Báo cáo kỹ thuật phần mềm ứng dụng đề tài phát triển hệ thống đặt phòng từ xa cho khách sạn

MỤC LỤC Tên đề tài : Phát triển hệ thố Giới thiệu đề tài 1.1 Tổng quan đề tài 1.2 Mục tiêu đề tài Giới thiệu nhóm phân chia cơng việc 2.1 Các thành viên nhóm 2.2 Phân chia công việc Khảo sát thu thập yêu cầu 3.1 Thực trạng hệ thống 3.2 Một số vấn đề hệ thống 3.3 Xác định phạm vi đề tài 3.4 Những người sử dụng hệ thống 3.5 Kịch sử dụng (use cases) co ng c om UC1: Đặt phòng 3.5.2 UC2: Cập nhật thơng tin đặt phịng 3.5.3 UC3: Cập nhật thông tin khách sạn 10 3.5.4 UC4: Tra cứu thông tin phân chức khác 10 3.5.5 UC5: Trả phòng toán 10 ng th an 3.5.1 Từ điển liệu 11 Phân tích hệ thống 12 5.1 Biểu đồ phân cấp chức 12 5.2 Biểu đồ luồng liệu 12 u cu 5.3 du o Biểu đồ thực thể liên kết 13 5.3.1 Xác định thực thể 14 5.3.2 Xác định liên kết 14 5.3.3 Các ràng buộc liệu 15 5.3.4 Biểu đồ thực thể liên kết 15 Thiết kế hệ thống 16 6.1 Chuyển thực thể sang quan hệ 16 6.2 Chuyển liên kết sang quan hệ 16 6.3 Chuẩn hóa bảng 17 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt BÁO CÁO KĨ THUẬT PHẦN MỀM ỨNG DỤNG Tên đề tài : Phát triển hệ thố cu u du o ng th an co ng c om Giới thiệu đề tài 1.1 Tổng quan đề tài Trong năm qua, du lịch Việt Nam đà phát triển, lượng khách quốc tế đến khách du lịch nội địa ngày tăng Du lịch Việt Nam ngày biết đến nhiều giới, nhiều điểm đến nước bình chọn địa yêu thích du khách quốc tế Sự tăng trưởng kinh tế với đa dạng loại hình du lịch lơi kéo nhà đầu tư nước vào Việt Nam kinh doanh, lĩnh vực khách sạn Với tính phức tạp quản lý khách sạn mức độ cạnh tranh thị trường tăng cao, việc quản lý khách sạn cách hiệu vấn đề mà nhà quản trị khách sạn đặt nhiều câu hỏi để tìm hướng tốt trước phát triển không ngừng ngành công nghiệp phần mềm, đặc biệt xuất phần mềm quản lý khách sạn Với số lượng khách du lịch nước nước ngày tăng nhu cầu khách du lịch đòi hỏi dịch vụ phục vụ tốt trình quản lý khách sạn giai đoạn phát triển Thực trạng ảnh hưởng không tốt đến hiệu quản lý tốc độ phát triển khách sạn: tìm kiếm khó khăn chậm chạp, tốc độ cập nhật thơng tin chậm, hay dễ sai sót, thiếu an toàn,v.v nên nhu cầu thay đổi phương thức quản lý công tác quản lý khách sạn, lựa chọn hình thức quản lý tồn diện đặt cần thiết 1.2 Mục tiêu đề tài Đề tài đời hoàn cảnh trên, với mục tiêu xây dựng hệ thống phần mềm giúp tự động hóa tối đa giai đoạn nghiệp vụ , nhằm khắc phục hạn chế yếu hệ thống quản lý CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt ” c om Đề tài “Phát triển hệ thố nhằm đạt mục tiêu cụ thể sau: o Chính xác: Việ ần đảm bảo xác, tránh sai sót gây thiệt hạ o o : ng o Tìm kiếm dễ dàng: Việc tra cứu, tìm kiế ần dễ an co ng o Tin cậy an tồn: Hệ thống cần có tin cậy cao, thơng tin Hệ thống cần có biện pháp để đảm bảo nguy xảy mát, sai hỏng liệu thấp Hệ thống cần có độ an tồn cao, đảm bảo có biện pháp ngăn chặn phát truy nhập bất hợp pháp th Giới thiệu nhóm phân chia công việc ng Các thành viên nhóm o Nguyễn Đình Sơn ( nhóm trưởng) o Phạm Sơn Lâm o Trần Viết Hoàn o Phạm Văn Khánh o Lê Văn Minh 2.2 cu u du o 2.1 Phân chia công việc STT Tên công việc Nội dung Giới thiệu nhóm phân chia cơng việc Khảo sát thu thập yêu cầu Các thành viên nhóm Phân chia cơng việc Thực trạng hệ thống Một số vấn đề hệ thống Xác định phạm vi đề tài Những người sử dụng hệ thống Phụ trách Ghi Sơn Sơn, Lâm CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Từ điển liệu Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống Làm báo cáo Kịch sử dụng Lập bảng từ điển liệu Lập biểu đồ phân cấp chức Lập biểu đồ luông liệu Chuyển thực thể sang quan hệ Chuyển liên kết sang quan hệ Minh Lâm, Hoàn Hoàn Khánh ng - Bước 1: Đặt phòng Bước 1.1:Nhận yêu cầu đặt phòng .c om Khảo sát thu thập yêu cầu 3.1 Thực trạng hệ thống Chu trình quản lý khách sạn gồm bước sau: du o ng th an co Khi nhận yêu cầu đặt phòng khách (trực tiếp gián tiếp) lễ tân phải ghi nhận đầy đủ thông tin sau :  Tên khách (hoặc tên đoàn khách), tên người đăng ký  Địa chỉ, số điện thoại, số fax (kể mã vùng), e-mail khách  Địa chỉ, số điện thoại fax người đặt phòng  Số khách đồn.Số lượng phịng loại phịng  Giá phịng hình thức tốn  Loại đặt phịng (bảo đảm hay không bảo đảm)  Các yêu cầu đặc biệt khách (nếu có) cu u Bước 1.2 : Xác định khả đáp ứng khách sạn  Trong tiếp nhận yêu cầu đặt phòng khách, lễ tân phải kiểm tra xem số lượng phòng loại phịng trống khách sạn có đáp ứng u cầu khách hay không ?  Lễ tân cần kiểm tra liệu tình hình phịng trống khách sạn qua biểu bảng, máy vi tính để xác định khả tiếp nhận đặt phòng Tuy nhiên khách sạn nhận số phịng đặt trước nhiều so với số phịng trống (với tỷ lệ % định khơng q nhiều) nhiều trường hợp khách báo huỷ đột xuất nhằm tối đa hố cơng suất sử dụng phịng Vì số phịng có khả đáp ứng khách sạn vào ngày cụ thể lớn số phịng thực trống tính theo cơng thức sau : CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Tổng sổ phòng khách sạn - Số phịng khơng thể đón khách Trừ - Số phòng khách - Số phòng đặt trước + Số phịng đặt trước khơng chắn (tính Cộng thêm theo xác suất) + Số phòng bị huỷ bỏ Bằng = cótrả thểsớm bán.hơn dự định + Số phòng khách c om Bước 1.3 : Thoả thuận thuyết phục việc đặt phòng với khách Nếu khách sạn có khả đáp ứng yêu cầu khách cu u du o ng th an co ng  Lễ tân thông báo lại cho khách, thoả thuận giá phòng, dịch vụ kèm theo yêu cầu đặc biệt khác  Khi thoả thuận giá, Lễ tân cần nắm vững hệ thống giá sách giá khách sạn loại đối tượng khách  Nếu khách sạn khả đáp ứng yêu cầu khách  Lễ tân nên khéo léo gợi ý cho khách phương án thay đổi (loại phòng, ngày đến, ) Nếu khách khơng đồng ý lễ tân lịch xin lỗi khách đưa tên khách vào "danh sách khách chờ" xin địa liên lạc với khách Nếu khách khơng chấp nhận giới thiệu khách sang khách sạn khác tương đương hẹn dịp khác  Lễ tân từ chối nhận đặt phịng khách có tên sổ đen khách sạn (vi phạm nội quy, khơng tốn, )  Danh sách khách chờ : liệt kê tên, địa liên lạc thông tin cần thiết khách đặt phòng mà khách sạn chưa đáp ứng thời điểm Lễ tân thơng báo cho khách khách sạn đáp ứng yêu cầu để nhận lại đặt phòng từ khách Bước 1.4 : Nhập thơng tin đặt phịng Sau thoả thuận với khách, lễ tân tiến hành nhập thơng tin đặt phịng theo quy định khách sạn Bước 1.5 : Khách sạn khẳng định việc đặt phòng Ngay sau nhận đặt phòng, lễ tân phải khẳng định việc đặt phòng với khách điện thoại, thư, fax e-mail theo quy định khách sạn số thông tin cần khẳng định :  Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt cu u du o ng th an co ng c om  Loại phòng, giá phòng  Số lượng phòng số lượng khách  Ngày đến số đêm lưu trú  Các yêu cầu đặc biệt khách  Đặt phịng có đảm bảo hay khơng ?  Phương thức tốn  Số đặt phòng (số phiếu đặt phòng) Bước 1.6 : Lưu thơng tin đặt phịng Mọi thơng tin việc đặt phòng khách phải cập nhật lưu giữ đầy đủ theo thứ tự ngày đến danh sách khách xếp theo vần anphabê Việc lưu giữ giúp khách sạn có thơng tin đầy đủ khách đến khách sạn Lễ tân theo dõi dược mật độ phòng thời điểm khác giúp cho việc nhận đặt phịng nhanh chóng, xác hiệu Bước 1.7 : Nhận khắng định lại từ khách Thông thường khách sạn yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt phòng trước ngày khách đến tuỳ theo quy định khách sạn thời điểm khác (thường 15 ngày cho khách đoàn ngày cho khách lẻ) Nếu khách có sửa đổi huỷ bỏ lễ tân phải thực bước sau:  Xác định lại phiếu đặt phịng trước khách cách hỏi : ngày đến, ngày đi, tên khách, số lượng phòng,  Nhận thông tin thay đổi huỷ bỏ đặt phịng khách - Bước : Tống hợp tình hình đặt phịng chuyến cho phận đón tiếp Hàng ngày, lễ tân chuẩn bị danh sách khách dự định đến ngày nhằm mục đích giúp cho khách sạn nắm số lượng khách lễ tân chuẩn bị hồ sơ đăng ký hay toán cho khách Nhân viên đặt phòng ghi lại cập nhật thơng tin sau  Số phiếu đặt phịng  Sửa đổi huỷ bỏ  Số khách vãng lai đến ngày  Số khách hạn khách trả phòng trước dự định  Số khách đặt phịng khơng tới - Bước 3: Nhận trả phịng tốn tiền phịng  Cập nhật xác khoản thu chi hàng ngày khách  Cập nhật tất hoá đơn ghi hoá đơn toán cho khách CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt      Nhận lại chìa khố phịng Giao tài sản, tư trang khách quầy lễ tân Hỏi ý kiến khách chất lượng dịch vụ khách sạn Giúp khách tìm phương tiện (nếu cần) Chào khách, chúc khách lên đường hẹn gặp lại Sơ đồ quy trình thuê phòng hệ thống c om Nhận yêu cầu thuê phòng Xác nhận đặt phòng co ng Xác nhận khả đáp ứng Từ chối th an Trả lời khách Nhận khẳng định từ khách Hủy bỏ cu u Sửa đổi du o ng Lập thông tin thuê phịng Tổng hợp tình hình thphịng Nhận trả phịng Thanhtốn tiền phịng CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3.2 Một số vấn đề hệ thống Hệ thống Quản lý Khách sạn bộc lộ rõ số hạn chế sau o Tìm kiếm khó khăn chậm chạp o c om , tải o : Có số cơng việc phải lặp lại nhiều lầ ng co o th an o Dễ ng cu u du o 3.3 Xác định phạm vi đề tài Từ mơ tả chu trình Quản lý Khách sạn trên, thấy khối lượng công việc cần Quản lý lớn, nên dường không khả thi triển khai phát triển hệ thống bao quát toàn bước đặt phịng khách sạn Chính vậy, khn khổ đề tài này, tập trung vào nhiệm vụ từ bước bước Tức tập trung vào việc đặt phòng từ xa cập nhật thơng tin phịng Việc mở rộng để quản lý thêm bước mục tiêu đề tài tương lai 3.4 Những người sử dụng hệ thống a) Khách hàng:  Đặt phòng:  Kiểm tra thông tin khách sạn  Lựa chọn thông tin phịng cần đặt  Cập nhật thơng tin cá nhân CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt  Đặt cọc b) Lễ tân:  Cập nhật thông tin khách sạn  Cập nhật thơng tin đặt phịng  Cập nhật dịch vụ khách sạn c) Các phận chức khác: th an co ng c om Bộ phận buồng phòng:  Thường xuyên kiểm tra phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị phịng có u cầu từ Lễ tân, có trục trặc phải báo cho Lễ tân  Thơng báo cho Lễ tân tình trạng phịng trống để bán Bộ phận tài kế hoạch:  Kiểm sốt chi phí buồng phịng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH vấn đề vào tháng (chỉ xác định số lượng)  Quản lí tài chính, tốn với Lễ tân khoản tiền thuê phòn khoản dịch vụ khác 3.5 Kịch sử dụng (use cases) 3.5.1 UC1: Đặt phòng Actor: Khách hàng, Lễ tân ng User: Khách hàng, Lễ tân Mơ tả: Kiểm tra thơng tin khách sạn Tìm kiếm phòng cần đặt Chọn phòng muốn đặt Cung cấp thơng tin khách hàng Xác nhận đặt phịng cu u      du o Input: yêu cầu phịng, thơng tin cá Output: đơn đặt phịng nhân 3.5.2 UC2: Cập nhật thơng tin đặt phịng User: Khách hàng, Lễ tân Actor: Khách hàng, Lễ tân Input: đơn đặt phịng cũ, thơng tin Output: đơn đặt phịng lịch chỉnh sửa sử chỉnh sửa CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Mô tả:      Liên hệ khách sạn Cung cấp thơng tin đặt phịng cũ Cập nhật thơng tin đặt phòng Chọn phòng muốn đặt Xác nhận thơng tin đặt phịng c om 3.5.3 UC3: Cập nhật thông tin khách sạn Actor: Lễ tân Input: thông tin phịng Output: thơng tin phịng sau cập nhật ng User: Lễ tân Mô tả: th an co  Nhận thơng tin cần cập nhật  Tìm kiếm phần cần cập nhật thông tin  Cập nhật thông tin phòng vào sổ sách: trạng thái phòng, giá, vị trí phịng,… ng 3.5.4 UC4: Tra cứu thơng tin phân chức khác du o User: Các phận chức khác Actor: Các phận chức khác, Lễ tân cu u Input: yêu cầu thông tin tra Output: thông tin tra cứu cứu Mô tả:  Liên hệ nhận thông tin đặt phịng từ lễ tân  Tìm thơng tin cần tra cứu  Chuẩn bị phòng, nhân viên để phục vụ lượng khách tới  Biết phòng vừa trả để kiểm tra, dọn dẹp 3.5.5 UC5: Trả phòng toán User: Khách hàng Actor: Khách hàng, Lễ tân Input: thơng tin sử dụng phịng Output: thơng tin phịng trả hóa dịch vụ khách sạn đơn tốn 10 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Mơ tả: Tên Bí danh Nơi sd/vai trò Phòng P Khách hàng, Lễ tân Khách hàng co Khách hàng, Lễ tân an KH Dịch vụ cu Đơn đặt phòng Đơn đăng ký dịch vụ BK Lễ tân phận khác Tên đăng nhập tài khoản + Tên + Ngày sinh + Chức danh + Địa DV Khác hàng, Lễ tân Các phận khác Tên + Nội dung dịch vụ + Giá Khách hàng, Lễ tân Tên khách hàng + Thông tin liên lạc + Tên, số, loại lượng phòng + Giá phòng + Tiền đặt cọc + Thời gian dự kiến Khách hàng, Lễ tân Tên khách hàng + Tên phòng + Nội dung dịch vụ + Phí dịch vụ + Thời gian th Tên KH+Số CMND+Ngày sinh+Số ĐT+Quốc tịch+Visa+E-mail Lễ tân LT ng Các phận khác Số phòng+Chất lượng phòng+Giá phòng gốc Tên đăng nhập tài khoản + Tên + Ngày sinh + Chức danh + Địa du o Lễ tân u Mô tả ng TT c om  Khách hàng cung cấp thơng tin phịng cần trả  Lễ tân tra cứu phịng trả tổng hợp thơng tin sử dụng phòng: thời gian sử dụng phòng, dịch vụ phịng,…  Cập nhật thơng tin phịng trả : sở vật chất, trạng thái (đang sử dụng thành trống)  Cập nhật thông tin từ phận tài kế tốn  Xuất hóa đơn cho khách  Thanh toán Từ điển liệu ĐP ĐDV 11 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Phân tích hệ thống 5.1 Biểu đồ phân cấp chức Quản lý phòng đặt phòng Đặt phịng Tra cứu thơng tin c om Cập nhật thơng tin Cập nhật thơng tin phịng Xác nhận đặt phịng Cập nhật thơng tin dịch vụ co ng Xem thơng tin phịng th du o ng Chỉnh sửa u cầu đặt phịng an Cập nhật thơng tin cá nhân 5.2 cu u Đặt phòng Biểu đồ luồng liệu Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh (mức 0) Lễ tân ( (2) ( Khách hàng CuuDuongThanCong.com (1) K Hệ thống quản lý phòng đặt phòng (3) https://fb.com/tailieudientucntt Bộ phận chức 12 .c om Trong luồng liệu: (1): thông tin trao đổi khách hàng với hệ thống như: yêu cầu đặt phòng, thơng tin phịng, thơng tin cá nhân,… (2): thơng tin trao đổi cá nhân hệ thống như: trạng thái phịng, dịch vụ phịng,… (3): thơng tin trao đổi phận chức với hệ thống như: thơng tin đặt phịng từ khách hàng… Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh (mức 1) (4) (1) Khách hàng (2) (5) 5) (7) Cập nhật thông tin khách sạn du o ng Lễ tân Hồ sơ khách hàng (6) th an co ng Đặt phịng Thơng tin phòng cu u (8) Bộ phận chức khác 5.3 (3) Tra cứu thơng tin khách sạn Trong luồng liệu: (4): thông tin cá nhân khách hàng đơn đặt phịng (5): thơng tin đặt phịng (6): thơng tin dịch vụ khách sử dụng (7): trạng thái phòng: trạng thái, giá … (8): thơng tin phịng Biểu đồ thực thể liên kết 13 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 5.3.1 Xác định thực thể Thông qua từ điển liệu biểu đồ luồng liệu, ta xác định thực thể sau: TT Tên thực thể Tên sử dụng Mơ tả Phịng TPhong Tình trạng , Số phòng , Chất lượng phòng, Giá phòng, Dịch vụ đăng ký Khách hàng TKhachHang Tên KH, Số CMND, Ngày sinh, Số ĐT, Quốc tịch, Visa, E-mail Lễ tân TLetan Tên đăng nhập tài khoản, Tên Ngày sinh, Chức danh, Địa Các phận khác TBpkhac Tên đăng nhập tài khoản, Tên, Ngày sinh, Chức danh, Địa Dịch vụ TDichvu Tên, Nội dung dịch vụ, Giá an co ng c om du o ng th 5.3.2 Xác định liên kết Liên kết N:M Phòng Lễ tân: M