tài liệu quản trị học

MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC HÌNH vi LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC 1.1.1 Khái niệm tổ chức 1.1.2 Các hoạt động tổ chức 1.1.3 Đặc trưng tổ chức 1.2 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ 1.3 CẤP BẬC, KỸ NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 1.3.1 Nhà quản trị 1.3.2 Các cấp quản trị 1.3.4 Các vai trò nhà quản trị 1.4 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ 1.5 TÍNH KHOA HỌC VÀ TÍNH NGHỆ THUẬT CỦA QUẢN TRỊ .10 1.5.1 Tính khoa học quản trị 10 1.5.2 Tính nghệ thuật quản trị 10 1.6 CÁC YẾU TỐ ĐỂ TRỞ THÀNH NHÀ QUẢN TRỊ THÀNH CƠNG 11 TĨM TẮT 15 CÂU HỎI ÔN TẬP 16 CHƯƠNG MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC 17 2.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC 17 2.1.1 Khái niệm môi trường tổ chức 17 2.1.2 PHÂN LOẠI MÔI TRƯỜNG .18 2.1.2.1 Môi trường bên 18 2.1.2.2 Môi trường bên 26 2.2 QUẢN TRỊ SỰ BẤT TRẮC CỦA MÔI TRƯỜNG 27 i 2.2.1 Xác định vị trí tổ chức mơi trường 27 2.2.2 Các biện pháp quản trị bất trắc môi trường 27 2.3 VĂN HOÁ TỔ CHỨC 29 2.3.1 Khái niệm thành tố văn hoá 29 2.3.2 Các loại hình văn hố tổ chức 31 2.4 VĂN HOÁ CỦA TỔ CHỨC TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ 32 2.4.l Văn hoá với hình thành trì văn hố tổ chức 32 2.4.2 Văn hoá với hoạch định 33 2.4.3 Văn hố cơng tác tổ chức 33 2.4.4 Văn hoá điều khiển 33 2.4.5 Văn hố cơng tác kiểm tra 33 CHƯƠNG CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 37 3.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 37 3.1.1 Khái niệm 37 3.1.2 Vai trò chức hoạch định 37 3.1.3 Phân loại hoạch định 37 3.2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HOẠCH ĐỊNH 38 3.2.1 Mục tiêu thứ tự ưu tiên 38 3.2.1.1 Mục tiêu 38 3.2.1.2 Thứ tự ưu tiên mục tiêu 40 3.2.2 Các biện pháp 40 3.2.3 Các nguồn lực 40 3.2.4 Thực kế hoạch 41 3.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG HOẠCH ĐỊNH 42 3.4 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH 43 3.4.1 Xác định sứ mệnh mục tiêu tổ chức 43 3.4.2 Phân tích hội (opportunities), thách thức (threat) môi trường 43 3.4.3 Đánh giá điểm mạnh (strengths), điểm yếu (weaknesses) tổ chức 44 3.4.4 Xây dựng chiến lược dự thảo để lựa chọn 44 3.4.5 Triển khai kế hoạch chiến lược 44 3.4.6 Triển khai kế hoạch tác nghiệp 44 3.4.7 Kiểm tra đánh giá kết 45 ii 3.4.8 Lăp lại tiến trình hoạch định 45 3.5 CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ HOẠCH ĐỊNH .45 3.5.1 Ma trận điểm mạnh điểm yếu – hội thách thức (SWOT) 45 3.5.2 Ma trận phát triển tham gia thị trường 46 3.5.3 Những khuôn mẫu chu kỳ đời sống .46 3.6 MỘT SỐ NGUYÊN NHÂN DỄ DẪN ĐẾN THẤT BẠI TRONG HOẠCH ĐỊNH 47 CHƯƠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 51 4.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC .51 4.1.1 Khái niệm chức tổ chức 51 4.1.2 Vai trò chức tổ chức 51 4.1.3 Nguyên tắc tổ chức quản trị 52 4.2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC 52 4.2.1 Phân công lao động 52 4.2.2 Tầm hạn quản trị .52 4.2.3 Quyền hành quản trị .53 4.3 YÊU CẦU VÀ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC 56 4.3.1 Yêu cầu 56 4.3.2 Các nhân tổ ảnh hưởng đến cấu tổ chức 57 4.4 CÁC KIỂU MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 59 4.4.1 Mơ hình cấu trực tuyến 59 4.4.2 Mơ hình cấu chức 60 4.4.3 Mơ hình cấu trực tuyến – chức 61 4.4.4 Cơ cấu tổ chức ma trận 62 4.4.5 Cơ cấu tổ chức theo địa lý .63 4.4.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 64 CHƯƠNG CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 66 5.1 LÃNH ĐẠO VÀ CÁC KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO 67 5.1.1 Khái niệm lãnh đạo 67 5.1.2 Các kỹ lãnh đạo .67 5.1.2.1 Kỹ lãnh đạo trực tiếp 67 iii 5.1.2.2 Kỹ ủy quyền 67 5.1.2.3 Kỹ xây dựng hệ thống 67 5.1.2.4 Kỹ tư 67 5.1.2.5 Kỹ tổ chức 67 5.1.2.6 Kỹ nghiệp vụ 67 5.2 LÃNH ĐẠO NHÓM 68 5.2.1 Các nguyên tắc lãnh đạo nhóm 68 5.2.2 Vai trị lãnh đạo nhóm 68 5.2.3 Một số kỹ lãnh đạo nhóm 68 5.3 GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN TRONG LÃNH ĐẠO 70 5.3.1 Giao tiếp lãnh đạo 70 5.3.1.1 Khái niệm 70 5.3.1.2 Các loại giao tiếp 70 5.3.2 Đàm phán lãnh đạo 71 5.3.2.1 Khái niệm 71 5.3.2.2 Tại phải đàm phán? 71 5.3.2.3 Làm để lãnh đạo đàm phán hiệu ? 71 5.4 CÁC LÝ THUYẾT ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN 72 5.4.1 Khái niệm động viên 72 5.4.2 Các lý thuyết động viên nhân viên 72 5.5 QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 75 5.5.1 Khái niệm xung đột, quản trị xung đột 75 5.5.2 Phân loại xung đột 75 5.5.2.1 Theo tính chất lợi hại 75 5.5.2.2 Theo tính phận - Mâu thuẫn phận 76 5.5.3 Các bước giải xung đột 76 CÂU HỎI ÔN TẬP 77 CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM TRA 79 6.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG KIỂM TRA 79 6.1.1 Khái niệm 79 6.1.2 Vai trò 79 iv 6.2 CHỦ THỂ KIỂM TRA VÀ CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG KIỂM TRA 80 6.2.1 Chủ thể kiểm tra 80 6.2.2 Yêu cầu hệ thống kiểm tra .81 6.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA 82 6.4 CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 84 6.5 CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 85 6.5.1 Phương pháp kiểm tra ngân quỹ 85 6.5.2 Phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 v DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Quá trình quản trị Hình 1.2 Nhà quản trị cấp quản trị Hình 3.1: Các thành phần hoạch định 38 Hình 3.2 Ma trận BCG (Growth Share Matrix) 46 Hình 4.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 59 Hình 4.2 Cơ cấu tổ chức chức 60 Hình 4.3 Mơ hình cấu tổ chức trực tuyến – chức 61 Hình 4.5 Cơ cấu tổ chức ma trận 62 Hình 4.5 Cơ cấu tổ chức theo địa lý 63 Hình 4.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 64 Hình 5.1 Trình tự xếp nhu cầu Abraham Maslow 73 vi LỜI NÓI ĐẦU Trong xã hội nay, quản trị vấn đề quan trọng kiến thức quản trị ngày trọng đào tạo trường Đại học, Cao đẳng Quản trị hoạt động khách quan, mang tính tất yếu tổ chức, doanh nghiệp Bất kì doanh nghiệp, tổ chức cần có hoạt động quản trị để đạt mục tiêu đề Quản trị quy trình khép kín liên tục gồm chức năng: Hoạch định – tổ chức – Lãnh đạo - Kiểm tra Các chức quản trị có mối quan hệ chặt chẽ với Quản trị học môn học sở, tảng chương trình đào tạo ngành Quản trị Dịch vụ du lịch & lữ hành khoa Du lịch trường Đại học Khánh Hồ nói chung, mơn Quản trị kinh doanh lữ hành nói riêng, nhằm trang bị kiến thức cho sinh viên hệ Đại học, Cao đẳng công việc quản trị tổ chức Việc biên soạn tài liệu tham khảo theo dạng giảng tóm tắt nhằm mục đích trang bị kiến thức khái quát, cho sinh viên Bằng lý thuyết câu hỏi thảo luận ơn tập, tập tình kết hợp với việc tham gia dự giảng, sở để sinh viên tìm hiểu sâu vấn đề quản trị Nội dung tài liệu tham khảo bao gồm vấn đề khái quát tổng quan quản trị học, môi trường tổ chức, chức hoạch định, chức tổ chức, chức lãnh đạo chức kiểm tra Những nội dung mà tài liệu tham khảo đề cập tới mang tính khái qt, đại cương, làm chìa khố để sinh viên sâu vào nghiên cứu tìm hiểu mơn chun ngành Tài liệu mang tính chất lưu hành nội bộ, lần đầu biên soạn có tham khảo tài liệu trường đại học, cao đẳng nước, chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, nhóm tác giả trân trọng cảm ơn mong muốn tiếp tục nhận đóng góp từ người quan tâm để tài liệu chỉnh sửa, bổ sung ngày hồn thiện Nhóm tác giả ThS Ngơ Thị Như Thuỳ ThS Vũ Thị Trinh CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG Sau nghiên cứu chương này, sinh viên sẽ: - Nắm khái niệm, vai trò hoạt động tổ chức - Hiểu được: Quản trị gì? Nhà quản trị ai? - Nắm vai trò nhà quản trị trình thực mục tiêu tổ chức - Nắm khái niệm tính khoa học tính nghệ thuật quản trị - Phân tích yêu tố để trở thành nhà quản trị thành công 1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC 1.1.1 Khái niệm tổ chức Tổ chức thường hiểu tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung Ví dụ: gia đình, doanh nghiệp, trường học, quan nhà nước, đơn vị quân đội, tổ chức tôn giáo, đội thể thao… Tổ chức: thực thể có mục đích riêng, có thành viên có cấu có tính hệ thống (ví dụ như: doanh nghiệp, trường học, bệnh viện…) Tất tổ chức có ba đặc tính chung: + Tổ chức phải có mục đích: mục tiêu hay hệ thống mục tiêu Mục tiêu kết mong đợi đạt sau thời gian định + Tổ chức phải gồm nhiều thành viên, nhiều phận cấu thành, tổ chức người, cá nhân + Tổ chức phải có cấu mang tính hệ thống: Có nghĩa tổ chức phải có xếp, phân cơng lao động, quy định quyền hạn trách nhiệm cá nhân, phận nhằm thực mục tiêu chung cho tổ chức [6,2006] 1.1.2 Các hoạt động tổ chức Tìm hiểu dự báo xu biến động mơi trường Tìm kiếm huy động nguồn vốn cho hoạt động tổ chức Tìm kiếm yếu tố đầu vào trình tạo sản phẩm/dịch vụ tổ chức nguyên vật liệu, lượng, máy móc, nhân lực … Tiến hành tạo sản phẩm/dịch vụ tổ chức – trình sản xuất Cung cấp sản phẩm/dịch vụ tổ chức cho đối tượng phục vụ tổ chức – khách hàng Thu lợi ích cho tổ chức phân phối lợi ích (cho người tạo nên tổ chức đối tượng tham gia vào hoạt động tổ chức) Hoàn thiện quy trình hoạt động mới, sản phẩm/dịch vụ Không ngừng đổi đảm bảo chất lượng [6,2006] 1.1.3 Đặc trưng tổ chức Mọi tổ chức mang tính mục đích Tổ chức mang mục đích tự than mà cơng cụ để thực mục đích định Mặc dù mục đích tổ chức khác khác khơng có mục đích tổ chức khơng có lý để tồn - Mọi tổ chức đơn vị xã hội bao gồm nhiều người (một tập thể) Những người có chức định hoạt động tổ chức, có quan hệ với hình thái cấu định Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục đích, kế hoạch Mọi tổ chức phải thu hút phân bổ nguồn lực (nhân lực, tài lực, vật lực thông tin) cần thiết để đạt mục đích Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tương tác với tổ chức khác Mọi tổ chức cần nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp người bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao [6,2006] 1.2 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ Quản trị thuật ngữ dùng phương thức hoạt động hướng đến mục tiêu hoàn thành với hiệu cao, thông qua người khác Hoạt động quản trị hoạt động tất yếu phát sinh người kết hợp với để hoàn thành mục tiêu Ngày nay, nội dung, thuật ngữ quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau, sau vài cách hiểu: Quản trị trình hay nhiều người thực nhằm phối hợp hoạt động người khác để đạt kết mà người hoạt động riêng rẽ đạt Với cách hiểu này, hoạt động quản trị phát sinh người kết hợp với thành tổ chức Quản trị tác động chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực mục tiêu vạch cách tối ưu điều kiện biến động môi trường Với cách hiểu này, quản trị q trình, chủ thể quản trị tác nhân tạo tác động quản trị; đối tượng quản trị tiếp nhận tác động chủ thể quản trị tạo ra; mục tiêu quản trị phải đặt cho chủ thể quản trị đối tượng quản trị, xác định trước thực tác động quản trị Quản trị trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra công việc nổ lực người, đồng thời vận dụng cách có hiệu tài ngun, để hồn thành mục tiêu định Từ khái niệm trên, đưa số nhận xét: Phương thức quản trị: hoạt động chức quản trị mà nhà quản trị sử dụng để tác động vào lĩnh vực quản trị nhằm đạt mục tiêu tổ chức, bao gồm chức hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm soát Con người: cá nhân tự hoạt động khơng có hoạt động quản trị, lúc hoạt động họ hoàn tồn mang tính cá nhân, phục vụ cho lợi ích cá nhân không cho tổ chức khơng có quản trị Vậy, hoạt động quản trị xảy khi: + Có số người kết hợp với thành tổ chức (điều kiện cần) + Do tính cần thiết hoạt động quản trị (điều kiện đủ) Vì khơng có điều kiện này, người tổ chức làm gì, làm làm nào…, từ tạo tình trạng lộn xộn, giống hai người chèo thuyền, thay phải chèo hướng hai người lại chèo hai hướng khác Những hoạt động khiến hai người chèo thuyền hướng hoạt động quản trị Hiệu quản trị: nói rằng, quan tâm đến hiệu người quan tâm đến hoạt động quản trị Nói cách khác, lý tồn hoạt động quản trị muốn có hiệu Hoạt động quản trị đơn vị kinh doanh đơn vị hành có khác biệt định mục tiêu Đối với đơn vị kinh doanh, thường lợi nhuận dùng để đo lường thành Còn đơn vị hành chính, tổ chức phi lợi nhuận thành hoạt động thường xem xét tùy theo mục tiêu, sứ mệnh đơn vị Xung đột phi chức năng: Là đối đầu phía mà kết cục cản trở việc hoàn thành mục tiêu cơng việc Xung đột tình cảm liên quan đến việc khơng hợp mang tính tàn phá Ðây chất dẫn tới nhiều khả thất bại giải xung đột 5.5.2.2 Theo tính phận - Mâu thuẫn phận Giữa nhà quản trị nhân viên Giữa nhân viên Xung đột nhóm: ngun nhân thơng thường xung đột nhóm tổ chức nguồn lực khan hiếm, cần phải có thêm nguồn lực nhu cầu mở xung đột 5.5.3 Các bước giải xung đột Lắng nghe: nhà quản trị tạo hội cho bên làm dịu cảm xúc để lắng nghe nhau, chí sử dụng quyền lực để chấm dứt xung đột khơng cịn kiểm sốt nhà quản trị qua có thấu đáo, khách quan giải vấn đề Ra định đình chiến: thơng thường xung đột khó giải thời gian tìm chất vấn đề lâu Tìm gặp bên liên quan tìm hiểu thơng tin nhằm trả lơi câu hỏi sau: Quan điểm bên gì?, Tại họ lại có quan điểm vậy?, Lợi ích họ “vụ xung đột”?, Họ đánh giá đối phương nào?, họ cho vậy? Đưa phương pháp giải xung đột: thắng – thua, thua – thua, thắng – thắng 76 TĨM TẮT Có kế hoạch tổ chức chặt chẽ điều kiện cần, muốn quản trị hiệu thiết phải biết cách lãnh đạo động viên, điều kiện đủ Muốn có nhân viên giỏi phải biết cách tuyển dụng đào tạo, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy lực Để tiến hành tổ chức cách hiệu nhà quản trị cần biết lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp tình cụ thể Nhà quản trị phải am hiểu lý thuyết động viên biết cách áp dụng phù hợp với hoàn cảnh cụ thể tổ chức Nhà quản trị cần hiểu rõ q trình thơng tin phương pháp giải mâu thuẫn, xung đột tổ chức để thúc đẩy nỗ lực nhân viên hồn thành nhiệm vụ giao CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày khái niệm điều khiển phân tích ngun tắc Động viên gì? Trình bày tóm lược lý thuyết động viên Trong quản trị nay, tổ chức cần xây dựng sách động viền Lãnh đạo Phân tích ngun tắc lãnh đạo Theo bạn phong cách lãnh đạo tối ưu nhà quản trị Phân tích tầm quan trọng quản trị xung đột BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Xuân bổ nhiệm làm giám đốc chi nhánh miền Nam công ty du lịch Xuyên Việt Chị nhánh có 10 người, gồm giám đốc phụ trách chung, ba hướng dẫn viên, ba nhân viên kinh doanh, thư ký văn phịng, nhân viên kế tốn nhân viên bảo vệ Cho tới ngày bổ nhiệm, Ngọc có năm tổ chức chương trình du lịch chi nhánh khác cơng ty Hải, nhân viên chi nhánh này, từ lâu có triển vọng bổ nhiệm làm giám đốc chi nhánh, Rất phẫn nộ Ngọc bổ nhiệm Anh cho hiểu biết địa bàn nhiều Xuân có quan hệ tốt với hầu hết thành viên nhóm 77 Cơng ty có hệ thống đặt chỗ mạng công việc điều hành thường phải định nhanh Thêm vào đó, phó giám đốc cơng ty cịn u cầu Xuân quan tâm đến việc phát triển quy trình để huấn luyện nhân viên cải thiện chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng Câu hỏi: Ở vị trí cơng việc mới, Xn gặp khó khăn gì? Xn cịn cư xử với nhân viên với Hải nào? 78 CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM TRA MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG Sau nghiên cứu xong chương này, sinh viên sẽ: - Hiểu khái niệm vai trò chức kiểm tra - Nắm nguyên tắc kiểm tra - Nắm được bước trình kiểm tra - Phân tích kỹ thuật kiểm tra doanh nghiệp 6.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG KIỂM TRA 6.1.1 Khái niệm Kiểm tra chức vô quan trọng với nhà quản trị Kiểm tra giúp nhà quản trị có thơng tin phản hồi vấn đề mà nhà quản trị quan tâm, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu đề Kiểm tra không tiến hành hoạt động diễn kết thúc mà cịn q trình kiểm soát trước việc xảy Điều đặc biệt quan trọng công tác quản trị tổ chức Vì tổ chức hoạt động môi trường ln biến động khơng ngừng, kiểm tra giúp tổ chức chủ động đối phó với thay đổi làm giảm thiểu rủi ro, giúp tổ chức đạt mục tiêu đề Kiểm tra trình đo lường hoạt động kết hoạt động tổ chức sở tiêu chuẩn xác lập để phát ưu điểm, hạn chế nhằm đưa giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo mục tiêu 6.1.2 Vai trò Kiểm tra tính sai định, chiến lược, kế họach đề Một nhà quản trị đưa định cần thực chức kiểm tra để đảm bảo định họ đưa đắn giúp tổ chức phát triển Trong trình kiểm tra, phát định họ đưa sai, khơng phù hợp với thực tế nhà quản trị đưa biện pháp kịp thời để sửa chữa Đảm bảo cho kế họach thực với hiệu cao Trong trình thực kế hoạch, nhà quản trị cần tiến hành công tác kiểm tra để chắn kế hoạch diễn tiến độ mục tiêu Khi kế hoạch thực cần phải có cơng tác kiểm tra để nhà quản trị nhận biết cần thay đổi điều hay khơng cho phù hợp với thực tế Khi kế hoạch kết thúc cần phải kiểm tra, đánh giá 79 kế hoạch thực đạt mục tiêu đề hay chưa, đồng thời rút học kinh nghiệm cho lần Phát kịp thời sai lệch phận chịu trách nhiệm sửa sai Một kế hoạch, dự án triển khai với kết hợp nhiều phịng ban, cá nhân khác Trong q trình thực hiện, cần phải kiểm tra sát bước Từ kịp thời phát sai sót đâu, lúc chịu trách nhiệm Nếu không, sai phạm xảy để sau kết thúc dự án biết dễ xảy tình trạng khơng phận chịu trách nhiệm Điều gây khó khăn cho cơng tác quản lý, đồng thời làm tổn hại đến tổ chức Giúp tổ chức đối phó với thay đổi mơi trường Môi trường mà doanh nghiệp hoạt động bao gồm nhiều yếu tố yếu tố thay đổi thường xun Vì để thích nghi với thay đổi cách nhanh chóng, giảm thiệt hại cho tổ chức cần phải tiến hành kiểm tra Hoạt động kiểm tra giúp cho tổ chức nhà quản trị biết trước thay đổi từ lên phương án để đối phó Giúp nhà quản trị hoàn thiện đổi họat động tổ chức kiểm tra tổ chức mang tính tồn diện, cơng tác kiểm tra giúp nhà quản trị nhận biết tình hình, sai phạm tổ chức từ lên phương án hành động nhằm khắc phục sai phạm đó, làm cho tổ chức đổi ngày hoàn thiện, đáp ứng trước thay đổi môi trường 6.2 CHỦ THỂ KIỂM TRA VÀ CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG KIỂM TRA 6.2.1 Chủ thể kiểm tra Kiểm tra tổ chức mang tính tồn diện lâu dài Tuy nhiên có nhiều hoạt động cần kiểm tra nên nội dung kiểm tra thường tập trung vào nội dung sau: - Kiểm sốt tài chính: doanh thu, chi phí, lãi lỗ, tiêu tài chính… - Kiểm sốt thơng qua sử dụng cơng cụ kế toán – kiểm toán - Kiểm soát nhân sự: kiểm sốt an tồn, kỷ luật lao động - Kiểm sốt tình trạng thị trường: phân đọan thị trường, đối thủ, giá, sản phẩm, khách hàng … - Kiểm sốt sản xuất: cơng nghệ, máy móc thiết bị, suất lao động, chất lượng sản phẩm… - Kiểm soát việc thực dự án đầu tư 80 Tuỳ vào nội dung nhà quản trị lĩnh vực kiểm tra để phát sai lệch chức riêng biệt này, sở có đề xuất xác thực Do đó, chủ thể kiểm tra bao gồm: Hội đồng quản trị: quan quản trị cao doanh nghiệp Vấn đề hội đồng quản trị quan tâm kết đạt có phù hợp với mục tiêu tổng thể hay không Ban kiểm soát: quan tổ chức lập để kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, bảng tổng kết tài Giám đốc: người điều hành chung, chịu trách nhiệm tồn hoạt động tơ chức Vì giám đốc tổ chức kiểm tra tồn diện lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp như: lãi lỗ, tình hình thị trường, chất lượng sản phẩm, vấn đề cải tiến kỹ thuật, ứng dụng công nghệ mới, việc sử dụng nguồn lực, trật tự an toàn xã hội,… Người chủ sở hữu: người nắm quyền sở hữu tổ chức, họ kiểm tra thông tin sổ sách kế toán kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đồng thời họ kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng vốn doanh nghiệp, đảm bảo vốn họ bỏ sử dụng hiệu Ngồi ra, họ cịn có vai trò việc biểu vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Người lao động: người thuê để thực cơng việc tổ chức Vì họ cần kiểm tra việc thực hợp đồng lao động, chế độ trả lương, thưởng, bảo hiểm,…của tổ chức người lao động Nhằm đảm bảo tổ chức thực theo quy định pháp luật việc sử dụng người lao động Bên cạnh người lao động cịn thơng tin tình hình thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, kết hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ, thơng tin tình hình tổ chức, quản lý phát triển tổ chức 6.2.2 Yêu cầu hệ thống kiểm tra Để công tác kiểm tra đạt hiệu mà tổ chức mong muốn, cần tuân thủ yêu cầu sau: Tránh đưa tiêu chuẩn không đúng, khơng quan trọng Mang tính chất thực, sát với tính chất cơng việc cần kiểm tra Tránh đưa tiêu chuẩn mẫu, tiêu chuẩn chung chung không áp dụng cho công việc 81 Giải thích hợp lý tiêu chuẩn Dễ dàng cho việc đo lường 6.3 QUY TRÌNH KIỂM TRA Quy trình kiểm tra bao gồm nội dung sau: Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra Thiết lập tiêu chuẩn công việc quy trình kiểm tra Nó đóng vai trị đặc biệt quan trọng, định chất lượng hoạt động kiểm tra Nó sở để dựa vào nhà quản trị tiến hành đánh giá, kiểm định kết thực công việc Tiêu chuẩn định mức, chuẩn mực, thước đo để từ nhà quản trị đưa kết luận cho hoạt động kiểm tra Hay nói cách khác, tiêu chuẩn yêu cầu phải hoàn thành nhiệm vụ theo quy trình khoa học để tạo sản phẩm hay dịch vụ có chất lượng cao Vì tiêu chuẩn, định mức rõ ràng, cụ thể kết kiểm tra xác thực Đồng thời chuẩn mực, tiêu chuẩn cần đưa cách hợp lý, có sở Tuy nhiên, việc xác lập tiêu chuẩn công việc không đơn giản, địi hỏi nhà quản trị cần phải có quan tâm đầu tư thích đáng Tiêu chuẩn kiểm tra thường có hai dạng: tiêu chuẩn định tính tiêu chuẩn định lượng Tuỳ vào tính chất đối tượng kiểm tra, nhà quản trị sử dụng dạng tiêu chuẩn phù hợp thơng thường, tiêu chuẩn định tính liên quan đến thái độ, trách nhiệm với công việc, chuẩn mực ứng xử bên bên ngoài… Tiêu chuẩn định tính mang tính chung chung, trừu tượng tương đối khó xác định đo lường Cịn tiêu chuẩn định lượng thường liên quan đến tiêu, thông số kinh tế - kỹ thuật biểu qua số, cân đong đo đếm Khi xây dựng tiêu chuẩn cần lưu ý vấn đề nội dung tiêu chuẩn phải đạt tiêu chí dễ thực hiện, xác, cụ thể gắn liền với cơng việc đối tượng kiểm tra Về cách thức xây dựng tiêu chuẩn cần lựa chọn người có lực phải có đầu tư thời gian tài Bước 2: Đo lường Đo lường phải xuất phát từ tiêu chuẩn xác lập Đo lường bao gồm đo lường trình thực công việc kết thực công việc Đây hoạt động đối chiếu, so sánh hoạt động kết hoạt động với tiêu chuẩn đề ra, từ phát sai lầm, sai lệch Việc đo lường lúc thực cách dễ dàng xác, công việc đối tượng 82 phức tạp, tiêu chuẩn khơng rõ ràng hay mang tính định tính Vì kiểm tra cần triển khai cách khách quan nhiều nhà quản trị phải dùng tới khả phán đoán, tư logic để phân tích sai lệch Có nhiều phương pháp đo lường như: đánh giá điểm đồ thị, so sánh cặp, xếp hạng luân phiên, đo lường điểm mấu chốt hay sử dụng công cụ ISO, hộp đen Tuỳ thuộc vào tính chất đối tượng kiểm tra mà nhà quản trị sử dụng phương pháp đo lường phù hợp Đối với công tác đo lường kết thực công việc cần lưu ý vấn đề sau Không mang tiêu chuẩn công việc sang áp đặt, đánh giá công việc khác Loại bỏ thành kiến định kiến cá nhân trình đo lường, đánh giá Tiến hành đo lường, đánh giá thường xuyên, yêu cầu, mục đích quy trình Kết đo lường phải phù hợp với công việc, chức năng, nhiệm vụ người thực công việc Đo lường phải sai lệch cách xác nguyên nhân sai lệch Bước 3: Điều chỉnh sai lệch Sau đối chiếu, so sánh tiêu chuẩn đặt với q trình thực cơng việc kết thực công việc cho thấy ưu điểm hạn chế cịn tồn tại, từ nhà quản trị cần đưa định đắn cho trường hợp Đối với ưu điểm: phát ưu điểm trình thực kết công việc, nhà quản trị cần đưa giải pháp để phát huy, kế thừa nhân rộng Bên cạnh phải kịp thời khích lệ, động viên hình thức khen thưởng cá nhân, phận thực công việc Đối với hạn chế: phát sai lầm, sai lệch, nhà quản trị cần phân tích tìm ngun nhân, từ đưa giải pháp để điều chỉnh kịp thời Những giải pháp điều chỉnh lại nội dung lập kế hoạch (mục tiêu, phương án), hay điều chỉnh công tác tổ chức (thiết kế máy, phân công công việc, giao quyền) điều chỉnh công tác lãnh đạo (nội dung hay phương pháp lãnh đạo), chí điều chỉnh lại cơng tác kiểm tra (tiêu chuẩn, đo lường) dựa vào nguyên nhân sai lệch, sai lầm phát mà nhà quản trị sử dụng phương án điều chỉnh khác 83 6.4 CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch Mọi vấn đề kiểm tra kỹ thuật kiểm tra phải phản ánh đòi hỏi nội dung kế hoạch Vì vậy, sở nguyên nhân phải kiểm tra dựa vào kế hoạch Kiểm tra cần phải mang tính đồng bộ, tiến hành kiểm tra cần phải kiểm tra tất công việc, phận đảm bảo khơng để sót sai lệch Kiểm tra phải cơng khai, xác khách quan Quá trình quản trị bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhà quản trị, việc xem xét phận cấp có làm tốt cơng việc hay khơng, khơng phải phán đốn chủ quan Nếu thực kiểm tra với định kiến có sẵn khơng cho nhận xét đánh giá mức đối tượng kiểm tra, kết kiểm tra bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải tổn thất lớn Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí doanh nghiệp Để cho việc kiểm tra có hiệu cao cần xây dựng qui trình nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên độc lập công việc, phát huy sáng tạo việc kiểm tra khơng nên thiết lập cách trực tiếp chặt chẽ Ngược lại, nhân viên cấp quen làm việc với nhà quản trị có phong cách độc đốn, thường xuyên đạo chặt chẽ, chi tiết nhân viên cấp có tính ỷ lại, khơng có khả linh hoạt khơng thể áp dụng cách kiểm tra, nhấn mạnh đến tự giác hay tự điều chỉnh người Kiểm tra phải phù hợp với tổ chức người hệ thống Kiểm tra công việc chức nhà quản lý nhằm làm cho kế hoạch mục tiêu tổ chức trở thành thực Các phương pháp kiểm tra công cụ để nhà quản trị thực cơng việc Vì nhà quản trị sử dụng hệ thống kiểm tra hiệu hệ thống phù hợp với lực sở thích họ Kiểm tra phải linh hoạt, đa dạng, hợp lý Kiểm tra phải thay đổi phương pháp, hình thức tuỳ theo tính chất đối tượng kiểm tra để đảm bảo khách quan trung thực 84 Kiểm tra phải hiệu Tính hiệu thể việc triển khai công tác kiểm tra mang tính tiết kiệm đánh giá vấn đề cần kiểm tra Đây nguyên tắc đơn giản khó để thực hành Kiểm tra có trọng điểm Khi xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra đâu? Trên thực tế nhà quản trị phải lựa chọn xác định phạm vi cần kiểm tra Nếu khơng xác định xác khu vực trọng điểm, kiểm tra khu vực rộng, làm tốn thời gian, lãng phí vật chất việc kiểm tra khơng đạt hiệu cao Kiểm tra phải đưa đến hành động Kiểm tra coi đắn sai lệch so với tiêu chuẩn tiến hành thông qua việc làm lại kế hoạch, xếp lại tổ chức, điều động đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu tiến hành kiểm tra, phát sai lệch mà không thực điều chỉnh việc kiểm tra hồn tồn vơ ích 6.5 CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 6.5.1 Phương pháp kiểm tra ngân quỹ Ngân quỹ cách phát biểu kế hoạch cho thời kỳ tương lai định theo quan hệ số ngân quỹ điều khoản kết định trước theo quan hệ tài (như ngân quỹ thu – chi, ngân quỹ vốn) theo quan hệ phi tài (như ngân quỹ số lao động trực tiếp, vật liệu, sản phẩm sản xuất ra) Có nhiều dạng ngân quỹ bao gồm: Ngân quỹ thu chi; ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm; ngân quỹ chi tiêu bản; ngân quỹ tiền mặt; ngân quỹ biến đổi Muốn cho ngân quỹ hoạt động có hiệu quả, nhà quản trị cần lưu ý ngân quỹ thiết kế công cụ thay cho việc quản lý Để có kết tốt nhất, việc lập quản lý ngân quỹ cần phải có hỗ trợ nhà quản trị cấp cao Việc lập quan quản trị thơng qua thị sau lãng qn dẫn đến việc lập ngân quỹ không chắn dồn trách nhiệm cho nhà quản trị cấp họ phải thực thủ tục khác làm hàng loạt hồ sơ, giấy tờ ngược lại nhà quản trị cấp cao hỗ trợ cho việc lập ngân quỹ đặt tảng chắn cho ngân quỹ dựa kế hoạch, yêu cầu phận, chi nhánh thiết 85 lập bảo vệ ngân quỹ lúc ngân quỹ thu hút quản lý động toàn doanh nghiệp Việc kiểm tra ngân quỹ để hoạt động, người quản lý cần có thơng tin việc thực thực tế Thông tin có sẵn mà phải thu thập cho người quản lý thấy họ làm việc đến mức độ nào, tránh sai lệch ngân quỹ 6.5.2 Phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ Có nhiều biện pháp kiểm tra phi ngân quỹ truyền thống quan trọng là: vào số liệu thống kê, báo cáo phân tích chuyên môn, kiểm tra tác nghiệp quan sát cá nhân Phương pháp kiểm tra số liệu thống kê Các số liệu thống kê nhiều khía cạnh hoạt động cách thể rõ ràng số liệu thống kê quan trọng cho việc kiểm tra Các nhà quản lý hiểu số liệu thống kê tốt dạng biểu đồ người ta thấy mối liên hệ xu biến đổi số liệu Ngoài ra, muốn số liệu có ý nghĩa cần so sánh chúng với số tiêu chuẩn có Ví dụ, việc tăng, giảm 1% lượng tiêu thụ chi phí có ý nghĩa gì? Tiêu chuẩn so sánh? Sự thay đổi nghiêm trọng tới mức nào? Kiểm tra báo cáo phân tích chun mơn Các báo cáo phân tích chun mơn giúp cho kiểm tra phạm vi vấn đề riêng lẻ báo cáo thống kê kế toán trưởng cung cấp thơng tin tốt có phạm vi mà chúng khơng đủ khơng phù hợp Kiểm tra tác nghiệp Kiểm tra tác nghiệp công cụ hữu hiệu để kiểm tra quản lý Theo nghĩa rộng, kiểm tra tác nghiệp đánh giá thường xuyên độc lập thực ban kiểm tra nội kế tốn, tài hoạt động khác doanh nghiệp thường hạn định việc kiểm tra sổ sách kế toán công tác kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc đánh giá hoạt động nói chung, cân nhắc so sánh kết thực tế kết dự định Như vậy, việc đảm bảo sổ sách kế toán phản ánh việc, nhà kiểm tra tác nghiệp đánh giá sách, thủ tục, việc sử dụng quyền hành, chất lượng quản lý… Kiểm tra quan sát cá nhân Không nên coi nhẹ tầm quan trọng việc kiểm tra thông qua việc quan sát cá nhân Các ngân quỹ, biểu đồ thống kê quan trọng người quản lý dựa hoàn toàn vào biện pháp mà ngồi 86 phòng kín khó thực việc kiểm tra, đo lường, điều chỉnh Nhà quản trị có nhiệm vụ làm cho mục tiêu hoàn thành người cụ thể Cho dù có nhiều biện pháp khoa học hỗ trợ cho việc đảm bảo người thực công việc định theo kế hoạch quan sát cá nhân biện pháp kiểm tra cần thiết Bởi có nhiều thơng tin mà nhà quản lý thu nhận nhờ việc quan sát cá nhân, dạo ngẫu nhiên qua phân xưởng hay phịng 87 TĨM TẮT Kiểm tra chức quan trọng quản trị, hệ thống thơng tin phản hồi giúp hồn thiện q trình quản trị tổ chức Công tác kiểm tra doanh nghiệp thực nhiều chủ thể khác nhau, tuỳ lĩnh vực hoạt động họ Nhưng tất theo quy trình chung việc hình thành nên tiêu chuẩn để kiểm tra Muốn kiểm tra đạt hiệu cao tiêu chuẩn phải đưa sở yêu cầu cụ thể Dựa tiêu chuẩn đó, chủ thể kiểm tra tiến hành đo lường q trình thực cơng việc kết cơng việc Nếu phát sai lệch, phải đưa hướng giải bước thứ ba Nếu không phát sai lệch nhà quản trị cần có sách để động viên nhân viên cách kịp thời Kiểm tra công cụ giúp nhà quản trị kiểm định lại định đưa Vì kiểm tra hiệu giúp nhà quản trị khắc phục tồn mà cịn giúp tổ chức đổi hồn thiện Để có kết mong đợi, cơng tác kiểm tra cần phải tuân theo nguyên tắc định Đồng thời, khơng phải áp dụng hình thức kiểm tra cho tất loại hình hoạt động tổ chức Có nhiều hình thức kiểm tra như: kiểm tra ngân quỹ, kiểm tra phi ngân quỹ… phù hợp cho tính chất hoạt động cần kiểm tra CÂU HỎI ÔN TẬP Nêu khái niệm vai trò chức kiểm tra Trong tổ chức, người kiểm tra họ kiểm tra lĩnh vực nào? Trình bày trình kiểm tra Các tiêu chuẩn đưa trình kiểm tra có hai dạng định tính định lượng Theo anh chị, tiêu chuẩn ưu tiên đưa tổ chức? Vì sao? Phân tích ngun tắc kiểm tra Trình bày phương pháp kiểm tra 88 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Một nguyên tắc kiểm tra “kiểm tra phải có trọng điểm”, anh chị cho biết cần phải kiểm tra công đoạn, khâu sản xuất tổ chức đây: - Khách sạn - Công ty lữ hành - Nhà hàng Anh chị đưa tiêu chuẩn để kiểm tra hoàn thành công việc hướng dẫn hướng dẫn viên điểm du lịch 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Văn Danh (2011) Quản trị học Hà Nội, NXB Lao động Nguyễn Thị Liên Diệp (2010) Quản trị học Hà Nội, NXB Lao động – xã hội Trương Quang Dũng (2017) Quản trị học Hà Nội, ĐH Kinh tế quốc dân Nguyễn Xuân Điền (2014) Giáo trình Quản trị học Hà Nội, Học viện tài Phan Thị Minh Châu (2011) Quản trị học Hà Nội, NXB Thống kê Đoàn Thị Thu Hà & Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006), Giáo trình Quản trị học Hà Nội, NXB ĐH Giao thông vận tải Trịnh Đình Hậu (2011) Giáo trình Quản trị học Tp HCM, Trường ĐH Đông Á, Khoa Kinh tế Du lịch Nguyễn Ngọc Hiến (2003) Quản trị kinh doanh Hà Nội, NXB Lao động Nguyễn Thanh Hội & Phan Thăng (1999) Quản trị học Hà Nội, NXB Thống kê 10 Nguyễn Hải Sản (1998) Quản trị học Hà Nội, NXB Thống kê 11 Bùi Anh Tuấn & Phạm Thuý Hương (2009) Giáo Trình hành vi tổ chức Hà Nội, NXB ĐH Kinh tế quốc dân 90