Đang tải... (xem toàn văn)
Phòng thí nghiệm luôn thực hiện việc xem xét và thảo luận với khách hàng về các yêu cầuhợp đồng thử nghiệm nhằm đảm bảo: Chấp nhận các yêu cầu hợp đồng phù hợp với năng lực hiện tại của Phòng thí nghiệm. Thỏa mãn tối đa yêu cầu của khách hàng và đảm bảo chất lượng của dịch vụ thử nghiệm. Mọi khác biệt trong yêu cầu hợp đồng đều được giải quyết trước khi tiến hành công việc và đảm bảo mỗi hợp đồng phải được Phòng thí nghiệm và khách hàng chấp nhận. Khi có sự thay đổi của khách hàng đối với yêu cầu hợp đồng đã được chấp nhận thì Phòng thí nghiệm tiến hành xem xét và thảo luận lại với khách hàng và ghi nhận lại sự thống nhất giữa hai bên. Khi có sự thay đổi của Phòng thí nghiệm đối với yêu cầu hợp đồng đã được chấp nhận thì Phòng thí nghiệm thông báo bằng văn bản cho khách hàng biết và phải được sự đồng ý của khách hàng bằng văn bản. Khi có sự thay đổi của khách hàng đối với yêu cầu hợp đồng đã được chấp nhận mà công việc đã thực hiện, Phòng thí nghiệm sẽ lặp lại quá trình xem xét yêu cầu hợp đồng. Các nhân viên có liên quan được thông báo về những thay đổi trong yêu cầu hợp đồng đã được chấp nhận (nếu có). Việc xem xét các yêu cầu hợp đồng có thể được giảm nhẹ so với qui trình trong trường hợp các yêu cầu đó là những công việc thường xuyên, hàng ngày của Phòng thí nghiệm.
QUY TRÌNH XEM XÉT HỢP ĐỒNG QUY TRÌNH XEM XÉT HỢP ĐỒNG NGƯỜI BIÊN SOẠN (Ký ghi rõ họ tên) Mã hiệu: QT-XXHĐ NGƯỜI XEM XÉT (Ký ghi rõ họ tên) Lần soát xét: 01 NGƯỜI PHÊ DUYỆT (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Ngày BH: 15/11/17 Trang: 1/5 QUY TRÌNH XEM XÉT HỢP ĐỒNG BẢNG THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI TT Ngày áp dụng Mã hiệu: QT-XXHĐ Trang sửa đổi Lần soát xét: 01 Nội dung sửa dổi Ngày BH: 15/11/17 Phê duyệt Trang: 2/5 QUY TRÌNH XEM XÉT HỢP ĐỒNG MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Phịng thí nghiệm ln thực việc xem xét thảo luận với khách hàng yêu cầu/hợp đồng thử nghiệm nhằm đảm bảo: - Chấp nhận yêu cầu/ hợp đồng phù hợp với lực Phịng thí nghiệm - Thỏa mãn tối đa yêu cầu khách hàng đảm bảo chất lượng dịch vụ thử nghiệm - Mọi khác biệt yêu cầu/ hợp đồng giải trước tiến hành công việc đảm bảo hợp đồng phải Phịng thí nghiệm khách hàng chấp nhận - Khi có thay đổi khách hàng yêu cầu/ hợp đồng chấp nhận Phịng thí nghiệm tiến hành xem xét thảo luận lại với khách hàng ghi nhận lại thống hai bên - Khi có thay đổi Phịng thí nghiệm u cầu/ hợp đồng chấp nhận Phịng thí nghiệm thơng báo văn cho khách hàng biết phải đồng ý khách hàng văn - Khi có thay đổi khách hàng yêu cầu/ hợp đồng chấp nhận mà cơng việc thực hiện, Phịng thí nghiệm lặp lại trình xem xét yêu cầu/ hợp đồng - Các nhân viên có liên quan thông báo thay đổi yêu cầu/ hợp đồng chấp nhận (nếu có) - Việc xem xét yêu cầu/ hợp đồng giảm nhẹ so với qui trình trường hợp yêu cầu cơng việc thường xun, hàng ngày Phịng thí nghiệm ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU LIÊN QUAN 2.1 Định nghĩa: Không 2.2 Từ viết tắt: - HTQLCL : Hệ thống quản lý chất lượng - PTN : Phịng thí nghiệm - XXHĐ : Xem xét hợp đồng - QLCL : Quản lý chất lượng - TP : Trưởng phòng 2.3 Tài liệu liên quan: - Tiêu chuẩn : ISO 17025:2017 NỘI DUNG Mã hiệu: QT-XXHĐ Lần soát xét: 01 Ngày BH: 15/11/17 Trang: 3/5 QUY TRÌNH XEM XÉT HỢP ĐỒNG 3.1 Lưu đồ: Tiếp nhận yêu cầu thí nghiệm/Hợp đồng thí nghiệm Sử dụng hợp đồng phụ thử nghiệm Xem xét Xác nhận yêu cầu thí nghiệm/Hợp đồng thí nghiệm Báo cáo, trả kết quả, lưu hồ sơ 3.2 Diễn giải lưu đồ 3.2.1 Tiếp nhận yêu cầu: Nhân viên Phịng thí nghiệm tư vấn, hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ thơng tin vào “Phiếu u cầu thí nghiệm – biểu mẫu BM01/QT-XXHĐ” 3.2.2 Xem xét yêu cầu khách hàng: Nhân viên phịng thí nghiêm tiến hành xem xét phù hợp tiêu, phương pháp thử nghiệm, thời gian khách hàng cần kết quả,… phiếu u cầu so với lực Phịng thí nghiệm: Phù hợp với lực phịng thí nghiệm: Tiến hành lấy mẫu ghi nhận đầy đủ thông tin vào “Phiếu yêu cầu thí nghiệm – biểu mẫu BM01/QT-XXHĐ” “Phiếu giao nhận mẫu trả kết – biểu mẫu BM02/QT-XXHĐ”, trình TP/QLKT xác nhận vào phiếu yêu cầu, chuyển phiếu u cầu cho phận thí nghiệm - Khơng phù hợp với lực phịng thí nghiệm: khơng tiếp nhận yêu cầu tư vấn cho khách hàng sử dụng hợp đồng phụ - Sử dụng hợp đồng phụ: yêu cầu khách hàng không nằm danh mục cơng nhận Phịng thí nghiệm tạm thời Phịng thí nghiệm khơng thể thực thử nghiệm u cầu nhân viên phịng thí nghiệm tư vấn, thương thảo với khách hàng sử dụng hợp đồng phụ Nếu khách hàng đồng ý sử dụng hợp đồng phụ, nhân viên phịng thí nghiệm tiến hành theo Quy trình hợp đồng phụ (QT-HĐP) 3.2.3 Xác nhận yêu cầu thí nghiệm/hợp đồng thí nghiệm - Xác nhận yêu cầu thí nghiệm, trả phiếu hẹn cho khách hàng - Mã hiệu: QT-XXHĐ Lần soát xét: 01 Ngày BH: 15/11/17 Trang: 4/5 QUY TRÌNH XEM XÉT HỢP ĐỒNG 3.2.4 Lưu hồ sơ: - Sau thực xong thử nghiệm, nhân viên phịng thí nghiệm tiến hành trả kết quả, ghi nhận đầy đủ vào “Phiếu giao nhận mẫu trả kết – biểu mẫu BM02/QT-XXHĐ” lưu toàn hồ sơ liên quan theo quy định 3.2.5 Trường hợp có thay đổi so với phiếu yêu cầu/hợp đồng: - Thay đổi từ phí khách hàng: Khách hàng phải báo cho PTN thời gian sớm phải chịu trách nhiệm trả tồn chi phí hạng mục thực - Thay đổi từ PTN: PTN phải thông báo sớm cho khách hàng thay đổi - Tất thay đổi phải ghi nhận vào “Phiếu yêu cầu thí nghiệm – biểu mẫu BM01/QT-XXHĐ” chấp thuận khách hàng PTN BIỂU MẪU ÁP DỤNG: TT Tên biểu mẫu Mã biểu mẫu Phiêu yêu cầu thử nghiệm Sổ giao nhận mẫu trả kết BM01/QT-XXHĐ BM02/QT-XXHĐ Nơi lưu Thời gian lưu Phịng thí nghiệm năm PHỤ LỤC (Khơng) Mã hiệu: QT-XXHĐ Lần sốt xét: 01 Ngày BH: 15/11/17 Trang: 5/5 BM01/QT-XXHĐ PHIẾU YÊU CẦU THÍ NGHIỆM I PHẦN YÊU CẦU Yêu cầu gia công Yêu cầu lấy mẫu Mẫu gia công Đơn vị yêu cầu: Đề án: Thời gian cần có kết quả: Chỉ tiêu thí nghiệm: Phương pháp thử: II PHẦN NHẬN MẪU Lưu mẫu Không lưu mẫu Số hiệu mẫu: Loại mẫu: Số lượng mẫu: Mơ tả tình trạng mẫu (nếu có): Ngày: Người u cầu (Ký) Xác nhận PTN (Ký) Người yêu cầu (Ký) Xác nhận PTN (Ký) Nội dung thay đổi Ngày: _ Ngày áp dụng: 15/10/2017 Lần ban hành: 01 Trang 1/1 BM02/QT-XXHĐ PHIẾU GIAO NHẬN MẪU VÀ TRẢ KẾT QUẢ THÍ NGHIỆM TT Phiếu số Ngày gởi mâu Ngày áp dụng: 15/10/2017 Đơn vị gởi mẫu Yêu cầu thí nghiệm số Số lượng mẫu Lần ban hành: 01 Loại mẫu Hẹn trả kết Ngày trả kết Ký nhận kết Trang 1/1 Ghi ... 15/11/17 Trang: 3/5 QUY TRÌNH XEM XÉT HỢP ĐỒNG 3.1 Lưu đồ: Tiếp nhận yêu cầu thí nghiệm /Hợp đồng thí nghiệm Sử dụng hợp đồng phụ thử nghiệm Xem xét Xác nhận yêu cầu thí nghiệm /Hợp đồng thí nghiệm... lại trình xem xét yêu cầu/ hợp đồng - Các nhân viên có liên quan thơng báo thay đổi yêu cầu/ hợp đồng chấp nhận (nếu có) - Việc xem xét yêu cầu/ hợp đồng giảm nhẹ so với qui trình trường hợp. .. hàng sử dụng hợp đồng phụ Nếu khách hàng đồng ý sử dụng hợp đồng phụ, nhân viên phòng thí nghiệm tiến hành theo Quy trình hợp đồng phụ (QT-HĐP) 3.2.3 Xác nhận yêu cầu thí nghiệm /hợp đồng thí nghiệm