố thực hành. Q-Base đưa ra 7 yêu cầu mà nếu được thực hiện đúng sẽ giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ loại bỏ được hầu hết các yếu tố có ẩnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm Trong một số vấn đề, hệ thống Q.Base không đi sâu như ISO9000, mà đòi hỏi những yêu cầu tối thiểu cần có, từng doanh nghiệp có thể phát triển từ hệ thống Q.Base lên cho phù hợ p với yêu cầu của ISO9000. Hệ thống Q.Base rất linh hoạt, từng doanh nghiệp có thể vận dụng theo điều kiện cụ thể của mình và là công cụ rất cần thiết cho lãnh đạo các doanh nghiệp nhỏ và vừa không chỉ trong công tác quản lý chất lượng. Q.Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản trị chất lượng, chính sách chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồ ng với khách hàng, quá trình cung ứng, kiểm soát nguyên vật liệu, kiểm soát quá trình, kiểm soát thành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo, cải tiến chất lượng. Sau đây là những yêu cầu chủ yếu của Q-Base : 1. Quản lý hệ thống chất lượng: - Doanh nghiệp chỉ định người chịu trách nhiệm về đảm bảo chất lượng trong công việc hằng ngày, gọi là người điều phố i chất lượng. - Người điều phối chất lượng phải là người có uy tín và quyền hạn để có thể đảm bảo rằng tất cả mọi người khác trong doanh nghiệp đều tin tưởng và tuân thủ chương trình đảm bảo chất lượng do người nầy đề xuất. - Trách nhiệm và quyền hạn của người điều phối chất lượng phải được nêu rõ trong văn bản mô t ả công việc, Giám đóc doanh nghiệp phải xem xét và ký văn bản nầy để chính thức hoá và chứng minh sự cam kết về một chương trình đảm bảo chất lượng trong toàn doanh nghiệp. 2. Kiểm soát các văn bản và hồ sơ chủ yếu: - Doanh nghiệp có một hệ thống phân định thống nhất và kiểm soát tất cả các văn bản và hồ sơ chủ yếu để đảm bảo rằng, c ỉ có các văn bản hiện hành mới được sử dụng và không được tự tiện thay thế và sửa đổi. - Hệ thống kiểm soát tài liệu phải đảm bảo rằng, các văn bản được gởi đến tất cả những bộ phận, cá nhân có liên quan. - Phải có đủ hồ sơ chất lượng để chứng tỏ rằng, mọi quá trình công nghệ cũng như mọi quá trình kiểm tra, thử nghiệm thiết yếu đã được tiến hành. - Hồ sơ chất lượng phải được lưu giữ trong thời hạn thích hợp tuỳ thuộc vào bản chất sản phẩm được sử dụng và các vấn đề chất lượng có thể phải giải quyết. 3. Yêu cầu của khách hàng: - Doanh nghiệp phải lập văn bản xem xét mọi hợp đồng (bao gồm cả các thoả thuận miệ ng) về hàng hoá/dịch vụ cung cấp cho khách hàng để đảm bảo rằng, doanh nghiệp hoàn toàn hiểu rõ và có khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. - Mọi sửa đổi trong hợp đồng phải được lưu giữ, được thông báo và được sự đồng ý của các bên hữu quan. 2/2 4. Mua sản phẩm : - Doanh nghiệp phải có một hệ thoóng kiểm soát nguyên vật liệu, các chi tiết, các bộ phận, dịch vụ thầu phụ mà doanh nghiệp mua vào. - Người cung ứng và người thầu phị phải được lựa chọn trên cơ sở chất lượng sản phẩm hay công việc chớ không chỉ dựa vào giá cả. - Bản đăng ký danh sách người cung ứng và thầu phụ được chấp thuận phải có các thông tin liên quan v ề lý do được lựa chọn và chất lượng công việc mà họ đang thực hiện. - Doanh nghiệp phải có những biện pháp để kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng của người cung ứng theo các qui định trong hợp đồng hay đơn hàng. 5. Đào tạo và huấn luyện: - Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng, mọi nhân viên đều phải được đào tạo, huấn luyện về công việc mà h ọ đang làm. Nếu cần thiết, họ phải được cung cấp các bản chỉ dẫn công việc và nhiệm vụ. - Doanh nghiệp phải lưu giữ các hồ sơ đào tạo, huấn luyện và thường xuyên xem xét đánh giá năng lực của các nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo. 6. Kiểm tra và kiểm soát các công việc không phù hợp tiêu chuẩn: - Doanh nghiệp phải soạn thảo các kế hoạch về kiểm tra nguyên vậ t liệu, các chi tiết, bộ phận và công việc đang tiến hành và thành phẩm. - Doanh nghiệp phải có đầy đủ các thiết bị đo lường, thử nghiệm, kiểm tra. Các thiết bị nầy phải được kiểm định và hiệu chuẩn định kỳ, thường xuyên để đảm bảo độ chính xác thích hợp. - Mọi phép hiệu chuẩn phải được dẫn xuất từ chuẩn đo lường quốc gia. - Đảm bảo việc kiểm tra nguyên vật liệu và bán thành phẩm trong quá trình sản xuất . - Doanh nghiệp phải có thủ tục thanh lý các nguyên vật liệu và sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. - Mọi quyết định đưa ra phải được kiểm soát chặt chẽ bởi những người người có thẩm quyền và phải được lưu giữ hồ sơ. 7. Cải tiến chất lượng : - Doanh nghiệp phải có những biện pháp kiể m tra và xác định lý do và những nguyên nhân chính dẫn đến việc sản phẩm không phù hợp tiêu chuẩn. - Thực hiện các hành động khắc phục và đánh giá hiệu quả. Hệ thống Q.Base tuy chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO9000, nhưng đang được thừa nhận rộng rãi làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống đảm bảo chất lượng. Q.Base sử dụng chính các nguyên tắc của ISO9000 nhưng đơ n giản và dễ áp dụng hơn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang bước đầu hình thành hệ thống quản lý chất lượng. Q.Base có đầy đủ những yếu tố cơ bản của một hệ thống chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của mình. Nó tập trung vào việc phân công trách nhiệm và giao quyền hạn, khiến cho mọ i thành viên chịu trách nhiệm về hành động của mình. Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của hệ thống Q.Base, doanh nghiệp có thể thêm các qui định mà doanh nghiệp cần thiết và có thể mở rộng dần dần đến thỏa mãn mọi yêu cầu của ISO9000. Hệ thống Q.Base rất linh hoạt và không mâu thuẫn với các hệ thống quản trị chất lượng khác như ISO9000 hay TQM và rất có ích cho những doanh nghiệp cung ứng cho các công ty lớn hơn đã có giấ y công nhận ISO9000. Một cách tổng quát, hệ thống Q.Base được áp dụng trong các trường hợp: c Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong công ty, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của mình, thực hiện các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm một cách tiết kiệm nhất. d Theo hợp đồng giữa công ty và khách hàng (bên thứ nhất và bên thứ hai) khi khách hàng đòi hỏi. Doanh nghiệp phải áp dụng mô hình đảm b ảo chất lượng theo Q.Base để có thể cung cấp sản phẩm đáp ứng. e Chứng nhận của bên thức 3: Hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty được tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chính thức. . cục TC-ĐL-CL đã triển khai các biện pháp áp dụng hệ thống chất lượng Q-Base do Hội đồng đăng ký Phòng thử nghiệm của NewZealand (TELARC - The Testing. Q-Base cũng sử dụng chính các nguyên tắc cơ bản qui định trong các tiêu chuẩn của ISO 9000 nhưng chú trọng hơn đến các yếu tố thực hành. Q-Base