Tài liệu Lập và quản lý với dự án 2002 doc

1 LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI PROJECT 2002 BÀI 1: “CÁC KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ, CÁC TÍNH NĂNG” Microsoft Project 2002 Kế hoạch và tiến độ Khi xây dựng một công trình phải thực hiện rất nhiều các quá trình xây lắp liên quan chặt chẽ với nhau trong một không gian và thời gian xác định với tài nguyên có giới hạn. Như vậy mục đích của việc lập tiến độ là thành lập một mô hình sản xuất, trong đósắp xếp việc thực hiện các công việc sao cho bảo đảm xây dựng công trình trong thời gian ngắn, giá thành hạ và chất lượng cao. Tiến độ trong mỗi giai đoạn xây dựng được khai thác nhằm đạt được những kết quả sau: Microsoft Project 2002 ¾ Trước khi khởi công:  Cung cấp một dự trù về mặt thời gian thực hiện của mỗi công tác trong kế hoạch cũng như thời gian hoàn thành toàn bộ dự án  Xác định tốc độ thực hiện kế hoạch  Tạo cơ sở cho những người quản lý làm việc với các nhà thầu phụ, cấp dưới,…  Xác định nhu cầu về nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc ở những thời điểm xác định. 2 Microsoft Project 2002 ¾ Trong quá trình xây dựng:  Cho phép người quản lý chuẩn bị những vấn đề về tài nguyên, thời điểm then chốt của kế hoạch,…  Dự trù được những ảnh hưởng tới kế hoạch khi thay đổi hoặc trì hoãn công tác.  Hỗ trợ việc sắp xếp, cung cấp tài nguyên Microsoft Project 2002 ¾ Sau khi hoàn thành việc xây dựng  Cho phép quan sát trở lại và phân tích dự án dựa theo thực tế đã thực hiện  Rút ra được những kinh nghiệm khi dự trù và hoàn thiện hơn những kế hoạch tương lai. Microsoft Project 2002 GIỚI THIỆU z Microsoft Project 2002: là phần mềm của hãng Microsoft chuyên dụng trong vấn đề lập và quản lý dự án với nhiều tính năng nổi trội: giao diện thân thiện, dễ dùng, công cụ xử lý đa dạng, . được ứng dụng trong nhiều ngành nghề: Kinh tế, Nông-Lâm nghiệp, xây dựng dân dụng, cầu đường, thủy lợi, . 3 Microsoft Project 2002 Giới thiệu về MS Project 2002 Tuy nhiên, Microsoft Project 2002 chỉ là một công cụ để người quản lý dự án sử dụng, nó không thể thay chúng ta quản lý dự án cũng như thực hiện các công việc sau:  MS Project không thể tạo ra các công tác  MS Project không thể tạo ra các quan hệ logic giữa các công tác  MS Project không biết được thời hạn thực hiện của mỗi công tác  MS Project không có khả năng biết tài nguyên gì cần gán cho mỗi công tác. Do đó, để lập kế ho ạch và quản lý một dự án chúng ta cần chuẩn bị tốt các dữ liệu này cũng như các thông tin liên quan khác đối với dự án Microsoft Project 2002 Các công việc cần chuẩn bị trước z Công việc cần thực hiện là công việc gì z Công việc cần thực hiện trong thời gian bao lâu z Ước lượng thời gian hoàn thành z Thời gian bắt đầu và kết thúc z Danh sách các công việc có trong dự án z Mức độ ưu tiên và các ràng buộc công việc z Thứ tự thực hiện và các mối quan hệ giữa chúng z Tài nguyên thực hiện và dự định phân bổ z Các loại chi phí: nhân công, máy móc, . Microsoft Project 2002 MS Project là công cụ vô giá: z Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án z Lên lịch công tác từng ngày, tuần, tháng . z Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho công tác z Điều chỉnh kế hoạch, chuẩn bị các báo cáo z Giám sát việc thi hành dự án z Đánh giá tài chính dự án z Lập và in ấn các loại báo cáo, biểu đồ tiến độ 4 Microsoft Project 2002 Kết quả thu được khi sử dụng Project z Phát triển một kế hoạch tốt hơn trong dự án z Dự trù, tính toán các tài nguyên của dự án dễ dàng hơn và đáng tin cậy hơn z Phát hiện các mâu thuẫn và các vướng mắc khi lập kế hoạch z Thông tin kế hoạch đến các thành viên khác trong dự án nhanh chóng z Theo dõi tiến trình và phát hiện các khả năng tiềm tàng của dự án. Microsoft Project 2002 Các từ khóa tiếng Anh trong MP2002 z Task: Công việc z Duration: thời gian thực hiện công việc z Start/Finish: Ngày tháng bắt đầu/kết thúc z Predecessors: Công tác đi trước z Successors: Công tác đi sau z Task List: Danh sách các công việc z Resource: Tài nguyên hoặc nhân lực, vật lực z Calendar: Dạng lịch Microsoft Project 2002 z Work: Số giờ công để thực hiện các công việc z Unit: Đơn vị sử dụng tài nguyên z Milestone: Các mốc công tác có Duration=0 z Recurring Task: Công việc có tính lặp đi, lặp lại z Schedules: Lịch trình của dự án z Std.rate: Giá chuẩn z Ovr.rate: Giá ngoài giờ z Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên Các từ khóa tiếng Anh trong MP2002 5 Microsoft Project 2002 Các khái niệm về lập & q.lý dự án z Dự án: là một quá trình các công việc có liên quan đến nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, tài nguyên, ngân sách. z Quản lý dự án: là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo kiểm tra các công việc và nguồn lực để hoàn thành đúng mục tiêu tiến độ đã định. Microsoft Project 2002 Lập và quản lý tiến độ dự án z Tiêu chuẩn đánh giá QLDA: hoàn thành theo đúng tiến độ, các công tác đạt chất lượng và chi phí thực hiện dự án là thấp nhất. z Các bước cần thực hiện: – Phân tích công nghệ xây dựng công trình. – Lập biểu danh mục công tác sẽ tiến hành. – Xác định khối lượng công việc, chọn biện pháp kỹ thuật. – Xác định các chi phí, thời gian. – Lập tiến độ ban đầu, so sánh và tối ưu. – Lập các bảng và In ấn kết quả. Microsoft Project 2002 Lập và quản lý tiến độ dự án z Tại sao dự án bị thất bại: ¾ Khả năng của đơn vị thực hiện có hạn. ¾ Hoạch định quá nhiều công việc trong thời gian ngắn. ¾ Tài chính quá lớn so với khả năng. ¾ Không đáp ứng được tài nguyên cho dự án. ¾ Dự án thực hiện không đúng tiến độ. 6 Microsoft Project 2002 Các dạng tiến độ z Lập tiến độ theo sơ đồ ngang (Gantt Chart) z Lập tiến độ theo sơ đồ mạng (Network Diagram) – Phương pháp đường Gantt CPM (Critical Path Method) - được phát triển trong những năm 1957- 1958 bởi công ty Remington Rand và DuPont – Phương pháp kỹ thuật ước lượng và kiểm tra dự án PERT (Program Evaluation and Review Technique) – được phát triển gần cùng thời điểm bởi Booze, Hamilton, Allen Microsoft Project 2002 Sơ đồ ngang Gantt Chart z Do Henry Gantt đề ra 1915, các công tác , thời gian được biểu diễn bằng các thanh công tác dưới dạng biểu đồ ngang z Ưu điểm: – Đơn giản, trực quan,dễ nhận biết các công việc z Nhược điểm: – Không thấy rõ được công việc nào là trọng tâm (công việc gantt), mối quan hệ về công nghệ. – Không thuận tiện cho phân tích đánh giá các chỉ số, không bao quát được các công trình phức tạp, khó tìm ra nguyên nhân khi có sự cố, . Microsoft Project 2002 Sơ đồ mạng (Network Diagram) z Toàn bộ khối lượng các công tác của một dự án được xác định một cách logic theo trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức sản xuất, ấn định thời gian thực hiện và tối ưu hóa kế hoạch đề ra. z Phương pháp đường găng CPM – Sử dụng mô hình xác định, thời gian các hoàn thành mỗi công việc là hằng số z Phương pháp PERT – Sử dụng mô hình xác suất, theo đóthời gian hoàn thành công việc được cho dưới dạng hàm phân phối xác suất 7 BÀI 2: “CÀI ĐẶT, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MENU & LÀM VIÊC VỚI DỰ ÁN MỚI” LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI PROJECT 2002 Microsoft Project 2002 Cài đặt phần mềm MS Project2002 Microsoft Project 2002 Giới thiệu hệ thống MENU Project2002 8 Microsoft Project 2002 Các định nghĩa cơ bản: z Thời gian (D): Thời gian dự kiến để thực hiện z Khởi sớm (ES): Thời điểm sớm nhất mà công tác có thể khởi công. z Kết sớm (EF): Thời điểm sớm nhất mà công tác có thể hoàn thành. (EF = ES + D) z Kết muộn (LF): Thời điểm muộn nhất mà công tác có thể hoàn thành. z Khởi muộn (LS): Thời điểm muộn nhất mà CT có thể khởi công mà không ảnh hưởng đến TTĐ (LS =LF-D) z Dự trữ toàn phần (TF): TF = LF – EF = LS - ES z Dự trữ riêng phần (FF): FFi = ESj - EFi Microsoft Project 2002 Xây dựng nhà xưởng tường gạch D, E5H Lắp vì kèo, lợp mái D, E, F3G Đặt cống, đúc sàn kè B, C5F Đúc hố ga B, C6E Đúc móng, cột A2D Chởống cống, vì kèo thép A3C Chở gạch, cát đá, ximăng -5B San nền, đào móng -1A Làm đường nội bộ Công tác trước nó Thời gian thực hiện (ngày) Ký hiệuCÔNG TÁC Microsoft Project 2002 9 Microsoft Project 2002 Xây dựng công trình thoát nước H,G6K Lắp đặt tháp và bể chứa B,E,C2I Lắp đặt máy bơm D4H Gia công bể chứa C4G Thi công nền móng bể chứa C7F Lắp đặt ống cấp nước A3E Xây dựng trạm bơm -2D V/c Cấu kiện bể chứa -5C Đào đất -3B Hệ thống điện -4A Khoan giếng Công tác trước nó Thời gian thực hiện (ngày) Ký hiệu CÔNG TÁC Microsoft Project 2002 Microsoft Project 2002 Nhập tên công tác và tạo sự phân cấp z Công tác chỉ xuất hiện 1 lần z Công tác xuất hiện có tính chu kỳ 10 Microsoft Project 2002 z Indent (Hạ bậc công tác) z Outdent (Nâng bậc công tác) z Hide subtask (ẩn các công tác ở bậc thấp hơn) z Show subtask (hiện các công tác ở bậc thấp hơn) Tạo sự phân cấp Microsoft Project 2002 z Nhập thời gian thực hiện (Duration) bằng 0 (Ngoài ra có thể có thời gian # 0) z Ghi chú cho công tác: Tạo các công tác đánh dấu sự kiện Microsoft Project 2002 Cơ cấu phân chia công việc WBS z WBS (Work breakdown structure codes) giúp người sử dụng quan sát mã thứ tự cơ cấu phân chia công việc. z Quan sát cơ cấu phân chia công việc z Tạo cách đánh mã thứ tự theo ý riêng z Quan sát WBS trong cột Task Name [...]... hạn thay vì gán các ràng buộc cố định cho các công tác Microsoft Project 2002 14 Quan hệ phụ thuộc và các ràng buộc với các công tác trong các dự án khác Thiết lập quan hệ giữa các công tác trong các dự án khác nhau (Ghost Task) Microsoft Project 2002 Quan hệ phụ thuộc và các ràng buộc với các công tác trong các dự án khác Microsoft Project 2002 Tài nguyên của dự án Việc đưa tài nguyên vào trong kế... hàng ngày Microsoft Project 2002 16 Sử dụng tài nguyên của dự án khác 1 Sử dụng một tài nguyên dùng chung cho việc lập nhiều dự án: Ưu tiên cập nhật theo TN của tập tin có TN được chia sẻ trước Ưu tiên cập nhật theo TN của tập tin dùng TN của tập tin khác Microsoft Project 2002 Sử dụng chung tài nguyên cho các dự án 1 Tạo tập tin chứa tài nguyên chung sử dụng cho các dự án khác nhau (Resource Pool):... Pool): tạo file TNC.mpp 2 Hoặc lấy tài nguyên của các dự án đã có sẵn vào tập tin TNC.mpp 3 Ngừng việc chia sẻ tài nguyên Microsoft Project 2002 Gán tài nguyên cho công tác 1 Khi nhập khối lượng tài nguyên gán cho công tác, ta chú ý một số điểm sau: Với tài nguyên lao động: khi nhập vào số lượng thì đây là số lượng lao động làm việc hàng ngày, hàng giờ, hàng phút Với tài nguyên vật tư: khi nhập số lượng... task): Microsoft Project 2002 Lịch làm việc của dự án Tạo lịch làm việc cho dự án hay công tác (Menu/ Tools/ Options/ Calendar) (Menu/ Tools/ Change working time) Gán lịch làm việc cho dự án hay công tác – Gán lịch làm việc cho dự án – Gán lịch làm việc cho công tác (Menu/ Project/ Project Information…) (Menu/ Project/ Task Information…) Microsoft Project 2002 11 Quan hệ phụ thuộc và các ràng buộc Quan... hiện trong bao lâu và khi nào thì công tác hoàn thành 3 Tính toán thời gian sử dụng tài nguyên cũng như giá trị thanh toán cho tài nguyên sử dụng trong chương trình MS Project phân ra hai loại tài nguyên: 1 Work resources (Tài nguyên lao động) 2 Material resources (Tài nguyên vật tư) Microsoft Project 2002 15 Nhập thông tin về tài nguyên Cập nhật tất cả các tài nguyên sử dụng cho dự án (Chọn View/ Resources... Microsoft Project 2002 In ấn các báo cáo theo mẫu Các báo cáo tổng quan về dự án Các báo cáo về việc gán tài nguyên Các báo cáo về các hoạt động hiện thời Các báo cáo về việc thực hiện công tác và sử dụng tài nguyên Các báo cáo về chi phí của dự án Các báo cáo thiết lập theo ý người sử dụng Microsoft Project 2002 In ấn các báo cáo theo mẫu Overview: – Project Summary: Báo cáo các thông tin về dự án – Top-level... đổi theo thời gian (Chọn View/ Resources Sheet) 1 Cập nhật mức lương và giá vật tư Std Rate 2 Cập nhật giá Ovt Rate 3 Chi phí cho việc sử dụng tài nguyên Cost per Use Microsoft Project 2002 Lịch dự án, lịch công tác, lịch tài nguyên 1 Việc lập kế hoạch cho dự án sẽ dựa trên cơ sở lịch làm việc nào? Ví dụ: Công trình có lịch làm việc: sáng: 8h-12h, chiều: 13h-17h Công tác đổ bêtông sàn thực hiện trong... Microsoft Project 2002 Chi phí của dự án Chi phí một lần của việc gán tài nguyên Chi phí vượt giờ (thêm cột cập nhật thời gian vượt giờ Overtime Work) Chi phí cố định của công tác (Fixed Cost) Thay đổi giá tài nguyên được gán (A,B,C,D,…) thêm cột Cost Rate Table Lưu các thông tin về chi phí bằng một dự án cơ sở (Baseline Plan) (Menu/ Tools/ Tracking / save Baseline) Thay đổi tính toán chi phí thực tế... Project 2002 In ấn các báo cáo Cost: – Cash Flow: Báo cáo về chi phí theo thời gian của dự án – Budget: Báo cáo về chi phí cho từng công tác: Fixed cost, tổng chi phí, chênh lệch, đã thanh toán và còn lại – Overbudget tasks: Báo cáo về chi phí của các công tác có chi phí vượt quá dự trù theo Baseline – Overbudget resources: Báo cáo về chi phí của các tài nguyên có chi phí sử dụng vượt quá dự trù theo... (Chọn View/ Resources Sheet) Tên tài nguyên Đơn vị TN Loại TN Số lượng TN Max Tên viết tắt Chi phí sử dụng TN Thời điểm thanh toán Thay đổi % và thập phân (Menu/ Tools/ Options/ Schedule) Khi cập nhật TN lao động, ta thấy số lượng này là không cố định: Menu/ View/ Resource Sheet double click lên tài nguyên Microsoft Project 2002 Nhập thông tin về tài nguyên Cập nhật tài nguyên (giá vật tư, mức lương . gian. – Lập tiến độ ban đầu, so sánh và tối ưu. – Lập các bảng và In ấn kết quả. Microsoft Project 2002 Lập và quản lý tiến độ dự án z Tại sao dự án bị thất. & LÀM VIÊC VỚI DỰ ÁN MỚI” LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI PROJECT 2002 Microsoft Project 2002 Cài đặt phần mềm MS Project2002 Microsoft Project 2002 Giới thiệu