ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP TIN HỌC HĨA QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Kế tốn Kế tốn cơng việc ghi chép, tính tốn số hình thức giá trị, vật thời gian lao động Chủ yếu hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động loại tài sản, trình kết sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn kinh phí nhà nước, tổ chức, xí nghiệp Vai trò kế tốn Đối với doanh nghiệp : Kế tốn giúp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm, tình hình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, giúp cho việc theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm cung cấp kịp thời cho thị trường sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng Ngồi ra, kế tốn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm sở hoạch định chương trình hành động cho giai đoạn, thời kỳ Nhờ kế tốn mà người quản lý điều hành trôi chảy hoạt động đơn vị, giúp cho việc quản lý lành mạnh, tránh tượng tham ô, lãng phí tài sản, thực việc kiểm sốt nội có hiệu Nhờ kế tốn mà người quản lý tính cơng việc điều hành giai đoạn qua vạch phương hướng hoạt động cho tương lai Điều hồ tình hình tài doanh nghiệp Kế tốn sở để giải tranh chấp, khiếu tố, sở pháp lý chứng minh hành vi thương mại Vai trị tin học quản lý Thơng tin từ lâu đánh giá có vai trị quan trọng quản lý kinh tế, ngày việc nhận định “ Ai nắm thơng tin, người chiến thắng ” lại trở nên đắn Chính từ việc tin học hóa thơng tin với trợ giúp Computer Phần mềm đưa đến khái niệm Kỹ nguyên kỹ thuật số, Nền kinh tế trí thức… Việc tin học hóa vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho doanh nghiệp có khả cạnh tranh kinh tế thị trường, đồng thời cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngồi đánh giá qua đặc điểm sau: a Tính nhanh chóng Bất kỳ lúc trả lời thơng tin cách nhanh chóng, xác b Tính thích ứng Giúp người quản lý điều hành trôi chảy hoạt động đơn vị tính cơng việc điều hành giai đoạn qua vạch phương hướng hoạt động cho tương lai Điều hành tình hình tài doanh nghiệp c Tính an tồn Bảo đảm an tồn liệu doanh nghiệp ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Nhiệm vụ đề tài Thay việc ghi chép vào sổ sách cách nhập, xuất lưu trữ lượng thông tin khổng lồ cách nhanh chóng, xác an tồn liệu Đáp ứng kịp thời thông tin người kế tốn cần đến Tránh sai sót giảm thiểu thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu kinh doanh giai đoạn, chu kỳ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng, người sử dụng tham khảo danh mục tài khoản doanh nghiệp lúc cần đến, cho biết mặt hàng nhập – xuất khoảng thời gian định… Tuy nhiên, chương trình đáp ứng phần cơng việc Còn chuyên sâu phần mềm mang tính kế tốn thực thụ địi hỏi chương trình phải cải tiến, bổ sung để chương trình sử dụng doanh nghiệp chấp nhận phần mềm thức cho hầu hết cơng việc kế tốn Ở đề tài mang tính tham khảo phát tiển PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KẾ TỐN DOANH NGHIỆP Các bước thực kế tốn doanh nghiệp Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh hồn thành Phân tích nghiệp vụ kế tốn sở chứng từ gốc để : - Định khoản cho nghiệp vụ kế tốn - Cập nhật chứng từ vào máy tính : chứng từ nhập xuất hàng hóa, chứng từ thu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu… - In báo cáo : báo cáo nhập xuất kỳ, tổng hợp thu chi kỳ, báo cáo hàng tồn kho, thẻ kho… ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Mô tả yêu cầu quản lý chương trình a Quản lý tiền mặt Chương trình : Quản lý khoản thu – chi doanh nghiệp Xác định tồn quỹ tiền mặt doanh nghiệp In phiếu thu – chi để xác định giao cho khách hàng hay để lưu trữ Lập báo cáo thu – chi chi tiết tổng hợp tháng Cung cấp liệu cho phân hệ kế tốn khác : Phân hệ kế tốn tổng hợp Phân hệ kế tốn chi phí… b Quản lý hàng hóa Chương trình : Quản lý phiếu nhập xuất kho doanh nghiệp, biết mua hàng từ nhà cung cấp xuất bán cho khách hàng Lập báo cáo chi tiết nhập xuất hàng hóa Lập báo cáo tổng hợp nhập xuất hàng hóa theo ngày, tháng, kho, mặt hàng, khách hàng nhà cung cấp In thẻ kho cho biết việc nhập xuất tồn mặt hàng ứng với kho khoảng thời gian xác định tháng ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP In báo cáo tồn kho : Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất tồn tất hàng hóa tất kho có đến ngày cần biết Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất tồn tất hàng hóa kho ngày cần biết Lập báo cáo giá vốn mặt hàng xuất bán tháng Báo cáo giá hàng nhập : cho biết đơn giá cụ thể mặt hàng Nếu mặt hàng có nhiều đơn giá nhập khác phải liệt kê tất đơn giá nhập số lượng nhập tương ứng In báo cáo thống kê : Theo mặt hàng Theo nhóm hàng Theo kho hàng Nguồn nhập xuất : cho biết nguồn nhập xuất tháng Cung cấp liệu cho phân hệ kế tốn khác : tổng hợp, chi phí, tiền mặt… Tra cứu : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho c Quản lý cơng nợ Chương trình Quản lý hình thức tốn cơng nợ khách hàng với doanh nghiệp doanh nghiệp với nhà cung cấp Đối với nhà cung cấp : Khi mua hàng (Phiếu nhập kho) làm cơng nợ nhà cung cấp tăng lên Khi doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp (Phiếu chi tiền mặt) làm cơng nợ nhà cung cấp giảm Đối với khách hàng : Khi xuất hàng cho khách hàng (Hóa đơn bán hàng) làm cơng nợ khách hàng tăng lên Khi doanh nghiệp thu tiền mặt khách hàng trả nợ (Phiếu thu tiền mặt) làm công nợ khách hàng giảm Lập báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng nhà cung cấp Lập báo cáo công nợ chi tiết cho khách hàng nhà cung cấp Cung cấp liệu cho phân hệ kế tốn khác : tổng hợp, tiền mặt, hàng hóa,… Q trình phân tích chương trình Khảo sát yêu cầu chương trình, làm rõ thông tin đầu vào, thông tin đầu báo cáo phục vụ cho việc quản lý Dựa yêu cầu chương trình, xây dựng sơ đồ chức năng, lấy sơ đồ chức làm sở để xây dựng hệ thống menu cho chương trình Dựa sơ đồ chức năng, xây dựng sơ đồ dòng liệu thể thông tin đưa vào hệ thống sau chức xử lý lưu trữ tạo thành báo cáo ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Qua phân tích sơ đồ dịng liệu thông tin khảo sát ban đầu, xây dựng thực thể (lưu trữ thông tin bản) mối quan hệ chúng Đó bước xây dựng sơ đồ quan hệ thực thể, làm sở xây dựng Table Relationship Dữ liệu đầu vào đầu chương trình a Thơng tin nhập Danh mục chứng từ Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản đối ứng Danh mục hàng hóa Danh mục nhóm hàng Danh mục kho hàng Danh mục khách hàng Danh mục nhà cung cấp Danh mục nhân viên Danh mục ngoại tệ Danh mục ngân hàng Danh mục thuế Danh mục hình thức nhập xuất Danh mục hình thức tốn Các loại phiếu : Phiếu nhập phiếu xuất b Thông tin xuất Báo cáo tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt Báo cáo tình hình việc nhập xuất tồn kho hàng hóa Báo cáo cơng nợ khách hàng nhà cung cấp ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Cấu trúc chương trình Hệ thống danh mục Danh mục chứng từ Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản đối ứng Danh mục kho Danh mục hàng hóa Danh mục nhóm hàng Danh mục khách hàng Danh mục nhà cung cấp Danh mục nhân viên Danh mục ngoại tệ Danh mục ngân hàng Danh mục thuế Danh mục hình thức nhập xuất Danh mục hình thức toán Phân hệ kế toán tiền mặt Cập nhật phiếu thu – chi Báo cáo tiền mặt - Tổng hợp - Chi tiết Phân hệ kế tốn hàng hóa Cập nhật chứng từ nhập - xuất Báo cáo hàng hóa - Tổng hợp - Chi tiết Phân hệ kế tốn cơng nợ Cập nhật phiếu thu - chi ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sơ đồ chức Quản lý Kế Toán Doanh Nghiệp Quản lý Tiền mặt Quản lý Hàng hóa Quản lý Cơng nợ 1.1 Cập nhật phiếu thu chi tiền mặt 2.1 Cập nhật phiếu nhập xuất hàng hóa 3.1 Cập nhật phiếu thu chi 1.2 Cập nhật danh mục khách hàng nhà cung cấp 2.2 Cập nhật danh mục hàng hóa 3.2 Cập nhật danh mục khách hàng nhà cung cấp 1.3 Báo cáo tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt 2.3 Báo cáo hàng hóa (Tổng hợp chi tiết) 3.3 Báo cáo công nợ (Tổng hợp chi tiết) Sơ đồ luồng liệu Khách hàng b1 Phiếu nhập xuất a1 Ban quản lý c2 c1 d1 ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Cập nhật phiếu nhập xuất hàng hóa a1 Khách hàng mua hàng nhà cung cấp giao hàng a2 Lưu phiếu nhập xuất a3 Yêu cầu cập nhật danh mục hàng hóa (Nếu hàng hóa mới) a4 Cập nhật danh mục khách hàng (Nếu khách hàng mới) a5 Lưu thông tin hàng hóa Điều chỉnh phiếu nhập xuất b1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (Do nhập xuất sai sót) b2 Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu điều chỉnh theo yêu cầu lưu lại Báo cáo tồn kho e1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho e2 Lấy số tồn từ danh mục hàng hóa tình hình nhập xuất từ kho liệu phiếu nhập xuất để xác định số tồn kho cuối kỳ e3 Gửi ban quản lý báo cáo tồn kho Cập nhật phiếu thu chi c1 Ban quản lý chi trả nợ cho nhà cung cấp (Yêu cầu lập phiếu chi) c2 Khách hàng trả nợ (Yêu cầu lập phiếu thu) c3 Lưu phiếu thu chi lập ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP c4 Yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng (Nếu khách hàng mới) c5 Lưu thông tin khách hàng Điều chỉnh phiếu thu chi d1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (Do nhập sai sót) d2 Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu điều chỉnh theo yêu cầu lưu lại Báo cáo công nợ f1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ f2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng tình hình nhập xuất từ kho liệu phiếu nhập xuất, tình hình thu chi từ kho liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ kỳ nợ cuối kỳ f3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ Sơ đồ quan hệ thực thể Danh mục khách hàng Phiếu thu, chi Phiếu nhập, xuất Danh mục tài khoản Chi tiết danh mục hàng hóa Danh mục hàng hóa PHẦN III Ký hiệu quan ->DỮ n: CƠhệSỞ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH Cơ sở liệu Cơ sở liệu kho chứa thông tin, có nhiều loại sở liệu, phổ biến CSDL quan hệ Một CSDL quan hệ Chứa liệu bảng, cấu tạo dòng (mẫu tin), cột (trường) Cho phép lấy (hay truy vấn) tập hợp liệu từ bảng Cho phép nối bảng với cho mục đích truy cập mẫu tin liên quan với chứa bảng khác Bộ máy (Engine) sở liệu ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Chức CSDL cung cấp máy CSDL, hệ thống chương trình quản lý cách thức chứa trả liệu Bảng trường Các CSDL cấu tạo từ bảng dùng thể phân nhóm liệu Bảng chứa mẫu tin mẫu liệu riêng rẽ bên phân nhóm liệu Mẫu tin chứa trường, trường thể phận liệu mẫu tin RecordSet Khi tạo bảng cần nắm cách thao tác với bảng Thao tác với bảng liên quan đến việc nhập lấy liệu từ bảng khác việc kiểm tra sữa đổi cấu trúc bảng Thao tác liệu bảng ta dùng Recordset RecordSet cấu trúc liệu thể tập hợp mẫu tin lấy từ CSDL Mối quan hệ Khóa : trường khóa bảng phục vụ cho việc xác định mẫu tin Khóa ngoại : khóa bảng liên quan chứa khóa Mối quan hệ : cách định nghĩa thức hai bảng liên hệ với Khi định nghĩa mối quan hệ, tức thông báo với máy CSDL hai trường hai bảng liên quan nối với Hai trường liên quan với mối quan hệ khóa khóa ngoại Ngồi việc ghép mẫu tin liên quan bảng riêng biệt, mối quan hệ tận dụng mạnh tính tồn vẹn tham chiếu, thuộc tính máy CSDL trì liệu CSDL nhiều bảng ln ln qn Khi tính tồn vẹn tham chiếu tồn CSDL, máy CSDL ngăn cản xóa mẫu tin có mẫu tin khác tham chiếu đến CSDL Sử dụng Microsoft Access để tạo sở liệu cho chương trình Microsoft Access có giao diện tinh xảo dễ dùng để tạo đối tượng CSDL a Bộ liệu gốc chương trình Tbl_DMCT : Danh mục chứng từ Field name MA_CT (K) TEN_CT Data type Text Text Size 10 50 Description Mã chứng từ Diễn giải Tbl_DMTK : Danh mục tài khoản Field name MA_TK(K) DIENGIAI Data type Text Text Size 14 50 Description Mã tài khoản Diễn giải 10 ... toán hàng hóa Cập nhật chứng từ nhập - xuất Báo cáo hàng hóa - Tổng hợp - Chi tiết Phân hệ kế tốn cơng nợ Cập nhật phiếu thu - chi ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sơ đồ chức Quản lý Kế Toán Doanh Nghiệp Quản. .. NGHIỆP Mô tả yêu cầu quản lý chương trình a Quản lý tiền mặt Chương trình : Quản lý khoản thu – chi doanh nghiệp Xác định tồn quỹ tiền mặt doanh nghiệp In phiếu thu – chi để xác định giao... tiết tổng hợp tháng Cung cấp liệu cho phân hệ kế tốn khác : Phân hệ kế tốn tổng hợp Phân hệ kế tốn chi phí… b Quản lý hàng hóa Chương trình : Quản lý phiếu nhập xuất kho doanh nghiệp, biết mua