Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính?. Giả sử nếu có thay đ[r]
(1)Giấu slide
Trong trình diễn Microsoft PowerPoint, bạn muốn ẩn slide – slide thơng tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – truy cập đến slide cần thiết Slide ẩn không lên hình trình diễn trừ bạn lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide Để ẩn slide trước tiên bạn chuyển trỏ chuột slide bạn muốn giấu vào Slide Show | Hide Slide
Bạn nhớ số thứ tự slide bị ẩn để q trình trình diễn bạn dễ dàng truy cập đến slide ẩn cách nhấn phím số thứ tự slide ẩn ấn Enter Nếu bạn có nhiều slide ẩn khơng nằm theo thứ tự bạn dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn Để quay trở lại trình diễn, bạn nhắp chuột phải vào hình trình diễn chọn Go | Previous Viewed (Lệnh khác phiên PowerPoint khác nhau)
Hoặc bạn tạo nút bấm chuyển đổi slide hình trình diễn bạn cách vào Slide Show | Action Settings
Căn chỉnh đối tượng
Trong PowerPoint, bạn hồn tồn tự động đặt vị trí hay chỉnh đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide) Để thực tác vụ bạn thử sau
Trước tiên bạn lựa chọn tất đối tượng cần chỉnh vị trí (lưu ý lựa chọn nhiều đối tượng bạn giữ phím Ctrl) Sau bạn chọn nút Draw – nút nằm góc tận bên tay trái cửa sổ PowerPoint, nút Start Windows – chọn vào “Align or Distribute” sau chọn mơ hình chỉnh thích hợp với bạn số mơ hình mà PowerPoint đưa
Mỗi slide màu khác nhau
Nếu bạn muốn trình diễn thêm đa dạng phong phú cách đặt màu cho slide nhóm slide khác Để thực tác vụ bạn thử cách sau
Lựa chọn slide hay nhóm slide bạn muốn đặt màu khác với slide khác, chọn Format | Slide Background Trong cửa sổ Slide Background, sau bạn lựa chọn màu thích hợp, đánh dấu chọn vào “Omit background graphics from master” sau chọn Apply Bạn ý muốn
Di chuyển đối tượng xác hơn
Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng khoảng nhỏ nhiều khơng xác đạt u cầu cho Bạn dùng bàn phím thay Trước tiên lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển dùng phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng bạn Mỗi lần di chuyển đối tượng di chuyển
Trình diễn slide riêng biệt
(2)Định nghĩa số bảng tính
Sử dụng cơng cụ Name Excel bạn định nghĩa trước số tệp tin bảng tính bạn Lấy ví dụ, bạn định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng Bạn thử cách sau đây:
Tìm đến Insert | Name | Define nhập tên TaxRate Trong mục “Refers to” bạn nhập vào giá trị - giả sử chọn 0.07, sau nhắp chuột vào OK Bây bạn nhập cơng thức theo kiểu =A1*TaxRate Excel tự động thay số cho bạn
Bằng cách bạn tiết kiệm thời gian việc xử lý bảng tính nhiều cách định nghĩa số thường sử dụng bảng tính
Giả sử có thay đổi số bạn định nghĩa bạn không nhiều thời gian để chỉnh sửa công thức Bạn việc quay vào thay đổi mục “Refers to” xong
Biểu đồ tự cập nhật
Trong phiên Excel cũ để tạo biểu đồ có khả tự động cập nhật giá trị tham chiếu thay đổi khó Nhưng kể từ phiên Excel 2003 vấn đề giải
Trước tiên bạn biến liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành danh sách cách vào Data | List | Create List lựa chọn vùng liệu bạn
Giờ sử dụng danh sách để vẽ biểu đồ tiện lợi Mỗi có giá trị bổ sung vào danh sách vùng liệu tham chiếu biểu đồ tự động cập nhật thêm giá trị
Công thức hay sai?
Khi nhập công thức vào bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính xác chúng nhằm đạt kết tính tốn mong đợi Excel có cơng cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập hay sai, xem xét quy trình tính tốn cơng thức mà Excel theo Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 nhận kết 22 thay 36 Để nhận kết 36 bạn phải nhập =(7+5)*3
Nếu bạn thấy chưa chắn vê quy trình tính tốn cơng thức bạn lựa chọn chứa cơng thức vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel cho bạn biết
Dấu cột hay hàng?
Đơi q trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn vài dịng hay vài cột khơng cần thiết để tránh rối mắt Để thực việc trước bạn lựa chọn hàng cột bạn muốn ẩn vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide Để trở lại hàng hay cột bị giấu bạn vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide
(3)Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn bảo vệ bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ đó…
Để ngăn chặn người khác mở sửa đổi bảng tính máy bạn, bảo vệ mật “Password to open” Hãy vào Tool | Options | Security Bạn nhập mật vào trường “Password to open” hay mật vào trường “Password to modify” nhắp chuột vào OK Bảng tính bạn bảo vệ, khơng có mật khơng thể mở hay sửa đổi bảng tính bạn
Bên cạnh tính Tool | Protection cịn cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn bảo vệ khác
Trước tiên tính Bảo vệ Sheet Bạn vào Tool | Protection | Protect Sheet Bạn nhập mật vào mục “Password to unprotect sheet” – mật để gỡ bỏ hình thức bảo vệ bảng tính bảo vệ Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng thực thao tác Sheet bảo vệ Nếu bạn khơng lựa chọn khơng thay đổi Sheet trừ người có mật loại bỏ tính Protect Sheet
Tính thứ Allow User to Edit Range Đây tính giúp bạn bảo vệ vùng định bảng tính, bạn cấp quyền hay có mật phép sửa đổi vùng bảo vệ Tính sử dụng quyền user hệ điều hành Windows bạn Nếu nhiều người sử dụng chung máy bạn cho phép người phép sửa đổi mà khơng cần đặt mật
Tính Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn tệp tin bảng tính bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính bạn
Tính Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi thay đổi bảng tính bạn Khi có thực thay đổi bảng tính, Excel dùng Track Changes để ghi lại thông báo cho bạn biết
Giấu tên văn Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên đường dẫn văn sử dụng gần danh sách Recently used file Để truy cập đến danh sách bạn cần vào menu File thấy danh sách tệp tin văn liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp tin văn lưu danh sách Bạn chỉnh số lên giấu không cho tên văn cách sau
(4)