Thiết kế và triển khai áp dụng hệ thống KPI

Hệ thống chỉ tiêu KPI đang trở thành một công cụ thiết yếu của điều hành doanh nghiệp và quản lý kết quả công việc của bộ phận và nhân viên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công trong việc thiết kế và triển khai KPI. Bài viết dưới đây, eLib giới thiệu đến bạn các bước thiết kế và triển khai hệ thống KPI cũng như các vấn đề thường gặp phải khi sử dụng hệ thống này. Mời các bạn cùng tìm hiểu.

Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn Thiết Kế Và Triển Khai Áp Dụng Hệ Thống KPI bước thiết kế triển khai hệ thống số KPI 1.1 Chuẩn hóa cấu tổ chức Chuẩn hóa cấu tổ chức thực thơng qua bước sau: • • • • • Thiết kế chuỗi giá trị hoạt động doanh nghiệp Thiết kế cấu tổ chức công ty Xây dựng ma trận phân bổ chức công ty Thiết lập ma trận phân bổ chức phận Xây dựng mô tả công việc vị trí (JD) 1.2 Thiết kế đồ chiến lược Thống văn chiến lược định hướng chiến lược doanh nghiệp Thiết kế đồ chiến lược chất việc xác định mục tiêu chiến lược thuộc viễn cảnh tài chính, khách hàng, quy trình nội học hỏi phát triển Bản đồ chiến lược đồng thời xác định mối quan hệ nhân mục tiêu, thể mục tiêu dạng đồ chiến lược Các mục tiêu chiến lược mã hóa đánh số Các mũi tên thể mối quan hệ mục tiêu Trong thực tế, số doanh nghiệp, kể doanh nghiệp lớn, xác định rõ định hướng chiến lược cách rõ ràng Điều gây trở ngại cho việc thiết kế hệ thống tiêu KPI Việc thiết kế đồ chiến lược cần tham gia lãnh đạo cao HĐQT, Ban Giám đốc Mẫu khung đồ chiến lược eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn 1.3 Xây dựng hệ thống tiêu KPI cấp công ty Từ đồ chiến lược, doanh nghiệp cần cụ thể hóa mục tiêu chiến lược thành tiêu KPI cấp cơng ty Các tiêu cần đảm bảo tính SMART, nghĩa cụ thể, đo đếm được, đạt được, phù hợp có mốc thời gian cụ thể Thông thường, để lập hệ thống mục tiêu cấp cơng ty, cần có tham gia Ban lãnh đạo trưởng phận 1.4 Xây dựng hệ thống tiêu KPIs cấp phận Sau xây dựng hệ thống tiêu KPI cấp công ty, doanh nghiệp cần phân bổ tiêu xuống phận Việc phân bổ tiêu xuống phận phải đảm bảo phù hợp với chức phận Đây lý triển khai hệ thống tiêu KPI, cần tiến hành chuẩn hóa chức phận trước, để đảm bảo việc phân bổ KPI phù hợp KPI phân bổ xuống phận túy chia tiêu kiểu số học (ví dụ doanh thu công ty phân bổ xuống cho đơn vị kinh doanh, tổng doanh thu mục tiêu đơn vị kinh doanh) phân bổ theo nguyên tắc phù hợp với chức năng, tác động đến mục tiêu công ty tác động đủ lớn 1.5 Xây dựng hệ thống tiêu KPIs cá nhân Khi có hệ thống tiêu phận, tiếp tục phân bổ xuống cho vị trí chức danh Thường KPI phân bổ cho vị trí chủ chốt, có ảnh hưởng đến kết chung cơng ty Tuy nhiên, doanh nghiệp muốn đánh giá kết vị trí khác, hạng mục công việc khác vị trí mà có tác động đến mục tiêu chiến lược Khi đó, doanh nghiệp cần xây thêm KRI – tiêu kết Thường cá nhân làm vị trí sử dụng chung hệ thống tiêu KPI, số kế hoạch khác nhau, tùy vào địa bàn, mảng kinh doanh hay sản phẩm… Trong toàn khâu xây dựng hệ thống tiêu KPI cấp công ty, phận hay cá nhân, cần đặt tên tiêu, cơng thức tính tốn, trọng số tiêu số kế hoạch 1.6 Xây dựng ban hành quy chế đánh giá thực KPIs Để KPI vào sống doanh nghiệp, thường cần xây dựng ban hành quy chế đánh giá thực KPI Quy chế phải đề cập đến nguyên tắc theo dõi, đánh giá KPI, quy đổi kết thực KPI thành hệ điểm chung so sánh thành viên cơng ty, ví dụ thang điểm 100 Quy chế đánh giá kết hợp với quy chế lương để đưa kết đánh giá KPI vào hệ thống lương doanh nghiệp eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn Sau xây dựng, quy chế đánh giá phải ban hành tiêu KPI Từ đây, doanh nghiệp tiến hành cập nhật liệu, theo dõi tiêu báo cáo 1.7 Theo dõi, đánh giá, báo cáo điều chỉnh Định kỳ, đầu mối doanh nghiệp chịu trách nhiệm nhập số liệu thực lên hệ thống, tùy theo kỳ đánh giá tiêu Trên sở liệu thực hiện, tiến hành tính tốn mức độ hồn thành tiêu Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm, nhập liệu thẳng vào phần mềm, import file excel theo mẫu định sẵn phần mềm lấy liệu tự động thơng qua tích hợp Phần mềm KPI tự tính tốn tiêu theo công thức định sẵn làm báo cáo/dashboard tự động Định kỳ, doanh nghiệp họp để rà sốt tình hình thực tiêu KPI có biện pháp can thiệp, hỗ trợ cần thiết vấn đề triển khai hệ thống số KPIs Không phải doanh nghiệp triển khai thành công KPI KPI công cụ quản lý đòi hỏi số điều kiện để triển khai thành cơng Dưới nguyên nhân thất bại triển khai hệ thống tiêu KPI, nhằm giúp doanh nghiệp tránh vết xe đổ doanh nghiệp trước 2.1 Lãnh đạo cấp cao không tham gia xây dựng KPI Ở số doanh nghiệp, lãnh đạo cấp cao không tham gia trình xây dựng KPI Đây sai lầm đáng tiếc KPI trước tiên cơng cụ triển khai chiến lược hay ý chí lãnh đạo Lãnh đạo cấp cao không tham gia khiến doanh nghiệp buộc phải thiết kế KPI theo hướng đưa từ lên 2.2 Thiết kế sai phương pháp Thiết kế KPI không chiến lược định hướng chiến lược khơng rõ ràng, khơng có cấu tổ chức chuẩn chỉnh sai lầm lớn khâu thiết kế KPI Khơng có trên, KPI trở nên lãng phí khơng thể thực thi Nguyên nhân thứ lý dẫn đến nguyên nhân thứ 2.3 Quá tham lam thiết kế Nhiều doanh nghiệp có tảng liệu tốt lại tham lam thiết kế KPI – tạo nhiều tiêu Ví dụ, số doanh nghiệp có phần mềm quản lý sản xuất thường có xu hướng đưa vào nhiều tiêu mang tính vận hành Điều khiến cho tiêu KPI tính trọng yếu (trọng số nhỏ), từ tính định hướng trọng tâm chiến lược giai đoạn Trường hợp này, ta liên tưởng đến chiến lược “quả mít” – q nhiều mục tiêu khơng có mục tiêu quan trọng eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn Quá nhiều tiêu khiến cho trình theo dõi, đo đếm trở nên phức tạp gây lãng phí nguồn lực nỗ lực bỏ để thu thập cập nhật liệu lớn so với lợi ích mà nhiều tiêu mang lại Tuy nhiên, sai lầm sửa chữa doanh nghiệp bắt đầu nhận phức tạp đuối sức việc theo dõi giám sát Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm KPI có tảng BI giúp doanh nghiệp theo dõi tiêu vận hành mà không cần đưa vào KPI 2.4 Thiếu liệu khứ Khi đặt số kế hoạch, điều kiện quan trọng phải có liệu khứ để tham khảo Trong đó, nhiều tiêu lại khơng có sẵn liệu q khứ Điều có nghĩa thiếu để đặt số kế hoạch, khiến cho số nhiều không thực tế (quá cao thấp) Trong nhiều trường hợp, người ta phải đặt số giả định, đến có số liệu thực tế sử dụng làm đặt số kế hoạch cho kỳ sau Đó lý triển khai KPI thường 2-3 năm chạy tốt 2.5 Khơng có hệ thống theo dõi phù hợp Khơng có hệ thống theo dõi phù hợp vấn đề đặt thiết kế KPI, đến KPI vào triển khai, vấn đề lộ hết trở ngại Việc sử dụng hệ thống theo dõi thủ công, người nhập liệu vào từ nhiều công đoạn báo cáo excel, khiến cho nỗ lực theo dõi KPI trở nên tốn mệt mỏi Nếu sử dụng cách thủ công, doanh nghiệp khó để triển khai KPI dài hạn Nếu tâm theo đuổi KPI, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm KPI 2.6 Không gắn với đãi ngộ KPI, góc độ nhân sự, hệ thống đánh giá kết Nếu không gắn với đãi ngộ (thưởng, phạt…), nhân viên nhanh chóng nhận việc đạt hay khơng đạt KPI khơng có ảnh hưởng tới họ Do đó, động lực theo đuổi KPI 2.7 Truyền thông không đầy đủ Truyền thông không đầy đủ nguyên nhân thất bại việc triển khai nhiều công cụ quản lý, không KPIs Thiếu truyền thông khiến nhân viên thấy khối lượng công việc tăng lên, công theo dõi, báo cáo lại không nhìn thấy lợi ích cơng cụ Do đó, truyền thơng phải thực xun suốt tồn trình thiết kế áp dụng KPIs Với vấn đề nói trên, để triển khai tốt KPIs doanh nghiệp cần lưu ý thiết kế phương pháp, lãnh đạo tâm đội ngũ taskforce tâm huyết, quản lý liệu khứ, triển khai hệ thống theo dõi – phần mềm KPI, kết hợp với hệ thống lương truyền thông tốt eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn Triển khai phần mềm KPIs 3.1 Tại cần triển khai phần mềm KPIs Để thực công cụ điều hành, hệ thống tiêu KPIs cần cập nhật liệu thường xun, khơng nói thời gian thực Chỉ đó, KPI thực trở thành công cụ “sống” Với yêu cầu này, vận hành hệ thống tiêu KPI dựa phương thức thu thập, cập nhật liệu truyền thống, khó đảm bảo tính thường xun, xác liệu Đó lý triển khai phần mềm KPI lại yếu tố quan trọng đảm bảo thành công dự án KPI Bản đồ chiến lược phần mềm OOC digiiKPI 3.2 Vai trò KPI dasboard với điều hành doanh nghiệp KPI Dashboard báo cáo tổng hợp tiêu KPI quan trọng theo thời gian thực trình bày dạng đồ họa, trực quan sinh động, với mục tiêu cung cấp phim “CT-scan” tình hình thực mục tiêu quan trọng doanh nghiệp KPI Dashboard giúp KPI thực trở thành cánh tay phải CEO vào sống doanh nghiệp 3.3 Dữ liệu đầu vào cho phần mềm KPI Để phần mềm KPI vận hành tốt tạo hệ thống tiêu KPIs sống, cần cập nhật liệu cách thường xuyên Có cách cập nhật liệu thơng thường: • Nhập tay thẳng vào phần mềm KPI BI – Phương pháp sử dụng ngắn hạn khó áp dụng lâu dài dễ bị trùng lặp liệu, thời gian khó đảm bảo tính xác liệu eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn • Import liệu từ file excel export từ phần mềm khác, tạo cập nhật thủ công Cách hiệu cách thứ nhất, tồn vấn đề dễ trùng lặp, thiếu xác (do khó kiểm sốt) khơng đảm bảo tính cập nhật • Tích hợp với phần mềm khác để đổ thẳng liệu sang, qua bước duyệt để đảm bảo tính xác liệu (ví dụ kỳ nhập liệu…) Về lâu dài, doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý chức khác Kế toán, Bán hàng, Sản xuất… nhập liệu tích hợp tất yếu 3.4 Vấn đề tích hợp triển khai phần mềm KPI Một vấn đề khó khăn triển khai KPIs dài hạn cập nhật liệu Do KPI hệ thống quản lý chức doanh nghiệp nên tự thân khơng có liệu, mà sử dụng lại liệu từ hệ thống phần mềm quản lý chức khác Trường hợp doanh nghiệp chưa có phần mềm quản lý chức năng, phải nhập liệu tay import từ excel Như thời gian mà khơng đảm bảo tính cập nhật liệu Nếu doanh nghiệp có phần mềm quản lý khác, phương án tích hợp phương án tối ưu để liệu vận hành mảng chức tự động cập nhật báo cáo hệ thống số KPI thông qua BI 3.5 Phần mềm KPI nên triển khai BI Do tiêu KPIs khơng có tính liên tục theo thời gian (tùy theo mục tiêu cùa doanh nghiệp giai đoạn) nên cần có hệ thống thu thập, lưu trữ liệu vận hành doanh nghiệp để sẵn sàng cho việc tính tốn tiêu KPI Đó Phần mềm BI Ngoài việc thu thập lưu trữ liệu vận hành, BI cho phép tính tốn ln tiêu quản lý doanh nghiệp thơng dụng doanh thu, lợi nhuận, lợi nhuận gộp, ROA hay ROE…, từ đảm bảo sẵn sàng cung cấp cho phần mềm KPI cần thiết Quy trình triển khai KPI phần mềm 4.1 Thiết kế hệ thống tiêu Thiết kế đồ chiến lược Việc thiết kế đồ chiến lược phần mềm thực tương tự cách thiết kế đồ chiến lược thông thường Xác định mục tiêu khía cạnh, kết nối mục tiêu Thiết kế đồ mục tiêu năm eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn Trên phần mềm digiiKPI, bạn thiết kế thêm đồ mục tiêu năm Bản đồ mục tiêu năm thiết kế tương tự đồ chiến lược Bạn “clone” đồ chiến lược xuống chỉnh sửa mục tiêu phù hợp với năm hành Với đồ mục tiêu năm, bạn đặt trọng số cho mục tiêu, đồng thời xác định số KPI cấp công ty gắn với mục tiêu Thiết kế hệ thống tiêu KPI cấp công ty Phần mềm cho phép bạn thiết kế tiêu KPI công ty tương tự làm Excel Tuy nhiên, với phần công thức tính, bạn cần thiết lập cơng thức cách sử dụng tính phần mềm Cơng thức giúp tự động tính tốn kết thực tiêu có số liệu thực Phân bổ tiêu cơng ty xuống phận Bạn phân bổ tiêu công ty xuống cho phận Một số tiêu bạn phân bổ trực tiếp số kế hoạch, ví dụ Doanh thu – trường hợp tiêu công ty phân bổ nguyên vẹn xuống phận Tuy nhiên, với hầu hết tiêu, bạn phân bổ theo logic “trách nhiệm”, nghĩa phận có trách nhiệm liên quan đến việc hồn thành tiêu cơng ty, phân bổ “trách nhiệm” Khi đến phận, trưởng phận xác định tiêu tương ứng Thiết kế hệ thống tiêu KPI phận Trên sở tiêu phân bổ từ công ty xuống, bạn thiết kế hệ thống tiêu phận Phần mềm cho phép bạn thiết kế số KPI phận tương tự làm Excel Tuy nhiên, với phần cơng thức tính, bạn cần thiết lập cơng thức cách sử dụng tính phần mềm Cơng thức giúp tự động tính tốn kết thực tiêu có số liệu thực Thiết kế hệ thống tiêu KPI chức danh/cá nhân Trên sở tiêu phân bổ từ phận xuống, bạn thiết kế hệ thống tiêu chức danh/cá nhân Phần mềm cho phép bạn thiết kế tiêu KPI chức danh/cá nhân tương tự làm Excel Tuy nhiên, với phần công thức tính, bạn cần thiết lập cơng thức cách sử dụng tính phần mềm Cơng thức giúp tự động tính tốn kết thực tiêu có số liệu thực 4.2 Duyệt ban hành hệ thống số KPI Sau hoàn tất việc thiết kế hệ thống tiêu, duyệt hệ thống tiêu cấp Điều tương đương với việc ký ban hành hệ thống tiêu thực tế Hệ thống tiêu duyệt thay đổi trừ tài khoản có thẩm quyền “hủy duyệt” 4.3 Cập nhật, theo dõi kết thực số KPI eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn Định kỳ, đầu mối chịu trách nhiệm liệu cần thực nhập liệu (nếu chưa tích hợp) Việc nhập liệu phần mềm digiiKPI thực theo đầu liệu đầu vào tiêu, không nhập trực tiếp kết tiêu Các tài khoản quản lý mảng duyệt liệu nhập mảng chức Hệ thống tự động tính tốn kết thực tiêu dựa liệu nhập vào Điều đảm bảo tính khách quan tương đối đánh giá kết 4.4 Báo cáo kết Báo cáo tình hình thực tiêu KPI cấp Phần mềm tự động tính tốn kết thực tiêu KPI cấp cung cấp báo cáo tình hình thực tiêu KPI, mức độ hoàn thành KPI cá nhân, phận xếp hạng KPI KPI dashboard – báo cáo cho điều hành quản lý Song song với việc cung cấp báo cáo thực tiêu KPI, phần mềm tự động cập nhật dashboard – báo cáo tổng hợp cho nhà điều hành KPI dashboard cung cấp báo cáo tổng quan tình hình thực tiêu KPI cơng ty cách trực quan, sinh động theo thời gian thực CEO hồn tồn sử dụng KPI dashboard báo cáo khác họp điều hành mà không thêm thời gian làm báo cáo eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí