Bước 3: Ngày nghỉ: Chọn ngày học sinh bắt đầu nghỉ học tại trường Đến trường: Chọn tên trường chuyển đến trong danh sách đơn vị bằng cách nhấn chọn vào nút bên cạnh Người quyết địn[r]
(1)TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC SINH TRỰC TUYẾN (Essm) CẬP NHẬT VÀO HỆ THỐNG MÁY CHỦ TẠI SỞ GD&ĐT Quảng Trạch, Tháng 09/2014 (2) MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHUNG CÀIĐẶT(SETUP) CHƯƠNGTRÌNH CÁC BƯỚC CÀI ĐẶT LÀM VIỆC VỚI CÁC CHỨC NĂNG CHI TIẾT 1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 2.ĐỔI MẬT KHẨU 3.THÔNG TIN CẤU HÌNH 4.TỔ CHỨC LỚP HỌC 5.QUẢN LÝ THÔNG TIN GIÁO VIÊN 6.QUẢN LÝ THÔNG TIN HỌC SINH 10 6.1 Sắp xếp danh sách học sinh theo ABC 6.2 Học sinh chuyển lớp: 13 6.3 Học sinh chuyển trường: 13 6.4 Học sinh nghỉ học 14 6.5 Môn học miễn giảm 15 6.6 Danh sách học sinh đầu vào 16 XEM DANH SÁCH HỌC SINH: 17 TỔ CHỨC THI 18 8.1 Nhập điểm thi 20 8.2 Cập nhật danh sách bỏ thi 21 TỔ CHỨC MÔN HỌC 21 10 SỔ ĐIỂM 22 10.1 Xem điểm 23 10.2 Sửa điểm, xóa điểm 23 10.3 Điểm tổng kết 23 10.4 Nhập điểm từ bảng tính Excel 24 10.5 Nạp liệu điểm từ tệp Excel 24 10.6 Kiểm tra và xử lý thiếu điểm 25 11THEO DÕI CHUYÊN CẦN 25 12BẢNG KÊ CHUYÊN CẦN 26 13TỔNG KẾT HỌC KỲ, NĂM HỌC 27 13.1 Kết chuyển lên lớp: 27 14 TIỆN ÍCH 29 14.1 Tải excel mẫu 30 14.2 Nhập liệu Excel 30 14.3 Cập nhật ảnh học sinh 30 14.3 Đồng liệu từ VEMIS 31 14.3 Kết xuất liệu XML 32 12 (3) GIỚI THIỆU CHUNG Ngày với phát triển vượt bậc khoa học công nghệ nói chung và ngành tin học nói riêng, với tính ưu việt, tiện dụng và ứng dụng rộng rãi, tin học là phần không thể thiếu công xây dựng và phát triển xã hội CNTT đã tạo nên cách mạng tất các lĩnh vực, đó có giáo dục Trước nhu cầu tất yếu và tầm quan trọng CNTT, Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GĐ&ĐT) đã có chủ trương đẩy mạnh ứng dụng CNTT giảng dạy, các trường học sôi hưởng ứng và khuyến khích giáo viên ứng dụng CNTT Mọi giáo viên tích cực, chủ dộng học tập để thích ứng và bắt nhịp với yêu cầu Và nhận thức tầm quan trọng đó chúng tôi đã xây dựng hệ thống phần mềm cập nhật liệu trực tuyến cho hệ thống V.EMIS phân hệ Quản lý học sinh Thực trạng sử dụng phần mềm quản lý học sinh Hiện nay, các trường Tiểu học, THPT, THCS, có chủ trương khuyến khích việc ứng dụng CNTT dạy và học Trước tiên là việc đầu tư sở hạ tầng, thiết bị phần cứng làm tảng cho việc ứng dụng CNTT Các đơn vị trang bị sở vật chất như: máy tính, máy chiếu, màn chiếu, máy in,… để phục vụ công tác giảng dạy và học tập nhiên các phần mềm phục vụ công tác quản lý dừng lại mức độ vừa, tình trạng sử dụng phần mềm quản lý, dạy học tràn lan, theo phong trào Mối liên hệ nhà trường và phụ huynh học sinh chủ yếu liên lạc vài lần năm học dịp đầu năm hay tổng kết năm học Các phần mềm Quản lý học sinh chưa có tính đồng liệu lên cấp phòng, sở, đồng liệu với VEMIS giáo dục đào tạo Ứng dụng phần mềm quản lý học sinh trực tuyến eSSM Phần mềm viết tuân thủ theo các quy định Bộ giáo dục và đào tạo cấp học Cụ thể, phần mềm cập nhật theo Thông tư số 58/2011/TT-BGD-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2011 việc ban hành Quy chế đánh giá xếp loại học sinh trung học sở và học sinh trung học phổ thông và thông tư số 32 /2009/TT-BGDĐT ngày 27 tháng 10 năm 2009 ban hành Quy định đánh giá và xếp loại học sinh tiểu học Tính vượt trội phần mềm quản lý học sinh eSSM cập nhật liệu V.EMIS trực tuyến : Sử dụng trực tuyến trên internet thông qua ứng dụng với giao diện thân thiện, hỗ trợ hầu hết trên các hệ điều hành Dễ dàng thay đổi các thông số và liệu hệ thống lúc, nơi Các phân hệ sử dụng linh hoạt Quy trình nhập điểm thuận tiện, dễ dàng và đa dạng Hệ thống bảo mật và phân quyền chặt chẽ Tăng tính kết nối các cấp quản lý với nhà trường Các tính chính: Quản lý thông tin học sinh Người sử dụng có thể thêm mới, chỉnh sửa, xóa học sinh trực tiếp từ hệ thống Lưu trữ hình thẻ học sinh, import danh sách học sinh từ excel Quản lý danh sách học sinh qua nhiều năm học, tìm kiếm học sinh theo nhiều tiêu chí , quản lý biến động học sinh: Chuyển trường, chuyển lớp, xin nghỉ học, Kết nối chặt chẽ với các tính khác hệ thống quản lý điểm, hạnh kiểm… Phần mềm cho các báo cáo thống kê học sinh tỷ lệ nam, nữ, dân tộc, tôn giáo…, in học bạ học sinh Quản lý thông tin giáo viên Chức này cho phép người sử dụng có thể thêm mới, chỉnh sửa, xóa thông tin giáo viên trực tiếp từ hệ thống, quản lý phân công giảng dạy… thống kê, báo cáo liên quan đến giáo viên Qui trình nhập điểm thuận tiện, dễ dàng và đa dạng Người sử dụng có thể kiểm soát và thay đổi hệ số điểm môn học kiểu lớp Việc phân bổ điểm linh động nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo các lớp chuyên, các lớp phân ban, lớp có đặc thù khác Cơ chế quản lý chặt chẽ việc nhập điểm: (4) Đưa các báo cáo thống kê và lưu vết toàn quá trình nhập điểm, chỉnh sửa điểm giáo viên Việc nhập điểm giáo viên có thể nhập nơi đâu, nơi nào trên máy tính nào cần kết nối mạng internet Tự động tính điểm trung bình học kỳ có thêm cột điểm nào chỉnh sửa điểm Quản lý thi Đây là tập hợp các tính góp phần quản lý hoạt động thi cử giáo viên và học sinh: Tạo kỳ thi, tạo cán hội đồng thi, lên danh sách môn thi, thí sinh thi, chọn thí sinh thi, quản lý danh sách thí sinh dự thi, chia phòng thi tự động theo yêu cầu, đánh phách tự động thủ công, vào điểm thi, xử lý kết thi, tra cứu điểm thi Đặc biệt kết thi có thể lựa chọn cập nhật vào kết học tập học sinh Các báo cáo thống kê đa dạng Hệ thống lưu trữ liệu suốt quá trình hoạt động nhà trường, đồng thời thực việc thống kê với nhiều hình thức khác Thực đầy đủ các báo cáo cần thiết liên quan đến học sinh, giáo viên, điểm, chất lượng học tập… Báo cáo đánh giá chất lượng lớp trên học lực, rèn luyện, hạnh kiểm Các báo cáo luôn đảm bảo chính xác, kịp thời theo chuẩn GD & ĐT Các báo cáo có thể xem, in ấn trực tiếp kết xuất Excel Hệ thống bảo mật và phân quyền chặt chẽ Quản lý nhóm quyền hệ thống, phân quyền cho nhóm người sử dụng, việc phân quyền chi tiết tới thao tác trên phần mềm Thêm tài khoản, cho phép người dùng thay đổi mật Người quản trị cấp lại mật mặc định In ấn danh sách thông tin tài khoản và mật mặc định ban đầu hệ thống Tăng tính kết nối các cấp quản lý và nhà trường Phần mềm tích hợp số công cụ SMS, làm kênh thông báo, liên lạc Sở, Phòng GD&ĐT, phụ huynh, học sinh Qua đó tạo cây cầu nối thông tin thông suốt từ cấp quản lý đến nhà trường và gia đình - Kết học tập, rèn luyện học sinh có thể đến với phụ huynh nhanh và chính xác nhất, đồng thời liệu luôn cập nhật tức thời cho giáo viên, học sinh, phụ huynh thông qua các thông báo gửi nội thông qua việc gửi tin nhắn SMS - Nhà trường có thể gửi thêm các thông báo thư mời họp giáo viên, phụ huynh, thông báo đóng học phí hoăc thông tin nào khác Cập nhật đồng Cơ sở dững liệu VEMIS CÀI ĐẶT (SETUP) CHƯƠNGTRÌNH Để có thể sử dụng tốt phần mềm này, yêu cầu máy tính phải đảm bảo tối thiểu cấu hình sau: Cấu hình Tối thiểu Khuyến cáo CPU: Pentium IV Gh Pentium 2.6Mh RAM: 512MB GB HDD còn trống: 500 MB GB Windows XP, Windows Windows XP, Windows 7 Hệ điều hành: Ngoài ra, máy tính nhà trường cần kết nối Internet (5) Các bước cài đặt Để có thể sử dụng phần mềm này, NSD phải cài đặt chương trình lên máy tính Thứ tự các bước cài đặt tiến hành sau: Bước 1: Máy tính phải kết nối Internet Chạy Bước 2: Cài đặt các chức chính phần mềm quản lý trường học cách truy cập vào địa Phòng /Sở cung cấp để tải cài đặt máy tính: Nếu máy tính chưa có Windown Intaller và Microsoft NET Framework thì chương trình tự động cài thư viện Windows Intaller 3.1 và Microsoft NET Framework Nếu máy tính đã cài thư viện này Bước 3: Chọn “Install” (nếu dùng Firefox thì hệ thống tải tập tin “setup.exe” máy) tiến hành cài đặt Bước 4: Cài đặt chương trình cách nhấn đúp chuột vào biểu tượng Setup để hiển thị cửa sổ sau: LÀM VIỆC VỚI CÁC CHỨC NĂNG CHI TIẾT ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG Khởi động trên màn hình xuất hình dưới: Chọn “Đồng ý”: để mở giao diện và bắt đầu làm việc Chọn “Thoát”: để dừng việc đăng nhập Nhớ mật khẩu: Tùy chọn này lưu lại tên đăng nhập và mật cho các lần đăng nhập sau Lưu ý: Hạn chế dùng tùy chọn này để an toàn Khi đăng nhập đúng xuất màn hình chính hình (6) ĐỔI MẬT KHẨU Mỗi người sử dụng có thể thay đổi mật mình để đảm bảo tính an toàn Các bước thực hiện: Chọn Hệ thống, Chọn xuất hình bên: Bước 1: Nhập vào mật cũ Bước 2: Nhập vào mật Bước 3: Gõ lại mật vừa nhập Bước 4: Nhấn nút để thực THÔNG TIN CẤU HÌNH Khi bắt đầu sử dụng hệ thống NSD cần thiết lập các thông tin thông tin đơn vị, cấu hình trường, điểm trường, số điểm môn học vv… chọn biểu tượng góc trên bên trái màn hình và chọn “ Thông tin cấu hình” (7) Chọn “Thông tin Trường” để khai báo thông tin đơn vị Chọn “Thông tin khác” để khai báo thông tin điểm trường, trường có học ngoại ngữ không, có học tiếng dân tộc không, trường có lớp ghép không Đồng thời các tham số in báo cáo, Học kỳ ngày nào và kêt thúc vào ngày nào Chọn “Loại hình điểm” để khai báo số đầu điểm cho các loại điểm Kiểm tra miệng, viết, học kỳ… Chọn “Lưu cấu hình” để lưu lại thông tin TỔ CHỨC LỚP HỌC Đầu năm học các trường phải tổ chức các lớp học theo các khối lớp, công việc này bao gồm: Tổ chức khối có bao nhiêu lớp, định nghĩa các môn học khối, phân công giáo viên chủ nhiệm, giáo viên môn cho các lớp…Việc tổ chức lớp học bao gồm: Thêm lớp học Thay đổi thông tin lớp học Xóa lớp học Thêm lớp học: Bước 1: Chọn Quản lý học sinh -> Lớp học Bước 2: Chọn để thêm lớp học (8) Bước 3: Nhập thông tin cho lớp học Khối học, Mã lớp, Tên lớp, Giáo viên chủ nhiệm, Môn học/ Giáo viên: Chọn các môn học cho lớp, loại hình điểm và giáo viên dạy môn lớp Môn ngoại ngữ: Nếu lớp học ngoại ngữ thì chọn ngoại ngữ cho lớp là Anh, Pháp, Đức…bằng cách trỏ chuột vào thẻ “Môn ngoại ngữ” Nếu học hau môn ngoại ngữ thì chọn dòng Bước 4: Chọn để lưu thông tin lớp học Thay đổi thông tin lớp học: Trong năm học vì lý nào đó mà có thể thay đổi giáo viên chủ nhiệm, giáo viên môn, buổi học…Do đó thông tin lớp học thay đổi Các bước thực sau: Bước 1: Chọn Bước 2: Thực các bước 3, phần “Thêm lớp học” Xóa lớp học Bước 1: Chọn lớp muốn xóa danh sách lớp Bước 2: Chọn (xóa) xuất hộp thoại hình bên Chọn “Có” đồng ý Chọn “Không” bỏ qua Lưu ý: Trường hợp lớp học đã có thông tin tham chiếu như: lớp học đã có học sinh, có điểm … thì không thể xóa mà hãy dùng chức “Sửa” và chọn “Ngừng theo dõi” QUẢN LÝ THÔNG TIN GIÁO VIÊN Chức này giúp quản lý thông tin đội ngũ giáo viên nhà trường; quản lý phân công giảng dạy; phân công chủ nhiệm Thêm giáo viên Xem và cập nhật thông tin giáo viên Xóa bỏ hồ sơ giáo viên (9) Chọn Quản lý học sinh - > Giáo viên, cửa sổ màn hình sau xuất giúp NSD xem và cập nhật hồ sơ cho giáo viên nhà trường Hệ thống cung cấp tiên ích nhập thông giáo viên theo mẫu chung “Tiện ích” Thêm, Sửa thông tin giáo viên: Bước 1: Chọn (Thêm) nhật thông tin giáo viên (Sửa) để cập Bước 2: Cập nhật các thông tin Mã giáo viên: Nhập mã giáo viên có thể lấy từ hệ thống quản lý nhân PMIS nhập vào Họ và tên: Nhập họ và tên theo giấy khai sinh giáo viên Tên thường gọi: Tên thường gọi giáo viên trường Ngày trường: ngày giáo viên trường công tác Ngày nghỉ việc: Trường hợp giáo viên đã nghỉ việc NSD cần cập nhật ngày nghỉ việc cho giáo viên đó để hệ thống xóa tài khoản đăng nhập giáo viên này Bước 3: Chọn vào “Tạo tài khoản đăng nhập” đê tạo tài khoản đăng nhập eSSM cho giáo viên Xóa thông tin giáo viên: Bước 1: Chọn giáo viên muốn xóa danh sách Bước 2: Chọn (xóa) xuất hộp thoại hình bên Chọn “Có” đồng ý Chọn “Không” bỏ (10) qua QUẢN LÝ THÔNG TIN HỌC SINH Mục này bao gồm chức quản lý danh sách học sinh năm học, đó là: quản lý học sinh tuyển, nhập hồ sơ học sinh, quản lý học sinh chuyển trường, quản lý học sinh lưu ban, quản lý học sinh bỏ học, quản lý học sinh chuyển lớp D sách học sinh kết chuyển từ năm học này sang năm học dựa vào Kết cuối năm, tạo bổ sung danh sách học sinh dự tuyển trúng tuyển đầu cấp Việc nhập danh sách học sinh có thể phân bổ cho giáo viên chủ nhiệm lớp đảm nhận, chính xác Hệ thống cung cấp tiện ích cho phép nhập danh sách học sinh từ tập tin Excel kết xuất từ chương trình phần “Tiện ích” Việc quản lý thông tin học sinh bao gồm: Thêm học sinh vào danh sách lớp học Sửa thông tin học sinh lớp Xóa học sinh khỏi danh sách lớp Sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự ABC Chọn Danh sách học sinh -> chọn Danh sách học sinh xuất hình a) Thêm học sinh vào danh sách lớp học Bước 1: Chọn xuất hình (11) Bước 2: Điền các thông tin học sinh bao gồm Thông tin chung: - Họ và tên học sinh - Ngày sinh: Được định dạng theo thứ tự ngày/tháng/năm Chọn các mũi tên lên xuống để chỉnh ngày, tháng, năm - Giới tính: Nam/nữ - Dân tộc: Chọn xuất hộp thoại chứa danh sách các dân tộc, chọn dân tộc tương ứng với học sinh - Ngày vào trường: Là ngày học sinh vào trường học - Khuyết tật: Chọn xuất danh mục khuyết tật - Diện chính sách: Chọn để nhập diện chính sách Nhập thông tin miễn, giảm không miễn giảm học phí tương ứng với diện chính sách học sinh theo quy định Thông tin lớp học: - Lớp: Chọn xuất danh sách các lớp học trường Chọn lớp mà học sinh phân vào - Tên gọi khác lớp: Nhập tên gọi khác học sinh lớp (nếu có) - Loại hình: Là hình thức học sinh tuyển vào lớp Chọn chọn loại hình tương ứng - Nội trú, bán trú xuất danh sách, Thông tin liên hệ: - Tỉnh/huyện/xã: Là thông tin địa thường trú học sinh - Địa chỉ: Địa chi tiết nơi học sinh tại; - Điện thoại: Nhập số điện thoại học sinh (nếu có); - Email: Địa hòm thư học sinh (nếu có); - Ghi chú: Ghi các thông tin khác liên quan đến học sinh để theo dõi Bước 4: Nhập thông tin gia đình học sinh, khen thưởng, kỷ luật Quan hệ gia đình: Nhập các thông tin gia đình học sinh: Tên phụ huynh, quan hệ với học sinh, điện thoại, email, liên lạc chính… Khen thưởng: Nhập các thông tin khen thưởng học sinh hình thức khen thưởng, lý khen thưởng, ngày khen thưởng Kỷ luật: Nhập các thông tin kỷ luật học sinh hình thức kỷ luật, lý kỷ luật, ngày kỷ luật Lứu ý: Muốn xóa dòng thì bấm phải chuột vào dòng muốn xóa và chọn để xoá nội dung (12) Bước 5: Chọn để lưu các thông tin học sinh vừa nhập b) Sửa thông tin học sinh: Bước 1: Chọn Khối lớp -> Lớp -> Học sinh muốn sửa thông tin -> chọn Bước 2: Tương tự các bước 2, 3, 4, phần thêm học sinh c) Xóa học sinh khỏi danh sách lớp Bước 1: Chọn Khối lớp -> Lớp -> Học sinh muốn xóa -> chọn bên xuất hộp thoại hình Bước 2: Chọn “Có” đồng ý “Không” để bỏ qua Lưu ý: Chỉ xóa các học sinh chưa có điểm 6.1 Sắp xếp danh sách học sinh theo ABC Tính này giúp xếp lại danh sách học sinh lớp theo thứ Bước 1: Chọn Khối lớp -> Lớp -> chọn Phải chuột vào “Tên lớp” và chọn xuất hình Bước 2: Chọn chuyển học sinh theo ý muốn để xếp Dùng các nút “Lên”, “Xuống” để di Bước 3: Chọn để lưu lại kết xếp Bước 4: Chọn để quay danh sách học sinh (13) 6.2 Học sinh chuyển lớp: Khi có biến động chuyển học sinh các lớp học yêu cầu chuyển lớp giáo viên, phụ huynh học sinh, nhà trường truy cập vàot tính quản lý việc chuyển lớp học sinh để thực nghiệp vụ chuyển lớp.Nghiệp vụ chuyển lớp thực kỳ và kỳ năm học Chức này cho phép chuyển hồ sơ học sinh từ lớp này sang lớp khác, có lưu lại ngày chuyển Các bước thực sau: Bước 1: Danh sách học sinh-> Lớp học có học sinh cần chuyển-> Nhấn chuột phải vào tên học sinh chuyển -> Ngừng theo dõi Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin và tích vào “Nhà trường xác nhậ … ” Bước 3: Chọn “Quyết định” để lưu lại “Hủy” để bỏ qua 6.3 Học sinh chuyển trường: Học sinh chuyển trường là nghiệp vụ chuyển học sinh từ trường này sang trường khác tỉnh Khi có định chuyển trường cán phụ trách truy cập vào danh sách học sinh-> Nhấn chuột phải “Ngừng theo dõi” -> “ Học sinh chuyển trường” màn hình sau: Bước 1: Bước 2: (14) Bước 3: Ngày nghỉ: Chọn ngày học sinh bắt đầu nghỉ học trường Đến trường: Chọn tên trường chuyển đến danh sách đơn vị cách nhấn chọn vào nút bên cạnh Người định: Nhập tên người định chuyển trường cho học sinh(Thường là hiệu trưởng cán có thẩm quyền) Lý chuyển: Nhập lý chuyển trường học sinh Nhà trường xác nhận: Tích chọn vào mục nhà trường xác nhận thông tin chuyển trường theo định nhà trường Bước 4: Chọn “Quyết đinh” để lưu lại kết Để xem danh sách học sinh chuyển trường chưa học sinh chuyển trường đã trường khác nhận NSD Chọn xuất hình dưới: Danh sách gồm phần: Danh sách chuyển chưa trường nhân học sinh cập nhật và Danh sách chuyển đã trường nhận cập nhật 6.4 Học sinh nghỉ học Module này theo dõi danh sách học sinh nghỉ học qua các năm Học sinh nghỉ học nhiều nguyên nhân khác hoàn cảnh gia đình khó khăn, nghỉ học để làm, học kém nhiên nguyên nhân chính là ý thức tự giác học tập các em học sinh.v.v Các bước thực sau: Bước 1: Nhấn chuột phải chọn Học sinh nghỉ học liên kết “Ngừng theo dõi” Tiếp theo NSD lựa chọn “Học sinh nghỉ học” (15) Bước 2: Điền thông tin vào màn hình Quyết định nghỉ học Ngày nghỉ học: Cập nhật ngày bắt đầu nghỉ học sinh Loại thôi học: Chọn nguyên nhân thôi học học sinh danh sách Lý thôi học: Chọn lý thôi học danh sách cách nhấn vào liên kết “Lý nghỉ học” Xác nhận nhà trường: Tích chọn vào mục nhà trường xác nhận thông tin Bước 3: Chọn “Quyết định” để lưu lại thông tin 6.5 Môn học miễn giảm Theo Bộ GD-ĐT, quy định chính sách ưu tiên giáo dục người khuyết tật hay vùng đặc biệt khó khăn Căn vào khả năng, người khuyết tật có thể miễn, giảm số môn học nội dung và hoạt động giáo dục mà khả người học không thể đáp ứng Việc xét giảm môn học đồng thời còn tùy thuộc vào đơn vị, đối tượng miễn giảm Để thực nghiệp vụ này NSD chọn “ Môn học miễn giảm” a Xem danh sách học sinh miễn giảm theo môn học: Chọn Quản Lý Học SinhChọn Môn học miễn giảmChọn lớp muốn xem danh sách các học sinh miễn giảm các môn (16) b Thêm danh sách học sinh miễn giảm môn học Bước 1: Chọn “Môn học miễn giảm” Bước 2: Chọn để thêm học sinh Bước 3: Chọn học sinh miễn giảm môn học danh sách tích vào ô “Chọn” và nhấn nút “Chọn” Bước 4:Nhập lý miễn giảm môn học vào ô tương ứng với học sinh Bước 5: Chọn để lưu lại kết Chú ý: Để xóa học sinh khỏi danh sách học sinh miễn giảm môn học NSD lựa chọn tên học sinh và nhấn chọn nút Xóa trên công cụ 6.6 Danh sách học sinh đầu vào Đầu năm học nhà trường thực việc tuyển sinh đầu vào cho các khối đầu cấp(VD khối lớp 6, khối lớp 10) Chức này cho phép nhập thông tin ban đầu học sinh sau đó phân vào lớp khối NSD có thể nhập trực tiếp qua tính này đọc liệu vào từ tập tin Excel cung cấp Tiện ích XEM DANH SÁCH HỌC SINH Chọn Danh Sách Học Sinh để có thể xem danh sách và thông tin chi tiết học sinh lớp các khối trường Việc xem danh sách học sinh bao gồm: Xem tổng số học sinh trường Xem tổng số học sinh khối Xem tổng số học sinh lớp Xem thông tin chi tiết học sinh (17) Bước 1: Chọn Quản lý học sinh -> Danh sách học sinh xẽ xuất hộp hội thoại Tổ chức học sinh a Xem tổng số học sinh trường: Chọn tên trường, đó phía cửa sổ làm việc chương trình xuất thông tin tổng số học sinh trường, tổng số học sinh nam, tổng số học sinh nữ b Xem tổng số học sinh khối: Chọn khối để xem thông tin tổng số học sinh khối c Xem tổng số học sinh lớp: Chọn lớp để xem thông tin tổng số học sinh lớp d Xem thông tin chi tiết học sinh NSD mở cây danh sách thông tin lớp học Chọn lớp học cần xem thông tin sau đó chọn tên học sinh cần xem: Xem thông tin chi tiết học sinh NSD thực sau: (18) Chọn tên học sinh bấm chuột phải vào tên học sinhvà chọn đó xuất hộp thoại Thông tin học sinh xuất thông tin chi tiết TỔ CHỨC THI Trong năm học các kỳ thi tổ chức cho các khối, lớp thông qua việc xếp và các khâu chuẩn bị phòng thi, môn thi v.v Qui trình quản lý thi tiến hành sau: Chọn các khối, các lớp có học sinh tham gia kỳ thi Thiết lập các tham số cho kỳ thi Sau bước này, máy tính tự động phân chia thành các phòng thi Cho phép điều chỉnh số lượng thí sinh các phòng thi In danh sách thí sinh các phòng thi Khả nhập điểm bài thi phòng (19) Bước 1: Thiết lập thông tin liên quan đến kỳ thi cụ thể là tên kỳ thi, ngày thi Bước 2:Thiết lập số phòng thi cho kỳ thi cách nhấn chọn vào panel số bên tay phải màn hình” Bước 3: Chọn học sinh tham gia kỳ thi cách nhấn chọn vào panel thứ Sau đó NSD nhấn chọn nút Bước 4: Bước NSD nhấn chọn vào panel thứ trên điều khiển để chọn môn thi cho kỳ thi vừa lập cách nhấn nút “Chọn môn thi” Hộp chọn danh sách các môn học hiển thị, NSD tích chọn vào tên môn học và nhấn Đồng ý để lưu lại thông tin môn thi Sau đó nhấn Ghi trên công cụ để lưu lại thông tin (20) môn thi Bước 5:Bước cuối cùng quá trình thiết lập thông tin kỳ thi đơn vị là thực chia số học sinh dự thi vào các phòng Có lựa chọn chia học sinh vào các phòng, tùy thuộc vào yêu cầu đơn vị và tình hình sở vật chất đơn vị mà cán thực chia học sinh vào các phòng thi theo cách riêng 8.1 Nhập điểm thi Sau tổ chức thi xong, đánh phách, chấm bài, có điểm Chức này giúp nhập điểm các bài thi học kỳ vào máy Mở thực đơn Quản lý thi , chọn Kết thi hộp thoại xuất để chọn lựa nhập điểm: - Chọn Tên kỳ thi, Nhóm thi, chọn Phòng thi – Môn học cần nhập liệu chương trình hiển thị cửa sổ sau: Trạng thái chưa vào sổ điểm hiển thị tức là chưa có kết thi nhập vào hệ thống Để thực nhập điểm cho thí sinh NSD nhập vào ô Điểm thí sinh đó (21) Nhập xong nhấn nút nút để lưu lại điểm thi học sinh vào hệ thống 7.2 Cập nhật danh sách bỏ thi Trong các kỳ thi thì có học sinh vì lí nào đó mà không tham gia kỳ thì số môn nào đó Trường hợp học sinh không tham gia kỳ thi vì lý nào đó NSD truy cập vào menu Quản lý điểm-> Học sinh bỏ thi: TỔ CHỨC MÔN HỌC Hệ thống đã có sẵn danh mục tất các các môn học từ lớp đến lớp 12, trường dạy môn nào, thông tin chi tiết môn học làm sao? Chức này giúp làm điều đó Chức này bao gồm: Khởi tạo môn học đầu năm Thêm môn học Xóa môn học a Thay đổi thông tin môn học Kích hoạt Quản Lý điểm - > Tổ chức môn học, hộp thoại sau đây xuất hiện: (22) Tạo môn học chưa có danh mục Bước 1: Chọn xuất hình bên Bước 2: Chọn “Tạo mới” và điền thông tin môn học Mã môn học(*): Mã môn học tự sinh NSD không cần phải nhập liệu Tên môn học(*): Nhập tên môn học Viết tắt(*): Tên viết tắt môn học Bước 3: Chọn nút “Đồng ý” để cập nhật thông tin môn học Hoặc chọn “Bỏ qua” không muốn lưu lại thông tin Chọn môn học thư viện Để chọn hay nhiều môn học thư viện có sẵn hệt hống chọn mục “ Chọn thư viện” danh sách các môn học khởi tạo sẵn hiển thị Để chọn môn học NSD tích chọn vào tên môn học và nhấn nút Đồng ý *Chú ý: Hộp chọn “Khởi tạo môn học bản” sử dụng bắt đầu sử dụng chương trình Các môn học cho cấp học theo quy định GDĐT tự động khởi tạo và thị vào danh sách môn học trường NSD không phải thêm môn học theo quy định này mà thêm môn học không bắt buộc qua tính tạo chọn thư viện có sẵn hệ thống SỔ ĐIỂM Đây là công việc quan trọng nhà trường năm học Sổ điểm thể tiến độ cho điểm kiểm tra các giáo viên môn qua số lượng điểm, thể chất lượng học tập học sinh Đặc biệt, sổ điểm đã nhập điểm phần mềm, có thể tự động tính điểm, kiểm tra thiếu điểm, xét học lực, đánh giá chất (23) lượng học tập, rèn luyện, Toàn các công việc các giáo viên môn, giáo viên chủ nhiệm xử lý, đánh giá chất lượng học sinh Công việc quản lý điểm các giáo viên bao gồm: 10.1 Xem điểm Bước 1: Chọn Quản lý điểm -> Sổ điểm xuất hình bên: Bước 2: Chọn dánh sách lớp xuất Bước 3: Chọn Lớp muốn xem điểm và chọn “Đồng ý” xuất hình bên Lưu ý:để xem điểm môn học nào chọn lại môn học , loại điểm gì chọn 10.2 Cập nhật điểm Bước 1: Thực các bước 1, 2, mục “Xem điểm” Bước 2: Cập nhật điểm chi tiết học sinh ô tương ứng Chọn phải chuột vào lưới nhập điểm xuất hình bên Chọn “Xóa ô” để xóa côn điểm nào đó Chọn “Tổng kết điểm” để tổng kết môn Bước 3: Chọn để lưu lại kết 10.3 Điểm tổng kết Bảng điểm, nơi có thể xem, sửa nhập điểm trung bình môn: NSD có thể nhập trực tiếp điểm học sinh Hệ thống có phần hiển thị học sinh chưa đủ điểm Những học sinh chưa đủ bài kiểm tra không tính điểm trung bình học kỳ (24) 10.4 Nhập điểm từ bảng tính Excel Nhập điểm là công việc quan trọng và vất vả phần mềm này Trong trường hợp điều kiện vật chất trường có hạn số máy tính phục vụ cán bộ, giáo viên không đủ buộc giáo viên phải nhập từ máy tính cá nhân nhập điểm nhà sau đó đến đơn vị thực đồng vào hệ thống Hệ thống cung cấp tiện ích kết xuất tập tin nhập điểm mẫu và đọc ngược và hệ thống thông qua tính Đọc liệu từ Excel Để thực nhập điểm từ bảng tính excel vào hệ thống NSD thực theo các bước sau: Bước 1: Phần mềm sinh tệp Excel cho lớp học để nhập điểm Cấu trúc tập tin Excel này sổ ghi điểm cá nhân giáo viên học kỳ Bước 2: Sau giáo viên nhập các điểm thành phần vào tập tin excel, người dùng phải thực chức nạp điểm từ các tệp Excel này vào máy tính 10.5 Nạp liệu điểm từ tệp Excel Bước 1: Sổ điểm-> Đọc liệu từ Excel -> Chọn Lớp học, Môn học => Đọc liệu từ Excel Bước 2: Chọn tập tin Excel đã nhập điểm từ máy tính Bước 3: Chọn để lưu lại kết 10.6 Kiểm tra và xử lý thiếu điểm (25) Một các công việc nhiều thời gian cho Ban Giám hiệu là kiểm tra sổ điểm cá nhân, số điểm cái mà thông tin thiếu - đủ điểm là quan trọng Tính này phân mềm tự động liệt kê có bao nhiêu học sinh thiếu điểm / tổng số các học sinh Các bước thực sau: Bước 1: Chọn Quản lý điểm => Bảng điểm tổng kết => Lớp Bước 2: Chọn phải chột vào bảng điểm tổng kết Bước 3: Chọn “Tổng kết môn” xuấ hình bên Tích vào các môn cần tổng kết, muốn tổng kết lại các môn đã tổng kết chọn “Tổng kết lại” Chọn “Kiểm tra điểm” đểm kiểm tra có bao nhiêu học sinh thiếu điểm Chọn “Tổng kết” để tổng kết điểm cho các môn chọn Bước 4: Chọn “Tổng kết điểm chung” để tổng kết học kỳ học năm học Chọn “Tổng kết” để thục các tiến trình Bước 5: Chọn để lưu lại kết 11 THEO DÕI CHUYÊN CẦN Tính này giúp các giáo viên chủ nhiệm cập nhật thông tin học sinh nghỉ học, khen thưởng, nhắc nhở từ sổ đầu bài đã ghi chép hàng ngày vào CSDL Công việc theo dõi chuyên cần học sinh bao gồm: Bước 1: Theo dõi chuyên cần -> Theo Dõi Chọn lớp: danh sách lớp học xuất hiện, chọn lớp học để nhập thông tin chuyên cần (26) Chọn ngày: Chọn khoảng thời gian tùy chọn này bảng theo dõi chuyên cần thứ và chủ nhật, không chọn thì bảng theo dõi chuyên cần thời gian từ thứ đến thứ Bước 2: Nhập thông tin chuyên cần học sinh: Nghỉ học: Có phép hay không Bị nhắc nhở: Nội dung nhắc nhở Khen thưởng: Nội dung khen thưởng Bước 3: Chọn dung để lưu lại nôi Bước 4: Chọn chuyên cần để lưu các thông tin Lưu ý: để xóa thông tin chuyên cần học sinh chọn phải chuột vào Ô cần xóa và chọn “Xóa ô” 12 BẢNG KÊ CHUYÊN CẦN Bảng kê chuyên cần là sổ tổng hợp tình hình theo dõi quá trình rèn luyện chuyên cần học sinh suốt năm học Để thực thống kê tình hình chuyên cần học sinh NSD truy cập vào thực đơn Theo dõi chuyên cần=> Bảng kê Bảng kê chuyên cần hiển thị NSD lựa chọn thời gian thống kê, lớp học cần xem thông tin và nhấn nạp danh sách để hiển thị kết quả: 13 TỔNG KẾT HỌC KỲ, NĂM HỌC Tính này giúp xử lý và đưa các kết cuối kỳ hay cuối năm học (27) Bước 1: Chọn Tổng kết -> Bảng tổng kết xuất hình bên: Bước 2: Chọn phải chuột vào danh sách Bước 3: Chọn “Xét điểm tổng kết” để tính điểm trung bình học kỳ năm Chọn “Xét danh hiệu” để xét danh hiệu cho học sinh vào cuối học kỳ cuối năm học Bước 4: Chọn để lưu các thông tin chuyên cần 13.1 Kết chuyển lên lớp: Trước thực chức này, nhà trường cần thực hoàn thiện liệu cho năm học trước và tạo sở liệu cho năm học kế tiếp, kế thừa sở liệu đã xử lý hoàn chỉnh chu kỳ năm học cũ Thời điểm để kết chuyển là sau đã xử lý xong kết cuối năm cho học kiểm tra lại và rèn luyện hạnh kiểm Lúc này, học sinh lên lớp chuyển lên lớp trên tương ứng, học sinh lại lớp giữ lại lớp cũ Chức này cho phép Quản trị viên kết chuyển liệu học sinh từ năm học cũ sang năm học Để mở chức này, NSD vào menu chính chương trình sau đó click chọn thực đơn Tổng kết => Kết chuyển lên lớp Bước 1: Chọn Bước 2: Chọn lớp cần kết chuyển để tạo lớp học đầu cấp cho năm học Bước 3: Chọn danh sách học sinh cần kết chuyên Bước 4: Chọn lớp cần kết chuyển (28) Bước 5: Phần danh sách bên trái hiển thị danh sách học sinh lớp học thuộc năm học trước, phần danh sách phía phải là danh sách học sinh lên lớp năm học Để hiệu chỉnh, chọn học sinh chọn toàn học sinh danh sách và click “>” để đẩy học sinh vào lớp lên Bước 6: Sau có danh sách hình bên chọn để thực kết chuyển Hướng dẫn xem Từ cửa sổ chính chương trình NSD chọn “Báo cáo” Màn hình danh sách các báo cáo đầu hiển thị: Các bước thực xem và in báo cáo: Bước 1: Chọn tên báo cáo danh sách bên trái Bước 2: Điền các thông tin tham số báo cáo: Tùy thuộc vào loại báo cáo mà có tham số báo cáo kèm Thông thường tham số báo cáo gồm các thông tin sau: Đơn vị báo cáo, năm học, kf học, ban học…vv Bước 3: Sau chọn tên báo cáo và điền các tham số liên quan NSD click chọn nút Xem báo cáo Màn hình kết báo cáo hiển thị bên dưới: (29) 14 TIỆN ÍCH Hệ thống cung cấp các tiện ích giúp NSD thao tác nhanh quá trinh cấp nhật liệu và khai thác liệu 14.1 Tải excel mẫu Tiện ích này cho phép NSD kết xuất các tập tin excel mẫu để NSD nhập Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn Bước 2: Chọn “Loại liệu” cần xuất tập tin mẫu Bước 3: Chọn “Chọn file” Với các Mẫu nhập liệu học sinh đầu vào, Chuyên cần, Giáo viên thì NSD phải chọn đường dẫn nhập tên cho tập tin và chọn “Save” Với các mẫu chọn lại thì NSD cần chọn đường dẫn để lưu các tập tin và chọn “Save” Bước 4: Chọn (30) 14.2 Nhập liệu Excel Sau NSD nhập liệu và các tập tin mẫu kết xuất từ trước (mục 14.1) Các bước thực sau: Bước 1: Chọn Bước 2: Chọn loại liệu cần đọc vào Bước 3: Chọn đường dẫn chứa các tập tin mẫu đã nhập đầu đủ liệu Chương trình kiểm tra tập tin có đúng định dạng không và NSD có quyền đọc tập tin này không Bước 4: Chọn 14.3 Cập nhật ảnh học sinh Tiện ích này cho phép cập nhật ảnh hàng loạt cho khối lớp Mỗi học sinh có mã số riêng thực cập nhật ảnh học sinh NSD phải lưu ý cách đặt tên ảnh phải trùng với mã học sinh thì cập nhật hệ thống ngầm định hiển thị ảnh học sinh chính xác theo tên học sinh đó Các bước thực cập nhật ảnh học sinh Bước 1: Chọn xuất hình bên Bước 2: Chọn hình bên để NSD chọn lớp xuất Bước 3: Chọn xuất hình bên để NSD chọn thư mục chức ảnh Bước 4: Sau chọn đường dẫn chứa file ảnh cần cập nhật xong NSD nhấn chọn Ghi để thực lưu lại ảnh cho học sinh 14.3 Đồng liệu VEMIS Tiện ích này giúp NSD đồng liệu từ hệ (31) thống VEMIS NSD có thể lựa chọn đồng từ tập tin XML từ hệ quản trị sở liệu SQL Bước 1: Chọn xuất hình bên Bước 2: Chọn hình thức đồng NSD tùy chỉnh lại các thông tin “Tên máy chủ”, CSDL lưu trên máy hành thì tích vào “ ” Trường hợp CSDL lưu trên máy nào đó mang LAN thì phải chỉnh lại “Tên máy chủ” bỏ tích “ ”, nhập tài khoản có quyền truy cấp SQL và Chọn NSD chọn tập tin XML xuất từ VEMIS Bước 4: Chọn năm học và học kỳ cần đồng Bước 5: Tuần tự thực đồng liệu học sinh cần , điểm tổng kết , điểm , chuyên 14.3 Kết xuất liệu XML Tiện ích này giúp NSD chuyển liệu từ hệ thống eSSM sang VEMIS Bước 1: Chọn xuất hình bên Bước 2: Chọn năm học, kỳ học cần kết xuất Bước 3: Chọn đường dẫn thư mục và đặt tên cho tập tin XML(nên đạt tên theo mã trường_năm báo cáo_kỳ báo cáo) Bước 4: Chọn (32)