HƯỚNG DẪN THỰC TẬP VÀ VIẾT BÁO CÁO THỰC TẬP

Các kết quả học tập cụ thể specific learning outcomes của học phần thực tập tốt nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình thực tập toàn phần hay một phần, loại báo cáo thực tập hướ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ

HƯỚNG DẪN THỰC TẬP VÀ VIẾT BÁO CÁO THỰC TẬP

Biên soạn: Phùng Thanh Bình (ptbinh@ueh.edu.vn)

TP.HỒ CHÍ MINH, 2019

Mục lục

1 Thực tập tốt nghiệp là gì? 1

2 Lợi ích của thực tập tốt nghiệp 2

3 Mục tiêu của thực tập tốt nghiệp 4

3 Thời gian thực tập tốt nghiệp 5

5 Tìm nơi thực tập tốt nghiệp 5

6 Chuẩn bị hồ sơ thực tập tốt nghiệp 8

7 Thủ tục thực tập tốt nghiệp 15

8 Những lưu ý khi đi thực tập 18

9 Báo cáo và đánh giá thực tập 21

10 Bố cục đề xuất cho báo cáo thực tập 26

11 Các tips và danh mục cần kiểm tra 34

1 THỰC TẬP TỐT NGHIỆP LÀ GÌ?

Theo Shindler và Babbitt (2013)1, mô hình thực tập đã tồn tại từ khoảng năm 1750 trước công nguyên ở Babylon Qua thời gian dù có nhiều thay đổi, nhưng cốt lỗi của thực tập vẫn là một hình thức đào tạo kinh nghiệm thực hành để giúp sinh viên có thể áp dụng lý thuyết được học vào thực tiễn Thực tập là cơ hội quý báu để học hỏi, trưởng thành và phát triển các kỹ năng cần thiết Cái thời chỉ cần có bằng cấp mà không màn tới kinh nghiệm thực tế vẫn đảm bảo một công việc đã qua mp ất rồi Ngày nay, nhà tuyển dụng chỉ thích tuyển những ai sẵn sàng làm việc tức thì Điều này cho thấy thực tập có một vai trò rất quan trọng trong quá trình đào tạo và định hướng nghề nghiệp cho sinh viên

Theo Woodard (2015)2, để nổi trội hơn người khác trong một thị trường lao động cạnh tranh thì chỉ với kiến thức từ giảng đường là chưa đủ Bạn phải cần nhiều hơn thế Hầu hết bạn trẻ khi bước vào thị trường lao động thiếu hai thứ: sự chuyên biệt và vốn nghề nghiệp

1) Sự chuyên biệt (niche) là thứ gì đó rất đặc biệt nơi bạn, làm cho bạn là một người

tốt nhất và luôn được biết đến Niche là một vị trí rất thích hợp dành cho bạn Một người có giáo dục không chỉ biết chuyên sâu về một thứ mà còn phải biết qua về mọi thứ Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều bạn trẻ ngày nay có thể biết mọi thứ, nhưng lại ít chuyên sâu một thứ nào cả Để thành công khi ra trường, bạn cần phải chuyên sâu về một thứ gì đó

2) Vốn nghề nghiệp (career capital) là bằng chứng cho thấy bạn chuyên sâu về một

thứ gì đó và bạn có thể tạo ra giá trị nhiều hơn so với bất kỳ người nào khác Có thể bạn rất đam mê một lĩnh vực Đam mê là điều rất tuyệt vời vì nhờ nó mà bạn có động lực để tận tụy lâu dài Nhưng khi đi làm, chỉ có đam mê là chưa đủ Bạn cần tích lũy vốn nghề nghiệp

Làm thế nào để bạn có hai thứ này khi chưa ra trường? Thực tập (internship) Đã không còn văn hóa tuyển dụng suốt đời, ở đó các tổ chức3 chấp nhận bỏ vài năm đầu cho việc đào tạo trong công việc (on-the-job-training) Ngày nay, mất thời gian dài cho đào tạo trong công việc là một thứ xa xỉ và chứa đầy rủi ro cho nhà tuyển dụng Chính vì thế, họ cần tuyển những ai sẵn sàng bắt tay vào việc Vị trí tuyển dụng phù hợp chỉ dành cho ứng viên nào giỏi nhất với chút ít vốn luyến nghề nghiệp Với xu hướng này, thì hầu hết việc đào tạo trong công việc đang được thực hiện dưới hình thức thực tập

Thực tập có thể thực hiện ở bất kỳ thời gian nào trong suốt chương trình đào tạo bậc đại học chính qui Theo Shindler và Babbitt (2013), thì một sinh viên đại học cần hoàn thành

ít nhất bốn khóa thực tập4 Tuy nhiên, trong các chương trình tiên tiến quốc tế UEH bậc

đại học hiện nay chỉ yêu cầu sinh viên hoàn thành một kỳ thực tập vào học kỳ cuối và được gọi là “thực tập tốt nghiệp – internship and graduation”5 Trong học kỳ thực tập, sinh viên

có thể chọn một trong bốn hình thức sau đây: 1) Đi thực tập và viết báo cáo thực tập (còn gọi là chuyên đề tốt nghiệp – internship report); 2) Không đi thực tập6 và viết khóa luận tốt nghiệp (còn gọi là luận văn đại học - undergraduate thesis/dissertation); 3) Vừa đi thực tập

và vừa học phần thay thế (partial alternate courses); và 4) Học phần thay thế toàn phần (full alternate courses) Tùy vào sở thích, tính cách và điều kiện riêng của của mình mà bạn quyết định lựa chọn một hình thức phù hợp nhất Lưu ý: hướng dẫn này có thể sẽ hữu ích hơn đối với những sinh viên chọn hình thức thứ nhất và thứ ba

2 LỢI ÍCH CỦA THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Như vừa nêu ở trên, thực tập là một hình thức đào tạo trong công việc – một dạng ‘học để làm việc (learning to do)’ Theo Oxford Royale Aceademy (2014)7, thực tập tốt nghiệp mang lại các lợi ích sau đây cho sinh viên:

2.1 Kinh nghiệm làm việc

Lợi ích chính khi hoàn thành thực tập là kinh nghiệm làm việc thực tế (practical work experience) mà bạn thu nhận được Thực tập sẽ giúp tăng kiến thức về ngành nghề mà bạn nghĩ mình sẽ theo đuổi trong tương lai, và qua đó giúp bạn phát triển các kỹ năng cần thiết

để thành công trong lĩnh vực đó Nhờ thực tập mà bạn sẽ có thêm kinh nghiệm làm việc phù hợp để bổ sung vào lý lịch cá nhân trong hồ sơ xin việc sau này Một nơi thực tập danh giá có thể sẽ làm cho lý lịch cá nhân của bạn trở nên ấn tượng hơn

Thực tập giúp bạn hiểu được các công ty trong ngành mình chọn hoạt động ra sao, những thách thức mà họ gặp phải là gì và họ đã vượt qua những thách thức đó như thế nào Thực tập cung cấp cho bạn một bức tranh đáng giá về nghề nghiệp tương lai của mình sẽ ra sao,

và cơ hội để biết được thế giới công việc là như thế nào Có lẽ bạn sẽ cảm nhận được rằng một ngày làm việc dài hơn một ngày đi học, và điều đó cho bạn động lực để nỗ lực hơn trong học tập Hơn nữa, bạn sẽ nhận ra rằng khi làm việc thì bạn phải tiếp xúc với nhiều người khác nhau, và điều đó cho bạn hiểu rằng các kỹ năng chuyên nghiệp (professional skills)8 có một vai trò quan trọng như thế nào trong thế giới làm việc (working world)

2.2 Chọn lựa nghề nghiệp

Nếu bạn muốn biết mình có hợp với một nghề gì, thì thực tập cho bạn cơ hội để xem đây

có phải là một nghề mà mình thật sự muốn làm hay không (test-drive a career) Nếu bạn chưa biết chắc chắn mình muốn làm gì, thì thực tập có thể là một cách tốt để thử các lựa chọn nghề nghiệp khác nhau để xem nghề nào thích hợp nhất (career compass) Thông qua thực tập, bạn sẽ có quyết định tốt hơn loại văn hóa tổ chức (organizational culture) nào tốt nhất với mình, kiểu ‘sếp’ nào bạn đánh giá cao nhất, hoặc thậm chí cuộc sống bạn muốn sau khi tốt nghiệp Một nơi thực tập đúng đắn làm cho các quyết định tương lai trở nên rõ ràng hơn Tuy nhiên, việc được nhận vào thực tập sẽ khó khăn nếu bạn không có tham vọng lâu dài về một ngành nghề cụ thể bởi vì luôn luôn có sự cạnh tranh từ rất nhiều ứng viên khác trong và ngoài trường của bạn

2.3 Biết được ứng dụng thực tiễn của chương trình đào tạo

Thực tập là một cơ hội tốt để biết được những điều mà bạn được học ở trường có sát với thực tế hay không và biết mình cần phải trang bị thêm những gì khác (degree validation) Điều này giúp bạn xác định được chủ đề thích hợp cho báo cáo thực tập của mình và học hỏi thêm từ người cố vấn (mentor)9 tại nơi thực tập Nếu bạn nhận thấy mình chỉ biết mọi thứ một cách mơ hồ thì qua thực tập sẽ cho bạn động lực học chuyên sâu một lĩnh vực mà bạn có đam mê thực sự hoặc có thế mạnh vượt trội Hoặc nếu trong quá trình thực tập bạn nhận thấy trình độ ngoại ngữ của mình quá yếu kém để có thể giao tiếp hiệu quả thì có thể bạn sẽ quyết tâm hơn trong việc tự trao dồi ngoại ngữ cho nghề nghiệp tương lai10

2.4 Xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp

Một lợi ích quan trọng khác của thực tập là các cơ hội mở rộng mối quan hệ với những người trong cùng lĩnh vực nghề nghiệp (professional networking) Bạn sẽ có thêm một số mối liên lạc quý giá và họ có thể là những người mà bạn cần đến khi tìm một công việc chính thức sau khi tốt nghiệp Nhiều nhà tuyển dụng nhận sinh viên thực tập có thể đề nghị một công việc chính thức cho những thực tập sinh có năng lực, giỏi kỹ năng và có thái độ chuyên nghiệp bởi vì họ đã có cơ hội biết được bạn là người như thế nào Đôi khi họ có thể giới thiệu bạn đến những nơi khác trong cùng ngành nghề đang có nhu cầu tuyển dụng

vị trí mà bạn có thể là ứng viên phù hợp

9 Đôi khi cũng được gọi là giảng viên hướng dẫn thực tế (practical supervisor) nếu như sinh viê thực tập tại các viện nghiên cứu hoặc một trường đại học khác Nếu thực tập tại một doanh nghiệp thì khái niệm “mentor” sẽ phổ biến hơn

là “practical supervisor” Trong báo cáo này sử dụng khái niệm ‘cố vấn thực tập’

10 Sẽ là sai lầm khi nhận ra bạn không áp dụng được gì từ chương trình đào tạo vào thực tiễn tại nơi thực tập bởi, rồi quay lại chỉ trích chất lượng đào tạo Nên biết rằng mục tiêu của giáo dục đại học không phải đơn thuần là đào tạo nghề nghiệp mà theo Delors (2013) thì giáo dục đại học phải đào tạo để sinh viên trở nên hoàn thiện: học để biết (learning to know), học để làm việc (learning to do), học để làm người (learning to be), học để chung sống (learning

to live together) Nguồn: Delors, J (2013) The treasure within: Learning to know, learning to do, learning to live together and learning to be What is the value of that treasure 15 years after its first publication? International Review

of Education, 59: 319-330

Ngoài ra, theo Shindler và Babbitt (2013) thì thực tập còn mang lại nhiều lợi ích khác cho sinh viên như tự tin và chuyên nghiệp (confidence and professional poise), phát triển thương hiệu cá nhân (personal brand), có kiến thức trực tiếp về ngành nghề và/hoặc công

ty (first-hand knowledge of the industry and/or company), ý thức được đóng góp trong một môi trường phi học thuật (a sense of contribution in a non-academic environment), và phát triển các mối quan hệ với người cố vấn (mentor relationships)

Như vậy, chúng tôi kỳ vọng rằng qua thời gian thực tập11, sinh viên chuyên ngành kinh tế

và kinh doanh nông nghiệp12 sẽ rút ra được những bài học quý báu cho bản thân như: tôi

có chuyên sâu một thứ gì chưa, tôi hợp với nghề gì nhất, tôi có các kỹ năng cần thiết để đi làm chưa, tôi có thể giao tiếp ngoại ngữ lưu loát chưa, … để từ đó sẽ có kế hoạch tự trang

bị thêm những gì khác ngoài chương trình đào tạo của nhà trường

3 MỤC TIÊU CỦA THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Mục tiêu chính của học phần thực tập và tốt nghiệp của chuyên ngành kinh tế và kinh doanh nông nghiệp là nhằm giúp sinh viên trải nghiệm môi trường làm việc thực tế liên quan đến các hoạt động sản xuất, phân phối, và tiêu dùng sản phẩm nông nghiệp như nông sản, thực phẩm và vật tư nông nghiệp; hoặc liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu và quản lý nông nghiệp, môi trường và tài nguyên Trong trường hợp sinh viên chọn thực tập ở một lĩnh vực khác thì phải có sự đồng ý của cơ quan thực tập (internship/host organization) và giảng viên hướng dẫn (supervisor)

Các mục tiêu học tập chính (key learning aims) của học phần thực tập tốt nghiệp của chuyên ngành kinh tế và kinh doanh nông nghiệp bao gồm:

1) Áp dụng kiến thức học được ở nhà trường vào thực tế;

2) Rèn luyện và phát triển các kỹ năng chuyên nghiệp;

3) Làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp;

4) Nâng cao khả năng viết và nghiên cứu khoa học

Các kết quả học tập cụ thể (specific learning outcomes) của học phần thực tập tốt nghiệp

có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình thực tập (toàn phần hay một phần), loại báo cáo thực tập (hướng công việc hay hướng nghiên cứu) và các mục tiêu cá nhân (personal targets) của sinh viên Tuy nhiên, chúng tôi kỳ vọng rằng sau khi hoàn thành học phần thực tập tốt nghiệp thì sinh viên sẽ có thể:

1) Hiểu được môi trường làm việc thực tế diễn ra như thế nào;

2) Làm việc độc lập và/hoặc hài hòa với đồng nghiệp;

3) Biết lắng nghe và đón nhận những phê phán, chỉ bảo từ cấp trên;

4) Biết được bản thân cần học thêm những kỹ năng gì;

5) Thu thập, chọn lọc và phân tích thông tin một cách hiệu quả;

6) Đánh giá hoặc suy tưởng quá trình (và/hoặc thái độ) học tập của bản thân;

7) Mở rộng mạng lưới chuyên nghiệp của bản thân;

8) Hình thành một quan điểm rõ ràng về triển vọng hoặc kế hoạch nghề nghiệp; 9) Viết báo cáo thực tập (internship report)

Ngoài ra, sinh viên có thể có những kết quả kỳ vọng khác như tìm kiếm một việc làm trong

cơ quan thực tập, hoãn việc tìm kiếm việc làm để hoàn thiện bản thân (như rèn luyện các

kỹ năng mềm, học kiến thức chuyên sâu một lĩnh vực cụ thể, học thi chứng chỉ ngoại ngữ), hoặc các mục tiêu cá nhân khác

4 THỜI GIAN THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Thời gian thực tập tốt nghiệp (study load) đối với các chương trình tiên tiến quốc tế UEH bậc đại học là 10 tín chỉ, tương đương với 10 tuần làm việc toàn thời gian Thời gian thực tập hiện nay được tính từ đầu tháng 10 đến giữa tháng 12 (dương lịch) Trong thời gian này bạn phải đạt được các kết quả học tập được kỳ vọng ở trên, đặc biệt là báo cáo thực tập (kể

cả bài luận/báo cáo suy tưởng – reflection essay/report) Bạn có thể bắt đầu sớm hơn (có thể từ đầu tháng 6) nếu có sự đồng ý của cơ quan thực tập Thời gian thực tập có thể được chia thành năm giai đoạn như sau: a) chuẩn bị hồ sơ xin thực tập, b) hoàn tất thủ tục thực tập, c) viết đề cương chi tiết (nếu có yêu cầu), d) làm việc tại cơ quan thực tập và thực hiện việc nghiên cứu, và e) viết báo cáo thực tập Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn các công việc và sản phẩm cụ thể của từng giai đoạn ở các phần tiếp theo Như vậy, bạn cần chuẩn

bị cẩn thận càng sớm càng tốt nếu không sẽ rơi vào trạng thái căng thẳng và chất lượng của báo cáo thực tập không đạt yêu cầu của bộ môn và giảng viên hướng dẫn Lựa chọn hình thức toàn thời gian hay bán thời gian tùy thuộc vào nhu cầu và chính sách của cơ quan thực tập, nhưng thông thường thì các cơ quan thực tập chỉ chấp nhận sinh viên thực tập theo yêu cầu và/hoặc chính sách của họ

khác chuyên ngành và/hoặc một cơ quan không chuyên về nông nghiệp hoặc thực phẩm thì nên tham khảo ý kiến của cố vấn học tập (study advisor) và giảng viên hướng dẫn

Để đạt được các mục tiêu học tập và các kết quả học tập mong muốn, thì một nơi thực tập thích hợp (appropriate internship provider) phải đáp ứng các yêu cầu sau:

▪ Phải có chuyên môn (expertise), hoặc ít nhất có thể tiếp cận chuyên môn trong phạm

vi của chủ đề/bài tập thực tập (internship topic/assignment);

▪ Có thể đảm bảo rằng khi thực hiện các hoạt động thực tập, sinh viên sẽ được tham gia (be engaged) vào các thảo luận (discussions) và các hoạt động (activities) ở một mức độ chuyên môn về mặt học thuật (academic professional level);

▪ Sinh viên được tiếp cận dữ liệu (data) cần thiết để viết báo cáo thực tập (dữ liệu ở đây có thể là những số liệu thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh, phỏng vấn nhân viên trong tổ chức, phỏng vấn khách hàng, …);

▪ Có thể đảm bảo hướng dẫn thường xuyên (regular supervision) về kinh nghiệm thực

tế bởi ít nhất một nhân sự (staff member) của cơ quan thực tập;

▪ Đồng ý ký hợp đồng thực tập, hướng dẫn và đánh giá kết quả thực tập của sinh viên trong thời gian thực tập tại đơn vị

Các tổ chức có kinh nghiệm nhận sinh viên thực tập chắc chắn sẽ ý thức được các yêu cầu

kể trên Tuy nhiên, khi tìm kiếm một nơi thực tập, bạn nên kiểm tra xem tổ chức đó có đảm bảo các yêu cầu như thế hay không Điều này rất quan trọng bởi vì bạn có thể học được kinh nghiệm làm việc và rèn luyện kỹ năng, nhưng sẽ không hoàn thành báo cáo thực tập nếu như bạn không thể tiếp cận dữ liệu, hoặc cơ quan thực tập không đồng ý đánh giá kết quả thực tập của bạn Ngoài ra, việc chọn cơ quan thực tập cũng cần cân nhắc đến mục tiêu nghề nghiệp tương lai của bạn (chính chuyên một nghề hay đa dạng hóa nghề nghiệp – career-focused vs career diversity), vị trí thực tập (văn phòng ảo hay văn phòng thực – virtual vs in-office), văn hóa và cấu trúc của tổ chức (nhà nước, tư nhân, nước ngoài, hay khởi nghiệp) và khoảng cách (gần hay xa chổ ở, thành phố hay tại địa phương)

Cơ quan thực tập phải hiểu rằng quá trình học tập của sinh viên (student’s learning process)

là khía cạnh quan trọng nhất của thực tập chứ không phải là năng suất hay kết quả từ việc làm của sinh viên (Woodard, 2015) Chính vì thế mà bạn đừng bao giờ để mình rơi vào cảnh bị bốc lột sức lao động mà không được trả công và bạn cũng không nên vì tiền lương hậu hỉnh mà bỏ qua mục tiêu học tập (Shindler & Babbitt, 2013)

nông sản thì bạn nên chọn thực tập trong lĩnh vực Marketing Sự cọ xát với thực tế sẽ giúp bạn tích lũy được nhiều kinh nghiệm cần thiết cho công việc mà bạn dự định sẽ gắn bó lâu dài (iconicjob.vn)13

Trong quá trình học các môn chuyên ngành, bạn có thể hình dung được lĩnh vực mà bạn

có đam mê, từ đó bạn nên tham thảo ý kiến của giảng viên môn học chuyên ngành, cố vấn học tập, diễn giả báo cáo ngoại khóa, cựu sinh viên cùng chuyên ngành hoặc bộ phận tuyển dụng (hiring staff) từ các doanh nghiệp tại ngày hội việc làm của UEH hàng năm Bạn cũng

có thể đăng ký/theo dõi mục ‘Career’ trên Website hoặc Facebook của các công ty để cập nhật cơ hội tuyển dụng và/hoặc thực tập Ngoài ra, nơi thực tập của bạn cũng có thể đến từ bạn bè, gia đình, các câu lạc bộ sinh viên, hoặc bất kỳ một mối quan hệ nào mà bạn có thể

có Một cách tiếp cận tuyệt vời khác là bạn hãy vào trang web: www.yellowpages.vnn.vn,

ở mục Tìm gì? bạn có thể nhập các từ khóa như “nông nghiệp”, “nông sản”, “chăn nuôi”,

rồi chọn tỉnh/thành phố nào, bạn sẽ có rất nhiều địa chỉ để lựa chọn Đừng quên rằng bạn còn có Mr Google nữa nhé Khi tìm một tổ chức thực tập thì bạn cần phải biết người biết

ta, bởi vì “nếu công ty là một chiếc xe thì họ chỉ mời những người thích hợp lên xe mà thôi” (James Collins) Một khi có cơ hội gặp đại diện của các tổ chức có tiềm năng cung cấp thực tập, bạn hãy trao đổi với họ về các cơ hội thực tập, và chứng tỏ cho họ thấy bạn

sẽ là một lựa chọn đúng đắn Nhớ rằng các tiếp cận chủ động (pro-active approach) là cách tiếp cận khôn ngoan nhất

Vì lý do bảo mật bí quyết công nghệ hoặc các dòng sản phẩm mới mà hầu hết các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các công ty đa quốc gia hiếm khi cung cấp cơ hội thực tập cho sinh viên Tuy nhiên, những công ty này (ví dụ như Công ty cổ phần chăn nuôi C.P Việt Nam, Công ty TNHH Cargill Việt Nam, Công ty Japfa Việt Nam, Công ty Proconco, Công ty chăn nuôi Pháp Việt, De Heus Việt Nam, Công ty TNHH Bayer Việt Nam, Công ty phân bón Việt Nhật, Công ty TNHH Emivest Việt Nam, Công ty cổ phần

chuyên nghiệp hàng năm Nếu có cơ hội thì bạn nên nắm bắt ngay bởi vì những công ty như thế luôn là nơi thực tập rất tuyệt vời

Trách nhiệm tìm nơi thực tập thuộc về sinh viên14 Bộ môn, khoa kinh tế, cố vấn học tập (và/hoặc giảng viên hướng dẫn) chỉ có thể hỗ trợ bạn trong quá trình tìm nơi thực tập Nếu bạn muốn thảo luận về các khả năng thực tập tốt nghiệp, thì bạn có thể liên hệ với trưởng

bộ môn hoặc cố vấn học tập (qua email hoặc điện thoại) Một khi bạn đã có ý tưởng về chủ

đề và nơi thực tập, thì bạn có thể liên hệ với trưởng bộ môn hoặc cố vấn học tập để phân công giảng viên hướng dẫn phù hợp Sau đó, bạn sẽ làm việc trực tiếp với giảng viên hướng

13 https://iconicjob.vn/blog/internship-la-gi-internship-lam-cac-cong-viec-gi/

14 Tôi không tán thành chuyện gia đình hoặc giảng viên hướng dẫn gọi điện thoại hoặc viết email xin một chổ thực tập cho sinh viên năm cuối hệ chính qui của một trường đại học mang tên UEH Sinh viên phải tự nộp hồ sơ xin đi thực tập (có thể nhiều hơn một tổ chức) cho dù có nhận được sự hỗ trợ hoặc giới thiệu từ người khác hay không Nếu

hồ sơ luôn luôn bị từ chối thì chúng ta không nên thỏa hiệp bởi vì điều này chứng tỏ năng lực của sinh viên chưa đáp ứng các yêu cầu của nhà tuyển dụng, và nhà trường nên cho phép sinh viên hoãn học kỳ thực tập để chuẩn bị tốt hơn cho lần nộp hồ sơ tiếp theo

dẫn được phân công chính thức Trong suốt quá trình thực tập, bạn sẽ trao đổi và báo cáo trực tiếp với giảng viên hướng dẫn

6 CHUẨN BỊ HỒ SƠ XIN THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đã qua rồi cơ chế xin – cho và thực tập là một gánh nặng trách nhiệm của các cơ quan thực tập với phía nhà trường Nếu chương trình thực tập được thiết kế tốt thì thực tập sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho phía nhà tuyển dụng (xem Shindler & Babbitt, 2013; Maertz, Stoeberl & Marks, 2014)15 Thực tập tốt nghiệp là một hình thức đào tạo trong công việc,

là giai đoạn bạn học để làm việc, và là giai đoạn chuyển tiếp từ thế giới học tập sang thế giới làm việc Bạn nên xem thực tập như một cơ hội học tập kinh nghiệm làm việc, phát triển kỹ năng, rèn luyện thái độ, và tạo lập vốn nghề nghiệp cho bản thân Vì thế bạn nên

có sự chuẩn bị nghiêm túc để nắm lấy

Ngày nay, quá trình nộp hồ sơ xin thực tập cũng cạnh tranh như nộp hồ sơ xin việc chính thức, nhất là trong một số ngành chế biến thực phẩm và ở các doanh nghiệp danh tiếng hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Cho nên, để có được một chổ thực tập thích hợp là hết sức khó khăn và bạn cần phải làm cho hồ sơ xin thực tập của mình nổi bật hơn các ứng viên khác Trong hồ sơ xin thực tập bạn cần cho nhà tuyển dụng biết về những tham vọng nghề nghiệp, năng lực học thuật, thái độ chuyên nghiệp, giá trị đóng góp, và tất

cả các năng khiếu và kỹ năng của bạn Bạn phải chứng tỏ cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn đã tìm hiểu rất nghiêm túc về ngành nghề và các hoạt động của doanh nghiệp, và bạn thực sự muốn được trải nghiệm để phát triển bản thân trước khi quyết định nộp hồ sơ xin thực tập Và cũng quan trọng không kém là bạn nên gởi hồ sơ xin thực tập càng sớm càng tốt (Woodard, 2015)

Các giai đoạn, các hoạt động cần làm và sản phẩm kỳ vọng đạt được trong học kỳ thực tập

có thể được mô tả như trong bảng dưới đây:

Bảng 1: Các giai đoạn trong học kỳ thực tập tốt nghiệp

- Tham khảo ý kiến giảng viên, cố vấn học tập, cựu sinh viên, …

- Danh sách rút gọn các

tổ chức tiềm năng (bao gồm địa chỉ, email, điện thoại của người liên lạc chính)

- Tóm tắt ý tưởng dự án nghiên cứu (concept note)

- Thực hiện càng sớm càng tốt, ít nhất là 6 tháng trước khi bắt đầu học kỳ thực tập tốt nghiệp

- Suy nghĩ về cách tiếp cận

cơ quan thực tập

- Đánh giá năng lực bản thân

15 Maertz, P., Stoeberl, A., & Marks., J (2014) Building successful internships: lessons from the research for interns,

schools, and employers Career Development International, 19: 123-142

- Viết đề cương sơ bộ (proposal writing)

- Thư giới thiệu (của khoa hoặc cố vấn học tập)

kỹ năng và thái độ)

- Khi gửi hồ sơ cần tìm hiểu xem nên gửi trực tiếp, qua đường bưu điện hay email

- Theo dõi thông báo về thực tập và tốt nghiệp của phòng QLĐT-CTSV và khoa kinh tế

- Soạn thảo nội dung đồng thực tập (theo mẫu)

- Soạn thảo nội dung thỏa thuận học tập (theo mẫu)

- Lên kế hoạch hoàn thành học phần còn nợ (nếu có), kế hoạch học thi TOEIC, …

- Chuẩn bị các kỹ năng văn phòng cơ bản

- Ký hợp đồng thực tập

- Ký thỏa thuận học tập

- Kế hoạch thực tập

- Kế hoạch khác (có thể ảnh hưởng đến kết quả thực tập)

- Việc đánh giá bạn bắt đầu

từ đây nên cần phải thể hiện bản thân và thái độ chuyên nghiệp

- Sổ nhật ký thực tập (và tập bỏ thói quen lướt web

- Phân tích vấn đề

- Tìm tài liệu (literature search)

- Soạn bảng câu hỏi (nếu cần)

- Lên kế hoạch các hoạt động (activity plan)

- Ghi nhật ký thực tập

- Đề cương hoàn chỉnh (kế hoạch thực tập)

- Bảng câu hỏi phỏng vấn (nếu cần)

- Bản liệt kê các hoạt động theo tuần (có thể trong sổ nhật ký)

- Tuân thủ cam kết làm việc

và thực tập tại cơ quan

- Tham gia các công việc được giao, thu thập dữ liệu (có thể thực hiện điều tra, nếu cần)

- Phân tích số liệu và giải thích kết quả

- Nộp kết quả theo tiến độ cho giảng viên hướng dẫn và cố vấn thực tập

- Ghi/lưu lại các hoạt động, kết quả của từng công việc được giao

- Dữ liệu

- Các kết quả sơ bộ (preliminary results)

- Cố gắng hoàn thành trước tuần lễ thứ 7 của chương trình thực tập

- Tham khảo ý kiến của cả giảng viên hướng dẫn và

cố vấn thực tập

- Cố gắng tận dụng thời gian để thực hiện việc nghiên cứu

- Hạn chế tiệc tùng/cà phê chém gió

Viết báo

cáo thực

tập

- Tuân thủ cam kết làm việc

và thực tập tại cơ quan

- Tập hợp nhật ký thực tập và kết quả nghiên cứu để viết báo cáo thực tập (kể cả bài luận suy tưởng)

- Gửi bản thảo của các báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn

- Thuyết trình (nếu có)

- Báo cáo thực tập

- Slides thuyết trình (nếu có)

- Kiểm tra định dạng và ngôn ngữ theo đúng qui định của bộ môn

- Hạn nộp theo qui định

- Chuyển kết quả đánh giá thực tập của cố vấn thực tập đến giảng viên hướng dẫn hoặc văn phòng khoa kinh tế

- Cám ơn và giữ liên lạc với

cơ quan thực tập

Nguồn: Điều chỉnh từ hướng dẫn thực tập của đại học Wageningen, Hà Lan

Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về các hồ sơ cần bạn cần chuẩn bị để nộp đơn xin thực tập tại các cơ quan thực tập tiềm năng:

6.1 Thư xin thực tập

Thư xin thực tập (cover letter - CL) được hiểu là thư ứng tuyển, là một bản mô tả khái quát của ứng viên gửi tới nhà tuyển dụng để trình bày lý do và nguyện vọng được thực tập tại một tổ chức Không chỉ là một lá thư đơn thuần, CL sẽ được gửi kèm với lý lịch cá nhân (curriculum vitae - CV) hoặc các hồ sơ khác như bảng điểm và thư giới thiệu Nếu như CV trình bày đầy đủ tất cả quá trình học tập, nghiên cứu và làm việc trước đây thì CL là nơi để bạn làm nổi bật các điểm mạnh bản thân liên quan tới công việc Từ đó, sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định và tìm ra những ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng để phỏng vấn

CL rất quan trọng vì nó chính là bản mô tả khái quát về định hướng, mục tiêu nghề nghiệp mang lại giá trị lợi ích cho ứng viên bởi nó sẽ tác động mạnh tới quyết định của nhà tuyển dụng Bạn có thể hỏi Mr Google hoặc đọc các sách hướng dẫn (như Salvador, 2010; Farr, 2011; Farr & Kursmark, 2009, …)16để tham khảo nhiều mẫu viết CL khác nhau bằng tiếng Anh Tuy nhiên, thông thường thì mẫu viết một CL bao gồm17:

▪ Thông tin liên lạc của bạn (Contact information)

▪ Ngày viết thư (Date)

▪ Địa chị nhà tuyển dụng (Employer address)

▪ Lời chào đầu (Salutation)

▪ Nội dung (Body):

• Đoạn mở đầu (First paragraph)

• Các đoạn giữa (Middle paragraphs)

• Đoạn cuối thư (Final paragraph)

▪ Lời kết thư (Complimentary close)

Theo cet.edu.vn , khi viết một thư xin thực tập bạn cần lưu ý các điểm sau đây:

Lời chào đầu:

Để gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng, thì độ dài của một CL sẽ khoảng từ 200 – 300 từ và ngoài các đoạn chính thì bạn cũng cần có lời chào ở đầu thư Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin mà bạn có về tổ chức đó

Tốt nhất bạn nên biết tên của nhà tuyển dụng hoặc người sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên để xưng hô cụ thể, có thể là: Dear… (tên của nhà tuyển dụng), tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm Và hãy chắc chắn về đối tượng nhận thư của bạn để thêm vào thích hợp hơn như Mr, Ms, Dr… Nhưng trong trường hợp bạn không biết tên

16 Salvador, E (2010) Step-by-step cover letters: Build a cover letter in 10 easy steps using personal branding JIST

Works

Farr, M (2011) The quick resume and cover letter book: Write and use an effective resume in only one day Fifth

Edition JIST Works

Farr, M., & Kursmark, L (2009) 15•Minute Cover Letter: Write an effective cover letter right now Second Edition

JIST Work

17 https://www.cet.edu.vn/quan-tri-nha-hang-khach-san/thuat-ngu/cach-viet-cover-letter-tieng-anh-chuan

nhà tuyển dụng bạn có thể đề “Dear Hiring Manager”, “Dear Human Resources Manager” hoặc “Dear (tên tổ chức)”

Đây là phần nội dung chính Một CL thường chỉ gồm 1 – 2 đoạn cơ bản Điều này

sẽ giúp nhà tuyển dụng không tốn nhiều thời gian để đọc một bức thư quá dài Trong phần này, bạn hãy cố gắng trả lời những câu hỏi sau đây:

• Lý do bạn ứng tuyển vào vị trí thực tập này?

• Lý do nào khiến bạn nghĩ rằng mình đủ tiêu chuẩn cho vị trí thực tập này?

• Những kinh nghiệm nào mà bạn có được phù hợp với yêu cầu thực tập này?

• Tại sao bạn lại muốn xin thực tập tại tổ chức đó?

Các ý cần được diễn đạt một cách ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn đảm bảo tính logic,

đủ để nhà tuyển dụng cảm thấy bạn đặt tâm huyết, yêu thích và mong muốn được thực tập tại tổ chức

Đoạn cuối thư:

Ở cuối thư, bạn cần tóm lại vấn đề và thảo luận về việc bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí thực tập này Cụ thể bao gồm:

• Nhắc lại một lần nữa vì sao bạn muốn được thực tập tại tổ chức và nghĩ rằng bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí này

• Trao đổi về kế hoạch, định hướng và ý tưởng công việc bạn sẽ làm tiếp theo

ví dụ như bạn mong muốn được phỏng vấn để thảo luận thêm về kỹ năng, về kinh nghiệm của bản thân

• Đề cập tới sơ yếu lý lịch hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn có thể đính kèm như bảng điểm, thư giới thiệu, chứng chỉ ngoại ngữ, đề cương nghiên cứu hoặc kế hoạch thực tập, … (nếu có)

• Bạn nhất định phải gửi lời cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn

Đoạn kết thúc:

Một cách phổ biến mà bạn có thể kết thúc thư là viết “Best” hoặc “Sincerely” Đồng thời, bạn gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ ký để hoàn thiện bức thư xin việc bằng tiếng Anh thật ngắn gọn nhưng rất chuyên nghiệp

UEH500, Euréka) Bạn cũng có thể cho nhà tuyển dụng thấy các năng lực khác của bạn như bằng lái xe (ý tôi là xe bốn bánh trở lên), kiến thức về HTML, kiến thức về thiết kế đồ họa, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng nhận các khóa đào tạo ngắn hạn như: xuất nhập khẩu nông sản, ISO 9001, ISO 22000 hoặc HACCP, nghiên cứu thị trường, phân tích báo cáo tài chính, khởi nghiệp kinh doanh, kỹ thuật phân tích dữ liệu định lượng, công nghệ thực phẩm, tâm lý người tiêu dùng hoặc các kỹ năng mềm Ngoài ra, bạn cũng có thể cho nhà tuyển dụng thấy blog chuyên ngành của bạn, các hoạt động ngoại khóa, tình nguyện mùa

hè xanh hoặc hoạt động từ thiện mà bạn tham gia trong thời gian học tại trường; hoặc các giải thưởng về âm nhạc, thể thao hoặc thời trang mà bạn có được Nếu có chứng nhận sinh viên năm tốt thì hãy mạnh dạn đưa vào Lưu ý: bạn cần phải nộp kèm bản photo có công chứng các giấy tờ này

Theo Woodard (2015), ngoài thư xin thực tập và lý lịch cá nhân thì điểm mạnh trong hồ sơ xin thực tập của bạn còn có thể được thể hiện qua sự hiện diện (tích cực) trên các kênh truyền thông mạng xã hội (social media), hồ sơ năng lực trực tuyến (online portfolio), thư giới thiệu của khoa đào tạo hoặc cố vấn học tập (recommendation letters), và sử dụng các mẫu CV sáng tạo (creative resumes) Sức khỏe và ngoại hình cũng có thể là một điểm cộng Hãy giữ gìn sức khỏe, tập gym đều đặn và làm đẹp nữa nhé

6.3 Đề cương nghiên cứu

Đề cương nghiên cứu sơ bộ (draft of the research proposal) có thể là một yêu cầu bắt buộc đối với thực tập theo hướng nghiên cứu (research-oriented internship)18 Đối với chuyên ngành kinh tế và kinh doanh nông nghiệp, nếu bạn chọn thực tập ở phòng Nghiên cứu và Phát triển hoặc phòng Marketing (thường là nghiên cứu hành vi người tiêu dùng, hành vi của nông dân, nghiên cứu về chiến lược cạnh tranh, …) của một doanh nghiệp, một cơ quan nghiên cứu chính sách nông nghiệp hoặc một tổ chức phi chính phủ nào đó thì bạn nên chọn đi theo hướng này

Khi bạn đã xác định được vấn đề nghiên cứu và phát triển thành một đề cương nghiên cứu

sơ bộ sẽ là một lợi thế rất lớn Điều này chứng tỏ bạn có sự chuẩn bị nghiêm túc cho kế hoạch thực tập của mình Nhà tuyển dụng thường đánh giá cao thái độ hơn là trình độ của sinh viên trong thời gian thực tập (và kể cả khi đi làm chính thức) Kèm theo đề cương nghiên cứu là kế hoạch làm việc của bạn theo thời gian hàng tuần hoặc theo một lưu đồ trình tự thực hiện các công việc dự định trong thời gian thực tập và viết báo cáo thực tập Nếu bạn đã được học phương pháp nghiên cứu trong kinh tế (hoặc thu thập và quản lý dữ liệu) thì sẽ rất hữu ích khi viết đề cương nghiên cứu Nếu chưa thì bạn có thể nhờ sự tư vấn của giảng viên hướng dẫn

18 Chương trình thực tập theo hướng nghiên cứu rất phổ biến đối với bậc thạc sĩ ở UEH và nhiều trường đại học trên thế giới, điển hình là Wageningen University của Hà Lan Tuy nhiên, nếu bạn có năng lực nghiên cứu thì hãy tự tin lựa chọn theo hướng này bởi vì người có năng lực nghiên cứu tốt thì sẽ có thể dễ dàng chuyển sang thực hành công việc, nhưng ngược lại thì không phải chuyện dễ

Một đề cương nghiên cứu sơ bộ khoảng chừng 4 đến 5 trang giấy A4 và thường bao gồm các nội dung cơ bản sau đây (dĩ nhiên phải có danh mục tài liệu tham khảo):

Bảng 2: Nội dung của đề cương nghiên cứu

(Introduction)

- Bối cảnh của vấn đề nghiên cứu (background of the research problem)

- Cơ sở lý thuyết liên quan hoặc các nghiên cứu trước đây về vấn đề nghiên cứu (scientific literature, previous studies)

- Sự phù hợp về mặt ý nghĩa thực tiễn hoặc chính sách của nghiên cứu (practical/policy relevance) – có thể phù hợp về mặc xã hội, chiến lược kinh doanh, hoặc khoa học (tùy vào loại chủ đề nghiên cứu)

- Hình thành các câu hỏi/mục tiêu và giả thuyết nghiên cứu (formulation of the research questions/objectives and hypotheses) Lưu ý: bạn nên trích dẫn đầy đủ

để tránh lỗi đạo văn và làm tăng tính thuyết phục của các lập luận trong cách hành văn của bạn

- Đôi khi bạn có thể tách riêng phần bối cảnh với cơ sở lý thuyết nếu như khung lý thuyết (theoretical framework) của bạn có đóng góp gì mới về chủ đề nghiên cứu Phương pháp

(Methods)

- Mô tả dữ liệu sẵn có (số liệu thống kê hoặc bản đồ.)

- Mô tả cách thu thập dữ liệu (nếu có điều tra khách hàng, nhân viên, hộ gia đình hoặc doanh nghiệp): cấu trúc bảng câu hỏi, phương pháp lấy mẫu, cỡ mẫu, thực hiện điều tra, hoặc các thí nghiệm hành vi (nếu có)

- Trình bày các mô hình sẽ được sử dụng trong dự án nghiên cứu Ở đây, bạn có thể lập bảng mô tả các biến trong mô hình, cách đo lường, và hệ số Cronbach alpha (nếu bạn có sử dụng thang đo Likert)

- Mô tả các phương pháp thống kê được sử dụng để phân tích số liệu và kiểm định giả thuyết

- Lưu ý: nếu trong nghiên cứu của bạn có so sánh giữa các nhóm đối tượng khác nhau thì bạn nên sử dụng đồ thị thanh sai số (error-bar graph) và/hoặc các thước

đo effect size như Cohen’s d statistic

Nhớ rằng, một nghiên cứu hàn lâm sẽ cần nhiều thời gian hơn Cho nên bạn có thể mở rộng khung thời gian trước kỳ thực tập chính thức (đây là giai đoạn bạn tập tìm và đọc tài liệu, viết đề cương nghiên cứu)

Nguồn: Tác giả

Lưu ý rằng, đề cương nghiên cứu cuối cùng (final research proposal) sẽ được phát triển từ

đề cương nghiên cứu sơ bộ trong đó nội dung của từng phần được trình bày một cách chi tiết hơn Hoàn thành đề cương nghiên cứu cuối cùng tức là bạn đã hoàn thành được khoảng 50% công việc của một báo cáo thực tập theo hướng nghiên cứu Cụ thể, các mục giới thiệu

và phương pháp có thể được sử dụng trong báo cáo cuối cùng (có thể chia thành chương 1

và chương 2 trong báo cáo cuối cùng của bạn, nếu giảng viên thực tập yêu câu cấu trúc báo cáo thực tập theo chương) Công việc còn lại của báo cáo thực tập thu thập số liệu, phân tích số liệu, trình bày và giải thích kết quả nghiên cứu, thảo luận kết quả và kết luận Việc

có cần hoàn chỉnh đề cương nghiên cứu hay không còn tùy thuộc vào yêu cầu của giảng

viên hướng dẫn Tuy nhiên, đối với trình độ đại học thì nhiều giảng viên hướng dẫn bỏ qua giai đoạn này bởi vì thời gian thực tập chỉ có 10 tuần

6.4 Kế hoạch thực tập

Cũng quan trọng như đề cương nghiên cứu đối với thực tập theo hướng nghiên cứu, một

kế hoạch thực tập (internship plan) là bằng chứng cho nhà tuyển dụng thấy bạn có sự chuẩn

bị chu đáo như thế nào đối với thực tập theo hướng công việc (task-oriented internship) Hình thức thực tập này thiên về tính ứng dụng và giúp bạn hiểu về các hoạt động của tổ chức Để có một kế hoạch thực tập ấn tượng, thì bạn cần phải xác định được (các) vấn đề bạn cần nghiên cứu trong tổ chức, các mục tiêu học tập của bạn, các hoạt động bạn muốn thực hiện hoặc tham gia, và các phương pháp sử dụng để thực hiện các mục tiêu học tập là gì? Ngoài ra, bạn cũng cần trình bày các điểm mạnh của bản thân để cơ quan thực tập xem xét phân công nhiệm vụ thích hợp

Một kế hoạch thực tập sơ bộ khoảng chừng 4 đến 5 trang giấy A4 và thường bao gồm các nội dung cơ bản sau đây (không cần tài liệu tham khảo):

Bảng 3: Nội dung của kế hoạch thực tập

- Trình bày tại sao bạn chọn tổ chức đó là nơi thực tập

- Trình bày các mục tiêu/kết quả học tập của bạn

- Các hoạt động của bạn có thể được thực hiện ở bên trong hoặc bên ngoài cơ quan thực tập Ví dụ, bạn có thể đi gặp gỡ khách hàng, đối tác, người dân hoặc chính quyền để tham khảo ý kiến hoặc quan điểm của họ về một vấn đề liên quan đến tổ chức

- Ngoài ra, nếu một công việc nào đó mà tổ chức giao bạn thực hiện đòi hỏi phải

có sử dụng lý thuyết và phương pháp nghiên cứu (mô hình và thu thập số liệu

sơ cấp) thì bạn cũng cần trình bày lý thuyết và phương pháp nghiên cứu (có thể

để ở phụ lục) Ví dụ, tổ chức của bạn đang bị người dân phản ánh về thiệt hại nông nghiệp do nước thải từ nuôi trồng thủy sản và tổ chức yêu cầu bạn đánh giá tác động đó như thế nào để có giải pháp khắc phục Giả sử bạn sử dụng phương pháp thay đổi năng suất (productivity change) và ước tính nước thải làm giảm 20% năng suất lúa của 1000 nông hộ xung quanh Vậy, ngoài việc trình bày các hoạt động bạn sẽ làm như đi quan sát thực địa, xây dựng bảng câu hỏi, phỏng vấn ngẫu nhiên 50 nông hộ, nhập số liệu, xử lý số liệu, kết quả ước lượng thiệt hại, thái độ của người dân, đòi hỏi của người dân, và đề xuất các giải phải lên cấp trên … thì bạn phải trình bày sơ lược về lý thuyết và mô hình phân tích

Nguồn: Tác giả

Kế hoạch thực tập cuối cùng sẽ được phát triển từ kế hoạch thực tập sơ bộ sau khi bạn tham vấn ý kiến của cố vấn thực tập và/hoặc giảng viên hướng dẫn Thông thường thì kế hoạch cuối cùng phải có sự đồng ý của cơ quan thực tập bởi vì nó có ảnh hưởng đến các hoạt động của tổ chức Hoàn thành kế hoạch thực tập cuối cùng và cam kết thực hiện các công việc cụ thể của kế hoạch sẽ giúp bạn thu thập thông tin cần thiết để viết báo cáo thực tập Đây cũng là cơ sở để cố vấn thực tập đánh giá kết quả thực tập của bạn

7 THỦ TỤC THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

7.1 Hợp đồng thực tập và thỏa thuận học tập

Một khi đã có chổ thực tập, bạn phải hoàn tất các mẫu hợp đồng thực tập (internship contract – Phụ lục A) và thỏa thuận học tập (learning agreement – Phụ lục B) Hãy soạn

và thảo luận kỹ lưỡng hợp đồng và thỏa thuận học tập với giảng viên hướng dẫn và/hoặc

cố vấn thực tập của bạn trước khi bắt đầu thực tập thực sự Hợp đồng thực tập được ký bởi người đại diện cơ quan thực tập của bạn, giảng viên hướng dẫn và bạn Thỏa thuận học tập, trong đó liệt kê các kết quả học tập kỳ vọng đạt được qua thời gian thực tập, chỉ được ký giữa bạn và giảng viên hướng dẫn Hợp đồng thực tập nên được ký trong vài ngày đầu tiên tại cơ quan thực tập, còn thỏa thuận học tập có thể được trong vòng hai tuần đầu khi bắt đầu thực tập Hãy photo hợp đồng và thỏa thuận cho các bên lưu giữ làm bằng chứng cho việc đánh giá kết quả thực tập của bạn Trong thế giới làm việc bất định (nhất là khi lòng tin ít nhiều suy giảm) thì mọi cam kết phải dựa trên hợp đồng chứ đừng dại dột nghe theo những lời hứa suông

7.2 Hai chương trình thực tập tốt nghiệp

Trong hợp đồng thực tập có một phụ lục mô tả chương trình thực tập (internship programme) – đó là các hoạt động chính sẽ được giao cho thực tập sinh Về các hoạt động,

có hai hình thức thực tập cơ bản: thực tập theo hướng công việc (task-oriented) và thực

tập theo hướng nghiên cứu (research-oriented)19 Trong một chương trình thực tập theo hướng công việc, bạn có thể sẽ thực hiện một số công việc cụ thể (several specific tasks) liên quan đến một (một số) vấn đề nghiên cứu tại nơi thực tập20 Trong một chương trình thực tập theo hướng nghiên cứu (hay còn gọi là hướng nghiên cứu ứng dụng), bạn sẽ chủ yếu thực hiện một dự án nghiên cứu (one main research project) Cả hai hình thức thực tập

19 Theo hướng dẫn này, thì một báo cáo thực tập theo hướng nghiên cứu có thể được hiểu là một nghiên cứu ứng dụng (an applied research) Ở đây, bạn cũng thực hiện một nghiên cứu bài bản về một vấn đề cụ thể của tổ chức Ví dụ, bạn thực hiện một nghiên cứu về năng lực cạnh tranh của công ty chế biến thủy sản ABC; một nghiên cứu để đánh giá thiệt hại môi trường của nhà máy sản xuất tinh bột XYZ, hoặc một nghiên cứu để biết người tiêu dùng sẵn lòng trả thêm bao nhiêu nếu như công ty MNP áp dụng mô hình “cây cam vườn tôi”, “rau sạch của tôi”, … Trong khi đó một nghiên cứu hàn lâm (academic research) thường nghiên cứu một vấn đề rộng hơn Ví dụ, bạn thực hiện một nghiên cứu về năng lực cạnh tranh của ngành chế biến thủy sản ở đồng bằng sông Cửu Long; một nghiên cứu để đánh giá thiệt hại môi trường của các nhà máy sản xuất tinh bột tại Việt Nam, hoặc một nghiên cứu để biết người tiêu dùng sẵn lòng trả thêm bao nhiêu cho cam organic

20 Cũng có thể có một (vài) công việc mang tính nghiên cứu

đều được Tùy bạn chọn theo sở thích, tính cách, điều kiện và/hoặc định hướng nghề nghiệp tương lai riêng của mình

Nếu bạn làm thực tập theo hướng công việc, thì sẽ làm một hoặc hai bài tập lớn (bigger assignments) hoặc tình huống (cases), trong đó bạn có thể thực hiện từ đầu đến cuối; theo cách này, bạn có thể tập trung hơn vào công việc chính của mình và tránh được sự phân tán quá nhiều (fragmentation) theo kiểu sai đâu đánh đó Nếu bạn chọn làm thực tập theo hướng nghiên cứu, thì tốt nhất là bạn nên tập trung một vài hoạt động có thể giúp bạn hướng vào tổ chức và lĩnh vực chuyên nghiệp của tổ chức, hoặc nhắm vào việc đóng góp cho các kết quả học tập khác bên cạnh nâng cao năng lực nghiên cứu của bạn Dĩ nhiên, lựa chọn theo hướng nghiên cứu đòi hỏi bạn phải lược khảo lý thuyết (literature review)

kỹ hơn, thu thập dữ liệu nhiều hơn (có khả năng phải thực hiện điều tra) và cũng có thể cần đến các kỹ thuật thống kê và kinh tế lượng phức tạp hơn Nếu lựa chọn theo hướng nghiên cứu thì bạn cũng nên cân nhắc năng lực chuyên môn (expertise) của cơ quan thực tập và nhất là giảng viên hướng dẫn

7.3 Soạn thảo các kết quả học tập

Phần quan trọng nhất của thỏa thuận học tập là mô tả các kết quả học tập mà bạn mong muốn đạt được qua thời gian thực tập Việc soạn thảo các kết quả học tập cụ thể và rõ ràng

là rất quan trọng bởi vì nó sẽ hỗ trợ bạn định hình (give shape) cho các hoạt động thực tập

và viết bài luận suy tưởng về thực tập (reflection on the internship) Danh sách các kết quả học tập cũng quan trọng cho việc đánh giá kết quả thực tập Bạn nên thảo luận các kết quả học tập và tiến độ thực tập của mình một cách thường xuyên với cả giảng viên hướng dẫn

và cố vấn thực tập

Bạn nên cố gắng soạn thảo nhiều loại kết quả học tập khác nhau để giúp phát triển năng lực bản thân Ngoài việc tập trung nâng cao kiến thức chuyên môn về các chủ đề nhất định (knowledge/qualification), thì bạn cũng cần đưa ra các mục tiêu phát triển các kỹ năng và rèn luyện thái độ21 Ngoài ra, đối với sinh viên kinh tế thì bạn cần phát triển khả năng đọc được tâm lý khách hàng, nghe được ngôn ngữ vũ trụ, hiểu được văn hóa toàn cầu và cảm nhận được thay đổi của khí hậu22 Mặc dù không có hướng dẫn cụ thể nào về số lượng kết quả học tập cần xác định cho mỗi loại bởi vì điều này mang tính chất cá nhân rất cao, nhưng bạn nên đưa ra một sự kết hợp hài hòa giữa kiến thức chuyên môn, kỹ năng, thái độ và những khía cạnh khác

Khi soạn thảo các kết quả học tập, thì bạn có thể dựa vào danh sách các kết quả học tập kỳ vọng của học phần thực tập tốt nghiệp được liệt kê ở trên Và nếu bạn muốn, thì bạn cũng

có thể đưa thêm các kết quả khác Một qui tắc thực nghiệm hữu ích để thiết lập các kết quả học tập khả thi là nguyên tắc SMART như sau:

▪ Cụ thể (Specific): Cố gắng đưa ra các kết quả cụ thể theo sở thích của bạn và của

cơ quan thực tập Bạn phải tự hỏi mình muốn học gì để phát triển bản thân (personal development), và loại kinh nghiệm nào đặc biệt được tìm thấy trong cơ quan thực tập của bạn? Và các kết quả học tập thích hợp như thế nào với các loại hoạt động thực tập của bạn?

▪ Có thể đo lường (Measurable): Các kết quả học tập của khóa thực tập tốt nghiệp

thường khó lượng hóa, nhưng hãy nghĩ tới mức độ học tập (the level of learning)

mà bạn muốn đạt được một cách rõ ràng Ví dụ, nếu bạn muốn cải thiện các kỹ năng thuyết trình, thì bạn cần đề ra một mức mục tiêu phải thực hiện (target) chẳng như thực hiện một, hai hoặc bao nhiêu lần thuyết trình trong 10 tuần? Và thực hiện thuyết trình trước bao nhiêu khán giả?

▪ Hành động (Action-related/Relevant): Nghĩ tới các hành động mà bạn có thể làm

để đạt được một kết quả học tập cụ thể, và nếu có thể thì nên đưa chúng vào bản mô

tả các kết quả học tập kỳ vọng của bạn Ví dụ, với kết quả học tập là rèn luyện thái

độ kỷ luật, thì bạn có thể đưa thêm mục “nộp báo cáo tiến độ thực tập cho giảng viên hướng dẫn và cố vấn thực tập hàng tuần trước 17 giờ chiều thứ sáu”, “luôn luôn đến cơ quan thực tập đúng 7:45am”, “hai tuần phải đọc hết một cuốn sách về quản lý”, “mỗi tuần đến phòng tập gym 4 lần”, mỗi ngày dành 30 phút cho Emma, Alisha, hoặc Ted Talks

▪ Thực tế (Realistic/Achievable): Hiễn nhiên, các kết quả học tập của bạn phải có

thể đạt được một cách thực tế trong cơ quan thực tập và trong khung thời gian của chương trình thực tập tốt nghiệp Ví dụ, sẽ là phi lý nếu bạn đưa ra mục tiêu đạt trình độ TOEIC 850 trong 10 tuần khi mà trình độ hiện tại của bạn chỉ khoảng TOEIC 450 hoặc bạn sẽ thực hiện điều tra ngẫu nhiên 500 người tiêu dùng thực phẩm tại hệ thống siêu thị Saigon CO.OP trước tuần lễ thực tập thứ 6

▪ Ràng buộc về thời gian (Time-bound/based): Khung thời gian chính để thực tập

tốt nghiệp của bạn bị giới hạn trong một học kỳ Tuy nhiên, một số trường hợp bạn

có thể xác định khung thời gian linh hoạt hơn Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là cải thiện các kỹ năng viết – chủ yếu được thực hiện ở giai đoạn cuối thông qua viết báo cáo thực tập, hoặc suốt cả kỳ thực tập bằng cách tham gia vào nhiều công việc viết lách khác nhau, yêu cầu phản hồi, và/hoặc có thể thông qua việc viết blog cá nhân hoặc cam kết thực hiện mọi giao tiếp qua email (thay vì sử dụng tin nhắn)

Các kết quả học tập được soạn thảo kỹ càng sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ các hoạt động thực tập để đạt được những điều bạn mong muốn Nếu cần thì các kết quả học tập này có thể được điều chỉnh trong quá trình thực tập, nhưng lưu ý là bạn cần phải trao đổi với giảng viên hướng dẫn và/hoặc cố vấn thực tập của mình

8 NHỮNG LƯU Ý KHI ĐI THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Bên cạnh việc chọn một nơi thực tập phù hợp và một bộ hồ sơ xin thực tập ấn tượng, theo

iconicjob.vn, cet.edu.vn, Woodard (2015) và Sindler và Babbit (2013) thì bạn cần lưu ý những điều sau đây khi đi thực tập (dĩ nhiên là sau khi bạn đã trúng tuyển vào một vị trí thực tập tại tổ chức):

8.1 Tìm hiểu tổ chức và nhân sự các phòng ban

Trước khi đi thực tập, bạn cần phải tìm hiểu về tổ chức và ngành nghề mà tổ chức đó hoạt động thông qua việc tìm đọc các tin tức và báo cáo cập nhật về tổ chức để hiểu những thành công và thách thức của họ, biết khách hàng và các đối tác của họ là ai Bạn cũng nên tìm hiểu cơ cấu tổ chức, văn hóa tổ chức và đội ngũ nhân sự của họ thông qua nghiên cứu Website, LinkedIn, hoặc các trang mạng xã hội khác Nhớ rằng “the more you know, the better you can help the mission”

8.2 Học những thứ cơ bản nhất nơi công sở

Bạn cần phải thành thạo những thứ cơ bản nhất như sử dụng máy photocopy, máy fax, máy chiếu, MS Office, mobile apps, công cụ tìm kiếm (search engines) và Internet bởi vì sẽ là sai lầm nếu rằng những kỹ năng này có thể được học từ từ Thử nghĩ, nếu bạn dành toàn

bộ thời gian thực tập chỉ để học các kỹ năng văn phòng cơ bản, thì bạn sẽ không còn nhiều thì giờ để hoàn thành các kết quả học tập, để gặp gỡ mọi người và có thể sẽ bỏ lỡ những

cơ hội quan trọng khác

8.3 Hãy tuyệt vời ngay ngày đầu tiên

Bạn không được mắc lỗi ngay từ đầu vì khi đi thực tập thì những ấn tượng ban đầu là vô cùng quan trọng vì ông bà ta hay nói “trông mặt mà bất thành dong” ấy mà Khi một nhân viên trong tổ chức biết là họ sẽ phải làm việc với một thực tập sinh trong vài tháng tới, thì

họ thích chọn một người tốt nhất Ấn tượng đầu tiên sẽ có thể quyết định bạn sẽ làm ở đâu, bạn sẽ làm khi nào, bạn sẽ làm với ai, bạn sẽ làm gì, và bạn sẽ làm như thế nào Thời gian thực tập của bạn không nhiều để phải chứng minh cho mọi người trong tổ chức thấy rằng

“trông vậy chứ tôi rất tốt, rất thật, và rất giỏi” bởi vì mục tiêu cốt lỗi của bạn là được học thực tế càng nhanh càng tốt – càng nhiều càng tốt

8.4 Mục tiêu thực tập và ký thỏa thuận học tập

Bạn nên viết ra sẵn những gì bạn muốn đạt được qua thời gian thực tập và thẳng thắn trao đổi với người cố vấn những gì mà họ kỳ vọng nơi bạn ngay từ buổi đầu Nếu người cố vấn thực tập cũng viết ra sẵn các mục tiêu cố vấn của họ thì rất tuyệt vời Nếu không, thì bạn nên ghi chép lại tất cả những lời họ nói với bạn để bạn biên soạn thành văn bản chính thức Tốt nhất là cả bạn và người cố vấn cùng ký thỏa thuận về các mục tiêu học tập của bạn và các mục tiêu cố vấn của họ