Tài liệu Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 2 ppt

Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 2 II. Kỹ năng viết: Cũng như nói. để viết có hiệu qua phải thiết lập được chiến lược giao t.lép: xác định mục tiêu rõ ràng, phân tích cứ tọa và bố cục có hiệu quả. Sau đó, mới xem xét đến kỹ thuật viết. Nên nhớ rằng: viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không phái là một công thức thuần túy đơn giản. Thường quá trình soạn thao gồm ba giai đoạn: trước khi viết, phác thảo và biên soạn. Tài liệu là toàn bộ văn bán chúng ta viết: một bức thư, một công văn, một báo cáo hay bất cứ thứ gì khác. Làm thế nào để diễn đạt các ý tưởng trong một văn bản là bước cuối cùng. Phải quan tâm thích đáng bước ban đầu trước đó thì mới làm tôi bước cuối cùng. Các bước ban đầu bao gồm: a. Phải khắng định chắc chắn từ cá những gì cần phái viết trong bức thông điệp. b. Nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ. c sắp xếp các ý tưởng theo một thứ tự thích hợp. Nếu đầu óc chưa hiểu rõ vấn đề này thì người viết khó tránh khỏi lúng túng khỉ muốn diễn đạt các ý tưởng thành ngôn ngữ viết. Nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ và sắp xếp chúng theo một thứ tự thích hợp thực ra là một phần trong quá trình phác thảo. Để giảm bớt khó khăn cho người viết, cần chú ý: Phân cách các giai đoạn trước khi viết, phác thảo và biên soạn nhất là đối với những tài liệu quan trọng và phức tạp. Không nên viết liền một mạch, hãy ấn định thời khắc cho bản thân. - Phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình tổ chức trật tự những tư tưởng đó. Tư tưởng rõ ràng và viết rõ ràng có liên quan với nhau, nhưng không phải là đồng nhất. Hãy sắp xếp tư tưởng của mình một cách thích hợp cho người đọc, đừng viết đơn thuần theo thứ tự tư tưởng nẩy sinh trong dầu bạn. - Phân.cách quá trình tổ chức trật tự khỏi quá trình phác thảo. Đừng bao giờ bắt đầu viết khi chưa có một dàn đồ ý tưởng. Hãy tổ chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu viết ý tưởng đó th811h câu. - Phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong khi phác thảo. Trong giai đoạn phác thảo cử đế cho tinh thần sáng tạo nẩy nở, bạn có thể xem lại và xác định chúng sau. Giai đoạn chuẩn bị này hỗ trợ rất nhiều cho người viết: Nâng cao tính khúc chiết (giảm bớt các trường hợp để sơ sót các ý quan trọng và giữ lại những ý không cần thiết). Cho phép người viết tập trung cao vào bước kế tiếp diễn đạt các ý tưởng. - Tiết kiệm thời gian viết và đọc chính tả. Nâng cao tự tin cho bản thân. - Cho phép người viết dễ dàng sắp xếp các ý cần phái nhấn mạnh hoặc không cần nhấn mạnh. Ngoài ra, do bức thông điệp được chuẩn bị rất kỹ, cho nên người đọc cũng sẽ cảm thấy hài lòng: - Bản thông điệp rõ ràng khúc chiết. - Mối tương quan giữa các ý chặt chẽ, giúp cho người đọc dễ hiểu, dễ nhớ. Người đọc có ý phản ứng tích cực hơn và chịu ảnh ~ hưởng mạnh bởi trình độ sắp xếp các ý tưởng. b) Các nguyên tắc áp dụng cho tài liệu. Có bốn nguyên tắc áp dụng cho tài liệu: (l) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải. Tính thống nhất và tầm quan trọng. Thống nhất có nghĩa là bài viết có tính chất' đồng nhất; nó kết hợp xung quanh một ý tưởng trọng tâm, tất cả nhằm vào một chủ đề. Tầm quan trọng được hiểu là những ý tưởng chính được làm nổi bật, được nhấn mạnh cho người đọc nhận ra. Để thực hiện nguyên tắc này cần chú ý những điểm - Vứt bỏ mọi thông tin không liên hệ, làm cho tài liệu thống nhất quanh mục tiêu giao tiếp và nhiệm vụ cụ thể. - Chú ý phần giới thiệu và phàn kết luận là những phân cốt yếu loà llgt[ói học cô kha là nó nhiêu nhai Trong llhâìl giới thiệu hãy kiến tạo sự quan tâm và thái độ tiếp thu cua người đọc. Trong phần kết luận, có thê phát biểu lại \ chính }lay không tùy theo tài liệu dài hay ngắn: phát biểu ký luận hay đề nghị của bạn, phát biểu trước hành động tránh đưa vào một chủ đề mới hoặc biện giát hay châm chước cho luận cứ của bạn. Bố cục và cách làm nổi bật. Bố cục là phân chia những ý tưởng của bạn cho có hệ thống: thứ bậc và sắp xếp chúng thế nào cho có tính thuyết phục. Làm sao cho người đọc nhìn thấy rõ ràng. Hãy nhớ bốn quy tắc. Một là phái nhất quán, như: viết hoa những ý tường chính từ đầu chí cuối. Thứ hai, hãy sử dụng những tiêu đề theo ý tưởng. Thứ ba, chớ có lạm dụng kỹ thuật này vì nếu làm nổi bật mọi thứ thì giống như không có điểm nào nổi bật lên cả. Thứ tư, trình bày những ý tưởng có tầm quan trọng ngang nhau bằng những hình thức ngừ pháp giống nhau. Mạch lạc. Mạch lạc có nghĩa là tính liên kết chặt chẽ với nhau của ý tưởng. Điều này liên quan đến cách sư dụng những từ liên kết. hình thức ngừ pháp cũng như kỳ thuật làm nổi bật. Độ dài thích hợp. Người ta hay khuyên: hây viên ngân goá những thê nói tài liệu ngắn nhất luôn luôn là tài liệu có hiệu quá nhất. Cần biên soạn tài liệu với độ dài thích hợp. Dì nhiên. một mặt, phái lưu tâm đến thì giờ cua người đọc. đừng bắt họ phái vất vả với những thông tin không cần thiết, mặt khác. cũng không cần phai cắt bỏ những thông tin thiết yếu. . Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 2 II. Kỹ năng viết: Cũng như nói. để viết có hiệu qua phải thiết lập được chiến lược giao t.lép:. (l) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải. Tính thống nhất và tầm quan trọng. Thống nhất