Bài giảng: Kỹ năng thuyết trình và làm việc nhóm được biên soạn bởi Viện nghiên cứu Kinh tế ứng dụng thuộc trường Đại học Tài chính - Marketing có nội dung xoay quanh các vần đề như: các bước chuẩn bị bài thuyết trình, kỹ năng thuyết trình hiệu quả, kỹ năng làm việc nhóm,... Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng.
BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ LÀM VIỆC NHĨM (Bậc cao đẳng chương trình Đại trà, Chất lượng cao) Chủ biên: ThS Lại Thế Luyện Thành viên biên soạn: ThS Trần Hữu Trần Huy ThS Lê Thị Thúy Hà ThS Nguyễn Võ Huệ Anh ThS Trần Thị Thảo ThS Lê Nữ Diễm Hương ThS Nguyễn Kim Vui TP HCM – NĂM 2020 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm MỤC LỤC Trang LỜI NĨI ĐẦU CHƯƠNG 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH BÍ QUYẾT ĐỂ TỰ TIN TRONG THUYẾT TRÌNH CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Phác thảo thuyết trình Hồn chỉnh thuyết trình Thử nghiệm tập dượt thuyết trình TÌM HIỂU THÍNH GIẢ XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH CÁC DẠNG MÔ HÌNH CẤU TRÚC PHẦN THÂN BÀI THUYẾT TRÌNH 11 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 12 CÁCH MỞ ĐẦU BÀI THUYẾT TRÌNH 12 PHẦN KẾT BÀI THUYẾT TRÌNH 12 KỸ THUẬT THIẾT KẾ TRANG CHIẾU 12 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢNG KHI THUYẾT TRÌNH 13 KỸ THUẬT THIẾT KẾ TÀI LIỆU PHÁT TAY 13 NGƠN NGỮ CƠ THỂ TRONG THUYẾT TRÌNH 13 QUY TRÌNH HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ 14 KỸ NĂNG ỨNG XỬ VỚI CÁC TÌNH HUỐNG KHĨ TRONG THUYẾT TRÌNH 15 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 16 3.1 TÍNH TẤT YẾU CỦA SỰ HỢP TÁC TRONG LÀM VIỆC NHÓM 16 3.2 BỐN YẾU TỐ NỀN TẢNG CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC 16 3.2.1 Mục tiêu chung 16 3.2.2 Tầm nhìn 17 3.2.3 Sứ mệnh 17 3.2.4 Giá trị cốt lõi 17 3.3 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC 18 3.3.1 Giai đoạn hình thành 18 3.3.2 Giai đoạn sóng gió 19 3.3.3 Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực 20 3.3.4 Giai đoạn trưởng thành hoạt động thành công 20 3.3.5 Giai đoạn kết thúc / trì hỗn 20 3.4 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM 21 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm 3.4.1 Thúc đẩy tận tâm thành viên 21 3.4.2 Xác định điều quan trọng thời điểm 21 3.4.3 Xây dựng tinh thần chung cho nhóm 21 3.5 KỸ NĂNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC TRONG NHĨM 22 3.5.1 Vai trò cá nhân nhóm 22 3.5.2 Nhiệm vụ thành viên 23 3.6 KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM 25 3.6.1 Một số lời khuyên: 25 3.6.2 Các bước giải xung đột: 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm LỜI NĨI ĐẦU Các bạn sinh viên thân mến! Trong năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng đa số doanh nghiệp cho thấy: hầu hết sinh viên trường có tỉ lệ thành cơng xin việc thấp Bên cạnh vấn đề kiến thức chuyên ngành số thiếu thốn định, lý quan trọng phải kể đến việc thiếu kỹ mềm cần thiết để hòa nhập thành công công việc bạn Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ mơn Kỹ mềm đời nhằm mục tiêu trang bị cho bạn đầy đủ số kỹ mềm tối cần thiết từ bạn cịn mơi trường sinh viên, nhằm giúp cho bạn có nhiều lợi cạnh tranh trình học tập làm sau Mọi ý kiến đóng góp bạn yếu tố q giá giúp cho tài liệu hồn thiện lần cập nhật sau Thư từ góp ý xin gửi Bộ môn Kỹ mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế Ứng dụng, Trường Đại học Tài – Marketing Chúc bạn thành cơng! NHĨM BIÊN SOẠN Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Thuyết trình cơng việc địi hỏi tính nghiêm túc tìm kiếntrình thức, đáp ứng nhu cầu, Phác thảo bàitịi thuyết Hồn thiện mong đợi khán giả Người thuyết trình khơng nên nghĩ đơn giản việc trình bày vấn đề Thửthính giả Tìm thuyết hiểu khán trìnhchủ đề Xác định trước cơng chúng để hồn thành nhiệm vụ, mà ý nghĩa hơn, thể trình độ, nghiệm thái độ học tập làm việc Vì vậy, người thuyết trình cần chuẩn bị kỹ lưỡng BÍ QUYẾT ĐỂ TỰ TIN TRONG THUYẾT TRÌNH Để tự tin thuyết trình, bạn nên hình dung thành cơng trước, sau phần thuyết trình bạn Mặc dù bạn nên khiêm tốn, khơng nên q tự cao, ln hình dung trước thành cơng buổi thuyết trình Đừng để ý nghĩ thất bại xâm lấn tâm trí bạn Sự tự tin bạn quan trọng thông tin mà bạn truyền tải Bạn cố gắng không đưa thông tin sai thực nhiều nghiên cứu, phần mà bạn chấm điểm cao bạn học khác muốn có tự tin Hơn nữa, tự tin, bạn thoải mái trao đổi ý tưởng với lớp Nếu bạn muốn tăng thêm tự tin, hình dung tranh tổng thể Sau 10 15 phút, bạn hồn tất thuyết trình Phần thuyết trình để lại ảnh hưởng gì? Chắc khơng nhiều Hãy cố gắng làm có thể, bạn hồi hộp nên nhớ cịn nhiều khoảnh khắc quan trọng khác sống CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Trước chuẩn bị buổi thuyết trình bạn cần xác định thật rõ ràng đâu mục tiêu bạn muốn đạt Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn hình thành nội dung cách truyền đạt đến người nghe cách có hiệu Điều lại có liên quan đến yếu tố: thông tin bạn muốn truyền đạt gì, người nghe bầu khơng khí địa điểm thuyết trình Thơng thường mục tiêu thuyết trình là: - Cung cấp thơng tin: trình bày thơng tin mới, kế hoạch mới, sản phẩm mới… dạng thuyết trình phổ biến - Thuyết phục, huấn luyện, bán hàng: môi trường kinh doanh, mục tiêu không dừng lại chỗ làm cho cử tọa hiểu vấn đề mà phải thúc đẩy họ hành động để đạt mục tiêu, buổi giới thiệu bán hàng điển hình - Truyền cảm hứng: diễn giả chuyên nghiệp hay trị gia lãnh đạo cấp cao thường phải thực thuyết trình để truyền cảm hứng cho người nghe Người thuyết trình cần chọn đề tài phù hợp với mạnh, kiến thức kinh nghiệm thân Không nên chọn thuyết trình vấn đề mà bạn khơng nắm vững Phác thảo thuyết trình Mọi ý tưởng nên viết nhằm kiểm sốt nội dung tính hệ thống logic tất ý tưởng Các ý tưởng nên thảo luận với nhóm, gợi ý sau: - Liệt kê tất ý tưởng liên quan đến chủ đề mục đích thuyết trình - Chọn lựa lại ý tưởng yếu, giải mục đích thuyết trình đáp ứng mong đợi, đặc trưng khán giả - Sắp xếp ý tưởng theo chiều từ tổng quan đến cụ thể theo trật tự ngược lại - Tìm kiếm chứng quan trọng, thuyết phục, thời liên quan đến ý tưởng - Tìm kiếm kết nối, chuyển ý, đảm bảo tính logic cho thuyết trình - Xây dựng cấu trúc thuyết trình, gồm phần Mở đầu – Nội dung – Kết thúc Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Hồn chỉnh thuyết trình Để hồn chỉnh thuyết trình, người thuyết trình nên đảm bảo tất ý tưởng mình nhóm “trơng thấy” giấy máy tính Sau đó, tổng thể nội dung thuyết trình cần trả lời cho câu hỏi sau> - Đã đầy đủ phần Mở đầu – Nội dung – Kết thúc chưa? Ba phần có đảm bảo chức khơng? - Bố cục thuyết trình có bị lệch (phần ít/ nhiều) nội dung cụ thể khơng? - Các ý có xếp hệ thống, logic với khơng? Có cần bổ sung ý để đảm bảo hay cho thuyết trình? - Các chứng có phù hợp khơng? Có thơng tin xảy gần liên quan đến nội dung không? - Tất ý tưởng liệu có kết nối, phù hợp với khán giả không? - Tổ chức thời gian phù hợp với nội dung thuyết trình chưa? - Những tình xảy phần thuyết trình? - … Khơng có dự trù sẵn có khn mẫu cho phần thuyết trình, nhiên, chuẩn bị kỹ lưỡng cách tự đặt câu hỏi, tưởng tượng diễn biến xảy ra, đặt vào tâm trạng nhu cầu khán giả, người thuyết trình hồn chỉnh phần làm việc cách hiệu Thử nghiệm tập dượt thuyết trình Đây giai đoạn quan làm việc nhóm Nhóm phân vai, có người thuyết trình, khán giả Đối với khán giả, đảm nhiệm vai trò khác như: - Khán giả chuyên đặt câu hỏi, có khán giả khó tính, đặt câu hỏi khó - Khán giả lắng nghe, hợp tác - Khán giả tập trung, khiến người thuyết trình phân tâm,… Đối diện với đối tượng khán giả trên, người thuyết trình nên tập luyện kỹ sau đây: - Diễn đạt dễ hiểu, lưu loát - Quan sát khán giả nhằm kết nối, tương tác, từ xử lý tình - Kiểm sốt ngơn ngữ thể thuyết trình - Tập cách di chuyển phù hợp, tăng tính kết nối khán giả với nội dung trình bày hình trình chiếu, đặc biệt trường hợp phân tích sơ đồ, giới thiệu hình ảnh phân tích số liệu - Xử lý câu hỏi cố xảy phần thuyết trình - Đặc biệt, phần thuyết trình tổ chức theo nhóm, nghĩa từ người trở lên đảm nhiệm thuyết trình, nhóm cần rèn luyện, thử nghiệm tình liên kết người trước người sau, tránh lặp lại dài dịng người trước trình bày - Khi nhóm thuyết trình, cần đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau, khơng nên để nội dung trình chiếu hình khơng liên quan với người thuyết trình chia sẻ với khán giả Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm TÌM HIỂU THÍNH GIẢ Đối tượng khán thính giả khác định đến phần lớn nội dung phong cách trình bày người thuyết trình Ví dụ, thuyết trình chủ đề Khởi nghiệp cho sinh viên năm bậc Đại học cần đề cập đến thông tin, minh hoạ phù hợp với đặc điểm lứa tuổi 18 – 19 tuổi, khác hoàn toàn so với đối tượng khán giả người lam – năm có nhu cầu khởi nghiệp rõ ràng, sau thời gian làm nhân viên công ty Hoặc, muốn thuyết trình cho khán giả chủ đề du lịch, thiết phải biết khán giả có kinh nghiệm du lịch nào, mức độ quan tâm họ thơng tin du lịch Về bản, thơng tin khán thính giả mà người thuyết trình cần hiểu trước chọn chủ đề xây dựng nội dung cụ thể là: - Khán giả bạn ai? Số lượng, Trình độ, Tuổi tác, văn hố? - Họ người chưa có Kinh nghiệm hay có kinh nghiệm liên quan đến chủ đề? - Họ có mong đợi nghe thuyết trình? Những nội dung phù hợp giải mong đợi họ? Để có thuyết trình hấp dẫn, trước hết phải đảm bảo yếu tố phù hợp Bạn khơng thể có số đơng khán giả phấn khích, hào hứng với thuyết trình nội dung khơng hướng đến người nghe Ví dụ, đứng trước người trẻ tuổi, mạnh khỏe đầy nhiệt huyết mà bạn thuyết trình vấn đề tuổi già lời khuyên giữ gìn sức khỏe già tạo hứng khởi từ họ Bạn nói chuyện vấn đề thời quốc tế, tranh chấp lợi ích kinh tế cho em thiếu nhi khán giả bạn hiểu phần nói chuyện bạn? Phù hợp với gián giả bao gồm tất yếu tố sau: • Trình độ văn hóa (những kiến thức phổ thơng) • Tuổi tác, giới tính (lý họ đến nghe báo cáo?) Bài báo cáo bạn có thích hợp cho đối tượng nghe tuổi tác, giới tính hay khơng? Bạn có thuyết giảng kĩ để chăm sóc cái, gia đình cách hiệu cho nam niên độc thân hay khơng? • Họ biết vấn đề trình bày? • Thái độ họ báo cáo - Thân thiện - Trung tính - Đối kháng • Số lượng người nghe • Cơng việc cuối giai đoạn xác định thông tin cử tọa, chắn bạn làm tốt câu hỏi đây: - Họ ai? Nội dung thuyết trình phải xoay quanh người nghe cần xác định khán thính giả - Họ muốn nghe đến với buổi thuyết trình? - “Vấn đề có lợi ích cho tơi?” – câu hỏi mà người nghe đặt suốt trình tham dự Càng có nhiều thơng tin khán giả, người thuyết trình kết nối xác thơng điệp thuyết trình với khán giả Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH Sau hiểu khán giả, xây dựng chủ đề phù hợp với nhu cầu mong muốn họ Tuy nhiên, bên cạnh đó, giao chủ đề định, việc hiểu khán giả khiến có nội dung thật cần thiết Công việc quan trọng cho thuyết trình hấp dẫn, sau bạn xác định đối tượng khán giả Đó việc xác định chủ đề nói chuyện nội dung mà bạn nói với họ bạn làm tốt bước bạn tuân thủ yêu cầu này: • Nên chọn đề tài phù hợp với mạnh, kiến thức kinh nghiệm thân • Khơng nên thuyết trình vấn đề khơng nắm vững khơng ngang tầm với bạn • Vận dụng quy tắc ABC để xác định xác chủ đề nội dung thuyết trình A Analyse – Phân tích, so sánh tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình Trên sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp B Brainstorm: động não suy nghĩ nội dung cần thuyết trình, điểm cần nhấn mạnh nguồn tài liệu cần thiết Có thể thu thập thơng tin cách: - Tìm tịi, tham khảo nghiên cứu, giáo trình, tài liệu… - Vận dụng kinh nghiệm kiến thức thân - Học hỏi kinh nghiệm từ chuyên gia có am hiểu - Nghiên cứu ấn phẩm xuất - Tham khảo đề tài trình bày có liên quan - Tìm hiểu thơng tin từ thực tế - Tìm kiếm thông tin internet… C Choose – lựa chọn Trên sở số liệu, tài liệu có được, bạn lựa chọn thơng tin tốt nhất, thích hợp Với chủ đề lựa chọn, hướng đến chủ đề bạn thật hiểu biết, nắm rõ nội dung, có nhiều câu chuyện để chia sẻ, đảm bảo tính khoa học chủ đề kết nối vấn đề lý luận với thực tiễn, để trả lời câu hỏi, thắc mắc khán giả Từ đó, trả lời câu hỏi sau: - Chủ đề phù hợp với khán giả? - Thơng điệp từ chủ đề gì? - Nội dung xếp để đảm bảo đạt mục đích? - Có tài liệu hỗ trợ cho thuyết trình? Xác định chủ đề ln kèm với thơng điệp mà bạn hướng đến gì, bạn muốn giải điều cho nhu cầu khán giả Việc tìm kiếm thơng điệp nên thảo luận với người cộng (làm việc nhóm) hỏi ý kiến người (thầy cô, anh chị, bạn bè, báo chí) nhằm hiểu thấu đáo cần phải thực cho thuyết trình Bên cạnh đó, sử dụng sơ đồ tư phương pháp tốt để xác định chủ đề, kết nối với nhu cầu khán giả, đảm bảo giải vấn đề Ví dụ sơ đồ tư mơi trường gợi mở cho chủ đề hướng giải cho thuyết trình, chằng hạn như: Tiết kiệm lượng để bảo vệ môi trường, Kêu gọi trồng nhiều xanh, Du lịch “xanh”,… Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Nguồn Internet Công thức FIRES viết tắt từ chữ F – I – R – E – S giúp bạn tóm gọn lại thang đánh giá đối tượng khán giả hướng tới - F (Fresh): Mới mẻ - I (Informative): Cung cấp thơng tin - R (Relevant): Có liên quan - E (Enthusiastic): Nhiệt tình - S (Story): Nội dung CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Cũng tương tự làm văn hay trình bày vấn đề cần phải có bố cục rõ ràng Và thuyết trình hay cần phải có bố cục rõ ràng mạch lạc Tuy nhiên bố cục thuyết trình cần có gì: Phần mở đầu: Gồm có phần giới thiệu, chủ đề bạn chuẩn bị trình bày Phần quan trọng để dẫn dụ người theo dõi ý quan tới thuyết trình bạn Phần nội dung: Phần khơng thắc mắc nhiều chứa tồn nội dung thuyết trình hay ấn tượng bạn Hãy trình bày cho thật thu hút hấp dẫn Phần tổng kết: Trong phần bạn tổng kết lại nội dung thuyết trình đưa ý kiến hay điều cần lưu ý với vấn đề bạn trình bày * Để soạn thảo nội dung cho thuyết trình, trước hết bạn cần lưu ý bước sau đây: • Bước 1: Lựa chọn vấn đề trình bày Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm • Bước 2: Thu thập thông tin liên quan cho vấn đề bạn trình bày • Bước 3: Xây dựng đề cương cho đề tài • Bước 4: Soạn nội dung chi tiết cho đề tài • Bước 5: Soạn “kịch bản” trình bày trước khán giả Thơng thường, bước để đưa ý tưởng trở thành thuyết trình, đảm bảo tính hệ thống Tuy nhiên, nhiều trường hợp người thuyết trình chưa có sẵn vấn đề để trình bày, hốn chuyển bước thứ bước với Có nghĩa là, dành thời gian thật nhiều cho việc thu thập tìm kiếm tài liệu khác nhau, đa dạng Đọc suy nghĩ để tìm ý tưởng tốt cho thân có ý nghĩa với khán giả Từ đó, bạn tiếp tục hồn thành bước cịn lại gợi ý Bí thành cơng buổi thuyết trình chọn chủ đề thu hút đông đảo người tham dự Việc chọn lựa kết tổng hợp kiến thức chuyên môn sở trường bạn với nhu cầu mối quan tâm khán thính giả Nếu bạn khơng có nội dung hấp dẫn chuẩn bị tốt, bạn khơng thể có buổi thuyết trình thành cơng -Richard HallTrước đưa định xác bạn thuyết trình chủ đề gì, trả lời câu hỏi sau: - Bạn có thuyết trình vấn đề thuộc chun mơn bạn khơng? - Bạn có thật u thích/ hứng thú với chủ đề thuyết trình bạn khơng? Câu trả lời bạn “Có” “Khơng” cho hai câu hỏi Nghĩa là, bạn am hiểu đề tài bạn chưa am hiểu bạn hứng thú với Tuy nhiên, lý tưởng đề tài bạn làm việc hình thành từ kết hợp hai câu trả lời “Có” với hai câu hỏi Bạn am hiểu u thích Tiếp theo, có hai giả thuyết đặt bước mà bạn cần phải xác định Một là, đề tài bạn chuẩn bị thuyết trình quy định trước người có trách nhiệm hoạt động diễn thuyết bạn Với giả thuyết này, bạn khơng có ưu tiên “lựa chọn” vấn đề quyền giải vấn đề hồn tồn bạn định Như vậy, bạn lựa chọn cách thức tiếp cận vấn đề, lựa chọn nội dung để xây dựng thành hệ thống hoàn chỉnh, lựa chọn chứng minh họa cho thuyết phục nhất, lựa chọn cách thức trình bày, tương tác với người nghe Đó lựa chọn vấn đề, dựa ý tưởng bạn “đặt hàng” trước Tuy nhiên, vấn đề bạn trình bày đáp ứng hai câu hỏi sao? Chắc chắn việc đọc thêm tìm kiếm thơng tin điều bắt buộc vơ hữu ích với bạn việc hồn thiện thêm kiến thức cịn thiếu sót bạn Cũng vậy, tìm kiếm thơng tin từ sách vở, internet sống xung quanh trở thành nguồn hứng thú cho bạn đối diện với vấn đề Hai là, đề tài thuyết trình bạn chủ động chọn lựa Vậy quay lại câu hỏi đặt cho phần nội dung Bạn có hiểu biết tường tận chủ đề khơng? Bạn có hứng thú với để chia sẻ với nhiều người khác không? Và xin nhắc lại, lý tưởng nhất, kết hợp hai Còn hai sao? Nếu bạn sở hữu kiến thức chủ đề hứng thú hạn hữu, trách nhiệm chia sẻ thông tin cách xác khoa học, tin cậy bạn, thực vai trị người thuyết trình có trách nhiệm với kiến thức với người cần thơng tin từ bạn Nếu kiến thức chủ đề thuyết trình bạn hạn hữu đam mê bạn nó, dùng tâm huyết cho việc tìm kiếm thơng tin, tài liệu, chứng khoa học, ví dụ minh họa ý kiến chuyên gia để phần trình bày bạn đạt đến thuyết phục mức cao Và đương nhiên, bạn cần phải chuẩn bị cách thức “truyền lửa” đến người nghe Đối với người thuyết trình, chắn kiến thức bạn truyền đạt đến người nghe khoa học đáng tin cậy Điều khiến khán giả tôn trọng bạn đường tạo dựng uy tín cho cơng việc Như vậy, người thuyết trình, nên biết từ chối chủ đề nằm ngồi khả chun mơn Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm - Cỡ chữ đủ lớn - Khơng có lỗi tả hay đánh máy KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢNG KHI THUYẾT TRÌNH Một số yếu tố định tới thành cơng thuyết trình bạn trình bày bảng Thơng tin bảng khơng trình bày sẵn mà xuất từ từ theo tiến trình thuyết trình bạn Những thơng tin trình bày bảng thường đọng, xúc tích chặt chẽ tài liệu Chính thế, bảng giúp thính giả ghi nhớ nhanh chắn để theo dõi, ghi chép, nhầm lẫn Đối với người thuyết trình, cần nắm vững số quy tắc cách trình bày bảng sau: - Trình bày bảng viết từ trái qua phải có hình thành kiến thức bắt đầu ghi nội dung cần vào cột bên trái bảng - Lựa chọn nội dung ngắn gọn, cụ thể để viết vào phần chia, treo tranh ảnh cho phù hợp - Khơng viết q làm bảng khơng cần phần chữ phần cảng nhiều làm bảng rối khó nhìn - Thường xun rèn viết chữ bảng viết mẫu chữ không to khơng q nhỏ khiến thính giả khó nhìn - Viết thẳng hàng không lên, xuống dốc Viết đủ đậm để thính giả đủ nhìn thấy - Khơng vẽ dày đặc, chi chít bảng, trình bày thơng tin vụn vặt KỸ THUẬT THIẾT KẾ TÀI LIỆU PHÁT TAY Trong thuyết trình, tài liệu phát tay cần thiết cho thính giả khi: - Cần cập nhật thơng tin khơng có tài liệu khác - Những thơng tin trình bày phức tạp q chi tiết - Hệ thống tóm tắt thơng tin thuyết trình - Thính giả gặp khó khăn việc ghi nhớ rèn luyện kĩ Một vài lưu ý sử dụng tài liệu phát tay thuyết trình: - Xác định rõ mục đích sử dụng tài liệu phát tay - Thu thập thơng tin có liên quan đến tài liệu phát tay - Đặt mục tiêu đề rõ ràng cho tài liệu phát tay - Sử dụng ngôn ngữ từ rõ ràng đơn giản - Định nghĩa thuật ngữ có - Minh hoạ rõ lời nói sơ đồ phác hoạ, tranh minh hoạ biểu đồ thích hợp - Tránh viết dày đặc trang giấy, để lề phù hợp - Sử dụng gạch chân chữ in đậm, đánh số gạch đầu dòng để nhấn mạnh phân biệt tiêu đề, phụ đề nội dung - Sử dụng thuật ngữ quán - Cung cấp tài liệu tham khảo có, để thính giả quan tâm đọc thêm NGƠN NGỮ CƠ THỂ TRONG THUYẾT TRÌNH Ngơn ngữ thể coi dạng giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm cử chỉ, hành động, biểu cảm khn mặt người nói Ngơn ngữ thể từ lâu coi phần quan 13 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm trọng giao tiếp, đặc biệt bạn muốn thành cơng thuyết trình Vậy bạn hiểu rõ ngôn ngữ thể cách vận dụng ngơn ngữ thể giao tiếp thuyết trình hay chưa? Dưới số ngôn ngữ thể mà bạn vận dụng thuyết trình: Giữ bóng: Thể ưu thế, quyền huy Hiện nay, bạn dễ dàng nhận quan sát thấy người thuyết trình hay giao tiếp cử tay họ giống bạn giữ trái bóng hai tay Theo chuyên gia phân tích tâm lý học lý giải dấu hiệu tự tin kiểm soát, thể bạn nắm giữ thật tay bạn Steve Jobs thường dùng cử thuyết trình bán hàng ơng Lịng bàn tay úp xuống: Thể Mạnh mẽ, đoán Chuyển động bàn tay úp xuống xem cử tích cực – biểu sức mạnh, quyền lực đoán Cựu Tổng thống Barack Obama thường sử dụng cử để làm đám đông bình tĩnh lại sau lời nói khuấy động Bàn tay kim tự tháp: thể thư giãn, tự tin Bạn có hay để ý quan sát người xung quanh, khơng với người khác bạn bạn hồi hộp, bàn tay bạn thường động đậy không yên Nhưng tự tin, bàn tay bạn để yên hai bàn tay cài vào theo kiểu hình kim tự tháp Rất nhiều nhà quản trị sử dụng cử ngôn ngữ thể giao tiếp nhiên với bạn không nên lạm dụng song hành với vẻ mặt kiêu ngạo, độc đốn khơng nên Ý tưởng bạn cần thư giãn, khơng phải thể tự mãn Lịng bàn tay ngửa lên: Thể trung thực, cởi mở Cử bày tỏ cởi mở trung thực Oprah Winfrey diễn giả giỏi sử dụng “lịng bàn tay ngửa lên” Bà thể hình ảnh mạnh mẽ, có sức ảnh hưởng sẵn sàng kết nối cách chân thành với người mà trị chuyện, dù người hay đám đông hàng ngàn người Thế đứng rộng: Thể Tự tin, tự chủ Đây ngôn ngữ thể, cho bạn thấy mạnh mẽ tư người giao tiếp Khi bạn đứng vững vàng, với hai bàn chân cách rộng vai, dấu hiệu thể bạn cảm thấy kiểm sốt tình hình Lần tới bạn có thuyết trình, thử ghi hình xem lại video khơng cần có tiếng, nhìn ngơn ngữ thể bạn Bạn đứng cử sao? Bạn sử dụng cử vừa đề cập chưa? Nếu chưa, nghĩ cách mà bạn thực hành vào lần sau trước khán giả mình, chí lúc nói chuyện với sếp khách hàng lớn Thực hành trước gương, sau với bạn bè, họ cảm thấy tự nhiên QUY TRÌNH HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ Sau thuyết trình, thường giải đáp thắc mắc khán giả để giúp khán giả hiểu rõ nội dung Vì thế, kỹ trả lời câu hỏi sau thuyết trình ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng buổi thuyết trình Đã có thuyết trình thất bại diễn giả khơng giải đáp thỏa đáng câu hỏi người nghe Để không rơi vào trường hợp trên, từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho phong thái cách trả lời câu hỏi thật tự tin chuyên nghiệp Dưới quy trình hồi đáp thính giả: • Thank- Cảm ơn câu hỏi • Repeat- Lặp lại câu hỏi • Answer- Trả lời • Control- Kiểm sốt thời gian 14 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm KỸ NĂNG ỨNG XỬ VỚI CÁC TÌNH HUỐNG KHĨ TRONG THUYẾT TRÌNH Trong vai trị người thuyết trình, tình huống, chí cố xảy q trình thuyết trình điều phổ biến, địi hỏi kỹ xử lý tình hết đầu tư, chuẩn bị kỹ lưỡng Vì vậy, từ giai đoạn xác định chủ đề, người thuyết trình nên lựa chọn phù hợp với lực, hiểu biết thân Ngoài ra, hứng thú với chủ đề khiến cho người có động tìm hiểu thêm nhiều thơng tin cho chủ đề Sau cùng, người thuyết trình đầu tư cách thảo luận, làm việc với nhóm nhằm đặt nhiều giả định, tình điều vô cần thiết để đối diện với tình khó q trình thuyết trình - Với tình thật khó, khán giả đặt câu hỏi khó người thuyết trình chắc giải được, chân thành xin lỗi điều nằm ngồi tầm hiểu biết, ghi nhận thiếu sót, cảm ơn cam kết với họ khắc phục, tìm hiểu sau phần làm việc - Ngồi ra, người thuyết trình cam kết cung cấp kiến thức điều cách xin email khán giả có trách nhiệm phản hồi cam kết - Với tình khán giả đặt nhiều câu hỏi người thuyết trình khơng đảm bảo thời gian để giải quyết, nhóm câu hỏi chung vấn đề trả lời chung, đồng thời xin lỗi buộc phải bỏ qua số câu hỏi tỏ thái độ kỳ vọng cho phần làm việc - Với tình khán giả hợp tác, khơng tham gia tích cực vào phần làm việc chung, người thuyết trình thực số gợi ý sau: • Trước tiên, tập trung vào nhóm đối tượng hợp tác người ngồi hàng ghế đầu tiên, người chăm lắng nghe Điều giúp người thuyết trình giữ bình tĩnh cân đối nội dung thuyết trình • Người thuyết trình nên đặt nhiều câu hỏi từ dễ đến khó, câu chuyện kể thú vị, gây tị mị để tăng tính tương tác với khán giả (đang khơng ý) • Người thuyết trình nên di chuyển gần với nhóm khán giả ý, đặt câu hỏi mở, câu hỏi dễ nhằm gia tăng kết nối Tăng cường khen ngợi cảm ơn họ hợp tác, thể nhiều mong đợi làm việc chung nghe họ trả lời • Người thuyết trình sử dụng số trị chơi hoạt động liên quan để thu hút tham gia họ (có thể vận động, rời khỏi chỗ ngồi, đơn giản cử động giơ tay đồng tình khơng) Đơi mệt mỏi phải lắng nghe, ngồi chỗ thời gian dài khiến khán giả khơng thể tập trung, từ hợp tác • Linh động thay đổi số nội dung để phù hợp với đặc điểm tâm lý khán giả lúc Để giải tốt tất điều này, người thuyết trình nên đảm bảo thực tốt bước chuẩn bị cho thuyết trình, đặc biệt phương án dự phịng, đó, bao gồm trị chơi, hoạt động vận động nhẹ, câu hỏi, video clip làm phong phú thu hút người nghe 15 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Chương 3: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Trong năm gần đây, hẳn bạn thường nghe nói nhiều đến thuật ngữ “làm việc đồng đội”, “xây dựng tinh thần đồng đội”, thuật ngữ tương ứng tiếng Anh “team building”, “teamwork skills”,… Ngày nay, khái niệm “làm việc đồng đội” ngày trở nên phổ biến sử dụng nhiều cơng ty, tổ chức Trên thực tế, nhiều người nghe nói đến kỹ làm việc đồng đội, trang bị hiểu biết làm việc đồng đội, phải làm việc đồng đội làm để nâng cao tinh thần làm việc đồng đội, xây dựng đội làm việc hiệu doanh nghiệp? 3.1 TÍNH TẤT YẾU CỦA SỰ HỢP TÁC TRONG LÀM VIỆC NHÓM Chắc chắn tất ngưỡng mộ người thành đạt, người tiên phong, cá nhân dũng cảm nhà khoa học làm thay đổi giới sức mạnh trí óc Dù ngưỡng mộ thành tựu cá nhân, thật khơng có thành tựu tạo cá nhân riêng lẻ Một cá nhân đơn lẻ tự làm nên điều vĩ đại có thần thoại Rambo hay vị anh hùng chiến đấu chống lại kẻ thù nhân vật hư cấu, khơng có thực Những thành tựu cá nhân thực chất kết làm việc nhóm Ngay Elbert Einstein, người tạo bước đột phá khoa học giới với thuyết tương đối không làm việc Chính ơng khẳng định điều đó: “Cuộc sống thành tựu mà đạt ngày hơm nhờ đóng góp nhiều người Do đó, tơi phải sống làm việc cho xứng đáng với họ làm cho tôi.” Lịch sử đánh dấu thành tựu nhà lãnh đạo tài ba cá nhân có tư đổi Và họ ln thành viên nhóm Điều cho thấy làm việc nhóm khơng có tầm quan trọng phát triển cá nhân, nhóm riêng lẻ mà cịn với đất nước, dân tộc nói rộng giới Nếu muốn khai thác tiềm đạt thành tựu đó, bạn nên gia nhập nhóm 3.2 BỐN YẾU TỐ NỀN TẢNG CỦA MỘT NHĨM LÀM VIỆC Một nhóm làm việc gọi nhóm phải đảm bảo đủ yếu tố sau: (1) có mục tiêu chung; (2) có tầm nhìn ; (3) có sứ mệnh; (4) có giá trị cốt lõi 3.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu chung điểm quy tụ các thành viên họ phải chia sẻ trách nhiệm để đạt điều Vì vậy, mục đích rõ ràng, khiến người hiểu hiểu giống thống hay tính liên kết nhóm tăng lên mạnh mẽ Mục đích mơng lung, hay thay đổi dễ dẫn đến việc nhóm trở nên rời rạc, chia rẽ, chí thành viên trở nên đoàn kết, nghi ngờ hay nhiệm vụ chồng chéo lên Ví dụ, số trường đại học gần thành lập “Câu lạc tiếng Anh” nhằm cải thiện khả nói nghe sinh viên qua thực hành ngoại khóa Có thực tế để trì Câu lạc khó thành viên thường xun thay đổi sinh hoạt khơng đặn, thường xun Trong khó khăn tài chính, nguồn hỗ trợ, người quản lý hồn tồn giải khó khăn trì mục đích thành viên lại khó vơ Thời gian đầu, sinh viên đến tham gia Câu lạc Tiếng Anh có nhiều mục đích khác cải thiện kỹ nghe, kỹ nói, tăng cường tự tin, tìm kiếm hội thực hành trình bày hay đơn giản tìm kiếm bạn bè, thử sức … Tuy nhiên, để Câu lạc vào hoạt động cách hiệu quả, người tổ chức phải xây dựng mục đích chung cho tất thành viên tham dự Và điều phải trì thường xuyên người xác định lại mục đích cá nhân Từ củng cố phát triển mục đích chung nhóm Sau thời gian vào hoạt động, với số 16 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm lượng gần 100 người ban đầu tham gia, lại 20 thành viên Tuy số nhiều bạn hồn tồn n tâm vào người mục đích chung Câu lạc xác định cụ thể họ Những người tổ chức cịn có nhiệm vụ khơng phần quan trọng tiếp tục phát triển để trì mục đích chung cho nhóm Do điều quan trọng cho mục tiêu chung nhóm mục tiêu cá nhân “ăn khớp” với Mục tiêu điểm quy tụ ban đầu cần rà sốt suốt q trình sinh hoạt nhóm sống thay đổi, nảy sinh vấn đề mới, nhu cầu 3.2.2 Tầm nhìn Tầm nhìn tập trung vào tương lai Nó nguồn cảm hứng động lực Tầm nhìn giúp thành viên nhóm khơng ngừng nỗ lực để hoàn thành mục tiêu chung Ngoài ra, cá nhân có định hướng nâng cao lực thân, phát triển toàn diện để ngày thành công 3.2.3 Sứ mệnh Sứ mệnh mô tả hành động mà thành viên nhóm cần thực để đạt Tầm nhìn Sứ mệnh tập trung vào việc làm tại, tầm nhìn hướng tương lai 3.2.4 Giá trị cốt lõi Giá trị cốt lõi (Core Values) hiểu tập hợp quan niệm nguyên tắc bản, thiết yếu, mang tính lâu dài nhóm Giá trị cốt lõi tuyên bố xác định điều có ý nghĩa quan trọng nhóm điều chỉnh cách thức nhóm hoạt động BÀI TẬP THỰC HÀNH Sau buổi họp với ban giám đốc, nhóm Thành phân cơng tổ chức chương trình “Tri ân khách hàng” kỷ niệm 10 năm thành lập công ty Mọi người bắt đầu đưa ý tưởng, lập kế hoạch, phân bổ công việc cho thành viên nhóm Thành khơng muốn đảm nhận nhiệm vụ tổ chức theo dõi phận hậu cần mà muốn chịu trách nhiệm đón tiếp khách mời Tuy nhiên, anh Kha - trưởng nhóm - lại cho Mai thích hợp với nhiệm vụ Trong ngày diễn kiện, Thành không tập trung vào nhiệm vụ giao mà thường chạy sảnh để đón tiếp khách với Mai dẫn đến việc hậu cần chậm trễ Kết thúc chương trình, cơng ty nhận nhiều lời than phiền qua tờ góp ý gửi hộp thư khiến Ban Giám đốc tức giận đưa lời khiển trách cho nhóm Theo bạn, nguyên nhân dẫn đến không thành cơng chương trình “Tri ân khách hàng” cơng ty tình trên? Giải thích? Nếu giữ vai trị trưởng nhóm, bạn làm để tránh gây xung đột vai trò thành viên nhóm? BÀI TẬP THỰC HÀNH Cơng ty thành lập dự án phát triển sản phẩm sữa rửa mặt Các thành viên nhóm đến từ phòng ban khác bạn giao nhiệm vụ trưởng dự án Trước nhóm hoạt động, bạn nhóm xây dựng chuẩn mực (quy tắc) làm việc nhóm phạm vi: - Chuẩn mực ứng xử xã hội - Chuẩn mực thực thi công việc - Chuẩn mực thời gian 17 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm - Chuẩn mực hỗ trợ qua lại - Chuẩn mực thưởng phạt 3.3 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC Bất kỳ nhóm trải qua giai đoạn khai sinh, lớn lên, trưởng thành kết thúc Khi bạn bước chân vào mơi trường Đại học hồn toàn gặp gỡ người bạn xa lạ Từ người chưa quen biết nhau, bạn người lớp sinh hoạt học tập Ban đầu, người chưa hiểu nhau, hiểu lầm nhau, chí có xung đột Dần dần, bạn biết cách hợp tác, giúp đỡ học tập hoàn thành mục tiêu chung lớp Hết bốn năm học, bạn có tình cảm với sâu nặng lắm, lại điểm kết thúc nhóm (lớp) đại học Các bạn trường, tìm việc làm, vào cơng ty khác - tức gia nhập vào nhóm mới, khơng nhóm mà có nhiều nhóm sau mà chăc chắn để đạt thánh cơng, bạn phải tham gia Biết quy luật phát triển nhóm, người phụ trách có sách lược can thiệp phù hợp cho giai đoạn Theo nhà Tâm lý học Tổ chức Công nghiệp Bruce Tuckman (Hoa Kỳ), nhóm trải qua giai đoạn sau: (1) Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming); (2) Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming); (3) Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực (norming); (4) Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động/ thực thi (performing); (5) Giai đoạn kết thúc/ trì hỗn (adjourning) 3.3.1 Giai đoạn hình thành Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Mọi người giữ gìn rụt rè Sự xung đột phát ngôn cách trực tiếp, chủ yếu mang tính chất cá nhân hồn tồn tiêu cực Do nhóm cịn nên cá nhân bị hạn chế ý kiến riêng nhìn 18 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm chung khép kín Điều đặc biệt thành viên quan trọng lo âu Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở người trội lên người lãnh đạo Trong giai đoạn này, thành viên tỏ giữ ý, khiêm nhường có phần lạnh nhạt Mâu thuẫn bùng phát chủ yếu hoạt động cịn mang tính chất cá nhân Mỗi cá nhân có ý kiến riêng nhìn chung dè dặt Dường khơng chứng tỏ khả làm lãnh đạo nhóm Ở giai đoạn này, hai vấn đề chủ yếu xác định mục đích tạo đồng thuận cao tồn nhóm mục đích Kế xác định thành viên phù hợp cho mục đích Việc khởi đầu khơng dễ tranh cãi mục đích khơng tới đâu kết nạp thành viên khơng phù hợp nhóm tan rã, giống “chết yểu” Tuy nhiên, thực tế, nhiều lúc nhóm khơng hình thành theo kiểu Khi bạn bước chân vào công ty hay lớp học, tức bạn bước chân vào nhóm có sẵn Lúc này, mục đích nhóm, đơi khơng thành viên ý thức cách rõ ràng Cùng lớp học, người có mục đích khác nhau: có người đến lớp ba mẹ muốn thế; người khác mong “có đại học” khơng bạn muốn có tri thức vững vàng, kỹ nghề nghiệp tinh thơng để thành cơng nghiệp sau này… Đối với nhóm có sẵn kiểu có người lãnh đạo mới, thay đổi nhiều thành viên hay thay đổi mục đích nhóm bàn bạc khởi đầu lại Người lãnh đạo phải thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên, v.v 3.3.2 Giai đoạn sóng gió Ở giai đoạn này, thành viên có thời gian hiểu nhiều khía cạnh: kiểu cư xử, tính cách, giá trị, lực,… điều dẫn đến có nhiều khác nhu cầu, động cơ, mục đích, quyền lợi cách thức làm việc Và mâu thuẫn xảy ra, đơn giản hiềm khích đủ để cản trở cơng việc tên gọi Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu tìm kiếm tự quản lý cấp thành viên nhóm bắt đầu bày tỏ ý kiến khác mục tiêu chung nhóm tìm cách giải vấn đề cho tốt Nhiệm vụ nhóm giai đoạn phát triển mục tiêu chung, thống giá trị chương trình hành động Các tranh luận nảy lửa tránh khỏi trình làm việc mâu thuẫn thường xảy giai đoạn Vấn đề mấu chốt gia tăng đóng góp thành viên cho mục tiêu chung nhóm Chính vậy, trao đổi, liên lạc phải chuyển chiều từ xuống sang đối thoại bình đẳng cấp độ với Sự chuyển tiếp lên giai đoạn xem giai đoạn khó khăn, thách thức nhà quản lý Cách cư xử lịch tơn trọng buổi họp nhóm trước nhường chỗ cho tranh cãi bất đồng quan điểm dường khơng có hồi kết Mọi người khơng cịn hợp tác với nhiều thách thức đặt cho nhà quản lý Do đó, nhà quản lý phải có biện pháp giải xung đột cố thiết lập bầu không khí tin tưởng giả tạo bất đồng ý kiến thành viên nhóm Nếu chuyện suôn sẻ, thuận lợi, giai đoạn kéo dài hai tháng Đây thời kỳ bắt đầu hình thành bè phái, có xung đột tính cách trái ngược nhau, không chấp nhận ý kiến người khác mà chưa có tranh cãi gay gắt trước Đặc biệt có giao tiếp thành viên, khơng sẵn sàng nghe người khác nói khơng chịu mở lòng với người khác Cuộc "chiến tranh ngầm" mang tính cực đoan với lời châm chọc, cơng kích có ý nghĩa sâu xa Sau giai đoạn làm quen, thành viên nhóm bắt đầu bộc lộ ý nghĩ cảm xúc Va chạm khó tránh người ý, với cá tính thái độ giá trị khác Mục đích chung tiếp tục tranh cãi phương tiện để đạt tới mục đích tiết khả thi Truyền thơng nhóm chưa sn sẻ, người ta chưa hiểu đầy đủ Một số cá nhân muốn tự khẳng định lên với xu hướng thống trị Những người xem lãnh đạo giả hiệu thời kỳ đầu 19 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Ở giai đoạn này, người lãnh đạo nhóm khơng cương “độc đốn” tập thể/nhóm lâu ổn định để bước vào giai đoạn phát triển tiếp sau Đây giai đoạn phát triển tất yếu, nhóm khơng nên nản lòng hay đốt cháy giai đoạn 3.3.3 Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực Nếu nhóm quản lý tốt, vượt qua xung đột tránh khỏi giai đoạn 2, thành viên tin tưởng hợp tác, gắn bó thành viên ngày tăng lên Các đối thoại, tranh luận cởi mở hướng đến công việc nhiều Sự xung đột giảm xuống thành viên tập trung vào công việc giảm bớt quan tâm vào địa vị, quyền lực ảnh hưởng lẫn Giai đoạn phát triển thứ nhóm định hình thương lượng, đàm phán nghiêm túc vai trị cá nhân nhóm, cách thức tổ chức nhóm quy trình làm việc Đây giai đoạn thành viên nhóm củng cố mối quan hệ với Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Do tinh thần hợp tác hữu, thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn việc bày tỏ quan điểm vấn đề thảo luận cởi mở bên với tồn nhóm Sự tiến lớn người bắt đầu lắng nghe Những phương pháp làm việc hình thành tồn nhóm nhận biết điều 3.3.4 Giai đoạn trưởng thành hoạt động thành công Đây giai đoạn mà thành viên nhóm u thích - giai đoạn đạt suất hiệu cao Những tồn đọng giai đoạn trước cịn sót lại giải nhóm tập trung toàn sức lực hoàn thành mục tiêu chung Các thành viên phấn khích làm việc với để đạt mục tiêu chung tinh thần đồng đội tăng cao hết Một ổn định tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu để thực kế hoạch đề Những mâu thuẫn giảm nhiều Các nhóm viên tập trung vào vai trị nhiệm vụ Họ chí thú với mục đích chung Mọi thành viên tham gia vào việc xây dựng nhóm Các vấn đề nảy sinh giải sở đồng lịng trí, có chưa cần đến qui tắc, luật lệ Đây giai đoạn lý tưởng tập thể/nhóm Mọi người tự giác làm việc cảm thấy thoải mái Lãnh đạo nhóm bớt “cực khổ” giai đoạn trước khơng phải lo giải mâu thuẫn “đau đầu” lo xếp cơng việc Tuy nhiên, giai đoạn này, lãnh đạo “áp đặt”, “độc đoán” với thành viên lại làm khơng khí tập thể nặng nề, không vui vẻ, thoải mái Tốt trì chế độ “dân chủ” nhóm/tập thể Đây điểm cao trào, nhóm làm việc ổn định hệ thống cho phép trao đổi quan điểm tự thoải mái có hỗ trợ cao độ nhóm thành viên với định nhóm 3.3.5 Giai đoạn kết thúc / trì hỗn Mục đích đề đến lúc hồn thành Nhóm sinh hoạt hè sau tuần vui chơi kết thúc để chuẩn bị năm học Nhóm nghiên cứu sản phẩm nước giải khát hãng Coca Cola phải hoàn thành nhiệm vụ thời hạn Tổ lao động hoàn thành đợt sản xuất Mọi hoạt động phải kết thúc với lượng giải để rút kinh nghiệm hay chuẩn bị cho giai đoạn Một nhóm hoạt động khơng hiệu tuyên bố giải thể để bắt đầu lại với người mới, chương trình Như vậy, theo quy trình giai đoạn này, khơng phải nhóm kết thúc theo kiểu giải tán Có nhiều nhóm sau kết thúc mức độ này, họ quay lại giai đoạn hình thành ban đầu để thiết lập nhóm với cách thức làm việc chuyên nghiệp hơn, tổ chức lại nhân cho phù hợp với mục tiêu chung mới, chuẩn mực, quy tắc mang tính thiết thực cho đặc điểm nhóm lúc Các giai đoạn khơng phân chia rạch rịi mà tiến triển theo khả riêng nhóm 20 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm 3.4 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHĨM Kỹ lãnh đạo nhóm khả dẫn dắt, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên làm việc, tạo ảnh hưởng đến cách làm việc thúc đẩy, nâng cao tinh thần làm việc hiệu quả, nhanh chóng đạt mục tiêu Nhóm tập hợp nhiều thành viên khác biệt, để thống nhóm thúc đẩy nhóm đạt mục tiêu giao nhiệm vụ địi hỏi người lãnh đạo nhóm phải có nhiều kỹ năng, quan trọng kỹ lãnh đạo nhóm Khi lãnh đạo nhóm, người nhóm trưởng cần lưu ý thực hoạt động sau: 3.4.1 Thúc đẩy tận tâm thành viên Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan trọng tạo nên tận tâm công việc thành viên nhóm Trách nhiệm phân định rõ ràng đánh giá cụ thể, tận tâm thành viên điều khó kiểm sốt Vì vậy, người lãnh đạo cần biết cách khéo léo thúc đẩy tận tâm thành viên nhóm Những phương pháp gây dựng tận tâm yếu tố sau: Ln khuyến khích động viên: Sự động viên người quản lý động lực làm việc mạnh mẽ người thực họ cảm nhận quan tâm khích lệ người giám sát cơng việc Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần mời gọi tham gia đóng góp người trường hợp cụ thể; động viên họ học hỏi thêm kỹ cần thiết để phát huy điểm mạnh người; kêu gọi tinh thần trách nhiệm thành viên; nhận biết ưu cá nhân sẵn sàng hỗ trợ cần thiết Đề cao tinh thần đồng đội: Một nhóm hoạt động hiệu tinh thần đồng đội trọng phát triển, tất thành viên hướng quan tâm đến chung nhóm Vì vậy, để xây dựng phát triển tinh thần đồng đội, người lãnh đạo cần: thường xuyên tổ chức hoạt động mang tính tập thể; khen thưởng thành tích chung khơng phải cá nhân đó; loại bỏ tính vị kỷ cá nhân công việc; xác định sức mạnh tính đồng đội, đánh giá cao thành cơng cống hiến toàn thành viên nhóm mang lại cho cơng ty Ni dưỡng hăng hái, nhiệt tình: Trong hoạt động nhóm, hăng say nhiệt tình người dễ tác động đến người Người lãnh đạo nhóm cần nhận điều nắm bắt để khuấy động nên hăng hái nhiệt tình cho tồn đội Niềm tin người lãnh đạo dành cho thành viên nhóm tác nhân tạo tích cực, nhiệt tình hoạt động thành viên Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần làm cho thành viên nhận thấy rõ tin tưởng họ nhận thông qua nhiệm vụ giao mong đợi kết cụ thể đạt Tạo khơng khí vui vẻ: Sức mạnh tập thể mang đến hiệu bất ngờ Bầu khơng khí vui vẻ, cởi mở củng cố mối quan hệ thành viên góp phần tạo nên sức mạnh tập thể Người lãnh đạo cần có kỹ giao tiếp hiệu để dẫn dắt xây dựng bầu khơng khí tích cực nhóm Khi ấy, người nhóm cảm thấy tất họ cá nhân thiếu tập thể, họ cảm thấy thoải mái hăng say làm việc 3.4.2 Xác định điều quan trọng thời điểm Trưởng nhóm ln người hướng thành viên vào điều quan trọng để tạo nên thành công Trong giai đoạn hoạt động nhóm, khơng lần thành viên nhóm xa rời mục tiêu ban đầu lung lay ý chí tác động yếu tố bên ngồi Trưởng nhóm phải người tỉnh táo để loại trừ hoạt động không cần thiết chỗ dựa cho nhóm tránh lãng từ bên 3.4.3 Xây dựng tinh thần chung cho nhóm Làm việc theo nhóm hoạt động ln công nhận đánh giá cao Sự công nhận, thăng tiến tiền thưởng phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác đóng góp thành tựu đạt cá nhân Những vấn đề nghiên cứu quan trọng thảo luận cơng ty nhấn mạnh hoạt động đội nhóm 21 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Cơ cấu quản lý hoạt động trọng đánh giá cao tầm quan trọng đội nhóm Thường thơng tin phản hồi thống tồn hệ thống; tất phản hồi từ đồng nghiệp, từ báo cáo trực tiếp từ cấp lãnh đạo có ảnh hưởng mạnh mẽ hành xử công việc thành viên Làm việc theo nhóm xu làm việc phát triển hiệu doanh nghiệp Để nhóm hoạt động tích cực, vai trị việc xây dựng tinh thần chung cho nhóm vô quan trọng Trước triển khai công việc, thành viên nhóm phải hiểu rõ mục tiêu mà nhóm hướng đến, cách thức quản lý hoạt động nhiệm vụ cụ thể thành viên Có vậy, tất thành viên có đích đến biết cách định hướng cho việc thực nhiệm vụ Trong trình phân cơng nhiệm vụ, người lãnh đạo nhóm cần lưu ý phân công phù hợp với khả động thành viên Đó đảm bảo chắn cho nhiệm vụ hoàn thành hiệu Khi đặt người vào vị trí họ, trao cho họ vũ khí sở trường, công việc đảm bảo thực xuất sắc Người lãnh đạo nhóm cần phải sâu sát hoạt động nhóm để có điều chỉnh hợp lý Khơng điều chỉnh cơng việc, trưởng nhóm cịn phải điều chỉnh mối quan hệ nhóm viên, kịp thời phát mâu thuẫn nội để hóa giải, khơng để chúng ảnh hưởng đến cơng việc Sự minh bạch, rõ ràng việc truyền đạt thơng tin cho nhóm điều kiện quan trọng để thành cơng Tập thể nhóm cần thơng tin thay đổi nào, từ tránh va chạm làm ảnh hưởng đến công việc nhiệm vụ họ Người lãnh đạo nhóm cần chắn thành viên có nhận thức đầy đủ cần hồn thành người ln gắn kết với Bên cạnh đó, trưởng nhóm ln phải cập nhật thông tin phản hồi từ thành viên khác để kịp thời điều chỉnh Có vậy, hoạt động nhóm thực mang lại hiệu tối ưu BÀI TẬP THỰC HÀNH Bạn trưởng nhóm thực dự án xã hội từ nhóm nhỏ ghép lại với tham gia 26 thành viên lớp Đã tuần trôi qua sau bạn trưởng phận thống mục tiêu cách thức hoạt động dự án bạn nhận thấy dự án không tiến triển Khi kiểm tra, bạn nhận thấy nhiệm vụ không thực theo thời hạn; nhiều thành viên khơng hiểu vai trị phận chuỗi hoạt động chung dự án; thơng tin quan trọng mục đích tinh thần cốt lõi dự án không trưởng phận giải thích đầy đủ cho thành viên Bạn cho rằng tình hình tiếp tục kéo dài, dự án có nguy thất bại Bạn cần phải làm để lãnh đạo nhóm hồn thành mục tiêu thời gian 1,5 tháng lại? 3.5 KỸ NĂNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC TRONG NHĨM 3.5.1 Vai trị cá nhân nhóm • Trách nhiệm người Nhóm cần có tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị ràng buộc số hồn cảnh; Đơi cá nhân phải “hy sinh” lợi ích, ham muốn riêng lợi ích chung tập thể Trường hợp có số cá nhân “quá hiền” nhóm trưởng thiếu quan tâm cá nhân chịu thiệt thịi; Trong hoạt động nhóm, khơng khéo quản lý thường dễ phát sinh chia bè phái; 22 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Các vấn đề riêng tư cá nhân thường bị tiết lộ thành viên thường chia thơng tin cho nhau, mục đích khơng lành mạnh thơng tin gây nên chuyện không hay, làm phát sinh mâu thuẫn nội nhóm Ví dụ: thơng tin việc bạn nhóm có gia đình có con, nhóm biết, lại truyền bên ngồi từ gây đồn kết khơng đáng có Tuy nhiên, thực tế có nhiều nhóm khác nhau, có mục tiêu khác nhau, đồng thời có thuận lợi khó khăn riêng Chính vậy, cá nhân phải tìm hiểu nhóm, tìm hiểu điểm mạnh - yếu để từ thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho phù hợp Tìm hiểu - chấp nhận nhau: • Tìm hiểu giai đoạn thành viên tìm thơng tin tất thành viên nhóm, tạo gần gũi công việc, tạo dễ dàng liên lạc…nhằm đạt mục tiêu chung nhóm • Các thơng tin cần tìm hiểu: Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí hoạt động nhóm Thành viên nhóm ai? Tìm hiểu thơng tin giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chun mơn, tơn giáo, cá tính…Các quy định/ nội quy nhóm? Quan điểm nhóm gì? Phương thức hoạt động nhóm? • Mỗi cá nhân có mặt mạnh yếu khác nên khơng nên cầu tồn mà phải chấp nhận Đừng quan tâm đến cá tính, nên tập trung vào mục tiêu hoạt động nhóm Nên trọng vào điểm mạnh người khác để hợp tác làm việc 3.5.2 Nhiệm vụ thành viên o Người lãnh đạo nhóm Nhiệm vụ: Tìm kiếm thành viên nâng cao tinh thần làm việc Khả phán đoán tuyệt vời lực cá tính thành viên nhóm Giỏi tìm cách vượt qua điểm yếu Có khả thơng tri hai chiều Biết tạo bầu khơng khí hưng phấn lạc quan nhóm Người ta mong đợi nhiều người lãnh đạo Nếu bạn người lãnh đạo bạn hiểu người mong muốn bạn người có tài xoay xở làm việc độc lập Khi công việc không thuận lợi, bạn phải gánh lấy trách nhiệm thành cơng thành viên nhóm phải khen thưởng Trách nhiệm thứ 1: công việc Đạt mục tiêu công việc nhiệm vụ hàng đầu người lãnh đạo nhóm, cơng việc phân cơng lý để tổ nhóm tồn tại: tất yếu tố khác yếu tố phụ Trách nhiệm thứ 2: cá nhân 23 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Hỗ trợ khuyến khích cá nhân nhóm Khi bạn thành viên nhóm, điều quan trọng bạn không đơn độc Trong nhóm họat động tốt, thành viên nhóm mong đợi hỗ trợ khích lệ từ thành viên khác Nói cách rõ hơn, người lãnh đạo nhóm ln sẵn sàng giúp đỡ, hướng dẫn hỗ trợ cá nhân nhóm Điều địi hỏi cách tiếp cận tích cực chia sẻ kỹ quản lý khác Phân công công việc phù hợp với khả cá nhân Một công việc dễ dẫn đến cảm giác nhàm chán thái độ xem nhẹ công việc Một công việc q khó vượt q khả lại làm người ta tự tin không vui với công việc Một công việc lý tưởng thử thách cá nhân, mang lại cho cá nhân cảm giác hưng phấn chiến thắng đạt thành công cơng việc Giải thích rõ vai trị cá nhân cơng việc chung nhóm “Tơi ai? Vị trí phù hợp với tơi? Tơi phải làm gì? Theo hướng nào?" Đó câu hỏi mà cá nhân nhóm đặt họ khơng biết rõ vai trị họ nhóm Đánh giá cách thực cơng việc cá nhân: Việc đánh giá xem cơng việc người lãnh đạo Bảo vệ (khi cần thiết) cá nhân nhóm trước người khác, trước cá nhân khác nhóm, đơi trước thân họ Hạn chế lời nói làm tổn thương người khác Xóa bỏ việc phân chia bè phái Bảo vệ cá nhân nhóm trước trích từ bên ngồi Khuyến khích cá nhân có kinh nghiệm giúp đỡ hướng dẫn cho cá nhân cố gắng tự lực Trách nhiệm thứ 3: nhóm Bày tỏ tâm huyết với nhóm Lập thỏa thuận mục đích, mục tiêu chung cụ thể để người biết cần phải làm Bảo đảm tiêu chuẩn chuân mực chung nhóm ln trì Hỗ trợ cho nhóm gặp khó khăn Ngồi người lãnh đạo cịn có trách nhiệm liên quan đến mối quan hệ nhóm vớí nhóm khác Thơng thường là: đại diện cho nhóm trước lãnh đạo cấp trên; đại diện cho lãnh đạo cấp trước nhóm Phối hợp với nhóm khác phận khác o Người góp ý Nhiệm vụ: Giám sát phân tích hiệu lâu dài nhóm Người góp ý người không thoả mãn với phương sách hiệu Là chuyên viên phân tích giải pháp để thấy mặt yếu Họ ln địi hỏi chỉnh lý khuyết điểm Đồng thời họ biết tạo phương sách chỉnh lý khả thi o Người bổ sung Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy Người bổ sung người suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian; Đồng thời có khả lường trước trì trệ nguy hại lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi; Có trí lực mong muốn việc chỉnh đốn việc; Có khả hỗ trợ thắng vượt tính chủ bại o Người giao dịch Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngồi cho nhóm Người giao dịch người có ngoại giao phán đốn nhu cầu người khác Người biết gây an tâm am hiểu Họ biết nắm bắt mức tồn cảnh hoạt động nhóm Họ chín chắn xử lý thơng tin, đáng tin cậy o Người điều phối Nhiệm vụ: Lôi kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết 24 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Người điều phối người hiểu nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội Họ cảm nhận ưu tiên Người cón có khả nắm bắt vấn đề lúc có tài giải rắc rối o Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ: Giữ vững khích lệ sinh lực đổi tồn nhóm Người tham gia ý kiến người ln có ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị Mong muốn lắng nghe ý kiến người khác Họ nhìn vấn đề hội cách tân đầy triển vọng không tai hoạ o Người giám sát Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững theo đuổi tiêu chuẩn cao Người giám sát người hy vọng vào gợi ý đầy hứa hẹn Họ nghiêm túc, đơi cịn cần tỏ mơ phạm, chuẩn mực Người biết phán đốn tốt kết cơng việc người, không chần chừ đưa vấn đề Họ có khả khen lao tìm sai sót 3.6 KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHĨM Sự mâu thuẫn cá nhân với mau trở thành vấn đề cho tồn nhóm Hãy tạo điều kiện để hay hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình Trường hợp lỗi điều hành bạn, lúc cần trao đổi với tồn nhóm để nói lên hướng khắc phục Vấn đề cải thiện cách hành xử Coi vấn đề liên quan đến công việc hội để nhóm học hỏi cải thiện Hãy diễn giải vấn đề để nhóm nhận chúng học hỏi Trước hết, thử tìm hiểu nguyên nhân gây mâu thuẫn nhóm: - Mâu thuẫn nhóm phát sinh khác tư tưởng, quan điểm, văn hóa - Xung đột bất đồng cá nhân, nhóm khác biệt mục đích, quyền lợi, nguồn lực, nhiệm vụ - Xung đột yếu tố cản trở, yếu tố tích cực - Nếu biết lơi kéo người tìm giải pháp giải xung đột mang tính tích cực Nếu làm chệch mục tiêu, chia rẽ nội mang tính tiêu cực - Hiểu biết xung đột để quản lý giải xung đột có lợi cho hoạt động nhóm 3.6.1 Một số lời khuyên: Để giải xung đột cách có hiệu quả, cần: - Giải xung đột nhỏ trước trở thành lớn - Tăng cường giao tiếp, tìm nguyên nhân trước tìm giải pháp - Linh hoạt tìm giải pháp khác cho nguyên nhân - Công minh bạch giải pháp - Tìm giải pháp giải xung đột, khơng tìm cách chống - Mọi người tơn trọng, thơng cảm với nhau, muốn người khác xem vấn đề cần xem vấn đề người khác trước - Nhìn thẳng vào vấn đề, nói thật tránh im lặng ngấm ngầm - Quản lý xung đột không đàn áp hay tiêu diệt xung đột 3.6.2 Các bước giải xung đột: Muốn quản lý tốt xung đột thường theo bước 25 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm 1) Nhìn nhận xung đột, coi vấn đề cần giải quyết, xác định rõ nội dung chi tiết xung đột, không quy kết, gán gép, tố cáo 2) Biết lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm mình, phát khác biệt hai bên Sẵn sàng hợp tác, xây dựng mối quan hệ tốt mục đích chung lợi ích bên 3) Tìm hiểu hồn cảnh điều kiện bên có xung đột với để hiểu quan điểm họ 4) Cố gắng tiến dần đến thỏa thuận hai bên Nhóm trưởng cần khách quan, cơng bằng, mục đích chung Nhìn chung, cách giải phải linh hoạt, nhẹ nhàng với hai bên, dựa vào thành viên tích cực để quản lý giải mâu thuẫn 26 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ thuyết trình Angela Murray (2002), Thuyết trình chuyên nghiệp kinh doanh, NXB Thanh Niên Carmine Gallo, biên dịch Trung An – Việt Hà (2008), 10 Bí thành công diễn giả MC tài giới, NXB Trẻ Carmine Gallo, người dịch TS.Nguyễn Thọ Nhân (2011), Bí thuyết trình Steve Jobs, Nxb Tổng Hợp TP.HCM Hà Nam Khánh Giao (2004), Diễn thuyết trước công chúng, NXB Thống Kê Tim Hindle (2006), Kỹ thuyết trình, Nhà xuất Tổng hợp TP.HCM Đoàn Thị Hồng Vân (chủ biên) (2006), Giao tiếp kinh doanh sống, NXB Thống kê Richard Zeoli (2008), The principles of Public Speaking: Proven methods from a PR professional, Skyhorse Kỹ làm việc nhóm Steven H Carney, The Teamwork Chronicles: A Startling Look Inside the Workplace for Those Who Want Better Teamwork Austin, TX: Greenleaf Book Group, LLC, 2003 Gregory E Huszczo, Tools for Team Excellence: Getting Your Team into High Gear and Keeping It There Palo Alto, CA: Davies-Black Publishing, 1996 Eric Garner, Teambuilding: How to turn uncohesive groups into product teams, ISBN 978-877681-995-8, 2012 Frances A.Kennedy, Successful Strategies for Teams, Clemson University, 2008 Jill Nemiro, Creativity in Virtual Teams: Key Components for Success San Francisco, CA: Pfeiffer, 2004 Greg L Stewart, Charles C Manz, and Henry P Sims, Teamwork and Group Dynamics New York, NY: John Wiley & Sons, 2000 W.H Weiss, "Team Management." SuperVision 65 no 11 (November 2004): 19–21 27