6. NỘI DUNG QUY TRÌNH
6.1. Hướng dẫn chung
Thẻ kho được ghi chép sau mỗi lần nhập – xuất kho.
Các số liệu trong thẻ kho phải đảm bảo chính xác căn cứ theo chứng từ gốc.
Các số liệu trên thẻ kho không được tẩy xóa, sửa đè lên. Nếu số liệu đã vào sai, dùng bút gạch ngang, ghi số liệu đúng bên cạnh và ký tên (ghi tên tắt của người sửa).
Thẻ kho phải được kiểm tra định kỳ bởi trưởng phòng Kế hoạch.
Thẻ kho được lưu hồ sơ theo cùng trình tự thời gian.
Thời gian lưu thẻ kho:
Thẻ kho nguyên liệu: 4 năm sau khi nguyên liệu hết hạn.
Thẻ kho bao bì: 1 năm sau khi đóng thẻ kho.
Thẻ kho thành phẩm: 1 năm sau khi sản phẩm hết hạn.
6.2. Quy định ghi chép thẻ kho
Đối với nguyên liệu:
Thẻ kho phải được mở cho từng lô của nguyên liệu. Thẻ kho được đóng lại sau khi lô nguyên liệu đã được sử dụng hết và phụ trách bộ phận đã kiểm tra việc cân đối lượng tồn. Nếu lượng chênh lệch vượt quá giưới hạn cho phép phải tiến hành điều tra, lý giải và ghi biên bản dựa theo mẫu “Biên bản kiểm kê”.
Thẻ kho nguyên liệu phải có đầy đủ thông tin: Tên nguyên liệu, mã số nguyên liệu, quy cách đóng gói, lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, nagỳ nhập-xuất, số chứng từ nhập-xuất, diễn giải, số lượng mỗi lần nhập-xuất, tồn kho.
Đối với bao bì cấp 1 và bao bì cấp 2:
Thẻ kho phải có đầy đủ thông tin: Tên bao bì, mã số bao bì, ngày xuất-nhập, số phiếu xuất-nhập, diễn giải, số lượng mỗi lần xuất-nhập kho, tồn kho.
Đối với thành phẩm:
Thẻ kho phải được mở cho từng lô thành phẩm. Thẻ kho được đóng lại sau khi xuất hết thành phẩm và phụ trách bộ phận đã kiểm tra việc cân đối.
Thẻ kho phải có đầy đủ thông tin: Tên thành phẩm, mã số thành phẩm, lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng, ngày xuất-nhập, số phiếu xuất-nhập, diễn giải, số lượng mỗi lần xuất-nhập, tồn kho.