Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi, nhằm phát hiện những vấn đề còn hạn chế, từ đó đưa ra một số giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi.
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THẠCH CẢNH THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI TĨM TẮC LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN Mã số: 8340301 Đà Nẵng – Năm 2019 Cơng trình đƣợc hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS PHẠM HOÀI HƢƠNG Phản biện 1: PGS.TS ĐƢỜNG NGUYỄN HƢNG Phản biện 2: PGS.TS NGUYỄN THỊ HỒNG NGA Luận văn đƣợc bảo vệ trƣớc Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng Thƣ viện trƣờng Đại học Kinh tế, ĐHĐN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong trình hoạt động mình, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro mà ảnh hƣởng tiêu cực đến việc thực mục tiêu doanh nghiệp Kiểm soát nội “bức tƣờng thành” vững giúp cho doanh nghiệp đối phó có hiệu với rủi ro xảy Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi (gọi tắc Công ty) đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung (gọi tắc Tổng cơng ty), Tập đồn Điện lực Việt Nam, 30 năm xây dựng phát triển, dù phải đối diện với nhiều khó khăn, thử thách, Cơng ty ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ trị mà Tổng cơng ty giao, đảm bảo cung ứng đủ điện phục vụ sản xuất, an ninh, quốc phòng sinh hoạt nhân dân tỉnh Quảng Ngãi Để đảm bảo cung cấp đủ điện, hàng năm Công ty đầu tƣ hàng trăm tỷ đồng để mua sắm vật tƣ thiết bị phục vụ sản xuất đầu tƣ lƣới điện Chính vậy, chu trình mua hàng tốn chu trình đƣợc quan tâm Cơng ty Bởi vì, phần lớn chi phí phát sinh Cơng ty nằm chu trình Nếu cơng tác KSNB chu trình mua hàng toán đƣợc tiến hành cách hợp lý, hiệu hạn chế nguồn lực bị thất khâu đầu vào Hiện tại, Cơng ty thiết kế vận hành thủ tục KSNB cơng tác mua hàng tốn nhƣng số khâu, số giai đoạn chƣa thật hữu hiệu Do đó, tăng cƣờng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn u cầu mang tính cấp thiết Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Mặt khác, theo hiểu biết tác giả đến thời điểm chƣa có nghiên cứu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Xuất phát từ lý trên, tác giả chọn đề tài “Kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi” để nghiên cứu, từ giúp nhà quản lý tránh sai sót, xây dựng đƣợc hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán tốt Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình mua hàng tốn Công ty Điện lực Quảng Ngãi, nhằm phát vấn đề cịn hạn chế, từ đƣa số giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Điện lực Quảng Ngãi Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu, gồm: quan sát, giải thích, tiếp cận thu thập thơng tin, mơ tả tổng hợp, phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh làm rõ vấn đề, lập luận logic, từ đƣa giải pháp Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn gồm chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Điện lực Quảng Ngãi Chƣơng 3: Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Điện lực Quảng Ngãi Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện nay, có nhiều nghiên cứu kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Chẳng hạn, nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2010) với đề tài “Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần dƣợc vật tƣ y tế Quảng Nam”, nghiên cứu tác giả Triệu Thị Ngọc Hiền (2012) với đề tài “Tăng cƣờng kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng cơng ty Cổ phần dệt may Hòa Thọ”, nghiên cứu tác giả Phan Thị Ngọc Yến (2012) với đề tài “Tăng cƣờng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí miền Trung”, nghiên cứu tác giả Nguyễn Thiện Chƣơng (2012) với đề tài “Tăng cƣờng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thép Đà Nẵng” Trong nghiên cứu này, tác giả đề cập đến mục tiêu nghiên cứu, phƣơng pháp nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình mua hàng toán đơn vị, nêu đƣợc ƣu điểm, hạn chế, từ đƣa giải pháp phù hợp nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình mua hàng tốn đơn vị CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu KSNB Kiểm soát nội q trình khơng thể thiếu tổ chức, nhằm đạt đƣợc mục tiêu mà tổ chức đặt Theo Đƣờng Nguyễn Hƣng (2016), mục tiêu KSNB bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Theo COSO 2013 Chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 315 hệ thống KSNB kết hợp yếu tố: (1) mơi trƣờng kiểm sốt, (2) đánh giá rủi ro, (3) hoạt động kiểm sốt, (4) thơng tin truyền thông, (5) hoạt động giám sát Ở thành phần trên, có nguyên tắc đƣợc thiết lập để đảm bảo thực thành phần KSNB tƣơng ứng đƣợc thực cách đầy đủ Cũng theo COSO 2013 có 17 nguyên tắc gắn liền với thành phần kiểm soát nội bộ, đó: mơi trƣờng kiểm sốt, có ngun tắc; đánh giá rủi ro, có nguyên tắc; hoạt động kiểm sốt, có ngun tắc; thơng tin truyền thơng, có ngun tắc; hoạt động giám sát, có ngun tắc 1.1.3 Vai trị kiểm sốt nội quản lý Hệ thống KSNB chức thƣờng xuyên quản lý Một hệ thống KSNB vững mạnh mang lại cho đơn vị lợi ích nhƣ: Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài đơn vị; Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý nhân viên mà gây tổn hại cho đơn vị; Giảm bớt rủi ro không tuân thủ sách quy trình kinh doanh đơn vị; Đảm bảo đơn vị hoạt động có hiệu quả, sử dụng tối ƣu nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu đề 1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP Theo Thái Phúc Huy Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn (2012), “Chu trình mua hàng – tốn chu trình liên quan đến hoạt động mua hàng toán cho ngƣời bán Nó bao gồm chuỗi hoạt động là: Nhận yêu cầu nội bộ, tìm kiếm đặt hàng với nhà cung cấp; Nhận bảo quản hàng mua; Ghi nhận cơng nợ phải trả; Thanh tốn cho ngƣời bán hàng mua” Các bƣớc, giai đoạn chu trình mua hàng tốn đƣợc thực qua thủ tục, gồm: Xử lý đơn đặt hàng ký hợp đồng mua bán; Nhận hàng hóa kiểm định; Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng tốn khoản nợ cho ngƣời bán Q trình xử lý nghiệp vụ chu trình mua hàng-thanh toán liên quan tới chức đƣợc trình bày phần 1.2.1 Xử lý đơn đặt hàng ký hợp đồng mua bán 1.2.2 Nhận hàng hóa kiểm định 1.2.3 Ghi nhận tốn khoản nợ cho ngƣời bán 1.3 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn đƣợc chia thành ba nhóm (mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo mục tiêu tuân thủ), cụ thể nhƣ sau: Một là, mục tiêu hoạt động: Đảm bảo mua hàng cần mua, số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại với giá điều kiện mua hàng tốt nhất; đảm bảo hàng hóa nhận đƣợc với đơn đặt hàng; đảm bảo toán số tiền, thời gian thỏa thuận cho nhà cung cấp Hai là, mục tiêu báo cáo: đảm bảo tính có thật nghiệp vụ mua hàng toán; số liệu đƣợc phản ảnh trung thực, phù hợp, kịp thời, qn (tính so sánh), dễ hiểu đƣợc trình bày, cơng bố đầy đủ báo cáo tài báo cáo có liên quan khác Cung cấp thơng tin kịp thời cho đối tƣợng có nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo đơn vị Ba là, mục tiêu tuân thủ: Khi thực cơng tác mua hàng tốn, đơn vị phải đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định, sách nhà nƣớc, đơn vị 1.3.2 Nhận diện đánh giá rủi ro xảy chu trình mua hàng tốn a Nhận diện rủi ro Trong quy trình mua hàng rủi ro xảy như: Lập kế hoạch mua hàng khơng với nhu cầu thực tế; Ngƣời khơng có thẩm quyền đề nghị mua hàng đƣợc; Đơn đặt hàng không với đề nghị mua hàng đƣợc duyệt đơn đặt hàng đƣợc lập hai lần cho đề nghị mua hàng Trong quy trình tốn cho nhà cung cấp rủi ro xảy như: Công nợ với nhà cung cấp đƣợc ghi nhận chƣa xác; Đề nghị tốn đƣợc thực hai lần với khoản công nợ cần toán, dẫn đến lập chứng từ chi tiền hai lần b Phân tích, đánh giá rủi ro Việc phân tích, đánh giá rủi ro KSNB chu trình mua hàng tốn vấn đề xem xét khả phát sinh, mức độ, thời gian tác động rủi ro công tác đơn vị c Biện pháp đối phó với rủi ro Trên sở nhận diện đánh giá rủi ro đƣợc xác định, đơn vị thiết kế áp dụng biện pháp để đối phó với rủi ro Các biện pháp đối phó với rủi ro phải dựa cách thức tiếp cận đối phó với rủi ro Có bốn biện pháp tiếp cận, đối phó với rủi ro là: chấp nhận rủi ro, tránh rủi ro, làm giảm rủi ro chia rủi ro d Nhận diện đánh giá thay đổi lớn bên bên ngồi Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn chịu tác động yếu tố bên (nhƣ yếu tố pháp lý) bên (nhƣ cấu trúc quản lý, nhân sự, cấu hoạt động) 1.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán a Tổ chức hệ thống chứng từ Đối với khâu mua hàng: đơn vị lập chứng từ nhƣ đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng, biên kiểm nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn Đối với khâu toán: đơn vị lập chứng từ nhƣ giấy đề nghị toán, phiếu chi, ủy nhiệm chi kèm theo chứng từ mua hàng theo quy định quản lý nội đơn vị b Tổ chức hệ thống sổ sách báo cáo Tổ chức hệ thống sổ kế tốn bao gồm: Sổ chi tiết vật liệu, cơng cụ, hàng hóa, thẻ kho, sổ chi tiết theo dõi nợ phải trả Hệ thống báo cáo chu trình mua hàng toán, nhƣ: Bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, báo cáo tình hình hàng tồn kho, báo cáo tài 1.3.4 Hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Trong chu trình mua hàng tốn, hoạt động kiểm soát hoạt động theo văn quy định công tác mua hàng toán đƣợc nhà nƣớc, đơn vị cấp đơn vị ban hành Những quy định nhằm kiểm sốt cơng tác mua hàng tốn đơn vị sở phục vụ cho công việc kiểm tra, kiểm soát từ quan quản lý nhà nƣớc đơn vị cấp 1.3.5 Hoạt động giám sát chu trình mua hàng tốn CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Q trình hình thành: Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi đƣợc hình thành từ năm 1989 sau tách tỉnh Nghĩa Bình thành hai tỉnh Bình Định Quảng Ngãi theo định số 647NL/TCCB-LĐ ngày 07 /10/1989 Bộ Năng lƣợng (nay Bộ Công thƣơng) Căn Quyết định số 852/TTg ngày 28/12/1995 Thủ tƣớng Chính phủ việc thành lập số tổ chức địa phƣơng, Thông tƣ số 01/TT-TCCB ngày 06/02/1996 Bộ Công nghiệp (nay Bộ Công thƣơng) hƣớng dẫn việc chuyển giao chức quản lý Nhà nƣớc điện cho Sở Công nghiệp (nay Sở Cơng 10 kế tốn tồn Cơng ty nhanh chóng, kịp thời phục vụ cơng tác điều hành ban lãnh đạo đơn vị b Chế độ kế tốn áp dụng Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ tài chính, hƣớng dẫn Chế độ kế tốn doanh nghiệp; Quy định chế độ kế toán Tổng công ty Điện lực miền Trung ban hành kèm theo Quyết định số 9132/QĐ-EVNCPC ngày 29/12/2015 Tổng công ty Điện lực miền Trung Hiện Công ty Điện lực Quảng Ngãi áp dụng hệ thống ERP EVN cơng tác quản lý tài đơn vị 2.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.2.1 Khái quát chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi a Cơng tác phân cấp mua sắm Theo Quy trình thực công tác mua sắm VTTB phục vụ SXKD EVNCPC quy định hành: Bất kể loại hình quy mơ dự án/cơng trình, Tổng cơng ty thống quản lý, thực mua sắm tập trung cấp phát cho QNPC Ngoài danh mục thuộc phân cấp Tổng công ty quản lý mua sắm, phần cịn lại Tổng cơng ty phân cấp cho Cơng ty cân đối mua sắm, quản lý sử dụng để thực nhiệm vụ SXKD Đối với số VTTB có khối lƣợng nhỏ lẻ, yêu cầu kỹ thuật đơn giản, có nhiều nhà cung cấp, phổ biến thị trƣờng; để chủ động mua sắm, cung ứng kịp thời cho SXKD, Công ty phân cấp cho đơn vị tổ chức mua sắm với hạn mức giá trị mua sắm: < 30 triệu đồng / 01 lần mua (gói thầu) Các VTTB lại sau phân cấp cho đơn vị Cơng ty giao cho phịng Kế hoạch Vật tƣ làm đầu 11 mối tham mƣu cho Giám đốc Cơng ty, tồn khâu cơng tác mua sắm VTTB, từ khâu triển khai lập kế hoạch nhu cầu đến khâu cuối trình mua sắm nhập kho giao nhận hàng hóa nhằm phục vụ kịp thời cho hoạt động SXKD, SCL ĐTXD Công ty b Công tác lập kế hoạch mua sắm Toàn VTTB mua sắm phục vụ SXKD, ĐTXD phải đƣợc lập kế hoạch trƣớc tổ chức mua sắm Việc lập kế hoạch mua sắm VTTB sở Kế hoạch nhu cầu VTTB quý/ tháng/ năm đột xuất đƣợc thẩm tra, phê duyệt theo quy định c Các hình thức tổ chức mua sắm VTTB Tùy theo giá trị mua sắm, chủng loại vật tƣ mà Công ty tổ chức mua sắm theo hình thức: Mua lẻ trực tiếp qua báo giá; Chào hàng cạnh tranh rút gọn; Chỉ định thầu rút gọn hình thức mua sắm khác nhƣ: Đấu thầu rộng rải qua mạng, Đấu thầu hạn chế qua mạng, Chào hàng cạnh tranh qua mạng,… 2.2.2 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng toán bao gồm mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo mục tiêu tuân thủ, cụ thể nhƣ sau: Về mục tiêu hoạt động: Đối với khâu mua hàng: đảm bảo mua hàng cần mua, số lƣợng, chủng loại, đảm bảo chất lƣợng với giá điều kiện mua hàng hợp lý; mua hàng kịp thời, thời hạn quy định, kế hoạch đƣợc duyệt; hàng hóa nhận với đơn đặt hàng, hợp đồng, đƣợc nhập kho kịp thời, bảo quản quy định - Đối với khâu tốn: Đảm bảo ghi nhận cơng nợ 12 toán số tiền, nhà cung cấp, thời gian đảm bảo có đầy đủ hồ sơ, chứng từ mua hàng theo quy định Về mục tiêu báo cáo: đảm bảo công tác mua hàng tốn có thật; số liệu mua hàng tốn đƣợc phản ảnh trung thực, phù hợp, kịp thời, quán (tính so sánh) báo cáo tài (các tiêu nhƣ: hàng tồn kho, công nợ phải trả, tiền,…) báo cáo có liên quan khác đơn vị Về mục tiêu tuân thủ: Khi thực cơng tác mua hàng tốn, phận đƣợc giao nhiệm vụ mua hàng toán đảm bảo tuân thủ trình tự, thủ tục, bƣớc thực theo Quy định mua sắm VTTB Công ty Điện lực Quảng Ngãi 2.2.3 Môi trƣờng kiểm sốt Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi a Đặc điểm quản lý b Cơ cấu tổ chức b Chính sách nhân c Cơng tác lập kế hoạch d Thúc đẩy chịu trách nhiệm e Các nhân tố bên 2.2.4 Nhận diện đánh giá rủi ro hoạt động mua hàng toán Công ty Điện lực Quảng Ngãi a Nhận diện đánh giá rủi ro công tác mua hàng Công ty Điện lực Quảng Ngãi Công tác khảo sát, thiết kế, lập dự toán khâu quan trọng, liệu đầu vào xác định nhu cầu mua sắm VTTB Công ty Tuy nhiê, công tác số đơn vị thực không tốt Nhƣ vậy, rủi ro cơng tác lập kế hoạch mua hàng không với nhu cầu thực tế 13 Một số phận, cá nhân làm cơng tác mua sắm VTTB cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc, đối chiếu, kiểm tra số liệu VTTB tồn kho với cân đối nhu cầu mua sắm kiểm tra “chiếu lệ”, dẫn đến rủi ro mua hàng dƣ thừa, gây tồn kho, lãng phí Cơng tác mua sắm VTTB mặt dù có quy trình quy định hạn mức, trình tự, thủ tục tổ chức mua sắm nhƣng phận công việc nhiều và/hoặc chủ quan thực không quy định, nhƣ rủi ro hồ sơ, chứng từ mua sắm VTTB khơng đảm bảo tính pháp lý, bị quan kiểm tra xuất toán, gây thất thoát tài sản Công ty Một số đơn vị nhu cầu VTTB cấp thiết phục vụ sản xuất kinh doanh “ngại” lập hồ sơ mời thầu theo quy định nên chia nhỏ gói thầu để tổ chức mua sắm Với hình thức mua nhỏ, lẻ nhƣ rủi ro xảy vật tƣ thiết bị khơng đảm bảo chất lƣợng, sử dụng nhanh hỏng, giá cao, điều kiện mua hàng bất lợi,… Công tác thẩm tra, phê duyệt kế hoạch mua sắm khâu quan trọng, xác định tính tuân thủ, nhƣ giá VTTB mua sắm Tuy nhiên, công tác thực khơng đạt mục tiêu đề ra, trình độ nhân viên thẩm tra chƣa đáp ứng yêu cầu công việc Rủi ro xảy trƣờng hợp tăng chi phí sản xuất kinh doanh, đầu tƣ xây dựng Công ty b Nhận diện đánh giá rủi ro toán cho nhà cung cấp Công ty Điện lực Quảng Ngãi Tại Công ty, phòng Kế hoạch Vật tƣ tổ chức mua hàng, nhập kho sau chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho chứng từ liên quan cho kế toán cơng nợ phịng Tài Kế tốn để ghi nhận cơng nợ Mặc dù có quy định nhƣng phận tiếp liệu phòng Kế hoạch Vật tƣ giao hóa đơn mua hàng cho kế tốn ghi 14 nhận cơng nợ dồn vào cuối tháng, dễ xảy rủi ro ghi nhận công nợ không xác, có q nhiều hóa đơn phải ghi nhận thời điểm Tại Điện lực, áp lực tăng suất lao động, nên công tác mua hàng lập thủ tục toán thƣờng có ngƣời thực hiện, kế tốn Nhƣ vậy, kế tốn Điện lực “vừa đá bóng, vừa thổi cịi” cơng tác mua hàng tốn, nhƣ rủi ro mua hàng giá cao, chất lƣợng khơng đảm bảo, làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh Công ty 2.2.5 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi 2.2.6 Hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Các thủ tục kiểm soát đƣợc sử dụng chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi cụ thể nhƣ sau: - Phải lập kế hoạch mua hàng trƣớc tổ chức mua sắm Kế hoạch mua hàng vào BCKTKT/TKBVTC-DT/phƣơng án kỹ thuật, Kế hoạch vốn - Trƣớc tổng hợp nhu cầu mua sắm, phòng Kế hoạch Vật tƣ phải kiểm tra, cân đối sử dụng vật tƣ thiết bị tồn kho, tham mƣu trình lãnh đạo Cơng ty phê duyệt nhu cầu mua sắm - Khi xác định nhu cầu mua sắm, đơn vị phải đăng ký kế hoạch vật tƣ thiết bị, sở đó, Cơng ty thành lập tổ thẩm tra, phê duyệt giao nhiệm vụ mua sắm vật tƣ thiết bị cho đơn vị liên quan - Tổ chức mua sắm phải theo trình tự, thủ tục, biểu mẫu đƣợc quy định Quy định mua sắm vật tƣ thiết bị - Khi hàng đến Cơng ty, phịng Kế hoạch Vật tƣ/các đơn 15 vị mua hàng đối chiếu, kiểm tra số lƣợng, chủng loại, quy cách,… với đơn đặt hàng/hợp đồng Đồng thời, lập Biên giao nhận kiểm tra hàng trƣớc tiến hành nhập kho - Căn Biên giao nhận kiểm tra hàng, phòng Kế hoạch Vật tƣ/các Điện lực lập Phiếu nhập kho kịp thời, có ký xác nhận bên liên quan - Sau lập phiếu nhập kho, phòng Kế hoạch Vật tƣ chuyển hồ sơ cho phịng Tài Kế tốn Phịng Tài Kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp đầy đủ chứng từ mua hàng, tiến hành ghi nhận công nợ tốn - Định kỳ hàng q/6 tháng, kế tốn cơng nợ lập biên đối chiếu xác nhận công nợ với nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ nhà cung cấp để trình bày báo cáo tài phù hợp Hiện nay, Cơng ty ứng dụng hệ thống ERP quản lý tài chính, đó, thủ tục kiểm soát đƣợc nêu đƣợc thực theo quy trình quản lý nội bộ, quy định pháp luật, phải tuân thủ quy định kiểm soát hệ thống ERP 2.2.7 Giám sát hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Hoạt động giám sát hệ thống KSNB đƣợc thực thơng qua hai hình thức: đánh giá thƣờng xuyên, đánh giá chuyên biệt kết hợp hai hình thức Đánh giá thƣờng xuyên chu trình mua hàng tốn việc ban lãnh đạo Cơng ty đơn vị/cá nhân đƣợc ủy quyền kiểm soát thủ tục mua hàng toán lần mua hàng tốn theo trình tự, thủ tục đƣợc quy định quy định quản lý vật tƣ, quy định mua sắm VTTB Đánh giá chuyên biệt thƣờng đƣợc thực định kỳ ban 16 lãnh đạo Công ty Tổng công ty thông qua chƣơng trình đánh giá nội định kỳ, kiểm tra định kỳ Công ty/Tổng công ty thực 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI THỜI GIAN QUA 2.3.1 Ƣu điểm hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Thứ nhất, môi trường kiểm sốt: Cơng ty có mơi trƣờng kiểm sốt thuận lợi, kiểm sốt tốt chu trình mua hàng tốn Cơng ty Về cấu tổ chức Cơng ty: Ban lãnh đạo, phịng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc đƣợc phân công chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo Về công tác lập kế hoạch: đƣợc xây dựng cách toàn điện tất hoạt động SXKD Công ty, công tác lập kế hoạch mua sắm VTTB phục vụ sản xuất kinh doanh, đầu tƣ xây dựng đƣợc quy định chặt chẽ, rõ ràng, phân rõ trách nhiệm đơn vị liên quan Trình tự, thủ tục, biểu mẫu, phƣơng pháp lập kế hoạch đƣợc quy định rõ ràng, sát với thực tế, có tính khả thi cao Về sách nhân sự: Các sách liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thƣởng, kỷ luật cán công nhân viên đƣợc cụ thể hoá thành quy định Công ty tổ chức thực cách triệt để đảm bảo quyền lợi nhân viên Thứ hai, đánh giá rủi ro: Công ty bƣớc đầu nhận thức đƣợc tầm quan trọng công tác đánh giá rủi ro chu trình mua hàng tốn Cơng tác bƣớc vào nề nếp, có chiều sâu, giúp Cơng ty thiết kế, xây dựng thủ tục kiểm sốt có 17 hiệu Thứ ba, hệ thống thông tin kế tốn: Cơng ty áp dụng thành cơng hệ thống ERP EVN cơng tác quản lý tài đơn vị, coi bƣớc đột phá việc ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm mục đích nâng cao hiệu quản lý tồn diện mặt hoạt động, có cơng tác mua hàng toán Thứ tư, thủ tục kiểm sốt: Cơng ty xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động đơn vị Trong đó, Cơng ty xây dựng, ban hành áp dụng thống quy định Quản lý vật tƣ, Quy định công tác mua sắm VTTB, Quy định quản lý tài chính,… tồn Cơng ty Các quy định này, quy định thống bƣớc thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu hệ thống KSNB hữu hiệu hiệu quả, tuân thủ pháp luật quy định Tổng cơng ty, Tập đồn Thứ năm, hoạt động giám sát: Công ty bƣớc đầu thiết kế xây dựng đƣợc chế giám sát thƣờng xuyên giám sát định kỳ công tác mua hàng tốn thơng qua việc đánh giá thƣờng xun nhƣ xem xét báo cáo Đoàn kiểm tra nhằm phát rủi ro xảy cơng tác mua hàng tốn, từ đƣa biện pháp đối phó với rủi ro có tính khả thi 2.3.2 Hạn chế hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi a Mơi trường kiểm sốt - Về đặc thù quản lý: nhận thức kiểm sốt cơng tác mua sắm VTTB mốt số lãnh đạo phòng ban chức Cơng ty, lãnh đạo điện lực cịn chƣa đầy đủ Công tác nhận diện đánh 18 giá rủi ro cơng tác mua hàng tốn chủ yếu dựa kinh nghiệm cá nhân Vì vậy, phát sinh cơng việc lúng túng việc nhận diện, đánh giá rủi ro, nhƣ đƣa biện pháp ứng phó hữu hiệu - Về cấu tổ chức: Vì Cơng ty đơn vị hạch tốn phụ thuộc nên khơng có phịng Kiểm tốn nội Giám sát tài để thực chức phân tích đánh giá rủi ro làm sở thiết lập thủ tục KSNB chu trình mua hàng tốn Kế tốn số điện lực kiêm nhiệm nhiều công việc khác nên cơng tác quản lý thu chi, tốn, theo dõi ghi chép VTTB dễ gây sai sót, nhầm lẫn - Về sách nhân sự: Mặt dù Tổng cơng ty, Cơng ty có quy định công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thƣởng kỷ luật cán công nhân viên, nhiên công tác đôi lúc chƣa đạt hiệu Các phƣơng pháp tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên cịn mang tính định tính chung chung, chƣa đƣợc xây dựng phù hợp với vị trí cơng việc nói chung cơng tác mua hàng tốn nói riêng Chế độ tiền lƣơng, tiền thƣởng, đề bạt, bổ nhiệm chƣa gắn với hiệu công việc cán công nhân viên làm giảm lực công tác nhân viên - Về công tác lập kế hoạch: Công tác khảo sát, thiết kế, lập dự toán khâu quan trọng công tác lập kế hoạch mua sắm VTTB Tuy nhiên, công tác vài đơn vị thực khơng quy định Vì vậy, mua hàng dƣ thừa khơng có nhu cầu sử dụng, gây lãng phí Khâu kiểm tra, kiểm sốt cân đối sử dụng VTTB tồn kho số cá nhân chƣa tốt, kiểm tra “qua loa”, “chiếu lệ” dẫn đến mua hàng dƣ thừa, gây tồn kho, lãng phí b Thủ tục kiểm sốt 19 Đối với ngun tắc phân cơng phân nhiệm cịn chƣa rõ ràng Đơi cá nhân làm cơng tác kế tốn đƣợc phân công đảm nhiệm nhiều công việc khác dẫn đến việc xử lý cơng việc cịn chƣa triệt để gặp nhiều sai sót Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhìn chung Cơng ty thực tƣơng đối tốt nguyên tắc này, nhiên số điện lực, để tiết kiệm chi phí có tình trạng ngƣời vừa mua hàng, vừa toán hay vừa mua hàng, vừa làm thủ tục nhập kho c Nhận diện đánh giá rủi ro Việc nhận diện đánh giá rủi ro công tác mua hàng chƣa đƣợc thực cách bản, chuyên nghiệp, mà đƣợc nhận diện, đánh giá chủ yếu dựa ý chí chủ quan Ban lãnh đạo Cơng ty phần lớn dừng lại việc xử lý rủi ro xảy ra, từ rút kinh nghiệm không chủ động ngăn ngừa từ đầu CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 3.1 HỒN THIỆN MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT 3.1.1 Về đặc thù quản lý Một là, Công ty thuê đơn vị có chun mơn đề nghị Tổng cơng ty hàng năm bồi dƣỡng, nâng cao nhận thức hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn cho ban lãnh đạo Cơng ty lãnh đạo phịng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc Công ty Hai là, nâng cao nhận thức tầm quan trọng việc nhận diện, phân tích, đánh giá kiểm sốt rủi ro việc thiết kế thủ tục kiểm sốt cơng tác mua hàng tốn đơn vị 20 3.1.2 Về cấu tổ chức Một là, Công ty nghiên cứu xây dựng ban hành áp dụng “Bảng mô tả công việc” tƣơng ứng với vị trí cơng việc, qua dễ dàng cho việc phân công nhiệm vụ, tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Hai là, số điện lực kế tốn cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc, để tránh tƣợng yêu cầu Giám đốc công ty quán triệt Giám đốc Điện lực phải bố trí kế tốn chun trách, khơng đƣợc kiêm nhiệm cơng việc khác ảnh hƣởng đến cơng tác kiểm tra, kiểm sốt nhƣ tham mƣu cơng tác quản lý tài đơn vị 3.1.3 Về sách nhân Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực, thông qua giải pháp cụ thể nhƣ: đổi công tác tuyển dụng nhân sự; cần phải bố trí lao động theo nguyên tắc “đúng ngƣời, việc”; cải cách sách lƣơng, thƣởng hợp lý 3.1.4 Về công tác lập kế hoạch Để nâng cao chất lƣợng công tác lập kế hoạch mua hàng tốn, Cơng ty cần thực đồng giải pháp sau: Một là, công tác lập kế hoạch cần tuân thủ quy định quản lý nội áp dụng Công ty Đồng thời, nâng cao trách nhiệm cá nhân/đơn vị công tác lập kế hoạch mua sắm, cá nhân/đơn vị vi phạm có biện pháp chấn chỉnh kịp thời Hai là, cần ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào công tác lập kế hoạch mua hàng toán Đa phần phận thực lập kế hoạch mua sắm thủ công excel Do vậy, để nâng cao hiệu cơng tác này, Cơng ty cần có giải pháp xây dựng phần mềm thực lập kế hoạch mua hàng để vừa tạo đồng công tác lập kế hoạch vừa giúp công tác kiểm tra, 21 kiểm soát chặt chẻ Ba là, bám sát trình tự, thủ tục theo quy định để tăng cƣờng hiệu cơng tác kiểm sốt nhu cầu mua sắm đơn vị Mua sắm phải dựa vào dự tốn, kế hoạch sửa chữa cơng trình/dự án nào, đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt chƣa Bốn là, Công ty cần xây dựng hệ thống tiêu đánh giá tình hình thực kế hoạch mua hàng tốn, qua xây dựng chế thƣởng phạt phù hợp 3.2 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT Việc hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng toán cần tập trung vào nội dung sau: áp dụng triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm; phân công phân nhiệm, ủy quyền phê chuẩn việc thiết kế thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Về ngun tắc phân cơng, phân nhiệm Điện lực phải bố trí kế tốn làm chun trách, không đƣợc kiêm nhiệm nhiều công việc, ảnh hƣởng đến việc kiểm tra, kiểm sốt cơng tác mua hàng toán Điện lực Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm, Điện lực cần phải tách bạch khâu mua hàng, nhập kho toán, nhằm hạn chế rủi ro xảy thực công tác Điện lực Quán triệt đơn vị/cá nhân tuân thủ trình tự, thủ tục, biểu mẫu cơng tác mua hàng toán, đơn vị/cá vi phạm xem xét đánh giá thi đua hàng tháng/quý/năm 3.3 HỒN THIỆN CƠNG TÁC NHẬN DIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO Để hồn thiện cơng tác nhận diện đánh giá rủi ro, Công ty cần phải thực đồng giải pháp sau: 22 Một là, tổ chức Tổ quản trị rủi ro phù hợp Trên sở nhân viên có Cơng ty, Giám đốc Cơng ty xem xét lựa chọn cá nhân có trình độ chuyên môn cao, am hiểu sâu để thành lập Tổ quản trị rủi ro, hoạt động kiêm nhiệm Nhiệm vụ Tổ định kỳ xem xét phân tích, đánh giá rủi ro khơng cơng tác mua hàng toán mà tất lĩnh vực, báo cáo Tổ quản trị rủi ro làm sở để phòng, ban, đơn vị trực thuộc thiết kế tổ chức thực thủ tục KSNB Hai là, tổ chức hoạt động quản trị rủi ro cách hợp lý, có hiệu cho nhận diện giảm thiểu phần lớn rủi ro xảy ảnh hƣởng đến chu trình mua hàng tốn Cơng ty Để thực đƣợc điều này, Công ty cần xây dựng quy trình quản trị rủi ro phù hợp, quy trình khơng áp dụng cho kiểm sốt rủi ro chu trình mua hàng tốn mà áp dụng tất hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty Quy trình quản trị rủi ro bao gồm giai đoạn gồm: Xác định mục tiêu Công ty; Thiết lập rủi ro xảy ra; Nhận diện rủi ro bên bên ngồi Cơng ty; Phân tích định lƣợng rủi ro; Tích hợp rủi ro lại đánh giá ảnh hƣởng tổng thể; Đánh giá đƣa thứ tự ƣu tiên ứng phó với rủi ro; Xác định cách thức ứng phó với loại rủi ro; Giám sát đánh giá hiệu ứng phó với rủi ro 3.4 HỒN THIỆN HÌNH THỨC TỔ CHỨC MUA SẮM VẬT TƢ THIẾT BỊ Có nhiều hình thức tổ chức mua sắm vật tƣ thiết bị áp dụng nay, nhiên để công tác mua hàng đảm bảo chất lƣợng, với giá điều kiện mua hàng hợp lý, Công ty cần thực 23 đồng giải pháp nhƣ: tăng cƣờng áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi; cơng khai, minh bạch tồn q trình lựa chọn nhà thầu; lập hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu mua sắm vật tƣ thiết bị, phải đảm bảo nội dung theo mẫu quy định Bộ Kế hoạch Đầu tƣ ban hành; đánh giá hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất mua sắm vật tƣ thiết bị phải đảm bảo nguyên tắc trung thực, khách quan, công bằng; tăng cƣờng công tác kiểm tra, giám sát công tác đấu thầu mua sắm vật tƣ thiết bị; … KẾT LUẬN Qua tìm hiểu, nghiên cứu lý luận kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn nói chung tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi nói riêng, luận văn giải số vấn đề nhƣ sau: Một là, hệ thống hoá lý luận kiểm sốt nội chu trình mua hàng vàthanh tốn, tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ, rủi ro, mục tiêu, thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng tốn Hai là, tìm hiểu đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Đánh giá thực trạng công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi, ƣu điểm, hạn chế nhƣ nguyên nhân dẫn đến mặt tồn Ba là, đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Hạn chế đề tài: Do quy mô nghiên cứu đề tài 24 phạm vi hẹp, nguồn tài liệu nghiên cứu hạn chế Mặt khác, thời gian nghiên cứu có hạn, vấn đề nghiên cứu rộng phức tạp, đƣợc giúp đỡ cán công nhân viên Công ty Điện lực Quảng Ngãi đặc biệt bảo tận tình TS Phạm Hồi Hƣơng, nhƣng với hiểu biết tác giả hạn chế, chắn khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp q thầy giáo ngƣời quan tâm đến lĩnh vực để đề tài nghiên cứu đƣợc hồn thiện hơn, có giá trị thực tiễn lý luận cao Cuối cùng, tác giả xin chân thành cảm ơn thầy, cô trƣờng Đại học kinh tế Đà Nẵng năm học vừa qua tận tình giảng dạy truyền đạt kiến thức bổ ích cho tác giả Và đặc biệt tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Phạm Hồi Hƣơng tận tình hƣớng dẫn tác giả trình làm luận văn Tác giả xin cảm ơn Ban Giám đốc Công ty, lãnh đạo phịng ban chun mơn đồng nghiệp nhiệt tình giúp đỡ tác giả trình thu thập liệu nghiên cứu kiểm soát nội thu chu trình mua hàng tốn Công ty Điện lực Quảng Ngãi ... SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Điện lực Quảng Ngãi. .. CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI THỜI GIAN QUA 2.3.1 Ƣu điểm hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Công ty Điện lực Quảng Ngãi Thứ... động kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi Các thủ tục kiểm soát đƣợc sử dụng chu trình mua hàng tốn Công ty Điện lực Quảng Ngãi cụ thể nhƣ sau: - Phải lập kế hoạch mua