Tìm hiểu, triển khai hệ thống quản trị nội dung alfresco và ứng dụng

Đồ án tốt nghiệp Đại học TRƢỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGUYỄN HÀM TOÀN BÁO CÁO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Tên đồ án: TÌM HIỂU, TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NỘI DUNG ALFRESCO VÀ ỨNG DỤNG Nghệ An, tháng 01 năm 2016 Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học TRƢỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Tên đồ án: TÌM HIỂU, TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NỘI DUNG ALFRESCO VÀ ỨNG DỤNG Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hàm Toàn Mã sinh viên: 1051073793 Lớp: 51K2 - CNTT Giáo viên hướng dẫn: ThS Phạm Thị Thu Hiền Nghệ An, tháng 01 năm 2016 Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học LỜI CẢM ƠN Sinh viên Việt Nam ngày nhân tài cho tƣơng lai đất nƣớc Đặc biệt sinh viên CNTT, ngƣời đón đầu cho cơng nghệ đất nƣớc Chính ngày họ phải không ngừng học hỏi, cập nhật biết ứng dụng kiến thức đƣợc học vào thực tiễn sống Do việc phát triển mạnh mẽ nhƣ vậy, nên việc ứng dụng Công nghệ Thông tin vào sống nhƣ ngành khoa học ngày trở nên quan trọng Đợt thực tập chuyên ngành bƣớc sâu vào tìm hiểu kiến thức chuyên môn, hội để em tổng hợp lại tất mà đƣợc học thời gian qua Trong trình thực hiện, em xin chân thành cảm ơn hƣớng dẫn thầy giáo, cô giáo Khoa Công Nghệ Thông Tin - Trƣờng Đại học Vinh, em nhận đƣợc giúp đỡ nhiệt tình bảo tận tình cô giáo ThS Phạm Thị Thu Hiền Em xin cảm ơn giúp đỡ vô quý báu cô trình em làm đề tài Đồng thời thời gian nhƣ kiến thức cịn có hạn chế, đề tài khó tránh khỏi thiếu sót định, em mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp q thầy, để em học thêm đƣợc nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp tới Một lần em xin chân thành cảm ơn cô! Nghệ An, tháng 12 năm 2015 SINH VIÊN THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Nguyễn Hàm Toàn Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta sống kỷ nguyên kinh tế tri thức với đời phát triển mạnh mẽ Internet mà qua ngƣời dễ dàng tìm kiếm, khai thác trao đổi thơng tin Làm để lƣu trữ tài liệu nhƣ quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu số lƣợng tài liệu xuất liên tục ngày nhiều? Đây câu hỏi lớn cho nhà quản lý Trong trình hoạt động ngƣời, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiếu đƣợc Thông tin ngƣời trao đổi với nhiều phƣơng tiện khác nhƣng chủ yếu văn Chính thế, ngƣời ngày nhận thấy rõ vai trò văn Họ biết giữ lại văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng cần thiết văn trở thành tài sản quý báu để lƣu truyền sau Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin ngƣời ngày cao hình thức văn ngày phong phú Tuy nhiên, não ngƣời giới hạn, họ nhớ thông tin đƣợc ghi chép lại Con ngƣời cần nghĩ cách lƣu trữ giấy tờ Cơng tác lƣu trữ đời nhằm đáp ứng nhu cầu lƣu trữ văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động xã hội loài ngƣời Trong hoạt động hàng ngày quan, nói rằng, tài liệu lƣu trữ ln ln đƣợc hình thành q trình hoạt động chơ quan Trong quan nay, tài liệu lƣu trữ đóng vai trị quan trọng nhƣ cung cấp thơng tin, số liệu, vấn đề chế độ sách… Do hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học thực tiễn lớn quan, tổ chức, cá nhân… Đối tƣợng nghiên cứu việc xây dựng hệ thống dựa tảng Alfresco, nhằm mục đích xây dựng dịch vụ lƣu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ chức, cá nhân thơng qua Internet Nguyễn Hàm Tồn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC .5 NỘI DUNG ĐỀ TÀI .6 Chƣơng TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TÀI LIỆU HIỆN NAY 1.1 Vấn đề lƣu trữ văn giấy 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin lƣu trữ văn số qua ứng dụng .8 Chƣơng TỔNG QUAN HỆ THỐNG LƢU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ALFRESCO 11 2.1 Giới thiệu Alfresco 11 2.1.1 Tổng quan Alfresco 11 2.1.2 Kiến trúc mở rộng 12 2.1.3 Thành phần kiến trúc .13 2.1.4 Lợi ích Alfresco .14 2.1.5 Tính Alfresco 15 2.2 Tìm hiểu xây dựng cấu hình hệ thống 16 2.2.1 Cơ sở liệu: MySQL, Oracle, MS SQL server 16 2.2.2 Ứng dụng máy chủ: Tomcat, JBoss 16 2.2.3 Cài đặt Windows 17 Chƣơng ỨNG DỤNG ALFRESCO ĐỂ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHO KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƢỜNG ĐẠI HỌC VINH 25 3.1 Cấu trúc không gian Alfresco khoa CNTT Đại học Vinh .25 3.2 Quản lý không gian ngƣời dùng .25 3.3 Quản lý nhóm ngƣời dùng 28 3.4 Quản lý phân quyền 29 3.5 Sử dụng hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu số 31 3.5.1 Giới thiệu 31 3.5.2 Sử dụng 31 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học NỘI DUNG ĐỀ TÀI Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ nhƣ nay, máy vi tính tới hầu hết quan, tổ chức, cá nhân Theo tài liệu, giấy tờ, hợp đồng dần đƣợc chuyển sang lƣu trữ dƣới dạng tài liệu điện tử (Electronic Document) Cơng tác lƣu trữ đời địi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Việc xây dựng hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu vấn đề không dễ dàng ngƣời học công nghệ thơng tin Điều trở nên khó khăn phức tạp ngƣời khơng có chun mơn tin học Yêu cầu thiết đƣợc đặt phải có hệ thống cho phép ngƣời nhanh chóng sử dụng để lƣu trữ quản lý tài liệu họ Hệ quản trị tài liệu (DMS - Document Management System) bƣớc tiến trình xây dựng hệ thống Nắm bắt đƣợc tình hình nhu cầu quan, doanh nghiệp, tổ chức… em nghiên cứu hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu Và phần mềm mã nguồn mở Alfresco đƣợc em chọn để làm hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học Chƣơng TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TÀI LIỆU HIỆN NAY 1.1 Vấn đề lƣu trữ văn giấy Thực tiễn công ty, quan nhà nƣớc, số lƣợng công văn, hồ sơ lƣu chuyển đơn vị năm từ ngàn đến vài ngàn, tổng số lƣợng công văn lƣu trữ viện hàng năm lên tới chục ngàn hồ sơ, tài liệu văn Vấn đề với số lƣợng nhƣ dẫn đến tính lƣu động thấp với đồ sộ, nặng nề tài liệu giấy, khả truy cập, khơng dễ dàng tìm kiếm, xếp đánh mục cho việc tìm kiếm nhƣng tốn kém… Xét mọt phạm vi nhỏ, lƣu trữ văn giấy khơng phải khơng có ƣu điểm nhƣ giấy giá thấp, tốn tiền, linh động, dễ di chuyển Giấy ngƣời bạn, đọc, viết… nhƣng phạm vi quy mô lớn, giấy thiết bị lƣu trữ kém, đồ sộ mà mức độ thơng tin thấp, khó tìm kiếm thiếu sức mạnh máy tính, khơng dễ dàng phân loại phục hồi Tài liệu giấy đƣợc lƣu trữ dƣới nhiều loại hình: - Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động tổ chức quản lý quan mặt kinh tế, trị, văn hóa, khoa học lĩnh vực hoạt động khác Tài liệu hành bao gồm gốc, loại tài liệu, văn kiện nhƣ: Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chƣơng,…; loại sổ sách hình thành trình hoạt động quan thuộc triều đại phong kiến nhƣ: sổ hộ tịch, sổ địa bạ, sổ duyệt tuyển Ngày nay, tài liệu hành bao gồm loại: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tƣ, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản… Đây loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất lĩnh vực đời sống xã hội) có khối lƣợng lớn thành phần tài liệu lƣu trữ Quốc gia Việt Nam Khối lƣợng tài liệu ngày tăng lên theo phát triển xã hội - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh cơng trình nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất Loại hình tài liệu bao gồm loại vẽ, thiết kế thi cơng cơng trình xây dựng bản, vẽ, thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp, loại đồ, đồ án, tài liệu khí tƣợng thủy văn, tài liệu điều tra thăm dị địa chất… Đây loại hình tài liệu chiếm khối lƣợng lớn thứ hai sau tài liệu hành không ngừng tăng lên theo phát triển khoa học kỹ thuật - Tài liệu nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình,…): Là tài liệu đƣợc sản sinh hoạt động quan văn hóa, thơng tin tun truyền, Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học quan quản lý nhà nƣớc Các quan nghiệp vụ quan nghiên cứu khoa học, ngƣời chụp ảnh, quay phim nghiệp dƣ mà có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh vật liệu mà mang tin, đƣợc nộp lƣu viện, kho lƣu trữ theo chế độ định gọi tài liệu lƣu trữ nghe nhìn Tài liệu nghe nhìn loại tài liệu đặc biệt hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu bao gồm: + Tài liệu ảnh + Tài liệu phim điện ảnh + Tài liệu ghi âm … + Tài liệu điện tử Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lƣu trữ tài liệu điện tử thuộc Lƣu trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lƣu trữ tài liệu đƣợc bảo quản dạng đặc biệt đọc, xử lý in máy vi tính Trong "Thuật ngữ lƣu trữ quốc tế" Hội đồng Lƣu trữ Quốc tế xuất năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử đƣợc coi dạng tài liệu đọc máy Loại tài liệu đƣợc lập dƣới dạng mã hóa vật mang tin nhƣ đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung chúng tiếp cận đƣợc máy vi tính Nhƣ thấy có nhiều khái niệm tài liệu điện tử Theo Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đƣơng thì: Tài liệu lƣu trữ điện tử phận tài liệu điện tử có giá trị nhƣ chính, phản ánh chân thực hoạt động quan, tổ chức cá nhân đƣợc bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu xã hội trƣớc mắt nhƣ lâu dài Hiện nay, tài liệu điện tử nƣớc ta chƣa nhiều nhƣng trƣớc hội thách thức ra, ta bƣớc đầu quan tâm đến lƣu trữ tài liệu điện tử Nó có ý nghĩa việc thành lập phủ điện tử, giảm phiền hà sai sót việc quản lý hành nhƣ cấp sổ đỏ, giấy đóng thuế,… 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin lƣu trữ văn số qua ứng dụng Tầm quan trọng công nghệ thông tin truyền thông phát triển doanh nghiệp với hệ thịnh vƣợng quốc gia khơng cịn vấn đề tranh cãi Ứng dụng công nghệ thông tin trở thành thành phần thiếu chiến lƣợc cạnh tranh doanh nghiệp Quốc gia Ở Việt Nam, năm gần số ngƣời sử dụng máy tính, Internet, số trang web doanh nghiệp, quan phủ tăng lên nhiều Tuy nhiên, thấy hầu hết ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn mức nhƣ tìm kiếm tin tức, trao đổi e-mail, soạn thảo văn Trong ứng dụng cao cấp có tính đột phá cải Nguyễn Hàm Tồn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học thiện lực cạnh tranh cho doanh nghiệp hay phủ nhƣ hệ thống thông tin quản lý thƣơng mại điện tử cịn hạn chế Nghiên cứu giới vấn đề cho thấy doanh nghiệp nhƣ phủ số quốc gia phát triển hay nƣớc cơng nghiệp hóa (NIC) nhƣ Trung Quốc, hay nƣớc ASEAN có hạn chế giống ứng dụng công nghệ thơng tin vào quản lý Mục đích việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý hành làm tăng lƣợng thông tin tài liệu đƣợc soạn thảo, lƣu trữ, trao đổi khai thác mạng máy tính Khi đó, kho tài liệu, cơng văn, giấy tờ tồn quan, cơng sở, trƣờng học… đƣợc số hóa, đƣợc quản lý, lƣu trữ khai thác cách hiệu quả, phục vụ cho cấp lãnh đạo, chuyên viên tham mƣu, định, thay cho thách thức lƣu trữ thay đổi hồ sơ - văn truyền thống Nắm bắt đƣợc tình hình nhu cầu doanh nghiệp, em tập trung nghiên cứu công nghệ lƣu trữ quản lý tài liệu nhƣ phát triển sản phẩm phần mềm mã nguồn mở Alfresco để hỗ trợ cho doanh nghiệp việc tổ chức lƣu trữ tài liệu điện tử cách khoa học hiệu Với đặc tính nhƣ sử dụng dễ dàng thuận lợi, tổ chức lƣu trữ hiệu đặc biệt khả tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thật công cụ đắc lực hỗ trợ cho doanh nghiệp Chức tổ chức quản lý tài nguyên số giúp cho ngƣời quản trị quản lý, kiểm soát, xây dựng cấu trúc kho tài nguyên số phục vụ cho ngƣời dùng Việc tổ chức quản lý tài nguyên số hệ thống đƣợc xem bƣớc khởi đầu quan trọng việc hình thành nên kho tài nguyên số hóa có giá trị Do đó, hệ thống phần mềm cung cấp đầy đủ tính cho việc tổ chức quản lý hiệu kho tài nguyên số Cho đến gần đây, cách thức lƣu trữ tài liệu số hóa phổ biến dạng tập tin, đƣợc lƣu trữ thƣ mục ổ đĩa cứng máy tính hay ổ đĩa mạng Cách lƣu trữ kiểu thƣ mục đơn giản, hiệu quả, giải đƣợc số vấn đề tìm kiếm khai thác văn Tuy nhiên hình thức lƣu trữ thích hợp cho phịng ban quan nhỏ, có số lƣợng tài liệu hạn chế, dùng cho cá nhân, khó chia sẻ để dùng chung khơng có chế an tồn liệu bảo mật thơng tin Do hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ cho tính linh hoạt để phục vụ lƣu trữ, tìm kiếm, trao đổi khai thác mạng máy tính cần thiết Có thể liệt kê vài tính mà Hệ thống quản lý văn - hồ sơ cần phải đáp ứng nhƣ sau: Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT Đồ án tốt nghiệp Đại học - Cho phép lƣu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn số hóa - Cho phép dễ dàng phân loại quản lý tài liệu thông tin metadata - Cho phép phân loại tìm duyệt tài liệu theo cấu trúc giống nhƣ thƣ mục, tìm kiếm nhanh chóng dựa máy tìm kiếm - Cho phép ngƣời dùng truy cập tài liệu tồn văn, từ mạng máy tính, từ trang tồn tài liệu - Có khả phân cấp, phân quyền quản lý bảo mật truy cập khai thác - Có khả trao đổi văn số hóa, thơng tin metadata hệ quản lý văn cách tiện lợi, nhanh chóng tự động, nhiều cách thức, trực tuyến, tƣơng tác qua mạng máy tính, ngoại tuyến, khơng tƣơng tác qua e-mail, đĩa mềm, CDROM… Mạng Internet máy tìm kiếm mơi trƣờng cho phép lƣu trữ, tìm kiếm truy cập thơng tin hiệu quả, đƣợc kiểm chứng thực tế Do có hệ thống quản lý văn đại không vận hành theo chế truy cập thông tin mạng Internet, cho phép truy cập qua trình duyệt web, có khả tìm kiếm (kể nội dung tồn văn) máy tìm kiếm mạnh, có chế quản lý việc truy cập đƣợc cá nhân hóa cao độ có chế bảo mật hữu hiệu Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 10 Đồ án tốt nghiệp Đại học Hình 3.2 Tạo khơng gian người dùng Tạo ngƣời dùng Trƣớc thêm ngƣời dùng mới, cần biết rõ thông tin sau ngƣời dùng: + Họ tên + Địa email + Địa công ty + Tên ngƣời dùng + Mật + Vị trí khơng gian trang chủ + Tên khơng gian chủ Hình 3.3 Tạo người dùng Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 26 Đồ án tốt nghiệp Đại học Điền thơng tin ngƣời dùng Hình 3.4 Giao diện điền thông tin người dùng Khi hoàn thành bƣớc trên, nhấn Kết thúc để hồn tất việc tạo ngƣời dùng - Tìm kiếm ngƣời dùng tồn Sau hồn tất nhấn Hiển thị tất Hình 3.5 Giao diện quản lý người dùng Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 27 Đồ án tốt nghiệp Đại học 3.3 Quản lý nhóm ngƣời dùng - Tạo nhóm nhóm Trong khơng gian bất kỳ, nhấn chuột vào Quản lý giao diện điều khiển công cụ Trong Quản lý giao diện điều khiển, nhấn chuột vào Quản lý nhóm ngƣời dùng Trong Quản lý nhóm ngƣời dùng, nhấn vào Tạo nhóm Hình 3.6 Giao diện tạo nhóm người dùng Đặt tên nhóm nhấn chuột vào Tạo nhóm Sau tạo xong nhóm, bạn thêm ngƣời dùng vào nhóm, rời ngƣời dùng khỏi nhóm Hình 3.7 Nhóm tạo thành cơng Nguyễn Hàm Tồn - Lớp 51K2_CNTT 28 Đồ án tốt nghiệp Đại học 3.4 Quản lý phân quyền Mỗi ngƣời dùng có quyền khác với thƣ mục khác Nhấn chuột vào: + Trang chủ công ty + Khoa CNTT + Thêm hành động + Quản lý khơng gian ngƣời dùng Hình 3.6 Giao diện quản lý Nhấn chuột vào chọn Lời mời bạn thấy quyền cần cấp cho họ nhấp chuột vào nút Tiếp theo cuối nhấp chuột vào Kết thúc Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 29 Đồ án tốt nghiệp Đại học Hình 3.7 Giao diện phân quyền cho người dùng Để biết đƣợc thƣ mục bạn sở hữu có quyền liên quan, bạn vào thƣ mục chọn Thêm hành động > Quản lý khơng gian ngƣời dùng Hình 3.8 Giao diện hiển thị người dùng nhóm liên quan tới thư mục Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 30 Đồ án tốt nghiệp Đại học 3.5 Sử dụng hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu số 3.5.1 Giới thiệu - Hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu số đƣợc xây dựng tảng phần mềm mã nguồn mở Alfresco, đƣợc phát triển để phù hợp với công việc lƣu trữ quản lý tài liệu số cho doanh nghiệp nhƣ quan nhà nƣớc Việt Nam - Hệ thống chạy web, nên cần có trình duyệt web nhƣ Internet Explorer, FireFox, Google Chrome…, truy cập sử dụng cách dễ dàng Ở hƣớng dẫn sử dụng này, em xin đƣợc trình bày trình duyệt Google Chrome - Với hệ thống này, bạn lƣu trữ quản lý tài liệu dễ dàng nhƣ tạo tài liệu nó, upload tài liệu có sẵn lên hệ thống nhƣ download tài liệu về, tìm kiếm tài liệu, xem tài liệu… 3.5.2 Sử dụng 3.5.2.1 Đăng nhập hệ thống - Mỗi ngƣời dùng đƣợc cấp tài khoản bao gồm Tên ngƣời dùng mật Để đăng nhập vào hệ thống, vào google chrome truy cập địa chỉ: http://localhost:8080/alfresco Màn hình đăng nhập xuất cho phép nhập Tên ngƣời dùng mật Sau đăng nhập vào hệ thống ta đƣợc Hình 3.9 Giao diện sau đăng nhập hệ thống Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 31 Đồ án tốt nghiệp Đại học 3.5.2.2 Cách tạo nội dung tài liệu hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Hệ thống hỗ trợ cho việc tạo trực tiếp file dạng HTML, Plain text XML + Trong thƣ mục bạn muốn tạo nội dung (và có quyền tạo nội dung), bạn chọn: Tạo > tạo nội dung + Trong hƣớng dẫn tạo nội dung, bạn gõ tên, loại, loại nội dung Sau nhấn Tiếp theo Hình 3.10 Giao diện bước tạo nội dung dạng HTML, XML, Plain text + Ở bƣớc cho phép bạn nhập nội dung tài liệu nhập xong nhấn Tiếp theo Hình 3.11 Giao diện bước tạo nội dung dạng HTML, XML, Plain text Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 32 Đồ án tốt nghiệp Đại học + Cuối cùng, bạn nhấn kết thúc để vào phần Tóm tắt Hình 3.12 Giao diện bước tạo nội dung dạng HTML, XML, Plain text + Trong Sửa đổi đặc tính nội dung, bạn thêm thơng tin nhƣ: tiêu đề, mô tả, tác giả nhấn OK để tạo tài liệu Hình 3.13 Giao diện sửa đổi đặc tính nội dung Nguyễn Hàm Tồn - Lớp 51K2_CNTT 33 Đồ án tốt nghiệp Đại học 3.5.2.3 Cách upload tài liệu lên hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu - Nếu bạn có số tài liệu giấy, bạn đƣa vào máy scan để quét chuyển sang file TIFF PDF - Nếu máy bạn có file tài liệu, dạng doc, pdf, ppt… Để đƣa lên lƣu trữ quản lý hệ thống bạn làm theo bƣớc sau: + Vào thƣ mục bạn cần upload tài liệu lên (Bạn phải có quyền upload thƣ mục này) Chọn Thêm nội dung + Trong Thêm nội dung hộp thoại, chọn Chọn tệp, chọn đƣờng dẫn tới file bạn cần upload Sau nhấn OK để vào phần Sửa đổi đặc tính nội dung + Trong Sửa đổi đặc tính nội dung, bạn thêm thông tin nhƣ: mô tả, tác giả cho file Nhấn OK để upload tạo tài liệu Và file đƣợc upload Hình 3.14 Giao diện file upload 3.5.2.4 Cách download tài liệu hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu - Để tải file tài liệu, ngƣời dùng vào khơng gian chứa file đó, nhấn chuột vào nút download nhƣ hình sau Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 34 Đồ án tốt nghiệp Đại học Hình 3.15 download tài liệu 3.5.2.5 Cách tìm kiếm tài liệu hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu - Để tìm kiếm file tài liệu, ngƣời dùng sử dụng chức tìm kiếm hệ thống Chức tìm kiếm nằm phía trên, góc phải giao diện hệ thống Hình 3.16 Phần tìm kiếm tài liệu - Để tìm kiếm nâng cao, chọn: tùy chọn > tìm kiếm nâng cao nhƣ hình dƣới Giao diện phần chức tìm kiếm nhƣ sau: Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 35 Đồ án tốt nghiệp Đại học Hình 3.17 Giao diện tìm kiếm nâng cao - Ngƣời dùng tìm kiếm theo tên, nội dung, không gian 3.5.2.6 Các thao tác tập tin Sau upload tập tin lên hệ thống tập tin có nhiều chức nhƣ xem thuộc tính, chỉnh sửa thuộc tính, xóa, coppy… chức thể nhƣ sau: Hình 3.18 Các thuộc tính tập tin Nguyễn Hàm Tồn - Lớp 51K2_CNTT 36 Đồ án tốt nghiệp Đại học Hình 3.19 thuộc tính chỉnh sửa trực tuyến tập tin Hình 3.20 thuộc tính chỉnh sửa gián tuyến tập tin Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 37 Đồ án tốt nghiệp Đại học Hình 3.21 xóa tập tin Hình 3.22 Các thao tác khác tập tin Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 38 Đồ án tốt nghiệp Đại học KẾT LUẬN Hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu (DMS - Document Management System) lĩnh vực mẻ ngày có vị trí quan trọng mơi trƣờng Internet Trong q trình tháng tìm hiểu nghiên cứu đề tài đồ án đạt đƣợc kết sau: +) Các kết đạt đƣợc - Tìm hiểu đƣợc đặc trƣng DMS - Các hoạt động công nghệ để xây dựng nên DMS - Áp dụng kiến thức nghiên cứu đƣợc xây dựng hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu tảng hệ thống mã nguồn mở Alfresco +) Về mặt hạn chế đồ án - Do hạn chế thời gian kiến thức nhƣ kinh nghiệm nên đồ án không tránh khỏi thiếu sót - Về mặt nghiên cứu hệ thống dừng lại mức tổng quát, chƣa sâu vào nghiên cứu vấn đề, phức tạp hệ thống +) Hƣớng phát triển đề tài: - Xây dựng phát triển, hoàn thiện Hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu nhiều tính đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng - Có khả sử dụng lại mã nguồn Hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu, hƣớng tới cộng đồng phát triển Qua q trình làm hồn thiện đề tài, em mong nhận đƣợc góp ý q Thầy tồn thể bạn nhằm hoàn thiện hơn, ứng dụng đáp ứng thực tế sống Hy vọng qua đề tài giúp nhiều bạn có đƣợc nhìn rõ ràng, giải pháp tốt xây dựng Hệ thống lƣu trữ quản lý tài liệu Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 39 Đồ án tốt nghiệp Đại học TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Michael Farman Alfresco in an hour [2] Munwar Shariff Packt Alfresco Enterprise Content Management 12/2006 Implementation [3] Trang web: http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system [4] Trang web: http://wiki.alfresco.com [5] Trang web: http://www.laserfiche.com/ [6] Trang web: http://www.openkm.com Nguyễn Hàm Toàn - Lớp 51K2_CNTT 40 ... TRƢỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Tên đồ án: TÌM HIỂU, TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NỘI DUNG ALFRESCO VÀ ỨNG DỤNG Sinh viên thực hiện: Nguyễn... 3.5.2.5 Cách tìm kiếm tài liệu hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu - Để tìm kiếm file tài liệu, ngƣời dùng sử dụng chức tìm kiếm hệ thống Chức tìm kiếm nằm phía trên, góc phải giao diện hệ thống Hình... lợi ích Alfresco sử dụng việc lƣu trữ quản lý tài liệu Sử dụng Alfresco cho quản lý tài liệu Sử dụng Alfresco, bạn thực giải pháp quản lý tài liệu nhƣ quản lý tài liệu doanh nghiệp, quản lý tài