THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG

Công ty điện thoại di động A. Lên kế hoạch,khảo sát và phân tích hệ thống 1.Lên kế hoạch Kế hoạch thực hiện là xây dựng một hệ thống thông tin về viêc quản lý qui trình hoạt động của một công ty buôn bán điện thoại di động nhằm mục đích quản lý hoạt động công ty một cách dễ dàng hơn. Hệ thống này được xây dựng bởi hai sinh viên Thời gian thực hiện là 6 tuần từ ngày 30/4/2008 đến ngày 15/6/2008 2.Khảo sát hệ thống Sau khi khảo sát một số công ty diện thoại di dộng bằng cách đi quan sát thực tế .Ta thấy rằng mỗi công ty có các thế mạnh và đặc điểm riêng .Tuy nhiên chúng ta chỉ khảo sát một công ty mẫu .Như chúng ta đã biết thế giới di động là một trung tâm mua bán điến thoại lớn với nhiều chi nhánh và nhiều hình thức khác nhau.Nhìn chung các hoạt động chính của nó là nhập hàng về kho từ những nhà cung cấp khác nhau có thể trong và ngoài nước,xuất hàng từ kho ra quầy ,trong đó mỗi quầy trưng bày một loại điện thoại riêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy (bán lẻ) hay là được bán sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho các đại lý buôn bán nhỏ,quản lý hoạt động của quầy ,báo cáo số lượng hàng bán được trong ngày ở các quầy ,lượng hàng bán được của công ty trong tháng ,kiểm tra được lượng hàng nào bán chạy loại hàng nào bán không chạy trong tháng. Cụ thể việc phân cấp quản lí từng bộ phận như sau: Cửa hàng trưởng :là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế hoạch thực hiện Bộ phận tư vấn khách hàng :là những nhân viên quan sát khách hàng để tư vấn khách hàng Bộ phận bán hàng :là những nhân viên trực tiếp bán hàng cho khách hàng tại quầy mà mình phụ trách .Cuối mỗi ca phải kiểm tra lượng hàng bán được ,báo cáo và giao ca Bộ phận thu ngân:Để tính tiền khách hàng sau đó nhập dữ liệu vào máy tính Bộ phận quản lý: Phân tích số liệu của hai bộ phận bán hàng và thu ngân .Cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và bán ra để tìm ra sai xót giữa khâu này.Sau đó sẽ chuyển số liệu sang bộ phận kế toán để tính doanh thu Thủ kho: quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho Bộ phận kế toán: phân tích số liệu xuất nhập hàng hóa sau mỗi tháng phải tổng kết lại doanh thu và báo cáo cho cửa hàng trưởng để có thể vạch ra kế hoạch mới cho công ty. Bộ phận kỹ thuật: bao gồm bộ phận kiểm tra bảo hành các loại điện thoại cho khách hàng và bộ phận nghiên cứu thị trường để có thể biết được loại mặt hàng nào đang Dược ưa thích hiện tai để có thể có điều chỉnh hợp lý cho công ty. Nhờ sự phân công như vậy mà công ty có thể phát hiện dể dàng sự sai xót các khâu với nhau.Việc mất mát hàng hóa và người có liên quan sẽ được phát hiện .Do vậy công ty có thể phát triển hơn về nhiều mặt như việ tự giác và phong cách làm việc ở mỗi nhân viên trong công ty. 3. Phân tích hệ thống: 3.1 Nhập hàng: Công ty có một bộ phận nhân viên nghiên cứu thị trường,bộ phận này nắm bắt nhu cầu thị trường và giá cả mặt hàng trên thị trường.Từ đó tìm những nhà cung cấp mặt hàng cho công ty.Sau khi đã tìm được nhà cung xấp thì bộ phận này sẽ đặt mua hang từ những nhà cung cấp này thong qua đơn đặt hàng như sau: Công ty điện thoai di động Đơn đặt hàng Ngày: ……………. NCC: ………………………………………………………………………………… Địa chỉa: ………………………………………………………………………………. Số điện thoại: …………………………………………………………………………. STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: …………………………………………………………………… Ngày…… tháng……… năm 200 Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng Công ty nhận hàng từ nhà cung cấp thông qua một phiếu nhập ghi thông tin chi tiết về việc nhập hàng từ nhà cung cấp. Công ty điện thoai di động Phiếu nhập kho Ngày: ……………. NCC: ………………………………………………………………………………… Địa chỉa: ………………………………………………………………………………. Số điện thoại: …………………………………………………………………………. STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: …………………………………………………………………… Ngày…… tháng……… năm 200 Thủ kho 3.2. Bán hàng Hàng sau khi được nhập vào kho thì sẽ được chuyển ra ngoài để bán theo 2 hình thức sau: -Hình thức thứ nhất là các mặt hàng sẽ được xuất ra ngoài để bán cho các khách hàng hay là các đại lý ,cửa hàng nhỏ có quan hệ đặt mua những mặt hàng khác nhau với số lượng lớn thông qua bộ phận quản lý hay là bộ phận khảo sát thị trường -Hình thức thứ hai là hàng được xuất ra quầy để bán khi có sự yêu cầu của bộ phận quản lý.Trong đó quầy là nơi trưng bày nhiều mặt hàng khác nhau của từng loại mặt hàng. Nghĩa là một quầy thì có một loại đặt trưng cho quầy đó để việc quản lý được dể dàng hơn đồng thời còn giúp cho khách hàng có thể dể dàng tìm kiếm mặt hàng mà mình cần Tại mỗi quầy thì cómột nhân viên phụ trách quầy. Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý quầy của mình và có nhiệm vụ bán các mặt hàng trong quầy.Khi bán được mặt hàng nào thì nhân viên phải ghi lại thông tin các mặt hàng mình bán được để khi kết thúc ca trực của mình thì họ sẽ tổng kết lại có bao nhiêu mặt hàng bán được và tồn lại trong quầy là bao nhiêu để báo cáo cho bộ phận quản lý thông qua phiếu giao ca: Công ty điện thoai di động Phiếu Giao Ca Ngày ….tháng……Năm… Ca: …………………………………………………………………………………… Quầy: ………………… …………………………………………………………… STT Mã số Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Tồn Người giao ca Người nhận ca Trong mỗi ca trực của các nhân viên phụ trách quầy thì bất cứ nhân viên nào cũng có thể đề nghị cấp hàng thêm cho quầy khi quầy đó đã hết mặt hàng nào đó hay là mặt hàng sắp hết bằng cách yêu cầu bộ phận quản lý thông qua phiếu xin cấp hàng như sau: Công ty điện thoại di động Phiếu Xin Cấp Hàng Quầy: ………………………………………………………………………………… Ngày : …………………………………………………………………………………. STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Ngày…….Tháng…… Năm 200… Nhân viên phụ trách quầy Sau khi nhận được phiếu xin cấp hàng từ nhân viên phụ trách quầy thì bộ phân quản lý bán hàng kiểm tra lại và thấy hợp lý thì họ sẽ yêu cầu quản lý kho xuất hàng ra cho quầy.Mà hàng sẽ được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất để có thể quản lý được số lượng xuất ra và mặt hàng nào được xuất như mẫu sau: Công ty điện thoại di động Phiếu Thông Tin Khách Hàng Tên khách hàng: …………………………………………………………… Tên công ty : ………………………………………………………………… Địa chỉ : ……………………………………………………………………… MST :…………………………Số điện thoại ………………………………. Hàng hoá ……………………………………………………………………. Số Sim : …………………………………….Giá tiền………………………. Phụ kiện : …………………………………………………………………… Quà khuyến mãi: …………………………………………………………… Quản lý quầy Khi một khách hàng đã chọn được mặt hàng của mình thì nhân viên phụ trách quầy sẽ ghi lại thông tin khách hàng và đặc điểm của loại mặt hàng đó vào phiếu thông tin khách hàng . Sau đó phiếu này và mặt hàng tương ứng sẽ được chuyển sang bộ phận phận thu ngân. Bộ phận thu ngân sẽ nhập mã số của mặt hàng vào máy thì máy sẽ in ra một phiếu.dựa vào phiếu đó nhân viên khác sẽ nhập mã số của phiếu đó vào máy tính sau đó máy sẽ in ra một hoá đơn cho khách hàng và giá của mặt hàng sẽ được ghi trên hoá đơn đó như mẫu sau: Công ty điện thoai di động Hóa Đơn Bán Hàng Ngày: …………… Quầy: …………………………………………………………………………………… STT Mã số Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Nhân viên thu ngân Khi đã tính tiền xong thì khách hàng sẽ nhận mặt hàng của mình và một phiéu bảo hành để xác định thời gian bảo hành và điều kiện bảo hành như sau: Công ty điện thoai di động Phiếu Bảo Hành Ngày……tháng… năm… Mã bảo hành: …………………………………………………………………………. Mặt hàng……………………………………………………………………………… Tên khách hàng:……………………………………………………………………… Thời gian bảo hành:…………………………………………………………………… Nhân viên thu ngân Sau mỗi ngày làm việc thì bộ phận quản lý bàn hàng sẽ cập nhật tất cả dữ liệu có liên quan từ kho,quầy,bộ phận thu ngân để xem có sai xót không nếu không sai xót thì sẽ nhập vào cơ sỏ dử liệu của công ty và cuối tháng thì sẻ tổng lết lại doanh thu của công ty trong tháng và báo cáo cho cửa hàng trưởng như phiếu báo cáo doanh thu sau: Công ty điện thoai di động Báo Cáo Doanh Thu Ngày……tháng… năm… STT Mã Số Tên hàng Thành tiền Tổng cộng Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng B. Phân tích yêu cầu 1. Yêu cầu chức năng: 1.1 Quản lí: a. Quản lí hàng nhập: Nhập hàng theo đúng danh mục trong hoá đơn mua hàng Hàng nhập được theo dõi dựa trên :mã hàng ,nhóm hàng,chủng loại hàng số lượng, đơn giá…Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho. In báo cáo nhập hàng trong kì b. Quản lí hàng xuất Hàng xuất ra quầy cũng được theo dõi qua mã hàng,chủng loại,số lượng xuất…. In báo cáo lượng hàng xuất trong kì. c. Quản lí hàng tồn: Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng d. Quản lí danh mục: Cập nhật danh mục hàng hoá Cập nhật danh mục nhà cung cấp Cập nhật danh mục nhân viên Xem danh sách các danh mục e. Quản lí quầy: Phiếu giao ca: Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng bán trong ca,cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý và in ra phiếu giao ca cho mỗi người nhận ca mới. Điều chỉnh hàng tồn quầy Điều chỉnh lại số lượng tồn quầy nếu phát hiện số lượng tồn quầy thực tế khác với số lượng tồn trong phiếu giao ca và in lại phiếu giao ca mới d. Quản lí bán lẻ Lập các hoá đơn bán hàng Báo cáo doanh thu theo từng ca,ngày tháng theo từng hàng… e. Quản lí hệ thống dữ liệu Luư trữ và phục hồi dữ liệu Kết thúc chương trình 1.2 Yêu cầu chức năng: Hệ thống có khả năng bảo mật và phân quyền. Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sư dụng chương trình giúp người quản lý có thể theo dõi,kiểm soát được chương trình. Đổi password:người sử dụng có thể thay đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm quy quản lý của người sử dụng,dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu làm sai lệch kết quả kinh doanh cuối kì… C. Phân tích hệ thống 1.Xác định thực thể a. Thực thể NCC Là thực thể ứng với nhà cung cấp của công ty Các thuộc tính của NCC: MaNCC: mã nhà cung cấp,đây là thuộc tính khóa TenNCC:Tên của nhà cung cấp diachiNCC:địa chỉ nhà cung cấp FaxNCC:số Fax nhà cung cấp EmailNCC:Email của nhà cung cấp b. Thực thể PHIEUNHAP Là thực thể ứng với phiếu nhập mặt hàng của công ty Các thuộc tính của PHIEUNHAP: MaPN: mã của phiếu nhập,đây là thuộc tính khóa NgayNhap:ngày nhập mặt hàng của phiếu nhập TongGia:tổng giá trị mặt hàng c. Thực thể MATHANG Là thực thể ứng với một sản phẩm của công ty, Các thuộc tính của MATHANG: MaMH: mã của mặt hàng,đây là thuộc tính khóa TenMH:tên mặt hàng Số IMEI:số imei của mặt hàng Ở đây phân biệt các sản phẩm khác nhau,ví dụ như hai mặt hàng N72 là hai MATHANG điện thoại khác nhau,nó được phân biệt bằng thuộc tính MaMH,nhưng nó nằm trong cùng một NHOMMATHANG đó là N72 mà ta sẽ khảo sát d. Thực thể NHOMMATHANG Là thực thể ứng với nhóm mặt hàng của công ty Các thuộc tính của NHOMMATHANG: MaNMH: mã nhóm mặt hàng,đây là thuộc tính khóa TenNMH:tên nhóm mặt hàng Ở đây ví dụ như N72,N73,…N72,N73 thuộc cùng một HANGMATHANG nokia e. Thực thể HANGMATHANG Là thực thể ứng với hãng mặt hàng Các thuộc tính của HANGMATHANG: MaH: mã hãng,đây là thuộc tính khóa TenH:tên hãng Ở đây ví dụ như hãng nokia,Samsung… f. Thực thể LOAIMATHANG Là thực thể ứng với từng loại mặt hàng trong công ty Các thuộc tính của LOAIMATHANG: MaL: mã loại mặt hàng,đây là thuộc tính khóa TenH:tên loại mặt hàng Ở đây ví dụ như điện thoai,laptop,thẻ nhớ,… mỗi loại mặt hàng bao gồm nhiều nhóm mặt hàng g. Thực thể NUOC Là thực thể quốc gia trên thế giới Các thuộc tính của NUOC: MaN: mã nước thuộc tính khóa TenN:ten nước h. Thực thể KHO Là thực thể ứng với các kho chứa mặt hàng của công ty Các thuộc tính của KHO: MaK: mã kho,đây là thuộc tính khóa TenK:tên kho Ở đây ví dụ như điện thoai,laptop,thẻ nhớ,… mỗi loại mặt hàng bao gồm nhiều nhóm mặt hàng i. Thực thể PHIEUXUAT Là thực thể ứng với phiếu xuất mặt hàng của công ty Các thuộc tính của PHIEUXUAT: MaPX: mã phiếu xuất,đây là thuộc tính khóa NgayXuat:ngày xuất mặt hàng từ kho ra quầy j. Thực thể QUAY Là thực thể ứng với từng quầy trưng bày mặt hàng của công ty Các thuộc tính của QUAY: MaQ: mã quầy,đây là thuộc tính khóa TenQ:Tên quầy Trong công ty có nhiều quầy,mỗi quầy chỉ trưng bày duy nhất một hãng mặt hàng ,ví dụ như quầy 1 trưng bày hãng nokia,còn quầy 2 trưng bày hãng Samsung… k. Thực thể HOADONLE Là thực thể ứng với hóa đơn mua lẻ của từng khách hàng mua sản phẩm Các thuộc tính của HOADONLE: MaHDL: mã hóa đơn lẻ,đây là thuộc tính khóa TenHDL:Tên hóa đơn lẻ ngayHDL:ngày khách hàng mua mặt hàng m. Thực thể HOADONSI Là thực thể ứng với hóa đơn mua sỉ của từng khách hàng mua sản phẩm Các thuộc tính của HOADONSI: MaHDS: mã hóa đơn sỉ,đây là thuộc tính khóa TenHDL:Tên hóa đơn sỉ ngayHDS:ngày khách hàng mua mặt hàng Ở đây thông qua hóa đơn sỉ khách hàng mua một nhóm sản phẩm với số lượng lớn,mặt hàng này xuất trực tiếp từ quầy n. Thực thể NHANVIEN Là thực thể ứng với nhân viên của công ty Các thuộc tính của NHANVIEN: MaNV: mã nhân viên,đây là thuộc tính khóa TenNV:họ tên của nhân viên DiaChiNV:địa chỉ của nhân viên GioiTinh:giới tính nhân viên DienThoaiNV:số điện thoại của nhân viên NgaySinh:ngày sinh của nhân viên o. Thực thể CHUCVU Là thực thể ứng với chức vụ nhân viên của công ty Các thuộc tính của CHUCVU: MaCV: mã chức vụ nhân viên,đây là thuộc tính khóa TenCV:họ tên chức vụ nhân viên p. Thực thể KHACHHANG Là thực thể ứng với khách hàng của công ty Các thuộc tính của KHACHHANG: MaKH: mã khách hàng,đây là thuộc tính khóa TenKH:họ tên của khách hàng DienThoaiKH:số điện thoại của khách hàng EmailKH:Email của khách hàng q. Thực thể GIA Là thực thể ứng giá từng nhóm mặt hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt hàng N72 có giá là 4 triệu Các thuộc tính của GIA: MaG: mã giá,đây là thuộc tính khóa TenG:tên giá trigia:giá cả mặt hàng NgayCapNhatG:ngày cập nhật lại giá của mặt hàng đó r. Thực thể BAOHANH Là thực thể ứng sự bảo hành từng nhóm mặt hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt hàng N72 có thời gian bảo hành là 2 năm Các thuộc tính của BAOHANH: MaBH: mã bảo hành,đây là thuộc tính khóa TGianBH:thời gian bảo hành SoIMEI:số imei ngaycapnhatBH:ngày cập nhật bảo hành của mặt hàng 2. Mô hình ERD