Hệ thống thông tin logistics

Chương TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Sau năm 80 ki XX, giới chứng kiến phát triển vai trò quan trọng thông tin hoạt động tổ chức kinh tế, xã hội tổ chức khác Sự tiến vượt bậc công nghệ thông tin (máy tinh điện tử) hỗ trợ hiệu cho hoạt động thu thập, xử lý phân phối thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin mở thời kì cho hoạt động toàn xã hội Những khái niệm sở liệu, hệ thống máy tính (mạng máy tính), máy FAX, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông, tin học trở nên phổ biến dung làm công cụ xử lý thông tin hoạt động hầu hết tổ chức kinh tế - xã hội 1.1 TỔ CHỨC VÀ THÔNG TIN 1.1.1 Quản lý tổ chức góc độ điều khiển học Tổ chức hiểu tập hợp nhiều cá thể hoạt động hình thái cấu định để đạt mục tiêu chung Ví dụ gia đình, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện tổ chức tôn giáo tổ chức Dưới góc độ điều khiển học coi quản lý trình chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường đối tượng quản lý để xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, huy kiểm sốt hoạt động tổ chức Quản lý (điều khiển) Phản hồi Điều khiển Đối tượng quản lý Hình 1.1 Quản lý góc độ điều khiển học Hoạt động quản lý gồm thành phần : Lao động thơng tin tồn phần lao động dành cho viêc thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối thơng tin Q trình lao động có quy trình mang tính khoa học tính khách quan cao Thời gian lao động thơng tin chiếm tỷ trọng lớn thời gian lao động nhà quản lý Lao động định bao hàm phần lao động nhà quản lý từ có thơng tin ký ban hành định Thời gian lao động định thường chiếm tỉ trọng so với thời gian lao động thông tin Việc phân chia lao động nhà quản lý thành lao động thông tin định nhằm khẳng định tầm quan trọng thông tin quản lí 1.1.2 Các mơ hình quản lý tổ chức Cấu trúc giản đơn (Simple Structure): Chủ thể tổ chức thâu tóm hầu hết quyền lực trách nhiệm chiến lược sách lược Cấu trúc giản đơn có cán trợ giúp phân cấp quản lý khơng có, khơng chun biệt hóa cơng việc thay đổi Phần lớn tổ chức trải qua giai đoạn cấu trúc giản đơn thời kì thành lập Cấu trúc quan chế máy móc (Machine Bureaucracy): Đặc trưng cấu trúc xác định rõ ràng uy quyền, quyền lực tập trung định Trong hệ thống, tác nghiệp quy trình thủ tục quy chuẩn, quy tắc luật lệ chặt chẽ Ví dụ ngành bưu điện, hàng khơng, đường sắt Cấu trúc quan chế chuyên nghiệp (Professional Bureaucracy): Đây dạng cấu trúc kiểu thuê nhà chuyên mơn cho họ tự kiểm sốt cơng việc, chun môn người độc lập với lao động đồng nghiệp khác Ví dụ trường đại học bệnh viện, hãng kế toán tổng hợp Cấu trúc phân quyền (Divisional Form): Tổ chức cấu thành từ nhiều thực thể, thực thể tự trị Ví dụ: mơ hình kiểu cơng ty cha cơng ty Cấu trúc nhóm dự án (Adhocracy): Tổ chức có cấu trúc nhóm dự án phối hợp nhóm chuyên gia vào nhóm dự án nhỏ theo yêu cầu thị trường Ví dụ hang tư vấn thiết kế, hãng sản xuất theo công nghệ cao 1.1.3 Thông tin quản lý Theo Anthony, tổ chức mô tả thực thể cấu thành từ mức quản lý: - Mức lập kế hoạch chiến lược nhằm xác định mục đích, mục tiêu nhiệm vụ tổ chức từ thiết lập sách chung đường lối phát triển tổ chức Trong doanh nghiệp, thông thường cấp đỉnh lập kế hoạch chiến lược Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc phó chủ tịch hãng phụ trách - Mức kiểm soát quản lý chiến thuật sử dụng phương tiện cụ thể để thực mục tiêu chiến lược đặt mức cao (mức chiến lược) Nhiệm vụ mức tìm kiếm để có nguồn lực cần thiết cho việc thực mục tiêu chiến lược, thiết lập chiến thuật mua sắm, đa dạng hóa định vị công nghiệp, đưa sản phẩm mới, thiết lập theo dõi nhân sách tổ chức Các nhà quản lý cấp trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng tổ chức, phòng cung ứng vật tư thuộc nhóm người thực mức quản lý - Điều hành tác nghiệp việc sử dụng có hiệu hiệu lực phương tiện nguồn lực để tiến hành tốt hoạt động tổ chức với điều kiện tuân thủ theo ràng buộc tài chính, thời gian kĩ thuật Những nhân trưởng nhóm sản xuất, đốc cơng …thuộc mức quản lý điều hành tác nghiệp Tuy nhiên tổ chức phận mức quản lý nêu trên, cịn có phận mức thứ phận mức khơng tham gia vào quản lý mà đóng vai trị chế biến thơng tin (xử lý thơ) để thực nhiệm vụ nhân viên kế tốn, kiểm kê, cơng nhân sản xuất trực tiếp…Có thể mô tả cấp quản lý theo sơ đồ Tháp quản lý liên quan đến hoạt động thông tin: Quyết định Quyết định Cấp chiến lược Cấp chiến thuật Thông tin vào Thông tin vào Cấp tác nghiệp Quyết định Thông tin vào Xử lý giao dịch Thông tin thu thập Hệ thống thừa hành Hình 1.2 Quan hệ thông tin phân hệ quản lý –thừa hành Thơng tin quản lý thơng tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý Như cấp quản lý có nhu cầu yêu cầu thông tin khác Quyết định quản lý chia làm loại sau: - Quyết định chiến lược: Những định xác định mục tiêu định xây dựng nguồn lực cho tổ chức, cấp quản lý lập kế hoạch chiến lược đưa - Quyết định chiến thuật: Những định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệ vụ định kiểm sốt tối ưu hóa khai thác nguồn lực, cấp quản lý mức kiểm soát quản lý chiến thuật đưa - Quyết định tác nghiệp: Quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ cụ thể, cấp quản lý điều hành tác nghiệp đưa Tuy nhiên để đảm bảo tính hiệu quả, định phải có thống nhất, xác từ cấp lập kế hoạch chiến lược cấp điều hành tác nghiệp Bảng 1.1 Tính chất thơng tin theo mức định Đặc trưng thông tin Tần xuất Tác nghiệp Đều đặn, lặp lại Tính độc lập kết Dự kiến trước Thời điểm Quá khứ Mức độ chi tiết Nguồn Tính cẩu trúc Rất chi tiết Trong tổ chức (TC) Cấu trúc cao Độ xác Chính xác cao Cán Giám sát điều hành tác nghiệp (nhóm, đội) Chiến thuật Phần lớn thường kì, đặn Dự đốn sơ Có TT bất ngờ Hiện tương lai Tổng hợp,thống kê Trong ngồi TC Chủ yếu có cấu trúc số phi cấu trúc số liệu có tính chủ quan Cán quản lý trung gian (phòng, ban) Chiên lược Sau kỳ dài, trường hợp đặc biệt Chủ yếu không dự kiến Dự đốn cho tương lai Tổng hợp khái qt Ngồi TC Phi cấu trúc cao Mang nhiều tính chủ quan Cán quản lý cấp cao (lãnh đạo) Nhà nước cấp Khách hàng DOANH NGHIỆP HT quản lý DN cạnh tranh DN có liên quan DN cạnh tranh Đối tượng quản lý Nhà cung cấp Hình 1.3 Các đầu mối thơng tin doanh nghiệp Các đầu mối thông tin doanh nghiệp - Nhà nước cấp trên: Một tổ chức quốc gia phải chịu quản lý nhà nước Mọi thơng tin mang tính định hướng nhà nước cấp tổ chức luật thuế, môi trường, quy chế bảo hộ…là thơng tin mà tổ chức phải lưu trữ sử dụng thường xuyên - Khách hàng: Đối với hoạt động sản xuất – kinh doanh doanh nghiệp kinh tế thị trường thơng tin khách hàng cức kì quan trọng Các tổ chức cần phải thu thập, lưu trữ khai thác thông tin khách hàng - Doanh nghiệp cạnh tranh (trực tiếp): Biết chỗ yếu – chỗ mạnh doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp công việc hàng ngày doanh nghiệp - Doanh nghiệp có liên quan: Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan (như hàng hóa bổ sung hàng hóa thay thế) đầu mối thông tin quan trọng doanh nghiệp - Doanh nghiệp cạnh tranh (cạnh tranh tiềm tàng): Muốn tồn phát triển bền vững, nhà quản lý cần có thơng tin đối thủ cạnh tranh tiềm tàng - đối thủ cạnh tranh với doanh nghiệp - Nhà cung cấp: Nhà cung cấp yếu tố đầu vào trình sản xuất doanh nghiệp đầu mối cần ý đặc biệt Bởi thông tin họ giúp cho doanh nghiệp hoạch định chiến lược kiểm sốt tốt chi phí chất lượng sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp sản xuất 1.2 KHÁI NIỆM VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HTTT 1.2.1 Khái niệm HTTT HTTT hệ thống gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin liệu cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu hệ thống Đối với tổ chức kinh tế - xã hội, (có tham gia người), HTTT tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm liệu, thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phát thông tin tập ràng buộc gọi mơi trường Mỗi tổ chức sử dụng hệ thống thơng tin với nhiều mục đích khác (quản trị theo phạm vi, theo lĩnh vực, ) Như vậy, HTTT bao gồm người, thủ tục, liệu thiết bị tin học không tin học Thông tin cập nhật Dữ liệu Cấu trúc doanh nghiệp Dữ liệu vào Các tham số Xử Xử lý lý Các Các quy quy tắc tắc quản quản lý lý Các Các thủ thủ tục tục Kết Kết Dữ liệu Hoạt động SXKD Kết Các thông tin hoạt động SXKD Hình 1.4 Lược đồ thành phần HTTT quản lý kinh doanh Quá trình thu thập xử lý thông tin gồm: - Thông tin đầu vào (input) hệ thống lấy từ nguồn (Sources) - Xử lý thông tin thu thập (bao gồm thơng tin có thơng tin thu thập) - Phân phối thông tin: Kết xử lý chuyển tới đích (Destination) cập nhật vào kho lưu trữ Các yếu tố cấu thành HTTT - Bộ phận đưa liệu vào: Có nhiệm vụ thu thập, lựa chọn đưa liệu hệ thống - Bộ phận xử lý thông tin: Xử lý thông tin thu thập để thông tin cần thiết - Kho liệu: Lưu trữ thông tin cần thiết phục vụ cho tra cứu làm tài liệu nghiên cứu, thống kê, phân tích hoạt động doanh nghiệp - Bộ phận phân phối thơng tin: Có nhiệm vụ lựa chọn, xếp đưa liệu (thông tin) tới chủ thể cần thơng tin (có thể cá nhân, phận khác hệ thống thông tin khác 1.2.2 Phân loại HTTT Phân loại theo mục đích phục vụ HT (i) HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Xử lý thông tin đến từ giao dịch với khách hàng, với nhà cung cấp, người cho vay với nhân viên hệ thống Hệ thống có nhiệm vụ tập hợp tất liệu cho phép theo dõi hoạt động tổ chức (doanh nghiệp) Ví dụ hệ thống trả lương, giao dịch đặt hàng, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp (ii) HTTT quản lý MIS (Management information System): HTTT quản lý hệ thông trợ giúp hoạt động quản lý tổ chức,các hoạt động thuộc mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý lập kế hoạch chiến lược Dữ liệu đầu vào hệ thống gồm thông tin từ HTTT xử lý giao dịch nguồn liệu khác bên ngồi tổ chức Thơng tin đầu hệ thống báo cáo phân tích phản ánh tình hình so với tình hình dự kiến trước hay với liệu dự báo, với liệu lịch sử có tổ chức Do HTTT quản lý chủ yếu dựa vào thông tin từ HTTT xử lý giao dịch chất lượng xử lý HTTT quản lý phụ thuộc nhiều vào chất lượng xử lý thông tin hệ thống thông tin xử lý giao dịch Một số HTTT quản lý như: HTTT phân tích lực bán hàng, theo dõi thực tiêu kinh doanh – sản xuất, nghiên cứu thị trường (iii) HTTT trợ giúp định DSS (Decission Support System): HTTT thiết kế với mục đích trợ giúp hoạt động định nhà quản lý Quá trình định thường mô tả quy trình gồm giai đoạn: “Xác định vấn đề → Xây dựng đánh giá phương án giải → Lựa chọn phương án” HTTT trợ giúp định phải đáp ứng yêu cầu sau: - Cung cấp thông tin giúp người định xác định rõ tình hình để định hợp lý - Có khả mơ hóa để phân lớp đánh giá giải pháp (phương án) xác, nhanh đầy đủ (iv) HTTT chuyên gia ES (Expert System) HTTT chuyên gia hệ thống sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo HT sử dụng công cụ tin học để biểu diễn, mô tri thức chuyên gia lĩnh vực nhằm trợ giúp cho việc định tối ưu nhà quản lý (v) HTTT tăng cường khả cạnh tranh iSCA (information System for Competitive Advantage): HTTT sử dụng trợ giúp chiến lược HT thiết kế cho người tổ chức (doanh nghiệp) nhằm tổ chức thành công việc đối đầu với lực lượng cạnh tranh bên thể qua khách hàng, nhà cung cấp doanh nghiệp cạnh tranh mới, sản phẩm thay thế, tổ chức cạnh tranh khác Ví dụ hình thành mạng thương mại điện tử, hỗ trợ khách hàng… Phân loại theo lĩnh vực mức định: Theo cấp quản lý lĩnh vực hoạt động quản lý tổ chức phân chia thành HTTT sau Lĩnh vực tài Lĩnh vực Lĩnh vực nhân Lĩnh vực kinh Lĩnh vực văn Marketing doanh- sản xuất phịng Tài chiến Marketing chiến Nhân chiến Kinh doanh- sản xuất lược lược lược chiến lược Tài chiến Marketing chiến Nhân chiến Kinh doanh- sản xuất thuật thuật thuật chiến thuật Tài tác Marketing tác Nhân tác Kinh doanh- sản xuất Văn phòng nghiệp nghiệp nghiệp tác nghiệp 1.2.3 Mơ hình biểu diễn hệ thống thông tin Theo quan điểm khác mà HTTT mơ tả theo mơ hình khác Mơ hình HTTT cách mô tả HTTT nhằm làm sở phân tích – thiết kế cài đặt hệ thống thơng tin xây dựng Có mơ hình đề cập để mô tả HTTT: logic, vật lý ngoài, vật lý ổn định - Cái gì? Để làm gì? Mơ hình Logic (Góc nhìn quản lý) - Cái đâu? Khi nào? Mơ hình vật lý ngồi (Góc nhìn sử dụng) - Làm nào? Mơ hình vật lý (Góc nhìn kỹ thuật) Hay thay đổi Hình 1.5 Các góc nhìn mơ tả hệ thống Mơ hình logic: Mơ tả HT theo cách nhằm trả lời câu hỏi dựa vào chức quản lý hệ thống Là gì? Để làm gì? Dữ liệu thu thập xử ly gì? Mơ hình vật lý ngồi: Mức mơ hình vật lý ngồi mức thể rõ mức mơ hình logic Mơ hình vật lý ngồi ý tới khía cạnh nhìn thấy hệ thống vật mang liệu đầu vào liệu đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống Ngồi mơ hình ý tới thời gian hệ thống tức thời điểm xử lý thơng tin hệ thống Tóm lại mơ tả hệ thống bẳng mơ hình vật lý ngồi nhằm trả lời câu hỏi sau: Cái gì? Ai? đâu? Khi nào? Mơ tả hệ thống theo mơ hình vật lý ngồi phải đứng từ góc nhìn sử dụng để xác định yếu tố Dưới góc độ sử dụng có nhiều phương án thực nhiệm vụ hệ thống Khi có loại mơ hình vật lý ngồi khác Việc chọn mơ hình vật lý ngối cần phảo vào khả đáp ứng ràng buộc mặt tổ chức tài chính, kỹ thuât, tổ chức nhân hệ thống Mơ hình vật lý trong: Mơ hình vật lý liên quan tới khía cạnh vật lý hệ thống từ góc nhìn nhân viên kĩ thuật bao gồm thông tin liên quan tới loại thiết bị sử dụng, đặ trưng tính kĩ thuật thiết bị, giải pháp kết nối – lắp đặt thiết bị Tức phải trả lời câu hỏi: HT làm nào? Bằng cách nào? Các mơ hình vật lý ổn định so với mơ hình vật lý ngồi có nhiều khả khác mơ hình vật lý cho phép thực mơ hình vật lý ngồi hệ thống Việc lựa chọn mơ hình vật lý hệ thống thơng tin chủ yếu dựa vào kết quản lựa chọn từ góc độ kĩ thuật Ví dụ: Tùy vào khă tài chính, yêu cầu kĩ thuật mà lựa chọn cá loại máy tính có tốc độ xử lý, dung lượng ổ đĩa cứng để lưu trữ thông tin, phần mềm, thiết bị in ấn khác 1.2.4 Tiêu chí đánh giá chất lượng thông tin quản lý Một hệ thống thông tin hoạt động hiệu yếu tố quan trọng giúp cho việc quản lý có hiệu Rõ ràng, quản lý có hiệu tổ chức phần lớn dựa vào chất lượng thông tin hệ thống thông tin sản sinh ra, bới trình quản lý thực chất việc định quản lý sở phân tích thông tin hệ thống thông tin đem lại Ngược lại, từ hoạt động hiệu hệ thống thông tin nguyên nhân hậu nghiêm trọng việc định quản lý xác khơng kịp thời Hoạt động tốt hay xấu HTTT đánh giá thơng qua chất lượng thơng tin mà cung cấp Một số tiêu chuẩn chất lượng thông tin: - Độ tin cậy: Độ tin cậy thông tin thể qua độ xác thực độ xác thơng tin - Tính đầy đủ: Tính đầy đủ thơng tin thể tính báo qt vấn đề yêu cầu nhà quản lý Có nghĩa thông tin đưa phải phản ánh được, mô tả trường hợp, khả xảy vấn đề yêu cầu nhà quản lý - Tính thích hợp dễ hiểu: Tính thích hợp dễ hiểu thông tin phải đảm bảo chọn lọc (khơng có thơng tin thừa), trình bày sáng sủa, khoa học sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu Tính bảo mật: Thơng tin nguồn lực q báu tổ chức,bởi vây thông tin phải bảo vệ người quyền phép tiếp cận thơng tin Nói cách khác,thơng tin phải bảo vệ theo cấp định quản lý - Tính kịp thời: Thơng tin đầy đủ, tin cậy, thích ứng bảo vệ an tồn khơng có ích no không gửi tới người sử dụng cách kịp thời Co nghĩa thơng tin hữu ích sử dụng lúc 1.2.5 Hoạt động kinh doanh dựa vào công nghệ thông tin Tháng năm 2002, mạng thơng tin doanh nghiệp tồn quốc (NBIN) thức kế hoạch đầu tư khai trương Hà Nội nhằm hỗ trợ, cung cấp, trao đổi thôn tin doing nghiệp, tổ chức, cá nhân quan quản trị tồn quốc (website: www.business.gov.vn cung cấp thơn tin quan trọng cho doanh nghiệp Việt Nam) Các giải pháp hỗ trợ kinh doanh: Đối với hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, việc ứng dụng HTTT khác lĩnh vực, khâu trình quản trị kinh doanh cần thiết Các HTTT hỗ trợ thực chức chủ yếu quản trị kinh doanh bao gồm: - HTTT quản trị Marketing nhằm ỗ trợ chức marketing hỗ trợ bán hàng, thu thập xử lý thông tin khách hàng tiềm năng, giao tiếp với khách hàng, hệ thống cung cấp sản phẩm thông tin phân phối - HTTT quản trị nguồn nhân lực thực chức hỗ trợ quản lý – đào tạo nguồn nhân lực, phân tích quản lý tiềm nguồn nhân lực, dự kiến nhân lực - HTTT quản trị tác nghiệp sản xuất thực hỗ trợ cho việc lập kế hoạch sản xuất, điều hành kiểm tra trình sản xuất - HTTT Quản Trị Tài Chính hỗ trợ xử lý chức quản trị tài kiểm sốt phân tích điều kiện tài chính, xử lý nghiệp vụ kế toán, quản lý tiền mặt, quản lý đầu tư, dự án tài - HTTT văn phòng hỗ trợ cho việc xử lý tài liệu văn phòng, xử lý giao dịch doanh nghiệp với đối tác bên giao dịch nội Nhờ hỗ trợ HTTT mà việc giao tiếp, phối hợp cộng tác thành viên, nhóm doanh nghiệp thực cách dễ dàng hiệu quản Có thể ứng dụng mơ hình mạng Intranet (mạng cục bộ) để tạo thành hệ thống thông tin hỗ trợ cho cộng tác nội công ty - Hỗ trợ kinh doanh thương mại điện tử: Thương mại điện tử định nghĩa hoạt động sử dụng công nghệ thông tin để tiến hành hoạt động kinh doanh, giao dịch kinh tế, dịch vụ thông qua hình thức thư điện tử (E – mail), toán điệ tử (Electronic Payment), trao đổi liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI), bán lẻ hàng hóa, truyền dung liệu (truyền nội dung tin tức, sách báo, truyền hình, tư vấn…) Vấn đề gia tăng giá trị kinh doanh HTTT Trong hoạt động quản trị tổ chức kinh tế - xã hội, việc định quản lý đắn kịp thời mang lại hiệu kinh tế - xã hội định Một sở để định quản lý thông tin thu thập xử lý nhà quản trị đối tượng quản trị môi trường Như vậy, đánh giá lợi ích mà thông tin HTTT cung cấp cho nhà quản trị nào? Việc đánh giá hiệu kinh tế HTTT thực chất việc nghiệ cứu xác định lợ ích tiền mà thơng tin HT đem lại cho doanh nghiệp hay tổ chức Tuy nhiên cách hiểu giá trị thông tin dựa vào giá thành không phù hợp với cách hiểu nhà quản lý Mà giá trị thông tin hệ thống thông tin quản lý tạo phải đánh giá việc tạo điều kiện thuận lợi thơng tin việc qut định quản lý Tức phải xem xét thông tin qua việc thơng tin đóng góp vào định quản lý kết ứng dụng tổ chức sau thực định quản lý Cần phải xem xét giá trị thơng tin theo khía cạnh: Bước 1: Giá trị thông tin phải đánh giá thông qua tác động định quản lý tổ chức Bước 2: Sau định quản lý thực cách thức thực định tổ chức phải đánh giá thông qua việc đối chiếu với mục tiêu mà tổ chức đề Giá trị thơng tin hiểu sau: Giá trị thông tin xác định lợi ích thu việc thay đổi phương án định quản lý thông tin tạo Có thể hiểu có thơng tin nhà quản trị dựa thêm vào thơng tin để lựa chọn phương án tốt cho định mình, có lợi ích sinh từ việc thay đổi phương án định Chương CƠNG NGHỆ THƠNG TIN DƯỚI GĨC ĐỘ QUẢN LÝ 2.1 PHẦN CỨNG DƯỚI GĨC ĐỘ QUẢN LÝ 2.1.1 Máy tính điện tử thiết bị ngoại vi Máy tính điện tử (computer) tập hợp thiết bị điện tử khí nhằm thực nhiệm vụ nhập liệu, xử lý liệu, đưa liệu ra, lưu trữ thơng tin kiểm sốt – điều khiển liệu Mơ hình máy tính điện tử gồm thành phần: Thiết bị nhập thông tin (dữ liệu) Bo mạch chủ điều khiển trung tâm Bộ nhớ trong- Bộ nhớ Thiết bị xuất thơng tin (dữ liệu) Hình 2.1 Các phân hệ máy tính điện tử - Thiết bị nhập thông tin: Các thiết bị điện tử sử dụng để nhập liệu vào máy tính Bảng 2.1 Thiết bị vào thường dùng (nhập liệu) TT Tên thiết bị TT Tên thiết bị Bàn phím (keyboard) 11 Bộ nhận dạng tiếng nói (voice recorni) Chuột (mouse) 12 Cần điều khiển (joystick) Màn hình nhạy cảm (tactile screen) 13 Máy đọc casettee (caseter drive) Máy đọc quang học (CD ROM) 14 Máy đọc đĩa từ (disk drive) Máy quét hình (scaner) 15 Bảng số hóa (digititing tablet) Máy đọc bút vẽ (badge drive) 16 Máy đọc băng từ (tape drive) Bút điện tử (lingt pen) 17 Máy đọc bìa đục lỗ (punch card reader) Máy đọc mã vạch (BAR code reader) 18 Máy đọc đĩa quang (worm drive) Máy đọc chữ từ tính (MICR magnetic ink) 10 Máy đọc chữ (OCR-Optical character reader) - Bộ điều khiển trung tâm (CPU): Bộ phận quan trọng máy tính, có nhiệm vụ điều khiển thực lệnh chương trình chứa nhớ ,điều khiển phối hợp tất thiết bị điện tử máy tính Có phận chính: Khối tính tốn số học loogic (ALU- arithmetiar – Logic Unit) thực phép tính số học logic hệ thống CU điều khiển; khối điều khiển (CUcontrol Unit) tạo tín hiệu điều khiển hoạt động thiết bị khác.Hai phận cài đặt chip vi mạch gọi vi xử lý Bộ nhớ máy tính (MEMORY) - Bộ nhớ (MAIN MEMORY ) gồm ROM (Read Only Memory ): Bộ nhớ đọc ,chứa thông tin mà nhà sản xuất ghi vào lần nhất.Các thông tin phương trình điều khiển liên quan đến nhập- xuất thơng tin ,các chương tŕnh điều khiển máy.Mất điện liệu ROM k Bộ nhớ RAM (Random Access memory): Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên vùng nhớ lưu thồng tin chương trình liệu người sử dụng nhập vào.Có thể đọc ghi liệu vào RAM Mất điện liệu bị - Bộ nhớ ngồi (hay nhớ phụ - Auxiliary storage): Các lưu liệu bên dùng để lưu liệu – chương trình người sử dụng.Bộ nhớ ngồi có dung lượng khơng hạn chế,có thể đọc ghi nhiều lần,thơng tin khơng bị mất điện Bộ nhớ ngồi sử dụng ổ đĩa cứng (HARD DISK) đĩa mềm (FLOPPY DISK) Đĩa mềm (floppy disk ) loại đĩa tròn nhựa phủ lớp chất mang từ tính,bọc vỏ plastic hình vng ,thơng thường có loại 5,25 inch dung lượng 1,2 MB loại 3,5 inch dung lượng 1,44 MB Đĩa cứng (hard disk) kết cấu bao gồm nhiều đĩa xếp chồng nhau,mỗi đĩa có cấu trúc kiểu đĩa mềm dung lượng lớn nhiều bảo vệ hộp kín đặt cố định Bộ xuất (OUTPUT ) Thiết bị xuất : Bao gồm hình, máy in, máy vẽ , hệ thống loa âm thanh, xuất video Bảng 2.2 Thiết bị (xuất liệu) thường dùng TT Tên thiết bị TT Tên thiết bị Trống từ (cartrige drive) 11 Mã hóa chữ từ tính (magnetic character coder) Băng cassette 12 Máy vẽ (ploter) Micro film (computer output micro 13 Người máy (robot) film) In cầu chữ (daisy wheel printer) 14 Máy tổng hợp tiếng nói (speech synthesizer) Đĩa từ (disk drive) 15 Bằng từ (taper drive) Máy in kim (dot matrix printer) 16 Màn hình (video display terminal) Đĩa quang xóa (erasable optical 17 Đĩa quang (worm disk) drive) Máy in phun mực (ink jet printer) 18 In laser (laser printer) 10 In dòng (line printer) 2.1.2 Một số vấn đề chuẩn phần cứng Với vai trò người chịu trách nhiệm mua sắm thiết bị điện tử hệ thống thông tin (thiết bị phần cứng-hardware) nhà quản trị phải tuân theo số nguyên tắc sau: Đảm bảo tương thích (compatibility): thiết bị mua có phải làm việc với ,tránh tình trsngj phí thêm cho phần cứng phần mềm chuyển đổi,bởi chi phí chuyển đổi để đảm bảo tương thích phần mềm ,phần cứng cũ lớn giá trị thu nâng cấp hệ thống Đảm bảo khả mở rông nâng cấp (expendable-sealable): có lý địi hỏi thiết bị điện tử khí HTTT phải có khả mở rộng nâng cấp : - Tốc độ phát triển công nghệ thông tin ngày cao liên tục thay đổi - Không phải lúc đầu tư mua hồn tồn mà phải xết tới hiệu đầu tư bà phù hợp với mứ độ cần thiết lực thiết bị Đảm bảo độ tin cậy (reliability): mua sắm thiết bị lúc thiết bị đời đảm bảo độ tin cậy cao số yêu cầu tính nưng kỹ thuật Bởi cần phải tìm nhà cung cấp có đủ tin cậy người chịu trách nhiệm mua phải có trình độ hiểu biết định thiết bị Một số lưu ý mua thiết bị phần cứng: Khi định mua sắm ,phải chọn thời điểm phù hợp để mua vòng đời thiết bị điện tử máy tính thường giảm liên tục ,giá thiết bị máy tính có xu hướng ngày rẻ,song chờ đợi đến lúc giá rẻ mong đợi Phải có phương án mua phù hợp với mục đích yêu cầu sử dụng HTTT thuê ngắn hạn ,thuê dài hạn mua hẳn Việc định mua sắm phải dựa sở phương án đầu tư hợp lý tổng thể doanh nghiệp riêng HTTT Phải có phương án lắp đặt ,kế hoawchj bảo trì huấn luyện cán có đủ trình độ vận hành hệ thống hiệu sau lắp đặt xong 2.2 PHẦN MỀM DƯỚI GÓC ĐỘ QUẢN LÝ 10 Liên kết nhiều chiều: Liên kết thực thể trở lên Sinh viên Giáo viên M_GV Họ tên Chuyên môn Giảng dạy M_SV Họ tên Lớp Kế hoạch đào tạo Mã HK M_GV M_SV 3.4.4.4 Thực thể khái quát Có thể biểu diễn mối quan hệ thực thể theo mơ hình thực thể qt để mơ tả thuộc tính chung nhiều thực thể khác nhau.Các thực thể kế thừa thực thể khái quát cần khai báo thêm thuộc tính riêng mà khơng phải lặp lại thuộc tính giống Mơ hình giống mơ hình thực thể CHA thực thể CON (trong thực thể CON có kế thừa số thuộc tính thực thể CHA) Ví dụ : Cùng công dân người làm nghề có chức vị khác Cơng dân Nhà văn Số CMND Họ tên Ngày sinh Quê quán Bút danh Số tác phẩm Giáo viên Mã_trường Tên trường Chuyên môn 39 3.4.4.5 Chuyển đổi quan hệ sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu a) QUAN HỆ ĐỆ QUY (i) Đệ quy liên kết 1-1 Những quan hệ đệ quy dạng 1-1 chuyển đổi thành tệp CSDL nhất, khóa tệp thuộc tính định danh thực thể Các quan hệ thể việc dùng loại thuộc tính khóa Ví dụ: Quan hệ kết thực thể Người với Người chuyển đổi thành tệp KẾT HÔN (Số CMND, Họ tên, ngày sinh, mã số vợ chồng,…) Thuộc tính thể quan hệ: mã số vợ chồng (ii) Đệ quy liên kết 1-N Quan hệ dạng 1-N tạo tệp, khóa thuộc tính định danh thực thể Quan hệ thể cách nhắc lại khóa thuộc tính khơng khóa; Ví dụ: Quan hệ chịu trách nhiệm (theo chức danh) nhân viên đội sản xuất mô tả thành tệp: SV - Lớp trưởng lớp ( xét quan hệ với SV khác) Mã SV Họ tên … Mã lớp trưởng NHÂN VIÊN (Số hiệu nhân viên, Họ tên,trình độ chun mơn,…, mã chức danh) Trong đó: mã chức danh số hiệu nhân viên có chức quản lý (chức danh) tập thể lao động; (iii) Dạng đệ quy N-M Quan hệ dạng N-M chuyển thành tệp: Một tệp thể thực thể tệp thể quan hệ.Trong Khóa tệp quan hệ cấu thành từ định danh tệp mô tả thực thể định danh tệp quan hệ Ví dụ: Mơ tả quan hệ sản phẩm cấu thành nhiều loại nguyên vật liệu Quan hệ chuyển thành tệp: SẢN PHẨM (SH_SP, A ,Trọng lượng, ) CẤU THÀNH (SH_SP, SP_b1, SLb1; SP b2, SL b2, ….) Trong đó: SH_vật liệu số hiệu sản phẩm khác dung để sản xuất sản phẩm có số hiệu SH_SP tệp CẤU THÀNH 40 b) QUAN HỆ HAI CHIỀU (i) Dạng 1-1 Chuyển đổi thành tệp ứng với thực thể, tùy thuộc vào mức độ tùy chọn thực thể để chọn thuộc tính định danh thực thể thuộc tính phi khóa thực thể để thực lien kết thực thể Ví dụ: Quan hệ nhà thầu hồ sơ dự thầu Người dự thầu Hồ sơ dự thầu - SH nhà thầu - Tên nhà thầu - Địa - lĩnh vực KD - SH hồ sơ - Mô tả - Giá dự thầu - SH nhà thầu Nộp NHÀ THẦU (SH_nhà thầu, tên nhà thầu, địa chỉ, lĩnh vực KD ) HỒ SƠ DỰ THẦU (SH_hồ sơ, SH_Nhà thầu, … nộp ) Trong đó; Thuộc tính SH_nhà thầu làm thuộc tính liên kết thực thể (ii) Dạng 1-N Quan hệ chuyển thành tệp: Khóa tệp ứng với thực thể có mức quan hệ dung khóa quan hệ tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ N Ví dụ:Chuyển đổi quan hệ thực thể KHÁCH HÀNG ĐƠN HÀNG Khách hàng - SH_KH - Tên KH - Địa - Mã TK Đơn hàng Có n - SH_Đơn hàng - Mã mặt hàng - Số lượng đặt - SH KH Chuyển thành tệp: KHÁCH HÀNG (SH_KH, Tên khách hàng, ) DÒNG ĐƠN HÀNG (SH_Đơn hàng, SH_KH, mã mặt hàng, số lượng đặt ) Muốn biết khách hàng đặt đơn hàng có SH_Đơn hàng sử dụng trường SH_KH tệp DÒNG ĐƠN HÀNG để truy vấn (iii) Dạng N-M Dạng quan hệ chuyển thành tệp: tệp mô tả thực thể tệp mô tả quan hệ thực thể Khóa tệp mơ tả quan hệ ghép từ khóa thực thể; Ví dụ:Chuyển đổi quan hệ khách hàng đặt hàng mặt hàng 41 Khách hàng - SH_KH - Tên KH - Địa - Mã TK Mặt hàng n Đặt mua m - Mã mặt hàng - Tên hàng - Đơn vị tính - Đơn giá DỊNG ĐẶT HÀNG SH_KH Mã mặt hàng Số lượng Chuyển thành tệp: KHÁCH HÀNG (SH_KH,Tên KH, Địa ) MẶT HÀNG (Mã mặt hàng,Tên hàng, Đơn vị tính, Đơn giá ) DỊNG ĐẶT HÀNG (SH_KH, Mã mặt hàng, số lượng ) 3.4.4.6 Chuyển đổi thực thể khái quát - Thực thể khái quát chuyển thành tệp mô tả thông tin chung; - Các thực thể chuyển thành tệp mơ tả thơng tin riêng có với khóa trùng với khóa thực thể khái quát, khóa mối lien kết thực thể khái quát vào thực thể Ví dụ: Thực thể khái quát NGƯỜI (Số CMND, Họ tên, ngày sinh, ) Công dân Nhà văn Số CMND Họ tên Ngày sinh Quê quán Bút danh Số tác phẩm Giáo viên Mã_trường Tên trường Chuyên môn Được chuyển thành tệp Công dân (Số CMND, Họ tên, ngày sinh, ) NHÀ VĂN (Số CMND, Bút danh, số tác phẩm, ) GIÁO VIÊN (Số CMND, Mã trường,Tên trường, Chuyên môn ) 42 3.5 ĐỀ XUẤT CÁC PHƯƠNG ÁN CỦA GIẢI PHÁP HTTT 3.5.1 Mục đích Sau phân tích hệ thống logic, cần xác định đầu vào, xử lý, tệp CSDL đầu cho phép giải tốt cho vấn đề HTTT đạt mục tiêu đề người sử dụng Việc xem xét phương án giải pháp nhằm thiết lập phác họa cho mơ hình vật lí, đánh giá chi phí lợi ích, xác định khả đạt mục tiêu hệ thống Nhiệm vụ chủ yếu giại đoạn xác định ràng buộc vể tin học tổ chức, xây dựng phương án giải pháp HTTT 3.5.2 Xây dựng phương án giải pháp lựa chọn 3.5.2.1 Xác định ràng buộc tin học tổ chức * Các ràng buộc tổ chức - Tài dự trù cho phát triển HTTT -Ngân sách dự trù cho khai thác HTTT -Bố trí vị trí làm việc nhân viên,các trang thiết bị -Quy định thời điểm phải có báo cáo phận,quy định nội thời điểm cập nhật liệu, thực thông tin đầu ra, -Thiên hướng lãnh đạo giải pháp vật lí cho HTTT -Mức độ hiểu biết tin học lãnh đạo nhân viên *Các ràng buộc tin học -Về phần cứng: Sự sẵn có thiết bị phần cứng tin học cho phát triển HTTT -Về phần mềm: Việc sử dụng phần mềm cài đặt công nghệ sản xuất phần mền -Nguồn nhân lực sẵn sàng cho việc phát triển HTTT 3.5.2.2 Xây dựng phương án cho giải pháp *Xác định giới hạn cho phần tin học hóa: Sơ đồ luồng liệu mức khung cảnh (0) mức đỉnh (1) công cụ tốt cho việc phân định biên giới cho tin học hóa Cần phải xem xét cách hợp lí phần tin học hóa phần việc phải thực thủ công *Xác định cách thức xử lí: Lựa chọn cách xử lí theo lơ (Block), theo thời gian thực (Real Time) hay hỗn hợp, đồng thời lựa chọn thiết bị ngoại vi để nhập xuất liệu cho xử lí 3.5.2.3 Đánh giá phương án cho giải pháp (i) Phân tích chi phí / Lợi ích : Khi phân tích chi phí/ lợi ích người ta phân tích khía cạnh liên quan: -Trực tiếp (nếu quy vào HTTT)hoặc gián tiếp (nếu không quy vào HTTT được) -Biến động (nếu chi phí lặp lại trình khai thác HTTT) cố định (nếu xảy lần nhất) -Hữu hình (nếu ước tính tiền) vơ hình (nếu khơng thể khó tính tiền được).Một số chi phí ước tính như:nhân lực,phần cứng phần mềm,mua thơng tin đầu vào,chuẩn bị mạng,chi phí chung (trợ giúp quản lí),các chi phí khác.Các lợi ích ước tính được:tăng thu nhập cho cơng ty cá nhân,giảm chi phí sản xuất (ii) Phân tích đa tiêu chuẩn: Dựa vào việc so sánh nhiều tiêu chuẩn để định chọn phương án cuối cùng.Các bước thực -Xác định tất tiêu chuẩn cần cho phân tích; -Xác định trọng số cho tiêu chuẩn -Cho điểm tính điểm phương án theo thang điểm định tất tiêu chuẩn -Cộng điểm theo nhóm cơng thức đánh giá lựa chọn phương án cuối cùng.Tuy nhiên cần chọn phương án có hiệu kinh tế cao phù hợp với chiến lược phát triển công ty 43 3.6 THIẾTKẾ VẬT LÍ NGỒI HTT 3.6.1 Tổng quan thiết kế vật lý HTTT Thiết kế vật lý ngồi mơ tả chi tiết phương án giải pháp lựa chọn Việc thiết kế vật lý HTTT đem đến tiện dụng thỏa mãn cho người sử dụng Nhiệm vụ chủ yếu giai đoạn thiết kế vật lý HTTT thiết kế chi tiết giao diện vào/ ra, thiết kế cách thức tương tác người máy tính, thiết kế thủ tục thủ công Thiết kế giao diện Vào/Ra xác định xem cần trình bày thơng tin cho người sử dụng nhập xuất liệu Thiết kế cách thức tương tác người – máy xác định cách thức người sử dụng hội thoại với HTTT, thiết kế thủ tục thủ công cần giảm bớt thao tác tiến dần tới tin học hóa 3.6.2 Một số nguyên tắc thực Theo Joseph Dusmas trình thiết kế vật lý HTTT cần dựa vào nguyên tắc chủ yếu - Đảm bảo người sử dụng ln kiểm sốt hệ thống - Thiết kế theo thói quen kinh nghiệm người sử dụng (về nghiệp vụ, nghề nghiệp) - Sử dụng với thuật ngữ, dạng thức thủ tục dùng nghiệp vụ người sử dụng - Che khuất phận bên chương trình phần mềm phần cứng - Mọi thơng tin tư liệu hiển thị hình - Giảm khối lượng thông tin người sử dụng phải nhớ thực HTTT - Dựa vào quy tắc chấp nhận đồ họa, ký họa thể hình in giấy 3.6.3 Thiết kế chi tiết vào/ra 3.6.3.1 Thiết kế đầu Dựa kết phân tích thơng tin đầu ra, nơi đến, tần suất khối lượng chúng để thiết kế đầu cho hệ thống Nhiệm vụ thiết kế đầu gồm : Lựa chọn vật mang tin đặt thông tin đầu (i) Lựa chọn vật mang tin Một số vật mang hay dùng như: - Màn hình có độ phân giải thấp, phân giả cao - Giấy in khổ khác (A0….A4) máy in tương ứng khổ giấy yêu cầu in ấn; - Âm : Ghi âm để lưu tin đơn giản ngắn - Vật mang từ tính - quang tính: Đĩa từ đĩa quang (COMPACT DISK) (ii) Bố trí thơng tin vật mang Trên giấy in : Bao gồm thông tin cố định thông tin thay thổi theo giá trị thỏa mãn tùy chọn Yêu cầu thiết kế mẫu biểu : - Đầy đủ thông tin cần thiết - Các thơng tin đưa xác - Dễ đọc, dễ hiểu dễ sử dụng - Sử dụng mẫu giấy in máy in thích hợp Có thể có khn dạng trình bày thơng tin giấy in: - Theo cột: (Gần bảng) - Theo cột nhóm: Như bảng cột phân chia thành nhóm theo dịng ) -Theo dịng cho phần tử thơng tin (Kiểu ghi – nhóm thơng tin thể dòng - - - Theo cột - I II b - c - d Cột theo nhóm 44 - Theo dịng cho phần tử thông tin Khi số phần tử thông tin lớn không sử dụng khuôn dạng theo cột phải chọn phương thức thể theo dịng Mỗi phần tử thơng tin mơ tả theo dịng (iii) Thiết kế hình thực đơn (chọn) Đặc điểm tương tác người máy biểu thị hình Vào/ Ra gần (xen kẽ nhau), thông tin cần đến tối thiểu Yêu cầu thiết kế hình: - Màn hình thiết kế phải sáng sủa không lộn xộn - Thể rõ cần làm theo yêu cầu người sử dụng - Người sử dụng kiểm sốt nội dung tồn hình, tồn thơng tin cần thiết hiển thị hình Một số ngun tắc cho việc trình bày thơng tin hình : Đặt tất thơng tin gắn liền với nhiệm vụ định hình Chỉ dẫn rõ ràng cách khỏi hình Nếu đầu gồm nhiều trang hình trang phải đánh số thứ tự Viết văn font theo quy ước chung Đặt tên đầu cột cho cột Tổ chức phần tử danh sách theo trật tự quen thuộc quản lý Cách viết số chữ theo chuẩn (về lề, cách viết số) Đặt màu cho thông tin quan trọng 3.6.3.2 Thiết kế đầu Vào Mục đích thiết kế hình vào thiết kế thủ tục nhập liệu cho hiệu giảm thiểu sai sót (i) Lựa chọn phương tiện nhập Nhập từ tài liệu nguồn qua thiết bị cuối : Nhân viên tiến hành nhập thủ công liệu ghi tài liệu nguồn vào máy tính thơng qua thiết bị cuối (Terminal) Dữ liệu sau nhập xong kiểm tra xử lý trực tiếp lưu đĩa (cứng, mềm, thẻ nhớ) để xử lý sau Cách nhập chậm dễ bị lỗi Một số quy tắc thiết kế hình nhập liệu - Màn hình nhập liệu từ tài liệu gốc có khn dạng phải giống tài liệu gốc - Nhóm trường liệu theo trật tự có ý nghĩa xếp theo trật tự thói quen làm việc người sử dụng, theo tần suất sử dụng, theo chức theo tầm quan trọng - Không nhập thơng tin suy từ thơng tin khác HT - Đặt tên trường DL để nhập trước ô trống để nhập liệu - Đặt giá trị ngầm định cho phù hợp với logic giá trị cho phép trường liệu - Sử dụng phím chức cách linh hoạt để di chuyển vị trí trường nhập hình Ví dụ : hình nhập thơng tin hồ sơ sinh viên thiết kế đơn giản sau: 45 NHẬP HỒ SƠ SINH VIÊN Ngày tháng năm Họ tên sinh viên Ngày sinh Giới tính Quê quán Lớp Đối tượng ảnh 3.6.3.3 Thiết kế giao tác người/máy - Nhập vào câu lệnh (tương tự DOS) Cách khó lập trình người sử dụng phải nhớ lệnh - Giao tác bàn phím Thay tổ hợp lệnh tổ hợp phím phím Cách làm tăng tốc độ đưa lệnh vào dễ so với nhớ lệnh Tuy nhiên đòi hỏi người sử dụng người hiểu rõ phím chức năng, phím điều khiển bàn phím - Giao tác qua thực đơn (menu) :Mỗi thực đơn danh sách cơng việc (xử lý mà hệ thống thực Danh sách hiển thị hình , người sử dụng cần chọn cách di chuyển trỏ đến phương án xử lý mong muốn thi hành lệnh Thực đơn thường thiết kế theo kiểu có phân cấp thực đơn hoa tiêu (ví dụ bấm chuột phải để hiển thị thực đơn chương trình ứng dụng Microsoft Windows) Một số vấn đề cần ý thiết kế thực đơn (Menu) Từ ngữ: Tiêu đề thực đơn phải rõ nghĩa , mô tả rõ thao tác xử lý Kích cỡ: số lượng mục thực đơn khơng nên vượt q khổ hình, dùng thực đơn để thay thực đơn dài Tổ chức: Cần thống nguyên tắc tổ chức thực đơn cho ứng dụng khác Các lựa chọn: Các lựa chọn phải thống phù hợp với thao tác người sử dụng Hiển thị: Chỉ nên hiển thị rõ với mục thực thị thực đơn, mục khác để chữ mờ - Giao tác qua biểu tượng: Sử dụng kỹ thuật đồ họa để hiển thị giao tác người chương trình, nhiên phải đảm bảo vừa tiện lợi cho người sử dụng vừa thích hợp với kích thước hình 3.7 TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THƠNG TIN Mục đích: Giai đoạn triển khai hệ thống có nhiệm vụ đưa định liên quan đến lựa chọn công cụ phát triển hệ thống Đây giai đoạn viết thử nghiệm , chương trình , mơ đun tồn hệ thống Kết giai đoạn tin học hóa hệ thống – hồn thiện phần mềm, đồng thời hoàn thiện tài liệu hệ thống tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng Các công đoạn chủ yếu: 46 - Lập kế hoạch triển khai - Thiết kế vật lý - Lập trình - Thử nghiệm - Hoàn thiện hệ thống tài liệu - Đào tạo người sử dụng 3.7.1 Lập kế hoạch Lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, định đến hoạt động thiết kế vật lý (CSDL chương trình phần mềm Tùy thuộc tình hình thực tế hệ thống (yêu cầu xử lý thông tin, độ phức tạp xử lý, kiểu liệu cần xử lý,…) để lựa chọn ngơn ngữ lập trình phù hợp Có thể lựa chọn ngơn ngữ lập trình hệ Visual Basic, C++, Visual J++, Oracle, SQL,… đáp ứng yêu cầu xử lý, gần với ngôn ngữ tự nhiên cho phép mềm dẻo lập trình mơ đun tồn chương trình Sau lựa chọn ngơn ngữ lập trình cần phân cơng nhiệm vụ cho thành viên cung ứng vật tư thiết bị chi phí cho hoạt động triển khai dự án phát triển hệ thống 3.7.2 Thiết kế vật lý Mục đích thiết kế vật lý HTTT đảm bảo độ xác thơng tin lưu trữ, giúp cho thiết kế tác vụ mềm dẻo giảm chi phí thiết kế HT , gồm Cơ sở kiệu xử lý (i) Thiết kế CSDL vật lý Mục đích: Đảm bảo CSDL chứa tất liệu không thừa đồng thời giúp cho việc tiếp cận liệu nhanh hiệu Phương thức: Chỉ số hóa tệp thêm liệu hỗ trợ cho tệp: Sử dụng tệp số có chức sổ lưu thơng tin địa vật lý ghi ổ đĩa không truy cập theo tên tệp lưu trữ ghi Tuy nhiên, HT phải quản lý tệp số việc cập nhật tệp số dẫn đến thời gian cho lần cập nhật liệu Mặt khác, với tệp CSDL có nhiều cách tìm kiếm, cách tìm kiếm lại thực theo tiêu chuẩn khác (điều kiện tìm kiếm) nên phải có nhiều tệp dẫn chứa thông tin số cho tệp CSDL Các tệp dẫn phải nạp vào nhớ RAM phải đủ lớn để đáp ứng yêu cầu (ii)- Thiết kế vật lý xử lý Mục đích: Thiết kế vật lý xử lý đảm bảo quản lý tác vụ giao tiếp người máy chương trình phân cấp Vào- Xử lý- Ra Các khái niệm sở: -Sự kiện (evenement):là việc thực thi làm khơi sinh thực nhiều xử lý Ví dụ : Kết kiện “Tính lương xong” kiện khởi sinh cho xử lý in ấn bảng lương - Công việc (Operation ): Một dãy xử lý có chung mộ kiện khởi sinh Ví dụ : Sự kiện “một đơn đặt hàng đến” hàng loạt cơng việc cần thực hiện: - Kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu : chủng loại, quy cách, số lượng, yêu cầu giao hàng, tốn, - Kiểm tra hàng hóa có - Lập lệnh bán hàng - Phát lệnh bán hàng cho người mua, phận giao hàng, phận tốn,… - Tiến trình (process):dãy cơng việc thực theo quy trình nghiệp vụ cụ thể Nếu tiến trình lớn nên chia cắt thành lĩnh vực nghiệp vụ nhỏ để thực Ví dụ: Tiến trình hoạt động nghiệp vụ quản lý kho bao gồm: Nhập kho, Xuất kho Kiểm kê hàng hóa - Nhiệm vụ: Một xử lý xác định thêm yếu tố tổ chức thực : Ai? Thực đâu? Khi thực hiện… - Pha xử lý : Tập hợp nhiệm vụ dựa yếu tố tổ chức thực hiện, phụ thuộc vào kiện khởi sinh ban đầu Mối quan hệ: Xử lý -> Cơng việc -> Tiến trình -> Các pha xử lý 47 - Mô đun xử lý : Mỗi xư lý chia thành xử lý nhỏ hơn, xử lý nhỏ xử lý với liệu nhằm thực nhiệm vụ cụ thể bên pha xử lý Khái niệm mô đun xử lý có tính chất tương đối, tùy thuộc vào độ phức tạp nhiệm vụ mang tính chủ quan nhà thiết kế (iii) Mối liên hệ giữa mô đun xử lý Cần thể mối liên kết mô đun xử lý pha xử lý liên kết tổng thể pha xử lý toàn hệ thống Thường sử dụng mơ hình phân cấp (Cha-con) để mơ tả mối liên kết gữa mơ đun xử lý Mục đích: - Thấy rõ tổng thể ứng dụng - Tiếp cận dễ dàng tới tài liệu hệ thống - Cho phép phát triển ứng dụng kiểu Top-Down (từ tổng thể đến chi tiết) Nguyên tắc chung thiết kế mơ đun lập trình: - Xây dựng mơ đun nhỏ để dễ kiểm tra - Xây dựng mô đun đủ nhỏ để sử dụng nhiều pha xử lý - Sử dụng hiệu trợ giúp phần mềm phát triển (ngơn ngữ lập trình) - Sắp xếp mơ đun có liên thơng với - Tích hợp đặc trưng vật lý máy tính để phân chia mơ đun Ví dụ: Pha “ Lập đơn đặt hàng” công việc “Mua sắm” Lập đơn đặt hàng Tra cứu cung cấp nhà Tra cứu đặt hàng chưa nhận Tra cứu đơn đặt hàng Tra cứu đặt hàng nhận Tra cứu tình hình kho hàng Cập nhật dịng đặt hàng Lập đơn hàng Hợp lệ đặt hàng (iv) Thiết kế nhiệm vụ Người – Máy Mục đích: Thiết lập hội thọai Người – Máy cho nhiệm vụ Nội dung thể hiện: Các nội dung cần thể rõ: -Nhiệm vụ người: Thực thao tác hay tác vụ máy -Nhiệm cụ máy: Thực xử lý -Thông tin hiển thị: kết xử lý máy nhằm trả lời câu hỏi người sử dụng Ví dụ: Thiết kế nhiệm vụ Người – Máy Pha lập đơn đặt hàn 48 Nhiệm vụ người Nhiệm vụ máy kiếm Hiển thị Tìm thực đơn Tìm kiếm Hiển Chọn thị =2 tiêu thức truy cập kho Thông tin hiển thị 1: Kho 2: Đặt hàng 1: Nhóm sản phẩm 2: Sản phẩm 3: Định mức A Chọn tiêu thức truy cập kho Tìm hiển thị dịng kho 1: Số hiệu sản phẩm 2: Tên sản phẩm 3: Số lượng có 4: Đơn vị tính 5: Giá 6: Mức lưu kho A:Ký hiệu sơ đồ biểu diễn nhiệm vụ Người – Máy tùy chọn Đặt hàng 3.7.3 Lập trình thử nghiệm phần mềm Lập trình trình chuyển đổi đặc tả thiết kế vật lý thành phần mềm chạy máy tính lập trình viên thực Tiến trình thử nghiệm phần mềm thường tiến hành song song với lập trình Mỗi mơ đun lập trình xong thực thử nghiệm riêng (Unit Test) Bước thử nghiệm tích hợp (Intergration Test) thử nghiệm tổng thể hệ thống (System Test) Thử nghiệm chương trình nhằm tìm lỗi đảm bảo tất mơ-đun chương trình ứng dụng thiết kế triển khai yêu cầu hệ thống có kiểu lõi đặc trưng: -Chương trình khơng làm điều cần phải làm -Chương trình làm điều không cần làm Một kế hoạch thử nghiệm tổng thể (Master Test) gồm nội dung chủ yếu sau: Giới thiệu chung: -Mô tả hệ thống - Mục tiêu thử nghiệm - Phương pháp tiến hành thử nghiệm - Tài liệu hỗ trợ Kế hoạch chung - Thời gian địa điểm thử nghiệm - Tài liệu thử nghiệm - Điều kiện thử nghiệm Yêu cầu thử nghiệm - Phần cứng - Phần mềm - Nhân 49 Kiểm soát q trình thử nghiệm 3.7.4 Hồn thiện tài liệu hệ thống Hoàn thiện tài liệu hệ thống bước cần thiết trước phân tích viên hệ thống kết thúc dự án tin học hóa hệ thống quản lý Mục đích bước tập hợp thơng tin quan trọng hệ thống q trình phát triển triển khai hệ thống Tài liệu hệ thống gồm: - Tài liệu hệ thống: Tài liệu phục vụ cho quản trị viên thông tin bảo trì hệ thống suốt trình hệ thống vận hành - Tài liệu cho người sử dụng: Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết cho nhân viên sử dụng hệ thống công việc ngày 3.8 CÀI ĐẶT, BẢO TRÌ VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG Cài đặt trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống Mục tiêu giai đoạn hạn chế bất hợp lý, khơng tương thích chuyển đổi sang hệ thống Có nhóm công việc giai đoạn này: Chuyển đổi kỹ thuật Chuyển đổi người Trong đó, chuyển đổi người quan trọng thành công hệ thống phụ thuộc nhiều vào thái độ ủng hộ người sử dụng hệ thống Việc cài đặt hệ thống kéo theo thay đổi lớn tổ chức, thường trải qua pha: Mất ổn đinh, Thay đổi Tái ổn định Mất ổn định có tác dụng tạo bầu khơng khí tích cực cho thay đổi, làm cho người ý thức cần có thay đổi hệ thống, Thay đổi tạo cách làm mới, làm rõ từ mơ hình logic, mơ hình vật lý triển khai hệ thống Thái độ tích cực người tham gia hệ thống có tính định đến thành công thay đổi Tái ổn định gồm việc tăng cường hiệu chỉnh hệ thống: Hỗ trợ người sử dụng, bảo trì hệ thống Đánh giá sau cài đặt 3.8.1 Các phương pháp cài đặt hệ thống Cài đặt trực tiếp Cách thức tiến hành: Dừng hệ thống cũ đưa hệ thống vào sử dụng Vấn đề nảy sinh: Những lỗi hệ thống gây ảnh hưởng trực tiếp đến người sử dụng Có thể nhiều thời gian để khắc phục hệ thống cũ, thay phải hiệu chỉnh hệ thống mới, Trong số trường hợp, phương pháp cài đặt trực tiếp lựa chọn tồn song song hai hệ thống cũ Cài đặt song song: Cách thức tiến hành: Cả hai hệ thống cũ hoạt động định dừng sử dụng hệ thống cũ Phương pháp hạn chế nhược điểm cài đặt trực tiếp tốn phải trì hai hệ thống lúc gây phân tán người sử dụng cần thời gian dài để kết thúc dự án Cài đặt thí điểm cục bộ: Phương pháp dung hòa phương pháp cài đặt trực tiếp song song Cách thức tiến hành: Cài đặt hệ thống vài phận (chi nhánh, xí nghiệp thành viên) Q trình cài đặt cho toàn hệ thống tiến hành theo giai đoạn phương pháp hạn chế cố giảm chi phí đầu tư 3.8.2 Đào tạo, hỗ trợ người sử dụng bảo trì hệ thống Đào tạo, hỗ trợ người sử dụng: Trước vận hành thức hệ thống mới, cần tổ chức đào tạo cho người sử dụng chuognw trình nhằm giúp người sử dụng hiểu rõ hệ thống thực nghiệp vụ với trợ giúp hệ thống Có nhiều cách đào tạo: - Người hướng dẫn - Tổ chức khóa học, tập huấn - Đào tạo có hỗ trợ máy tính - Kết hợp người hướng dẫn hỗ trợ máy tính - Sử dụng lưc lượng đào tạo bên (của nhà cung cấp phần mềm) 50 Hỗ trợ người sử dụng trình đào tạo giải đáp vấn đề gặp phải sử dụng hệ thống Bảo trì hệ thống: Bảo trì hệ thống giai đoạn dài chu kỳ sống hệ thống, hệ thống cài đặt Các hoạt động bảo trì hệ thống gồm thay đổi phần mềm, phần cứng, thay dổi quy trình nghiệp vụ hoạt động chủ yếu trình bảo trì hệ thống: - Thu nhận yêu cầu bảo trì - Chuyển đổi yêu cầu thành thay đổi cần thiết hệ thống - Thiết kế thay đổi - Triển khai thực thay đổi 51 Chương 4: Phát triển hệ thống thông tin logistics Chuyên đề 1: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý giao dịch với khách hàng 1.1 Quản lý thông tin khách hàng 1.2 Quản lý thông tin nhà cung cấp dịch vụ (VT, kho, hải quan dịch vụ khác) 1.3 Quản lý thông tin đặt hàng, hợp đồng dịch vụ cung cấp cho khách hàng 1.4 Quản lý thông tin thực dịch vụ cung cấp cho khách hàng (do DN cung cấp) 1.5 Quản lý thông tin môi giới dịch vụ cho khách hàng (do nhà cung cấp khác thực hiện) Chuyên đề 2: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý điều hành vận tải 1.1 Quản lý thông tin nhu cầu vận chuyển 1.2 Quản lý thông tin tuyến vận chuyển, phương tiện, lực tác nghiệp điểm đầu cuối; 1.3 Quản lý thông tin kế hoạch vận chuyển 1.4 Quản lý thơng tin thực q trình vận tải (theo hành trình phương tiện kế hoạch) 1.5 Thống kê tiêu khai thác kỹ thuật Chuyên đề 3: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý dịch vụ kho hàng 3.1 Quản lý thông tin sở vật chất kỹ thuật kho hàng 3.2 Quản lý thông tin khách hàng (người gửi hàng) 3.3 Quản lý thơng tin hàng hóa (loại hàng, đặc điểm, quy cách, vị trí kho) 3.4 Quản lý thơng tin nhập – xuất tồn trữ 3.5 Quản lý thông tin phương tiện vào – 3.6 Quản lý thông tin dịch vụ hỗ trợ (làm hàng, xếp – dỡ dịch vụ hỗ trợ khác) 3.7 Thống kê tiêu khai thác, kinh tế kỹ thuật kho hàng Chuyên đề 4: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý hàng hóa dịch vụ thơng quan hàng hóa 4.1 Quản lý thơng tin khách hàng có nhu cầu giao nhận (luồng hàng, khách hàng) – có liên quan đến hệ thống giao dịch khách hàng; 4.2 Quản lý thông tin hồ sơ, chứng từ hàng hóa (xuất nhập khẩu, hàng luân chuyển nội địa); 52 4.3 Quản lý thủ tục liên quan đến giao nhận hàng xuất – nhập khâu (xuất xứ hàng hóa, giao nhận vận tải thơng quan hàng hóa (đối với hàng xuất nhập khẩu) 4.4 Quản lý kế hoạch tiến độ thực giao nhận hàng hóa (chuỗi dịch vụ logistics) 4.5 Thống kê báo cáo sản lượng hàng hóa, giá trị hải quan dịch vụ hỗ trợ khác Thực hiện: Mỗi chun đề phân cơng cho nhóm nghiên cứu, báo cáo để thảo luận: 1- Phân tích chức hệ thống ( sử dụng biểu luồng thông tin, luồng liệu để mô tả logic hệ thống thông tin quản lý) 2- Phân tích liệu (sử dụng phương pháp phân tích thơng tin đầu – sở loại chứng từ, hồ sơ, bảng biểu, báo cáo để phân tích thiết kế CSDL; sử dụng phương pháp phân tích theo mơ hình thực thể liên kết để xác định đối tượng thiết kế liệu) 3- Mỗi nhóm thực phần báo cáo trình bày (sử dụng trình chiếu ), thảo luận lớp theo tiến độ chương trình mơn học 53 ... lượng thông tin hệ thống thông tin sản sinh ra, bới trình quản lý thực chất việc định quản lý sở phân tích thông tin hệ thống thông tin đem lại Ngược lại, từ hoạt động hiệu hệ thống thông tin nguyên... thuật Thông tin vào Thông tin vào Cấp tác nghiệp Quyết định Thông tin vào Xử lý giao dịch Thông tin thu thập Hệ thống thừa hành Hình 1.2 Quan hệ thông tin phân hệ quản lý –thừa hành Thơng tin quản... tài liệu hệ thống Hoàn thiện tài liệu hệ thống bước cần thiết trước phân tích viên hệ thống kết thúc dự án tin học hóa hệ thống quản lý Mục đích bước tập hợp thơng tin quan trọng hệ thống trình