Ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN Võ Minh Tùng ỨNG DỤNG CÂY QUYẾT ĐỊNH HỖ TRỢ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CHI PHÍ CNTT Chun ngành : Hệ Thống Thơng Tin Quản Lý LUẬN VĂN THẠC SĨ THÁNG 12 NĂM 2011 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán hướng dẫn khoa học : TS Huỳnh Tường Nguyên (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Cán chấm nhận xét : (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Cán chấm nhận xét : (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Luận văn thạc sĩ bảo vệ Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp HCM ngày tháng năm Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị Hội đồng chấm bảo vệ luận văn thạc sĩ) Xác nhận Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV Bộ môn quản lý chuyên ngành sau luận văn sửa chữa (nếu có) Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV Bộ môn quản lý chuyên ngành TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tp HCM, ngày 02 tháng 12 năm 2011 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: .Võ Minh Tùng Phái: Nam Ngày, tháng, năm sinh: .06/07/1980 Nơi sinh: .Long An Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý MSHV: 09320855 I- TÊN ĐỀ TÀI: Ứng dụng định hỗ trợ phân tích đánh giá chi phí CNTT II- NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: Để thực mục tiêu đề tài, học viên thực nhiệm sau: Tìm hiểu lý thuyết thành phần CNTT chiến lược giảm chi phí CNTT thành phần Tìm hiểu khái niệm định ứng dụng Tìm hiểu phương pháp tiếp cận giảm thiểu chi phí CNTT Đề xuất qui trình phân tích đánh giá chi phí CNTT thơng qua đặc tả bước cần thực Ví dụ minh họa thực tiễn việc sử dụng định tự xây dựng cơng cụ hỗ trợ thơng qua qui trình đề xuất III- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ (Ngày bắt đầu thực LV ghi QĐ giao đề tài): 01/09/2011 IV- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 02/12/2011 V- CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Ghi rõ học hàm, học vị, họ, tên): Tiến sĩ Huỳnh Tường Nguyên CHỦ NHIỆM BỘ MÔN KHOA QL CHUYÊN NGÀNH CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Họ tên chữ ký) QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH (Họ tên chữ ký) (Họ tên chữ ký) Lời cảm ơn Trong suốt thời gian học tập, hồn thành khóa luận em may mắn thầy bảo, dìu dắt gia đình, bạn bè quan tâm, động viên Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy khoa Khoa Học Kỹ Thuật Máy Tính trường Đại học Bách Khoa TP HCM truyền đạt cho em nguồn kiến thức vô quý báu cách học tập nghiên cứu khoa học Cho phép em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS Huỳnh Tường Nguyên, người thầy nhiệt tình bảo hướng dẫn em suốt trình thực luận văn Cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình, bạn bè tập thể lớp MIS 2009, nhữngngười ln bên khích lệ động viên em nhiều Tp HCM, tháng 12 năm 2011 Học viên Võ Minh Tùng TĨM TẮT LUẬN VĂN Chí phí ln mối quan tâm hoạt động ngày doanh nghiệp mà đặc biệt chi phí CNTT Trong bói cảnh thị trường ngày nay, có nhiều tổ chức doanh nghiệp mong muốn giảm chi phí CNTT họ nắm bắt chưa nắm bắt phương pháp luận giảm chi phí CNTT Ngồi ra, ngày tăng nhu cầu xây dựng công cụ hỗ trợ phân tích đánh giá chi phí CNTT Vì vậy, đề thực để đáp ứng lại nhu cầu trình bày theo nội dung chương sau: Chương giới thiệu lý đề tài thực hiện, ý nghĩa khoa học ý nghĩa thực tiễn, giới hạn đề tài Chương trình bày sở lý thuyết thành phần CNTT, chiến lược chiến thuật giảm chi phí CNTT tương ứng, lý thuyết định số ứng dụng định thực tiễn Đây sở quan trọng cho việc thực đề tài chương sau Chương tập trung giới thiệu hai phương pháp tiếp cận giảm chi phí CNTT: phương pháp giảm chi phí CNTT để phục vụ kinh doanh giới thiệu chi tiết khái niệm dịch vụ CNTT phương pháp tiếp cận giảm chi phí CNTT quản lý dự án Chương nhấn mạnh tầm quan trọng giai đoạn phân tích phương pháp Chương trình bày qui trình xây dựng công cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT sở định Chương áp dụng qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT để xây dựng cơng cụ hỗ trợ việc đánh giá chi phí CNTT công cụ phần mềm Exel Công cụ áp dụng cho nhân viên tư vấn giảm chi phí CNTT nhà quản lý CNTT đánh giá việc giám chi phí CNTT mức ban đầu Chương phần kết luận hướng phát triển đề tài nhằm đánh giá điều thực thiếu sót hướng phát triển đề tài MỤC LỤC HÌNH Hình 2.1 Ma trận giá trị ứng dụng Hình 2.2 Chiến lược giảm chi phí hạ tầng 19 Hình 2.3 Các chi phí CNTT khơng quản lý chặt chẽ Hình 2.4 Các chi phí CNTT quản lý chặt chẽ Hình 2.5 Ví dụ định 23 23 34 Hình 2.6 Cây định ứng dụng tài 36 Hình 2.7 Cây định ứng dụng phân tích doanh nghiệp 37 Hình 2.8 Cây định kết hợp với xác suất cơng ty RC 38 Hình 3.1 Phương pháp luận “Cost – to – Serve” 44 Hình 3.2 Các dịch vụ CNTT 46 Hình 3.3 Dự án quản lý giảm chi phí CNTT 54 Hình 3.4 Các cách tiếp cận dự án giảm chi phí CNTT 56 Hình 3.5 Mơ hình trưởng thành giảm chi phí 58 Hình 4.1 Qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT 60 Hình 4.2 Qui trình thu thập thơng tin yếu tố liên quan đến dịch vụ CNTT 61 Hình 4.3 Qui trình Sắp xếp câu hỏi tập câu hỏi 63 Hình 4.4 Ví dụ định cho chuỗi câu hỏi 64 Hình 4.5 Định nghĩa biến giá trị 65 Hình 4.6 Qui trình xử lý câu trả lời 67 Hình 4.7 Qui trình xếp kết 68 Hình 5.1 Cây định dịch vụ quản trị nội CNTT 73 Hình 5.2 Giai đoạn xếp hiển thị kết 74 Hình 6.1 Sơ đồ tổng quát liên kết CNTT báo cáo tài 96 MỤC LỤC BẢNG Bảng 2.1 Chiến lược giảm chi phí tổng quát theo thành phần CNTT Bảng 2.2 Tổng kết chiến thuật ngắn hạn, trung hạn dài hạn 32 Bảng 2.3 Phân tích độ nhạy nhà máy RC 39 Bảng 2.4 Kết xác suất RC 39 CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT VÀ TIẾNG ANH SỬ DỤNG TRONG LUẬN VĂN Từ viết tắt Nghĩa tiếng Việt CNTT ROI N/A DNP Cơng Nghệ Thơng Tin Lợi ích từ việc đầu tư Không áp dụng Không phù hợp Điểm chuẩn Giảm chi phí để phục vụ mục tiêu kinh doanh Giá trị rịng Kế hoạch khơi phục sau thảm họa Phần mềm thương mại đóng gói Mơ hình trưởng thành Hộp trắng Thư mời thầu Mạng lưu trữ Thiết bị mạng lưu trữ Giám đốc CNTT Giám đốc điều hành Kế hoạch kinh doanh liên tục Lợi nhuận biên CTS NPV DRP COTS RFP SAN NAS CIO CEO BCP SOX PCI HIPAA CFO SLA BPO SOA Tiếng Anh Return On Investment Not Applicable Benchmarking Cost – to - serve Net Present Value Disaster Recovery Plan Commercial - off - the self Maturity Model White box Request for proposal Storage Area Network Network-attached storage Chief Information Officer Chief Executive Officer Business Continuity Plan Margin Sarbanes-Oxley Payment Card Industry Health Insurance Portability and Accountability Các hoạt động CNTT mơi trường Green IT Giám đốc tài Hợp đồng mức dịch vụ Service Level Agreement Thuê outsourcing Thuê bên doanh nghiệp insourcing Sử dụng nguồn lực từ nước khác off-shoring Th ngồi tác vụ business process outsourcing Cổng thơng tin điện tử Portals Kiến trúc hướng dịch vụ Service Oriented Architecture MỤC LỤC GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI MỤC TIÊU ĐỀ TÀI Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC THÀNH PHẦN CNTT VÀ CÂY QUYẾT ĐỊNH CÁC THÀNH PHẦN CNTT VÀ CHIẾN LƯỢC GIẢM CHI PHÍ THEO CÁC THÀNH PHẦN CNTT 1.1 Ứng dụng hoạt động kinh doanh 1.2 Hạ tầng kỹ thuật 15 1.3 Qui trình CNTT 18 1.4 Tổ chức CNTT 25 CÂY QUYẾT ĐỊNH 34 2.1 Định nghĩa định 34 2.2 Ứng dụng định 35 KẾT CHƯƠNG 40 CHƯƠNG 42 CÁC PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN GIẢM CHI PHÍ CNTT 42 PHƯƠNG PHÁP LUẬN GIẢM CHI PHÍ CNTT “COST–TO – SERVE” 42 1.1 Giới thiệu phương pháp luận 42 1.2 Phương pháp luận giảm chi phí CNTT “cost–to – serve” 44 PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN GIẢM CHI PHÍ CNTT NHƯ MỘT DỰ ÁN CHÍNH THỨC 53 2.1 Thiết lập mục tiêu 54 2.2 Thu thập thông tin 54 2.3 Phân tích 55 2.4 Xác định ưu tiên hành động 55 2.5 Thực thi 56 2.6 Giám sát cải tiến 56 KẾT CHƯƠNG 57 CHƯƠNG 59 QUI TRÌNH XÂY DỰNG CƠNG CỤ HỖ TRỢ ĐÁNH GIÁ GIẢM CHI PHÍ CNTT 59 MỤC ĐÍCH CỦA QUI TRÌNH 59 DIỄN GIẢI QUI TRÌNH 59 KẾT CHƯƠNG 68 CHƯƠNG 70 ÁP DỤNG QUI TRÌNH XÂY DỰNG CƠNG CỤ HỖ TRỢ ĐÁNH GIÁ GIẢM CHI PHÍ CNTT 70 GIỚI THIỆU CÔNG CỤ 70 CÁC BƯỚC XÂY DỰNG CHÍNH 70 2.1 Thu thập yếu tố liên quan đến thành phần dịch vụ quản trị CNTT nội 70 2.2 Xây dựng tập câu hỏi 74 2.3 Biểu diễn câu hỏi kết liên quan định 74 2.4 Bảng tham chiếu định 74 2.5 Sử dụng phần mềm Exel để xây dựng công cụ: 88 GIAO DIỆN CỦA CÔNG CỤ 88 KẾT QUẢ 91 CHƯƠNG 93 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI 93 KẾT LUẬN 93 HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI 95 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG Trang GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Công nghệ thông tin (“CNTT”) thành phần quan trọng tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt kinh tế đại, công nghệ thông tin doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi để hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp nhằm cải tiến quy trình quản lý; giám sát chi phí; tăng cường cạnh tranh,…CNTT liên tục phát triển thay đổi Theo nghiên cứu thống kê số công ty khảo sát hàng đầu, chi phí dành cho cơng nghệ thơng tin năm lớn [3] [8] (tham khảo thêm phần phụ lục 01) nhà lãnh đạo doanh nghiệp chưa thấy giá trị thực tế mà mang lại cho hoạt động kinh doanh Đầu tư vào cơng nghệ thơng tin mà khơng có chiến lược dẫn đến thất bại việc hỗ trợ chiến lược mục tiêu doanh nghiệp Chi phí CNTT mối quan tâm lớn nhà lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp Làm kiểm soát xa giảm chi phí CNTT đảm bảo khả hỗ trợ hoạt động tổ chức/doanh nghiệp, đảm bảo khả cạnh tranh với đối thủ ? Nhiều nhà quản trị CNTT mong muốn giảm giảm chi phí CNTT chưa có phương pháp rõ ràng để hỗ trợ Có nhiều nhà quản trị, tư vấn tổ chức có nhiều kinh nghiệm phương pháp luận giảm chi phí lẫn kinh nghiệm thực tế muốn sử dụng kinh nghiệm tích lũy họ chia sẻ cho đối tượng khác Cũng có nhiều nhà tư vấn muốn sử dụng kinh nghiệm xây dựng công cụ hỗ trợ cho công việc lặp lặp lại thường xuyên Sau thời gian tìm hiểu số tài liệu (được đề cập phần tài liệu tham khảo) khái niệm định số ứng dụng có nó, ý tưởng đề tài “Ứng dụng định hỗ trợ phân tích đánh giá chi phí CNTT” hình thành Tên tiếng anh sử dụng “Apply decision tree in supporting IT Cost analysis and assessment” MỤC TIÊU ĐỀ TÀI Như trình bày, mục tiêu đề tài bao gồm: LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 90 Proceed to Questionnaire Câu hỏi quản trị CNTT nội - Phần II Hãy trả lời câu hỏi sau cách chọn danh sách màu xanh bên phải câu hỏi Nếu bạn không câu trả lời, chọn đáp ứng tốt đại diện cho trạng thái tổ chức Hiện có vị trí chưa tuyển dụng khơng ? Có Các mức phê duyệt cho khoản chi tiêu khơng bắt buộc có thay đổi theo cấp lãnh đạo hay khơng? Có Doanh nghiệp có hợp đồng với nhân viên CNTT bên ngồi mà có đầy đủ kỹ mà doanh nghiệp có khơng? Có Proceed to Questionaire Câu hỏi quản trị CNTT nội - Phần III Hãy trả lời câu hỏi sau cách chọn "drop down" màu trắng bên phải câu hỏi Nếu bạn không câu trả lời, chọn đáp ứng tốt đại diện cho trạng thái tổ chức Tổ chức bạn có nhân viên quản lý việc phê duyệt Không cho tiêu tùy ý? View My Results! Các chiến thuật hàng đầu tổ chức quản trị CNTT nội Hãy xem bên chiến thuật giảm chi phí áp dụng tổ chức bạn lĩnh vực quản lý CNTT nội Lưu ý danh sách để xem xét bạn cố gắng giảm chi phí CNTT Nếu bạn cần giảm bớt phần ngân sách bạn, khơng cần thiết cho bạn để thực tất kiến nghị đề xuất Mức Phạm vi: Thời gian Khuyến nghị: Rủi ro thách thức: giảm Vì bạn có dự án với Khi dự án ưu tiên, bạn có Giảm chi chi phí đáng kể với nguy lãng phí thời gian Cao Ngắn hạn phí dự án bên cung cấp cam kết, cách cố gắng để xếp bạn cần phải hủy trì hạng danh mục đầu tư tồn GVHD: TS HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 91 hỗn dự án có giá trị khơng đáng kể hoạt động kinh doanh bạn đáp ứng mục tiêu giảm chi phí Bạn chuyển nhân viên chọn dự án đến dự án có giá trị khác việc đẩy nhanh tốc độ cho dự án thực từ bên doanh nghiệp sa thải họ Giảm nhân viên hợp đồng Cao Ngắn hạn Tổ chức bạn có hội để giảm chi tiêu cho nhân viên hợp đồng Cắt giảm nhân viên hợp đồng sau hủy bỏ trì hỗn dự án định có ưu tiên thấp Nếu dự án có ưu tiên cao hơn, thay đổi nhân viên nội để đảm bảo cơng việc thích hợp KẾT QUẢ dự án bạn theo giá trị kinh doanh Thay vào đó, tập trung vào việc xếp hạng dự án có giá trị kinh doanh (có thể lợi ích hữu hình vơ hình) Vì bạn phải hủy bỏ trì hỗn số dự án, bạn khơng có giá trị kinh doanh tiềm từ dự án Khi bạn ngưng hợp đồng với nhân viên hợp đồng thuê ngoài, nhân viên bạn nhân viên bạn lo lắng họ người Quản lý việc cách trao đổi thông tin liên tục với nhân viên bạn Khi ngưng hợp đồng với nhân viên hợp đồng bên ngoài, nhớ để giữ quan hệ tốt với họ, trường hợp bạn muốn th họ sau tình hình tài bạn cải thiện Dựa bước qui trình mô tả chương 4, công cụ hỗ trợ phân tích đánh giá chi phí CNTT xây thành công Một số điểm đáng lưu ý trình xây dựng cơng cụ sau: Bước xác định yếu tố liên quan đến dịch vụ quan trọng Nếu hiểu sai yếu tố, xác định không mức độ ảnh hưởng yếu tố dịch vụ kết thị sai theo Cây định thể rõ tính logic từ câu hỏi kết Sử dụng định để hỗ trợ xây dựng công cụ hoàn toàn hợp lý Tuy nhiên, phải cần bảng tham chiếu để diễn giải thêm cho định định khơng thể biểu diễn hết mối liên quan câu hỏi GVHD: TS HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 92 Bảng tham chiếu quan trọng, dựa vào người thiết kế/lập trình viết chương trình dễ dàng Công cụ xây dựng với phần mềm đơn giản Exel hồn tồn thể mục đích đề ban đầu khơng tốn nhiều thời để xây dựng Nó tận dụng điểm mạnh Exel liên kết “sheet”, hàm “vlookup”, hàm điều kiện IF, xếp “rank” Về phía người sử dụng, sau điền câu hỏi hoàn chỉnh, kết thể hữu ích cho họ để có hành động rủi ro gặp phải tương ứng Kết minh chứng qui trình cịn áp dụng xây dựng cơng cụ cịn mở rộng xa khơng giới hạn lĩnh vực giảm chi phí CNTT GVHD: TS HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 93 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI KẾT LUẬN Cây định sử dụng nhiều lĩnh vực đặc biệt lĩnh vực nghiên cứu phân tích, đánh giá kinh tế Trong đề tài này, sử dụng lĩnh vực khác – lĩnh vực phân tích đánh giá chi phí CNTT Từ khái niệm với ưu điểm bật, đề tài đưa định vào qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ phân tích đánh giá chi phí CNTT, đặc biệt phân tích giảm chi phí CNTT – mối quan tâm hàng đầu tổ chức, doanh nghiệp nhà quản trị CNTT Đây ứng dụng hoàn toàn định chưa khai thác Với nỗ lực, đề tài thực điểm sau thời gian tài liệu tham khảo hạn chế lĩnh vực này: Khẳng định nắm rõ thành phần CNTT, dịch vụ CNTT chiến lược giảm chi phí CNTT tương ứng, hiểu rõ định ưu điểm (chương 2) Nắm vững phương pháp luận việc giảm chi phí CNTT (chương 3) Trên sở yếu tố trên, việc xây dựng qui trình tổng quát cho việc phát triển cơng cụ hỗ trợ phân tích đánh giá chi phí thực thành cơng Qui trình mơ tả bước chi tiết cần phải thực điểm lưu bước Nó khơng q khó cho người sử dụng để nắm bắt bước Đây qui trình chưa phát triển tài liệu (chương 4) Qui trình kiểm chứng qua việc áp dụng cho việc phát triển cơng cụ hỗ trợ phân tích đánh giá giảm chi phí CNTT dịch vụ quản trị CNTT nội Công cụ xây dựng MS Exel, phần mềm văn phòng đơn giản, dễ dàng sử dụng khơng tốn nhiều thời gian Qui trình áp GVHD: TS HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 94 dụng tương tự cho việc phát triển công cụ hỗ trợ cho dịch vụ giảm chi phí CNTT cịn lại Việc áp dụng thành cơng minh chứng cho qui trình đưa mang tính hợp lý, liên quan bước qui trình có mục đích cách rõ ràng Cơng cụ sử dụng thực tế nhân viên tư vấn chi phí CNTT cho số khách hàng Việt Nam Nó giúp cho nhân viên tư vấn thấy cách tổng quát khuyến nghị ứng với phạm vi dịch vụ đề xuất cho khách hàng cách thực giảm chi phí rủi ro gặp phải (chương 5) Về ý nghĩa thực tiễn sau thực đề tài: Qui trình tảng cho việc phát triển công cụ hỗ trợ công việc thực tiễn ngày cho nhà quản trị, tư vấn tổ chức muốn áp dụng Đặc biệt, nhiều nhà tư vấn dễ dàng xây dựng cơng cụ ứng dụng cho công việc lặp lặp lại ngày để giảm thời gian làm việc việc đúc kết kinh nghiệm Đối với công cụ hỗ trợ phân tích đánh giá dịch vụ quản trị CNTT nội bộ: Về tổ chức: tổ chức người sử dụng công cụ biết khuyến nghị cho tổ chức việc cần làm để giảm chi phí CNTT rủi ro gặp phải Điều thực có ích cho người sử dụng Về nhà tư vấn: người tư vấn xem xét đề xuất rủi ro tương ứng với đề xuất Về phía người lập trình: cơng việc lập trình dễ dàng nhanh chóng qui trình kết bước thực giúp họ đặc tả chi tiết cho toán Những điểm chưa thực trình thực đề tài: Sử dụng ngơn ngữ lập trình để xây dựng cơng cụ hỗ trợ phân tích đánh giá chi phí CNTT, cơng cụ Exel có nhiều hạn chế không linh hoạt Đề tài thực cho loại dịch vụ CNTT GVHD: TS HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 95 HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI 2.1 Hướng thứ 1:Thực bước cịn lại phương pháp luận giảm chi phí CNTT Chi phí CNTT mối quan tâm hầu hết tổ chức/doanh nghiệp Giảm chi phí CNTT tiếp tục giai đoạn kinh tế suy thoái hay tăng trưởng Hiện đề tài tập trung vào giai đoạn phân tích phương pháp luận giảm chi phí CNTT Để thành cơng việc giảm chi phí CNTT, địi hỏi phải thực đầy đủ bước phương pháp luận thực (như sử dụng công cụ hỗ trợ) để đạt mục tiêu giảm chi phí CNTT Đây hướng để phát triển đề tài 2.2 Hướng thứ 2: Xây dựng tổng hợp cơng cụ hỗ trợ phân tích đánh giá sử dụng ngơn ngữ lập trình Liên quan đến việc áp dụng qui trình phát triển cơng cụ hỗ trợ, đề tài thực cho loại dịch vụ CNTT loại dịch vụ CNTT đề cập chương Do đó, bước phát triển xây dựng cho tất loại dịch vụ CNTT cịn lại tích hợp thành cơng cụ hồn chỉnh kết hợp với việc sử dụng ngơn ngữ lập trình 2.3 Hướng thứ 3: Ứng dụng định kiểm toán CNTT Trong trình thực đề tài, với định, học viên thực nhận thấy định sử dụng nhiều cơng việc kiểm tốn CNTT Khi kiểm tốn tài thời đại CNTT ngày nay, khách hàng hầu hết sử dụng hệ thống CNTT để hỗ trợ công việc kinh doanh ngày báo cáo tài tạo từ hệ thống hình 6.1 Do đó, kiểm tốn CNTT đóng vai trị quan trọng kiểm tốn tài để đánh giá thực hệ thống khách hàng có đáng tin cậy hay khơng thơng qua đánh giá kiểm sốt CNTT tổng quát kiểm soát mức nghiệp vụ Trong q trình kiểm tốn CNTT, nhân viên kiểm toán hay gặp phải vấn đề đánh GVHD: TS HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 96 giá kiểm soát Khi phát vấn đề kiểm soát CNTT, đánh giá cơng việc gì? Các khoản mục báo cáo tài Hoạt động kinh doanh Báo cáo tài Giao dịch, qui trình nghiệp vụ Rủi ro từ việc xử lý giao dịch Các kiểm soát khác Kiểm soát mức nghiệp vụ Sử dụng báo cáo từ hệ thống Kiểm soát tự động từ hệ thống Kiểm sốt thủ cơng Kiểm sốt CNTT tổng qt Rủi ro từ việc sử dụng hệ thống Hạ tầng hệ thống Mơi trường CNTT Dữ liệu tài Các yêu c u c a c
s d n li u (Financial Statement Assertion) - Hiện hữu (Existence) - Quyền nghĩa vụ (Rights & Obligations) - Chính xác (Accuracy) -Đánh giá (Valuation) -Đầy đủ (Completeness) -Trình bày thuyết minh (Presentation and Disclosure) Hình 6.1 Sơ đồ tổng quát liên kết CNTT báo cáo tài Do đó, hướng phát triển khác ứng dụng định kiểm toán tổng quát CNTT sau: Khi phát vấn đề kiểm sốt CNTT: Lỗi có nghiêm trọng hay khơng Nếu không nghiêm trọng, lỗi không ảnh hưởng đến liệu báo cáo tài Nếu lỗi nghiêm trọng xem xét: Khách hàng có kiểm sốt CNTT khác khơng? (1) Nếu có kiểm tra chứng chứng thõa mãn mong mong đợi khơng ảnh hưởng đến liệu báo cáo tài Ngược lại chứng khơng thõa mãn, phải làm bước đánh giá lỗi thuộc phạm vi liệu tài để từ đội ngũ kiểm tốn tài có cách tiếp cận khác để giảm thiểu rủi ro Nếu khách hàng có chứng chứng tỏ lỗi khơng ảnh hưởng đến liệu tài kiểm tra chứng Bước (1) Nếu khách hàng khơng có kiểm sốt hay chứng để chứng tỏ lỗi không ảnh hưởng đến liệu tài chính, kiểm tốn CNTT phải tự tìm kiếm kiểm tra chứng Bước (1) GVHD: TS HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 97 Vấn đề gặp phải sử dụng cách mô tả khó nắm bắt kiểm chứng tính hợp lý Do đó, biểu diễn định phát triển công cụ đơn giản để hỗ trợ đánh giá hướng khác cho đề tài GVHD: TS HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] A Practical Guide to reducing IT Costs Tác giả: Anita Cassidy Dan Cassidy - 2010 [2] Methodology: Reducing IT Cost to Serve Tác giả: Info-Tech Research Group Inc [3] The Executive’s Guide to Information Technology Tác giả: John Baschab Jon Piot Foreword by Lynda M Applegate Henry R Byers Professor of Business Administration Harvard Business School John Wiley & Sons, Inc [4] http://en.wikipedia.org/wiki/Decision_Tree [5] Viện nghiên cứu khoa học lãnh đạo quản trị doanh nghiệp http://www.leadman.edu.vn [6] Using Decision Trees In Finance http://www.investopedia.com [7] Reducing Cost-to-Serve: Internal IT Admin Services Tác giả: Info-Tech Research Group Publish Date: April 8, 2009 [8] The world’s leading IT Service Management Conference – Benchmarking IT Garner Research -2009 [9] Ứng dụng mơ hình "Decision Tree" định giá đất hoàng loạt Việt Nam Tác giả: ThS Nguyễn Thị Mỹ Linh - Đại học Công nghiệp TP Hồ Chí Minh [10] IT Financial Management - Cost transparency and effective IT governance White paper - HP Company May 2009 [11] Reducing IT Cost Using Financial Metrics of Services - GSC Corp 9660 Falls of Neuse Rd Ste 138-183 Raleigh [12] IT Cost Management - ECAR Research Study 7, 2004 [13] IT Financial Management and Cost Recovery Tác giả: Patricia Genetin CA TECHNICAL SALES David Messineo CA SERVICES [14] Best Practices to Reduce IT Operational Costs - Mircrosoft - January 2009 [15] The Effective Measurement and Management of ICT Costs and Benefits Third Edition 2007 Tác giả: Dan Remenyim, Frank Bannister, Arthur Money [16] Information Security Cost Management - AUERBACH PUBLICATIONS Tác giả: Ioana V Bazavan • Ian Lim Published in 2007 [17] Purchasing and Financial Management of Information Technology Tác giả: Frank Bannister Department of Statistics, Trinity College Dublin [18] Unraveling the mystery of IT costs Tác giả McKinsey Quarterly - Special to CNET News.com August 23, 2005 [19] Can IT spending shift from reactive to proactive? Tác giả: Sam Diaz September 29, 2008 [20] The IT Cost Reduction Playbook Achieving Rapid, Radical & Sustainable IT Cost Improvements © 2009 PricewaterhouseCoopers LLP [21] The Practical CIO Tác giả: JOS´ E CARLOS EIRAS [22] 25 Ways to Intelligently Cut IT Costs, an Internet.com IT Management eBook © 2010, Internet.com, a division of QuinStreet, Inc PHỤ LỤC 01 BENCHMARKING CHI PHÍ CNTT Một cách khác việc phân tích chi phí CNTT benchmarking Nó dựa vào việc tổng hợp kết khứ xu hướng ngành công nghiệp tương lai Tuy nhiên, phải cẩn thận sử dụng benchmarking cho chi phí CNTT Điểm để lưu ý so sánh chi phí khơng phải số tiền sử dụng mà số tiền sử dụng Ngồi ra, tạo áp lực để đạt mục tiêu không nên sử dụng benchmarking mục tiêu giảm ngắn hạn hành động yêu cầu nhanh Một số chi phí CNTT benchmarking bao gồm: Chi phí CNTT doanh thu (revenue) theo (% )chi phí hoạt động ngân sách CNTT Đội ngũ nhân viên CNTT tổng nhân viên (%) Tỷ lệ nghỉ việc nhân viên CNTT Số lượng nhân viên hỗ trợ nhân viên CNTT Tổng ngân sách CNTT Chi phí CNTT phân loại theo máy để bàn, phần mềm, phần cứng… Theo khảo sát Garner Research 2009 (Data Source: Gartner IT Key Metrics Data 2009) Các chi phí CNTT theo doanh thu (%) ngành năm 2009 ( IT Spending as Percentage of Revenue, by Industry) biểu diễn hình 7.5 Hình 7.5 Các chi phí CNTT theo doanh thu (%) ngành năm 2009 Các chi phí CNTT theo doanh thu (%) ngành ( IT Spending as Percentage of Revenue, by Industry) (Hình 7.6) Hình 7.6 Chi phí CNTT theo chi phí hoạt động tổ chức, theo ngành (IT Spending as Percentage of Operating Expense, by Industry) Chi phí CNTT trung bình nhân viên (hình 7.7) Hình 7.7 Chi phí CNTT trung bình nhân viên Chi phí nhân viê n CNTT trung bình theo tổng số nhân viên ngành (Hình 7.8) Hình 7.8 Chi phí nhân viê n CNTT trung bình theo tổng số nhân viên ngành ( IT Employees as Percentage of Total Employees by Industry) ... tái cấu ứng dụng gom tất báo cáo thời gian ứng dụng doanh nghiệp giảm chi phí chức Thay ứng dụng có chi phí hỗ trợ cao Rà sốt chi phí hỗ trợ bảo trì nhân viên hỗ trợ ứng dụng Sắp xếp ứng dụng theo... giai đoạn phân tích phương pháp Chương trình bày qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT sở định Chương áp dụng qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT để... để xây dựng cơng cụ hỗ trợ việc đánh giá chi phí CNTT cơng cụ phần mềm Exel Cơng cụ áp dụng cho nhân viên tư vấn giảm chi phí CNTT nhà quản lý CNTT đánh giá việc giám chi phí CNTT mức ban đầu Chương