Tài liệu học tập Giao dịch và đàm phán kinh doanh: Phần 2

(NB) Tài liệu học tập Giao dịch và đàm phán kinh doanh: Phần 2 gồm có những nội dung sau: Những nguyên lý cơ bản về đàm phán kinh doanh; nội dung, phương thức và chiến lược trong đàm phán kinh doanh; quá trình đàm phán hợp đồng trong kinh doanh. Mời các bạn cùng tham khảo.

CHƯƠNG NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN KINH DOANH MỤC ĐÍCH CỦA CHƯƠNG Sau nghiên cứu xong chương sinh viên cần: - Nắm chất đàm phán kinh doanh thông qua quan niệm đàm phán đám phán kinh doanh, đặc điểm nguyên tắc đàm phán kinh doanh - Nhận thức rõ yếu tố ảnh hưởng có tính chất định đến q trình đàm phán kinh doanh - Nắm vững đặc điểm có khả vận dụng linh hoạt phong cách đàm phán bối cảnh giai đoạn khác đàm phán kinh doanh - Hiểu biết vận dụng nghệ thuật hỏi, nghệ thuật nghe, nghệ thuật trả lời, nghệ thuật thách giá, nghệ thuật trả giá, nghệ thuật khắc phục bế tắc đàm phán để giải mâu thuẫn bảo đảm lợi ích hài hòa bên Trong sống hàng ngày, người luôn tiến hành đàm phán Người ta dùng đàm phán để giải vơ số công việc lớn nhỏ sống, từ việc đại quốc gia, liên quan đến tồn vong nhân loại, hưng thịnh đất nước đến việc nhỏ bé sống đời thường Trong điều kiện hội nhập đàm phán phát triển hơn, phức tạp Vậy đàm phán kinh doanh gì? Đàm phán kinh doanh có đặc điểm gì? Để đàm phán thành cơng cần phải tn thủ theo ngun tắc nào? Có hình thức, phong cách nghệ thuật đàm phán sử dụng thực tế? Cần phải lưu ý tránh sai lầm nào? Nội dung chương giúp bạn giải vấn đề nêu 4.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên tắc đàm phán kinh doanh 4.1.1 Khái niệm đàm phán kinh doanh Đàm phán hoạt động người Trong sống hàng ngày, đàm phán diện lúc, nơi Con người tiến hành đàm phám họ khơng biết làm điều Vậy đàm phán gì? Có nhiều khái niệm, định nghĩa đàm phán Vì đàm phán diễn lĩnh vực sống, mà lĩnh vực lại có định nghĩa khác Đàm phán khái niệm rộng, xét mặt từ nguyên tiếng Việt đàm phán có nghĩa thảo luận (đàm) định chung (phán) Trong tiếng Anh đàm phán (negotiation) từ gốc La tinh (negotium) có nghĩa trao đổi kinh doanh Theo Bách khoa tồn thư Encarta’96 đàm phán hành động: 112 • Hội đàm với nhiều bên để đến thỏa thuận; • Dàn xếp phương thức trao đổi thơng qua hợp đồng; • Chuyển giao quyền sở hữu theo luật định thực tế cho nhiều bên khác để đổi lấy giá trị nhận • Hồn thiện giải thành cơng tồn q trình Từ định nghĩa cho thấy, đàm phán trình gồm nhiều khâu, bắt đầu hội đàm kết thúc giải trọn vẹn thực tế vấn đề hội đàm Điều cịn có nghĩa là, vấn đề hội đàm chưa giải thành cơng thực tế q trình đàm phán cịn chưa chấm dứt Định nghĩa phù hợp với nghĩa từ gốc tiếng La tinh, negotium – trao đổi kinh doanh Trong cơng trình nghiên cứu đàm phán, đưa định nghĩa khác nhau, tác giả thừa nhận rằng: đàm phán thực tế sống, tồn lĩnh vực xã hội khơng riêng lĩnh vực kinh doanh Và dù thực lĩnh vực khác nhau, với hình thức khác nhau, chất đàm phán giống – trình thuyết phục Vì vậy, khái niệm đàm phán cần mở rộng để bao hàm hoạt động liên quan đến thuyết phục sống hàng ngày Theo Joseph Burnes (1993) đàm phán thảo luận hai hay nhiều người để đến mục đích chung đạt thỏa thuận vấn đề ngăn cách bên mà khơng bên có đủ sức mạnh, có sức mạnh không muốn sử dụng, để giải vấn đề ngăn cách Từ định nghĩa ta thấy, tác giả coi nguyên nhân đàm phán xung đột mục đích đàm phán giải xung đột phương pháp tránh sử dụng vũ lực Cần lưu ý: đây, khái niệm xung đột dùng để khác biệt quan điểm hay lợi ích bên Theo Gerald I Nierenberg (Hoa Kỳ) thì: “Định nghĩa đàm phán đơn giản nhất, nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu nhu cầu tìm kiếm thỏa mãn, nảy nở từ mầm mống trình người ta triển khai đàm phán Chỉ cần người ta muốn biến đổi quan hệ tương hỗ mà trao đổi với quan điểm, cần người ta muốn hiệp thương bàn bạc để đến trí, họ tiến hành đàm phán” “Đàm phán thông thường tiến hành cá nhân, họ thân mình, thay mặt cho đồn thể có tổ chức, coi đàm phán phận cấu thành hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán nhân loại lâu dài lịch sử văn minh nhân loại.” The Art of Negotiating – Nghệ thuật đàm phán) Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì: “Đàm phán hành vi trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ hai bên, thỏa mãn nhu cầu bên, thông qua hiệp thương mà đến ý kiến thống nhất.” (Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996) 113 Theo Roger Fisher William Ury (Hoa Kỳ): “Đàm phán phương tiện để đạt điều mong muốn từ người khác Đó trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt thỏa thuận bạn phía bên có số lợi ích chung số lợi ích đối kháng.” (Getting to Yes – Để đạt thỏa thuận – NXB TP Hồ Chí Minh 1997) Như vậy, qua khái niệm khẳng định: “Đàm phán hành vi q trình mà hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận mối quan tâm chung điểm bất đồng, để đến thỏa thuận thống nhất.” Trong vô số đàm phán diễn hàng ngày, có đàm phán, u cầu đặt khơng cao không cần phải lập kế hoạch trước cho trình kết dàm phán, ví dụ như: đàm phán gia đình, bè bạn thân thích, sống đời thường… Ngược lại, đàm phán kinh doanh, yêu cầu cần đạt cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch đàm phán thận trọng Trong kinh doanh – đàm phán kinh doanh bàn bạc, thỏa thuận hai hay nhiều bên để trí hay thỏa hiệp giải vấn đề lợi ích có liên quan đến bên kinh doanh Trong kinh doanh, bên đàm phán cho rằng, họ tiến hành đàm phán để đạt thỏa thuận tốt hơn, thay chấp nhận hay bác bỏ bên đưa Do đó, đàm phán kinh doanh trình cho nhận tự nguyện, hai bên điều chỉnh đề xuất kỳ vọng để tiến đến gần Qua ta thấy giao dịch để thiết lập quan hệ, đàm phán để giải vấn đề có liên quan đến bên Nếu khơng có liên quan với nhau, trước hết liên quan lợi ích vật chất, người ta không đàm phán với Trong môi trường hội nhập, hoạt động kinh doanh quốc tế ngày trở nên sâu rộng phức tạp hơn, việc triển khai trình đàm phán việc bên nhận thức mối quan hệ điểm mấu chốt Quá trình đàm phán kinh doanh quốc tế chịu tác động nhiều yếu tố từ bên q trình Sự khác biệt văn hóa diện cấp độ khác yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia, khác biệt văn hóa dân tộc; Trên cấp độ tổ chức, bên cạnh tác động văn hóa dân tộc tác động văn hóa tổ chức; Trên cấp độ cá nhân, cá nhân tham gia vào trình đàm phán có đặc điểm văn hóa, hành vi khác Trong kinh doanh quốc tế, khác biệt văn hóa tạo nên thách thức lớn cho nhà đàm phán, địi hỏi phải có hiểu biết tính mềm dẻo vượt qua Khả đánh giá khác biệt văn hóa điều khiển cách yếu tố quan trọng giúp đàm phán kinh doanh quốc tế thành cơng Các bên hiểu thích ứng với bầu khơng khí đàm phán thuận lợi, bên thấy rõ lợi ích chung sẵn long hợp tác để chiến thắng 114 4.1.2 Đặc điểm đàm phán kinh doanh a Đàm phán kinh doanh lấy lợi ích kinh tế đạt mục đích Người đàm phán khác nhau, mục đích tham gia đàm phán khác nhau, đàm phán ngoại giao liên quan đến lợi ích quốc gia, đàm phán trị quan tâm đến lợi ích đảng, đồn thể, đàm phán qn chủ yếu quan hệ đến lợi ích an tồn đôi bên đối địch Tuy loại đàm phán khơng thể tránh khỏi liên quan đến lợi ích kinh tế, thường thường tiến hành xoay quanh thứ lợi ích đó, mà trọng điểm khơng định lợi ích kinh tế Nhưng đàm phán kinh doanh rõ ràng, người đàm phán lấy việc đạt lợi ích kinh tế làm lợi ích bản, đề cập đến lợi ích phi kinh tế khác.Tuy trình đàm phán kinh doanh người đàm phán điều động vận dụng nhân tố, mà nhân tố lợi ích phi kinh tế ảnh hưởng đến kết đàm phán, mục tiêu cuối lợi ích kinh tế So sánh với loại đàm phán khác, đàm phán kinh doanh coi trọng hiệu kinh tế ý đến giá thành đàm phán, hiệu suất hiệu Cho nên người ta thường lấy tốt, xấu hiệu suất hiệu kinh tế mà đánh giá đàm phán kinh doanh b Giá hạt nhân đàm phán Nhân tố liên quan đến đàm phán kinh doanh nhiều, nhu cầu lợi ích người đàm phán biểu nhiều phương diện, giá trị nội dung hạt nhân tất đàm phán kinh doanh Đó đàm phán kinh doanh, hình thức biểu giá trị giá phản ánh trực tiếp lợi ích đơi bên đàm phán, nhiều tình nhiều tính tốn qua giá làm trung tâm, kiên trì lợi ích mình, mặt khác lại khơng thể hạn chế kết hợp với nhân tố khác c Đàm phán kinh doanh chứa đựng xung đột lợi ích Đàm phán khơng đơn q trình theo đuổi nhu cầu lợi ích thân, mà q trình đơi bên thơng qua việc khơng ngừng điều chỉnh nhu cầu bên mà tiếp cận với nhau, cuối đạt tới ý kiến trí Cũng tức nói, đàm phán loạt trình, đề yêu cầu, chịu nhượng bộ, cuối thể thành hợp đồng Đàm phán cần có thời gian, đàm phán vấn đề phức tạp Quá trình đàm phán dài, ngắn, định trình độ nhận thức xung đột lợi ích đơi bên d Đàm phán khơng phải lựa chọn đơn “hợp tác” “xung đột”, mà mâu thuẫn thống “hợp tác” và” xung đột” Hợp đồng đạt thông qua đàm phán nên có lợi cho đơi bên Lợi ích đơi bên từ bảo đảm, mặt mang tính hợp tác đàm phán; Đơi bên tích cực săn sóc đến lợi ích mình, hy vọng đàm phán đạt lợi ích nhiều hơn, mặt mang tính chất xung đột đàm phán Hiểu rõ nhận thức 115 đàm phán mâu thuẫn thống đàm phán xung đột, quạn người đàm phán Vì thế, người đàm phán chế định phương châm đàm phán, chọn lựa vận dụng sách lược đàm phán, phải phòng ngừa hai khuynh hướng: Một ý đến tính hợp tác đàm phán, sợ xảy xung đột với đối phương, đàm phán rơi vào găng, hoang mang, xoay sở nào, yêu cầu đề với đối phương toàn nhượng chịu, không dám dựa vào lý đấu tranh Gặp số đối thủ cứng rắn, giỏi khả tạo mâu thuẫn, lộ nhu nhược bất lực, kết chịu thua thiệt; Hai ý đến mặt mang tính chất xung đột, coi đàm phán đấu tranh sống chết, mực công không nhường nửa bước, kết dẫn đến tan vỡ đàm phán Hai khuynh hướng chấp nhận được,nhất đàm phán kinh tế quốc tế phải tránh e Đàm phán thỏa mãn lợi ích cách khơng hạn chế, mà có giới hạn lợi ích định Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích mình, cần phạm vi tìm kiếm nhiều lợi ích Nhưng người đàm phán phải thỏa mãn nhu cầu thấp đối phương, khơng nhìn nhận nhu cầu thấp đối thủ, bách đối phương cách không hạn chế, cuối làm đối phương rút lui mà hết lợi ích đến tay Nhãn quan người đàm phán khơng thể nhìn vào lợi ích mình, lợi ích đối phương đến gần “điểm ranh giới”, cần giữ thái độ tỉnh táo cảnh giác, kiên nghị đàm phán, nên dừng dừng, để khỏi dự bất cập Nếu đối phương khỏi bàn đàm phán, cuối khiến trả chút Đúng Niernberg nói: “Đàm phán ván cờ, không nên thắng thua, đàm phán trận chiến tranh, phải tiêu diệt đặt đối phương vào đất chết, đàm phán nghiệp hợp tác đơi bên có lợi” 4.1.3 Nguyên tắc đàm phán kinh doanh a Nguyên tắc thứ nhất: Phải am tường đối tác giao dịch đàm phán Ta phải nghiên cứu kỹ đối tác để hiểu tiềm lực, sức ép, mơi trường, điều kiện, sở thích, sức mạnh tiềm ẩn… Người ta tổng kết: Biết địch biết ta trăng trận trăm thắng, biết ta mà khơng biết địch thắng thua nhiều, vịn chẳng biết ta khơng biết địch thua cầm b Nguyên tắc thứ hai: Xây dựng niềm tin, thu hút ý, kêu gọi quan tâm hứng thú đối tác Phát triển kinh doanh, thiết lập quan hệ lâu dài phải sở niềm tin Có niềm tin có tất cả, niềm tin tất Thu hút, hấp dẫn đối tác điều kiện tiền đề quan trọng để giao dịch đàm phán thành cơng, khơng khí hịa hợp tin cậy lẫn c Nguyên tắc thứ ba: Luận chứng chi tiết, lập luận sắc sảo, minh chứng cụ thể dẫn giải rõ rang làm cho đối tác đồng ý với quan điểm, ý kiến ta Khẳng định việc thực đề nghị ta mang lại lợi ích cho họ doanh nghiệp họ 116 d Nguyên tắc thứ tư: Tác động vào sở thích làm tan mối nghi ngờ đối tác Sở tích “gót chân Asin” giao tiếp Tạo môi trường điều kiện thỏa mãn sở thích đối tác kết tốt đẹp Khi đối tác nghi ngờ, hành động cụ thể, tư liệu, viện dẫn xác đáng chứng minh chân thành ta xóa bỏ mặc cảm, nghi ngờ, dự trước bước vào đàm phán e Nguyên tắc thứ năm: Biến đổi, chuyển hóa nhu cầu đối tác vào định cuối Thỏa thuận trí định phải dựa sở nhu cầu lợi ích Nguyên tắc bên tham gia có lợi phải thể định cuối Ngoài năm nguyên tắc cần phải nắm vững thêm điều dẫn sau tiến hành giao dịch đàm phán kinh doanh Một: Chú ý nghe đối tượng giao dịch đàm phán Một nhà đàm phán người Pháp có nói: “Các tranh luận thật đáng bực hai người nói với điều người lắng nghe lời nói mà thơi” Hai: Khơng coi thường ý nghĩa thành kiến đối tượng giao dịch đàm phán Trao đổi vị trí cho bớt thành kiến Chúng ta tự hỏi: “Nếu họ ta làm gì?” hỏi “Nếu vào trường hợp anh xử lý nào?” Ba: Tránh hiểu lầm cách giải thích sai lầm Trình bày phải rõ rang, khút triết, ngắn gọn, đơn giản dễ hiểu Bốn: Hãy tôn trọng quý trọng đối tượng giao dịch đàm phán Tôn trọng luận đối tượng giao dịch đam phán Tác động tiêu cực đến bầu khơng khí giao dịch đàm phán bên có cử khinh miệt vứt bỏ tất luận phía bên mà khơng tìm hiểu kỹ nội dung Năm: Hãy hòa nhã, thân mật xã giao lịch Hành vi xã giao đòi hỏi thận trọng sáng suốt tính giản dị, nhã nhặn Sáu: Khi cần phải giữ lập trường kiên định giữ thái độ bình thản Phải giữ lập trường kiên quyết, khơng tự ái, khơng nóng Bảy: Bằng cách giúp đỡ cho đối tượng tiếp thu dễ dàng luận điểm đề nghị ta Điều có nghĩa ta không rang buộc đối tượng vào định mà với họ tìm đường đến mục tiêu Tám: Hãy sử dụng chiến thuật đàm phán thích hợp Trong suốt trình từ mở đầu đàm phán đến triển khai kết thúc đàm phán linh hoạt sử dụng kỹ thuật chiến thuật thích ứng 117 Chín: Kiên định thực ý đồ mục tiêu Kiên trì bảo vệ mục tiêu, nhân nhượng có ngun tắc Bỏ qua thứ yếu để đạt chủ yếu Nguyên lý chung thách cao, trả thấp, nhượng từ từ 4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán kinh doanh Thế giới thực mà sống bàn đàm phán khổng lồ Ở người thành viên bàn đàm phán Đàm phán diễn khắp nơi, đàm phán với lứa tuổi, đàm phán với công việc… Đầu tư, quản lý, mua bán, cưới xin, quan hệ cơng tác, khơng có việc không cần đến đàm phán giới thực, từ đàm phán ngoại giao đến đàm phán kinh doanh, từ đàm phán có qui mơ lớn đến đàm phán có qui mơ nhỏ, từ đàm phán có thời gian dài đến đàm phán thời gian ngắn ngủi, từ đàm phán nội đến đàm bán toàn cầu bao gồm ba yếu tố có tính chất định: 4.2.1 Bối cảnh đàm phán Bối cảnh tồn mơi trường hồn cảnh mà chủ thể tiến hành đàm phán Bối cảnh nhân tố hạt nhân đàm phán Nó ảnh hưởng tới đánh giá thực định sau Bối cảnh bao gồm tình hình kinh tế đối tác, vấn đề ưu tiên, giá cả, nhu cầu thực sức ép bên ngoài… Trong trình đàm phán, nguyên tắc đạo giấu kín bối cảnh mình, thăm dị bối cảnh đối tác Ta biết nhiều lợi ích, hạn chế điểm chết đối tác có lợi nhiêu Vậy thăm dị bối cảnh nào? - Triển khai sớm Triển khai sớm dễ thăm dị bối cảnh đối tác - Bí mật điều tra Trước đàm phán thăm dị bối cảnh cần phải bình tĩnh làm có Nếu ta làm vẻ ngù ngờ khơng biết cách đối phó, có người giúp ta cách cung cấp tình hình bối cảnh lời khuyên chân thành Ta hỏi nhiều trả lời - Tìm đối tượng Một tìm người thân cận đối tác thư kí, cán bộ, vợ (hoặc chồng), kỹ sư khách hàng cũ Hai tìm người thứ ba, tức người đàm phán với đối tác để rút kinh nghiệm người trước - Quan sát hành động nhượng đối tác Tức tìm hiểu khả chịu đựng thực đối tác, khéo léo nêu mức “giá tối thiểu” (trên thực tế chưa thấp nhất) để gợi ý đối tác mức dao động 4.2.2 Thời gian dành cho đàm phán Thời gian đàm phán toàn trình từ nảy sinh ý định đến kết thúc đàm phán Đàm phán không thời điểm, mà q trình, có khởi điểm kết điểm (còn gọi điểm chết) Trong đàm phán nào, gần đến kết điểm có kết Vì vậy, đàm phán đối tác biết kết điểm 118 khơng có lợi Đối tác nấn ná đến gần điểm chết tung át chủ để buộc ta nhượng - Cần phải kiên nhẫn Vì nhượng thỏa thuận thường xuất vào lúc gần sau kết điểm, người đàm phán cần phải kiên nhẫn chịu đựng sức ép đối tác Cần phải học cách kiềm chế khả tự vệ, bình tĩnh nhanh trí chớp lấy thời - Quyết không cho đối phương biết điểm chết Cần phải nhớ điểm chết co giãn, đừng có giữ lấy điểm chết cách mù quáng mà phải cân nhắc lợi ích thiệt hại ta tiếp cận vượt mức điểm chết - Quan sát thái độ đối tác Đối tác cố gắng bình tĩnh tỉnh táo, điều cho thấy họ có điểm chết Nói chung bề ngồi bình tĩnh nội tâm căng thẳng chịu sức ép - Biết có lợi cho có hành động bước ngoặt Sức ép thường xuất gần tới điểm chết, khơng thể đạt kết tốt đẹp nhanh chóng, thiếu kiên thiếu kiên trì 4.2.3 Quyền lực đàm phán Quyền lực sức mạnh chủ thể thành viên đồn đàm phán huy động sử dụng trình đàm phán Người có quyền lực; cịn quyền lực mạnh hay yếu phụ thuộc lớn vào lòng tự tin mạnh mẽ hay yếu ớt, vào việc khéo sử dụng để đạt mục đích - Quyền lực tiềm tàng Đó thứ mà theo tập quán nhận thức người ta cho thách thức vượt qua - Quyền lực hợp pháp Thường biểu “bảng giá” “công văn” Cần phải nhớ nhận biết tuân thủ quyền lực có hiệu lực, nghi ngờ thách thức quyền lực hợp pháp - Quyền lực mạo hiểm Mạo hiểm kết hợp lòng dũng cảm hiểu biết Khi đàm phán ta mạo hiểm phải ơn hịa từ từ, xuất kết ngược lại ta khơng bị nguy đốn Nếu ta khơng chịu mạo hiểm vừa phải ta bị đối phương khống chế - Quyền lực hứa hẹn Bất kế hoạch cần có hứa hẹn người khác để phối hợp hành động Dù cho làm việc “được ăn cả, ngã không”, ta khơng thổ lộ “quyết tâm” mình, mà đến nhà bạn thuyết phục họ hứa hẹn giúp đỡ, tham gia vạch kế hoạch chịu phần trách nhiệm - Quyền lực chuyên môn Trong sống, người biết ta có chun mơn, có kĩ đặc biệt kinh nghiệm họ họ đối xử với ta với thái độ kính trọng vừa 119 nể nang Khi đàm phán, ta nên lợi dụng thái độ kính nể Khi cần thiết mời số chuyên gia tham gia đội ngũ đàm phán Như vậy, bàn đàm phán khơng dám thách thức với ta 4.3 Các hình thức phong cách đàm phán kinh doanh 4.3.1 Các hình thức đàm phán kinh doanh Đàm phán kinh doanh phân loại nhiều tiêu thức khác nhau: ▪ Căn vào quốc tịch chủ thể đàm phán người ta chia đàm phán kinh doanh nước đàm phán kinh doanh quốc tế Những dạng đàm phán có đặc trưng ngơn ngữ, luật pháp, văn hóa Đàm phán chủ thể nước dễ dàng nhiều mặt so với đàm phán có chủ thể khác quốc tịch ▪ Căn số lượng đối tượng tham gia đàm phán chia ra: Đàm phán song phương, tức đàm phán có hai đối tác; đàm phán đa phương, tức đàm phán có nhiều đối tác tham gia; đàm phán nhóm đối tác, tức đàm phán theo nhóm chuyên đề ▪ Căn vào nội dung đàm phán, chia đàm phán theo lĩnh vực đàm phán đầu tư; đàm phán thương mại; đàm phán xây dựng; đàm phán cung cấp nhân lực… ▪ Căn vào tiến trình đàm phán người ta chia đàm phán sơ bộ, đàm phán thức Đàm phán sơ để giải vấn đề thuộc nguyên tắc, thủ tục bất đồng lớn khơng giải khơng đàm phán thức ▪ Căn vào chu trình đàm phán chia thành đàm phán vịng đàm phán nhiều vịng Đàm phán nhiều vịng qui mơ đàm phán lớn, có nhiều vấn đề phức tạp liên quan tới bên, mục tiêu bên cách xa nhau… 4.3.2 Phong cách đàm phán kinh doanh Trong trình đàm phán tùy đàm phán, đối tượng tham gia đàm phán ta sử dụng linh hoạt phong cách đàm phán a Phong cách cạnh tranh đàm phán Phong cách cạnh tranh đàm phán bên tham gia đàm phán bên hướng quyền lực mình, theo đuổi mục đích giá phía bên cách dứt khốt khơng hợp tác Phong cách sử dụng vấn đề cần giải nhanh chóng Khi đàm phán từ đầu xác định rõ mục tiêu mình, khơng thay đổi mục tiêu Nếu đáp ứng hay không đáp ứng giải dứt khoát thời gian ngắn Trường hợp thứ hai sử dụng cạnh tranh biết chắn đúng, có lý khơng thể khác Mọi thành viên đàm phán nhận thức rõ vấn đề trước tiến hành đàm phán 120 Khi gặp vấn đề nảy sinh đột xuất, không lâu dài đàm phán dùng phong cách cạnh tranh Sử dụng cạnh tranh trường hợp mục tiêu hai bên đề đáng phải bảo vệ mục tiêu đáng Phong cách cạnh tranh sử dụng lúc, chỗ lợi Phong cách phụ thuộc nhiều vào lực chủ thể thành viên đàm phán Mặt hạn chế khơng trì quan hệ lâu dài đối tác dễ bị bế tắc đàm phán b Phong cách hợp tác đàm phán Phong cách hợp tác tin tưởng, dứt khoát hai bên bên đàm phán làm việc với cố giúp tìm giải pháp liên kết thỏa mãn tất bên có liên quan Sử dụng phong cách hợp tác bên đàm phán có thiện ý mong muốn tìm giải pháp phù hợp với hai hay nhiều bên Sự hợp tác chứa đựng tự nguyện, chân thành mục đích Phong cách hợp tác đàm phán để tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững Sử dụng phong cách hợp tác tạo liên hệ chặt chẽ, tin tưởng dắt tiến xa lên phía trước Trong trường hợp khác cần phải học hỏi, thử nghiệm nên sử dụng phong cách hợp tác Qua ta tích lũy kinh nghiệm từ phía đối tác, giúp ta trưởng thành kinh doanh Khi đàm phán gặp vấn đề phức tạp, chuyên môn sâu, sử dụng phong cách hợp tác quy tụ hiểu biết người vào vấn đề hóc búa Vấn đề bàn thảo kỹ giải đắn, có hiệu Cuối phong cách hợp tác sử dụng cần tạo tâm huyết, hợp lực Nó đồn kết thành viên, động viên người dồn hết trí lực, khả tinh thần cao cho cơng việc Hợp tác thái độ tích cực, phong cách hay Đàm phán sử dụng phong cách hữu ích Do đó, ngun tắc chung đàm phán bắt đầu đàm phán phong cách hợp tác c Phong cách lẩn tránh đàm phán Phong cách lẩn tránh không dứt khốt khơng hợp tác, khơng bày tỏ mong muốn trì hỗn giải vấn đề Bên tham gia đàm phán né tránh vấn đề, không bộc lộ mục tiêu, ý định không tỏ rõ thái độ Sử dụng phong cách lẩn tránh gặp vấn đề không quan trọng, vấn đề thứ yếu lại khó bày tỏ Hoặc gặp vấn đề không liên quan đến lợi ích 121 Cũng câu hỏi có tính chất cưỡng chế, bắt buộc, câu hỏi lựa chọn giới hạn phạm vi trả lời Tất nhiên câu trả lời phải phù hợp với quan điểm đối tác Nếu cẩn thận lựa chọn, câu hỏi loại “đẩy” theo hướng định Câu hỏi phản cơng: Thay kiểm tra chuẩn bị ý kiến bác bỏ chứng minh chúng ta, đối tác đặt câu hỏi phản cơng Ví dụ: “Tôi sẵn sàng xem xét câu hỏi anh, sau anh trả lời câu hỏi đặt cho anh” Trong trường hợp này, cách tốt ngăn chặn đối tác 6.3.1.3 Chiến thuật lập luận Chiến thuật lập luận khác với phương pháp lập luận chỗ: Kỹ thuật lập luận bao gồm khía cạnh có tính chất phương pháp luận - cách xây dựng lập luận Chiến thuật lập luận triển khai phát triển kỹ thuật lập luận tình cụ thể Như vậy, kỹ thuật kỹ đưa lập luận logic, chiến thuật lựa chọn lập luận có khả tác động có hiệu đến tâm lý đối tác đàm phán Ví dụ: Theo quan điểm chiến thuật sử dụng phương pháp vấn với đối tác kín đáo, nhạy cảm khơng phù hợp chẳng thu kết ➢ Những nội dung chiến thuật lập luận thường bao gồm: 1) Sử dụng luận cứ: Mở đầu lập luận cần sôi nổi, không dự, ngạc nhiên Trong trường hợp thuận tiện cần trình bày luận bản, phải nêu khía cạnh sau lần Đối với hội đàm kéo dài ta không nên sử dụng hết “vũ khí” mà cần dành lý lẽ, luận cho giai đoạn sau Khi sử dụng luận cần cân nhắc cẩn thận “nên” hay “khơng nên”, “đồng ý” hay “phản đối” Vơn-te nói rằng: “Những kết luận vội vàng kết tư chậm chạp” 2) Lựa chọn kỹ thuật: Tùy theo đặc điểm tâm lý đối tác thương lượng mà lựa chọn phương pháp lập luận khác Ba bốn chữ số nhà kỹ thuật tỉnh táo cịn có ý nghĩa hàng nghìn lời nói Vì trường hợp cần phải lựa chọn phương pháp lập luận có kèm theo số liệu cần thiết 3) Tránh căng thẳng lập luận: Muốn cho trình lập luận diễn bình thường cần tránh gây căng thẳng mâu thuẫn, bầu khơng khí nặng nề quan điểm đối lập xuất trình bày vấn đề dễ dàng lan sang vấn đề khác 187 Nhưng điều xảy cần phải thương lượng cho tiếp tục bàn vấn đề khác với thái độ hữu nghị, đạt yêu cầu chất lượng mặt chuyên môn Cần ý tới điểm tế nhị sau đây: o Nên xem xét vấn đề gay cấn vào giai đoạn đầu giai đoạn cuối trình lập luận o Nên bàn bạc tay đôi (gặp riêng) với đối tác trước tiến hành thương lượng, “mặt đối mặt” đạt kết tốt phịng đơng người o Nên bố trí nghỉ giải lao khéo léo, hợp lý để làm nguội nóng thành viên Sau nghỉ ta lại tiếp tục bàn bạc giải vấn đề 4) Kích thích ham muốn (hứng thú) Chiến thuật dựa sở luận điểm tâm lý học sau đây: Khi thông báo tin tức, trình bày phương án mà kích thích hứng thú, đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi đối tác đạt kết thuận lợi Điều có nghĩa là: Đầu tiên ta nêu lên tình hình, tình trạng cơng việc (trọng tâm đề cập đến khả xấu xảy ra), sau sở kích thích hứng thú đối tác ta đưa giải pháp ưu điểm giải pháp 5) Lập luận hai chiều Cách lập luận có tác dụng mạnh mẽ đối tác có quan điểm trái ngược với quan điểm Nội dung chiến thuật ưu điểm nhược điểm giải pháp Hiệu cách lập luận hai chiều phụ thuộc vào trình độ trí tuệ đối tác Trong trường hợp, có điều kiện cần phải tất tồn tại, thiếu sót mà đối tác biết qua nguồn thơng tin khác Với đối tác có trình độ văn hóa thấp nên sử dụng lập luận chiều họ có ý kiến rõ ràng, bày tỏ thiện chí với quan điểm ➢ Những điểm cần ý lập luận: 1) Trình tự trình bày ưu điểm nhược điểm lập luận Khi trình bày ưu, nhược điểm giải pháp cần phải xem xét phù hợp với kết luận tâm lý học hay chưa Thơng tin có ý nghĩa định việc hình thành lập trường đối tác Nghĩa mở đầu khâu lập luận cần phải nêu ưu điểm, sau đến nhược điểm Nếu làm ngược lại (kể nhược điểm trước, ưu điểm sau) gặp khó khăn, đối tác cắt ngang lập luận trước ta kịp trình bày ưu điểm: “Tất anh nói chứng tỏ việc tiếp tục xem xét vấn đề việc làm vơ nghĩa” Khi ta gặp nhiều khó khăn, bất lợi việc thuyết phục đối tác 2) Tính phù hợp lập luận với đối tác thương lượng 188 Tính thuyết phục việc chứng minh trước tiên phụ thuộc vào khả tiếp thu người nghe (cịn người nghe khơng nghiêm khắc với thân) Do vậy, ta phải cố gắng tìm hiểu lập trường, quan điểm cấu trúc lập luận ta, chí mức độ ta khơng cho phép lập trường đối tác mâu thuẫn với tiền đề lập luận ta Đơn giản cách tiếp xúc trực tiếp với đối tác thương lượng cách đặt câu hỏi: - Anh nghĩ vấn đề này? - Theo ý anh, giải vấn đề nào? Hoặc bày tỏ đồng tình: - Đây ý kiến hay tuyệt! Anh hoàn toàn đúng! Bằng cách bày tỏ đồng tình, quan tâm, ý, thừa nhận lẽ phải đối tác, ta khuyến khích họ Bây đến lượt đối tác “trả nợ” Bằng cách hay cách khác, họ có trách nhiệm buộc phải tiếp thu lập luận ta với thái độ chống đối 3) Kết luận Nếu không khái quát, rút kết luận dù lập luận, luận có hồn hảo đến đâu đạt mục tiêu mong muốn Vì vậy, để lập luận có tính thuyết phục cao ta buộc phải rút kết luận, trình bày kết luận với đối tác 6.3.1.3 Đưa yêu cầu lắng nghe đối tác trình bày Khi đưa yêu cầu, cần ý: o Đưa yêu cầu cách hợp lý o Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có khoa học o Ln ln nhớ rõ lợi ích Lên danh sách lợi ích đặt chúng lên mặt bàn o Đảm bảo đồn kết, trí nội đoàn đàm phán o Đừng sử dụng cách nói “mềm yếu” đàm phán, ví dụ như: “Chúng hy vọng rằng…” “Chúng mong rằng…” hay “Chúng tơi thích hơn…” Mà nói: “Chúng tơi cần…, “Chúng tơi u cầu…”, “Chúng tơi địi hỏi…” o Trong giai đoạn đàm phán, điều quan trọng bạn phải gợi cho đối tác trình bày kiến họ, lắng nghe trước trả lời Để làm điều cần ý: ✓ Không cắt ngang lời đối tác ✓ Kết thúc vấn đề câu hỏi trực tiếp ✓ Chỉ nói cần thiết Nên nhớ nhà đàm phán chuyên nghiệp dành nhiều thời gian để nghe để nói 189 ✓ Thường xuyên tóm lược lại vừa nói Nên tóm tắt theo ý kiến riêng bạn không nên bắt chước hay nhai lại đối tác vừa nói ✓ Tránh bị lạc đề 6.3.2 Nhận đưa nhượng Nhượng xem xét lại vị trước bạn đàm phán thay đổi cho thích hợp Đàm phán ln ln có nhượng bộ, nhiên bên cố gắng nhượng tốt Mỗi nhượng đặt trước bạn ba vấn đề sau: o Bạn có nên đưa nhượng không? o Bạn cho bao nhiêu? o Và bạn gì? Có nhiều kỹ thuật mà bạn sử dụng để giải vấn đề Một số đưa nhượng có điều kiện Bằng cách gắn điều kiện vào với nhượng bộ, bạn không sợ bị “mất trắng” Do vậy, có thể, cố gắng kiếm để đổi lấy nhượng Khi đưa nhượng bộ, bạn nêu điều kiện trước mà không đưa chi tiết nhượng phía bên muốn bàn luận đến điều kiện 6.3.3 Phá vỡ bế tắc Đàm phán đơi rơi vào bế tắc – tình mà bên cảm thấy nhượng nữa, đàm phán dừng lại có nguy tan vỡ Nếu rơi vào tình trạng mà bạn vội vã để đàm phán tan vỡ thật đáng tiếc Hãy bình tĩnh tìm cách giải Tùy tình cụ thể, bạn chọn hai cách sau để phá vỡ bế tắc: Đơn phương phá vỡ bế tắc nhiều kỹ thuật khác (xem lại chương 4) Nhờ trợ giúp bên thứ ba, như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp hay phân xử 6.3.4 Tiến tới thỏa thuận Mục đích đàm phán tiến tới thỏa thuận Càng tiến gần đến thỏa thuận đàm phán trở nên tinh tế, nên bạn phải tập trung, cố gắng sử dụng kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận cách tốt Tóm lại, giai đoạn đàm phán cần lưu ý điểm sau: o Cần giữ bầu khơng khí chan hịa, cởi mở, gạt bỏ cảm xúc tiêu cực, tránh xúc động bộc phát, đừng ngắt lời đổ lỗi cho nhau, đừng tỏ người q thơng minh 190 o Cần ý lắng nghe ý kiến đối tác, đừng cướp lời họ, đừng vội vàng đưa nhận xét o Nói ít, nghe nhiều, lập luận logic, chặt chẽ luôn đặt câu hỏi o Tóm tắt lại ý kiến đối tác để xem hiểu có ý họ khơng o Cần diễn đạt xác ý kiến mình, cố gắng làm cho lời nói có sức thuyết phục Nên dùng cách diễn giải chậm rãi, rõ ràng, thân thiện, đơi chỗ pha chút hài hước để tạo bầu khơng khí tốt o Cần lường trước câu hỏi mà đối tác đặt cho bạn sẵn sàng trả lời câu hỏi o Bình tĩnh tìm cách phá vỡ bế tắc đàm phán (Nếu có) o Đừng làm đối tác thể diện 6.4 Giai đoạn - Giai đoạn Ra định kết thúc đàm phán – Ký kết hợp đồng 6.4.1 Nhiệm vụ giai đoạn định kết thúc đàm phán Kinh nghiệm đặc biệt quan trọng giai đoạn định kết thúc cho thấy phải thể tế nhị tâm đến đối tác đàm phán Kết thúc đàm phán thành công đạt mục tiêu đặt theo kế hoạch từ trước đàm phán Muốn biết đàm phán kinh doanh có thành cơng hay khơng, cần kiểm tra xem: o Cấu trúc lập luận có dẫn đến kết luận cần thiết hay khơng? o Lý lẽ đưa có phù hợp với đặc điểm cá nhân lợi ích đối tác hay khơng? Hay có tính thuyết phục mà thôi? Những nhiệm vụ giai đoạn định kết thúc đàm phán: o Đạt mục tiêu trường hợp xấu đạt nhiệm vụ dự phòng o Bảo đảm bầu khơng khí thuận lợi kết thúc đàm phán o Kích thích đối tác hồn thành cơng việc định trước o Trong trường hợp cần thiết, tiếp tục trì mối quan hệ với đối tác đồng nghiệp họ o Tóm tắt tồn nội dung rút kết luận dễ hiểu cho người tham gia đàm phán Việc giải nhiệm vụ địi hỏi phải có tính logic định hình thức kết thúc thích ứng Kết thúc tổng quát quan trọng để đảm bảo cho đàm phán đạt kết tốt, kết thúc quy gọn vào việc đơn giản nhắc lại luận điểm quan trọng Cần phải trình bày rõ ràng tư tưởng, ý kiến ý nghĩa phát biểu, song số ý kiến cần phải rút gọn, kết luận phải phát biểu dễ gây ấn tượng 191 Không thương lượng kết thúc mà đối tác có nững khái niệm mơ hồ, lẫn lộn nội dung Chúng ta cần phải làm cho kết luận có dạng dễ tiếp thu, tức rút số điều khẳng định logic có ý nghĩa đầy đủ Tất thành viên tham gia cần phải hiểu rõ chi tiết kết luận Vì vậy, kết luận không chứa từ ngữ thừa, giai đoạn cuối không cho phép phát biểu rời rạc Nên hiểu đàm phán công việc theo đuổi mục tiêu định Chúng ta muốn thuyết phục đối tác tiếp thu quan niệm định Vì kết thúc cần phải gây ấn tượng cho họ Phần cuối đàm phán, ý nghĩa tách trình bày rõ ràng, có tính thuyết phục Tất điều phát biểu từ trước phải tuân thủ tư tưởng này, kết thúc khơng chuẩn xác nhạt nhẽo làm tiêu tan ấn tượng tác dụng tất phát biểu 6.4.2 Kỹ thuật thúc đẩy việc định Bất kỳ đàm phán kinh doanh có cao trào thoái trào, xuất câu hỏi: cần phải đưa đàm phán vào giai đoạn định – kết thúc đàm phán? Để tăng tốc độ định thường có hai phương pháp tăng tốc trực tiếp tăng tốc gián tiếp 6.4.2.1 Tăng tốc trực tiếp Ví dụ, nói “Chúng ta định việc chuyển tín dụng ngắn hạn sang tín dụng dài hạn” Nếu đối tác chưa có định sẵn từ trước họ thường trả lời: “Khơng Hiện điều chưa cần thiết Tôi cần phải cân nhắc, suy nghĩ điều Hiện tơi chưa có định vấn đề này.Tơi muốn trước tiên tham khảo ý kiến giám đốc tài trưởng phòng đầu tư bản” Mối nguy hiểm chờ đón chúng ta? Tăng tốc trực tiếp có nhiệm vụ giải hồn tồn vấn đề nhanh chóng Đó cách ngắn đến mục tiêu Tuy nhiên, nghe từ “không” 50% trường hợp mà đối tác phát ngôn 6.4.2.2 Tăng tốc gián tiếp Bằng định riêng lẻ mà đưa đối tác đến mục tiêu cuối Phương pháp có ưu giúp sớm bắt đầu thực mục đích mình, giảm khả khơng may a Các kiểu phương pháp tăng tốc định sau: ▪ Phương pháp ám thị Hầu tất người trải qua chống đối vơ ý thức, chí nói cảm thấy sợ rơi vào tình kiểu “Bây cần phải 192 định” Do đó, tùy theo khả mà nói cách giải có điều kiện cho đối tác thư giãn làm quen dần với ▪ Giải pháp theo giai đoạn Có thể dự báo kết luận cuối đối tác giả thiết luận điểm thông qua Khi thừa nhận giải pháp sơ giải pháp riêng lẻ Như vậy, gây tác động mạnh mẽ đến đối tác theo hướng cần thiết (bằng cách ám thị) Như ghi nhận thời điểm riêng biệt trình định trước đối tác đồng ý với định Gải pháp phần nhằm đạt mục tiêu mong muốn bao gồm bước: o Xác định phận mà hoạt động cần xem xét lại o Xác định khối lượng công việc phải làm o Xác định yếu tố cần thiết cho công việc phần tử o Lựa chọn, đào tạo cán thừa hành trực tiếp gián tiếp ▪ Giải pháp lựa chọn Có thể tăng hiệu lực phương pháp giải phần cách kết hợp với kỹ thuật đưa giải pháp lựa chọn Trong trường hợp này, khơng địi hỏi đối tác có muốn cải tiến phương pháp làm việc hành hay khơng? Khơng hỏi xem họ có muốn giới thiệu với ban lãnh đạo lý thuyết đại công tác quản lý, không hỏi họ xem có bảo vệ việc soạn thảo phương pháp kế hoạch hóa Nên hỏi họ: Cần phải cải tiến cơng việc (chỉ cải tiến phận tài vụ hay hoạt động tồn tổ chức) Đối tác có đề nghị giới thiệu cho giám đốc cán nghiệp vụ cán bộ phận quản lý lý thuyết đại công tác quản lý hay khơng? Có nên áp dụng phương pháp kế hoạch hố kế hoạch xí nghiệp hay không? Điều quan trọng hai giải pháp làm vừa ý nhau, cần bước nhớ lại phương pháp kể (giải pháp theo giai đoạn, phần giải pháp lựa chọn) giải nhiệm vụ trung gian Có thể làm chưa bị bắt buộc phải tăng tốc định cần thiết cuối Ở khả không thành cơng so với trường hợp tăng tốc trực tiếp Tất phương pháp tăng tốc gián tiếp việc định kể có hiệu cịn kết hợp lại thu hiệu cao Sử dụng phương pháp ta đưa đối tác vào “ngõ cụt vô hại” Họ bị sa vào ngõ cụt tự nhiên tiến dần đến giải pháp cuối Ví dụ, cách sử dụng phối hợp biện pháp: “Thưa đồng chí giám đốc! Giả sử đồng chí tìm hiểu vấn đề đầu tư tài cho xí nghiệp luyện kim chúng ta, giải pháp đồng (cả gói) phù hợp với đồng chí (giải pháp theo giai 193 đoạn)? Giải pháp A hay giải pháp B? (giải pháp lựa chọn) Đồng chí nghĩ điều đó? (vấn đề then chốt) b Một số vấn đề cần ý mặt chiến thuật: Kết thúc mở đầu đàm phán đòi hỏi quan tâm đặc biệt Người nghe nhớ đoạn cuối phát biểu Họ tiếp thu điểm kết luận phát biểu Trước từ xếp cạnh từ kia, ý nghĩ ý nghĩ kia, kết luận chẳng bị động chạm thiệt hại gì, nghĩa câu nói cuối có tác động dai dẳng đến đối tác Vì nên ghi chép học thuộc lịng số câu nói cuối hay câu kết luận Các nhà kinh doanh có kinh nghiệm thường suy nghĩ trước hai ba nhóm câu kết luận để sau tuỳ theo diễn biến trình thương lượng mà định nên phát biểu kết luận chặt chẽ hay kết luận với mức độ nhẹ nhàng Việc tách riêng phần kết luận khỏi giai đoạn khác đàm phán quan trọng Có thể câu nói sau: “Nào tóm tắt kết Chúng ta kết thúc đàm phán đây” Tất nhiên sau cần phải tập trung ý đến câu nói cuối Nhiệm vụ hàng đầu đưa đối tác đến mục tiêu, giúp cho họ khắc phục trở ngại cuối Các nhà kinh doanh cho tồn “thời điểm tâm lý thuận lợi” cần thiết cho việc chuyển sang hành động Tuy vậy, thực tế không tồn thời điểm phù hợp chuyển sang hành động định Kinh nghiệm mách tốt trì luận điểm: Không vội vàng đưa sáng kiến, không nên đợi chờ “thời điểm tâm lý thuận lợi lâu” Như cần phải tăng tốc (thúc đẩy) việc định? Điều kiện cần đủ để chuyển sang giai đoạn kết thúc sau: o Nếu thông qua câu hỏi thông tin câu hỏi kiểm tra đưa đàm phán đến mục tiêu cần thiết o Đã đưa lý lẽ có tác động đến đối tác cụ thể o Nếu trả lời thoả đáng câu hỏi đặt trình đàm phán o Nếu đáp ứng lại thoả đáng lời phê bình, phản hồi đối tác o Nếu thiết lập quan hệ (tiếp xúc được) với đối tác tạo bầu khơng khí thuận lợi cho việc kết thúc đàm phán Khi điều kiện thoả mãn khơng cần thiết phải buộc đối tác hành động Ngược lại đối tác đề nghị thúc đẩy nhanh việc định Nếu đối tác thái độ sẵn sàng định nguyên nhân chấm dứt việc quan sát họ Thực khó mà xác định đối tác 194 định hay chưa qua nét mặt họ Nhưng luận điểm nhà tâm lý cho khơng có thay đổi lập trường cá nhân vấn đề mà họ đề nghị lại khơng có biểu thay đổi bề ngồi Vì vậy, cần ý quan sát phân tích xem đối tác nói gì, làm Có nghĩa cần phải theo dõi câu nói, biểu vơ tình hay hữu ý câu hỏi có liên quan đến công việc kiện sau định Ví dụ, phản ứng vậy: “Liệu tơi có giành thắng lợi trường hợp này…?” “Anh có tin hồn thành tất kế hoạch, biện pháp thời hạn hay khơng?” “Cịn anh có tham gia thực đề án lần khơng?” “Khi bắt đầu thực đề án này?” “Có vấn đề thời hạn hay không?” Nếu đàm phán có số đối tác tham dự số đối tác hỏi người khác câu hỏi điển hình sau: “Này ơng bạn đồng nghiệp, ơng nghĩ đề nghị này?” với mức độ tin tưởng số họ định vấn đề Những thay đổi hành động đối tác bao gồm nhóm biểu chứng tỏ đàm phán kết thúc nhưu: o Đối tác từ trạng thái thả lỏng sang trạng thái vươn phía trước vẻ quan tâm ngược lại buông nắm bàn tay o Đối tác thể cử thân thiện o Đối tác nghe phát biểu ta với vẻ đồng tình, đơi gật đầu o Đối tác lật lật lại đề án xem số liệu, kế hoạch chuẩn bị cho đàm phán o Thay đổi mức độ tham gia đối tác vào đàm phán, tốc độ phát biểu tham gia tranh luận Đây dấu hiệu xác nói đối tác định Tự họ nói cho biết định Một vài việc có tính chất tế nhị mang đặc điểm phổ biến chiến thuật giúp cho việc làm rõ bầu khơng khí kết thúc đàm phán như: Nếu nhận thấy đối tác nhăn trán để tìm lời phê bình phù hợp tin tưởng lời phê bình khơng phải ngun nhân thực làm cho đối tác không hành động Cần phải cố gắng tìm hiểu, khai thác hết lời phê bình, phàn đối cịn lại cách áp dụng sáng suốt kỹ thuật đặt câu hỏi dạng sau: “Mức độ hiệu hệ thống quản lý hành có đáp ứng địi hỏi ngày cao khơng? Nếu khơng theo ý kiến anh việc đưa vào hệ thống tổ chức có nhược điểm gì?” 195 Đa số trường hợp cách biết nguyên nhân thực làm cho đối tác chống đối việc định Chúng ta nhắc lại ngắn gọn lần ưu điểm chưa thảo luận Nên nhớ cần phải lựa chọn thời điểm thuận lợi để bước vào giai đoạn định, chằng hạn thoả thuận hoàn toàn với đối tác vấn đề cụ thể Nên tránh đề nghị có tính chất lựa chọn như: “Anh cần phải định tổ chức lại công tác giao thông nội trước kết thúc quý 2” “Nếu anh chưa thể định ngày hơm lui việc thảo luận đề án vô thời hạn” Điều quan trọng phải tự tin tưởng tuyệt đối vào ưu định mà ủng hộ Chỉ có tự tin thực thuyết phục người khác có hiệu “nhiệt độ” đối tác nghe nói thấp nhiệt độ thời điểm phát biểu ý kiến Nên đề phịng sẵn sàng trường hợp “khơng”, từ chối đối tác cớ để kết thúc đàm phán Chúng ta nên có phương án sẵn sàng cho phép tiếp tục đàm phán khắc phục từ chối “không” đối tác Tất nhiên không đơn giản chấm dứt phát biểu mà cần phải kết thúc với câu nói độc đáo Khơng tỏ chán nản Đơi có trường hợp câu nói phát biểu lại mang lại kết bất ngờ, dự phịng câu nói hay Chúng ta khơng thể kết thúc đơn giản Có người nói khơng thể dừng lại nói hết tất Trong trường hợp cần nhớ câu châm ngơn “Kết thúc mà khơng có kết luận điều khơng hay kết luận mà khơng có kết thúc điều đáng sợ” Chúng ta tất nhiên thiên tài để thực tất mục tiêu định trước Điều nhiều nguyên nhân Chúng ta khơng có điều kiện chuẩn bị lập luận sắc bén; gặp phải lời phê bình phản đối đối tác mà buộc phải đồng ý; đối tác chưa sẵn sàng định Ở trường hợp khác gặp phải đối tác mạnh hơn, có khả hơn, có trình độ để phá chiến lược Đôi xảy điều bất ngờ làm hỏng hồn tồn q trình chuẩn bị đàm phán Cần phải làm trường hợp đó? Cần phải làm để cứu bị dồn đến chân tường? Khi phải lùi bước? Trước bắt đầu đàm phán cần phải suy nghĩ định mục tiêu tối thiểu hướng lùi bước trường hợp đối tác ngăn cản thực mục tiêu buộc lùi bước Điều có nghĩa phải xác định mục tiêu khác chấp nhận trường hợp mục tiêu không đối tác chấp nhận Yêu cầu tối thiểu mục tiêu dự phịng gì? 196 o Khái quát lý lẽ lập luận đối tác chấp nhận, đồng tình o Vơ hiệu hố điểm tiêu cực kết luận o Củng cố, khẳng định kết đạt bắc cầu cho đàm phán Khi có trí kết luận cuối cơng việc đơn giản có ý nghĩa người chủ trì đàm phán tuyên bố kết thúc đến ký kết thỏa thuận hay hợp đồng đồng thời đưa thông điệp hợp tác triển khai thắng lợi vấn đề ký kết thoả thuận 6.4.3 Ký kết hợp đồng Đàm phán hành công, bên tiến hành ký kết hợp đồng Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý điểm sau: o Cần thỏa thuận thống với điều kiện, điều khoản cần thiết trước ký hợp đồng o Cần đề cập đến sở pháp lý vấn đề có liên quan, hợp đồng thương mại quốc tế cần tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải tranh chấp phát sinh sau o Hợp đồng điều khoản trái với pháp luật hành o Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, xác, tránh dùng từ mập mờ, suy luận nhiều cách o Hợp đồng thường bên soạn thảo, trước ký kết bên cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với thỏa thuận đạt đàm phán o Người đứng ký hợp đồng phải người có thẩm quyền o Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải ngôn ngữ bên thông thạo thống 6.5 Giai đoạn - Giai đoạn rút kinh nghiệm Đây giai đoạn kiểm tra lại kết giai đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho lần đàm phán sau Đối với cá nhân nhà đàm phán, nên tập thói quen ghi nhật ký đàm phán, ghi lại diễn biến đàm phán, điểm đáng lưu ý, học thành công, thất bại, kinh nghiệm rút cho lần sau Đối với đồn đàm phán, sau đàm phán quan trọng, cần phải tổ chức họp đề đánh giá ưu, nhược điểm, tìm nguyên nhân biện pháp khắc phục Nhưng dừng lại chưa đủ, mà cịn phải theo dõi suốt trình tổ chức thực hợp đồng, ghi nhận lại vướng mắc, đặc biệt vướng mắc hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa Đối với hợp đồng thương mại quốc tế để tổ chức thực hợp đồng cần làm công việc sau: o Thực công việc bước đầu khâu toán 197 o Làm thủ tục xuất – nhập (Theo quy định Nhà nước, thay đổi theo thời kỳ) o Chuẩn bị hàng hóa (đối với nhà nhập khẩu) o Thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng qui định) o Mua bảo hiểm (nếu hợp đồng qui định) o Làm thủ tục hải quan o Giao hàng (xuất khẩu), nhập hàng (nhập khẩu) o Kiểm tra hàng hóa o Hồn tất thủ tục toán o Khiếu nại/ giải khiếu nại (nếu có) o Thanh lý hợp đồng 198 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ ÔN TẬP Những giai đoạn chủ yếu đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế? Trình bày vắn tắt nội dung giai đoạn Trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng thương mại cần phải làm cơng việc gì? Chuẩn bị thơng tin để phục vụ cho đàm phán, tầm quan trọng công việc cần làm? Chuẩn bị lực cho cán đàm phán, tầm quan trọng công việc cần làm? Người cán đàm phán giỏi cần đạt tiêu chuẩn gì? Tự đánh giá khả thân nêu phương hướng phấn đấu, rèn luyện để trở thành nhà đàm phán giỏi Những công việc cần làm giai đoạn đàm phán? Những điểm cần lưu ý giai đoạn này? Những điểm cần lưu ý soạn thảo, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế? Giai đoạn rút kinh nghiệm, tầm quan trọng công việc cần làm giai đoạn này? Những rủi ro đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế biện pháp phịng ngừa? 10 Q trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế công ty anh (chị) đến nghiên cứu – Thực trạng giải pháp 199 BÀI TẬP ỨNG DỤNG Bài tập Tình huống: Mai trưởng phịng kinh doanh cơng ty thép X Cơ đánh giá người điềm đạm khéo léo giao tiếp với khách hàng Những ngày gần bận rộn với cơng việc gia đình Mẹ chồng cô ốm phải nằm viện nên cô thức đêm hàng tuần để trông nom bà Do công ty khơng có người thay nên hơm phải với nhân viên tiến hành đàm phán để ký kết hợp đồng với vị trưởng phòng kinh doanh công ty xây dựng Y, khách hàng lớn mà cô gần nửa năm theo đuổi Trong buổi đàm phán vị trưởng phịng phía đối tác đòi hạ giá sản phẩm, đòi nới lỏng điều kiện tốn, địi chi trả tiền kho bãi,… lại cịn địi phần chiết khấu cao cho riêng Mai cố gắng nhân nhượng hạ giá sản phẩm nới lỏng điều khoản toán đến mức Tuy nhiên phần chiết khấu dành riêng cho đối tác khó giải đáp ứng hết u cầu ơng ta cơng ty Mai chẳng cịn lợi từ hợp đồng Buổi đàm phán dường bế tắc Mai trạng thái vơ căng thẳng thiếu ngủ dài ngày chịu nhiều áp lực Câu hỏi: a Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán kinh doanh Mai – đại diện cho công ty thép X vị trưởng phịng cơng ty xây dựng Y b Theo anh (chị), người đóng vai trò nhân viên đàm phán với chị Mai nên đề xuất hướng giải để buổi đàm phán không vào bế tắc Bài tập Chia lớp thành nhóm khác u cầu nhóm xây dựng tình khác đàm phán kinh doanh? 200 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ môn Quản trị doanh nghiệp, Bài giảng Quản trị nhóm làm việc, NXB Đại học Thương Mại, 2010 Tài liệu học tập học phần Quản trị nhóm làm việc Khoa Quản trị kinh doanh - Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp, lựa chọn biên soạn Tài liệu học tập học phần Nghệ thuật lãnh đạo Khoa Quản trị kinh doanh - Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp, lựa chọn biên soạn ThS Luật học Bùi Thị Khuyên, Luật gia Phạm Văn Phấn, Phạm Thị Thùy Dương, Hợp đồng kinh tế chế định tài phán kinh doanh Việt Nam, NXB Thống kê, năm 2000 Phạm Duy Liên, Giáo trình giao dịch thương mại quốc tế, NXB Thống kê, 2012 Hồng Đức Thân, Giáo trình Giao dịch đàm phán kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2008 Trịnh Quốc Trung, Kỹ giao tiếp kinh doanh, NXB Lao động - Xã hội, 2012 Đoàn Thị Hồng Vân, Đàm phán kinh doanh quốc tế, NXB Lao động - Xã hội, 2010 G.Richard Shell, Đàm phán để giành lợi thế, NXB Trẻ, 2009 10 Quốc hội Nước Cộng hòa XHCN Việt Nam, Luật Thương mại 2005, NXB Lao động - Xã hội 11 Ủy ban quốc gia hợp tác kinh tế quốc tế, Thuật ngữ đàm phán thương mại quốc tế, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2010 201 ... đến đàm phán giới thực, từ đàm phán ngoại giao đến đàm phán kinh doanh, từ đàm phán có qui mơ lớn đến đàm phán có qui mơ nhỏ, từ đàm phán có thời gian dài đến đàm phán thời gian ngắn ngủi, từ đàm. .. tham gia; đàm phán nhóm đối tác, tức đàm phán theo nhóm chuyên đề ▪ Căn vào nội dung đàm phán, chia đàm phán theo lĩnh vực đàm phán đầu tư; đàm phán thương mại; đàm phán xây dựng; đàm phán cung... kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: Đàm phán qua thư từ, điện tín; Đàm phán qua điện thoại gặp gỡ đàm phán trực tiếp 5 .2. 1 Đàm phán thư Một cách đàm phán đơn giản dễ thực đàm phán