ỨNG DỤNG hệ THỐNG ERP vào CÔNG TY BIBICA

A GIỚI THIỆU CƠNG TY Cơng ty cổ phần Bibica công ty sản xuất kinh doanh bánh kẹo hàng đầu Việt Nam có thương hiệu quen thuộc với người tiêu dùng Mỗi năm cơng ty cung cấp cho thị trường 20.000 bánh kẹo loại Trong Hura, Goody, Orienko, Migita, Tứ Quý, Bốn mùa, … nhãn hàng mạnh thị trường - Trụ sở thức: Tịa nhà 443 Lý Thường Kiệt, TP.HCM - Ngành nghề chính: Sản xuất kinh doanh sản phẩm bánh kẹo, đường, nha bột dinh dưỡng, sữa sản phẩm từ sữa - Vốn điều lệ: 154 tỷ - 03 nhà máy (Biên Hòa, Hà Nội, Bình Dương), 01 văn phịng TP.HCM 10 dây chuyền sản xuất đại với công suất 70 tấn/ngày - Thông điệp "Đẳng Cấp Hàng Việt" QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN  Giai đoạn (1993 – 1999): Khởi đầu Năm 1993 Công ty bắt đầu sản xuất bánh kẹo với ba dây chuyền sản xuất: dây chuyền kẹo nhập từ Châu Âu, dây chuyền bánh Biscuits Anh, dây chuyền mạch nha nhập từ Đài Loan  Giai đoạn (1999 – 2000): Thành lập công ty 16/01/1999, Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hòa với thương hiệu Bibica thành lập từ việc cổ phần hóa ba phân xưởng: bánh, kẹo mạch nha Cơng ty Đường Biên Hồ  Giai đoạn (2000 – 2005): Tăng vốn điều lệ, thành lập nhà máy thứ Hà Nội Từ năm 2000, Công ty phát triển hệ thống phân phối theo mơ hình với chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ thành lập Năm 2002, sản phẩm Chocobella xuất sang thị trường nước như: Nhật Bản, Bangladesh, Singapore…  Giai đoạn (2006 – 2010): Mở rộng lĩnh vực sản xuất, đầu tư nhà máy thứ Bình Dương 4/10/2007, Lễ ký kết Hợp đồng Hợp tác chiến lược Bibica Lotte diễn ra, Bibica chuyển nhượng cho Lotte – Hàn Quốc 30% tồng số cổ phần (khoảng 4,6 triệu cổ phần) 17/1/2007: Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hịa thức đổi tên thành "Cơng Ty Cổ Phần Bibica"  Giai đoạn (2011 – nay): Trở thành công ty sản xuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam Cho tới nay, Công ty CP Bibica người tiêu dùng bình chọn Hàng Việt nam chất lượng cao suốt 20 năm liên tục Sản phẩm trải dài 64 tỉnh thành với 100.000 điểm bán, 120 nhà phân phối, 600 siêu thị/ cửa hàng tiện lợi, thương hiệu Bibica lan rộng 21 quốc gia thuộc châu Á, Âu, Mỹ số khơng ngừng dừng lại MƠ HÌNH CƠNG TY Ghi chú: K.KD: Khối Kỹ Thuật Đầu Tư K.QA: Khối QA K.RD: Khối Nghiên Cứu Phát Triển K.MH: Khối Mua Hàng K.MT: Khối Marketing K.KH: Khối kế hoạch dịch vụ K.HC: Khối Hành chánh nhân K.KT: Khối Tài kế toán K.BH: Khối Bán hàng 10 BAN XK: Ban xuất 11 NM BBC BH: Nhà máy Bibica Biên Hịa 12 CTY BBC MĐ: Cơng ty TNHH MTV Bibica Miền Đông 13 NM BBC HN: Nhà máy Bibica Hà Nội 14 NPP: Nhà phân phối 15 ĐNBH: Đội ngũ bán hàng 16 SHOP: Cửa hàng QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƠNG TIN Trước năm 2003: Từ năm 1992, công ty cổ phần Bánh Kẹo Biên Hòa (Bibica) đầu tư hệ thống máy tính để giảm tải việc lặp lặp lại tính lương, quản lý kho, lập báo cáo Năm 1997, công ty nối mạng (LAN) để dùng chung tài ngun (thơng tin, máy in ) NV phịng ban tự viết lấy chương trình Foxpro, Access riêng biệt Năm 2000, công ty đầu tư 300 triệu đồng thuê đơn vị CNTT khảo sát xây dựng chương trình quản lý gồm phân hệ: Kinh doanh, quản lý vật tư (kho), tài kế tốn, nhân tiền lương kết không thành công Hậu năm 2002 ban điều hành không quản lý hoạt động kinh doanh Bibica thua lỗ, hệ thống không đáp ứng nhu cầu thông tin cho cổ đơng, gây cố tài Bibica đầu năm 2003 Từ năm 2003 đến Năm 2003: Hệ thống mạng nội (LAN) công ty thiết lập với 127 máy tính/162 NV, chiếm 78%, tỷ lệ nối mạng Internet đạt 59% Chương trình COS đóng gói NetSoft trở thành kênh thơng tin thức có hiệu lực pháp lý cơng ty Năm 2004, đầu tư vào hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP 2006, Trao đổi thông tin nội (trong công ty chi nhánh) qua hệ thống Email, COS ERP 2009, Công ty Cổ phần Bibica mua sử dụng phần mềm điện tử M-Office Sở Khoa học Cơng nghệ Đồng Nai Trong ứng dụng M-Office văn phòng điện tử ứng dụng chữ ký điện tử đóng vai trị quan trọng Năm 2012, đầu tư hệ thống quản lý bán hàng DMS (quản lý online) hoàn thiện hệ thống đánh giá cho lực lượng bán hàng nhà phân phối Nâng cấp hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP lên phiên ERP R12 Năm 2014, đầu tư công cụ hỗ trợ bán hàng thiết bị PDA, đầu tư hệ thống an tồn cơng nghệ thơng tin Năm 2015 Áp dụng thành công MFCA sản xuất, kiểm sốt lãng phí sản xuất có hiệu triệt để B NỘI DUNG I HỆ THỐNG THÔNG TIN Phần mềm, phần cứng * PHẦN CỨNG: Năm 2003 năm Bibica cải tổ toàn hệ thống thông tin gồm Email (tự triển khai), website, COS (Company Operation System - Văn phòng điện tử), ERP Hệ thống mạng nội (LAN) công ty thiết lập với 127 máy tính/162 NV * PHẦN MỀM: 1.1 Hệ thống điều hành quản lí doanh nghiệp - COS Hệ thống Quản lý Điều hành Doanh nghiệp – COS (Company Operation System) - Giải pháp quản lý điều hành công việc, sản xuất, kinh doanh điện tử giúp Doanh nghiệp thực hóa mục tiêu xây dựng Văn phịng điện tử khơng giấy tờ 1.2 Phần mềm văn phòng điện tử M-Office Văn phòng Điện tử mOffice phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp, giúp việc truyền tải thông tin đơn vị đồng nhất, nhanh chóng Giúp việc xử lý phê duyệt văn bản, kịp thời, tức thì, tra cứu thơng tin cán bộ, nhân viên, lưu trữ tài liệu, truyền thơng nội SMS; Đảm bảo an tồn, bảo mật giá trị pháp lý với chữ ký số (CA) 3G 1.3 Hệ thống quản lí kênh phân phối DMS Tên đầy đủ “Distributor Management Syst em” Hệ thống quản lý kênh phân phối – Một phần mềm giúp cho doanh nghiệp giám sát tất hoạt động kênh phân phối cách nhanh chóng, tiện lợi liên tục dựa thiết bị di động qua nhận biết sớm giảm trừ rủi ro, tăng suất hoạt động, giảm thiểu nhiều chi phí cho doanh nghiệp, kịp thời điều chỉnh khen thưởng nhân viên thông qua báo cáo tức thời góp phần nâng cao khả quản lý 1.4 MDaemon: Là phần mền quản lý thư điện tử chạy window MDaemon đơn giản dễ cấu hình, giá thành hợp lý lại có nhiều đặc tính cho phép dễ quản lý hệ thống thư điện tử khác thị trường, có giao diện thân thiện với người dùng (sử dụng giao diện đồ hoạ) Được thiết kế sử dụng từ sáu account đến hàng nghìn account (phụ thuộc nhiều yếu tố dung lượng đường truyền, phần cứng server) Hỗ trợ chia sẻ thư mục công cộng, danh sách gửi thư , ứng dụng email Web (WorldClient) , hỗ trợ chia sẻ liệu nhóm (lịch, danh bạ, & Ghi chú) , đồng qua khơng khí thiết bị di động thông qua ActiveSync , CalDAV , BlackBerry Internet Service trình cắm thêm Máy chủ Doanh nghiệp BlakBerry (BES) 1.5 Hệ thống website Dot.net ASP.NET tảng ứng dụng web (web application framework) phát triển cung cấp Microsoft, cho phép người lập trình tạo trang web động, ứng dụng web dịch vụ web, cho phép người lập trình viết mã ASP.NET với ngơn ngữ hỗ trợ bởi.NET language Nguồn nhân lực Năm 1997, công ty nối mạng (LAN) để dùng chung tài nguyên (thông tin, máy in ) Công tác quản lý Bibica lúc đồ sộ, số liệu chứng từ độc lập, riêng lẻ nên lượng nhân viên (NV) nghiệp vụ phịng ban gấp đơi so 2006 Năm 2004, tồn Cơng ty cổ phần Bibica có khoảng 50 nhân viên biết sử dụng vi tính phần mềm thông dụng Word, Excel 2011, cơng ty có 200 nhân viên tác nghiệp thường xuyên ứng dụng mà Bibica đầu tư văn phịng Tổng cơng ty nhà máy, công ty thành viên CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO TRÌNH ĐỘ 2015 0.18% 31.96% 47.35% Trên đại học Lao động phổ thông Đại học 5.55% 14.97% Cao đẳng Trung cấp, CNKT lành nghề Nguồn nhân lực trẻ, động, trình độ cao… Hệ thống mạng LAN, WAN 3.1 Hệ thống mạng LAN Trong công ty Bibica mạng LAN sử dụng để kết nối máy tính văn phịng với giúp chia liệu với cách dễ dàng Tuy nhiên, với đặc thù tính chất khác phòng ban mà tổ chức mạng LAN phịng ban khác nhau, ví dụ như: - Để đảm bảo tính bảo mật, Phịng Nghiên cứu phát triển, phịng kỹ thuật đầu tư khơng phép truy cập vào Internet - Phòng kinh doanh, phòng dịch vụ kết nối Internet để kết nối với bên ngồi Lợi ích Giúp tổ chức, cá nhân quản lý liệu nội bộ, kết nối liên lạc với Kết nối nhanh chóng tất thành viên Truy cập quản lý từ xa Chia sẻ thư mục cơng ty giúp giảm chi phí máy in Quản lý tập trung In ấn tiện lợi, tiết kiệm Truy cập lúc nơi 3.2 Hệ thống mạng WAN Sơ đồ chi nhánh công ty Trụ sở ` Công ty TNHH Nhà máy Bibica Nhà máy Bibica MTVnhánh Bibica Miền Cơng ty Bibica có chi đặt Hà Nội Biên Hịa, Bình Dương, Biên Hịa Đơng Hà Nội Các chi nhánh kết nối với thông qua hệ thống mạng LAN, truy xuất trực tiếp với hệ thống máy chủ đặt trụ sở TP HCM (443 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Quận Tân Bình) Trên hệ thống mạng WAN, chi nhánh địa điểm khác kết nối với máy chủ trung tâm Tất máy tính mạng kết nối với sở liệu trung tâm máy chủ Những liệu máy tính lưu trữ thời gian thực, gửi yêu cầu đến máy chủ lấy báo cáo lúc Lợi ích mạng WAN (mạng diện rộng) không giới hạn Các chi nhánh chia sẻ tài liệu, báo cáo, tìm kiếm sở liệu vài giây nhanh, giám sát chi nhánh nơi khác cách dễ dàng C BỘ ERP - ORACLE E-BUSINESS SUITE SPECIAL EDITION Bibica xem xét phần mềm nước phần mềm nước ngoài, đánh giá chúng dựa khả mà sản phẩm mang lại lực nhà cung cấp giải pháp Sau cân nhắc, Hội đồng Quản trị Bibica định tiến hành dự án với phần mềm Oracle E-Business Suite Special Edition FES triển khai Đây phần mềm mang tính chất tồn cầu, có cấu trúc quản lý đa cấp ngành, thích hợp với quy mô cấu trúc Bibica Giải pháp Oracle hồn tồn đáp ứng tiêu chí chọn lựa phần mềm quản lý Bibica như: khả quản lý đa cấp đa ngành, triển khai nhanh chóng, đảm bảo số liệu tức thời, mức độ tích hợp cao thành phần khác hệ thống ERP, giao diện thân thiện với ngôn ngữ tiếng Việt, đáp ứng tốt hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) báo thuế (VAT) II ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP BIBICA Khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning) hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên tổ chức, doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất chức tổ chức Tổ chức doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi phủ v.v Một phần mềm ERP, tích hợp chức chung tổ chức vào hệ thống Thay phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn ERP gồm tất vào chung gói phần mềm mà chức có liên thơng với Một số phân hệ ERP mà Bibica áp dụng 2.1 Phân hệ Quản lý Bán hàng doanh số (Sales Management) Là phân hệ dùng để: nhập yêu cầu, in hoá đơn, xuất hàng thu tiền ERP Hỗ trợ cho việc quản lý, bao gồm đủ khâu lên kế hoạch, theo dõi, phân tích định Lập quản lý báo giá, đơn hàng Quản lý đầy đủ quy trình bán hàng từ lập báo giá giao hàng xuất hóa đơn Tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, hỗ trợ kết nối máy đọc/in mã vạch, hình cảm ứng, tích hợp thương mại điện tử B2B & B2C Quy trình bán hàng Các chức năng: 10 2.2 Phân hệ quản lí kho (Inventory Management) Trước áp dụng ERP tồn Bibica việc quản lí kho hàng là: 11 - Cách đặt mã muốn đưa hàng hóa, vật tư vào quản lý - Chưa thể nắm bắt thông tin tồn kho lượng giá trị cách xác Phân hệ quản lý kho hàng ERP giúp Bibica giải nhiều vấn đề tồn đọng trước  Bộ mã vật tư, thành phẩm thống toàn hệ thống  Số liệu tồn kho thể tức thời phát sinh thực tế  Giảm vật tư tồn kho, đặc biệt nhận biết hàng tồn kho lâu để có hướng xử lý http://vinabac.com/node/88 giải pháp 3S ERP 2.3 Phân hệ Kế tốn & Tài (Finance & Accounting Management) Phương pháp kế tốn áp dụng cơng ty là:  Nhập số liệu hàng ngày  In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Sau sử dụng phần mềm kế tốn:  Cơng việc kế tốn trở nên dễ dàng hơn: giao diện đẹp, dễ sử dụng đầy đủ tính Tải FULL (file word 24 trang): bit.ly/2Ywib4t Dự phòng: fb.com/KhoTaiLieuAZ  Dễ dàng quản lý hoạt động tài nơi  Tiết kiệm thời gian chi phí http://www.itgvietnam.com/san-pham/3s-erp/quy-trinh-quan-ly-tai-chinh-ke-toan/ 12 2.4 Phân hệ quản lý Mua hàng (Purchase Management) Bibica áp dụng ERP phân hệ mua hàng từ mua hàng đến toán bao gồm chức như: quản lí yêu cầu mua hàng, quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, tốn hạch tốn kế tốn nghiệp vụ mua hàng tốn Quy trình cho phép Bibica quản lý nghiệp vụ mua hàng cách xuyên suốt từ xuất phát yêu cầu mua hàng nhận hàng toán Yêu cầu mua hàng: Quản lí đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: Quản lí việc theo dõi nhận hàng: Quản lí hóa đơn: Thanh tốn: Hạch tốn kế toán: Tải FULL (file word 24 trang): bit.ly/2Ywib4t Dự phòng: fb.com/KhoTaiLieuAZ http://www.itgvietnam.com/san-pham/3s-erp/quy-trinh-quan-ly-mua-hang-cungung/ Mua hàng 2.5 Phân hệ sản xuất (MRP) Các phân hệ phân hệ quản trị sản xuất tích hợp chặt chẽ mô tả sau: 13 4751622 14 ... pháp lý công ty Năm 2004, đầu tư vào hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP 2006, Trao đổi thông tin nội (trong công ty chi nhánh) qua hệ thống Email, COS ERP 2009, Công ty Cổ phần Bibica. .. phần khác hệ thống ERP, giao diện thân thiện với ngôn ngữ tiếng Việt, đáp ứng tốt hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) báo thuế (VAT) II ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP BIBICA Khái niệm ERP (Enterprise... mục công ty giúp giảm chi phí máy in Quản lý tập trung In ấn tiện lợi, tiết kiệm Truy cập lúc nơi 3.2 Hệ thống mạng WAN Sơ đồ chi nhánh công ty Trụ sở ` Công ty TNHH Nhà máy Bibica Nhà máy Bibica