Nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty thành viên ở tp hồ chí minh trực thuộc tập đoàn xăng dầu việt nam

Đại Học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA LẠI QUANG NGHĨA NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN Ở TPHCM TRỰC THUỘC TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN THẠC SĨ Tp Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2012 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán hướng dẫn khoa học : TS NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN Cán chấm nhận xét : TS NGUYỄN THỊ THU HẰNG Cán chấm nhận xét : PGS.TS BÙI NGUYÊN HÙNG Khóa luận thạc sĩ nhận xét tại: HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ KHÓA LUẬN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA, tháng năm 2012 Thành phần hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: Chủ tịch : TS NGUYỄN THỊ THU HẰNG Thư ký : PGS.TS BÙI NGUYÊN HÙNG Ủy viên : TS NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TS NGUYỄN THỊ THU HẰNG CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TS NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc -TP HCM, ngày 09 tháng 04 năm 2012 NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ Họ tên học viên : LẠI QUANG NGHĨA Ngày, tháng, năm sinh : 03/11/1983 Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Giới tính : Nam / Nữ Nơi sinh : TP.HCM Khoá (Năm trúng tuyển) : 2009 1- TÊN ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN Ờ TPHCM TRỰC THUỘC TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIÊT NAM 2- NHIỆM VỤ KHĨA LUẬN: • Phân tích thực trạng đánh giá hệ thống kiểm soát nội công ty thành viên trực thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam yếu tố theo COSO 1992 • Đề xuất giải pháp chung nhằm nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội công ty 3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ : 05/12/2011 4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ : 09/04/2012 5- HỌ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN :TS NGUYỄNTHÚY QUỲNH LOAN Nội dung đề cương Khóa luận thạc sĩ Hội đồng Chuyên Ngành thông qua CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TS NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH LỜI CẢM ƠN Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn Thầy Cô Khoa Quản lý Công nghiệp truyền đạt tảng kiến thức vững kinh nghiệm quý báu cho suốt thời gian học vừa qua Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn tri ân sâu sắc đến Cơ Nguyễn Thúy Quỳnh Loan tận tình hướng dẫn suốt q trình thực khóa luận Tôi muốn dành lời cảm ơn chân thành đến nhà quản lý đồng nghiệp Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) tạo điều kiện thuận lợi việc chia thông tin thực khảo sát để giúp thực tốt khóa luận Tơi xin cám ơn tất bạn bè gia đình ln ủng hộ tơi mặt thơng tin, kiến thức tình cảm suốt trình thực đề tài LỜI CAM ĐOAN Đề tài khóa luận :“ “NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN Ở TPHCM TRỰC THUỘC TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM”” thực kiến thức, tư hướng dẫn giáo viên hướng dẫn Các thông tin số liệu sử dụng khóa luận hồn tồn xác Nội dung đề tài chưa công bố cơng trình trước TĨM TẮT Tại thành phố Hồ Chí Minh, Tập đồn xăng dầu Việt Nam có 12 cơng ty thành viên nằm rải rác khắp quận, kinh doanh đa dạng ngành nghề, từ xuất nhập khẩu, bán lẻ xăng dầu, gas, dịch vụ vận tải…cho đến xây dựng, bảo hiểm, ngân hàng Mỗi công ty theo đặc thù riêng có đặc điểm, phương pháp quản lý sản xuất kinh doanh riêng Do đó, việc kiểm tra, kiểm sốt hệ thống kiểm sốt nội 12 cơng ty vấn đề nan giải mà ban lãnh đạo Tập đoàn phải đối mặt Đề tài: “NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN Ở TPHCM TRỰC THUỘC TẬP ĐỒN XĂNG DẦU VIỆT NAM” phân tích thực trạng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bội cơng ty thành viên trực thuộc Tập đồn Xăng dầu Việt Nam Từ đó, đề tài phân chia 12 cơng ty thành nhóm có trạng kiểm sốt nội bộ: nhóm (2 cơng ty), nhóm (8 cơng ty), nhóm (2 cơng ty) Kết khảo sát cho thấy công ty thành viên có nỗ lực lớn để thiết lập hệ thống kiểm soát nội theo COSO Chức kiểm soát thực trình quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý cơng tác kế toán doanh nghiệp Tuy nhiên, hệ thống kiểm sốt nội mang tính tự phát, chưa quan tâm mức nên kết đạt chưa cao Hệ thống kiểm soát nội chưa phát huy hết hiệu tổ chức nhân sự, phân định trách nhiệm, quyền hạn, kiểm soát hệ thống máy tính, đánh giá phân tích rủi ro doanh nghiệp Từ hạn chế đó, đề tài đề giải pháp kiến nghị tương ứng với nhóm cơng ty Các biện pháp đề xuất phân loại theo yếu tố hình thành nên hệ thống kiểm sốt nội theo COSO bao gồm: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát ABSTRACT In Ho Chi Minh city, Viet Nam Petroleum Corporation has totally 12 members scattered throughout the city and the bussiness sectors, from export and import, retail petroleum, gas, services transportation to construction, insurance and baking Each company has its own characteristics, methods of production and management Therefore, the quality and the efficiency of the internal control system is a problem that the leaders of Petrolimex face to The Thesis “IMPROVE THE EFFICIENCY OF THE INTERNAL CONTROL SYSTEM OF VIETNAM PETROLEUM CORPORATION’S MEMBERS IN HO CHI MINH CITY” reviews of the status and integrated system of the internal control in the subsidiary companies of Vietnam Petroleum Corporation Since then, the thesis divides 12 company into group having the same situation of the internal control: Group (2 company), Group (8 company), Group (2 company) The Thesis shows that 12 company have great efforts to establish the internal control system by COSO The Monitoring function has been implemented in both the bussiness and financial process However, the efforts seems to be spontaneous and not have enough interests As a result, the Internal control system is not promoted the effectiveness of organizational personnel, responsibility assignment, man power, control systems… From such restrictions, the thesis has come up with solutions and recommendations that correspond to groups of companies The measures proposed and classified according to the elements forming the internal control system under COSO include: control environment, risk assessment, control activities, information and communication, and monitoring MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI 1.1.1 Lý từ doanh nghiệp Việt Nam 1.1.2 Lý chọn hướng kiểm soát nội dựa theo COSO 1992 1.1.3 Lý từ tập đoàn xăng dầu Việt Nam 1.2 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 1.3 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI 1.4 PHẠM VI ĐỀ TÀI 1.5 BỐ CỤC ĐỀ TÀI 1.6 TÓM TẮT CHƯƠNG CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT – PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1.1 Báo cáo COSO 1992 hệ thống kiểm soát nội 2.1.2 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 2.1.2.1 Mơi trường kiểm sốt: 10 2.1.2.2 Đánh giá rủi ro: 10 2.1.2.3 Hoạt động kiểm soát: 10 2.1.2.4 Thông tin truyền thông 11 2.1.2.5 Giám sát 11 2.1.3 Sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội vững mạnh 11 2.1.4 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội 12 2.2 KHUNG NGHIÊN CỨU 13 2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 14 2.3.1 Cách thức thu thập mã hóa liệu 14 2.3.2 Quy trình thực nghiên cứu 15 2.4 TÓM TẮT CHƯƠNG 15 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN 3.1 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN 16 3.1.1 Môi trường kiểm soát 16 3.1.1.1 Sự trực giá trị đạo đức 16 3.1.1.2 Sự ủy thác nhiệm vụ theo lực 17 3.1.1.3 Hội đồng Quản trị 17 3.1.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành 18 3.1.1.5 Cơ cấu tổ chức 19 3.1.1.6 Phân chia quyền hạn trách nhiệm 21 3.1.1.7 Chính sách nhân 21 3.1.2 Đánh giá rủi ro 23 3.1.3 Hoạt động kiểm soát 24 3.1.4 Thông tin truyền thông 25 3.1.5 Giám sát 26 3.2 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN 27 3.2.1 Phân nhóm cơng ty 27 3.2.2 Đánh giá chung 27 3.2.3 Hạn chế 29 3.2.3.1 Đối với công ty nhóm 29 3.2.2.2 Đối với cơng ty nhóm 29 3.2.2.3 Đối với cơng ty nhóm 29 3.3 TÓM TẮT CHƯƠNG 30 CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN 4.1 GIẢI PHÁP CHUNG 31 4.2 ĐỐI VỚI CÁC CƠNG TY NHĨM 32 4.3 ĐỐI VỚI CÁC CƠNG TY NHĨM 33 4.4 ĐỐI VỚI CÁC CƠNG TY NHĨM 34 4.5 TÓM TẮT CHƯƠNG 35 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN 36 5.2 KIẾN NGHỊ 38 5.2.1 Về phía quan quản lý Nhà Nước 38 5.2.1 Về phía tập đồn xăng dầu Việt Nam 38 5.2.3 Về mặt hạn chế hướng nghiên cứu đề tài 39 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 Hằng năm, công ty nên đề biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến giới hạn chấp nhận biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng tác hại rủi ro giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức chấp nhận Ngoài ra, doanh nghiệp đề mục tiêu tổng thể chi tiết để nhân viên lấy làm sở tham chiếu triển khai cơng việc 4.3 ĐỐI VỚI CÁC CƠNG TY NHĨM • Tổ chức kênh thơng tin hữu hiệu Hệ thống truyền thông công ty phải đảm bảo cho nhân viên cấp độ hiểu nắm rõ nội quy, chuẩn mực tổ chức, đảm bảo thông tin cung cấp kịp thời, xác đến cấp có thẩm quyền theo quy định Các kênh truyền thông doanh nghiệp thường thực thông qua gặp gỡ hội họp nhà quản lý cấp cao nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp Công ty thiết lập kênh thơng tin nóng (một ủy ban hay cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo hành vi, kiện bất thường có khả gây thiệt hại cho doanh nghiệp Cần có hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa truy cập, tiếp cận người khơng có thẩm quyền Các chương trình, kế hoạch phịng chống thiên tai, hiểm họa kế hoạch ứng cứu cần xây dựng có cố thơng tin số liệu • Sử dụng nhiều phương pháp khác để phân tích rủi ro Các nhà quản lý, đặc biệt ban quản trị công ty thành viên nên luôn thu thập thông tin từ nhân viên doanh nghiệp từ bên ngồi thơng qua việc tiếp xúc trực tiếp với họ, để đánh giá phân tích định lượng tác hại rủi ro hữu tiềm ẩn Điều nghĩa họ nhận thức rõ ràng tác hại rủi ro giới hạn rủi ro mức tối thiểu mà doanh nghiệp chấp nhận • Thực giám sát định kỳ hoạt động 34 Đến cuối năm 2012, chậm năm 2013, tất cơng ty thành viên Tập đồn phải tiến hành cổ phần hố hồn tồn Do đó, thành viên nên xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ, định kì, mời kiểm tốn độc lập làm việc Như thế, trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định doanh nghiệp quy định luật pháp hành phát kịp thời để xử lý thông qua việc báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao cho ban lãnh đạo 4.4 ĐỐI VỚI CÁC CƠNG TY NHĨM • Xây dựng sách nguồn nhân lực hợp lý Muốn có đội ngũ lao động đủ số lượng có chất lượng tốt doanh nghiệp phải có sách đảm bảo khuyến khích người lao động để tạo gắn bó họ với doanh nghiệp sách tuyển dụng cơng khai, cơng bằng; sách đào tạo, huấn luyện nâng cao lực chun mơn; sách tiền lương, thưởng hợp lý; sách đề bạt cụ thể, rõ ràng • Báo cáo dấu vết kiểm tốn Cơng ty tạo dấu vết kiểm tốn thơng qua biện pháp thực như: hạn chế việc chỉnh sửa số liệu trực tiếp, số liệu chuyển sổ hay số liệu nhạy cảm…; tự động ghi nhận báo cáo tổng kết việc thành viên truy nhập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xoá liệu tập tin riêng bảo mật tối đa Chỉ có người quản lý cấp cao trực tiếp quyền xem in báo cáo dấu vết kiểm toán từ nội dung liệu tập tin • Thực bảo vệ an tồn thơng tin Cơng ty cần bảo vệ thơng tin qua việc lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, phòng ngừa truy cập, tiếp cận người khơng có thẩm quyền xây dựng chương trình, kế hoạch phịng chống cố thơng tin doanh nghiệp • Tăng cường hoạt động kiểm sốt Cơng ty cần đề định mức xác định tài số đánh giá hiệu hoạt động số quản lý lập kế hoạch kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề Ngoài ra, nhân 35 viên cần lưu giữ chứng dạng văn tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực công việc với phần giám sát thời điểm nào, kể việc xác định cá nhân có tránh nhiệm sai phạm xảy 4.5 TÓM TẮT CHƯƠNG Các điểm hạn chế hệ thống kiểm sốt nội khơng phát đề xuất giải pháp khắc phục gây tổn thất ngăn cản doanh nghiệp đạt mục tiêu đề hoạt động Dựa phát chương 3, chương đề giải pháp chung tương ứng với nhóm cơng ty nhằm bổ sung điểm hạn chế, khiếm khuyết nâng cao tính hiệu hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Các biện pháp đề xuất phân loại theo yếu tố hình thành nên hệ thống kiểm sốt nội theo COSO bao gồm: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông, giám sát 36 CHƯƠNG KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN Hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp chuỗi quy trình nghiệp vụ đan xen cách có hệ thống, khâu quy trình nghiệp vụ cần chức kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt ln giữ vị trí quan trọng trình quản lý điều hành kinh doanh Thơng qua việc kiểm sốt hữu hiệu, nhà quản lý đánh giá điều chỉnh việc thực nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề với hiệu suất cao Đề tài “Nâng cao hiệu hệ thống kiểm sốt nội cơng ty thành viên thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Tập đồn xăng dầu Việt Nam” phân tích thực trạng đánh giá hệ thống kiểm soát nội công ty thành viên trực thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam yếu tố theo COSO 1992 Từ đó, giải pháp chung đưa nhằm nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội cơng ty Nhìn chung, cơng ty thành viên có nỗ lực lớn để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần khơng nhỏ vào phát triển tập đồn Các cơng ty có thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá cụ thể theo nhân tố cấu thành: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát Chức kiểm soát thực trình quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý cơng tác kế tốn doanh nghiệp Các cơng ty có cố gắng tạo dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao tính trực giá trị đạo đức nhân viên Các hành vi khuyến khích, khen thưởng kết cơng việc tốt nhân viên nhà quản lý quan tâm 37 Hầu hết công ty có sơ đồ kế tốn Chứng từ kế tốn, sổ sách kế tốn, sơ đồ mơ tả phận quan trọng hệ thống thông tin kế toán Chứng từ sổ sách doanh nghiệp khảo sát nhìn chung đảm bảo thực tốt, thuận lợi cho chức kiểm tra giám sát, thực mục tiêu kiểm soát nội Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội nhiều bất cập hạn chế Các điểm hạn chế hệ thống kiểm soát nội gây tổn thất ngăn cản ban lãnh đạo công ty đạt mục tiêu đề hoạt động Những điểm hạn chế mà đề tài phát là: • Ban lãnh đạo thường phản ứng chậm so với thay đổi kinh tế Các nhà quản lý quản lý theo kinh nghiệm mà khơng đào tạo chun mơn sâu • Chính sách sử dụng lao động chưa tốt nên chưa tạo động lực khuyến khích nhiệt tình lao động, nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên • Sự trao đổi mục tiêu tài kinh doanh thực hiện, chủ yếu định chiều từ cấp lãnh đạo cao chấp thuận thực thi tồn doanh nghiệp • Đa số công ty chưa đánh giá mức vai trị việc phân tích rủi ro hoạt động kinh doanh Việc giám sát hệ thống kiểm soát nội mức tương đối chưa mang lại hiệu cao • Các cơng ty chưa trọng kiểm sốt hệ thống máy tính, Dấu vết kiểm toán nội dung liệu khó tạo phần lớn cơng ty khơng phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa… Từ hạn chế đó, đề tài đóng góp số biện pháp chung dựa theo mơ hình COSO 1992 theo nhóm cơng ty, cụ thể là: • Thiết kế cấu tổ chức hiệu • Thực phân định trách nhiệm quyền hạn rõ ràng 38 • Xây dựng sách nguồn nhân lực hợp lý • Mục tiêu hoạt động cụ thể phổ biến rộng rãi • Sử dụng nhiều phương pháp khác để phân tích rủi ro • Kiểm sốt chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách • Kiểm soát xâm nhập mặt vật lý, bảo vệ phần cứng phần mềm • Báo cáo dấu vết kiểm tốn • Tổ chức kênh thơng tin hữu hiệu • Thực bảo vệ an tồn thơng tin • Tiếp nhận thông tin phản hồi từ bên ngồi doanh nghiệp • Thực giám sát định kỳ hoạt động 5.2 KIẾN NGHỊ 5.2.1 Về phía quan quản lý Nhà Nước Báo cáo COSO 1992 hệ thống lý luận đầy đủ kiểm soát nội thời điểm tiêu chuẩn mà hầu hết tổ chức kiểm toán Hoa Kỳ áp dụng.Tuy nhiên, Việt Nam, lý luận kiểm sốt nội cịn sơ sài chưa phổ biến nhiều Kiểm soát nội chủ yếu xem công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán viên độc lập thực kiểm toán Chức kiểm soát nội chưa thực tách rời hồn tồn khỏi kiểm tốn nội kiểm soát nội chưa xem cơng cụ hữu hiệu giúp ích cho q trình quản lý hoạt động doanh nghiệp Muốn đẩy mạnh hoạt động kiểm sốt nội doanh nghiệp nhà lý luận Viện nghiên cứu, Bộ, Ban ngành, đặc biệt Bộ Tài cần phải tìm hiểu kinh nghiệm vận dụng kiểm soát nội nước bạn xây dựng hệ thống lý luận phù hợp với thực tiễn Việt Nam, dễ hiểu phổ biến rộng rãi đến doanh nghiệp 5.2.2 Về phía tập đồn xăng dầu Việt Nam Thực Quyết định số 828/QĐ-TTg ngày 31 tháng năm 2011 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt phương án cổ phần hóa cấu lại Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam thành Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Tập đoàn 39 bước tiến hành cổ phần tái cấu trúc máy Tập đoàn vốn tồn suốt 30 năm qua Trong tình hình đó, báo cáo COSO 1992 cơng cụ cần thiết để tập đồn tham khảo thực 5.2.3 Về mặt hạn chế hướng nghiên cứu đề tài Những câu hỏi khảo sát rút từ câu hỏi COSO Tuy nhiên, câu hỏi 55, tổng số câu hỏi COSO 300 Ngoài ra, báo cáo COSO 1992 hệ thống lý luận kiểm soát nội hoàn thiện Nhưng đối tượng COSO hướng đến doanh nghiệp Hoa Kỳ, châu Âu nên vận dụng COSO vào doanh nghiệp nhà nước Việt Nam phát sinh nhiều điểm khơng phù hợp Do đó, hướng nghiên cứu sàng lọc lại câu hỏi COSO lại lần nữa, chọn câu hỏi phù hợp với trạng, phong cách quản lý văn hoá doanh Việt Nam Từ đó, kết phân tích đánh giá xác trung thực Đề tài nghiên cứu mức độ tổng quát 12 công ty Hướng chọn quy trình hoạt động 12 cơng ty thành viên: quy trình mua hàng, tồn kho, kiểm sốt chi phí…Từ sâu vào phân tích đánh giá quy trình cụ thể để thống chung cho toàn tập đoàn PHỤ LỤC 1: DANH SÁCH CÔNG TY VÀ CÁ NHÂN PHỎNG VẤN STT Tên doanh nghiệp Công ty Xăng dầu Khu vực II TNHH Một Thành Viên Quận Chức vụ vấn Trần Văn Thắng Giám Đốc Đặng Duy Quân Phó Giám Đốc 54-56 Bùi Hữu Hà Huy Thắng Phó Giám Đốc Xuất Nhập Khẩu Nghĩa, Mai Viết Sinh Phó Giám Đốc Petrolimex Quận Nguyễn Quang Kiên Giám Đốc Nguyễn Thị Vịnh Phó Giám Đốc Cơ khí Xăng dầu Petrolimex 15 Lê Duẩn, Ơng/Bà phịng Công ty Cổ phần Công ty Cổ phần Địa 446 Nơ Trang Long, Quận Bình Thạnh Cơng ty Cổ phần 9-11 Lơ C20- Phan Nguyễn Văn Nhu Phó Giám Đốc Bảo hiểm PJICO Sài Gịn Xích Long, Quận Thái Đình Bách Phó Giám Đốc Phú Nhuận Cơng ty Cổ phần 15 Lê Duẩn, Hoành Anh Giám Đốc Gas Petrolimex Quận Dương Cơng Khẩn Phó Giám Đốc Phạm Chí Dũng Giám Đốc Nguyễn Thị Thủy Phó Giám Đốc Đặng Duy Quân Giám Đốc Nguyễn Xuân Thái Phó Giám Đốc Công ty Cổ phần Taxi Gas Sài Gịn Petrolimex Cơng ty Cổ phần Vận tải Dịch vụ Petrolimex Sài Gòn 10 11 12 178/6 Điện Biên Phủ, Quận Bình Thạnh 118 Huỳnh Tấn Phát, Quận Công ty Cổ phần Vận tải 236/106/1A Điện Phan Văn Kỳ Phó Giám Đốc Xăng dầu đường thuỷ Biên Phủ, Trần Quang Tuấn Phó Giám Đốc Petrolimex Quận Bình Thạnh Cơng ty Cổ phần Vận tải 12 Lê Duẩn, Trương Văn Minh Giám Đốc Xăng dầu VITACO Quận Đàm Xuân Trọng Phó Giám Đốc 232 Nguyễn Tất Cung Quang Hà Phó Giám Đốc Thành, Lê Huy Thủy Phó Giám Đốc Cơng ty Cổ phần Xây Lắp III Petrolimex Quận Công ty Cổ phần 15 Lê Duẩn, Lê Minh Tổng Phó Giám Đốc Hóa dầu Petrolimex Quận Trần Minh Quang Phó Giám Đốc Ngân hàng Thương mại 25-28 Phan Xích Đinh Thành Nghiệp Giám Đốc Cổ phần Xăng dầu Long, Trần Quỳnh Hương Phó Giám Đốc Petrolimex Quận Bình Thạnh PHỤ LỤC 2: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT Xin chào Anh/Chị Tôi tên Lại Quang Nghĩa, làm việc công ty Xăng dầu Khu vực II học viên cao học Trường Đại học Bách Khoa TpHCM Hiện nay, tiến hành nghiên cứu ““NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN Ở TPHCM TRỰC THUỘC TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM” Xin Anh/ Chị vui lịng dành chút thời gian điền thông tin vào số câu hỏi Thông tin trả lời phục vụ cho việc nghiên cứu bảo mật Xin chân thành cảm ơn đóng góp quý báu Anh/Chị vào bảng trả lời câu hỏi Mọi thông tin riêng Quý Công ty/Doanh nghiệp bảo mật tuyệt đối BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT I Thông tin chung: Tên doanh nghiệp: Địa chỉ: Số lượng nhân viên doanh nghiệp: TRẢ LỜI CÂU HỎI II Môi trường kiểm soát Mục tiêu: nhằm để thu kiến thức đầy đủ mơi trường kiểm sốt, để hiểu đánh giá thái độ, nhận thức hành động Ban Quản trị Hội đồng Quản trị thông qua nhân tố hình thành nên mơi trường kiểm sốt A_ Sự trực giá trị đạo đức Cơng ty có quy định đạo đức nghề nghiệp thông lệ kinh doanh chấp nhận, bao gồm quy định xử lý trường hợp mâu thuẫn lợi ích chuẩn mực đạo đức khơng? Cơng ty có việc truyền đạt hướng dẫn cụ thể hóa yêu cầu đạo đức, phân biệt hành vi vi phạm, hành vi khuyến khích, cho phép khơng? B_ Sự ủy thác nhiệm vụ theo lực Quyền hạn trách nhiệm có phân chia rõ ràng cho phận văn khơng? Cơng ty có tổ chức khóa học đào tạo nhân lực, bao gồm hệ thống thông tin nhân không? C_Hội đồng Quản trị Ban lãnh đạo có đánh giá cao vai trị kiểm sốt nội khơng? Có họp định kỳ Hội đồng Quản trị để thiết lập sách, xác định mục tiêu xem xét, đánh giá lại hoạt động cơng ty khơng? Hội đồng Quản trị có thông báo hay thông qua tất công văn, chứng từ gửi hay nhận không? Hội đồng Quản trị có cung cấp thơng tin đầy đủ kịp thời để giám sát mục tiêu chiến lược quản lý; kết hoạt động tình hình tài cơng ty, điều khoản hợp đồng quan trọng khơng? CĨ KHƠNG KHƠNG BIẾT KHƠNG TRẢ LỜI Có việc giám sát nhằm xác định mức khuyến khích vật chất cho nhân viên điều hành cấp cao trưởng ban kiểm toán nội bộ, xác định việc bổ nhiệm kết thúc nhiệm kỳ cho cá nhân khơng? D_ Triết lý quản lý phong cách điều hành: 10 Những nhà quản lý nhân viên khác cơng ty có bàn bạc kế hoạch mục tiêu tài kinh doanh khơng? 11 Cơng ty có sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tài phát sai sót khơng? 12 Cơng ty có chấp nhận mức độ rủi ro kinh doanh mạo hiểm khơng? 13 Trong cơng ty có thường xảy biến động nhân vị trí quản lý cấp cao không? 14 Các nhà quản lý công ty có thái độ hành động đắn việc áp dụng ngun tắc kế tốn, cơng bố thơng tin báo cáo tài chính, chống gian lận giả mạo chứng từ sổ sách không? E_ Cơ cấu tổ chức 15 Cơng ty có sơ đồ cấu tổ chức với phân định trách nhiệm quyền hạn nhân viên không? 16 Cơ cấu tổ chức có phù hợp với quy mơ Công ty độ phức tạp công việc không? 17 Cơ cấu tổ chức phân định chức quyền hạn có bị chồng chéo? 18 Có văn quy định sách thủ tục để cụ thể hóa hoạt động phận cơng ty không? 19 Mọi quan hệ báo cáo doanh nghiệp có rõ ràng khơng? (Các nhân viên có biết phải báo cáo vấn đề gì, cho ai, khơng?) 20 Nhà quản lý có đánh giá định kì thay đổi cấu tổ chức theo thay đổi điều kiện kinh doanh không? F_ Phân chia quyền hạn trách nhiệm 21 Có phân chia rõ ràng quyền hạn trách nhiệm để chức điều hành giải công việc thực mục tiêu công ty khơng? 22 Có bảng mơ tả cơng việc cho nhân viên, cụ thể hóa nhiệm vụ, bao gồm thủ tục kiểm sốt có liên quan đến trách nhiệm? G_ Chính sách nhân 23 Khi tuyển dụng nhân viên mới, cơng ty có sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên trung thực có khả chun mơn nhằm đáp ứng cho hệ thống kiểm sốt nội hiệu khơng? 24 Các nhân viên có hiểu hành động sai lệch so với sách thủ tục quy định phải chịu biện pháp điều chỉnh (như nhắc nhở, cảnh cáo, phạt, sa thải… tùy theo mức độ vi phạm) khơng? 25 Cơng ty có thường xun tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên khơng? 26 Cơng ty có xây dựng quy chế khen thưởng kỷ luật rõ ràng khơng? 27 Có cam kết bảo mật thông tin nhân viên trực tiếp chịu trách nhiệm không? 28 Khối lượng công việc nhân viên kế tốn có đảm bảo để chuẩn bị sổ sách kế tốn đáng tin cậy khơng? 29 Có nhân viên sẵn sàng thay cho vị trí quan trọng khơng? 30 Khi nhân viên nghỉ phép, có ủy quyền văn để ln chuyển nhiệm vụ khơng? 31 Cơng ty có nhân viên chuyên quản lý mạng máy tính bảo vệ phần cứng không? 32 Nhân viên hệ thống thơng tin có hiểu kết cơng việc họ góp phần quan trọng thực thủ tục kiểm sốt nội khơng? III Đánh giá rủi ro: Mục tiêu: Nhằm đạt hiểu biết đầy đủ q trình nhận biết, phân tích quản lý rủi ro liên quan đến hệ thống kế toán thiết lập báo cáo tài 33 Cơng ty có thường xun nhận dạng phân tích rủi ro hoạt động kinh doanh khơng? 34 Việc bảo quản hệ thống không hư hỏng mát liệu có thực tốt khơng? 35 Cơng ty có hành động thay đổi kịp thời nhân tố tác động từ bên ngồi cơng ty khơng? IV Hoạt động kiểm sốt: Mục tiêu: Nhằm thu thập thơng tin sách, thủ tục kiểm soát hoạt động để cung cấp đảm bảo hợp lý mục tiêu thực A_ Hệ thống kế tốn 36 Cơng ty có sử dụng hệ thống máy tính để lập báo cáo tài khơng? 37 Có xác định trách nhiệm cá nhân tham gia hoạt động chứng từ khơng? (kí tên – trách nhiệm) 38 Có hạn chế xâm nhập truy cập vào tài sản liệu, thơng tin khơng? B_ Hệ thống máy tính 39 Hệ thống có buộc khai báo User, password trước đăng nhập sử dụng khơng? 40 Có phân loại đối tượng sử dụng hệ thống khơng? 41 Có hạn chế đối tượng bên tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý khơng? (thơng qua bảo vệ ngồi, khóa địa điểm, crack mã …) 42 Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa User theo chức quản lý thực riêng không? 43 Công ty có hệ thống ngăn chặn virus tự động khơng? 44 Cơng ty có kiểm sốt tốt thiết bị lưu trữ lưu dự phịng liệu khơng? V Thơng tin truyền thơng Mục tiêu: nhằm có hiểu biết đầy đủ việc truyền đạt thơng tin giúp thực vai trị trách nhiệm cá nhân quy trình thiết lập báo cáo tài nhằm đạt mục tiêu chung doanh nghiệp A_ Tổng quát: 45 Nhân viên công ty có báo cáo cố xảy cho ban quản lý không? 46 Các nhân viên có khuyến khích báo cáo điều nghi ngờ không hợp lý cho ban quản trị không? B_ Hệ thống kế tốn 47 Cơng ty có trì kế tốn thủ cơng (sổ sách viết tay) khơng? 48 Các quy trình kế tốn có xác định cụ thể dựa tài liệu gốc không? 49 Những sổ sách kế tốn viết tay có phân cơng quản lý cho nhân viên phù hợp không? 50 Các hồ sơ kế tốn có lưu trữ sở hành không? VI Giám sát Mục tiêu: Nhằm đạt hiểu biết hoạt động giám sát ảnh hưởng đến hiệu kiểm soát nội doanh nghiệp 51 Ban giám đốc cơng ty có thường xun kiểm tra hoạt động phận kết công việc cá nhân có trách nhiệm khơng? 52 Ban giám đốc trưởng phận có thường xuyên tổ chức họp giao ban không? (cố định vào ngày đầu tuần cuối tuần) 53 Ban giám đốc có kiểm tra lại chứng từ thu - chi cho phù hợp với quy định pháp luật không? 54 Cơ quan quản lý nhà nước có thường xuyên giám sát hoạt động doanh nghiệp không? 55 Các tổ chức khác có thường xuyên xem xét lại kiểm tra tình hình hoạt động doanh nghiệp khơng? Vd: chủ nợ, quan chuyển nhượng… Xin chân thành cảm ơn đóng góp quý báu Anh/Chị vào bảng trả lời câu hỏi Mọi thông tin riêng Quý Công ty/Doanh nghiệp bảo mật tuyệt đối PHỤ LỤC 3: BẢNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT THEO TỪNG CƠNG TY THÀNH VIÊN Mơi trường kiểm soát (32 câu hỏi) Đánh giá rủi ro (3 câu hỏi) Hoạt động kiểm sốt (9 câu hỏi) Thơng tin truyền thông (6 câu hỏi) Giám sát (5 câu hỏi) Tổng cộng % câu trả lời “Có” Nhóm A B 16 19 C 17 D 25 E 27 F 16 G 15 H 19 I 20 K 10 L 19 M 21 1 2 2 1 7 7 5 5 5 4 3 3 36 35 65 64 34 62 44 80 44 80 32 58 25 45 36 65 35 64 22 40 35 64 37 67 2 1 2 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bùi Nguyên Hùng, Nguyễn Thúy Quỳnh Loan (2004) Quản lý chất lượng, Nhà xuất Đại học quốc gia TP HCM [2] Nguyễn Thị Thu Hà (2009) Phân tích thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hệ thống quản lý chất lượng nhà máy sữa, Khoá Luận Tốt Nghiệp, Đại Học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh [3] Larry E Rittenberg, Frank Martens & Charles E.Landes (2007), “Internal Control Guidance: Not just a small matter”, Journal of Accountancy, Volume 203-Issue 3- Page 46(5) [4] Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (1992), Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, Thomson Gale Pulisher [5] Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm toán nội - Khái niệm Quy trình, Nhà xuất thống kê [6] Trường Đại học kinh tế TP HCM, Khoa Kế toán - Kiểm tốn (2007), Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất thống kê [7] Janos Ivanyos, Memolux, Implementing COSO based Process Assessment Model for Evaluating Internal Financial Controls, IFCA Journal, Volume 2, Page 101(7) LÝ LỊCH TRÍCH NGANG THÔNG TIN CÁ NHÂN: Họ tên : LẠI QUANG NGHĨA Ngày tháng năm sinh : 03/11/1983 Địa liên lạc Nơi sinh : TP HCM : 115 NGUYỄN THIỆN THUẬT P2 Q3 TP Hồ Chí Minh Q TRÌNH ĐÀO TẠO: Từ 2001 – 2006 : Sinh viên khoa Hóa, Đại học Khoa Học Tự Nhiên TP HCM Từ 2009 – : Học viên Cao học khoa Quản lý Công nghiệp, Đại học Bách Khoa TP HCM Q TRÌNH CƠNG TÁC: Từ 2006 – nay: làm việc Công ty Xăng Dầu Khu Vực II (Petrolimex SaiGon) trực thuộc Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam ... với hiệu suất cao Đề tài ? ?Nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội công ty thành viên thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Tập đồn xăng dầu Việt Nam? ?? phân tích thực trạng đánh giá hệ thống kiểm sốt nội. .. khóa luận :“ “NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN Ở TPHCM TRỰC THUỘC TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM? ??” thực kiến thức, tư hướng dẫn giáo viên hướng dẫn Các thông tin... hệ thống kiểm sốt nội 12 cơng ty vấn đề nan giải mà ban lãnh đạo Tập đoàn phải đối mặt Đề tài: “NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CÁC CƠNG TY THÀNH VIÊN Ở TPHCM TRỰC THUỘC TẬP ĐOÀN