BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KH VÀ CN: NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN TP ĐÀ NẴNG

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP CƠ SỞ NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN TP ĐÀ NẴNG Mã số: T2016-07-12 Chủ nhiệm đề tài: CN Vũ Thị Tuyết Mai Thành viên: CN Nguyễn Thị Thu Ngân ĐÀ NẴNG – 12/ 2016 DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU TT Họ tên Nguyễn Thị Thu Ngân Đơn vị công tác lĩnh vực chuyên môn Bộ mơn Kế tốn – Tin học - Khoa HTTTKT – Trường CĐ CNTT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1 Một số khái niệm 1.2 Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT 1.2.1 Quy trình xử lý kế tốn doanh nghiệp 1.2.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT 1.2.3 Nội dung chủ yếu việc tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT 11 1.3 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán 13 1.4 Các mức độ ứng dụng CNTT công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ 13 1.4.1 Phần mềm ứng dụng excel 13 1.4.2 Phần mềm kế toán 15 1.4.3 Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 19 TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 19 2.1 Thực trạng việc ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn DN vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng 19 2.1.1 Công tác đánh giá chung việc ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn 21 2.1.2 Cơng tác đánh giá chi tiết việc ứng dụng CNTT công tác kế tốn 23 2.1.3 Cơng tác đánh giá việc ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn theo phần hành kế toán 28 2.2 Thực trạng nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán DN vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng 30 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 33 3.1 Một số giải pháp ứng dụng phần mềm Excel công tác kế toán 33 3.2 Ứng dụng phần mềm kế tốn cơng tác kế tốn 35 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG NGHIÊN CỨU 37 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Các yếu tố hệ thống thơng tin kế tốn Hình 1.2 Quy trình xử lý kế tốn doanh nghiệp Hình 1.3 Quy trình xử lý thơng tin kế tốn điều kiện tin học hóa Hình 1.4 Hình ảnh minh họa ERP DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp Bảng 2.2 Hình thức sở hữu doanh nghiệp Bảng 2.3 Số lượng nhân viên kế toán doanh nghiệp Bảng 2.4 Mức độ ứng dụng CNTT phần mềm kế toán Bảng 2.5 Kết đánh giá chung mức độ ứng dụng Bảng 2.6 Kết đánh giá công tác tổ chức chứng từ ghi sổ kế toán mức độ ứng dụng Bảng 2.8 Kết đánh giá công tác tổ chức nhân máy kế toán mức độ ứng dụng Bảng 2.9 Kết đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán Bảng 2.10 Kết đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán phần mềm Bảng 2.11 Bảng tham chiếu nguồn gốc nhân tố Bảng 2.12 Kết thống kê mô tả nhân tố ảnh hưởng hay không đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt CNTT Giải thích Cơng nghệ thông tin DN Doanh nghiệp TP Thành phố ERP Enterprise Resource Planning KT Kế toán ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CĐ CƠNG NGHỆ THƠNG TIN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc THƠNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Thơng tin chung: - Tên đề tài: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng - Mã số: T2016-07-12 - Chủ nhiệm: CN Vũ Thị Tuyết Mai - Thành viên tham gia: CN Nguyễn Thị Thu Ngân - Cơ quan chủ trì: Trường CĐ Cơng nghệ Thơng tin - Thời gian thực hiện: 01/01/2016-31/12/2016 Mục tiêu: - Tổng hợp lý thuyết tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin mức độ ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng - Từ kết khảo sát thực trạng tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp Tính sáng tạo: Phần nội dung câu hỏi Khảo sát thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng xây dựng dựa nghiên cứu trước “Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin vào tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp xây dựng có quy mơ vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng” ThS Mai Hoàng Hải, ThS Lê Anh Tuân, năm 2014 Tuy nhiên so với nghiên cứu trước đó, nghiên cứu tác giả có số điểm sau: Thứ nhất, nghiên cứu thực cho đối tượng mở rộng hơn: tất doanh nghiệp vừa nhỏ hoạt động lĩnh vực sản xuất, thương mại dịch vụ, xây lắp Còn nghiên cứu trước thực cho đối tượng doanh nghiệp xây lắp Thứ hai, nghiên cứu nhóm mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ thành mức độ: phần mềm Excel, phần mềm khác, phần mềm ERP Đồng thời so sánh khác biệt đánh giá thực trạng doanh nghiệp ứng dụng mức độ Trong nghiên cứu trước lại đánh giá thực trạng cho phần mềm nói chung bao gồm phần mềm Excel, phần mềm khác phần mềm ERP Thứ ba, nghiên cứu đưa thêm phần khảo sát mức độ ứng dụng (sử dụng) nhiều hay phần hành kế tốn doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế tốn Trong nghiên cứu trước khơng đề cập đến vấn đề Thứ tư, nghiên cứu tìm hiểu thực trạng ảnh hưởng nhân tố đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel Và phần nghiên cứu trước chưa tìm hiểu Thứ năm, nghiên cứu đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel phần mềm khác ,bởi đối tượng chiếm phần lớn tổng số doanh nghiệp mà tác giả khảo sát Trong nghiên cứu trước đưa số giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp sử dụng phần mềm nói chung Tóm tắt kết nghiên cứu: - Tổng hợp lý thuyết tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin mức độ ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế tốn thơng qua việc đánh giá chung đánh giá chi tiết công tác cập nhật chứng từ ghi sổ, công tác quản lý sổ sách báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân máy kế toán mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm khác phần mềm ERP Đồng thời tác giả tìm hiểu nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel - Từ kết khảo sát thực trạng tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel phần mềm kế toán Tên sản phẩm: + 01 báo: “Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng” + 01 báo cáo tổng hợp đề tài nghiên cứu + 01 file liệu phân tích phần mềm SPSS16 Hiệu quả, phương thức chuyển giao kết nghiên cứu khả áp dụng: Nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán, phần mềm ERP Thơng qua kết khảo sát đó, tác giả đưa giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ lý thuyết khoa học thực tế khảo sát Vì vậy, nghiên cứu dùng làm tài liệu tham khảo học tập, nghiên cứu khoa học lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn cho sinh viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế Đà Nẵng, ngày 15 tháng 12 năm 2016 Cơ quan chủ trì Chủ nhiệm đề tài Vũ Thị Tuyết Mai PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thơng tin (CNTT) lĩnh vực kinh tế nói chung kế tốn nói riêng ngày trở nên phổ biến, xu hướng tất yếu thời kỳ kinh tế hội nhập Với phát triển nhanh chóng ngành CNTT giúp người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ kinh tế Hay nói cách khác, việc ứng dụng CNTT giúp doanh nghiệp (DN) đơn giản hóa hệ thống công việc thủ tục công tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp việc xác định công việc, nội dung mà kế toán cần phải thực hay phải tham mưu cho phận, phòng ban khác thực nhằm hình thành cấu kế tốn đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng CNTT doanh nghiệp xây dựng cách khoa học, hợp lý ứng dụng công nghệ đại toàn diện đáp ứng nhiệm vụ nêu nhu cầu cấp bách quản lý doanh nghiệp theo định hướng quản trị chất lượng tồn diện Tuy vậy, cịn số DN chưa ứng dụng CNTT ứng dụng CNTT phần việc tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị doanh nghiệp phát huy hiệu việc ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng nhằm tìm giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng cần thiết Do đó, chúng tơi thực đề tài “Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng” nhằm tìm hiểu kỹ vấn đề Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm mục đích: - Tổng hợp lý thuyết tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin - Tổng hợp mức độ ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ Total 121 3.46 764 069 3.33 3.60 57 1.75 606 080 1.59 1.92 62 4.11 1.118 142 3.83 4.40 5.00 000 000 5.00 5.00 5 121 3.02 1.500 136 2.75 3.29 Phan mem Excel 57 1.84 621 082 1.68 2.01 Phan mem khac 62 3.58 933 118 3.34 3.82 5.00 000 000 5.00 5.00 5 Total 121 2.79 1.206 110 2.57 3.00 Ke toan tien luong va Phan mem Excel cac khoan trich theo Phan mem khac luong Phan mem quan tri DN ERP 57 3.84 492 065 3.71 3.97 62 3.65 749 095 3.46 3.84 5.00 000 000 5.00 5.00 5 Total 121 3.76 659 060 3.64 3.88 57 1.65 744 099 1.45 1.85 62 2.65 1.118 142 2.36 2.93 5.00 000 000 5.00 5.00 5 Total 121 2.21 1.127 102 2.01 2.42 Ke toan ban hang va Phan mem Excel xac dinh ket qua kinh Phan mem khac doanh Phan mem quan tri DN ERP 57 3.84 492 065 3.71 3.97 62 3.85 568 072 3.71 4.00 5.00 000 000 5.00 5.00 5 Total 121 3.87 547 050 3.77 3.97 Phan mem Excel 57 3.00 000 000 3.00 3.00 3 Phan mem khac 62 4.29 837 106 4.08 4.50 5.00 000 000 5.00 5.00 5 121 3.69 893 081 3.53 3.85 Ke toan cong cu dung Phan mem Excel cu Phan mem khac Phan mem quan tri DN ERP Total Ke toan tai san co dinh Phan mem quan tri DN ERP Ke toan gia (neu Phan mem Excel co) Phan mem khac Phan mem quan tri DN ERP Ke toan tong hop Phan mem quan tri DN ERP Total Bảng 2.10 Kết đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán phần mềm 2.2 Thực trạng nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán DN vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng Trong giới hạn đề tài này, tác giả thực khảo sát nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel cơng tác kế tốn Mục đích việc khảo sát thực trạng nhằm tìm hiểu xem số doanh nghiệp vừa nhỏ dừng lại mức độ ứng dụng phần mềm Excel phần mềm Excel nhiều hạn chế so với mức độ sử dụng phần mềm khác Nhân tố Tham khảo Loại hình kinh doanh X Quy mơ hoạt động doanh nghiệp X Tác giả Nguồn lực tài doanh nghiệp Sự nhận thức, thái độ lãnh đạo việc ứng dụng phần mềm kế toán X 30 cơng tác kế tốn Sự nhận thức trình độ hiểu biết tin học công tác kế toán nhân viên kế toán X Sự phức tạp ứng dụng công nghệ thông tin (sử dụng phần mềm kế tốn) cơng tác kế tốn X Khối lượng nghiệp vụ phát sinh tháng doanh nghiệp X Yêu cầu tính xác kịp thời báo cáo kế tốn tài báo cáo quản trị X Bảng 2.11 Bảng tham chiếu nguồn gốc nhân tố Để đưa nhân tố thực khảo sát có ảnh hưởng hay khơng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng, tác giả dựa nghiên cứu trước ý kiến cá nhân tác giả - Nghiên cứu ứng dụng hệ thống thông tin doanh nghiệp nhỏ Singapore (An Intergrated Model of Information System Adoption in Small Businesses) James Y L Thong (1999) - Nghiên cứu ứng dụng thương mại điện tử doanh nghiệp Việt Nam (2004) Lê Văn Huy Tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đo lường mức độ ảnh hưởng nhân tố theo thang đo Scale (mức 1: ảnh hưởng, mức 5: hồn tồn khơng ảnh hưởng) Descriptive Statistics N Minimum Maximum Mean Std Deviation Loai hinh kinh doanh 57 3.30 566 Quy mo hoat dong cua doanh nghiep 57 1.72 648 Nguon luc tai chinh cua doanh nghiep 57 2.05 789 Nhan thuc, thai cua lanh dao ve su quan cua viec ung dung phan mem ke toan CTKT 57 1.89 618 Su nhan thuc va trinh hieu biet ve tin hoc CTKT cua nhan vien ke toan 57 4.11 817 Su phuc tap ung dung CNTT CTKT (su dung phan mem ke toan) 57 4.12 709 Khoi luong cac nghiep vu phat sinh thang tai doanh nghiep 57 1.74 583 31 Yeu cau ve tinh chinh xac, kip thoi cua bao cao tai chinh va bao cao quan tri 57 Valid N (listwise) 57 3.56 1.102 Bảng 2.12 Kết thống kê mô tả nhân tố ảnh hưởng hay không đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Qua bảng thống kê mô tả trên, tác giả nhận thấy nhân tố quy mô hoạt động doanh nghiệp, nhân tố khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhân tố nhận thức thái độ lãnh đạo quan trọng việc ứng dụng phần mềm kế tốn cơng tác kế tốn, nhân tố nguồn lực tài ảnh hưởng lớn đến việc ứng dụng phần mềm kế toán mức 1,72; 1,74 1,89 Nhân tố loại hình kinh doanh ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế tốn mức trung bình Cịn nhân tố nhận thức trình độ hiểu biết tin học cơng tác kế tốn nhân viên kế toán, nhân tố phức tạp ứng dụng CNTT (sử dụng phần mềm kế tốn) cơng tác kế tốn, nhân tố u cầu tính xác kịp thời báo cáo kế tốn tài báo cáo quản trị ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm cơng tác kế tốn 32 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Qua kết khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn nói chung trở ngại việc sử dụng phần mềm kế tốn nói riêng doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng Tác giả nhận thấy tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán cao 47% 51,2% Vì vậy, giới hạn đề tài này, tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn việc ứng dụng phần mềm Excel phần mềm kế toán 3.1 Một số giải pháp ứng dụng phần mềm Excel cơng tác kế tốn Từ việc phân tích kết khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn mức độ sử dụng phần mềm Excel Xét đánh giá chung đánh giá chi tiết công tác cập nhật chứng từ ghi sổ kế tốn hay cơng tốn quản lý sổ sách báo cáo kế tốn phần mềm Excel cịn nhiều hạn chế Vì tác giả xin đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nâng cao hiệu ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn mức độ sau: Thứ nhất, DN nên chuyển sang mức độ ứng dụng phần mềm kế toán cách lựa chọn phần mềm đóng gói với giá thành thấp đáp ứng yêu cầu đơn vị Thứ hai, tác giả đề xuất số phương pháp góp phần nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn dùng phần mềm MS Excel: - Một là, Kế toán viên phải cài mật (gồm chữ, số ký hiệu) cho file liệu kế tốn để nâng cao tính bảo mật cho liệu kế toán phần mềm Excel Tuy nhiên, việc cài đặt bị phá hủy số phần mềm Vì vậy, ngồi việc cài đặt mật cho file liệu, Kế toán viên cần phải cài đặt mật cho máy tính thay đổi mật định kỳ để tăng tính bảo mật cho máy tính liệu lưu máy an toàn - Hai là, Trong cơng tác tổ chức kế tốn phần mềm ứng dụng MS Excel, Kế toán viên cần ý: + Xây dựng mã hóa đối tượng quản lý sở liệu kế toán phải đảm bảo nhận diện rõ ràng đối tượng cần quản lý, biểu diễn ký tự 33 ngắn gọn, thể nhiều thuộc tính đối tượng Ví dụ, phiếu thu, Tài sản cố định máy móc phát sinh kỳ mã hóa sau: PT 01 16 0001 Phiếu thu Tháng số cuối Năm STT PT ABC 01 16 01 số cuối Năm STT TS Tên viết tắt tài sản Tháng + Xây dựng sở liệu gồm: sheet chứa liệu phát sinh (Cơ sở liệu phát sinh), sheet chứa tài khoản số dư, sheet theo dõi khách hàng số dư, sheet theo dõi nhà cung cấp số dư, sheet theo dõi hàng tồn kho số dư (Danh muc từ điển tổng hợp)… theo cấu trúc sau:  Dữ liệu phát sinh: gồm có cột Ngày ghi sổ, Mã chứng từ, Tên chứng từ, Ngày chứng từ, Tài khoản nợ, Chi tiết nợ, Tài khoản có, Chi tiết có, Số tiền phát sinh NGS MACT TENCT NGAYCT TKN CTN TKC CTC STPS  Danh mục từ điển theo dõi quản lý liệu đối tượng kế tốn thay đổi, đươc trì sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như: gồm tập tin danh mục tài khoản, tập tin danh mục vật tư, tập tin danh mục tài sản cố định, tập tin danh mục khách hàng, tập tin danh mục nhà cung cấp, tập tin danh mục nhân viên Ví dụ tập tin danh mục khách hàng MAKH TENKH DIACHI MST SDT NGANHANG …  Danh mục tài khoản tổng hợp thiết kế để quản lý tài khoản số dư cuối tháng DN gồm Mã tài khoản tổng hợp, Mã tài khoản chi tiết, Tên tài khoản, Dư nợ đầu năm, Dư có đầu năm, Phát sinh nợ phát sinh có từ tháng đến tháng 12 MATKTH MATKCT TENTK DUNO01 DUCO01 … DUNODAU DUCODAU PSNO01 PSCO01 PSNO12 PSCO12 DUNO12 DUCO12 34 - Ba là, Kế tốn viên sử dụng cơng thức tích hợp sẵn phần mềm dùng kết hợp với ngơn ngữ lập trình VBA để truy xuất Chứng từ, Báo cáo, Sổ sách theo yêu cầu 3.2 Ứng dụng phần mềm kế tốn cơng tác kế tốn Từ việc phân tích kết khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán mức độ sử dụng phần mềm kế toán Xét đánh giá chung đánh giá chi tiết công tác cập nhật chứng từ ghi sổ kế tốn hay cơng tốn quản lý sổ sách báo cáo kế tốn phần mềm kế tốn đánh giá mức tốt Vì vậy, tác giả xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng phần mềm công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng sau: - Nâng cao tính kiểm sốt thơng tin kế tốn Kiểm sốt kế toán phận hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, có mục tiêu bảo vệ tài sản, đảm bảo ngăn ngừa hạn chế rủi ro thơng tin kế tốn khơng cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác, trung thực khách quan cho đối tượng sử dụng Để đảm bảo ngăn chặn rủi ro hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp phải trọng đến việc áp dụng sách, thủ tục để thực việc kiểm sốt hệ thống thơng tin Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán, thủ tục kiểm sốt phải lập trình sẵn Cụ thể, phần mềm kế toán sử dụng đơn vị phải để lại dấu vết kiểm sốt thơng qua nhật ký truy cập nhật ký truy cập phải khơng cho phép sửa hay xóa - Nâng cao cơng tác quản trị người dùng Phần mềm kế tốn đơn vị phải có chức phân quyền đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiêm máy kế toán doanh nghiệp Mỗi kế toán viên thực ghi nhận nghiệp vụ kinh tế vào phần mềm kế toán theo phân quyền truy cập phép chỉnh sửa, thêm xóa tệp tin riêng độc lập với hệ thống Kế tốn trưởng người có quyền cao hệ thống có quyền xem in báo cáo từ nội dung liệu tệp tin mà không quyền xóa, sửa Các liệu cần ghi nhận tệp tin gồm: ngày, giờ, phân hệ truy cập, số chứng từ, liệu gốc, liệu sau chỉnh sửa,… - Nâng cao an toàn thông tin 35 Thiết lập chế quản lý máy chủ: Tất thao tác máy nằm kiểm soát người phụ trách phịng kế tốn, thường kế tốn trưởng đơn vị Mọi thao tác liệu phải tuân theo quy trình kỹ thuật yêu cầu thiết lập sẵn phịng kế tốn đơn vị Kiểm tra, kiểm soát hạn chế mức cao việc đưa thơng tin từ bên ngồi hệ thống thơng qua thiết bị ngoại vi giảm tối thiểu khả nhiễm virus lên hệ thống Cần thiết lập hệ thống phòng chống virus cho toàn mạng hay cài đặt phần mềm diệt virus cho tất máy hệ thống Nhân viên kế tốn có nhiệm vụ thường xun qt kiểm tra virus có phát phải xử lý Biện pháp dùng thiết bị lưu trữ an toàn: dùng thiết bị lưu trữ đảm bảo chất lượng CD, USB Các thiết bị dùng để lưu trữ sau kỳ kế toán song hành với liệu phần mềm để tránh trường hợp liệu 36 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG NGHIÊN CỨU Kết luận Nghiên cứu tập trung chủ yếu nội dung sau: - Tổng hợp lý thuyết tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin - Tổng hợp mức độ ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn thông qua việc đánh giá chung đánh giá chi tiết công tác cập nhật chứng từ ghi sổ, công tác quản lý sổ sách báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân máy kế toán mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm khác phần mềm ERP Đồng thời tác giả tìm hiểu nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel - Từ kết khảo sát thực trạng tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel phần mềm kế toán Điểm nghiên cứu Phần nội dung câu hỏi Khảo sát thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng xây dựng dựa nghiên cứu trước “Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp xây dựng có quy mơ vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng” ThS Mai Hoàng Hải, ThS Lê Anh Tuấn, năm 2014 Tuy nhiên so với nghiên cứu trước đó, nghiên cứu tác giả có số điểm sau: - Nghiên cứu thực cho đối tượng mở rộng hơn: tất doanh nghiệp vừa nhỏ hoạt động lĩnh vực sản xuất, thương mại dịch vụ, xây lắp Còn nghiên cứu trước thực cho đối tượng doanh nghiệp xây lắp - Nghiên cứu nhóm mức độ ứng dụng CNTT cơng tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ thành mức độ: phần mềm Excel, phần mềm khác, phần mềm ERP Đồng thời so sánh khác biệt đánh giá thực trạng doanh nghiệp ứng dụng mức độ Trong nghiên cứu trước lại đánh giá 37 thực trạng cho phần mềm nói chung bao gồm phần mềm Excel, phần mềm khác phần mềm ERP - Nghiên cứu đưa thêm phần khảo sát mức độ ứng dụng (sử dụng) nhiều hay phần hành kế tốn doanh nghiệp ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn Trong nghiên cứu trước không đề cập đến vấn đề - Nghiên cứu tìm hiểu thực trạng ảnh hưởng nhân tố đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel Và phần nghiên cứu trước chưa tìm hiểu - Nghiên cứu đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel phần mềm khác ,bởi đối tượng chiếm phần lớn tổng số doanh nghiệp mà tác giả khảo sát Trong nghiên cứu trước đưa số giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp sử dụng phần mềm nói chung Hạn chế đề xuất nghiên cứu Do giới hạn định thời gian nguồn lực, nghiên cứu nhiều hạn chế như: - Nghiên cứu dừng lại với quy mô mẫu 120, thực chủ yếu doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn quận Hải Châu, Thanh Khê, Cẩm Lệ, Liên Chiểu, Sơn Trà TP Đà Nẵng phương pháp lấy mẫu thuận tiện nên chất lượng trả lời tính chất đại diện chưa cao - Nghiên cứu chưa đo lường nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel nên chưa có giải pháp sâu rộng cho doanh nghiệp Đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo: Ngoài việc thực khảo sát thực trạng ứng dụng phần mềm kế tốn cơng tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng, tác giả thực tìm hiểu nhân tố tác động đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel Vì vậy, đậy bước đầu hướng 38 nghiên cứu mà tác giả muốn hướng đến việc phân tích nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng Từ đó, tác giả đưa giải pháp sâu rộng doanh nghiệp muốn chuyển từ mức độ ứng dụng Excel sang mức độ ứng dụng phần mềm kế toán 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế tốn, NXB Tài [1] Hồng Trọng, Chu Nguyễn Mộng Ngọc (2005), Phân tích liệu nghiên cứu với SPSS, NXB Thống Kê, TP Hồ Chí Minh [2] Nguyễn Đình Thọ (2011), Phương pháp nghiên cứu khoa học kinh doanh, Nhà xuất Lao động - Xã hội [3] ThS Mai Hoàng Hải, ThS Lê Anh Tuấn (2014), Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp xây dựng có quy mơ vừa nhỏ địa bàn thành phố Đà Nẵng [4] Vũ Thị Tuyết Mai (2016), Nghiên cứu mức độ ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn nay, Kỷ yếu Hội thảo NCKH khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế [5] Đặng Thị Kim Xuân (2012), Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam, luận văn Thạc sĩ [6] Lê Văn Huy (2004), Ứng dụng thương mại điện tử doanh nghiệp Việt Nam [7] James Y L Thong (1999), Mơ hình ứng dụng hệ thống thơng tin doanh nghiệp nhỏ Singapore (An Intergrated Model of Information System Adoption in Small Businesses) 40 PHỤ LỤC – BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT Kính chào Quý doanh nghiệp, Chúng thực khảo sát Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) tổ chức cơng tác kế tốn DN địa bàn TP Đà Nẵng Rất mong Quý doanh nghiệp dành chút thời gian quý báu để giúp đánh giá khách quan, đầy đủ câu hỏi bên Chúng xin cam đoan nội dung bảng khảo sát phục vụ cho mục đích nghiên cứu bảo mật, có thơng tin tổng hợp báo cáo công bố Tất câu trả lời Quý doanh nghiệp có giá trị nghiên cứu Trong trình thực phiếu khảo sát này, Doanh nghiệp có thắc mắc nào, xin vui lịng liên lạc với thông qua địa email: vutuyetmaikt@gmail.com số điện thoại 0122 552 5471 Chân thành cám ơn hỗ trợ Quý Doanh nghiệp! Phần I: Thơng tin chung Doanh nghiệp Vui lịng đánh dấu (X) vào câu trả lời thích hợp điền vào chỗ trống cần thiết: Tên doanh nghiệp: Địa doanh nghiệp: Tel: Email: ………………………………………………… Lĩnh vực kinh doanh Doanh nghiệp: 􀂉 Doanh nghiệp sản xuất 􀂉 Doanh nghiệp thương mại dịch vụ 􀂉 Doanh nghiệp xây lắp Hình thức sở hữu doanh nghiệp 􀂉 Trách nhiệm hữu hạn 􀂉 Cổ phần 􀂉 Hợp danh 􀂉 Doanh nghiệp tư nhân 􀂉 DN Khác Thời gian hoạt động doanh nghiệp 􀂉 < năm 􀂉 – năm 􀂉 – 10 năm 􀂉 > 10 năm Số lượng nhân viên kế toán doanh nghiệp 􀂉 < người 􀂉 - người 􀂉 – 10 người Mức vốn điều lệ doanh nghiệp 􀂉 từ 10 tỷ đồng trở xuống 􀂉 từ 20 tỷ đồng trở xuống 􀂉 Khác…… 􀂉 từ 10 tỷ đến 50 tỷ đồng 􀂉từ 10 tỷ đến 100 tỷ đồng Phần II Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào tổ chức cơng tác kế tốn Quý Doanh nghiệp: Hiện Quý Doanh nghiệp sử dụng phần mềm để hỗ trợ ứng dụng cho cơng tác kế tốn tai đơn vị: Vui lịng đánh dấu (X) vào câu trả lời thích hợp 􀂉 MISA 􀂉 Fast Accounting 􀂉 MS Office (Excel) 􀂉 ERP 􀂉 Bravo 􀂉 Soft Acc 􀂉 Phần mềm đơn vị tự thiết kế 􀂉 Phần mềm khác ………………………………… 41 Nếu đơn vị dùng phần mềm MS Excel vui lịng trả lời tất câu hỏi phần bên dưới, đơn vị sử dụng phần mềm kế tốn vui lòng trả lời câu hỏi ngoại trừ câu hỏi Phần IV 10 Khảo sát thực trạng ứng dụng phần mềm vào tổ chức công tác kế tốn Q Doanh nghiệp: Vui lịng đánh (X) vào ô câu hỏi Các ô hiểu với mức độ cụ thể sau: STT = Tốt = Khá = Yếu = Kém = Trung bình Các tiêu ứng dụng cơng nghệ thơng tin ĐÁNH GIÁ CHUNG Mức độ đánh giá Tính dễ sử dụng (Phần mềm thiết kế với giao diện dễ hiểu, dễ truy cập tìm kiếm, thân thiện với người dùng, khơng nhiều thời gian hướng dẫn người dùng) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tỉnh ổn định (Phần mềm trình sử dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh đơn vị) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính linh hoạt (Phần mềm nâng cấp, cập nhật thay 􀂉 đổi theo yêu cầu quản lý) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính bảo mật (Phần mềm ngăn cản người khơng có trách nhiệm vào phần mềm chỉnh sửa (phân quyền sử dụng); thay đổi 􀂉 xem xét số liệu) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính tương thích (Phần mềm cho phép kết xuất, sử dụng liệu từ phần mềm khác: MS office, Nhân sự, Bán hàng, Sản 􀂉 xuất, ) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT A Tổ chức chứng từ ghi sổ kế toán Tính khoa học việc quản lý đối tượng kế toán: cho phép xây dựng khai báo mã: mã tài khoản, mã vật tư, mã 􀂉 nhà cung cấp, mã nhân viên, cách khoa học, có mối liên hệ mã chi tiết với mã tổng hợp tương ứng 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính xác (Phần mềm thực phương pháp kế tốn theo quy định:tính giá, hạch tốn chênh lệch, xử lý số liệu tổng 􀂉 hợp chi tiết xác) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính cập nhật (Phần mềm cho phép cập nhật phương pháp 􀂉 kế toán, chế độ kế toán theo quy định hành) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 42 Tính linh hoạt (Phần mềm cho phép lựa chọn phương pháp kế tốn, hình thức ghi sổ, phương pháp lập báo cáo tài 􀂉 chính,…) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính chun nghiệp (tự động hóa cao) q trình cập nhật chứng từ kế toán (xử lý bút toán sai, tự động thực bút toán 􀂉 phân bổ, kết chuyển, xử lý bút toán trùng ) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 B Tổ chức công tác quản lý sổ sách báo cáo kế toán Tính đầy đủ (Phần mềm cho phép lập, in hệ thống sổ kế toán báo cáo kế toán theo quy định: báo cáo tài yêu cầu 􀂉 quản trị nội bộ: báo cáo quản trị) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính xác (Phần mềm cho phép truy xuất số liệu tổng hợp – chi tiết xác, kể thay đổi phương pháp, hình 􀂉 thức kế tốn) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính tương thích (Phần mềm cho phép hệ thống sổ sách, báo 􀂉 cáo truy xuất liệu dạng Excel; Access; PDF; …) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính linh hoạt (Phần mềm cho phép người sử dụng sửa đổi biểu mẫu báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý biểu mẫu 􀂉 báo cáo tài có sửa đổi, bổ sung từ phía quan quản lý nhà nước 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính thẩm mỹ (Sổ kế tốn; báo cáo truy xuất có tính thẩm 􀂉 mỹ theo đánh giá doanh nghiệp) 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 C Tổ chức nhân máy kế toán Tính hợp lý việc quản lý nhân kế tốn phân quyền 􀂉 cơng tác kế toán phần hành 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Tính linh hoạt đồng hệ thống ứng dụng cho phép 􀂉 luân chuyển thông tin đơn vị cấp đơn vị cấp 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Phần III: Mức độ ứng dụng (sử dụng) phần hành kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Phần hành Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi Kế tốn cơng nợ (khoản phải thu, phải trả) Hồn tồn không ứng dụng 􀂉 􀂉 􀂉 Ứng dụng Ứng dụng bình thường Ứng dụng cao 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Ứng dụng cao 43 Kế tốn hàng tồn kho Kế tốn cơng cụ dụng cụ Kế toán tài sản cố định Kế tốn tiền lương khoản trích theo lương Kế tốn tính giá thành (nếu có) Kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh 10 Kế toán tổng hợp 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Phần IV: Các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế tốn cơng tác kế tốn (CTKT) doanh nghiệp: Câu 11: Đánh giá mức độ đồng ý phát biểu sau (Sắp xếp theo thứ tự: 1: Rất ảnh hưởng; 5: Hoàn toàn khơng ảnh hưởng ) Phát biểu Loại hình kinh doanh Quy mô hoạt động doanh nghiệp Nguồn lực tài doanh nghiệp Sự nhận thức, thái độ lãnh đạo việc ứng dụng phần mềm kế tốn cơng tác kế tốn Sự nhận thức trình độ hiểu biết tin học cơng tác kế tốn nhân viên kế tốn Sự phức tạp ứng dụng cơng nghệ thơng tin (sử dụng phần mềm kế tốn) cơng tác kế toán Khối lượng nghiệp vụ phát sinh tháng doanh nghiệp Yêu cầu tính xác kịp thời báo cáo kế tốn tài báo cáo quản trị Rất ảnh hưởng Ảnh hưởng Bình thường 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Hồn tồn khơng ảnh hưởng 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 􀂉 Ít ảnh hưởng 44 ... THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Thực trạng việc ứng dụng CNTT công tác kế toán DN vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng Tác giả thực kh? ??o sát thực trạng ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn 150 DN vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng. .. chuyển giao kết nghiên cứu kh? ?? áp dụng: Nghiên cứu tập trung vào việc kh? ??o sát thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn TP Đà Nẵng mức độ ứng dụng phần... CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Qua kết kh? ??o sát thực trạng ứng dụng CNTT công tác kế tốn nói chung