HTTT-QuanLy

ĐẠI HỌC MỎ-ĐỊA CHẤT Hanoi University or Mining and Geology  - - BÀI TẬP LỚN Môn: Hệ thống thông tin quản lý Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng – công ty mỹ phẩm Z Giảng viên hướng dẫn: Phạm Thị Nguyệt Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc – 1821050535 Nguyễn Thị Lương – 1821051118 Trần Thị Lan Anh – 1821051114 Hà Nội, - 2021 MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU I CƠ SỞ LÝ THUYẾT .6 1.1 Nghiên cứu – khảo sát hệ thông cũ 1.2 Chiến lược điều tra quy trình khảo sát hệ thống 1.3 Đánh giá trạng II MÔ TẢ HỆ THỐNG KHẢO SÁT 2.1 Giới thiệu công ty mỹ phẩm Z 2.2 Mô tả nghiệp vụ bán hàng công ty 10 2.2.1 Nhập hóa đơn tốn .10 2.2.2 Quy trình nhập hàng 12 2.3.3 Báo cáo – Thống kê .12 III MỤC TIÊU – YÊU CẦU CHO HỆ THỐNG MỚI 13 3.1 Đánh giá hệ thống hành 13 3.2 Mục tiêu hệ thống 14 3.3 Yêu cầu hệ thống 14 3.4 Giải pháp xây dựng hệ thống 15 IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHỨC NĂNG 16 4.1 Phân rã chức 16 4.1.1 Mơ hình chức tổng thể 16 4.1.2 Mơ hình chức quản lý bán hàng 17 4.1.3 Mơ hình chức quản lý tài 18 4.1.4 Mơ hình chức Quản lý Nhập hàng 20 4.1.5 Mơ hình chức quản lý kho hàng 20 4.2 Biểu đồ phân rã chức 21 4.3 Biểu đồ luồng liệu 23 4.3.1 Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh (mức 0) 23 4.3.2 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh (mức 1) 24 4.3.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh (mức 2) 25 4.3.3.1 Chức Quản lý bán hàng 26 4.3.3.2 Chức Quản lý tài 28 4.3.3.3 Chức Quản lý Nhập hàng .29 4.3.3.4 Chức Quản lý kho hàng 30 V PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 31 5.1 Cơ sở lý thuyết 31 5.1.1 Giới thiệu .31 5.1.2 Các khái niệm .32 5.2 Xây dựng mơ hình 34 5.2.1 Các bước xây dựng ERD .34 5.2.2 Xây dựng mơ hình ERDs .36 VI THIẾT KẾ HỆ THỐNG 37 6.1 Cơ sở lý thuyết 37 5.2 Thiết kế hệ thống 37 VII Kết luận 44 7.1 Kết thu hoàn thành tập 44 7.2 Những vấn đề tồn hệ thống 44 VIII Tài liệu tham khảo 44 LỜI NÓI ĐẦU Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin hiểu định nghĩa Nghị Chính phủ 49/CP ký ngày tháng năm 1993: "Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kĩ thuật đại - chủ yếu kĩ thuật máy tính viễn thơng - nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội" Trong sống tất bật nay, việc đơn giản tối ưu hóa thời gian thơng qua việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào xử lý công việc hàng ngày Công nghệ thông tin truyền thông giữ vai quan trọng quốc gia giới, đặc biệt Việt Nam, công nghệ thông tin xem tảng vững chắc phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến quốc gia có kinh tế, an ninh, trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổn định, tốt Đông Nam Á giới Công nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển, với số ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội giới đại Ứng dụng phát triển công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy công đổi mới, phát triển nhanh đại hóa ngành kinh tế, tăng cường lực cạnh tranh doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu q trình chủ động hội nhập kinh tế quốc dân, nâng cao chất lượng sống nhân dân, bảo đảm an ninh quốc phịng tạo khả tắt đón đầu để thực thắng lợi nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa Cơng nghệ thơng tin giữ vai trị quan trọng phát triển xã hội thời đại ngày nay, nhân tố quan trọng, kênh kết nối trao đổi thành phần xã hội, văn hóa, giáo dục, kinh tế thời đại tồn cầu hóa Đây vấn đề doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân quan nhà nước quan tâm sâu sắc, công nghệ thông tin cốt lõi hoạt động phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội thời đại ngày Việc đưa ứng dụng công nghệ thơng tin vào q trình tự động hóa xử lý qua phần mềm ứng dụng: phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm văn thư lưu trữ, phần mềm quản lý điểm cho HSSV, phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm lập dự án sản xuất kinh doanh… Một doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, quan muốn sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương mại, quản trị doanh nghiệp… cần hỗ trợ công nghệ thông tin truyền thơng Hệ thống thơng tin có đời sống, từ lúc khai sinh đến lúc bị phế bỏ Đó q trình trải qua số giai đoạn định Các giai đoạn thường là: tìm hiểu nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác bảo dưỡng Không thiết giai đoạn đón qua cách tuyến tính , mà vịng vịng lại nhiều lần Vì đời sống hệ thống thông tin thường gọi chu trình sống hay chu trình phát triển Điều đáng nói dù chu trình sống tuyến tính hay lặp, có ngun tắc bất di bất dịch là: Cài đặt thực sau phân tích thiết kế Việc xây dựng thiết kế hệ thống thông tin quản lý giúp có nhìn tồn cảnh sâu sắc hệ thống thông tin, giúp đưa phương hướng, kế hoạch cách cụ thể, chi tiết, thực tế để đạt hiệu cao quản lý, đem lại doanh thu lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp Trong phân tích thiết kế mơ hình quản lý bán hàng cho cơng ty mỹ phẩm Z, thiếu kinh nghiệm thực tế nên nhóm em khơng tránh khỏi sai sót Rất mong nhận góp ý giáo để nhóm em hồn thiện mơ hình, để có tập lớn tốt I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Nghiên cứu – khảo sát hệ thơng cũ Thơng thường hệ thống xây dựng nhằm để thay cho hệ thống cũ bộc lộ nhiều điều bất cập Chính mà việc tìm hiểu nhu cầu hệ thống thường bắt đầu việc khảo sát đánh giá hệ thống cũ Việc khảo sát trạng nhằm để: + Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động hệ thống + Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cung cách hoạt động hệ thống + Chỉ chỗ hợp lý hệ thống, cần kế thừa chỗ bất hợp lý hệ thống cần nghiêm cứu khắc phục => Chính thế, việc khảo sát hệ thống cũ nhằm tạo hiệu cao cho công việc, đáp ứng nhu cầu hoạt động doanh nghiệp 1.2 Chiến lược điều tra quy trình khảo sát hệ thống a) Chiến lược điều tra Một điều tra phải thực theo chiến lược cân nhắc từ trước Một chiến lược bao gồm yếu tố sau: + Các nguồn thông tin điều tra + Các phương pháp áp dụng cho nguồn thông tin điều tra + Các quy trình điều tra thích hợp Phương pháp điều tra: + Nghiên cứu tài liệu viết: Có thể nói quan sát gián tiếp, khảo sát mắt, trường, mà tài liệu viết Thông qua việc nghiên cứu loại chứng từ giao dịch hóa đơn, phiếu tốn, hoặc loại sổ sách, tệp máy tính, tài liệu tổng hợp kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết,… ta thu thập nhiều loại thơng tin, từ hoạt động chung quan, đến liệu bản, liệu cấu trúc + Phỏng vấn Phỏng vấn phương pháp quan trọng cơng tác khảo sát hệ thống, q trình cho thông tin mà việc quan sát hay nghiên cứu tài liệu khơng có Có thể nói phương pháp cho điều tra Tuy nhiên, trường hợp nào, dẫn dắt người vấn qua câu hỏi đưa áp đặt, định kiến chủ quan b) Quy trình khảo sát hệ thống - Bước 1: Khảo sát đánh giá trạng hệ thống cũ Tìm hiểu hoạt động hệ thống nhằm xác định mạnh yếu - Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống Xác định phạm vi ứng dụng ưu nhược điểm hệ thống dự kiến Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống làm, thuận lợi khó khăn cải tiến hệ thống - Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp có cân nhắc tính khả thi Phác họa giải pháp thỏa mãn yêu cầu hệ thống mới, đồng thời đưa đánh giá mặt (Kinh tế, xã hội, thị trường….) để định lựa chọn cuối - Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án với dự trù tổng quát Xây dựng kế hoạch bán hàng có hiệu giai đoạn Dự trừ nguồn tài nguyên( tài chính, nhân sự, nguồn cung ứng hàng…) để triển khai dự án 1.3 Đánh giá trạng Trong trình hoạt động, trạng cũ có biểu bất cập Sự thiếu, vắng: thiếu thông tin cho xử lý, thiếu nhân lực, thiếu phương tiện, bỏ sót thơng tin khách hàng + Sự hiệu lực: thể nhiều mặt: Cơ cấu tổ chức bất hợp lý Phương pháp xử lý không chặt chẽ Lưu chuyển giấy tờ bất hợp lý, thường vòng vèo, dài; Giấy tờ, sổ sách trình bày kém, thiếu thơng tin; Gây tình trạng ùn tắc, tải công việc Sau thấy rõ yếu trạng yêu cầu phát triển tương lai, việc xây dựng hệ thống thay cho hệ thống cũ bàn bạc để trí Từ cần xác lập khởi đầu cho dự án xây dựng hệ thống Việc xây dựng dựa nhiều yếu tố: + Khả nghiệp vụ + Khả kỹ thuật công nghệ + Khả tài chính, nhân lực + Hình thành yếu tố đánh giá hệ thống thông tin quản lý Nói chung, giải pháp đề phải dựa tính khả thi dự án, nghĩa phải có tính ứng dụng cao, phù hợp với cấu hành cơng ty II MƠ TẢ HỆ THỐNG KHẢO SÁT 2.1 Giới thiệu công ty mỹ phẩm Z Một số nét công ty Z + Công ty mỹ phẩm Z doanh nghiệp nhỏ chuyên cung cấp sản phẩm mỹ phẩm dưỡng da, son môi, mặt nạ, sữa rửa mặt, skincare hàng xách tay từ Hàn, Nhật Nga + Thị trường chủ yếu công ty nước + Các sản phẩm công ty nhập từ đại lý mỹ phẩm hãng Hàn, Nhật Nga + Được thành lập từ tháng năm 2019 + Tổng cán bộ, công nhân viên công ty 50 người + Doanh thu hàng năm tỷ VND + Địa chỉ: phố Viên - phường Đức Thắng – Bắc Từ Liêm – Hà Nội + Điện thoại: 0986123123 + Giám đốc: Nguyễn Bảo An Sơ đồ tổ chức cơng ty mỹ phẩm Z Ban GiámĐốc Phịng Bán Hàng Phịng Tài Chính Kho Hàng BP Giao Hàng + Ban Giám Đốc : Là phận có chức cao hệ thống quản lý bán hàng, không trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng giám tiếp chịu trách nhiệm tổ chức phương án phát triển cho công ty Cung cấp vốn lưu động cho công ty Điều khiển máy cho công ty Thu nhận báo cáo từ phòng ban trình hình kinh doanh cơng ty đưa định mang tính chiến lược cuối thúc đẩy phát triển cơng ty + Phịng Bán Hàng: Là nơi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng, lưu lại thông tin khách hàng Là phận chịu trách nhiệm cho việc thu hút khách hàng mang lại doanh thu, uy tín cho cơng ty + Nhận đơn đặt hang: Báo giá sản phẩm cho khách hàng biết Kiểm tra lượng hàng lại kho, tư vấn cho khách hàng loại sản phẩm để phù hợp với khách hàng làm tăng doanh thu công ty Thu nhận thông tin từ thị trường sản phẩm tiêu thụ Là phận trực tiếp định hàng nhập, hàng khơng + Phịng Tài Chính: Theo dõi công nợ khách hàng Là phận trực tiếp nhập số tiền theo hóa đơn bán hàng tiền mặt hoặc chuyển khoản Lập bảng toán thu – chi hàng tháng cho cơng ty Báo cáo tình hình tài lên ban giám đốc Lập hóa đơn bán hàng, lập hợp đồng mua bán khách hàng + Kho Hàng: Là nơi lưu trữ hàng hóa Là phận trực tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra hàng Báo với phòng bán hàng số lượng hàng kho Lập sổ bảo hành cho khách hàng loại sản phẩm theo quy chế nhà cung cấp Thực tiếp giao hàng cho phận giao hàng để chuyển cho khách hàng + Bộ Phận Giao Hàng: Đảm nhận việc giao sản phẩm trực tiếp đến tận tay khách hàng Sửa chữa, lắp ráp theo yêu cầu khách hàng 2.2 Mô tả nghiệp vụ bán hàng công ty 2.2.1 Nhập hóa đơn tốn Quy trình bán hàng 10