Chọn lệnh Format - Borders and Shading, xuất hiện hộp thoại như hình trang sau: v Phiếu Borders: Tạo khung cho phạm vi được chọn - Setting: Chọn dạng khung kẻ + None: Bỏ khung đã kẻ + Bo[r]
(1)Chương I GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD I GIỚI THIỆU: Microsoft Word là trình xử lý văn môi trường Windows dùng để soạn thảo các loại văn từ đơn giản đến phức tạp II KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD: Khởi động: Có thể sử dụng các cách: - Cách 1: Double click vào biểu tượng Word 2003 trên màn hình Desktop - Cách 2: Start Menu – All Programs – Microsoft Office - Microsoft Office Word 2003 - Cách 3: Start Menu – Run Xuất hộp thoại, gõ Winword và Enter Thoát khỏi Winword: Chọn các cách: - Chọn lệnh File \ Exit - Kích chuột vào nút bên phải tiêu đề - Dùng tổ hợp phím Alt+F4 III CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ LÀM VIỆC: Thanh tiêu đề Thanh menu Thanh công cụ Thanh cuộn Thước Thanh trạng thái - Ẩn/hiện các công cụ: Lệnh View – Toolbars và chọn từ danh sách - Ẩn thước: Lệnh View – Ruler IV CHỌN CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC: Trước làm việc với chương trình này ta nên chọn chế độ màn hình cho phù hợp với cách quan sát và soạn thảo văn Chọn chế độ làm việc lệnh View – Nomal/Page Layout/Web Layout Màn hình có thể có các chế độ sau: - Nomal: Chỉ hiển thị văn (không hiển thị các đối tượng khác hình ảnh, tiêu đề trang ), có thước ngang - Page Layout: Ðây là chế độ tốt để soạn thảo văn bản, có đầy đủ các thước và hiển thị tất các đối tượng trên văn - Web Layout: Hiển thị dạng trang Web Chương II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG SOẠN THẢO I KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VI TÍNH VỚI 10 NGÓN: Đã học môn Kỹ thuật đánh máy 10 ngón II DI CHUYỂN ĐIỂM CHÈN: Có thể sử dụng các cách sau: -Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Home/End: Về đầu/cuối -Click chuột vị trí cần di chuyển đến tài liệu -Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím -Sử dụng phím Page Up/Page Down: Lên/xuống -Sử dụng phím Home/End: Về đầu/cuối dòng trang màn hình hành -Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Page Up/Page Down: Lên/xuống trang văn (2) III CHỌN KHỐI VĂN BẢN: Là thao tác dùng để xác định phạm vi văn cần thao tác Thao tác này còn gọi theo cách thường dùng là "bôi đen" Sau đã "bôi đen" thì các thao tác thực sau đó tác dụng lên phạm vi chọn Có thể chọn theo các cách sau: Dùng chuột: - Chọn phạm vi bất kỳ: Kéo rê chuột từ đầu đến cuối khối cần chọn ngược lại - Chọn từ: Double click vào từ cần chọn - Chọn dòng: Di chuyển chuột ngoài lề trái, đầu dòng cần chọn xuất mũi tên ngã sang phải và click - Chọn nhiều dòng: Thao tác tương tự dòng kéo rê chuột sang các dòng - Chọn đoạn: Nhấp phím trái chuột lần liên tiếp vào vị trí đoạn Dùng phím: - Sử dụng kết hợp phím Shift + các phím di chuyển điểm chèn như: Các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down… - Ctrl + Shift + Home/End: Chọn từ vị trí trỏ đầu/cuối tài liệu - Ctrl + A: Chọn toàn tài liệu IV CÁC THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN ĐÃ CHỌN: Chép khối: a Gián tiếp: Thực theo các bước sau: - Chọn khối văn cần chép - Chép khối chọn vào Clipboard (bộ nhớ đệm) lệnh Edit – Copy (hoặc click nút C, right click khối và chọn Copy) , Ctrl + - Đặt trỏ vị trí cần chép đến và gọi lệnh Edit – Paste (hoặc click nút , Ctrl + V, right click vị trí cần chép đến và chọn Paste) b Trực tiếp: Thực theo các bước sau: - Chọn khối văn cần chép - Di chuyển chuột vào khối chọn, giữ phím Ctrl kéo rê khối văn đến vị trí và thả chuột Di chuyển khối: a Gián tiếp: Thực tương tự chép khối gián tiếp thay vì dùng lệnh Edit – Copy thì dùng lệnh Edit – Cut (hoặc click nút , Ctrl + X, right click khối và chọn Cut) b Trực tiếp: Thực tương tự chép khối trực tiếp quá trình kéo rê chuột không giữ phím Ctrl Xóa khối: Chọn khối cần xóa và ấn phím Delete V MỞ, LƯU TRỮ VĂN BẢN: Mở văn bản: Gọi lệnh File – Open (hoặc click nút , Ctrl + O) Xuất hộp thoại: - Tại mục Look in, chọn ổ đĩa chứa văn cần mở Xuất danh sách các Folder có ổ đĩa vừa chọn - Nếu văn cần mở nằm Folder thì Double click để mở Folder,… thực đến vị trí chứa văn cần mở - Click chọn văn và click nút Open (hoặc Double click trực tiếp vào tập tin để mở) Lưu văn bản: Gọi lệnh File – Save (hoặc click nút , Ctrl + S) Xuất hộp thoại: - Tại mục Save in, chọn ổ đĩa cần lưu văn Xuất danh sách các Folder có ổ đĩa vừa chọn - Nếu cần lưu văn vào Folder thì Double click để mở Folder,… thực đến vị trí cần lưu - Tại mục File name, gõ tên cho tập tin - Click nút Save (hoặc ấn Enter để lưu) VI SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG MS WORD: Cách gõ tiếng Việt: Sử dụng kiểu gõ Telex theo bảng sau: Ký tự Cách gõ Ký tự Cách gõ Â AA Dấu sắc S Ê EE Dấu huyền F Ô OO Dấu hỏi R Đ DD Dấu ngã X Ư UW Dấu nặng J Ơ OW Ă AW (3) Bảng mã và Font chữ tiếng Việt: Để gõ tiếng Việt, ngoài yêu cầu phải thuộc kiểu gõ Telex trên còn phải biết chọn bảng mã phù hợp với Font chữ tiếng Việt - Chọn Font chữ từ mục trên công cụ Formatting - Để chọn bảng mã thì chương trình điều khiển tiếng Việt Unikey phải khởi động (có biểu tượng chữ V E góc phải Taskbar) Nếu chưa khởi động thì trở màn hình Desktop và Double click vào biểu tượng Unikey và chọn nút Đóng Chọn bảng mã cách right click vào biểu tượng tiếng Việt này và chọn bảng mã cần dùng mục "Bảng mã" Mỗi bảng mã dùng phải đôi với nhóm Font chữ định theo bảng sau: Font chữ bắt Bãng mã đầu VN Vietware X VNI VNI SVN Vietware F Vn TCVN3 Tuy nhiên, các loại văn người ta thường dùng bảng mã Unicode với Font chữ tương ứng kèm là Times New Roman Chương III ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN I THỂ THỨC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản: a) Khổ giấy Văn quy phạm pháp luật và văn hành chính trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) trên giấy mẫu in sẵn b) Kiểu trình bày Văn quy phạm pháp luật và văn hành chính trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có các bảng, biểu không làm thành các phụ lục riêng thì văn có thể trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) c) Định lề trang văn - Trang mặt trước: Lề trên : cách mép trên từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái : cách mép phảitừ 30-35 mm; Lề phải : cách mép phải từ 15-20 mm - Trang mặt sau: Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép phảitừ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản: Các thành phần thể thức văn trình bày sau: a) Quốc hiệu Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu các cụm từ viết hoa, các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc b) Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ c) Số, ký hiệu văn Từ “số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; số, năm ban hành và ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/); các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ: Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP (4) d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004 e) Tên loại và trích yếu nội dung văn Tên loại văn (nghị định, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn khác) đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trích yếu nội dung công văn trình bày sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng g) Nội dung văn Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên Đối với văn quy phạm pháp luật và văn hành chính có phần pháp lý để ban hành thì sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng cuối cùng kết thúc dấu phẩy Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày sau: - Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự phần, chương trình bày trên dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: từ “mục” và số thứ tự mục trình bày trên dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số A-rập Tiêu đề mục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự điều dùng chữ số A-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; - Khoản: số thứ tự các khoản điều dùng chữ số ả-rập, là dấu chấm, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: thứ tự các điểm khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày sau: - Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự phần trình bày trên dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề mục trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: số thứ tự các khoản mục dùng chữ số ả-rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề khoản (nếu có) trình bày chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm: thứ tự các điểm khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng h) Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền Các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn và học hàm, học vị (nếu có) trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm i) Nơi nhận Phần nơi nhận (chỉ áp dụng công văn hành chính) trình bày sau: - Từ “kính gửi” và tên các quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân thì từ “kính gửi” và tên quan, tổ chức cá nhân trình bày trên cùng dòng; trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên thì tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày trên dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm Phần nơi nhận (áp dụng chung công văn hành chính và các loại văn khác) trình bày sau: - Từ “nơi nhận” trình bày trên dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; (5) - Phần liệt kê các quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày trên dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, là chữ viết tắt “VT” (văn thư quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn và số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết) đặt ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm II ĐỊNH DẠNG TRANG IN: Để định dạng trang in thì gọi lệnh File – Page Setup Khổ giấy, hướng giấy: - Khổ giấy: Trong thẻ Paper, chọn khổ giấy cần dùng mục Paper size - Hướng giấy in: Thẻ Margins, chọn hướng giấy cách click vào ô Portrait (hướng đứng) Lanscape (hướng ngang) Điều chỉnh lề, đầu trang và chân trang: - Điều chỉnh các lề thẻ Margins với các mục: Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải) - Thẻ Layout, điều chỉnh khoảng cách đầu trang mục Header và chân trang mục Footer III ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ: Giới thiệu: Là thao tác làm cho các ký tự văn đẹp màu sắc, kích cỡ, đậm nghiêng, gạch chân,… Định dạng font chữ, kích thước và các định dạng khác: a Định dạng lệnh Font: Gọi lệnh Format – Font (hoặc Ctrl + D) v Thẻ Font: - Font: Chọn tên Font chữ - Font Style: Chọn kiểu Font + Regular: Thường + Bold: Ðậm + Italic: Nghiêng + Bold Italic: Ðậm, nghiêng - Size: Kích thước Font - Font Color:Chọn màu sắc - Underline style: Các kiểu gạch chân - Effects: Các nội dung định dạng khác + Superscript: Chỉ số trên + Subscript: Chỉ số v Thẻ Character Spacing: - Scale: Tỉ lệ co dãn (%) - Spacing: Khoảng cách các kí tự - Position: Vị trí kí tự so với hàng v Phiếu Animation: Chọn kiểu hiệu ứng biểu diễn cho phạm vi ® Chọn xong ấn nút Default (để mặc nhiên) chọn nút OK b Định dạng công cụ Tên Font Kích cỡ Đậ m Nghiên g c Định dạng tổ hợp phím Ctrl + [,]: Tăng, giảm kích cỡ chữ Ctrl + B: Đậm Ctrl + I: Nghiêng Gạch chân nét Màu chữ Ctrl + U: Gạch chân nét Ctrl + Shift + Ctrl + : Tạo số trên : Chỉ số (6) Xóa định dạng: Chọn phạm vi và ấn Ctrl + Space IV ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN: Giới thiệu: Là các thao tác qui định khoảng cách các đoạn, các dòng, các khoảng lùi đoạn, các kiểu canh biên, Định dạng đoạn văn bản: a Định dạng lệnh: Format – Paragraph, xuất hộp thoại: - Alignment: Các kiểu canh biên: + Left: Canh thẳng bên trái + Right: Canh thẳng bên phải + Center: Canh trang theo chiều ngang + Justified: Canh thẳng hai biên - Indentation: Các kiểu lùi đoạn: + Left: Lùi lề bên trái + Right: Lùi lề bên phải + Special: Lùi đặc biệt: ü First line: Lùi dòng đầu ü Hanging: Giữ nguyên dòng đầu tiên và lùi các dòng còn lại - Spacing: Khoảng cách: + Before: Khoảng cách so với đoạn trước + After: Khoảng cách so với đoạn sau + Line spacing: Khoảng cách các dòng ü Single: Khoảng cách đơn (đây là lựa chọn mặc định) ü Double: Khoảng cách gấp đôi Single ü 1.5 lines: Khoảng cách gấp 1.5 lần Single ü At least: Khoảng cách tối thiểu giá trị khai báo mục At ü Exactly: Khoảng cách chính xác giá trị khai báo mục At ü Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần so với Single (số lần khai báo mục At) b Định dạng công cụ: Canh thẳng biên trái Canh trang theo chiều ngang Canh thẳng biên phải Lùi lế trái đoạn vào khoảng (mặc định 2.54 cm) Canh thẳng hai biên (7) Lùi lề trái đoạn vào khoảng (mặc định 2.54 cm) v Ngoài còn có thể sử dụng thước để thực các định dạng khác như: - Bên trái thước: + Kéo nút để lùi dòng đầu tiên + Kéo nút để giữ nguyên dòng đầu tiên và lùi các dòng còn lại - Bên phải thước: Kéo nút để lùi lề bên phải đoạn c Định dạng tổ hợp phím: Ctrl + Shift + M: Lùi lề trái cảu đoạn khoảng mặc định Ctrl + M: Lùi lề trái đoạn vào khoảng mặc định Ctrl + 5: Tăng khoảng cách dòng lên gấp 1.5 lần so với ban đầu (single) Ctrl + 1: Khoảng cách các dòng là đơn (Single) Ctrl + 2: Tăng khoảng cách dòng lên gấp đôi so với Single Ctrl + L: Canh thẳng biên trái Ctrl + R: Canh thẳng biên phải Ctrl + E: Canh trang theo chiều ngang Ctrl + J: Canh thẳng biên V TẠO CÁC ĐIỂM DỪNG TAB Dùng lệnh: Ðặt trỏ dòng muốn thao tác Chọn lệnh Format - Tab, xuất hộp thoại Tabs Trong đó, khai báo điểm Tab với các nội dung sau: - Tab Stop Position: Khai báo vị trí cần đặt Tab - Alignment: Chọn kiểu Tab, có các kiểu Tab thông dụng sau: + Left: Cố định bên trái, đổ liệu phải + Center: Văn đổ hai phía so với vị trí Tab + Right: Cố định bên phải, đổ liệu trái + Decimal: Phân liệu số làm phần hai phía điểm Tab: phần nguyên bên trái, phần lẻ bên phải + Bar: Tại điểm dừng xuất đứng - Leader: Chọn hình thức lấp đầy khoảng trống bên trái vị trí Tab Sau khai báo xong thông tin trên cho điểm Tab, ấn nút Set Khai báo tương tự cho các điểm Tab khác và OK - Default Tab Stop: Khai báo giá trị khoản Tab mặc nhiên - Clear: Xoá vị trí Tab chọn mục Tab Stop Position - Clear All: Xoá tất các mức Tab định nghĩa, quay Tab mặc nhiên Dùng thước: Các vị trí Tab đã định vị Có thể đặt trực tiếp các vị trí Tab trên thước ngang cách kích chuột vào vị trí góc trái thước ngang để chọn loai Tab, sau đó kích chuột trên thước ngang để định các vị trí Các điểm Tab có hiệu ứng ấn phím Tab Muốn xoá điểm Tab nào có thể dùng chuột kéo kí hiệu Tab đó khỏi thước VI ĐỊNH DẠNG BULLETS AND NUMBERING Dùng lệnh: Chọn lệnh Format - Bullets and Numbering, xuất hộp thoại hình sau: v Phiếu Bulleted: Ðánh dấu đầu đoạn kí hiệu (dùng cho cấp độ) Lúc này hộp thoại xuất các mẫu có sẵn, muốn dùng mẫu thì kích chuột chọn mẫu đó ấn nút OK Nếu muốn dùng kiểu khác với các mẫu có sẵn (hoặc muốn hiệu chỉnh lại mẫu nào đó để dùng) thì kích chuột chọn mẫu cần đổi (hoặc cần sửa) click nút Customize, xuất hộp thoại hình bên để hiệu chỉnh, đó: + Bullet Character: Chọn kí tự đánh dấu từ mẫu liệt kê Nếu không có mẫu theo ý thì ấn nút Character Picture để chọn + Font: Font chữ Bullet + Indent at: Ðoạn lùi bên trái Bullet + Text Position: Ðịnh vị trí văn (8) + Indent at: Ðoạn lùi bên trái văn + Preview: Khung mô tả Chọn xong ấn nút OK để sử dụng v Phiếu Numbered: Ðánh dấu đầu đoạn số thứ tự (Dùng cho cấp độ) Thao tác chọn dấu tương tự phiếu lệnh Bulleted Chỉ khác là hộp thoại Customize có thêm các mục: - Number Format: Thêm nội dung kèm với kí tự đánh dấu - Number Style: Chọn dạng thức kí hiệu thứ tự - Start at: Giá trị ban đầu kí hiệu thứ tự Các mục khác tương tự phiếu lệnh Bulleted v Phiếu Outline Numbered: Ðánh số thứ tự nhiều cấp độ Thao tác tương tự hai phiếu lệnh trên Khi ấn nút Customize xuất thêm các mục: - Level: Chọn cấp Muốn thay đổi khai báo cho cấp nào thì chọn cấp đó, lúc đó hộp thoại lên tất các thuộc tính cấp đó để ta hiệu chỉnh - Number style: Chọn kiểu đánh dấu - Number format: Kí tự dấu kèm sau kí hiệu thứ tự Khai báo tương tự cho các cấp độ khác, xong cho các cấp độ ấn nút OK Lúc này văn xuất kí tự đánh dấu cấp lớn (level 1) Khi kết thúc đoạn (ấn Enter), sang đoạn mới, Word tự động đánh tiếp kí hiệu đánh dấu Muốn chuyển đổi các cấp (trong ngoài và ngược lại) thì sử dụng phím Tab (lùi vào cấp) phím Shift + Tab (quay cấp lớn hơn) Dùng nút trên công cụ: Ngoài có thể sử dụng nút Numbering và nút Bullets trên công cụ Formatting để đánh dấu tự động Muốn loại bỏ hiệu ứng này cho đoạn nào thì đặt trỏ đoạn đó, chọn hai cách sau: - Chọn lệnh Format - Bullets and Numbering và click ô None - Ấn nút Numbering nút Bullets trên công cụ Formatting để nút trạng thái không sử dụng (không sáng) VII ĐỊNH DẠNG CHỮ THỤT CẤP (DROP CAP) Hiệu ứng này cho phép tạo chữ cái lớn đầu đoạn, thao tác sau: - Chọn đặt trỏ phạm vi đoạn thao tác - Chọn lệnh Format - Drop Cap, hộp thoại Drop Cap: - Position: Chọn mẫu thể ( Vị trí chữ cái lớn) - Font: Chọn Font cho chữ cái llớn - Lines to Drop: Ðộ cao chữ cái lớn (tính số hàng) - Distance From Text: Khoảng cách chữ cái lớn và văn Xong ấn nút OK VIII ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN Trước tiên phải chọn phạm vi chia cột Nếu không xác định phạm vi thì thao tác chia cột ảnh hưởng đến Section hành, không phân Section thì ảnh hưởng trên toàn văn Trước chia cột nên đặt trỏ vb cuối đoạn cần chia cột và enter (Khi chọn chia cột thì ko nên chọn dòng đã enter) Chọn các cách sau: v Dùng lệnh Format - Columns, xuất hộp thoại Columns, đó: - Presets: Chọn dạng phân cột - Number of Columns: Số cột muốn chia - Line between: Tạo đoạn thẳng đứng ngăn cách các cột - Width: Ấn định độ rộng các cột - Spacing: Khoảng cách các cột - Equal columns width: Ðộ rộng các cột có không (phù hợp với độ rộng trang) Xong ấn nút OK v Ngoài có thể thao tác nhanh nhờ nút Columns trên công cụ Standard (9) IX TẠO KHUNG VÀ NỀN VĂN BẢN Dùng lệnh: Chọn phạm vi cần kẻ khung và Chọn lệnh Format - Borders and Shading, xuất hộp thoại hình trang sau: v Phiếu Borders: Tạo khung cho phạm vi chọn - Setting: Chọn dạng khung kẻ + None: Bỏ khung đã kẻ + Box: Kẻ đường viền quanh + Shadow: Tạo bóng đổ + 3-D: Khung có đường kẻ chiều + Custom: Tự kẻ - Style: Chọn kiểu nét kẻ - Color: Chọn màu nét kẻ - Width: Ðộ dày mỏng nét kẻ Có thể chọn bỏ chọn các nét kẻ mô trên khung Preview cách kích chuột vào các nút vị trí vị trí trên hình mô - Apply to: Phạm vi ảnh hưởng - Option: Các khai báo khác các khoảng cách từ khung đến văn đến cạnh giấy v Phiếu Page Border: Tạo khung cho trang giấy in Thực thao tác tương tự làm việc với phiếu Borders kết là tạo khung viền cho trang Art: Các kiểu khung nghệ thuật v Phiếu Shading: - Fill: Chọn màu - Pattern: Chọn kiểu - Style: Kiểu - Color: Màu kiểu Xong, ấn nút OK Dùng công cụ: Ngoài ra, có thể kẻ khung nhanh từ các nút trên Toolbar Borders Nhóm Toolbar Borders bao gồm các nút: Outside (viền ngoài), Top (viền trên), Bottom (viền dưới), Left (viền trái), Right (viền phải), All (tất các đường viền), Inside (các đường bên trong), Inside Horizontal (những đường ngang), Inside Vertical (những đường đứng), No (bỏ đường kẻ) Chương IV TRANG TRÍ VĂN BẢN I CHÈN SYMBOL - Ðặt trỏ vị trí cần chèn - Chọn lệnh Insert - Symbol, xuất hộp thoại Symbol, gồm: v Phiếu Symbols: - Font: Chọn nhóm (loại) Font, lúc đó các kí tự nhóm chọn hiển thị bảng Trong bảng này muốn chèn kí tự nào thì kích chuột chọn kí tự đó rồ ấn nút Insert (Hoặc nhấp đôi chuột kí tự (10) muốn chọn) - Close: Ðóng hộp thoại - Shortcut Key: Gán kí tự chọn cho tổ hợp phím nào đó để cần thiết có thể chèn kí tự đặc biệt cách sử dụng tổ hợp phím mà không cần phải chọn lệnh v Phiếu Special Character: Thao tác tương tự phiếu lệnh Symbol II CHÈN TEXTBOX: Chèn khung: Chọn lệnh Insert - Textbox, sau đó đưa chuột màn hình, ấn và kéo chuột để vẽ đối tượng Có thể dùng nút Textbox trên công cụ Drawing để vẽ đối tượng Thao tác chọn khung: - Chọn khung: Kích chuột lên đường viền khung để chọn - Chọn nhiều khung: + Cách 1: Giữ phím Shift click vào viền các khung để chọn Lưu ý, để hủy chọn bớt đối tượng đã chọn thì giữ Shift và click vào khung đã chọn để bỏ chọn + Cách 2: Cách này dùng để chọn nhóm khung mà nhóm đó không có khung không muốn chọn Thao tác sau: ü Click nút Select Objects trên công cụ Drawing ü Giữ phím trái chuột và kéo rê trên tài liệu để tạo khung bao quanh các khung muốn chọn và thả chuột Thay đổi kích thước khung: Thực theo các bước sau: - Chọn khung Xuất các quai kích xung quanh khung - Kéo chuột quai kích thước thích hợp với hướng cần thay đổi Di chuyển khung: Di chuyển chuột vào viền khung xuất mũi tên chiều và kéo đến vị trí Xoá khung: Chọn khung và nhấn Delete III CHÈN PICTURE: Chèn ClipArt: - Đặt trỏ vị trí cần chèn và chọn lệnh Insert - Picture - ClipArt, xuất Panel (thẻ) bên phải màn hình hình bên - Click nút Go để làm xuất danh sách các hình - Click vào hình cần chèn để chèn Chèn tập tin ảnh: Chọn lệnh Insert - Picture - From File, xuất hộp thoại, đây ta chọn tập tin ảnh vị trí nào đó trên đĩa ấn nút Insert Thay đổi kích thước, di chuyển, xóa hình ảnh và định dạng vị trí: - Thao tác thay đổi kích thước và di chuyển thực tương tự Textbox - Ðịnh dạng đối tượng: + Chọn đối tượng + Chọn lệnh Format - Picture (Nếu đối tượng là hình ảnh) Format - AutoShapes (Nếu đối tượng là AutoShapes) Format - Textbox (Nếu đối tượng là Textbox) Format - WordArt (Nếu đối tượng là WordArt) Chú ý: Có thể chọn lệnh cách kích phải chuột vào đối tượng chọn lệnh tương ứng trên Lúc đó xuất hộp thoại chung: + Thẻ Colors And Lines: Dùng để tô màu cho đối tượng như: Màu (Fill color), màu đường viền (Line color), Dashed (kiểu nét khuất), Style (kiểu và độ rộng nét) + Thẻ Size: Kích thước đối tượng + Thẻ Layout: Định vị trí đối tượng trên văn (văn bao quanh đối tượng, hay văn che khuất đối tượng ) Nên chọn Square Tight để tiện việc di chuyển - Xóa đối tượng: Chọn đối tượng ấn phím Detele v Thanh WordArt: Các nút theo thứ tự từ trái sang phải - Insert WordArt: Chèn chữ nghệ thuật - Edit Text: Hiệu chỉnh nội dung cho chữ nghệ thuật chọn - WordArt Gallery: Thay đổi kiểu cho chữ nghệ thuật chọn - Format WordArt: Định dạng chữ nghệ thuật (xem lại phần III – mục 3) - WordArt Shape: Chọn các kiểu uốn lượn cho chữ nghệ thuật - FreeRotate: Xoay đối tượng - Text Wrapping: Định vị trí đối tượng trên văn (văn bao quanh đối tượng, hay văn che khuất đối tượng ) IV CHÈN WORDART: (11) Chọn lệnh Insert - Picture - WordArt, xuất hộp thoại chứa các mẫu chữ, chọn mẫu ấn OK, xuất hộp thoại để nhập nội dung WordArt Trong hộp thoại này các mục: Font, Size, Bold dùng để định dạng Font chữ cho nội dung WordArt, xong ấn OK V CHÈN AUTOSHAPE: Chọn lệnh Insert - Picture – AutoShapes, xuất công cụ AutoShapes, muốn tạo đối tượng Auto Shape trên văn bản, thao tác sau: - Dùng chuột chọn đối tượng cần vẽ trên công cụ AutoShapes - Dùng thao tác ấn và kéo chuột để vẽ đối tượng đó Muốn vẽ đối tượng cân xứng theo các hướng: Ấn giữ phím SHIFT kéo chuột Muốn vẽ đối tượng cân xứng theo trục đứng và ngang: Ấn giữ phím CTRL kéo chuột VI LÀM VIỆC VỚI THANH CÔNG CỤ DRAWING Các nút theo thứ tự từ trái sang phải sau: - Draw: Gồm các mục thường dùng sau: + Group: Nhóm các đối tượng chọn thành khối + Ungroup: Rã nhóm thành các đối tượng độc lập (ngược lại với Group) + Order: Thay đổi vị trí tương đối các đối tượng nằm chồng với và đối tượng với văn ü Bring to Front: Đưa đối tượng chọn lên trên cùng ü Send to Back: Đưa đối tượng chọn xuống cùng ü Bring Forward: Đưa đối tượng chọn lên trên đối tượng nằm kề trên ü Send Backward: Đưa đối tượng chọn xuống đối tượng nằm kề ü Bring in Front of Text: Đưa đối tượng chọn lên trên văn ü Send Behind Text: Đưa đối tượng chọn nằm chìm xuống văn + Grid: Thay đổi khoảng cách lưới + Rotate or Flip: Xoay đối tượng + Text Wrapping: Định vị trí đối tượng trên văn (văn bao quanh đối tượng, hay văn che khuất đối tượng ) - Select Objects: Chọn đối tượng (Xem phần chèn Text Box – Thao tác chọn khung – Cách 2) - AutoShapes: Xem lại mục V – Chèn Autoshapes - Line: Vẽ đoạn thẳng - Arrow: Vẽ mũi tên - Rectangle: Vẽ hình chữ nhật - Oval: Vẽ hình e-líp - Textbox: Xem lại phần chèn Textbox – Mục II - Insert WordArt: Xem lại phần chèn WordArt – Mục IV - Insert Organization Chart: Chèn các loại sơ đồ - Insert ClipArt: Xem lại phần chèn Picture – Chèn ClipArt – mục III - Insert Picture: Xem lại phần chèn Picture – Chèn tập tin ảnh - Fill Color: Tô màu cho đối tượng - Line Color: Tô màu viền cho đối tượng - Line Style: Kiểu nét kẻ - Dash style: Các kiểu nét khuất - Arrow style: Các kiểu mũi tên - Shadow Style: Các kiểu bóng đổ - 3-D Style: Tạo hình chiều VII CHÈN EQUATION: (Công thức toán học) - Chọn lệnh Insert – Object – xuất hộp thoại - Chọn Microsoft Equation 3.0 và OK Xuất công cụ Equation chứa các dấu và các ký hiệu toán học - Trong quá trình tạo công thức cần chèn ký hiệu dấu nào thì Click chọn từ công cụ trên v Có thể sử dụng các tổ hợp phím sau để chèn các dấu đặc biệt: Ctr + H: Tạo số trên (VD: m2) Ctrl + L: Tạo số (VD: H2O) Ctrl + F: Chèn phân số Ctrl + R: Chèn bậc hai (12) Chương V TẠO BẢNG BIỂU I TẠO BẢNG Cách tạo bảng: Có cách v Cách 1: Ðặt trỏ vị trí cần tạo bảng, chọn lệnh Table - Insert Table, xuất hộp thoại: - Number of Columns: khai báo số cột - Number of Row: khai báo số dòng - Columns Width: Khai báo độ rộng cột - Auto Format: Tự động định dạng cho bảng theo mẫu có sẵn Khai báo xong ấn nút OK Tại vị trí trỏ xuất với số cột, hàng đã khai báo v Cách2: Có thể tạo bảng nhanh cách click ấn nút Insert Table trên công cụ Standard Xuất danh sách, kéo rê chuột ngang qua danh sách cho đủ số hàng số cột cần chèn (chuyển sang màu xanh) v Cách 3: Gọi lệnh Table – Draw Table để xuất công cụ Tables and Borders Lúc này trỏ chuột xuất hình cây bút chì (nếu chưa có thì click nút đầu tiên công cụ này) và kéo rê trên tài liệu để tự vẽ bảng theo ý muốn Nhập văn vào bảng: Di chuyển dấu chèn vào ô cần nhập và tiến hành gõ nội dung Muốn di chuyển dấu chèn đến ô làm việc, chọn các cách sau: - Kích chuột ô muốn di chuyển tới - Dùng phím: Tab/Shift + Tab: di chuyển đến ô kế sau kế trước Alt + Home/End: Di chuyển đến ô đầu hàng cuối hàng hành Alt + PgUp/PgDn: Di chuyển trỏ đến ô đầu cột cuối cột hành Ô, cột, hàng hành là ô, cột, hàng có trỏ đứng II CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn các ô, dòng, cột: - Chọn cột: Di chuyển chuột lên đầu cột xuất mũi tên màu đen hướng xuống và click đặt trỏ cột, chọn lệnh Table - Select Column - Chọn hàng: Di chuyển chuột ngoài lề trái, đầu dòng cần chọn và click đặt trỏ hàng, chọn lệnh Table - Select Row - Chọn ô: Di chuyển chuột vào góc trái ô xuất mũi tên màu đen ngã sang phải và click - Chọn toàn bảng: Dùng thao tác quét chuột để chọn tất các hàng (hoặc tất các cột) đặt trỏ bảng và chọn lệnh Table -Sïelect Table di chuyển chuột vào bảng và click vào mũi tên chiều góc trái – trên bảng Chèn thêm dòng, cột: - Chèn cột: Đặt trỏ vào cột cần chèn bên trái (hoặc phải) và chọn lệnh Table - Insert –Columns to the Left (hoặc Columns to the Right) - Chèn hàng: Đặt trỏ vào hàng cần chèn bên trên (hoặc dưới) và chọn lệnh Table - Insert –Rows Above (hoặc Rows Below) - Chèn ô: Đặt trỏ vào vị trí cần chèn, chọn lệnh Table - Insert - Cells, xuất hộp thoại gồm các mục: + Shift cells left: Chèn ô, đẩy các ô bên phải cùng hàng sang trái + Shift cells down: Chèn ô, đẩy các ô cùng cột bên trên xuống + Insert entire row: Chèn hàng phía trên + Insert entire column: Chèn cột phía trước v Riêng trường hợp muốn chèn hàng vào cuối cùng: Đặt trỏ ô cuối cùng bảng và ấn phím Tab Xóa dòng, cột, bảng: - Xoá cột: Ðánh dấu cột cần xoá, chọn lệnh Table - Delete - Columns - Xoá dòng: Ðánh dấu dòng cần xoá, chọn lệnh Table - Delete - Rows - Xoá ô: Ðánh dấu ô cần xoá, chọn lệnh Table - Delete - Cells, xuất hộp thoại gồm các mục: + Shift cells right: Xoá ô đó, đẩy các ô bên trái cùng hàng sang phải + Shift cells up: Xoá ô đó, đẩy các ô cùng cột phía lên +Delete entire row: Xoá cột chứa ô đó + Delete entire column: Xoá cột chứa ô đó Thay đổi kích thước cột, dòng: - Có thể thay đổi kích thước cột, hàng cách kéo chuột các vạch ngăn cột, hàng - Hoặc đánh dấu phạm vi thao tác, chọn lệnh Table - Cell Height and Width - Ðặt biệt, muốn độ rộng nhiều cột/hàng nhau: Đánh dấu các cột/hàng đó và chọn lệnh Table – (13) Auto Fit – Distribute Columns/Rows Evenly Tách bảng: Đặt trỏ dòng cần tách bảng và chọn lệnh Table- Split Table Các thao tác trên ô bảng: a Hợp ô: (Kết hợp nhiều ô thành ô): Ðánh dấu phạm vi các ô cần hợp, chọn lệnh Table - Merge Cells b Chia ô: (Phân chia các ô phạm vi thành các ô nhỏ Thao tác sau: Đặt trỏ vào ô cần chia, chọn lệnh Table - Split Cells, xuất hộp thoại để khai báo số cột (Number of Columns) và số hàng (Number of Rows) cần chia Khai báo xong ấn nút OK c Kẻ khung và tạo cho bảng: Chọn phạm vi cần kẻ, chọn lệnh Format - Borders and Shading và thực thao tác kẻ khung đã học d Tạo tiêu đề tự động cho bảng: Trong trường hợp bảng gồm nhiều hàng, kéo dài sang nhiều trang, muốn trang nào có phần tiêu đề (hàng đầu tiên trang) giống nhau, thao tác sau: Ðặt trỏ hàng đầu tiên (hoặc đánh dấu hàng đó), chọn lệnh Table – Heading rows repeat e Chuyển đổi văn có sẵn sang dạng bảng ngược lại: + Chuyển văn có sẵn sang dạng bảng: Chú ý: Trong đoạn văn muốn chuyển đổi phải có: - Dùng dấu chính tả nào đó hay phím Tab để phân cách liệu các ô cùng hàng - Chấm dứt liệu hàng phím Enter Thao tác sau: ü Ðánh dấu đoạn văn ü Chọn lệnh Table - Convert Text to Table, xuất hộp thoại, đó: + Number of Columns: Số cột Word tìm thấy + Number of Rows: Số hàng + Column Width: Ðộ rộng cột + Separate Text At: Dấu phân cách đã sử dụng + Paragraphs: Dấu kết thúc Paragraph + Commas: Dấu phẩy + Tabs: Phím Tab + Other: Dấu cụ thể đã dùng Xong ấn nút OK + Chuyển bảng sang dạng văn bản: - Ðánh dấu bảng - Chọn lệnh Convert Table to Text và thao tác tương tự trên III TÍNH TÓAN TRONG BẢNG: Khái niệm địa ô: - Các hàng đánh số từ trên xuống là 1, 2, - Các cột đặt tên theo thứ tự A, B, C - Ô xác định địa chỉ: VD: Ô hàng 1, cột A thì có địa là A1 Giới thiệu số hàm: - AVERAGE(): Cho giá trị trung bình cộng các ô phạm vi tham chiếu - COUNT(): Ðếm số lượng các ô chứa liệu số các ô phạm vi tham chiếu - MAX(): Cho giá trị lớn các ô phạm vi tham chiếu - MIN():Cho giá trị nhỏ các ô phạm vi tham chiếu - PRODUCT(): Cho giá trị là tích các ô phạm vi tham chiếu - SUM(): Cho giá trị là tổng các ô phạm vi tham chiếu Các phép tính số học thông thường: (14) Thao tác: - Nhập liệu ban đầu vào bảng biểu - Ðặt trỏ ô cần tính - Chọn lệnh Table - Formula, xuất hộp thoại, đó: + Formula: Chứa công thức tính toán Dạng tổng quát công thức: = <tên hàm> (phạm vi tính) + Number Format: Chọn dạng thức định dạng kết + Paste Function: Chọn hàm cần thực Hàm chọn tự động cập nhật vào ô Formula Xong, ấn nút OK Kết công thức ô có trỏ đứng Nếu ô nội dung công thức mà không kết quả, ta chọn lệnh Tools - Options, xuất hộp thoại, chọn phiếu lệnh View, bỏ chọn mục Field Codes v Các qui ước tạo công thức ô Formula hộp thoại Formula: ü Phạm vi: ABOVE: Các o phía trên ô chứa kết LEFT: Các ô bên trái ô chứa kết RIGHT: Các ô bên phải ô chứa kết IV SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG Ðặt trỏ phạm vi bảng, chọn lệnh Table - Sort, xuất hộp thoại Sort, đó: - Sort by: Chọn cột làm tiêu chí xếp thứ - Then by: Các cột làm tiêu chí phụ (chỉ xét đến có các giá trị tiêu chí thứ trùng nhau) - Type: Kiểu liệu tiêu chí, gồm: Text: Dữ liệu chuỗi (kí tự) Date: Dữ liệu ngày Number: Dữ liệu số - Ascending: Tăng dần - Descending: Giảm dần - My list has: Header row: Hàng đầu tiên làm tiêu đề (không xếp hàng đầu tiên) No header row: Hàng đầu tiên xếp Khai báo xong, ấn nút OK Ngoài có thể xếp nhanh cách: Ðặt trỏ cột muốn làm khoá xếp, ấn nút Sort Ascending nút Sort Descending trên công cụ Database để xếp Chương VI MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC I SOẠN THẢO TÀI LIỆU THEO KHUÔN MẪU CÓ SẴN (TEMPLATE) TÌM HIỂU TEMPLATE Các mẫu văn đơn xin phép, giấy xác nhận, giấy khai sinh, thường sử dụng nhiều lần nên cần người ta lại phải gõ lại các văn này Để tránh phải thời gian để làm điều đó người ta cần tạo tập tin làm mẫu và cần việc "photo" để sử dụng và gốc giữ lại để sử dụng cho lần sau Việc làm này gọi là tạo tài liệu theo khuôn mẫu (Template) TẠO MỚI TEMPLATE: - Soạn văn làm mẫu chứa các thành phần cố định in, còn các vị trí thay đổi thì để trống điền các dấu chấm - Gọi lệnh lưu File – Save (hoặc Save as) để làm xuất hộp thoại sau: - Tại mục File name hãy gõ tên cho mẫu - Tại mục Save as type hãy chọn mục Document Template - Click nút Save để lưu mẫu Chú ý: Khi lưu mẫu không chọn ổ đĩa hay vị trí lưu lưu các loại tài liệu khác SOẠN THẢO MỘT TÀI LIỆU THEO TEMPLATE CÓ SẴN Để sử dụng mẫu đã tạo thì phải tạo tài liệu lệnh File – New (không click nút Ctrl + N) Lúc này xuất Panel (bảng lệnh) bên phải màn hình Click chọn mục From existing (15) document Xuất hộp thoại chứa danh sách các mẫu đã tạo, click chọn tên mẫu cần sử dụng và click nút Create New để tạo tập tin theo mẫu đã chọn Có thể xem đây là "photo" từ gốc II CHÈN ĐỒ THỊ VÀO VĂN BẢN KHÁI NIỆM Ðối tượng này tạo lập khi: có bảng số liệu làm sở để đồ thị biểu diễn Nếu không có, Word đưa bảng số liệu giả định để biểu diễn Các thành phần chính đồ thị: -Chart Title: Tiêu đề đồ thị - Axis: Các trục đồ thị (Trong đó Value Axis là trục giá trị, các trục khác là trục mô tả) - Legend: Ghi chú - Walls: là (mặt sau) biểu đồ, đó Gridline là các đường lưới Walls - Series: là các cột (hoặc vùng) mô tả giá trị TẠO ĐỒ THỊ: Thao tác sau: - Ðánh dấu chọn bảng số liệu - Chọn lệnh Insert - Picture - Chart, xuất vùng riêng biệt: Vùng liệu (DataSheet) và vùng đồ thị Chú ý: Chỉ tiến hành thao tác trên vùng trên, các nút công cụ và Menu, kích chuột ngoài vùng này thì Word xem đã kết thúc việc tạo lập - Vùng liệu: Là bảng số liệu để tạo đồ thị, đây có thể sửa đổi số liệu cần - Vùng đồ thị: Chứa dạng thức đồ thị mặc nhiên CHỈNH SỬA ĐỒ THỊ Để hiệu chỉnh đồ thị thì phải để đồ thị trạng thái thiết kế (có khung sọc bao quanh) Nếu đã click ngoài và kết thúc thì có thể trở chế độ này cách double click vào đồ thị - Để thay đổi kiểu cho đồ thị thì gọi lệnh: Chart – Chart Type - Để thay đổi các tùy chọn khác thì gọi lệnh: Chart – Chart Option - Có thể hiệu chỉnh các thành phần đồ thị cách double click trực tiếp vào thành phần cần hiệu chỉnh III TRỘN THƯ (MAIL MERGE) VAI TRÒ VÀ CÔNG DỤNG Được sử dụng để tạo tư liệu gồm nhiều nội dung tương tự nhau, ví dụ thư mời, giấy báo gởi cho nhiều đối tượng và đối tượng nhận thư Trước thực trộn thư ta cần có hai thành phần tư liệu: Main Document: Là tập tin tư liệu (MS Word) chứa nội dung cố định cho mẫu thư, tức là thư mời nào có nội dung này Data Source: Là sở liệu chứa thông tin liên quan đến đối tượng, chẳng hạn tên quan, địa chỉ, chức vụ, Qúa trình trộn thực cách lấy mẫu tin danh sách nguồn (Data Source) và hợp với tài liệu mẫu (Main Document) tạo thành thư mời, giấy báo Danh sách nguồn có bao nhiêu mẫu tin thì tạo nhiêu tờ thư mời Kết các trang kết trộn chứa tập tin kết xuất máy in THỰC HIỆN TRỘN THƯ Gồm các thao tác: - Tạo Main Document: Tạo tài liệu bình thường MS Word, riêng chỗ cần điền thông tin (mà tờ khác) thì để trống và sau đó lưu tài liệu này lại (Ví dụ: đặt tập tin này là: trangmau.doc) - Tạo Data Source: Tạo tập tin chứa liệu: Có thể là bảng tính Excel, bảng biểu Word, liệu dạng bảng chương trình khác Dữ liệu này lưu tập tin (Ví dụ: đặt tập tin này là: data.doc) - Thao tác trộn: ü Bước 1: Mở tập tin Main Document, đây cho hiển thị công cụ Mail Merge cách chọn lệnh View – Toolbars – Mail Merge ü Bước 2: Click nút Open data source trên công cụ Mail Merge (nút thứ từ trái sang) Xuất hộp thoại yêu cầu định tập tin danh sách nguồn (Data Source) Hãy định tập tin danh sách nguồn đã lưu (trong ví dụ này là data.doc) và click nút Open ü Bước 3: Tiến hành định tên cột danh sách nguồn vào các vị trí còn trống trên tư liệu chính sau: + Đặt trỏ vị trí cần định + Click nút Insert Merge Fields trên công cụ Mail Merge Xuất hộp thoại chứa danh sách các tên cột có danh sách nguồn + Click chọn tên cột cần chèn và click nút Insert để chèn vào vị trí đặt trỏ Thực tương tự các vị trí còn lại Có thể xem thử kết click nút để xem các mẫu thư ü Bước 4: Chỉ định vị trí để kết xuất kết trộn: và các nút (16) + Click nút Merge to New Document trên công cụ Mail Merge (nút thứ từ phải sang) để kết xuất kết tập tin click nút Merge to printer để kết xuất kết trộn máy in Xuất hộp thoại hình bên + Chọn All để kết xuất tất các mẫu tin có danh sách nguồn; chọn Current để kết xuất mẫu tin hiển thị; có thể định mẫu tin có số thứ tự từ (From) đến mẫu tin (To) và click OK IV TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ (Find and Replace) Khi tài liệu dài việc tìm thay từ hay cụm từ nào đó nằm rải rác tài liệu là thời gian Chức này có thể thực điều đó cách nhanh chóng và chính xác - Dùng lệnh Edit - Find (Ctrl + F) để tìm lệnh Edit - Replace (Ctrl + H) để tìm và thay thế, xuất hộp thoại hình sau: ü Thẻ lệnh Find: Chỉ dùng để tìm - Find What: Từ câu muốn tìm - Find next: để tiến hành tìm kiếm, tìm thấy, Winword cho đánh dấu từ đó, muốn tiếp tục, ấn nút Find Next chấm dứt ü Thẻ Replace: Tìm và thay - Gõ từ cần tìm vào mục Find What và từ cần thay vào mục Replace - Click nút Find Next để tìm và Replace để thay từ tìm Thực tương tự để tìm và thay từ Nếu muốn thay tất các từ tìm lần thì hãy click nút Replace All ü Thẻ Goto: Dùng để di chuyển đến vị trí nào đó trên tài liệu Go to what: Chọn tiêu thức (căn theo trang, section, hay dòng ) Enter page number: Nhập số trang muốn chuyển đến v Chú ý: Có click nút More để mở rộng hộp thoại khai báo chi tiết: Search: Hướng tìm kiếm (All: Tìm tất tài liệu; Up: Tìm từ vị trí trỏ ngược đầu tài liệu; Down: Tìm từ vị trí trỏ xuôi cuối tài liệu) - Match case: Có hay không phân biệt chữ hoa và chữ thường quá trình tìm Find Whole words Only: Có/ không tìm từ đứng độc lập Use wildcards: Có/ không dùng các kí tự thay Sounds like: Có/Không tìm các từ có âm đọc giống (đồng âm) V VĂN BẢN TỰ ĐỘNG (AutoCorrect, AutoText) Hiệu ứng AutoCorrect: Còn gọi là hiệu ứng tự điều chỉnh Khi kết thúc nhập từ kí tự đặc biệt nào đó, Word tự động thay từ cụm từ khác Trong quá trình soạn thảo văn bản, có từ, cụm từ thường xuyên lặp lại Ðể giảm thời gian nhập (tăng tốc độ nhập) ta có thể gõ tắt thông qua việc sử dụng chức AutoCorrect v Khai báo từ viết tắt: Chọn lệnh Tools – AutoCorrect Options, xuất hộp thoại: ü Thẻ lệnh AutoCorrect: - Replace: Nhập kí tự viết tắt - With: Nhập từ thay (từ đầy đủ) Xong ấn nút Add để cập nhật - Nút Delete: Xoá mục chọn danh sách - Nút Replace: Thay cài đặt cũ cài đặt (trong trường hợp khai báo cụm từ viết tắt trùng lặp với cụm từ đã có danh sách) Các mục khác: v Sử dụng hiệu ứng AutoCorrect: Trong văn gặp kí tự giống với kí tự tắt đã khai báo danh sách AutoCorrect thì Word tự động thay cụm từ đầy đủ (17) Hiệu ứng AutoText: Tương tự chức AutoCorrect có thể viết tắt cho văn dài với nhiều định dạng phức tạp - Tạo trước nội dung văn cần tạo AutoText - Ðánh dấu đoạn văn đó - Dùng lệnh Insert – AutoText – New (Alt + F3) Xuất hộp thoại, gõ cụm từ thay và click nút OK Chú ý: Trong quá trình gõ văn bản, muốn sử dụng văn đã tạo AutoText thì gõ cụm từ thay và ấn phím F3 VI TẠO CHÚ THÍCH (Footnote) Dùng để tạo các đoạn chú thích cho văn từ kí hiệu chú thích - Ðặt trỏ vị trí muốn chèn kí tự chú thích - Chọn lệnh Insert – Reference - Footnote, xuất hộp thoại: - Location: Chỉ định vị trí đặt phần chú thích + Footnote: Đặt phần chú thích cuối trang (Bottom of page) sau dòng cuối cùng trang (Below text) + Endnote: Đặt phần chú thích cuối tài liệu - Number format: Chọn kí hiệu đánh dấu chú thích Custom mark: Nhập kí tự muốn chọn từ bàn phím (Hoặc có thể ấn nút Symbol để chọn kí tự) - Start: Giá trị bắt dầu Numbering: Continue: Tiếp tục các kí hiệu trước đó Restart each section: Khởi đầu lại sang Section Restart each Page: Khởi đầu lại sang trang Sau khai báo xong, ấn út OK để quay cửa sổ soạn thảo, vị trí trỏ xuất kí tự kí hiệu chú thích, đồng thời trỏ đứng vị trí đặt phần giải thích để ta nhập vào nội dung) Chương VII IN ẤN I TRÌNH BÀY TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG Dùng lệnh View - Header and Footer, Word chuyển đổi sang chế độ làm việc với Header (tiêu đề trên) và Footer (Tiêu đề dưới) Lúc này, nội dung văn mờ và các thao tác tiến hành trên các khung Header và Footer Trợ giúp thao tác chế độ Header và Footer có nhóm Toolbar Header and Footer, với công dụng các nút lệnh từ trái sang phải sau: - Insert AutoText: Chèn vào tiêu đề các đoạn AutoText - Insert Page Number: Chèn số trang - Insert Number of Pages: Chèn tổng số trang - Format Page Number: Định dạng số trang - Insert Date: Chèn giá trị Ngày hành - Insert Time: Chèn giá trị hành - Page Setup: Định dạng trang giấy - Show/Hide Document Text: Có/ không hiển thị nội dung tập tin - Same as Previous: Tiêu đề Section hành giống Section kế trước - Switch Between Header and Footer: di chuyển qua lại phần Header và Footer - Show Previous: Hiện khung tiêu đề Section kế trước - Show Next: Hiện khung tiêu đề Section kế sau - Close: Đóng chế độ làm việc với Header và Footer, trở chế độ soạn thảo v Ngoài ta có lệnh để đánh số trang cho văn sau: Dùng lệnh Insert - Page Numbers, hộp thoại Page Numbers, đó: (18) Position: Vị trí đánh số trang Top of page: đầu trang Bottom of page: cuối trang Alignment: Nơi xuất số trang: Left, Right, Center, Inside, Outside Show number on first page: Có hay không số trang trên trang đầu tiên Nút Format: Cho phép định dạng thêm, ấn nút này xuất hộp thoại: - Number format: Chọn dạng số - Include Chapter Number: Có hay không thêm số chương, đoạn (theo hiệu ứng Bullets and Numbering) vào số trang - Chapter starts witn style: Chọn Style có hiệu ứng để đưa vào tiêu đề - Use Separator: Chọn dấu phân cách dùng tiêu đề - Continue from previous section: Đánh số trang phân đoạn trước - Start at: Số bắt đầu Chọn xong ấn OK II XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN Dùng lệnh File – Print Preview (hoặc click nút xem Theo thứ tự từ trái sang phải là: Ctrl + F2) Sử dụng các nút trên công cụ để In tài liệu Tạm thời để chế độ soạn thảo (để sữa) xem Xem trang Xem nhiều trang cùng lúc cách click và kéo rê ngang qua số trang muốn xem và thả chuột Chọn tỷ lệ phần trăm để mở lớn thu nhỏ (có thể click vào trang) Hiển thị thước Tự động làm vừa nội dung các trang Mở lớn cực đại nội dung màn hinh (để trở click nút Close Full Screen) Trở màn hình soạn thảo III IN TÀI LIỆU Cách 1: Ấn nút Print trên công cụ Standard để in tất các trang có tài liệu Cách 2: Dùng lệnh File - Print (CTRL + P), hộp thoại Print, đó: - Printer: Chỉ định tên máy in và cổng máy in có cài đặt (19) - Page range: Phạm vi in All: Tất +Current: Trang hành +Pages: Số trang nhập ô VD: Nhập vào mục này: 1-5: in từ trang đến trang Nhập vào mục này 1,8,12: in các trang 1, trang 8, trang 12 Selection: In phạm vi văn chọn (bôi đen) - Print What: Chọn nội dung in - Number of copies: Số in - Print: + All pages in range: In tất các trang theo khai báo mục Page range + Odd pages: In trang lẻ + Even pages: In trang chẵn Chọn xong ấn nút OK (20)