Báo cáo Khoa học ĐỘC QUYỀN (Word): Xây dựng hệ thống quản lý đào tạo sử dụng giải pháp OpenERP

Dịch vụ thành lập Thay đổi Giấy phép kinh doanh cty Việt Nam cty vốn FDI Tuyển Cộng tác viên (CK 15% gói Dịch vụ) 0899315716 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1 Sơ đồ tổ chức khoa CNTT 11 Hình 2 Lược đồ use case với actor là giáo vụ và sinh viên 21 Hình 3 Lược đồ use case với actor là giảng viên, tổ trưởng và BCN khoa 22 Hình 4 Mối quan hệ giữa chuẩn đầu ra và môn học 25 Hình 5 Quy trình tra cứu thông tin đào tạo 26 Hình 6 Quy trình xủ lý yêu cầu học vụ của sinh viên 30 Hình 7 Quy trình xử lý yêu cầu học vụ của giảng viên 32 Hình 8 Quy trình theo dõi tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên 36 Hình 9 Quy trình phân công giảng dạy của tổ trưởng 38 Hình 10 Kiến trúc của Odoo 40 Hình 11 Cấu trúc Odoo 41 Hình 12 Giao diện của mail.thread được nhúng vào form 45 Hình 13 Màn hình xác lập cấu hình (configuration) của module project 48 Hình 14 Lược đồ thực thể quan hệ của module Project Odoo 8.0 49 Hình 15 Sơ đồ phân loại các đối tác của hệ thống 51 Hình 16 Lược đồ thực thể kết hợp giữa các bảng về nhân sự 54 Hình 17 Thanh thực đơn chính của hệ thống 55 Hình 18 Cấu trúc thư mục của hệ thống FIT 56 Hình 19 Thực đơn Thông Tin Chung 58 Hình 20 Cấu trúc folder của module fm_core 61 Hình 21 Các file py trong folder model của module fm_class_management 64 Hình 22 Thực đơn Đào tạo 65 Hình 23 Quan hệ giữa các chuẩn đầu ra cấp 1, 2 và 3 65 Hình 24 Màn hình ma trận tích hợp giữa chuẩn đầu ra ngành và môn học 71 Hình 25 Lược đồ quan hệ thực thể phân hệ Đào tạo 72 Hình 26 Thực đơn Sinh viên 73 Hình 27 Cấu trúc bảng RequestType 74 Hình 28 Cấu trúc bảng request 75 Hình 29 Màn hình yêu cầu học vụ của sinh viên 76 Hình 30 Đơn xin chấm phúc khảo theo yêu cầu của sinh viên 77 Hình 31Cấu trúc bảng Assignment 78 Hình 32 Cấu trúc bảng assignmentSemester 79 Hình 33 Cấu trúc bảng Semester 79 Hình 34 Cấu trúc bảng AssignmentGroup 80 Hình 35 Lược đồ thực thể quan hệ của phân hệ sinh viên 81 Hình 36 Màn hình đăng ký đồ án tự động thông báo cho sinh viên được mời và GVHD 82 Hình 37 Màn hình Kanban hiển thị các nhiệm vụ của nhóm 83 Hình 38 Thực đơn Giảng viên 83 Hình 39 Lược đồ thực thể kết hợp về thông tin cá nhân của giảng viên 87 Hình 40 Màn hình thông tin giảng viên 87 Hình 41 Màn hình khai báo dự án mới 89 Hình 42 Màn hình minh họa danh mục các đề tài của một giảng viên 90 Hình 43 Màn hình Thông tin chi tiết đề tài của giảng viên và các đối tượng có liên quan (Followers) 90 Hình 44 Màn hình Thông tin đề tài học kỳ hiện tại với tình trạng đăng ký của các nhóm sinh viên 92 Hình 45 Màn hình yêu cầu học vụ của giảng viên 94 Hình 46 Màn hình quản lý công việc cá nhân của giảng viên 95 Hình 47 Màn hình xem và tạo lịch giảng dạy của giảng viên 95 Hình 48 Màn hình list view hiển thị danh mục các yêu cầu học vụ của sinh viên ..................................................................................................................... 96 Hình 49 Màn hình xử lý yêu cầu học vụ của giáo vụ khoa 97 Hình 50 Màn hình danh sách sinh viên 97 Hình 51 Thực đơn Tổ trưởng 98 Hình 52 Lược đồ thực thể kết hợp liên quan đến phân công giảng dạy 99 Hình 53 Màn hình phân công giảng viên lớp lý thuyết 99 Hình 54 Màn hình phân công giảng viên lớp thực hành 100 Hình 55 Màn hình dashboard thống kê số tiết giảng dạy 100 Hình 56 Màn hình phê duyệt danh mục đề tài của giảng viên trong bộ môn 101 Hình 57 Màn hình phê duyệt danh mục đề tài học kỳ hiện tại của tổ trưởng 101 Hình 58 Thực đơn Trưởng khoa 102 Hình 59 Màn hình dashboard của Trưởng khoa chứa các thống kê chung 103 MỤC LỤC I. ĐẶT VẤN ĐỀ 9 II. PHẠM VI ĐỀ TÀI 9 III. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 10 III.1. Quy mô tổ chức 10 III.2. Công tác quản lý đào tạo 11 III.2.1. Chương trình khung 12 III.2.2. Danh mục môn học 12 III.3. Mô tả công việc 13 III.3.1. Công việc của giáo vụ khoa 13 III.3.2. Công việc của giảng viên 14 III.3.3. Công việc của tổ trưởng 16 III.3.4. Công việc của ban chủ nhiệm khoa 18 III.4. Đánh giá hiện trạng 18 IV. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 19 IV.1. Phân loại người dùng 19 IV.2. Quy trình nghiệp vụ 23 IV.2.1. Chương trình khung và chuẩn đầu ra của ngành 23 IV.2.2. Yêu cầu học vụ của sinh viên 27 IV.2.3. Yêu cầu học vụ của giảng viên 31 IV.2.4. Theo dõi tiến độ thực hiện đồ án tốt nghiệp của sinh viên 33 IV.2.5. Giai đoạn thực hiện đồ án: 33 IV.2.6. Phân công giảng dạy của tổ trưởng 37 IV.2.7. Quản lý công tác chuyên môn 39 V. GIỚI THIỆU ODOO 39 VI. PHÂN TÍCH GAP GIỮA HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG CỦA ODOO ............................................................................................................................. 41 VI.1. Social Networking module 44 VI.2. Project Module 46 VI.3. Human resource module 50 VII. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 54 VII.1. Cấu trúc chung của hệ thống 54 VII.2. Phân hệ Thông Tin Chung 58 VII.3. Phân hệ Đào tạo 65 VII.3.1. Chuẩn đầu ra 65 VII.3.2. Chương trình khung 67 VII.3.3. Môn học 68 VII.4. Phân hệ Sinh viên 73 VII.4.1. Yêu cầu học vụ 74 VII.4.2. Đăng ký đồ án tốt nghiệp 77 VII.4.3. Nhận việc và báo cáo tiến độ thực hiện đồ án 82 VII.5. Phân hệ Giảng viên 83 VII.5.1. Lý lịch khoa học 84 VII.5.2. Cập nhật danh mục đê tài đồ án sinh viên 87 VII.5.3. Duyệt và theo dõi danh mục đề tài trong học kỳ hiện tại 91 VII.5.4. Theo dõi tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên 92 VII.5.5. Yêu cầu học vụ của giảng viên 92 VII.5.6. Quản lý lịch giảng dạy 94 VII.6. Phân hệ Giáo vụ khoa 95 VII.6.1. Xử lý yêu cầu học vụ 96 VII.6.2. Cập nhật dữ liệu năm học mới 97 VII.7. Phân hệ Tổ trưởng 98 VII.7.1. Phân công giảng dạy 98 VII.7.2. Duyệt danh mục đề tài của giảng viên 101 VII.7.3. Quản lý công việc bộ môn 102 VII.8. Phân hệ Trưởng khoa 102 VII.9. Phân quyền người dùng 103 VIII. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 106 VIII.1. Kinh nghiệm triển khai ERP 106 VIII.1.1. Phía đối tác triển khai 106 VIII.1.2. Phía đối tác người dùng 107 VIII.2. Mức độ phù hợp 108 VIII.3. Kiến nghị 108 IX. TÀI LIỆU THAM KHẢO 109 I. ĐẶT VẤN ĐỀ Mong muốn cải thiện môi trường sinh hoạt hoc tập giảng dạy và quản lý hiệu quả các hoạt động đào tạo là một mục tiêu chung của các trường đại học. Việc xây dựng một hệ thống quản lý tự động hoạt động đào tạo luôn là yêu cầu cấp bách và hoàn toàn có thể khả thi. Nhưng mục tiêu của đề tài này không hướng đến việc phát triển xây dựng mới hệ thống này, mà muốn thử nghiệm việc triển khai ERP vào môi trường đại học liệu có khả thi và thực sự mang lại hiệu quả hay không? ERP có cho phép các cá nhân trong cộng đồng trường học tương tác liền mạch nhau, có cung cấp dịch vụ giáo dục tốt nhất không? Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP –phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, kết nối mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp với nhau để tổ chức điều hành nhằm khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp – trước nay chỉ tập trung vào các tập đoàn công ty lớn chuyên về nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh. Ngày nay ERP thực sự là xu hướng quản trị doanh nghiệp hiện đại, ERP đã chứng tỏ được thế mạnh của mình và được triển khai rộng khắp, không chỉ dừng lại ở các tập đoàn tổ chức lớn mà đã triển khai thành công cho nhiều tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cộng đồng ERP mã nguồn mở ra đã mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp có điều kiện tiếp cận và sử dụng hệ thống này. ERP hiện cũng đã được triển khai tại một số ít trường học trên thế giới, và chưa thật sự được chú trọng nhiều đến trong các trường đại học. Riêng tại Việt Nam, một số công ty phần mềm đã chào hàng một số sản phẩm ERP dành cho trường đại học và cao đẳng như gERP.Edu của Gsoft, IMC.EDU của phanmemerp.net,… nhưng cũng chưa thực sự thu hút sự quan tâm của các trường học nói chung và đại học nói riêng II. PHẠM VI ĐỀ TÀI Phạm vi của đề tài là chỉ tập trung vào triển khai thử nghiệm ERP vào việc quản lý các hoạt động đào tạo của khoa CNTT. Vì khoa CNTT một đơn vị trong guồng máy chung của một trường có quy mô tương đối lớn, nên mọi hoạt động của khoa đều gắn liền với mọi hoạt động chung của toàn trường. Hệ thống đào tạo Education của trường đã được sử dụng khá hiệu quả nhiều năm qua, nên đề tài sẽ không triển khai chức năng quản lý đào tạo đã có mà sẽ kế thừa kết quả từ hệ thống này như dữ liệu đầu vào cho nghiệp vụ quản lý hoạt động đào tạo nội bộ tại khoa. Chính thuận lợi là có sẵn một hệ thống quản lý đào tạo chung của toàn trường này cũng là bất lợi lớn cho việc triển khai ERP vào quản lý hoạt động đào tạo của khoa. Hệ thống thử nghiệm này bị phụ thuộc khá nhiều vào hệ thống chung. Mục tiêu chính của đề tài là thử nghiệm và đánh giá việc triển khai ERP vào công tác quản lý hoạt động đào tạo tại khoa. Việc triển khai này không chỉ đơn thuần là cài đặt, tùy biến các module của ERP, mà cần đánh giá quy trình họat động và đề xuất chuẩn hóa quy trình nếu cần. III. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG III.1. Quy mô tổ chức Khoa Công nghệ thông tin (CNTT) được hình thành từ năm 1996, tính đến thời điểm này khóa mới đang được đào tạo là khóa 12 với quy mô là trên 500 sinh viên với 4 ngành đào tạo chính là Khoa Học Máy Tính, Công Nghệ Thông Tin, Kỹ Thuật Phần Mềm và Hệ Thống Thông Tin. Tổng số sinh viên hiện đang theo học tại khoa là trên 1500 người. Lực lượng giảng viên của khoa khá đông đảo gồm 70 giảng viên, được tổ chức thành 4 bộ môn, mỗi bộ môn quản lý một ngành đào tạo tương ứng. Sơ đồ tổ chức của khoa như sau: Hình 1 Sơ đồ tổ chức khoa CNTT III.2. Công tác quản lý đào tạo Hiện tại khoa đang có một website là kênh cung cấp thông tin chính thức chung cho cả sinh viên và giảng viên trong khoa. Lịch công tác hàng tuần của khoa khá hiệu quả, phản ánh được hoạt động của bộ môn và ban chủ nhiệm khoa. Các khoa và phòng đào tạo trong toàn trường hiện đang sử dụng các phần mềm chung sau để quản lý chương trình đào tạo và quản lý kế hoạch đào tạohọc vụ: Phần mềm Education: dành cho BCN khoa, giáo vụ, toàn thể giảng viên với các phân quyền sử dụng khác nhau. Từ kế hoạch đào tạo hàng năm do tổ trưởng BM đề xuất và BCN khoa phê duyệt, giáo vụ khoa sẽ nhập kế hoạch vào phần mềm Education bao gồm phân công giảng viên theo danh sách các lớp học phần, lập thời khóa biểu, lên lịch coi thi giữa kỳ, cuối kỳ. Cũng từ phân mềm này, giảng viên có thể nhập điểm danh, nhập điểm, in danh sách lớp; Ban chủ nhiệm khoa có thể theo dõi tình hình đăng ký học phần, xem thống kê tình hình học tập trong mỗi học kỳ. Phần mềm CMS: chỉ dành cho BCN khoa và các tổ trưởng. Phần mềm cho phép tổ trưởng nhập hay điều chỉnh chương trình đào tạo mỗi ngành và đề cương chi tiết môn học. Phần mềm này cho phép in niên giám, in đề cương chi tiết. Cũng chính từ phần mềm này, chương trình đào tạo được xuất và nhập vào phần mềm education. Ngoài hai phần mềm trên, khoa chưa có hệ thống quản lý nào khác, mọi hoạt động đào tạo của khoa đều được mỗi thành viên trong khoa lưu trữ một cách cá nhân. Do đó việc theo dõi đánh giá định lượng hiệu quả làm việc của giảng viên không chính xác do dữ liệu thu thập được thường không đầy đủ. Mỗi ngành đều đã có chuẩn đầu ra (learning outcome), chương trình khung (cirriculum) và đề cương chi tiết môn học. Với đặc thù của ngành công nghệ thông tin luôn cập nhật và đổi mới liên tục, các chương trình đào tạo buộc phải được điều chỉnh cải tiến qua từng năm. Niên giám đào tạo của mỗi khóa đều có sự thay đổi, dẫn đến một số bất cập sau: Nhiều môn học cùng mã môn nhưng số tín chỉ thay đổi, một số môn học của khóa trước nay không còn phù hợp nên không còn thuộc chương trình khung của khóa sau... III.2.1. Chương trình khung Chương trình khung của mỗi ngành được tổ chức theo từng học kỳ. Các môn học được phân bổ vào mỗi học kỳ với số tín chỉ không được vượt quá quy định (tối đa 23 tín chỉ). Các môn học phải tuân theo điều kiện tiên quyết và môn học trước. Một số môn học là bắt buộc và 1 số môn là tùy chọn. Một môn học có thể thuộc về 1 hay nhiều chuyên ngành khác nhau. III.2.2. Danh mục môn học Mỗi ngành có nhiều môn học khác nhau, một số môn chung cho tất cả ngành và một số môn riêng cho mỗi ngành. Các đặc trưng chung cho mỗi môn học bao gồm: Loại môn học Đơn vị chủ quản và giảng viên phụ trách Đáp ứng chuẩn đầu ra nào của ngành Phân bổ vào học kỳ nào của mỗi chuyên ngành Là môn bắt buộc hay tùy chọn Điều kiện tiên quyết của môn học ( đáp ứng theo mức độ hoạt động của chuẩn đầu ra) Nội dung giảng dạy bao gồm: tên textbook, tài liệu tham khảo và các chương Danh sách giảng viên tham gia giảng dạy Các môn học thuộc loại khoa học cơ bản thường do các khoa khác chủ quản. Các môn học chuyên ngành do các bộ môn của khoa chủ quản. Mỗi môn học chuyên ngành đều có 1 giảng viên làm trưởng nhóm phụ trách chung và một số giảng viên của khoa tham gia giảng dạy. III.3. Mô tả công việc Các đối tượng chính của khoa là sinh viên, giảng viên, giáo vụ, tổ trưởng và BCN khoa. Mỗi loại đối tượng có nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau. III.3.1. Công việc của giáo vụ khoa Khoa CNTT có 2 giáo vụ khoa. Mỗi giáo vu khoa phụ trách các mảng công việc khác nhau. Một giáo vụ chuyên xử lý các việc liên quan đến sinh viên, và một giáo vụ chuyên xử lý các việc liên quan đến đào tạo. Các công việc chính của giáo vụ khoa phụ trách công tác sinh viên bao gồm: Tiếp xúc sinh viên hàng ngày Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu về học vụ của sinh viên Hỗ trợ, tư vấn khi sinh viên gặp vấn đề khó khăn về học vụ như không đăng ký được học phần, đăng ký muộn, không gặp được giảng viên hướng dẫn,.. Quản lý việc cấp bằng tôt nghiệp của sinh viên TT YÊU CẦU HỌC VỤ XỬ LÝ CỦA GIÁO VỤ 1 Cấp bảng điểm SV đăng ký với Giáo vụ Giáo vụ in bảng điểm Giáo vụ chuyển bảng điểm cho BCN Khoa ký tên Hẹn SV trả bảng điểm (tối đa 2 ngày làm việc) 2 Chuyển ngành, chuyển SV nộp đơn cho Giáo vụ (theo mẫu nhà trường) bậc Giáo vụ cho lịch hẹn tư vấn (tối đa 2 ngày làm việc) SV gặp TK để được duyệt (tối đa 3 ngày làm việc kể từ ngày tư vấn) 3 Các yêu cầu khác của SV Nếu cần xét duyệt của BCN Khoa: SV nộp đơn cho Giáo vụ (theo mẫu nhà trường của Khoa CNTT) Giáo vụ kiểm tra ký nháy Giáo vụ chuyển đơn cho BCN Khoa duyệt Hẹn SV trả kết quả (tối đa 3 ngày làm việc) Bảng 1 Quy trình giáo vụ khoa xử lý yêu cầu học vụ của sinh viên Các công việc chính của giáo vụ khoa phụ trách công tác đào tạo bao gồm: Xuất danh sách lớp học phần trong học kỳ mới từ phần mềm Education Nhập danh sách giảng viên được phân công giảng dạy trong mỗi học kỳ Xếp thời khóa biểu, phân phòng thực hành Điều chỉnh lịch phân công Xếp lịch thi giữa kỳ, cuối kỳ Báo bù, báo nghỉ cho giảng viên. Báo kết thúc môn. Quản lý bảng điểm: nhận bảng điểm từ giảng viên, ghi nhận, scan và lưu trữ. Các công việc liên quan đến học vụ của giáo vụ khoa hầu hết đều có thể được xử lý và hỗ trợ bởi phần mềm Education của trường. Riêng công việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu học vụ của sinh viên và giảng viên vẫn được xử lý thủ công. Quy trình chung để xử lý yêu cầu học vụ của sinh viên như sau: khi có yêu cầu học vụ như in bảng điểm, hủy điểm, đăng ký học cải thiện điểm,.. sinh viên phải đến văn phòng khoa, điền yêu cầu và thông tin có liên quan vào sổ; Giáo vụ khoa tùy theo loại yêu cầu học vụ, có yêu cầu được xử lý ngay, có yêu cầu cần được ban chủ nhiệm khoa phê duyệt và sinh viên sẽ được hẹn quay lại nhận kết quả, thường sau 23 ngày. III.3.2. Công việc của giảng viên Các công việc chính giảng viên bao gồm:  Giảng dạy: Thực hiện việc giảng dạy theo lịch giảng dạy đã lập. Trong mỗi học kỳ, giảng viên có thể dạy 1 số lớp, vừa lý thuyết vừa thực hành. Thực hiện các yêu cầu học vụ: báo nghỉ, báo bù, chuyển lớp, điều chỉnh lịch coi thi, … Hướng dẫn sinh viên làm đồ án tốt nghiệp và thực tập tốt nghiệp.  Tổ chức và tham gia sự kiện môn học: đề xuất, lập kế hoạch, góp ý  Công tác nghiên cứu khoa học  Thực hiện nhiệm vụ của Bộ môn và của khoa phân công. Đầu mỗi học kỳ, giảng viên phải lập lịch giảng dạy bằng mẫu file Excel, in và trình cho tổ trưởng phê duyệt để bổ sung vào hồ sơ bộ môn. Trong quá trình giảng dạy, giảng viên phải bảo đảm đủ thời lượng giảng dạy, thường là 1516 tuần cho mỗi học kỳ. Giảng viên có thể báo nghỉ, báo bù cho giáo vụ khoa bằng cách đăng ký vào sổ báo nghỉ hoặc sổ báo bù tại văn phòng khoa hay gửi email. Giảng viên cũng có thể có các yêu cầu học vụ khác như điều chỉnh giờ dạy, lịch coi thi. Các yêu cầu này sẽ được giáo vụ khoa xử lý thông qua phần mềm Education. Mỗi bộ môn chịu trách nhiệm quản lý và phát triển một ngành đào tạo, các môn học chuyên ngành do trưởng nhóm giảng viên phụ trách. Nhiệm vụ của trưởng nhóm môn học là quản lý đề cương, tài nguyên, danh sách giảng viên của môn học và tổ chức sinh hoạt chuyên môn. Các giảng viên thuộc nhóm môn học cũng có thể chủ động tổ chức seminar để trình bày các công nghệ, kiến thức mới liên quan đến môn học. Một giảng viên có thể tham gia vào nhiều nhóm môn học khác nhau. Tổ trưởng căn cứ vào chuyên môn, năng lực và sự đóng góp của giảng viên trong nhóm môn học để phân công giảng dạy cho giảng viên. Ngoài giảng dạy chính thức trên lớp, giảng viên còn tham gia công tác hướng dẫn đồ án cho sinh viên. Từ khóa 1 đến khóa 9, mỗi sinh viên phải làm 3 đồ án: đồ án học phần 1, đồ án học phần 2, và đồ án tốt nghiệp. Số lượng các nhóm sinh viên đăng ký làm đồ án tương đối lớn, trung bình mỗi giảng viên phải hướng dẫn từ 5 đến 10 nhóm, có lúc một giảng viên phải hướng dẫn đến 15 nhóm. Nhưng từ khóa 10 trở đi, sinh viên chỉ còn làm chính thức một đồ án tốt nghiệp, hai đồ án học phần được thực hiện thông qua hai môn học dạng chuyên đề. Để chuẩn bị đề tài cho sinh viên, mỗi giảng viên cần phải cập nhật hoặc bổ sung đề tài mới vào danh mục đề tài của mình. Mỗi đề tài cần được mô tả đây đủ chủ đề của đề tài, yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của sinh viên. Tổ trưởng sẽ xét duyệt và công bố đề tài cho sinh viên qua website của khoa. Sau khi đăng ký học phần đồ án tốt nghiệp, sinh viên sẽ được quyền chọn đề tài từ danh mục đề tài trên website của khoa, mỗi nhóm chỉ được từ 1 đến 2 sinh viên. Giảng viên của đề tài có thế chấp nhận hoặc từ chối hướng dẫn các nhóm sinh viên. Website khoa có hỗ trợ tổ trưởng theo dõi tình hình đăng ký, số lượng nhóm sinh viên của mỗi giảng viên trong bộ môn. Giảng viên có thể nhận việc được phân từ tổ trưởng hay BCN khoa, thường trực tiếp hay thông qua email, nhưng không có ghi nhận chính thức nào. Các công việc giảng viên thường được giao là: tham dự seminar, hội họp, thuyết trình, báo cáo trong nội bộ khoa hay bên ngoài, đi công tác,.. Khi giảng viên kết thúc công việc, giảng viên có thể báo cáo trực tiếp hay qua email cho tổ trưởng, ban chủ nhiệm khoa. III.3.3. Công việc của tổ trưởng Các công việc chính của tổ trưởng là phân công giảng dạy của giảng viên, quản lý công tác chuyên môn của bộ môn. Quy trình phân công giảng dạy trong năm học mới như sau: Dựa vào danh sách lớp học phần lý thuyết được giáo vụ khoa nhập vào từ phần mềm Education, tổ trưởng sẽ phân công giảng viên cho các môn học thuộc Bộ môn chủ quản và chỉ được phân môn cho các giảng viên thuộc nhóm môn học. Các giảng viên trong 1 nhóm môn học không nhất thiết phải cùng 1 bộ môn. Hệ thống sẽ hỗ trợ danh sách giảng viên của nhóm môn học, thống kê tổng số tiết được phân cho mỗi giảng viên để tổ trưởng có thể điều tiết tăng giảm số tiết giữa các giảng viên tránh tình trạng thừa thiếu quá nhiều cho một giảng viên nào đó. Danh sách lớp HP cho học kỳ mới chỉ có lớp lý thuyết. Khi phân công giảng dạy, nếu là môn học có thực hành thì căn cứ theo sĩ số lớp, tổ trưởng sẽ bổ sung thêm các nhóm thực hành và phân công cả giảng viên thực hành. Mỗi nhóm thực hành là từ 15 35 sinh viên. Tổng số tiết thực giảng dựa theo hệ số quy đổi giữa tiết lý thuyết và thực hành, hệ số miễn giảm chức vụ, đi học hay làm nhiệm vụ đặc biệt như sau: Loại tiết Loại lớp Chính quy Tiên tiến Lý thuyết 1 tiết 1.5 tiết Thực hành 0.66 1 tiết Bảng 2 Bảng hệ số quy đồi các loại tiết Một số giảng viên được miễn giảm với các hệ số miễn giảm như sau: Loại miễn giảm Số tiết miễn giảmnăm học Trưởng khoa 70%360 = 252 Phó khoa 30% 360= 108 Tổ trưởng 20% 360 = 72 NCS 150 Luyện thi Olympic 150 Thai sản 180 Bảng 3 Bảng hệ số miễn giảm Loại miễn giảm này không cố định, mà được xét theo năm. Một trong các công tác quản lý công tác chuyên môn của bộ môn là quản lý quá trình thực hiện đồ án tốt nghiệp của sinh viên. Quy trình quản lý đồ án của tổ trưởng bao gồm việc yêu cầu giảng viên cập nhật đề tài, theo dõi duyệt đề tài, công bố đề tài, xử lý các bất thường trong quá trình sinh viên thực hiện đề tài, phân công phản biện, xử lý điểm lệch. Website của khoa hiện đã hỗ trợ hầu hết quy trình này ngoại trừ việc theo dõi quá trình thực hiện và xử lý bất thường. III.3.4. Công việc của ban chủ nhiệm khoa Để điều hành mọi công tác chung của khoa, Trưởng khoa thường họp giao ban với các tổ trưởng hàng tuần. Nội dung buổi họp thường được Trưởng khoa và tổ trưởng lưu trữ cá nhân. Các tổ trưởng thường báo cáo lại công việc của Bộ môn, Trưởng khoa triển khai công tác tuần. BCN khoa thường tổ chức họp định kỳ cả khoa mỗi tháng một lần. Biên bản họp và danh sách giảng viên tham gia được lưu trữ vào hồ sơ của khoa. Là một khoa tương đối lớn, khoa có rất nhiều công tác từ chuyên môn đến các hoạt động và phong trào của trường, đoàn thể, tổ chức bên ngoài. Việc lưu trữ hồ sơ, kết quả công việc đã được toàn bộ giảng viên và giáo vụ khoa lưu trữ một cách hệ thống bằng bản cứng và bằng file. Tuy nhiên, nhật ký công việc chung và hiệu quả công việc chưa thực hiện được III.4. Đánh giá hiện trạng Hiện tại, việc theo dõi và quản lý công tác giảng dạy của giảng viên trong Bộ môn được tổ trưởng thực hiện hoàn toàn thủ công. Do đó, việc đánh giá định lượng hiệu quả công việc giảng viên thường không chính xác và khó thuyết phục sự đồng thuận của tập thể. Việc báo cáo kết quả thực hiện của tổ trưởng cho BCN khoa hay việc triển khai công việc xuống cấp dưới của BCN khoa hiện tại cũng thực hiện thông qua các cuộc họp giao ban hoặc email. Việc theo dõi tìm kiếm thông tin và kết quả triển khai thường gặp nhiều khó khăn và không liên tục. Để công tác quản lý đào tạo của khoa hiệu quả hơn, khoa cần 1 hệ thống thông tin hỗ trợ việc tra cứu, trao đổi và quản lý thông tin tự động, dành cho tất cả đối tượng người dùng có liên quan từ sinh viên, giáo vụ, giảng viên, tổ trưởng và BCN khoa. Một trong những giải pháp mà đề tài này hướng tới là thử nghiệm việc triển khai ERP vào môi trường đại học để có thể đánh giá chính xác hơn về tính khả thi của giải pháp này. IV. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG IV.1. Phân loại người dùng Hệ thống quản lý hoạt động đào tạo dành cho tất cả các đối tượng trực thuộc khoa bao gồm sinh viên, giáo vụ khoa, giảng viên, tổ trưởng và ban chủ nhiệm khoa. Qua mô tả công việc trong báo cáo chuyên đề “phân tích công tác quản lý đào tạo tại khoa công nghệ thông tin”, mỗi đối tượng đều có chức năng và quyền hạn riêng. Đối với sinh viên Tra cứu chương trình khung, đề cương môn học Gửi các yêu cầu học vụ Đăng ký và thực hiện theo lịch trình làm đồ án do GVHD quy định Tham gia đánh giá môn học theo yêu cầu của khoa Đối với giảng viên Quản lý các hoạt động giảng dạy và sinh hoạt chuyên môn của giảng viên Tra cứu chương trình khung, đề cương môn học, các sinh hoạt chuyên môn Nhận nhiệm vụ và báo cáo kết quả cho tổ trưởng và BCN khoa Đối với giáo vụ khoa Thực hiện các yêu cầu học vụ từ sinh viên và giảng viên Thực hiện các yêu cầu hỗ trợ giảng viên trong công tác đào tạo như nhập danh sách sinh viên, danh sách lớp học phần, danh sách coi thi… Đối với tổ trưởng Quản lý chương trình đào tạo của các ngành bao gồm chuẩn đầu ra, chương trình khung, danh mục môn học Quản lý công tác của bộ môn như phân công giảng dạy, quản lý tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên, tổ chức seminar,.. Đối với BCN khoa Thông báo, phân công và kiểm tra công việc chung của giảng viên Quản lý công tác chung của khoa như họp giao ban, triển khai công tác của trường, phân công công việc cho tổ trưởng Xem thống kê báo cáo dạng dashboard Thông qua các hoạt động của sinh viên, giáo vụ, giảng viên, hệ thống sẽ ghi nhận, tổng hợp để đánh giá thái độ và mức độ hoàn thành công việc của mỗi người. Hệ thống cũng hổ trợ người dùng trong việc thông kê tổng hợp báo cáo nhiều chiều theo yêu cầu người dùng như ma trận tích hợp chuẩn đầu ra và môn học, thống kê hiệu quả công việc của giáo vụ và giảng viên … Hình 2 Lược đồ use case với actor là giáo vụ và sinh viên Hình 3 Lược đồ use case với actor là giảng viên, tổ trưởng và BCN khoa IV.2. Quy trình nghiệp vụ Các quy trình nghiệp vụ tương ứng với các hoạt động quản lý đào tạo tại khoa bao gồm: Tra cứu chương trình khung và chuẩn đầu ra ngành Yêu cầu học vụ của sinh viên Yêu cầu học vụ của giảng viên Theo dõi tiến độ thực hiện đồ án tốt nghiệp của sinh viên Phân công giảng dạy Quản lý công tác chuyên môn Thống kê báo cáo Các quy trình nghiệp vụ đề xuất sẽ được thực thi trong hệ thống với mục tiêu cung cấp dịch vụ thuận tiện cho người dùng, tạo sự tương tác hai chiều liền mạch, và ghi nhận tự động quá trình thực hiện để làm cơ sở đánh giá hiệu quả công việc. IV.2.1. Chương trình khung và chuẩn đầu ra của ngành Hiện tại khoa CNTT đang đào tạo 4 ngành chính: Khoa học máy tính (CS) Công nghệ thông tin (IT) Hệ Thống Thông tin (IS) Kỹ Thuật phần mềm (SE) Mỗi ngành đều có chuẩn đầu ra (learning outcome), chương trình khung (curriculum) và đề cương chi tiết môn học. Mỗi chuẩn đầu ra được phân thành 3 cấp. Cấp 3 được ánh xạ trực tiếp với các môn học và được đánh giá theo 3 mức độ hoạt động: ITU (Introduce – Teach – Use) Mỗi ngành có nhiều môn học khác nhau với tổng số tín chỉ là 142. Một số môn học cơ sở của ngành là môn chung cho bốn ngành. Các đặc trưng chung cho mỗi môn học bao gồm: Loại môn học Đơn vị chủ quản và giảng viên phụ trách Đáp ứng chuẩn đầu ra nào của ngành Phân bổ vào học kỳ nào của mỗi chuyên ngành Là môn bắt buộc hay tùy chọn Điều kiện tiên quyết của môn học ( đáp ứng theo mức độ hoạt động của chuẩn đầu ra) Các môn học thuộc loại khoa học cơ bản thường do các khoa khác chủ quản. Các môn học chuyên ngành do các bộ môn của khoa chủ quản. Mỗi môn học đều có 1 giảng viên làm trưởng nhóm phụ trách chung và một số giảng viên tham gia giảng dạy. Chương trình khung của mỗi chuyên ngành được tổ chức theo từng học kỳ. Các môn học được phân bổ vào mỗi học kỳ với số tín chỉ không được vượt quá quy định (tối đa 23 tín chỉ). Các môn học phải tuân theo điều kiện tiên quyết và môn học trước. Một số môn học là bắt buộc và 1 số môn là tùy chọn. Mối tương quan giữa chuẩn đầu ra ngành và các môn học là mối quan hệ nhiều nhiều. Việc xây dựng ma trận tương quan này là cần thiết để xác định được chuẩn đâu ra đã phủ hết các môn học chưa và môn học nào đáp ứng chuẩn đầu ra nào. Hình 4 Mối quan hệ giữa chuẩn đầu ra và môn học Hệ thống sẽ hỗ trợ người dùng tra cứu các chuẩn đầu ra, chương trình khung của các khóa 10 và 11 của sinh viên. QUY TRÌNH TRA CỨU CHUẨN ĐẦU RA No Đã đăng nhập vào hệ thống? No Yes Bắt đầu Muốn xem ngành No khác Muốn xem chuẩn đầu ra cấp 1 khác No Muốn xem chuẩn đầu ra cấp 2 khác Yes Yes Yes 1. Đăng nhập vào hệ thống 2. Chọn menu Đào tạo 4.Chọn Chuẩn đầu ra Chuyên ngành 6. Chọn chuẩn đầu ra cấp 1 8.Chọn chuẩn đầu ra cấp 2 3.Hiển thị màn hình chương trình Đào tạo 5.Hiển thị danh sách chuẩn đầu ra cấp 1 7. Hiển thị danh sách chuẩn đầu ra cấp 2 9.Hiển thị chi tiết chuẩn đầu ra Kết thúc Hình 5 Quy trình tra cứu thông tin đào tạo IV.2.2. Yêu cầu học vụ của sinh viên Hiện nay sinh viên khoa CNTT đang theo quy trình xử lý học vụ như sau: tùy theo nhu cầu, sinh viên chọn và điền thông tin vào các mẫu đơn bán sẵn, ký xác nhận rồi nộp cho giáo vụ khoa. Có những yêu cầu chỉ cần giáo vụ khoa xử lý là xong như hủy điểm, hủy lớp học phần,.. nhưng có những yêu cầu sinh viên cần quay lại văn phòng khoa để nhận kết quả như in bảng điểm, giấy giới thiệu,.. Theo thống kê từ giáo vụ khoa, hiện tại có 11 loại yêu cầu học vụ mà giáo vụ khoa có thể xử lý cho sinh viên. Nội dung cụ thể như sau: Id Name Description Signature 1 In bảng điểm Thời hạn nhận bảng điểm là 2 ngày sau khi yêu cầu. Sinh viên in quá 3 lần bảng điểm trong 1 học kỳ sẽ bị hệ thống nhắc nhở. 2 Hủy điểm Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: tên và mã môn cần hủy; điểm số hiện tại; lý do hủy (cải thiện điểm, học phần dư thừa,..). Sinh viên in form và ký xác nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sinh viên sẽ nhận thông báo kết quả hủy điểm, nếu có sai sót nhầm lẫn, phải gửi phản hồi ngay. Yes 3 Chuyển lớp học phần Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số và họ tên sinh viên, tên và mã môn cần chuyển, lớp học phần cũ và mới, lý do xin chuyển. Sinh viên in form và ký xác nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sinh viên sẽ nhận thông báo về việc chuyển lớp (được chấp nhận hay từ chối) Yes 4 Đăng ký học phần Sinh viên chỉ thực hiện yêu cầu này khi gặp khó khăn đăng ký học phần trong và sau thời hạn đăng ký học Id Name Description Signature phần và muốn được giáo vụ khoa hổ trợ. Sinh viên cung cấp đủ thông tin: mã số và họ tên sinh viên, tên và mã môn học muốn đăng ký học phần. Sinh viên sẽ nhận thông báo kết quả đăng ký từ hệ thống 5 Hủy học phần Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số, họ tên sinh viên; tên và mã môn cần hủy, lý do hủy. Sinh viên in form và ký xác nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sinh viên sẽ nhận thông báo kết quả hủy học phần từ hệ thống Yes 6 Bảo lưu điểm Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, tên và mã môn cần bảo lưu, lý do bảo lưu điểm. Sinh viên in form và ký xác nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sau thời hạn quy định, sinh viên đến văn phòng khoa nhận lại form đã có ý kiến phê duyệt của Trưởng khoa để nộp phòng đào tạo. Yes 7 Chấm phúc khảo Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, tên và mã môn cần chấm phúc khảo. Sinh viên in form và ký xác nhận, kèm theo biên lai đóng tiền gửi lại văn phòng khoa. Sinh viên nhận thông báo kết quả chấm phúc khảo và kiểm tra lại điểm trên hệ thống phần mềm của trường. Yes 8 Xin xét tốt nghiệp Sinh viên chì thực hiện yêu cầu này khi đã hoàn tất chương trình học, đủ tiêu chuẩn xét tốt nghiệp và đang trong thời hạn nộp đơn xin xét tốt nghiệp. Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số, họ tên sinh viên. Sinh viên in đơn xin xét tốt nghiệp và ký xác Yes Id Name Description Signature nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sinh viên nhận thông báo kết quả đơn được chấp nhận hay không? 9 Giấy giới thiệu Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, họ tên, lớp niên khóa, đề nghị giới thiệu đến công ty nào, lý do. Sau thời hạn quy định, sinh viên đến văn phòng khoa để nhận giấy giới thiệu 10 Chuyển khoangành Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, họ tên, lớp niên khóa, lý do chuyển ngành, cam kết. Sinh viên in đơn chuyển khoa, ký xác nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sau thời hạn quy định, sinh viên đến văn phòng khoa nhận lại form đã có ý kiến phê duyệt của Trưởng khoa để nộp phòng đào tạo. Yes 11 Yêu cầu khác Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, họ tên và lớp niên khóa, ghi rõ yêu cầu. Sinh viên sẽ nhận thông báo cho biết kết quả xử lý Bảng 4 Mô tả các yêu cầu học vụ của sinh viên Hai đối tượng chính tham gia vào quy trình này là sinh viên và giáo vụ khoa. Quy trình nghiệp vụ được đề xuất trong hệ thống như sau: sinh viên đăng nhập vào hệ thống và gửi yêu cầu học vụ, nếu yêu cầu không cần chữ ký xác nhận thì sinh viên chỉ cần đợi thông tin phản hồi từ giáo vụ khoa. Trường hợp cần ký xác nhận, sinh viên có thể chọn chức năng in để in form tương ứng, ký và nộp cho giáo vụ khoa. Mọi yêu cầu của sinh viên ngay sau khi gửi sẽ tự động hiển thị trên màn hình làm việc của giáo vụ khoa, nếu cần trao đổi với sinh viên, giáo vụ khoa có thể dùng chức năng chat trực tiếp. Kết quả xử lý sẽ được hệ thống thông báo ngay cho sinh viên. QUY TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU HỌC VỤ SINH VIÊN No Đã đăng nhập vào hệ thống? Bắt đầu 9.Nhấn save Số lần yêu cầu 1 yêu cầu vượt quá quy định No Yêu cầu cần In đơn Yes Yes 2.Chọn menu Sinh viên 4.Chọn Học vụ Gửi yêu cầu học vụ 6.Chọn loại yêu cầu 6. Nhập các thông tin cần thiết Yes 11.Nhấn nút In đơn 13.Ký xác nhận và nộp giáo vụ 3.Hiển thị màn hình menu Sinh viên 5.Hiển thị màn hình yêu cầu học vụ 7. Hiển thị các thông tin liên quan đến yêu cầu 10. Báo lỗi và không No chấp nhận yêu cầu Kết thúc 12. Hệ thống xuất đơn dạng file PDF 17.Từ chối yêu cầu No 14.Nhận đơn yêu cầu (nếu có) 16.Duyện yêu cầu Yes Kiểm tra yêu cầu có hợp lệ không? Hình 6 Quy trình xủ lý yêu cầu học vụ của sinh viên IV.2.3. Yêu cầu học vụ của giảng viên Các yêu cầu học vụ phía giảng viên bao gồm: báo nghỉ, báo bù, báo kết thúc môn. Hiện tại giảng viên phải thực hiện các yêu cầu học vụ này hoặc bằng cách điền trực tiếp vào các sổ báo nghỉ, báo bù tại văn phòng khoa hoặc gửi email cho giáo vụ khoa. Giáo vụ khoa nhận thông tin, sẽ xử lý các yêu cầu này trong phần mềm Education. Giảng viên sẽ tự kiểm tra kết quả trong phần mềm hoặc trao đổi trực tiếp với giáo vụ khoa. QUY TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU HỌC VỤ GIẢNG VIÊN Đã đăng nhập vào No hệ thống? Bắt đầu 9.Nhấn save Số lần yêu cầu 1 yêu cầu vượt quá quy định No Yêu cầu cần In đơn Yes Yes 2.Chọn menu Giảng viên 4. Chọn Học vụ Gửi mới yêu cầu học vụ 6.Chọn ngày để gửi yêu cầu 8. Nhập các thông tin cần thiết Yes 11.Nhấn nút In đơn 12. Ký xác nhận và nộp các bên liên quan 3.Hiển thị màn hình menu Giảng viên 5.Hiển thị màn hình lịch 7. Hiển thị form yêu cầu học vụ 10. Báo lỗi và không No chấp nhận yêu cầu Kết thúc 12.Hệ thống xuất đơn dạng file PDF 17.Từ chối yêu cầu No 14.Nhận đơn yêu cầu (nếu có) 16.Duyện yêu cầu Yes Kiểm tra yêu cầu có hợp lệ không? Hình 7 Quy trình xử lý yêu cầu học vụ của giảng viên IV.2.4. Theo dõi tiến độ thực hiện đồ án tốt nghiệp của sinh viên Quy trình chung theo dõi tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên có thể chia làm hai giai đoạn như sau:  Giai đoạn quản lý đăng ký đồ án: Từ danh mục đề tài của giảng viên đến lúc giảng viên chấp nhận các nhóm đăng ký đồ án  Giai đoạn quản lý thực hiện đồ án: Từ lúc khởi động nhóm cho đến khi nhóm được phản biện hay hủy bỏ đồ án IV.2.4.1. Giai đoạn quản lý đăng ký đồ án:  Về phía sinh viên: Nguyên tắc chung: mỗi nhóm đề tài gồm từ 12 sinh viên. Sau khi đã chọn đăng ký đề tài, nhóm không thể tự ý thay đổi đề tài, mà phải hủy đăng ký cũ rồi chọn đăng ký lại. Mỗi đề tài chỉ cho phép tối đa 2 nhóm thực hiện, do đó sinh viên đăng ký sớm sẽ có nhiều cơ hội chọn lựa hơn. Khi 1 sinh viên đăng ký, có thể mời 1 sinh viên khác cùng làm đề tài. Nếu đăng ký thành công, hệ thống sẽ tự động thông báo cho sinh viên được mời xác nhận đồng ý tham gia hay không? Nếu không đồng ý tham gia, sinh viên cũng phải xác nhận không đồng ý thì hệ thống mới cho phép sinh viên đó hoặc tự đăng ký mới hoặc chờ mời tham gia đề tài khác.  Về phía giảng viên Đầu mỗi học kỳ, giảng viên có nhiệm vụ cập nhật lại danh mục đề tài cá nhân. Mỗi đề tài cần mô tả chi tiết đề tài, nội dung cần thực hiện, yêu cầu kiến thức và kỹ năng của sinh viên. Đề tài chỉ được công bố sau khi tổ trưởng duyệt. Mỗi đề tài có thể được giảng viên chọn dùng trong nhiều học kỳ. IV.2.5. Giai đoạn thực hiện đồ án: Giai đoạn thực hiện đồ án bắt đầu từ lúc nhóm sinh viên được giảng viên chấp nhận hướng dẫn cho đến khi nhóm hoàn thành hay hủy bỏ đồ án. Việc giám sát quá trình làm đồ án của sinh viên tương tự như công việc quản lý dự án mà giảng viên là người quản lý với các công việc như sau:  Giao nhiệm vụ cho nhóm  Giám sát tiến độ làm việc của nhóm  Lên lịch hẹn gặp  Duyệt báo cáo của nhóm  Xử lý các bất thường GV Phan bien To tiw Gia Vien C p t danhflllCdetaldauHK Sinhvien Not OK , + :;>I Thanh If) nhom va chqn ml OK OK N o t OK Phin cong nhlfm vti � llch lam v;c Oleu ch inh ljchlam vltc IE + 1 G ,l; t jch lamvitc Hình 8 Quy trình theo dõi tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên IV.2.6. Phân công giảng dạy của tổ trưởng Tổ trưởng bộ môn có nhiệm vụ phân công giảng dạy cho giảng viên trong bộ môn hoặc trong nhóm môn học. Quy trình chuẩn bị cho công tác giảng dạy trong năm học mới như sau: Danh sách lớp HP cho học kỳ mới chỉ có lớp lý thuyết. Khi phân công giảng dạy, nếu là môn học có thực hành thì căn cứ theo sĩ số lớp, tổ trưởng sẽ bổ sung thêm các nhóm thực hành và phân công cả giảng viên thực hành. Mỗi nhóm thực hành là từ 15 35 sinh viên. Tổ trưởng chỉ phân công giảng viên cho các môn học do Bộ môn chủ quản và chỉ được phân môn cho các giảng viên thuộc nhóm môn học. Các giảng viên trong 1 nhóm môn học không nhất thiết phải cùng 1 bộ môn. Tổ trưởng cần theo dõi được tổng số tiết thực tế được phân cho mỗi giảng viên trong tổ để có thể điều tiết tăng giảm số tiết giữa các giảng viên tránh tình trạng thừa thiếu quá nhiều cho một giảng viên nào đó. QUY TRÌNH PHÂN CÔNG GIẢNG DẠY No Đã đăng nhập vào No hệ thống? 10. Chọn giáo viên và điền các thông tin liên quan 11. Save 3.Chọn menu Tổ trưởng Yes No Phân công lớp lý thuyết Yes Phân công lớp thực hành 5. Chọn Phân công giàng dạy Lớp lý thuyết Yes 9.Chọn lớp 7. Chọn Phân công giàng dạy Lớp lý thực hành 12. Chọn Phân công giàng dạy Thống kê số tiết giảng dạy 13. Thống kê số tiết giảng dạy 4.Hiển thị màn hình menu Tổ trưởng 6.Hiển thị danh sách lớp lý thuyết 8. Hiển thị danh sách lớp thực hành 15.Duyệt kế hoạch 14. Cân đối số tiết giữa các bộ môn 1. Import danh sách lớp lý thuyết và thực hành vào hệ thống Bắt đầu 16. Nhập phân công giảng dạy vào phần mềm HuiEducation 17. Xuất kế hoạch Kết thúc Hình 9 Quy trình phân công giảng dạy của tổ trưởng IV.2.7. Quản lý công tác chuyên môn Ngoài việc phân công giảng dạy các lớp lý thuyết đầu mỗi học kỳ, tổ trưởng còn có nhiệm vụ quản lý các hoạt động chuyên môn trong bộ môn như tổ chức họp định kỳ, triển khai và phân chia công việc cho giảng viên, theo dõi kết quả thực hiện công tác. Việc giao và nhận nhiệm vụ giữa tổ trưởng và giảng viên, cũng như giữa trưởng khoa và tổ trưởnggiảng viên phải là tương tác tức thì hai chiều, cả hai bên đều được hệ thống thông báo nhắc nhở kịp thời. V. GIỚI THIỆU ODOO ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning hay còn gọi là hệ thống hoạch định doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, kết nối mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp với nhau để tổ chức điều hành nhằm khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp. Hiện tại trên thế giới cũng như trong nước có rất nhiều giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Nếu phân loại theo chi phí thì có 2 loại chính là trả phí (trả theo license + phí triển khai onpremise hoặc pay as you go dạng dịch vụ đám mây) và miễn phí (mã nguồn mở). OdooOpenERP là một trong các dạng ERP mã nguồn mở đang được triển khai và sử dụng khá phổ biến cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới và trong nước. Odoo có thể hỗ trợ để xây dựng hệ thống gồm nhiều module tích hợp nhau, thân thiện với người dùng, thao tác hoàn toàn trên nền tảng web. Tính đến thời điểm này, cộng đồng Odoo đã phát triển hàng ngàn module từ những module chính nhưng module dành cho giáo dục thì không nhiều, chỉ có khoảng gần 10 module và thích hợp với môi trường giáo dục trung học hơn. Hình 10 Kiến trúc của Odoo Mỗi hệ thống được triển khai từ Odoo sẽ tạo một cơ sở dữ liệu chung. Odoo sử dụng kiến trúc hướng dịch vụ (Service Oriented Architecture – SOA) và kiến trúc Web, phần xử lý phía server được viết bằng ngôn ngữ Python, phần xử lý phía client chủ yêu được viết bằng JavaScript. Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp có thể chọn, cài đặt và tùy biến module thích hợp, các module có liên quan nhau luôn đã được tích hợp, ví dụ khi chọn cài đặt ứng dụng liên quan đến nhân sự thì các module Employee Directory, payment, leaves management, accounting, timesheets… sau khi cài đặt đã tích hợp cùng nhau, rất thuận tiện cho việc tùy biến. Cấu trúc mỗi module của Odoo theo cơ chế MVC (model – view – Controller), trong đó: Model: là các bảng PostgresSQL, đươc khai báo như các class của Python View: đươc xác định bằng các file XML, các dạng view thông dụng là tree, form, kanban,.. Controller: các đối tượng của Odoo đóng vai trò quản lý các view và model. Hình 11 Cấu trúc Odoo Cơ sở dữ liệu (CSDL) được dùng trong Odoo là PostgresSQL. Mỗi CSDL vừa chứa dữ liệu của hệ thống vừa chứa thông tin hệ thống (thực đơn + form + biểu mẫu,..). VI. PHÂN TÍCH GAP GIỮA HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG CỦA ODOO Hệ thống dự định triển khai sẽ bao gồm các chức năng chính như sau: • Dành cho tất cả người dùng: Tra cứu chương trình đào tạo • Dành cho sinh viên: Yêu cầu học vụ Đăng ký và thực hiện đồ án • Dành cho giảng viên: Yêu cầu học vụ Lên kế hoạch giảng dạy Tham gia công tác bộ môn • Dành cho tổ trưởng bộ môn Quản lý tiến độ đồ án của sinh viên Phân công lịch giảng dạy Quản lý công tác chuyên môn của bộ môn • Dành cho Ban chủ nhiệm khoa: Lên lịch công tác khoa Phân công công việc Theo dõi hoạt động các bộ môn Xem thống kê (dashboard) Mỗi người dùng có chức năng khác nhau, và luôn có sự tương tác hai chiều giữa các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ. Từ phân tích các quy trình quản lý hoạt động đào tạo của khoa, các module tạo mới và của Odoo được dùng để triển khai như sau: STT Tính năng Nghiệp vụ của khoa Module của Odoo Mức độ phù hợp Hướng giải quyết 1 Danh sách người dùng res_user hr.employee Cần tùy biến thêm Tạo mới module fm_core Kế thừa res_user thành các class cơ bản là teacher, student và staff 2 Tra cứu chương trình đào tạo Chuẩn đầu ra Chương trình khung Danh sách môn học Không có module phù hợp, sử dụng các module cơ bản Tạo các class cơ bản department, course, subject trong module fm_core. Tạo mới các module fm_learning_outcome, fm_curriculum, fm_subject_management 3 Yêu cầu học vụ của sinh viên mail.thread Tương tác hai chiều giữa sinh viên và giáo vụ Tạo module student_request kế thừa mail.thread Phân quyền người dùng: giáo vụ khoa và sinh viên STT Tính năng Nghiệp vụ của khoa Module của Odoo Mức độ phù hợp Hướng giải quyết Xây dựng các mẫu phiếu yêu cầu học vụ 4 Yêu cầu học vụ của giảng viên mail.thread Tương tác hai chiều giữa giảng viên và giáo vụ Tạo module teacher_request kế thừa mail.thread Phân quyền người dùng: giảng viên và giáo vụ khoa 5 Công tác giáo vụ khoa Nhâp dữ liệu xuất từ phần mềm Education Xử lý yêu cầu học vụ của giảng viên và sinh viên Chức năng Import social network Chỉ import file CSV Chỉ dùng mail.thead Cần tạo hàm chuyển đổi từ file excel (xuất từ phần mềm Education) thành file csv Giáo vụ được phân quyền xử lý các yêu cầu học vụ trong các module student_request và teacher_request 6 Đăng ký đồ án của sinh viên Không có module phù hợp Tạo module assignment_registration Phân quyền người dùng là giảng viên và sinh viên STT Tính năng Nghiệp vụ của khoa Module của Odoo Mức độ phù hợp Hướng giải quyết 7 Quản lý đồ án sinh viên Project Cần tùy biến để phù hợp Phân quyền cho 2 loại người dùng: sinh viên và giảng viên hướng dẫn 8 Phân lịch giảng dạy cho giảng viên Bộ môn Human resource Timesheet Không có module phù hợp Tạo module fm_work_management Phân quyền người dùng cho tổ trưởng bộ môn 9 Quản lý công việc bộ môn Project 10 Thống kê công việc Dashboard Chỉ sử dụng 1 phần module Tạo module kế thừa fm_dean_dashboard Bảng 5 Bảng phân tích Gap giữa hệ thống và các chức năng của Odoo Người dùng chính của hệ thống là sinh viên, giảng viên, giáo vụ và ban chủ nhiệm khoa, đều thuộc loại đối tác là employee trong các module của ERP.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC “XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SỬ DỤNG GIẢI PHÁP OpenERP.” Mã số: IUH.KTT 14/15 HĐ-ĐHCN-KHCN Đơn vị chủ trì đề tài/dự án: Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin Chủ nhiệm đề tài/dự án: ThS Nguyễn Thị Phi Loan Người thực chuyên đề (Họ tên chữ ký) TP Hồ Chí Minh – 2016 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng quy trình giáo vụ khoa xử lý yêu cầu học vụ sinh viên 14 Bảng bảng hệ số quy đồi loại tiết 17 Bảng bảng hệ số miễn giảm 17 Bảng mô tả yêu cầu học vụ sinh viên 29 Bảng bảng phân tích gap hệ thống chức odoo 44 Bảng cấu trúc bảng account_analytic_account 47 Bảng cấu trúc bảng project.project 47 Bảng cấu trúc bảng res_partner 51 Bảng cấu trúc bảng res_user 52 Bảng 10 cấu trúc bảng hr_employee 53 Bảng 11 cấu trúc bảng resource_resource 54 Bảng 12 chức module 57 Bảng 13 cấu trúc folder module fm_core 57 Bảng 14 cấu trúc bảng fm_course 58 Bảng 15 cấu trúc bảng fm_department 59 Bảng 16 trường dùng bảng res_partner 59 Bảng 17 cấu trúc bảng fm_teacher 60 Bảng 18 cấu trúc bảng fm_student 61 Bảng 19 cấu trúc bảng fm_admission_class 62 Bảng 20 cấu trúc bảng fm_major_class 62 Bảng 21cấu trúc bảng fm_theory_class 63 Bảng 22 cấu trúc bảng fm_practical_class 64 Bảng 23 cấu trúc bảng chuẩn đầu cấp 66 Bảng 24 cấu trúc bảng chuẩn đầu cấp 66 Bảng 25 cấu trúc bảng chuẩn đầu cấp 67 Bảng 26 cấu trúc bảng curriculum 67 Bảng 27 cấu trúc bảng projecttype 68 Bảng 28 cấu trúc bảng subject 69 Bảng 29 cấu trúc bảng subjectoutcome 70 Bảng 30 cấu trúc bảng subject_learningoutcome 70 Bảng 31 cấu trúc bảng subjecttextbook 71 Bảng 32 cấu trúc bảng subjectchapter 73 Bảng 33 cấu trúc bảng education_teacher 84 Bảng 34 cấu trúc bảng experience_teacher 85 Bảng 35 cấu trúc bảng project_teacher 86 Bảng 36 cấu trúc bảng project_teacher 86 Bảng 37 phân loại dự án 88 Bảng 38 cấu trúc bảng fmproject 89 Bảng 39 chi tiết kế thừa bảng module fm_assignment_registration 92 Bảng 40 cấu trúc bảng fm_teacher_request_type 93 Bảng 41cấu trúc bảng fm_teacher_request 94 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình Sơ đồ tổ chức khoa CNTT 11 Hình Lược đồ use case với actor giáo vụ sinh viên 21 Hình Lược đồ use case với actor giảng viên, tổ trưởng BCN khoa 22 Hình Mối quan hệ chuẩn đầu môn học 25 Hình Quy trình tra cứu thông tin đào tạo 26 Hình Quy trình xủ lý yêu cầu học vụ sinh viên 30 Hình Quy trình xử lý yêu cầu học vụ giảng viên 32 Hình Quy trình theo dõi tiến độ thực đồ án sinh viên 36 Hình Quy trình phân cơng giảng dạy tổ trưởng 38 Hình 10 Kiến trúc Odoo 40 Hình 11 Cấu trúc Odoo 41 Hình 12 Giao diện mail.thread nhúng vào form 45 Hình 13 Màn hình xác lập cấu hình (configuration) module project 48 Hình 14 Lược đồ thực thể quan hệ module Project Odoo 8.0 49 Hình 15 Sơ đồ phân loại đối tác hệ thống 51 Hình 16 Lược đồ thực thể kết hợp bảng nhân 54 Hình 17 Thanh thực đơn hệ thống 55 Hình 18 Cấu trúc thư mục hệ thống FIT 56 Hình 19 Thực đơn Thơng Tin Chung 58 Hình 20 Cấu trúc folder module fm_core 61 Hình 21 Các file py folder model module fm_class_management 64 Hình 22 Thực đơn Đào tạo 65 Hình 23 Quan hệ chuẩn đầu cấp 1, 65 Hình 24 Màn hình ma trận tích hợp chuẩn đầu ngành môn học 71 Hình 25 Lược đồ quan hệ thực thể phân hệ Đào tạo 72 Hình 26 Thực đơn Sinh viên 73 Hình 27 Cấu trúc bảng RequestType 74 Hình 28 Cấu trúc bảng request 75 Hình 29 Màn hình yêu cầu học vụ sinh viên 76 Hình 30 Đơn xin chấm phúc khảo theo yêu cầu sinh viên 77 Hình 31Cấu trúc bảng Assignment 78 Hình 32 Cấu trúc bảng assignmentSemester 79 Hình 33 Cấu trúc bảng Semester 79 Hình 34 Cấu trúc bảng AssignmentGroup 80 Hình 35 Lược đồ thực thể quan hệ phân hệ sinh viên 81 Hình 36 Màn hình đăng ký đồ án tự động thông báo cho sinh viên mời GVHD 82 Hình 37 Màn hình Kanban hiển thị nhiệm vụ nhóm 83 Hình 38 Thực đơn Giảng viên 83 Hình 39 Lược đồ thực thể kết hợp thơng tin cá nhân giảng viên 87 Hình 40 Màn hình thơng tin giảng viên 87 Hình 41 Màn hình khai báo dự án 89 Hình 42 Màn hình minh họa danh mục đề tài giảng viên 90 Hình 43 Màn hình Thơng tin chi tiết đề tài giảng viên đối tượng có liên quan (Followers) 90 Hình 44 Màn hình Thơng tin đề tài học kỳ với tình trạng đăng ký nhóm sinh viên 92 Hình 45 Màn hình yêu cầu học vụ giảng viên 94 Hình 46 Màn hình quản lý công việc cá nhân giảng viên 95 Hình 47 Màn hình xem tạo lịch giảng dạy giảng viên 95 Hình 48 Màn hình list view hiển thị danh mục yêu cầu học vụ sinh viên 96 Hình 49 Màn hình xử lý yêu cầu học vụ giáo vụ khoa 97 Hình 50 Màn hình danh sách sinh viên 97 Hình 51 Thực đơn Tổ trưởng 98 Hình 52 Lược đồ thực thể kết hợp liên quan đến phân công giảng dạy 99 Hình 53 Màn hình phân công giảng viên lớp lý thuyết 99 Hình 54 Màn hình phân cơng giảng viên lớp thực hành 100 Hình 55 Màn hình dashboard thống kê số tiết giảng dạy 100 Hình 56 Màn hình phê duyệt danh mục đề tài giảng viên mơn 101 Hình 57 Màn hình phê duyệt danh mục đề tài học kỳ tổ trưởng 101 Hình 58 Thực đơn Trưởng khoa 102 Hình 59 Màn hình dashboard Trưởng khoa chứa thống kê chung 103 MỤC LỤC I ĐẶT VẤN ĐỀ II PHẠM VI ĐỀ TÀI III PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 10 III.1 Quy mô tổ chức 10 III.2 Công tác quản lý đào tạo 11 III.2.1 Chương trình khung 12 III.2.2 Danh mục môn học 12 III.3 Mô tả công việc 13 III.3.1 Công việc giáo vụ khoa 13 III.3.2 Công việc giảng viên 14 III.3.3 Công việc tổ trưởng 16 III.3.4 Công việc ban chủ nhiệm khoa 18 III.4 Đánh giá trạng 18 IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 19 IV.1 Phân loại người dùng 19 IV.2 Quy trình nghiệp vụ 23 IV.2.1 Chương trình khung chuẩn đầu ngành 23 IV.2.2 Yêu cầu học vụ sinh viên 27 IV.2.3 Yêu cầu học vụ giảng viên 31 IV.2.4 Theo dõi tiến độ thực đồ án tốt nghiệp sinh viên 33 IV.2.5 Giai đoạn thực đồ án: 33 IV.2.6 Phân công giảng dạy tổ trưởng 37 IV.2.7 Quản lý công tác chuyên môn 39 V GIỚI THIỆU ODOO 39 VI PHÂN TÍCH GAP GIỮA HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG CỦA ODOO 41 VI.1 Social Networking module 44 VI.2 Project Module 46 VI.3 Human resource module 50 VII THIẾT KẾ HỆ THỐNG 54 VII.1 Cấu trúc chung hệ thống 54 VII.2 Phân hệ Thông Tin Chung 58 VII.3 Phân hệ Đào tạo 65 VII.3.1 Chuẩn đầu 65 VII.3.2 Chương trình khung 67 VII.3.3 Môn học 68 VII.4 Phân hệ Sinh viên 73 VII.4.1 Yêu cầu học vụ 74 VII.4.2 Đăng ký đồ án tốt nghiệp 77 VII.4.3 Nhận việc báo cáo tiến độ thực đồ án 82 VII.5 Phân hệ Giảng viên 83 VII.5.1 Lý lịch khoa học 84 VII.5.2 Cập nhật danh mục đê tài đồ án sinh viên 87 VII.5.3 Duyệt theo dõi danh mục đề tài học kỳ 91 VII.5.4 Theo dõi tiến độ thực đồ án sinh viên 92 VII.5.5 Yêu cầu học vụ giảng viên 92 VII.5.6 Quản lý lịch giảng dạy 94 VII.6 Phân hệ Giáo vụ khoa 95 VII.6.1 Xử lý yêu cầu học vụ 96 VII.6.2 Cập nhật liệu năm học 97 VII.7 Phân hệ Tổ trưởng 98 VII.7.1 Phân công giảng dạy 98 VII.7.2 Duyệt danh mục đề tài giảng viên 101 VII.7.3 Quản lý công việc môn 102 VII.8 Phân hệ Trưởng khoa 102 VII.9 Phân quyền người dùng 103 VIII KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 106 VIII.1 Kinh nghiệm triển khai ERP 106 VIII.1.1 Phía đối tác triển khai 106 VIII.1.2 Phía đối tác người dùng 107 VIII.2 Mức độ phù hợp 108 VIII.3 Kiến nghị 108 IX TÀI LIỆU THAM KHẢO 109 I ĐẶT VẤN ĐỀ Mong muốn cải thiện môi trường sinh hoạt hoc tập giảng dạy quản lý hiệu hoạt động đào tạo mục tiêu chung trường đại học Việc xây dựng hệ thống quản lý tự động hoạt động đào tạo u cầu cấp bách hồn tồn khả thi Nhưng mục tiêu đề tài không hướng đến việc phát triển xây dựng hệ thống này, mà muốn thử nghiệm việc triển khai ERP vào môi trường đại học liệu có khả thi thực mang lại hiệu hay khơng? ERP có cho phép cá nhân cộng đồng trường học tương tác liền mạch nhau, có cung cấp dịch vụ giáo dục tốt không? Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP –phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, kết nối nghiệp vụ doanh nghiệp với để tổ chức điều hành nhằm khai thác tối đa nguồn lực doanh nghiệp – trước tập trung vào tập đồn cơng ty lớn chun nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh Ngày ERP thực xu hướng quản trị doanh nghiệp đại, ERP chứng tỏ mạnh triển khai rộng khắp, không dừng lại tập đồn tổ chức lớn mà triển khai thành cơng cho nhiều tổ chức doanh nghiệp vừa nhỏ Cộng đồng ERP mã nguồn mở mở nhiều hội cho doanh nghiệp có điều kiện tiếp cận sử dụng hệ thống ERP triển khai số trường học giới, chưa thật trọng nhiều đến trường đại học Riêng Việt Nam, số công ty phần mềm chào hàng số sản phẩm ERP dành cho trường đại học cao đẳng gERP.Edu Gsoft, IMC.EDU phanmemerp.net,… chưa thực thu hút quan tâm trường học nói chung đại học nói riêng II PHẠM VI ĐỀ TÀI Phạm vi đề tài tập trung vào triển khai thử nghiệm ERP vào việc quản lý hoạt động đào tạo khoa CNTT Vì khoa CNTT đơn vị guồng máy chung trường có quy mơ tương đối lớn, nên hoạt động khoa gắn liền với hoạt động chung toàn trường Hệ thống đào tạo Education trường sử dụng hiệu nhiều năm qua, nên đề tài không triển khai chức quản lý đào tạo có mà kế thừa kết từ hệ thống liệu đầu vào cho nghiệp vụ quản lý hoạt động đào tạo nội khoa Chính thuận lợi có sẵn hệ thống quản lý đào tạo chung toàn trường bất lợi lớn cho việc triển khai ERP vào quản lý hoạt động đào tạo khoa Hệ thống thử nghiệm bị phụ thuộc nhiều vào hệ thống chung Mục tiêu đề tài thử nghiệm đánh giá việc triển khai ERP vào công tác quản lý hoạt động đào tạo khoa Việc triển khai không đơn cài đặt, tùy biến module ERP, mà cần đánh giá quy trình họat động đề xuất chuẩn hóa quy trình cần III PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG III.1 Quy mơ tổ chức Khoa Cơng nghệ thơng tin (CNTT) hình thành từ năm 1996, tính đến thời điểm khóa đào tạo khóa 12 với quy mô 500 sinh viên với ngành đào tạo Khoa Học Máy Tính, Cơng Nghệ Thơng Tin, Kỹ Thuật Phần Mềm Hệ Thống Thông Tin Tổng số sinh viên theo học khoa 1500 người Lực lượng giảng viên khoa đông đảo gồm 70 giảng viên, tổ chức thành môn, môn quản lý ngành đào tạo tương ứng Sơ đồ tổ chức khoa sau: 10 Hình 10 Kiến trúc Odoo Mỗi hệ thống triển khai từ Odoo tạo sở liệu chung Odoo sử dụng kiến trúc hướng dịch vụ (Service Oriented Architecture – SOA) kiến trúc Web, phần xử lý phía server viết ngơn ngữ Python, phần xử lý phía client chủ yêu viết JavaScript Tùy theo nhu cầu doanh nghiệp chọn, cài đặt tùy biến module thích hợp, module có liên quan ln tích hợp, ví dụ chọn cài đặt ứng dụng liên quan đến nhân module Employee Directory, payment, leaves management, accounting, timesheets… sau cài đặt tích hợp nhau, thuận tiện cho việc tùy biến Cấu trúc module Odoo theo chế MVC (model – view – Controller), đó: - Model: bảng PostgresSQL, đươc khai báo class Python - View: đươc xác định file XML, dạng view thông dụng tree, form, kanban, - Controller: đối tượng Odoo đóng vai trị quản lý view model 40 Hình 11 Cấu trúc Odoo Cơ sở liệu (CSDL) dùng Odoo PostgresSQL Mỗi CSDL vừa chứa liệu hệ thống vừa chứa thông tin hệ thống (thực đơn + form + biểu mẫu, ) VI PHÂN TÍCH GAP GIỮA HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG CỦA ODOO Hệ thống dự định triển khai bao gồm chức sau:  Dành cho tất người dùng: Tra cứu chương trình đào tạo  Dành cho sinh viên: - Yêu cầu học vụ - Đăng ký thực đồ án  Dành cho giảng viên: - Yêu cầu học vụ - Lên kế hoạch giảng dạy - Tham gia công tác môn  Dành cho tổ trưởng môn - Quản lý tiến độ đồ án sinh viên - Phân công lịch giảng dạy - Quản lý công tác chuyên môn môn  Dành cho Ban chủ nhiệm khoa: 41 - Lên lịch công tác khoa - Phân công công việc - Theo dõi hoạt động môn - Xem thống kê (dashboard) Mỗi người dùng có chức khác nhau, ln có tương tác hai chiều đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ Từ phân tích quy trình quản lý hoạt động đào tạo khoa, module tạo Odoo dùng để triển khai sau: STT Tính năng/ Module Nghiệp vụ Odoo khoa Danh sách res_user người dùng hr.employee Mức độ phù hợp Hướng giải Tra cứu chương trình đào tạo - Chuẩn đầu - Chương trình khung - Danh sách môn học Cần tùy biến - Tạo module thêm fm_core - Kế thừa res_user thành class teacher, student staff Khơng có -Tạo class module phù department, course, hợp, sử subject module dụng fm_core module - Tạo module fm_learning_outcome, fm_curriculum, fm_subject_management Yêu cầu học vụ mail.thread Tương tác - Tạo module sinh viên hai chiều student_request kế thừa sinh mail.thread viên giáo - Phân quyền người vụ dùng: giáo vụ khoa sinh viên 42 STT Tính năng/ Nghiệp vụ khoa Module Odoo Mức độ phù hợp Hướng giải - Xây dựng mẫu phiếu yêu cầu học vụ Yêu cầu học vụ mail.thread Tương tác - Tạo module giảng viên hai chiều teacher_request kế thừa giảng mail.thread viên giáo - Phân quyền người vụ dùng: giảng viên giáo vụ khoa Công tác giáo - Chức - Chỉ import - Cần tạo hàm chuyển đổi vụ khoa Import - Nhâp liệu - social xuất từ phần network file CSV từ file excel (xuất từ phần - Chỉ dùng mềm Education) thành file csv mail.thead mềm - Giáo vụ phân Education quyền xử lý yêu cầu - Xử lý yêu cầu học vụ module học student_request vụ teacher_request giảng viên sinh viên Đăng ký đồ án Không sinh viên module phù assignment_registration hợp có -Tạo module - Phân quyền người dùng giảng viên sinh viên 43 STT Tính năng/ Nghiệp vụ khoa Quản lý đồ án Project Cần tùy biến Phân quyền cho loại sinh viên để phù hợp Module Odoo Mức độ phù hợp Hướng giải người dùng: sinh viên giảng viên hướng dẫn Phân lịch Human Không giảng dạy cho resource module phù fm_work_management giảng viên Bộ Timesheet hợp mơn có - Tạo module - Phân quyền người dùng cho tổ trưởng môn Quản lý công Project việc môn 10 Thống kê công Dashboard Chỉ sử dụng Tạo module kế thừa việc phần fm_dean_dashboard module Bảng Bảng phân tích Gap hệ thống chức Odoo Người dùng hệ thống sinh viên, giảng viên, giáo vụ ban chủ nhiệm khoa, thuộc loại đối tác employee module ERP Các module Odoo dùng cho hệ thống project, social networking, human resource, timesheet Để đáp ứng với công tác quản lý đào tạo, hệ thống cần tạo thêm số module mới, tảng module base odoo VI.1 Social Networking module Module “Social Networking” cung cấp layer trừu tượng cho phép ứng dụng kế thừa để hiển thị toàn lịch sử trao đổi thơng qua hệ thống email message tích hợp đầy đủ 44 Các tính module cho phép người dùng: - Xóa làm lịch sử trao đổi chủ đề - Cơ chế đăng ký để cập nhật message liên quan đến chủ đề quan tâm - Xem message hoạt động chủ đề quan tâm - Nhận gửi mail hàng loạt - Giao tiếp người dùng thông qua feed pages Model trừu tương mail.thread module sử dung module cần tương tác hai chiều đối tượng có liên quan Model tích hợp vào hầu hết module hệ thống triển khai module có tương tác hai chiều nhóm người dùng Giao diện trao đổi thơng tin người dùng có liên quan đến nghiệp vụ thường có dạng sau: Hình 12 Giao diện mail.thread nhúng vào form 45 VI.2 Project Module Chức module “Project management” cho phép quản lý dự án theo giai đoạn (stage) Dự án phân loại theo quyền truy xuất: có tham gia đối tác bên ngồi hay dùng nội Mỗi giai đoạn gồm nhiều nhiệm vụ (task), nhiệm vụ gán cho thành viên Module project management (quản lý dự án) Odoo 8.0 có tính đa dạng phục vụ cho cơng tác quản lý với ba ràng buộc project là: chi phí (cost), thời gian (time) phạm vi (scope) Hai module ứng dụng Project Analytic Class project.project module project kế thừa từ class account_analytic_account module analytic Thông tin project lưu bảng account_analytic_account, thông tin cịn lại lưu bảng project.project Khi có project tạo ra, mặc định có analytic account tự động tạo để tổng hợp cơng việc project Một số trường cần lưu ý bảng account_analytic_account liên quan đến project: Account_analytic_account Tên trường Mơ tả Kiểu liệu Id Khóa quản lý tự động hệ thống Name Tên dự án User_id Người quản lý dự án (project manager) Ràng buộc Int Char Manager_id Account manager Int Kết nối many2one với bảng res_user Int Kết nối many2one với bảng res_user Date_start Ngày bắt đầu dự án Date Date Ngày hết hạn date 46 State Trạng thái dự án, mặc định open char Use_task Có quản lý theo task không Boolean Bảng Cấu trúc bảng Account_analytic_account Project.project Tên trường Mơ tả Id Khóa Int quản lý tự động hệ thống effective_hours Số thực int planned_hours Số dự kiến Int Kiểu liệu Ràng buộc analytic_account_id Liên kết với tài Int khoản analytic để phân tích Active Dự án có hoạt động boolean không? Members Các thành viên date dự án Use_task Có quản lý theo task Boolean khơng Kết nối many2one với bảng Account_analytic _account Kết nối many2many với bảng res_users Bảng Cấu trúc bảng Project.project Phân loại nhiệm vụ lưu trữ bảng project_category Các nhiệm vụ phát sinh dự án lưu vào bảng Project_Task Mỗi nhiệm vụ phát sinh cơng việc cụ thể (work), công việc lưu trữ bảng project_task_work Mục đích bảng Project_Task_History để kết nối với bảng project_task_history_cumulative dùng cho đồ thị cumulative flow 47 Lược đồ ER module Project Management Odoo 8.0 hình 14 Chức module Project Odoo 8.0 đầy đủ phức tạp chuyển sang Odoo 9.0 chức module Project đơn giản nhiều, số chức thương mại hóa Ngồi hai module project, cịn có số module liên quan khác project_timesheet, project_issue, projec_timesheet_issue Sau cài đặt module Project, tùy theo chọn tùy chọn lúc xác lập cấu hình project mà module liên quan cài đặt để tích hợp Hình 13 Màn hình xác lập cấu hình (configuration) module project 48 Hình 14 Lược đồ thực thể quan hệ module Project Odoo 8.0 49 VI.3 Human resource module Ứng dụng quản lý nhân Odoo bao gồm nhiều module tích hợp chặt chẽ, thực chức sau: quản lý cấu nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý kĩ năng, kinh nghiệm, quản lý tuyển dụng đào tạo, đánh giá lực nhân viên, quản lý lịch làm việc/cơng tác (timesheets), quản lý chi phí, nghỉ phép, nghỉ lễ, bảo hiểm, chấm cơng tính lương tự động… Các module HR có liên hệ chặt chẽ với với số model module base bao gồm: res_partner: dùng để lưu trữ liệu liên quan đến tất đối tác (partner) hệ thống bao gồm nhân viên, khách hàng cơng ty chủ quản cơng ty tổ chức có liên hệ Từ model tham chiếu thông tin khác đối tác như: lang (ngôn ngữ), name (tên), address (địa chỉ),… res_partner Tên trường Mô tả Kiểu liệu Id Khóa quản lý tự Int động hệ thống Name Tên đối tác, Char tên cơng ty, tên khách hàng, tên nhà cung cấp, tên nhân viên Company_type Chỉ loại công ty person Char hay company Is_company Chỉ đối tác có phải cơng Boolean ty hay khơng Supplier Chỉ đối tác có phải nhà Boolean cung cấp hay khơng Customer Chỉ đối tác có phải khách Boolean hàng hay không 50 Ràng buộc Employee Chỉ đối tác nhân viên User_ids Chỉ mã người dùng (chỉ Int dành cho loại đối tác nhân viên) Boolean Kết nối one2many với bảng res_user Bảng Cấu trúc bảng res_partner Khách hàng Đối tác bên Đối tác Nhà Cung cấp (Partner) Đối tác bên Nhân viên Hình 15 Sơ đồ phân loại đối tác hệ thống res_user: kế thừa lớp res_partner chứa liệu user, thuộc module base Trong Odoo, vai trò user hiểu người tham gia vào hoạt động hệ thống Odoo Chỉ có đối tác nhân viên phân quyền người dùng Thông tin người dùng (user) lưu bảng res_user thuộc module sau: res_user Tên trường Mô tả Id Khóa quản lý Int tự động hệ thống Login Tài khoản đăng nhập Char người dùng Password Mật Partner_id Mỗi user liên kết với Int đối tác nhân viên Kiểu Ràng buộc liệu Char 51 Kết nối many2one với bảng res_partner Groups_id Chỉ nhóm người dùng Int Mỗi nhóm người dùng có phân quyền khác Kết nối many2many với bảng res_groups Bảng Cấu trúc bảng res_user Để đăng nhập làm việc với hệ thống nhân viên quản lý cấp tài khoản User/password Đối với nhân viên phịng hành đến công ty làm việc điểm danh tự động, cách sử dụng tài khoản User để đăng nhập làm việc với hệ thống Khi hết làm, nhân viên đăng xuất khỏi hệ thống Hệ thống tự động tính số mà nhân viên làm ngày mà khơng cần chấm cơng dạng Timesheet Thông tin nhân lưu trữ bảng hr_employee module hr (human resource) với trường sau: hr_employee Tên trường Mơ tả Id Khóa quản lý Int tự động hệ thống Birth_day Ngày sinh Date Address_id Mã địa Int Name Tên đầy đủ nhân viên Char Marital Tình trạng nhân Ssnid Mã số bảo hiểm xã hội Char Manager_id Mã người quản lý Int Gender Giới tính Char Kiểu liệu 52 Ràng buộc Kết nối many2one với bảng res_partner Kết nối many2one với bảng res_user Department_id Mã phòng ban Int Kết nối many2one với bảng department Resource_id Mã resource Int Kết nối many2one với bảng resource_resource Bảng 10 Cấu trúc bảng hr_employee Bảng hr_employee kế thừa từ bảng resource_resource model resource Thông tin bảng resource_resource gồm trường sau: Resource_resource Tên trường Mô tả Kiểu liệu Id Khóa quản lý Int tự động hệ thống Name Tên nhân viên hay tài nguyên tổ chức Code Mã resource Active Cho phép ẩn hiển thị Boolean tài nguyên/nhân viên Ràng buộc Int Resource_type Chỉ loại tài nguyên Char human (người) hay material (nguyên vật liệu) user_id Mã người dùng Int Kết nối many2one với bảng res_user Calendar_id Mã lịch công tác Int Kết nối many2one với bảng resouce_calendar 53 Bảng 11 Cấu trúc bảng resource_resource Module hr có mối liên hệ với nhiều module thuộc nhóm hr khác hr_contract, hr_expense, hr_payroll, hr_attendance, Mối liên hệ bảng module hr với bảng module base hình 16 bên Hình 16 Lược đồ thực thể kết hợp bảng nhân VII THIẾT KẾ HỆ THỐNG VII.1 Cấu trúc chung hệ thống Hệ thống hổ trợ người dùng việc quản lý tự động hoạt động đào tạo liên quan đến nhiệm vụ quyền hạn loại đối tượng Có nhóm đối tượng chính: - Sinh viên - Giảng Viên - Giáo vụ khoa - Tổ trưởng Bộ môn - Trưởng khoa 54 ... thuận lợi có sẵn hệ thống quản lý đào tạo chung toàn trường bất lợi lớn cho việc triển khai ERP vào quản lý hoạt động đào tạo khoa Hệ thống thử nghiệm bị phụ thuộc nhiều vào hệ thống chung Mục... Education trường sử dụng hiệu nhiều năm qua, nên đề tài không triển khai chức quản lý đào tạo có mà kế thừa kết từ hệ thống liệu đầu vào cho nghiệp vụ quản lý hoạt động đào tạo nội khoa Chính... môi trường sinh hoạt hoc tập giảng dạy quản lý hiệu hoạt động đào tạo mục tiêu chung trường đại học Việc xây dựng hệ thống quản lý tự động hoạt động đào tạo ln u cầu cấp bách hồn tồn khả thi Nhưng