THỦ TỤCKIỂMSOÁTHỒSƠ 1. Mục đích: Thủtục này quy đònh cách thức xác đònh, thu thập, lập danh mục, sắp xếp, truy cập, lưu trữ, hủy bỏ hồsơ của các hệ thống quản lý. 2. Phạm vi: Áp dụng cho mọi hồsơ liên quan đến các Hệ thống quản lý trong Công ty. 3. Nội dung: 3.1 Lưu đồ: 1 Người thực hiện Quy trình Tài liệu/Biểu mẩu Người có yêu cầu Trưởng Bộ phận Người được phân công Trưởng Bộ phận Người được phân công Người được phân công Người được phân công Người được phân công Người được phân công TGĐ, T. Bộ phận – Khách hàng – Cơ quan bên ngoài Người được phân công Thông báo Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục HS (BM mã số: 0086) Biên bản hủy HS Yêu cầu KS hồsơ Xác đònh hồsơ lưu Nhận dạng - Phân loại Sắp xếp – Bảo quản Lưu HS Kết thúc Danh mục Hồsơ K. tra thời gian lưu trữ Cập nhật – Kiểmsoát Hủy HS 2 3.2 Thuyết minh Nội dung: 3.2.1 Xác đònh hồsơ lưu Đại diện Lãnh đạo có nhiệm vụ kết hợp với các Trưởng bộ phận liên quan tập hợp các loại hồsơ trong công ty, lập danh mục theo biểu mẫu 0086, trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Danh mục hồsơ của Công ty được chuyển cho tất cả các bộ phận làm căn cứ cho các bộ phận lập danh mục hồsơ của mỗi bộ phận. Ít nhất 1 năm 1 lần, Đại diện lãnh đạo của mỗi hệ thống xem xét lại danh mục hồsơ của mình nhằm cập nhật và thay đổi danh mục hồsơ cho phù hợp với các hoạt động của công ty. Trong trường hợp phát sinh loại hồsơ mới ngoài danh mục hồsơ của Công ty thì người có nhu cầu viết giấy đề nghò đến Trưởng Bộ phận liên quan xin ý kiến, trường hợp Trưởng bộ phận đồng ý thì chuyển lên ĐDLĐ các hệ thống có liên quan xem xét và phê duyệt. Đại diện Lãnh đạo cập nhật vào danh mục hồsơ và phổ biến cho các bộ phận thực hiện. Dựa trên danh mục hồsơ của Công ty, Trưởng các bộ phận tập hợp các loại hồsơ thuộc bộ phận của mình, chỉ đònh một nhân viên lập danh mục hồsơ của bộ phận theo biểu mẫu 0086. 3.2.2 Nhận dạng và phân loại hồ sơ: Khi tiến hành rà soát thì toàn bộ các hồsơ của bộ phận được phân loại phù hợp theo danh mục hồsơ của Công ty. Việc phân loại hồsơ theo nguyên tắc dễ tìm, lưu được lâu dài. Các hồsơ phù hợp được cập nhật vào danh mục hồ sơ, các hồsơ không cần thiết thì huỷ theo quy đònh của danh mục hồsơ của Công ty, các hồsơ chưa xác đònh được lưu hay huỷ thì tách riêng, lưu giữ cẫn thận, sau thời gian khoảng 6 tháng nếu những hồsơ này không còn sử dụng thì đem huỷ, nếu còn sử dụng được thì cập nhật vào danh mục hồ sơ. 3.2.3 Sắp xếp và bảo quản hồ sơ: Hồsơ được để trong các file riêng, ngoài file ghi chú là hồsơ thuộc loại nào, bộ phận lưu giữ hồ sơ, ngoài ra có thể ghi thêm thời gian phát sinh hồsơ nếu thấy cần thiết. Để lưu trữ hồsơ thì các tủ, ngăn tủ, bàn …. phải được ghi chú bằng văn bản nhằm mục đích phù hợp danh mục hồsơ và dễ tra cứu hồsơ (ví dụ: bàn 1, ngăn 1; tủ 1 ngăn 1 v.v.). 3 Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, những hồsơ đã sử dụng xong phải được lưu trữ cẩn thận, không để tại nơi làm việc. 3.2.4 Cập nhật hồ sơ: Khi phát sinh hồsơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất ½ tháng, mỗi bộ phận có trách nhiệm cập nhật hồsơ vào danh mục hồ sơ. 3.2.5: Kiểm tra thời gian lưu trữ: Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hô sơ, những hồsơ đã hết hạn lưu trữ được huỷ. Phương pháp huỷ theo quy đònh danh mục hồsơ chất lượng của Công ty. Khi huỷ thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm lập biên bản huỷ hồ sơ. Biên bản huỷ gồm các nội dung: thời gian, đòa điểm huỷ, người tiến hành huỷ, danh mục hồsơ bò huỷ (đầy đủ nội dung theo biểu mẫu 0086), ký tên… 3.2.6 Các yêu cầu của hồ sơ: a> Mọi hồsơ cần phải rõ ràng và được lưu trữ trong môi trường thích hợp để tránh hư hỏng, mất mát đồng thời thuận tiện khi sử dụng. b> Thời hạn lưu trữ hồsơ được xác đònh bởi Trưởng bộ phận, khách hàng, các cơ quan bên ngoài (theo hợp đồng hoặc được Ban Tổng Giám Đốc cho phép) hoặc theo qui đònh của nhà nước nhưng phải từ 1 năm trở lên. c> Hồsơ bao gồm cả các hồsơ do nhà cung ứng cung cấp. 3.2.7 Tiếp cận hồ sơ: a> Mọi nhân viên trong bộ phận đều được tiếp cận hồsơ (trừ trường hợp với hồsơ cần bảo mật). Tuy nhiên người muốn tiếp cận hồsơ cần thông báo với Người quản lý hồ sơ. Người quản lý hồsơ sẽ bố trí đưa hồsơ ra cho tham khảo. 4 b> Nhân viên thuộc bộ phận khác muốn tiếp cận hồsơ thì phải được sự đồng ý của Trưởng bộ phận hoặc Ban Tổng Giám đốc Công ty. c> Nếu khách hàng có yêu cầu xem hồsơ (có giới hạn), việc này cần được quy đònh trong hợp đồng hoặc theo chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc Công ty. 4. Tàiliệu tham khảo: Sổ tay chất lượng và Sổ tay môi trường 5. Phụ lục: Danh mục hồsơ (biểu mẫu mã số: 0086) 5 . nhật hồ sơ: Khi phát sinh hồ sơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất ½ tháng, mỗi bộ phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ. 3.2.5: Kiểm. danh mục hồ sơ của Công ty. Việc phân loại hồ sơ theo nguyên tắc dễ tìm, lưu được lâu dài. Các hồ sơ phù hợp được cập nhật vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ không