Tài liệu Chương 8: Kiểm tra giám sát pdf

Chương Kiểm tra giám sát Nội dung cần giải  Khái niệm kiểm tra cần có kiểm tra  Kiểm tra, giám sát có liên quan tới kết hoạt động tổ chức  Kiểm tra phần kiểm tra toàn  Khái niệm kiểm tra thực toàn bộ, chất báo cáo tổng kết ngân quỹ  Kiểm tra ngân quỹ, PP kiểm tra ngân quỹ, lợi nhuận - tổn thất  Kiểm tra trực tiếp đảm bảo cho QL có hiệu  Những nguy hiểm việc kiểm tra mức  Việc tự kiểm tra sở  Nâng cao hiệu việc kiểm tra Khái niệm kiểm tra – MQH liên quan kết hoạt động  Khái niệm kiểm tra: Là đo lường chấn chỉnh việc thực để đảm bảo mục tiêu/ kế hoạch vạch hoàn thành Như vậy, kiểm tra chức nhà quản trị  Tại cần có kiểm tra: Q trình thực có nhiều yếu tố tác động xảy ngồi ý muốn, có tác động tích cực/ tiêu cực làm AH tới tiến độ/ chất lượng công việc dẫn tới kết khơng mong muốn cần có kiểm tra kịp thời để chấn chỉnh lại cho phù hợp nhằm đạt mục tiêu mong đợi  Kiểm tra, giám sát có liên quan tới kết hoạt động tổ chức: Mục tiêu/ kết dự kiến Mục tiêu/ kết thực tế + So sánh thực với tiêu chuẩn đặt + Đưa hướng giải quyết/ + Xác định sai lệch + Quyết định điều chỉnh + Phân tích nguyên nhân + Chỉ đạo hành động giải pháp Quá trình kiểm tra  Quá trình kiểm tra: Mọi trình tuân thủ logic sau Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra  Đo lường việc thực nhiệm vụ theo tiêu chuẩn Điều chỉnh khác biệt thực té với TC/ TC Các bước trình kiểm tra Xem xét lại mục tiêu/ kết mong đợi Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra/ khâu CV cần KT Chuẩn bị điều kiện/ CSVC cho việc kiểm tra Tiến hành đo lượng việc thực Đối chiếu kết đo lường so sánh với yêu cầu đặt Phát sai lệch Phân tích nguyên nhân sai lệch xác định hướng giải xây dựng giải pháp điều chỉnh Tiến hành điều chỉnh sai lệch Yêu cầu kiểm tra/ giám sát- tiêu chuẩn người kiểm tra/giám sát    Yêu cầu kiểm tra/ giám sát + Đầy đủ/ Chính xác/ Kịp thời + Vừa kiểm tra định kỳ + Vừa kiểm tra đột xuất + Có quy trình phương pháp kiểm tra khoa học Những thực Việc kiểm tra giám sát -Việc kiểm tra giám sát thực : + Lãnh đạo trực tiếp kiểm tra (tự làm) + Cử cán kiêm nhiệm + Cử cán chuyên trách + Thành lập phận chuyên kiểm tra giám sát Các hình thức kiểm tra Phân theo cách tiếp cận kiểm tra có + Kiểm tra trực tiếp + Kiểm tra gián tiếp Phân theo cường độ thời gian kiểm tra có + Kiểm tra thường xuyên + Kiểm tra đột xuất Kiểm tra lường trước  Kiểm tra lường trước: Là việc sử dụng hệ thống kiểm tra mà báo trước cho nhà quản trị vấn đề nảy sinh tương lai (tốt/ sấu) để họ sớm có tác động để vấn đề tương lai xảy ý định  Công cụ kiểm tra lường trước Sử dụng kỹ thuật lập kế hoạch sơ đồ mạng PERT (Program Evaluation and review Technique) biều đồ Grantt  Yêu cầu việc kiểm tra lường trước Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch số đầu vào Quan sát thường xuyên/ đặn biến động số tiêu chuẩn định xem xét liên hệ chúng Cập nhật liệu thường xuyên/ đặn đưa chúng vào hệ thống quản lý Thường xuyên phân tích khác biệt số thực tế so sánh với kế hoạch/tiêu chuẩn (Standar) đánh giá AH chúng tới kết cuối 5.Tác động điều chỉnh giải pháp tác động lường trước Yêu cầu công việc kiểm tra Công việc kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch chức vị cụ thể Công việc kiểm tra cần thiết kế theo cá nhân nhà quản lý theo cá tính họ Cơng việc kiểm tra phải vạch rõ chỗ khác biệt điểm yếu Kiểm tra phải khách quan Kiểm tra phải linh hoạt Kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí tổ chức Kiểm tra phải tiết kiệm Kiểm tra phải đảm bảo dẫn đến tác động điều chỉnh Các điểm tiêu chuẩn kiểm tra chủ yếu  Các tiêu chuẩn kỹ thuật (vật lý)  Các tiêu chuẩn chi phí: định mức chi/ khoản mục chi/ thời gian chi  Các tiêu chuẩn vốn: Tổng số/ tự có/ vay/ huy động khác  Các tiêu chuẩn thu nhập: Mức thu nhập/ tiền lương/ thưởng/ Cơ cấu thu nhập/nguồn thu nhập  Các tiêu chuẩn chương trình kế hoạch chương trình; Bao nhiêu Chương trình/ tên/ địa điểm/ thời gian/ tiến độ/ khó khăn/ khả trì tiến độ/ kết tương lai?  Các tiêu chuẩn định tính (kinh nghiệm/ lực làm việc)/ Quy trình/ thủ tục/các nguyên tắc/ quy định  Các mục tiêu có khả xác định (là tiêu chuẩn/ thước đo cuối cùng) Kiểm tra phần/ toàn báo cáo tổng kết ngân quỹ  Kiểm tra phần Hầu hết kiểm tra thiết kế theo việc cụ thể sau: Chính sách/tiền cơng/ tuyển chọn/ huấn luyện nhân viên NC phát triển/ Chất lượng SP/ Chi phí định giá/tiền mặt ngân quỹ/ kỹ thuật áp dụng công nghệ (đặc biệt CN tương lai) Việc kiểm tra vấn đề cụ thể gọi kiểm tra phần  Khái niệm kiểm tra thực toàn Việc thực kiểm tra tòan cục vấn đề XD để đảm bảo thực toàn nhiệm vụ  Tại cần có kiểm tra tồn Vì phải lập KH toàn cho mục tiêu Việc phi tập trung hoá SX/ Sự phân chia phận phân quyền cần có kiểm tra để tránh hỗn loạn/ tuỳ tiện Cho phép đo lượng toàn nỗ lực người toàn tổ chức  Báo cáo tổng kết ngân quỹ Kiểm tra thực toàn sử dụng rộng rãi báo cáo tổng kết ngân quỹ -Bản cân đối tài  Bản chất báo cáo tổng kết ngân quỹ Là phản hội thơng tin tóm tắt ngân quỹ riêng lẻ, phản ánh KH tổ chức cho ta thấy SX nào, thu chi/ cấu thu chi/các khoản chi/ khoản thu hồi đầu tư/ chi phí nợ/ có lợi nhuận Thơng qua Báo cáo tổng kết ngân quỹ nhà quản trị thấy tồn tổ chức hoạt động tình trang Kiểm tra ngân quỹ  Kiểm tra ngân quỹ, Bất kỹ tổ chức muốn tồn phát triển cần có ngân quỹ Việc kiểm tra ngân quỹ thường xuyên cần thiết tập trung vào tiêu sau Kiểm tra tổng số vốn Các nguồn vốn mức vốn nguồn Các khoản nợ phải trả Các khoản nợ phải địi Tỷ số nợ/ có ( T=1/2; T>1/2); khoản nợ khó địi Lợi nhuận/ tỷ suất lợi nhuận Tỷ suất lợi nhuận vốn đầu tư (Return On InvestmentROI) Kiểm tra trực tiếp đảm bảo cho QL có hiệu  Thơng thường nhà quản trị thực việc kiểm tra thông qua máy kiểm tra/ nhân viên chuyên trách  Kiểm tra hoạt động báo cáo/ chứng từ  Đôi để đảm bảo thông tin đến với nhà quản trị xác, nhà quản trị cần có kiểm tra trực tiếp  Kiểm tra trực tiếp : Là việc nhà quản trị phải đến tận nơi, phải trông thấy (mắt thấy/tay sờ) vấn đề quan tâm  Tại sao:  Tránh sai lệch thông tin (Tam thất  Khảng định chắn vấn đề quan tâm  Giúp đưa định xác tránh thiệt hại thiếu thông tin/ sai thông tin/ chưa lường kết rủi ro Tự kiểm tra sở  Việc tự kiểm tra sở Đôi việc kiểm tra cấp trên/ phận kiểm tra chức tạo phản ứng khó chịu/ thường chậm sau phát mn phải khắc phục hậu Tự kiểm tra sở kiểm tra lường trước ngăn ngừa bất lợi xảy Tạo tính chủ động cho cấp tạo nên bầu khơng khí thoải mái tổ chức tạo nên thói quen phân tích lường trước rủi ro cho cấp dưới, giảm bớt áp lực công việc cho nhà quản trị VD: Thực quy trình kỹ thuật/ an tồn lao động/ tình hình bán hàng v.v Những nguy hiểm việc kiểm tra mức  Việc kiểm tra quản lý khác biệt so với kiểm tra tác nghiệp  Kết hoạt động hay tương lai phụ thuộc vào định/ thay đổi QĐ-Chsách nhà quản trị khứ  Cần phải biết trước thay đổi hành vi đưa thay đổi QĐ/ chsách  Việc kiểm tra mức nhà quản trị tạo nên tâm lý thụ động áp chế làm cho họ không chủ động công việc thiếu trách nhiệm trước thái độ/ hành vi ứng xử/ kết công việc họ  Cần kết hợp Kiểm tra gián tiếp với kiểm tra trực tiếp  Nguyên tắc kiểm tra trực tiếp quản trị là: “Chất lượng nhân viên nhà quản trị cấp cao cần thiết giảm bớt kiểm tra gián tiếp” Giám sát hoạt động  Tiêu chuẩn người làm công việc giám sát Người bổ nhiệm làm cơng việc giám sát phải có : + Năng lực + Có chun mơn + Độc lập + Được trao đầy đủ thẩm quyền + Có đạo đức nghề nghiệp/ trung thực/ khách quan  Một số dạng phận chuyên trách thường có doanh nghiệp để thực việc giám sát vận hành HTKSNB : + Uỷ ban kiểm toán => kiểm soát HĐQT + Uỷ ban kiểm soát => Kiểm soát CEO + Kiểm toán nội => Kiểm soát hoạt động + Thanh tra doanh nghiệp nhà nước Nâng cao hiệu việc kiểm tra/ giám sát  Cần có máy kiểm tra giám sát hồn chỉnh/ chun mơn hố cáo  Có kế hoạch kiểm tra/ giám sát cụ thể  Xây dựng tiêu chí kiểm tra/ giám sát rõ ràng  Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho máy kiểm tra/ giám sát  Biến việc kiểm tra giám sát cấp thành việc cá nhân/ tập thể cấp  Coi trọng việc kiểm tra lường trước phải coi công việc thường xuyên/ nhiệm vụ trọng tâm Thiết lập hệ thống kiểm tra giám sát chế   Việc kiểm soát theo chiều dọc sát lập qua chế kiểm soát cấu tổ chức & phân công phân nhiệm - Các chế thể qua loại : + Quy chế phận + Quy chế cá nhân (bản mô tả côngviệc) Khi loại quy chế thực tốt, có nghĩa chế kiểm soát vận hành Nguyên tắc thiết lập chế Quyền hạn : Chủ thể làm gì, định gì? Trách nhiệm : Để trao quyền hạn chủ thể phải chịu trách nhiệm trước (về mà chủ thể làm định) Quyền lợi : Chủ thể hưởng (vật chất & tinh thần) (được hưởng mà DN trao cho hay mà chủ thể tự cảm nhận) Nghĩa vụ : Để hưởng quyền lợi trên, cụ thể phải làm cần làm (khơng làm Ma trận kiểm soát ... kiểm tra giám sát Các hình thức kiểm tra Phân theo cách tiếp cận kiểm tra có + Kiểm tra trực tiếp + Kiểm tra gián tiếp Phân theo cường độ thời gian kiểm tra có + Kiểm tra thường xuyên + Kiểm tra. .. chỉnh sai lệch Yêu cầu kiểm tra/ giám sát- tiêu chuẩn người kiểm tra/ giám sát    Yêu cầu kiểm tra/ giám sát + Đầy đủ/ Chính xác/ Kịp thời + Vừa kiểm tra định kỳ + Vừa kiểm tra đột xuất + Có quy... niệm kiểm tra cần có kiểm tra  Kiểm tra, giám sát có liên quan tới kết hoạt động tổ chức  Kiểm tra phần kiểm tra toàn  Khái niệm kiểm tra thực toàn bộ, chất báo cáo tổng kết ngân quỹ  Kiểm tra