Tài liệu MTCV-02: Nhân viên hành chính pptx

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH Vị trí: Nhân Viên Hành Chính. Khối: Hành Chính – Nhân Sự. Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự. Quản lý:Công việc Hành Chính. Người mô tả: Trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự. Người phê duyệt: Tổng Giám đốc. A. CHỨC NĂNG Quản lý công tác hành chánh, an ninh, pháp chế. B. NHIỆM VỤ 1. Văn thư lưu trữ: 1.1. Lưu trữ có hệ thống tất cả các công văn, giấy tờ, biểu mẫu của công ty. 1.2. Xử lý phân loại các công văn đến, công văn đi, phân phối tài liệu cho các bộ phận, phòng ban trong công ty. 2. Quản lý tài sản: 2.1. Lập danh mục tất cả các tài sản trong công ty như nhà xưởng, máy móc thiết bị công cụ dụng cụ. 2.2. Theo dõi liên hệ sửa chữa tài sản khi có hư hỏng. 2.3. Khi xuất tài sản đi sửa chữa, thay thế phải lập giấy xuất tài sản và cập nhật sổ theo dõi biến động tài sản. 2.4. Khi được sự chỉ đạo của ban GĐ cần thanh lý tài sản phải liên hệ làm các thủ tục thanh lý tài sản đã được duyệt. 3. Soạn thảo tất các các công văn, biểu mẫu khi có yêu cầu. 4. Quản lý mua văn phòng phẩm, trang thiết bị cho công ty khi có nhu cầu được ban Giám Đốc duyệt. 5. Tổ chức tiếp khách: 5.1. Chuẩn bị chỗ ngồi, phòng tiếp khách chuẩn bị nước uống… 5.2. Nếu có yêu cầu từ ban GĐ cần đặt tiệc đãi khách, đặt phòng khách sạn cho khách… 6. Thực hiện và thanh toán các dịch vụ ngoài như tiền điện, nước, tiền văn phòng phẩm trang thiết bị. 7. Quản lý con dấu: 7.1. Phải ghi chép lại nhật ký đóng dấu. 7.2. Lập biên bản bàn giao con dấu khi có yêu cầu từ ban GĐ chuyển dấu cho nguời khác hoặc đem ra ngoài. 8. Quản lý ngày, giờ công, các loại phép của toàn CB-CNV. 9. Quản lý đội PCCC về tập luyện, kiểm tra PCCC hàng tháng: 10.Quản lý đội xe về giờ giấc, định phí xăng, công tác phí… 11.Quản lý đội bảo vệ tuần tra kiểm tra việc thực hiện nội quy công ty, văn hóa công ty, an toàn… 12.Kiểm tra kiểm soát vệ sinh an toàn lao động. 13.Tổ chức các cuộc họp toàn công ty. 14.Quan hệ với các cơ quan chức năng địa phương trong quá trình làm việc. Page 1 of 3 MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH 15.Thực hiện công việc pháp chế của công ty. C. QUYỀN HẠN: 1. Từ chối đóng dấu khi chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền hoặc sai quy định của công ty và/hoặc pháp luật. 2. Từ chối soạn thảo các văn bản không phục vụ cho công việc. 3. Từ chối ban hành các tài liệu khi chưa được phê duyệt. 4. Có quyền điều động đội PCCC tập luyện. 5. Có quyền nhắc nhở lập biên bản nhửng các nhân, bộ phận. 6. Từ chối làm các công việc không phục vụ cho công việc công ty hoặc trái với đạo đức, thuần phong mỹ tục, xúc phạm đến danh dự bản thân hoặc người khác. 7. Tham mưu cho trưởng phòng về công tác nghiệp vụ. D. TRÁCH NHIỆM Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc đã được mô tả tại mục B: Nhiệm Vụ. E. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC 1. Tập luyện PCCC hàng tuần. 2. Kiểm tra PCCC hàng ngày. 3. Lưu trữ văn thư khi cần phải tìm ra trong thời gian nhanh nhất. 4. Quản lý tài sản phải có sổ theo dõi không để thất thoát, hư hỏng phải báo sửa chữa kịp thời. 5. Soạn thảo công văn nhanh không sai lỗi chính tả. 6. Cung cấp văn phòng phẩm kịp thời, tiết kiệm. 7. Thanh toán các dịch vụ ngoài kịp thời chính sác. 8. Sử dụng con dấu đúng mục đích, nghi chép nhật ký đóng dấu. 9. Chấm công hang ngày chính sác kịp thời. 10.Báo cáo tình hình sử dụng văn phòng phẩm. 11.Thông báo họp cho CBCNV kịp thời đúng đối tượng. F. DANH MỤC PHẢI BÁO CÁO 1. Báo cáo tình hình kiểm tra an toàn lao động, PCCC thực hiện nội quy lao động. 2. Báo cáo nhân sự hàng ngày. 3. Báo cáo ngày giờ công của toàn CBCNV vào ngày 01 hàng tháng. 4. Báo cáo công việc hàng tuần. G. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH 1 Trình độ học vấn. Cao đẳng: 2 Trình độ ngoại ngữ. B 3 Trình độ tin học. Word; Excel; Email; Internet 4 Kiến thức. Am hiểu về các quy trình hành chính 5 Kỹ năng. Lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản. 6 Khả năng. Chịu được áp lực công việc. 7 Số năm kinh nghiệm. 01 năm. Page 2 of 3 MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH 8 Tính cách cá nhân. Tự tin, có tinh thần trách nhiệm. 9 Phong cách làm việc. Nghiêm túc, nhanh nhẹn. 10 Thể chất và sức khoẻ. Tốt. 11 Giới tính. Nữ. 12 Độ tuổi. 22 đến 30. 13 Ngoại hình. Khá. H. QUAN HỆ CÔNG VIỆC NGƯỜI NHẬN VIỆC Họ và tên: Ngày: NGƯỜI GIAO VIỆC Họ và tên: Ngày: Page 3 of 3 Chính quyền các cấp Các cơ quan chức năng Khách hàng Các công ty liên quan NV. Hành Chính Các phòng ban Các cấp quản lý Chính quyền các cấp Các cơ quan chức năng Khách hàng Các công ty liên quan Bên ngoài Bên ngoài PT.HC-NS GiámđốcHC-NS Chính quyền các cấp Các cơ quan chức năng Khách hàng Các công ty liên quan NV. Hành Chánh Các phòng ban Các cấp quản lý Chính quyền các cấp Các cơ quan chức năng Khách hàng Các công ty liên quan Bên ngoài Bên ngoài PT.HC-NS TP, HC-NS . TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH Vị trí: Nhân Viên Hành Chính. Khối: Hành Chính – Nhân Sự. Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự. Quản. Quản lý:Công việc Hành Chính. Người mô tả: Trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự. Người phê duyệt: Tổng Giám đốc. A. CHỨC NĂNG Quản lý công tác hành chánh, an