Hạc toán kế toán

Hạc toán kế toán

Phần I : lý luận chung về công tác hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong các doanh nghiệp.

I ý nghĩa của hạch toán kế toán.1 Khái niệm hạch toán kế toán.

Hoạt động kinh tế tạo ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài ngời Xã hội loài ngời càng phát triển thì mức độ phức tạp và đa dạng của các hoạt động kinh tế càng tăng, mối quan tâm của con ngời đến hoạt động kinh tế cũng càng tăng Điều này đặt ra nhu cầu tất yếu phải thực hiện chức năng quản lý kinh tế Để quản lý đợc các hoạt động kinh tế thì cần thiết phải có số liệu, để có đợc các số liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, đòi hỏi phải thực hiện việc quan sát, đo l-ờng, tính toán và ghi chép các hoạt động đó Tất cả những công việc này nhằm thực hiện chức năng giám sát các hoạt động kinh tế tài chính gọi là hạch toán kế toán Vậy hạch toán kế toán đợc hiểu nh sau :

Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp, các tổ chức bằng hệ thống phơng pháp khoa học nh chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổng hợp - cân đối kế toán.

2 Đặc điểm hạch toán kế toán.

Hạch toán kế toán với chức năng phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính trong tất cả các doanh nghiệp và các tổ chức nên có những đặc điểm sau :

Thứ nhất, Hạch toán kế toán nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình

thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, các đơn vị nhờ đó mà hạch toán kế toán thực hiên đợc sự giám đốc liên tục cả trớc, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn.

Thứ hai, Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế đều đợc ghi chép theo giá trị và

biểu hiện bằng tiền Nhờ đó mà hạch toán kế toán cung cấp đợc các chỉ tiêu tông hợp phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính.

Thứ ba, Hạch toán kế toán sử dụng hệ thống phơng pháp nghiên cứu khoa học nh

chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán để nghiên cứu đối ợng của mình Trong đó phơng pháp lập chứng từ kế toán là thủ tục hạch toán đầu

t-tiên và bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhờ đó mà số liệu do kế toán phản ánh bảo đảm đợc tính chính xác và có cơ sở pháp lý vững chắc.

3 ý nghĩa của hạch toán kế toán trong hoạt động quản lý.

Sản phẩm của hạch toán kế toán là thông tin kế toán Trong đó để ra các quyết định quản lý các nhà quản lý sử dụng rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, nhng thông tin kế toán là quan trọng nhất và không thể thiếu đợc Bởi vì nghiên cứu bản chất của hạch toán kế toán ta thấy chức năng chính của hạch toán kế toán là phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức Do đó toàn bộ bức tranh về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu tiên, là cung cấp vật t cho sản xuất, qua khâu sản xuất đến khâu cuối cùng là tiêu thụ đều đợc phản ánh thật đầy đủ và sinh động qua thông tin kế toán Hơn thế nữa hạch toán kế toán còn thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện có hệ thống mọi hoạt động kinh tế qua hai mặt của mỗi hiện tợng, mỗi quá trình : vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả Vì vậy thông tin kế toán có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động quản lý Cụ thể :

Hạch toán kế toán giúp các nhà quản lý định ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch, các dự án đặt ra; qua việc phân tích các thông tin kế toán ban giám đốc sẽ quyết định nên sản xuất mặt hàng nào, với nguyên liệu gì và mua từ đâu, nên đầu t mới hay duy trì thiết bị cũ, nên mua bên ngoài hay tự sản xuất, nên tiếp tục hoạt động hay chuyển hớng hoạt động sang những lĩnh vực mới.

Hạch toán kế toán giúp các nhà đầu t, chủ nợ có đợc các quyết định có nên đầu t hoặc cho vay hay không và đồng thời cũng biết đợc doanh nghiệp đã sử dụng vốn đó nh thế nào, có hiệu quả hay không, có đúng mục đích hay không; nhờ vào các thông tin về hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Hạch toán kế toán cũng giúp cho Nhà nớc trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ; thông qua kiểm tra tổng hợp các số liêu kế toán Nhà nớc nắm đợc tình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị từ đó đề ra các chính sách về đầu t, thuế vụ thích hợp.

II Một số vấn đề chung về công tác hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ trong doanh nghiệp.

1 Một số khái niệm liên quan đến quá trình tiêu thụ.

• Quá trình tiêu thụ: là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hoá, sản phẩm

hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đợc khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.

Nội dung của quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá gồm :

+ Xuất sản phẩm, hàng hoá để bán và thanh toán với ngời mua

+ Tính chính xác các khoản doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.

+ Tính chính xác các khoản thuế doanh thu và thuế tiêu thụ đặc biệt để xác định doanh thu thuần và cuối cùng xác định lãi - lỗ vê tiêu thụ sản phẩm.

• Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá; sản

phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, lao vụ cho khách hàng.

Căn cứ vào chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính thì doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau :

+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua;

+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá;

+ Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;

+ Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;+ Doanh nghiệp xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho ngời mua trong từng trờng hợp cụ thể Trong hầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hoá cho ngời mua.

Trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì giao dịch không đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không đợc ghi nhận Cụ thể doanh nghiệp còn phải chịu rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá nh :

+ Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản đợc hoạt động bình thờng mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thờng;+ Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn cha chắc chắn vì phụ thuộc vào ngời mua

Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì việc bán hàng đợc xác định và doanh thu đợc ghi nhận Ví dụ nh doanh nghiệp còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng hoá chỉ để đảm bảo sẽ nhận đợc đủ các khoản thanh toán.

Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch Trờng hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong (ví dụ, khi doanh nghiệp không chắc chắn là Chính phủ nớc sở tại có chấp nhận chuyển tiền bán hàng ở nớc ngoài về hay không) Nếu doanh thu đã đ-ợc ghi nhận trong trờng hợp cha thu đợc tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu đợc thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ mà không đợc ghi giảm doanh thu Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu đợc (nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là thực sự không đòi đ-ợc thì đợc bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi.

• Doanh thu thuần : là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với các khoản giảm

giá; chiết khấu bán hàng, doanh thu của số hàng bán bị trả lại; thuế giá trị gia tăng đầu ra; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuất khẩu.

• Chiết khấu bán hàng : là số tiền tính trên tổng số doanh thu trả cho khách hàng

Chiết khấu bán hàng gồm :

 Chiết khấu thanh toán : là khoản tiền ngời bán giảm trừ cho ngời mua, do ngời mua thanh toán tiền mua hàng trớc thời hạn theo hợp đồng.

 Chiết khấu thơng mại : Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng Hình thức chiết khấu này gồm có 2 loại :

+ Bớt giá: Là số tiền giảm trừ cho ngời mua do ngời mua mua với khối lợng lớn tính trên giá bán thông thờng.

+ Hồi khấu : Là số tiền giảm trừ cho ngời mua tính trên số lần các nghiệp vụ mua hàng của một khách hàng trong một thời gian nhất định

• Giảm giá hàng bán : Là khoản giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá kém phẩm

chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng.

• Hàng bán bị trả lại : Là giá trị khối lợng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị

khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do không tôn trọng hợp đồng kinh tế nh đã ký kết.

• Lãi gộp : là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán.

• Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ : là số chênh lệch giữa doanh thu

thuần với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

2 Yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.2.1 Vị trí, vai trò của quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình kinh doanh; là chiếc cầu trung gian nối ngời bán với ngời tiêu dùng ( nối cung với cầu) Thông qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện; thông tin phản hồi từ phía thị trờng đợc ghi nhận Chính vì vậy quá trình tiêu thụ giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong nền kinh tế và sự quan trọng ấy đợc biểu hiện qua vai trò của nó trong nền kinh tế nh sau :

Về phía xã hội, tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là một trong những khâu quan trọng của tái sản xuất xã hội Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có tác dụng nhiều mặt tới tiêu dùng xã hội Tiêu thụ sản phẩm hàng hoá mà đa dạng, phong phú, đầy đủ, kịp thời thì càng thoả mãn đợc nhu cầu tiêu dùng của xã hội và ngợc lại nhu cầu tiêu dùng của xã hội càng tăng lại càng thúc đẩy sản xuất phát triển Nh vậy, thông qua thị trờng, tiêu thụ góp phần điều hoà sự cân bằng giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa hàng hoá và tiền tệ trong lu thông, giữa nhu cầu và khả năng thanh toán tạo sự thích ứng tối đa giữa cung và cầu trong lĩnh vực tiêu dùng Tiêu thụ là điều kiện để

đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng vung cũng nh toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

Về phía doanh nghiệp, hoạt động tiêu thụ là tấm gơng phản chiếu tình hình sản xuất kinh doanh lỗ hay lãi; là thớc đo để đánh giá chất lợng kinh doanh của doanh nghiệp.Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá là cơ sở hình thành nên doanh thu và lợi nhuận tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra nhằm bảo tồn và phát triển vốn kinh doanh Thông qua tiêu thụ doanh nghiệp nắm đợc nhu cầu, thị hiếu của ngời tiêu dùng từ đó có chính sách đáp ứng phù hợp để đẩy mạnh doanh số bán ra, nâng cao doanh thu, mở rộng thị trờng nhằm đạt đến mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận.

Ngoài ra kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định đối với mỗi doanh nghiệp Trên cơ sở đó xác định phần nghĩa vụ phải thực hiện đối với Nhà nớc, giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa lợi ích kinh tế Nhà nớc với tập thể cá nhân ngời lao động Kết quả tiêu thụ là nguồn số liệu quan trọng cho các bên quan tâm đầu t hoặc cho doanh nghiệp vay vốn.

Nh vậy, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có vai trò rất quan trọng trong việc sử dụng và phân bổ nguồn lực có hiệu quả đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nối chung và đối với mỗi doanh nghiệp nói riêng Nhất là tronng điều kiện hiện nay tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá mạnh khẳng định khả năng kinh doanh của mỗi doanh nghiệp trên thơng trờng; tạo uy tín và sự đảm bảo thành công về lâu dài.

2.2 Yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

Do quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có vai trò và vị trí quan trọng nh trên đã trình bầy nên công tác quản lý quá trình tiêu thụ cần phải đảm bảo các yêu cầu sau :

1) Nắm chắc sự vân động của từng loại sản phẩm hàng hoá trong quá trình nhập, xuất và tồn kho theo các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng và giá trị.

2) Theo dõi chặt chẽ các phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại hàng hoá tiêu thụ và từng đối tợng khách hàng.

3) Tính toán và xác định đúng đắn kịp thời kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm hàng hoá.

3 ý nghĩa và nhiệm vụ hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh Thông qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá đợc thực hiện, doanh nghiệp thu hồi đợc vốn bỏ ra Cũng chính trong giai đoạn tiêu thụ này, bộ phận giá trị mới sáng tạo ra trong khâu sản xuất đợc thch hiện và biểu hiện dới hình thức lợi nhuận Đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng xã hội Với ý nghĩa đó hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có nhiệm vụ sau :

1) Phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.

2) Tính chính xác các khoản bị giảm trừ, thanh toán với ngời kách hàng, với ngân sách Nhà nớc và các khoản thuế phải nộp.

3) Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

4) Xác định kịp thời kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cũng nh toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ

4 Các phơng thức tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp.

Phơng thức tiêu thụ là các cách thức bán hàng và thanh toán tiền hàng giữa

• Bán buôn qua kho : là phơng thức bán buôn sản phẩm hàng hoá mà hàng bán

đ-ợc xuất ra từ chính kho của doanh nghiệp Trong phơng thức này có 2 hình thức bán :

+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Theo hình thức này

doanh nghiệp xuất hàng bán ngay tại kho của doanh nghiệp và giao trực tiếp cho đại diện bên mua hàng Sau khi đại diện bên mua hàng nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá đợc xác nhận là tiêu thụ doanh nghiệp mất quyền kiểm soát và sở hữu số hàng đó.

+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Theo hình thức này, căn cứ vào

hợp đồng mua hàng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng doanh nghiệp xuất kho hàng hoá theo yêu cầu bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài đến một địa điểm đã thoả thuận trớc với bên mua và giao hàng cho bên mua Hàng hoá trong quá trình vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Số hàng này chỉ đợc xác định là tiêu thụ khi nhận đợc tiền do bên mua thanh toán hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của bên mua Chi phí vận chuyển số hàng này do doanh nghiệp chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận trớc trong hợp đồng giữa hai bên Nếu doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển thì khoản chi phí này sẽ đợc ghi vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu, chi phí vận chuyển

• Bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho : là phơng thức bán buôn sản phẩm

hàng hoá theo hình thức sau khi mua hàng, doanh nghiệp nhận hàng mua không đa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phơng thức này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại; doanh nghiệp thơng mại phải tiến hành thanh toán với cả bên bán và bên mua hoặc chỉ làm trung gian, môi giới để hởng hoa hồng Theo phơng thức này có 2 hình thức bán :

+ Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Theo hình thức này doanh

nghiệp thơng mại vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua vừa tiến hành thanh toán với bên mua về hàng bán Nếu hàng hoá bán buôn vận chuyển thẳng do doanh nghiệp thơng mại chuyển đến cho bên mua theo hợp đồng thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại trong quá trình vận chuyển Số hàng này đợc xem là tiêu thụ khi doanh nghiệp thơng mại nhận đợc tiền hàng thanh toán của bên mua hoặc thông báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán Nếu bên mua nhận hàng trực tiếp doanh nghiệp không phải vận chuyển thì khi giao xong hàng hoá cho bên mua đồng thời bên mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng này đ-ợc coi là tiêu thụ.

+ Bán buôn vân chuyển thẳng không tham gia thanh toán : Theo hình thức này

doanh nghiệp chỉ làm trung gian, môi giới trong mối quan hệ giữa bên cung cấp và bên mua Doanh nghiệp uỷ nhiệm cho bên mua nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp về số lợng hàng trong hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký kết với bên cung cấp Trong trờng hợp này, doanh nghiệp không phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng Tuy nhiên tuỳ theo điều kiện ký kết trong hợp đồng mà doanh nghiệp bán buôn đợc hởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả; khoản hoa hồng này đợc coi là doanh thu của quá trình tiêu thụ

1.2 Bán lẻ.

Bán lẻ là phơng thức tiêu thụ hàng hoá với số lợng nhỏ, chấm dứt hình thức mua bán, hàng hoá chuyển vào lĩnh vực tiêu dùng thực hiện phần giá trị sử dụng của nó Phơng thức tiêu thụ này thờng đợc áp dụng trong các quầy hàng, cửa hàng và siêu thị Trong phơng thức bán lẻ có các hình thức bán hàng sau :

• Bán hàng thu tiền tập trung : Theo hình thức này, việc thu tiền của ngời mua và

giao hàng cho ngời mua tách rời nhau Mỗi quầy hàng hoặc cửa hàng có nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hangf giao Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền có nhiệm vụ nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền.

• Bán hàng thu tiền trực tiếp : Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp

thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền hàng; sau đó kiểm kê tồn quầy để xác định số hàng bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.

• Bán hàng tự chọn : Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, trớc

khi ra khỏi cửa hàng mang hàng đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền tính tiền hàng và thu tiền của khách hàng Hình thức này áp dụng phổ biến ở các siêu thị hoặc cửa hàng tự chọn.

1.3 Phơng thức gửi bán, chờ chấp nhận (hay còn gọi là phơng thức chuyển hàng theo hợp đồng):

Theo phơng thức này, bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi đợc ngời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng chấp nhận này mới đợc coi là tiêu thụ.

1.4 Phơng thức ký gửi, đại lý :

Theo phơng thức này, bên bán xuất giao hàng cho các đơn vị, cá nhân làm đại lý Số hàng gửi giao cho đại lý vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp; chỉ khi nào nhận đợc thông báo của các đại lý (hoặc quá thời hạn quy định) thì số hàng gửi đại lý mới chính thức coi là tiêu thụ Theo phơng thức này chủ hàng phải trả hoa hồng cho đại lý và đợc tính vào chi phí bán hàng; đại lý đợc hởng hoa hồng tính vào doanh thu bán hàng.

1.5 Phơng thức bán hàng trả góp :

Theo phơng thức này, khi giao hàng cho ngời mua thì lợng hàng chuyển giao đợc coi là tiêu thụ, ngời mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần số tiền phải trả và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Thông thờng số tiền trả ở các kỳ bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trả chậm.Ngoài các phơng thức trên thì một số trờng hợp sau cũng đợc coi là tiêu thụ:

+ Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác

+ Hàng hoá xuất để trả lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên

+ Hàng hoá xuất làm qùa biếu, tặng trong các dịp đặc biệt nh lễ, tết, hội nghị khách hàng

5 Các phơng thức thanh toán.

Công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hoá trong doanh nghiệp có thể tiến hành theo nhiều phơng thức khác nhau; mặc dù vậy việc tiêu thụ này nhất thiết phải đợc gắn với hoạt động thanh toán với ngời mua, với cơ quan thuế về các khoản thuế của hàng hoá tiêu thụ

5.1 Thanh toán với ngời mua.

Trên thực tế hoạt động thanh toán sản phẩm hàng hoá với ngời mua có thể thực hiện theo các phơng thức sau :

• Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt : Theo phơng thức này, việc giao hàng và

thanh toán tiền hàng đợc thực hiện ở cùng một thời điểm và ngay tại doanh nghiệp.

• Thanh toán chậm : Là phơng thức thanh toán mà thời gian giao hàng và thời gian

thanh toán là khác nhau, tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên.

• Thanh toán qua ngân hàng : Theo phơng thức này có các hình thức sau :

+ Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện ngời mua đã chấp nhận thanh toán Việc tiêu thụ đợc xem là đã thực hiện, doanh nghiệp chỉ cần theo dõi việc thanh toán với ngời mua.

+ Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện ngời mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua do khối lợng hàng gửi ddến cho ngời mua không phù hợp với hợp đồng về số lợng, chất lợng và quy cách Theo hình thức này, sản phẩm hàng hoá đã đợc chuyển đến cho ngời mua nhng cha đợc coi là tiêu thụ doanh nghiệp cần theo dõi tinhf hình chấp nhận hay không chấp nhận để xử lý trong thời hạn quy định bảo đảm lợi ích của doanh nghiệp.

+ Thanh toán bằng th tín dụng (L/C) : Hình thức này thờng áp dụng đối với những khách hàng nớc ngoài Theo hình thức này, doanh nghiệp phải mở th tín dụng (L/C) theo hợp đồng thơng mại đã ký kết Tiến trình mở th tín dụng (L/C) do ngân hàng mở th tín dụng thực hiện theo yêu cầu của ngời mua Ngân hàng mở L/C sẽ là ngời trả tiền cho ngời bán trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ với L/C đã mở.

5.2 Thanh toán với ngân sách Nhà nớc.

Thanh toán với ngân sách Nhà nớc là thanh toán các khoản thuế nh thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế tài nguyên, thuế nhà đất, các loại thuế, phí, lệ phí khác với Nhà nớc.Trong phạm vi bài viết này, để tiện cho việc đối chiếu ở phần II em chỉ đề cập đến cách xác định khoản thuế GTGT đầu ra của sản phẩm hàng hoá tiêu thụ theo phơng pháp khấu trừ thuế Căn cứ vào Thông t số 122/2000/TT-BTC về việc hớng dẫn thi hành Nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế GTGT ngày 29/12/2000 thì :

Số thuế GTGT Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào

phải nộp đầu ra đợc khấu trừ

Trong đó, thuế GTGT đầu ra bằng giá tính thuế của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế bán ra nhân với thuế suất thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ đó.

Thuế GTGT Giá tính thuế của hàng hoá, Thuế suất thuế GTGTđầu ra dịch vụ bán ra * hàng hoá, dịch vụ bán raDoanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tợng tính thuế theo phơng pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ phải tính và thu thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ bán ra Khi lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp phải ghi rõ giá bán cha có thuế, thuế GTGT và tổng số tiền ngời mua phải thanh toán Trờng hợp hoá đơn chỉ ghi giá thanh toán, không ghi giá cha có thuế và thuế GTGT thì thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ bán ra phải tính trên giá thanh toán ghi trên hoá đơn, chứng từ Doanh thu cha có thuế đợc xác định bằng giá bán trừ thuế tính trên giá bán.

III Nội dung hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp.

1 Tài khoản sử dụng.

1.1 Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng" :

• Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế,

các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp Tài khoản này đợc chi tiết làm 4 tiểu khoản :

+ TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh

thu bán hàng và doanh thu thuần của khối lợng hàng hoá đã xác định là tiêu thụ TK 5111 đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh vật t, hàng hoá.

+ TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” : Tài khoản này dùng để phản ánh

doanh thu bán hàng và doanh thu thuần của khối lợng thành phẩm và bán thành phẩm đã đợc xác định là tiêu thụ TK 5112 chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp sản xuất nh công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ng nghiệp, lâm nghiệp.

+ TK 5113 “Doanh cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu

bán hàng và doanh thu thuần của khối lợng dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và đã xác định là tiêu thụ TK 5113 chủ yếu dùng cho

các ngành, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nh giao thông vận tải, bu điện, dịch vụ công cộng, du lịch.

+ TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này dùng để phản ánh các

khoản thu từ trợ cấp, trợ giá của Nhà nớc khi doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nớc

• Kết cấu : TK 511 đợc kết cấu nh sau :

 Bên Nợ :

+ Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán;+ Doanh thu của hàng bán bị trả lại;

+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp;

+ Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.

 Bên Có : Tổng doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ

 TK 511 cuối kỳ không có số d.

1.2 Tài khoản 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ".

• Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán sản phẩm hàng hoá

trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2 :

+ TK 5121 “Doanh thu bán hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh

thu của khối lợng hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ nội bộ TK này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp thơng mại nh vật t lơng thực.

+ TK 5122 “Doanh thu bán thành phẩm”: Tài khoản này dùng để phản ánh

doanh thu của khối lợng sản phẩm cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong cùng công ty hay tổng công ty TK này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp sản xuất nh công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ng nghiệp, lâm nghiệp

+ TK 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh

doanh thu của khối lợng dịch vụ, lao vụ đã cung cấp cho các đơn vị thành viên trong cùng công ty, tổng công ty TK 5123 chủ yếu dùng cho các ngành, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nh giao thông vận tải, bu điện

Khi sử dụng TK 512 cần lu ý một số điểm sau :

- Tài khoản này chỉ sử dụng cho các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong một công ty hay tổng công ty, nhằm phản ánh số doanh thu tiêu thụ nội bộ trong kỳ.

- Chỉ phản ánh vào TK này số doanh thu của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ của các đơn vị thành viên cung cấp lẫn nhau.

- Không hạch toán vào TK này các khoản doanh thu bán hàng cho các doanh nghiệp không trực thuộc công ty, tổng công ty.

• Kết cấu : Tài khoản 512 có kết cấu tơng tự kết cấu tài khoản 511.

1.3 Tài khoản 531 " doanh thu hàng bán bị trả lại".

• Nội dung : TK 531 dùng để phản ánh trị giá của sản phẩm hàng hoá, dich vụ đã

tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế.TK 531 không có tài khoản chi tiết cấp 2.

• Kết cấu :

 Bên Nợ : Doanh thu của hàng đã bán nhng bị khách hàng trả lại trong kỳ. Bên Có : Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại sang TK 511. Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

1.4 Tài khoản 532 " Giảm giá hàng bán".

• Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với

giá bán đã thoả thuận Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoaig hoá đơn, tức là sau khi có hoá đơn bán hàng Không phản ánh vào tài khoản này số giảm giá đã đợc ghi trong hoá đơn bán hàng và đã đợc trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hoá đơn TK 532 không có tài khoản chi tiết cấp 2.

• Kết cấu :

 Bên Nợ : Khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có : Kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào TK 511. Cuối kỳ, tài khoản này không có số d.

1.5 Tài khoản 811 " Chi phí tài chính".

• Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu bán hàng doanh nghiệp

chấp nhận trả cho ngời mua.

1.6 Tài khoản 3331 " Thuế GTGT phải nộp".

• Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT

phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp ngân sách Nhà nớc Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 :

 D Có : Số thuế GTGT còn phải nộp cho Nhà nớc.

1.7 Tài khoản 632 " Giá vốn hàng bán".

• Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá,

dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ

• Kết cấu :

 Bên Nợ : Trị giá vốn sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã đợc xác định là tiêu thụ. Bên Có : Kết chuyển giá vốn sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ vào tài

khoản 911.

 Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

1.8 Tài khoản 611 "Mua hàng hoá".

• Nội dung : Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi trị giá hàng mua vào bao gồm

trị giá mua ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.Tài khoản này có 2 tài khoản chi tiết cấp 2 :

+ TK 6111 “Mua nguyên vật liệu”

1.9.Tài khoản 156 "Hàng hoá".

• Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của:

+ Hàng hoá tồn kho, tồn quầy (trong hệ thống kế toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ);

+ Hàng hoá tồn kho, tồn quầy và nhập xuất trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế (trong hệ thống kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)

Tài khoản 156 đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấo 2 :+ TK 1561 “Giá hàng hoá”

+ TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”

+ Chi phí thu mua hàng hoá (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

+ Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc ghi nhận (Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có :

+ Trị giá xuất kho của hàng hoá gồm : Xuất bán, xuất giao đại lý, xuất thuê chế biến, xuất góp liên doanh, xuất sử dụng (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).+ Trị giá hàng hoá xuất trả lại ngời bán (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)+ Chiết khấu, giảm giá hàng hoá mua đợc hởng (theo phơng pháp kê khai thờng

+ Trị giá hàng hoá thiếu hụt coi nh xuất (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).+ Trị giá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) D Nợ : Phản ánh trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ.

• Hạch toán trên TK 1561 cần tôn trọng các nguyên tắc sau :

+ Chỉ phản ánh vào TK 1561 những hàng hoá dự trữ qua kho, còn tồn tại ở các quầy bán.

+ Những trờng hợp hập, gửi hàng sau không đợc ghi vào TK 1561 :- Hàng nhận bán hộ, giữ hộ các đơn vị khác, hàng nhận ký gửi.

- Hàng mua về sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm, cho kinh doanh tiêu dùng nội bộ.

+ Hàng hoá nhập, xuất phản ánh trên TK 1561 theo giá thực tế.

+ Các phí tổn mua hàng hoá đợc hạch toán riêng trên TK 1562 Cuối kỳ phân bổ hoặc chuyển cho khối lợng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ trực tiếp, gián tiếp.

+ TK 156 đợc hạch toán chi tiết theo kho, theo loại hàng, nhóm hàng và từng thứ hàng.

1.10 Tài khoản 157 "Hàng gửi bán".

• Nội dung : Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá tiêu

thụ theo phơng thức chuyển hàng hoặc gía trị sản phẩm, hàng hoá nhờ bán đại lý, ký gửi hay giá trị dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành bàn giao cho ngời đặt hàng, ngời mua hàng cha đợc chấp nhận thanh toán số hàng hoá, sản phẩm lao vụ này vẫn

thuộc sở hữu của doanh nghiệp TK 157 có thể mở chi tiết cho từng loại hàng gửi bán.

+ Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại.

 D Nợ : Giá trị hàng gửi bán cha đợc chấp nhận.

Ngoài một số tài khoản chính trên quá trình tiêu thụ còn sử dụng một số tài khoán liên quan nh : TK 111, TK 112, TK 131, TK 138,

2 Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

2.1 Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Nh ta đã biết hàng hoá có thể tiêu thụ theo nhiều phơng thức khác nhau Mỗi một phơng thức tiêu thụ khác nhau sẽ không giống nhau về cách thức, địa điểm giao hàng, chi phí bán hàng Vì thế tuỳ theo phơng thức tiêu thụ và lĩnh vực kinh doanh (sản xuất hay thơng mại), mà các doanh nghiệp có trình tự hạch toán quá trình tiêu thụ khác nhau.

2.1.1 Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng thức bán buôn qua kho và phơng thức bán lẻ (sơ đồ 1).

Giải thích sơ đồ 1:

(1) Xuất kho hàng hoá để bán trong kỳ ( đối với doanh nghiệp thơng mại) trong đó :(1a) Chi phí thu mua hàng hoá;

(1b) Trị giá hàng hoá xuất kho;

(2) Xuất kho thành phẩm để bán (đối với doanh nghiệp sản xuất) (3) Doanh thu thành phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Trong đó :(3a) Giá bán thành phẩm, hàng hoá không có thuế GTGT;

(3b) Thuế GTGT đầu ra;

(3c) Chiết khấu thanh toán chấp nhận cho khách hàng.

(4) Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hoặc thuế xuất khẩu (nếu có).(5) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại.(6) Nhập kho thành phẩm, hàng hoá bị trả lại Trong đó :

(6a) Nhập kho hàng hoá;(6b) Nhập kho thành phẩm.

(7) Kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ.(8) Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ.

TK 1562 TK 632 TK 531, 532 TK 511, 512 TK 111, 112, 131

TK 1561 (1) TK 911 TK 333 TK 3331 (3) TK 811 (6a) (1b) (7) (4) (3b) (3c) TK 155

TK 155, 1561 TK 157 TK 632 TK 531, 532 TK 511,512 TK111,112,131 (1a)

(2) Xuất thành phẩm gửi bán trực tiếp không qua kho.

(3) Hàng hoá mua về gửi bán thẳng không qua kho (sử dụng đối với các doanh nghiệp thơng mại).

(4) Trị giá hàng gửi bán đã tiêu thụ.

(5) Doanh thu bán hàng gửi bán Trong đó :

(5a) Doanh thu bán hàng gửi bán không thuế GTGT.(5b) Thuế GTGT đầu ra của hàng gửi bán đã tiêu thụ.(5c) Tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị đại lý, ký gửi.

(5d) Chiết khấu thanh toán chấp nhận trả cho đơn vị nhận đại lý, ký gửi.

(6) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp của số hàng gửi bán đã tiêu thụ.(7) Kết chuyển giảm giá hàng gửi bán, doanh thu hàng gửi bán bị trả lại.

(8) Nhập lại kho số hàng gửi bán không tiêu thụ đợc.

(9) Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng gửi bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ.

(10)Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng gửi bán vào tài khoản xác định kết quả.

2.1.3 Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng thức bán hàng trả góp ( Sơ đồ 3).

TK 1562 TK 632 TK 531, 532 TK 511, 512 TK 111, 112, 131

TK 1561 (1) TK 911 TK 333 TK 3331 (3) (1b) (6) (4) (3b)

(1b) Trị giá hàng hoá xuất kho;

(2) Xuất kho thành phẩm để bán (đối với doanh nghiệp sản xuất) (3) Tổng số tiền hàng Trong đó :

(3a) Doanh thu thành phẩm, hàng hoá không có thuế GTGT tính theo thời điểm giao hàng;

(3b) Thuế GTGT đầu ra;(3d) Lãi suất trả chậm.

(4) Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hoặc thuế xuất khẩu (nếu có).(5) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại.

(6) Kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ.(7) Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ.

2.1.4 Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng thức hàng đổi hàng (sơ đồ 4).

TK 155, 1561 TK 157 TK 632 TK 531, 532 TK 511,512 TK111,112,131

TK 1562 (1) (4) (7) (5a) (11) (1b)

TK 154 TK 911 TK 333 TK 3331 (5) TK 151, 156, 157(2) (9) (6) (5b)

(2) Xuất thành phẩm gửi bán trực tiếp không qua kho.

(3) Hàng hoá mua về gửi bán thẳng không qua kho (sử dụng đối với các doanh nghiệp thơng mại).

(4) Trị giá hàng gửi bán đã tiêu thụ.(5) Doanh thu bán hàng Trong đó :

(5a) Doanh thu bán hàng không thuế GTGT.(5b) Thuế GTGT đầu ra của hàng đã tiêu thụ.

(6) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp của số hàng bán đã tiêu thụ.

(7) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại.(8) Nhập lại kho số hàng gửi bán không tiêu thụ đợc.

(9) Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ.(10) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng bán vào tài khoản xác định kết quả.

(11)Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá nhận đổi.

(12)Nhập hàng đổi theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.(13)Nhập hàng đổi theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

2.2 Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

Đối với những doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì việc hạch toán quá trình tiêu thụ cũng tơng tự nh các doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp tuy nhiên doanh thu bán hàng đợc ghi nhận trên tài khoản 511, 512 bao gồm cả thuế GTGT phải nộp Số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ đ-ợc ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Giải thích sơ đồ 5:

(1) Doanh thu bán hàng có cả thuế GTGT.

(2) Thuế tiêu thụ đặc biệt, và thuế xuất khẩu phải nộp.(3) Cuối kỳ, xác định thuế GTGT phải nộp.

3 Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê định kỳ giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên về các nghiệp vụ phản ánh doanh thu bán hàng, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, các nghiệp vụ về chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại theo từng phơng thức bán hàng Phơng pháp kiểm kê định kỳ chỉ khác phơng pháp kê khai thờng xuyên ở việc xác định giá vốn hàng bán Đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ giá vốn hàng bán không ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh mà căn cứ vào kết quả kiểm kê để xác định giá vốn và ghi một lần.

TK111, 112, 331 TK 611 TK 632(2)

(1)

(3) TK 631

(5) Kết chuyển trị giá thành phẩm sản xuất trong kỳ.

4 Hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá trong doanh nghiệp

4.1 Nội dung và cách xác định kết quả tiêu thụ.

Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đợc biểu hiện dới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ về tiêu thụ và đợc tính nh sau :

Lãi hoặc lỗ Lợi tức Chi phí bán hàng và chi về tiêu thụ gộp phí quản lý doanh nghiệp Trong đó :

Lợi tức gộp Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán

Doanh thu Doanh thu Giảm giá Doanh thu hàng Thuế Thuế thuần bán hàng hàng bán bán bị trả lại TTĐB xuất khẩu

Nh vậy, để xác định đợc kết quả tiêu thụ ta phải xác định đợc các yếu tố cấu thành kết quả tiêu thụ đó Ngoài doanh thu thuần đã đợc xác định nh trên ta còn cần phải xác định giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

4.2 Nội dung các yếu tố cấu thành kết quả tiêu thụ.

4.2.1 Giá vốn hàng bán.

Về bản chất trị giá vốn của hàng tiêu thụ đợc tính theo giá thực tế, nhập kho giá nào thì xuất bán theo giá đó Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh trong từng lĩnh vực (sản xuất, thơng mại) mà trị giá vốn của hàng tiêu thụ đợc xác định khác nhau.

• Với doanh nghiệp sản xuất thì trị giá vốn của hàng tiêu thụ đợc tính theo giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xởng thực tế).

• Với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ trị giá vốn của hàng tiêu thụ chính là giá thành thực tế đã thực hiện với khách hàng.

• Với doanh nghiệp thơng mại trị giá vốn của hàng xuất bán bao gồm 2 bộ phận:+ Trị giá mua của hàng tiêu thụ;

+ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.

4.2.1.1 Các phơng pháp xác định trị giá mua của hàng tiêu thụ (đối với doanh nghiệp thơng mại), trị giá hàng xuất bán xuất dùng (đối với doanh nghiệp sản xuất).

• Phơng pháp giá đơn vị bình quân.

Theo phơng pháp này, khi xuất hàng ta chỉ theo dõi về mặt số lợng đến cuối kỳ mới tính đợc đơn giá bình quân; giá thực tế hàng xuất kho trong kỳ đợc tính theo công thức :

Giá thực tế Số lợng hàng x Giá đơn vị hàng xuất kho xuất kho bình quânTrong đó, giá đơn vị bình quân đợc xác định :

Giá đơn Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ vị bình =

quân Số lợng hàng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳKhi sử dụng giá đơn vị bình quân có thể sử dụng dới ba dạng:

+ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ : Theo phơng pháp này giá đợc xác định sau

khi kết thúc kỳ hạch toán (tháng, quý, năm). Ưu điểm : Cách tính đơn giản, ít tốn công sức.

 Nhợc điểm : Không có tính kịp thời, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, quý, năm gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói riêng và công tác kế toán nói chung.

+ Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc, đầu kỳ này : Theo phơng pháp này, trị giá

thực tế của hàng xuất kỳ này sẽ tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc.

Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ Giá đơn vị (hoặc cuối kỳ trớc)

bình quân cuối =

kỳ trớc Lợng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc)

 Ưu điểm : Phơng pháp này đơn giản, dễ làm hơn cả phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ , bảo đảm tính kịp thời của số liệu kế toán.

 Nhợc điểm : Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động giá cả của kỳ này.

+ Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập :

Trị giá thực tế hàng tồn + Trị giá thực tế của

Giá đơn vị trớc khi nhập lần N hàng nhập lần N +1 bình quân Số lợng hàng tồn + Số lợng hàng

cuối kỳ trớc cuối lần nhập N nhập lần N + 1

 Ưu điểm : Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên; vừa bảo đảm tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả trong kỳ.

 Nhợc điểm : Khối lợng tính toán lớn, tốn nhiều công sức bởi vì, cứ sau mỗi lần nhập hàng kế toán lại phải tiến hành tính toán lại giá bình quân

phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có số lần nhập ít, số lợng lớn hoặc sử dụng ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy.

• Phơng pháp xác định theo trị giá hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ.

Theo phơng pháp này thì xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ theo giá mua thực tế lần cuối cùng trên cơ sở đó tính ra giá thực tế của hàng xuất trong kỳ.

Giá thực Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tếtế hàng = hàng tồn + hàng nhập - hàng tồn

Trong đó :

hàng tồn kho = hàng tồn x lần cuối cùngcuối kỳ kho cuối kỳ trong kỳ Ưu điểm : Phơng pháp này đơn giản, nhanh chóng

 Nhợc điểm : Độ chính xác không cao, không phản ánh đợc sự biến động của giá cả.

• Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Phơng pháp giá thực tế đích danh (còn gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay ơng pháp trực tiếp) đợc sử dụng với các loại hàng có giá trị cao và có tính tách biệt nh vàng, bạc, kim loại quý hiếm Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi

ph-xuất hàng nào (hay lô hàng nào) sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng (hay lô hàng đó).

 Ưu điểm : Phơng pháp này là phơng pháp lý tởng nhất, nó tuân thủ đúng theo nguyên tắc phù hợp Giá trị hàng hoá tồn kho phản ánh đúng giá trị thực tế của nó.

 Nhợc điểm : Việc áp dụng phơng pháp này rất phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm đợc chi tiết từng hàng hoá hoặc từng lô hàng Phơng pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít loại hàng hoá, hàng hoá có thể chia ra từng lô từng loại riêng rẽ.

• Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FIFO).

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập trớc sé xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế hàng xuất trớc và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng trong kỳ.

 Ưu điểm : Phơng pháp này gần đúng với luồng nhập xuất hàng trong thực tế Hàng hoá đợc tính theo phơng pháp này sẽ gần với phơng pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh chính xác hơn trị giá hàng hoá xuất kho và tồn kho Theo phơng pháp này, giá trị hàng hoá tồn kho là giá trị của hàng mua ở lần sau cùng do đó khi giá thị trờng có xu hớng tăng lên thì giá vốn hàng mua vào tính theo phơng pháp này sẽ nhỏ hơn giá vốn hàng mua theo thực tế và vì vậy doanh nghiệp có số lãi nhiều hơn so với thực tế Kết quả này sẽ là con số đẹp giúp doanh nghiệp giải trình trớc các nhà đầu t.

 Nhợc điểm : Phơng pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại do doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của hàng mua vào từ cách đó rất lâu Phơng pháp này chỉ áp dụng đợc đối với những doanh nghiệp có ít loại hàng hoá, số lần nhập kho của mỗi loại hàng hoá không nhiều.

• Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO).

Phơng pháp này xác định giá trị hàng xuất kho trên cơ sở giả định hàng mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên.

 Ưu điểm : Theo phơng pháp này, doanh thu hiện tại phù hợp hơn với chi phí hiện tại bởi vì doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của hàng mua vào vừa mới đợc

mua vào gần đây Theo phơng pháp này, khi giá thị trờng có xu hớng tăng lên thì doanh nghiệp sẽ hoãn đợc một khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Nhà nớc khi đến hạn, do giá của hàng mua vào sau cùng thờng cao hơn giá của hàng mua vào trớc đó, dẫn đến giá vốn hàng mua vào tăng lên, lợi nhuận giảm xuống thuế thu nhập phải nộp trong kỳ giảm.

 Nhợc điểm : Phơng pháp này bỏ qua trình tự nhập xuất hàng hoá và giá trị của hàng hoá tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế của nó do hàng hoá nhập vào đầu tiên có giá trị thấp hơn so với gía trị hiện thời Phơng pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít loại danh điểm hàng hoá, số làn nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

• Phơng pháp giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định nào đó trong kỳ Khi áp dụng phơng pháp này, toàn bộ hàng biến động trong kỳ đợc phản ánh theo giá hạch toán Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau :

Giá thực tế của Giá hạch toán của Hệhàng xuất trong kỳ = hàng xuất trong kỳ x số(hoặc tồn cuối kỳ) (hoặc tồn cuối kỳ ) giá

 Nhợc điểm : Kết quả phản ánh ở từng thời điểm không chính xác; công việc điều chỉnh giá cuối kỳ mới xác định đợc giá trị thực tế của hàng xuất dùng trong kỳ.

4.2.1.2 Phơng pháp phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, ngoài việc xác định giá mua của hàng tiêu thụ theo một trong các phơng pháp trên, để xác địnhtrị giá vốn của hàng tiêu thụ, kế toán còn cần phải phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo tiêu thức phù hợp (trọng lợng, số lợng, giá bán, trị giá mua ) Công thức phân bổ nh sau:

Chi phí Chi phí thu mua của hàng hoá Tiêu thức thu mua tồn đầu kỳ và chi phí thu mua phân bổ của phân bổ phát sinh trong kỳ hàng hoá

cho hàng = x tiêu thụ

hoá tiêu Tổng tiêu thức phân bổ của hàng trong kỳ thụ trong hoá tồn đầu kỳ và hàng hoá tiêu

kỳ thụ trong kỳChi phí thu mua bao gồm :

+ Chi phí vận chuyển bảo quản trong giai đoạn mua hàng;+ Chi phí thuê kho, bãi để chứa hàng;

+ Chi phí bảo hiểm hàng hoá trong khâu mua;+ Hao hụt trong định mức khi mua hàng;+ Công tác phí cho ngời đi đờng;

+ Hoa hồng trả cho ngời bán, đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu.

4.2.2 Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong kỳ nh chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu; dụng cụ, bao bì; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài Đây là khoản chi phí thời kỳ nên phát sinh đến đâu trừ hết vào thu nhập đến đó.

Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng”Kết cấu tài khoản :

 Bên Nợ : Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.

 Bên Có : + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.

+ Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ TK 641 cuối kỳ không có số d và đợc mở chi tiết theo các tiểu khoản sau :

+ TK 6411 “Chi phí nhân viên” : Tài khoản này theo dõi toàn bộ tiền lơng chính, ơng phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lơng Các khoản trích cho quỹ BHXH, BHYT của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ.

l-+ TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì” : Tài khoản này theo dõi các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng nh vật liệu bao gói, vật liêu dùng cho lao động của nhân viên (giẻ lau, xà phòng ) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng

+ TK 6413 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng” : Tài khoản này theo dõi các dụng cụ nhcân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay phục vụ cho bán hàng.

+ TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ” Tài khoản này theo dõi khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phơng tiện vận tải ).

+ Tk 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Tài khoản này theo dõi chi phí cho sản phẩm, hàng hoá trong thời gian đợc bảo hành theo hợp đồng.

+ TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này theo dõi các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền thởng hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu.

+ TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản này theo dõi các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên, nh chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng.

(2) Tập hợp chi phí vật liệu, dụng cụ.

(3) Tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho bộ phận bán hàng.(4) Tập hợp các chi phí liên quan khác.

4.2.3 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không thể tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào.

Kế toán sử dụng tài khoản 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp ” để tập hợp các khoản chi phí thuộc loại này trong kỳ Tk 642 có kết cấu nh sau :

 Bên Nợ : Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có : + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả.

TK 642 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành các tiểu khoản sau :

+ TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” Tài khoản này theo dõi các khoản tiền ơng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban trong doanh nghiệp.

l-+ TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” Tài khoản này theo dõi các vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nh giấy, bút, mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ

+ TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” Tài khoản này theo dõi các giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.

+ TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” Tài khoản này theo dõi các chi phí khâu hao dùng chung cho doanh nghiệp nh : nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng.

+ Tk 6425 “Thuế, phí, lệ phí” Tài khoản này theo dõi các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí nh thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác.

+ TK 6426 “Chi phí dự phòng” Tài khoản này theo dõi các khonả dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tình vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này theo dõi các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài nh : tiền điện, nớc, điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê ngời sửa chữa TSCĐ thuộc văn phòng doanh nghiệp

+ TK 6428 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản này theo dõi các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên, nh chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất, kinh doanh phải trả.

Sơ đồ 8 : Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

TK 334, 338 TK 642 TK 111, 112, 138

(6)TK 331, 111, 112

Giải thích sơ đồ 8 : Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

(1) : Lơng và các khoản trích theo lơng cho nhân viên quản lý doanh nghiệp (2) : nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chi cho bộ phận quản lý doanh nghiệp (3) KTSCĐ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.

(4) : Tập hợp các chi phí liên quan khác(5) Dự phòng tính cho quản lý doanh nghiệp.

(6) Thanh toán nội bộ liên quan đến quản lý doanh nghiệp.(7) Chi phí khác mua ngoài

(11): Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả.

4.3 Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ.

4.3.1 Tài khoản sử dụng

• TK 632 (xem mục III 1.7)

• TK 641 (xem mục III 4.2.2)

• TK642 (xem mục III 4.2.3)

• TK 511 (xem mục III 1.1)

• TK 512 (xem mục III 1.2)

• TK 911 “ Xác định kết quả các hoạt động kinh doanh” Tài khoản này đợc sử dụng để xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động ( hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng) Với hoạt động kinh doanh, kết quả cuối cùng chính là lãi hoặc lỗ vè tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ do vậy TK 911 có kết cấu nh sau :

 Bên Nợ : + Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ.

+ Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Kết chuyển kết quả lãi về tiêu thụ vào tài khoản lợi nhuận cha phân phối.

 Bên Có : + Doanh thu thuần về tiêu thụ.

+ Kết chuyển kết quả lỗ về tiêu thụ vào tài khoản lợi nhuận cha phân phối.

Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

• TK 421 “Lợi nhuận cha phân phối” Tài khoản này dùng để theo dõi số lãi từ các hoạt động còn lại cha phân phối Kết cấu :

 Bên Nợ : + Các khoản lỗ.+ Phân phối số lãi. Bên Có : + Các khoản lãi.

+ Xử lý số lỗ. D Nợ : Số lỗ cha xử lý.

 D Có : Số lãi còn lại cha phân phối.

4.3.2 Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá (Sơ đồ 9).

Sơ đồ 9 : Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

(1) Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán.(2) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng.

(3) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (4) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần.

(5) Lỗ từ hoạt động tiêu thụ.(6) Lãi từ hoạt động tiêu thụ.

IV Trình tự tổ chức hệ thống sổ sách quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

1 Khái niệm và tác dụng của sổ sách kế toán.

Sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngời làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng nh theo đối tợng Ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong công nghệ sản xuất thông tin kế toán Sổ kế toán có thể là một tờ rời có chức năng ghi chép độc lập hoặc có thể là quyển sổ bao gồm nhiều tờ rời sổ tạo thành để thực

hiện một chức năng phản ánh quy định của hệ thống hạch toán Nh vậy sổ tờ rời hay sổ quyển đều phải tuân thủ nguyên lý kết cấu nhất định có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tợng nhất định hoặc chi tiết, hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã đợc chứng từ hoá một cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán.

Sổ kế toán có nhiều tác dụng đối với công tác kế toán trên thực tiễn áp dụng Nghiệp vụ kinh tế sau khi đã đợc lập chứng từ theo quy chếcủa hạch toán ban đầu, cần phải đợc sắp xếp lại theo yêu cầu sử dụng thông tin của ngời quản lý : hoặc theo thời gian, hoặc theo đối tợng, hoặc tổng hợp, hoặc chi tiết Mặc dù thông tin ghi chép bằng sách kế toán cha đợc xử lý tinh lọc theo chỉ tiêu cung cấp, nhng bằng việc phân loại số liệu kế toán từ chứng từ vào hệ thống các loại sổ kế toán theo mục đích ghi chép của mỗi loại sổ sẽ cung cấp thông tin cho chỉ đạo hoạt động kinh doanh hàng ngày Tại công đoạn ghi sổ kế toán sẽ cho biết thông tin cần quản lý về một đối tợng mà bản thân chứng từ kế toán không thể cung cấp đợc.

Cuối kỳ lập báo cáo, dựa trên thông tin đã hệ thống hoá trên sổ kế toán, có thể xử lý, lựa chọn các thông tin có ích để lập báo cáo, phân tích tài chính, cung cấp cho việc ra các quyết định từ nội bộ hoặc từ các chủ thể quản lý bên ngoài Không thể hoàn thành đợc quá trình hạch toán, nếu kế toán không tổ chức thiết kế đợc bộ sổ kế toán với số lợng, kết cấu trong, ngoài và quy định mối liên hệ cũng nh phơng pháp ghi chép của bộ sổ kế toán.

Nh vậy sổ kế toán có những tác dụng khác nhau trên nhiều lĩnh vực quản lý cũng nh thực hiện nghiệp vụ kế toán, trớc trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh thuộc một kỳ kế toán nhất định.

2 Các hình thức sổ kế toán.

Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, đợc liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc.

Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau Việc doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ nào để áp dụng tuỳ thuộc vào các đặc điểm sau :

+ Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng nh quy mô sản xuất.

+ Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị.

+ Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán.+ Điều kiện và phơng tiện vật chất hiện có của đơn vị.

Song chung quy lại cho tới nay có 4 hình thức sổ cơ bản có thể lựa chọn và vận dụng.

+ Hình thức Nhật ký chung+ Hình thức sổ Nhật ký - Sổ cái + Hình thức sổ Chứng từ - Ghi sổ+ Hình thức sổ nhật ký chứng từ

2.1 Hình thức sổ Nhật ký chung.

Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán, đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ.

Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là số lợng sổ sách của hình thức này gồm : Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết.

• Sổ Nhật ký chung theo hình thức này thờng có 2 mục đích phản ánh : Phản ánh

chung cho mọi đối tợng - gọi là sổ Nhật ký chung, phản ánh riêng cho một số đối tợng chủ yếu coa mật độ phát sinh lớn và có tầm quan trọng đối với doanh nghiệp, cần có sự theo dõi riêng để cung cấp thông tin nhanh cho quản lý nội bộ - gọi là Nhật ký đặc biệt, hay Nhật biên hay có thể gọi là Nhật ký tài khoản.

Sổ Nhật ký chung là sổ chủ yếu quản lý toàn bộ số liệu kế toán của doanh nghiệp trong một niên độ kế toán và đợc sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh không phân biệt đối tợng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào số liệu của các Nhật ký đặc biệt để quản lý chung Nhật ký chung có đặc điểm :

+ Sổ Nhật ký chung thờng là sổ quyển, không sử dụng sổ tờ rời.+ Nhật ký chung mở chung cho các đối tợng.

+ Chức năng Nhật ký chung là hệ thống hoá số liệu kế toán theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ.

+ Cơ sở ghi Nhật ký chung là : Chứng từ gốc đã lập hợp pháp, hợp lệ.+ Nhật ký chung ghi theo nguyên tắc ghi sổ kép.

Nhật ký đặc biệt là sổ Nhật ký mở riêng cho một số đối tợng, ghi chép song song với Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt không giống nhau giữa các doanh nghiệp, tuỳ thuộc tính chất phát sinh của loại đối tợng, cũng nh yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Thông thờng Nhật ký đặc biệt có kết cấu không giống nhau, vì yêu cầu nội dung hạch toán của mỗi đối tợng khác nhau Chẳng hạn Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền giống nhau về cách kết cấu, nhng lại khác kết cấu với Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng Nh vậy để thiết kế sổ Nhật ký đặc biệt cần căn cứ đặc điểm đối t-ợng mở sổ và yêu cầu quản lý đối tợng đó để có mẫu sổ hợp lý với quá trình hạch toán.

• Sổ cái trong hình thức Nhật ký chung đợc mở để ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ

Nhật ký chung, đây là sổ tổng hợp dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản mở cho mỗi đoói tợng hạch toán Đặc trng kết cấu nội dung ghi chép trên sổ cái của hình thức này là :

+ Sổ cái đợc ghi sau sổ Nhật ký chung xét trên góc độ thứ tự phản ánh các nghiệp vụ phát sinh đã đợc chứng từ hoá.

+ Sổ cái ghi theo từng đối tợng ứng với mỗi tài khoản cần mở.

+ Ghi sổ cái đợc thực hiên theo từng nghiệp vụ đã ghi trên sổ Nhật ký chung.+ Cơ sở ghi sổ cái là sổ Nhật ký chung.

+ Cách ghi sổ cái là nhặt số liệu theo đối tợng trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái của đối tợng đó Trên sổ cái tài khoản cần ghi chú trang Nhật ký phản ánh số liệu đã ghi, để tiện kiểm tra, đối chiếu số ngày cuối kỳ.

2.2 Hình thức sổ Nhật ký - sổ cái.

Hình thức sổ Nhật ký - sổ cái là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trng về số lợng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng nh đặc trng về trình tự hạch toán Hình thức sổ Nhật ký - sổ cái có đặc điểm :

+ Số lợng và loại sổ : Một sổ Nhật ký - Sổ cái và số lợng sổ (thẻ) chi tiết cho một số đối tợng cần thiết giống nh các hình thức sổ kế toán khác.

+ Nội dung, kết cấu sổ tổng hợp Nhật ký - sổ cái là :

- Hạch toán trên Nhật ký- sổ cái đợc thực hiện vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ thống cho từng tài khoản riêng biệt.

- Các tài khoản sổ cái đợc trình bày trên cùng một trang sổ Nhật ký - sổ cái.

- Cơ sở ghi Nhật ký - sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc cùng loại.- Ghi nhật ký - sổ cái tiến hành thờng xuyên và đồng thời cả phần thông tin : thời

gian và phần thông tin số liệu của một tài khoản.

• Ưu điểm : Hình thức sổ Nhật ký - sổ cái rất đơn giản, số lợng sổ ít, nên khối lợng

ghi sổ ít, số liệu kế toán tập trung, cho biết cả hai chỉ tiêu : thời gian và phân loại theo đối tợng ngay trên một dòng ghi, kỳ ghi sổ trên một quyển sổ.

• Nhợc điểm : Hình thức sổ Nhật ký - sổ cái ghi trùng lắp trên một dòng ghi : tổng

số, số tiền đối ứng ghi trên các tài khoản quan hệ đối ứng; tài khoản đợc liệt kê ngang sổ, vì vậy khuôn khổ sổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ; số lợng sổ tổng hợp chỉ có một quyển nên khó phân công lao động kế toán.

• Điều kiện áp dụng : Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế

toán, khối lợng nghiệp vụ không nhiều, trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức sổ Nhật ký - sổ cái là có hiệu quả, không ảnh hởng đến tốc độ cung cấp thông tin kế toán cho quản lý và độ chính xác của số liệu đã ghi.

2.3 Hình thức sổ Chứng từ - ghi sổ.

Hình thức sổ Chứng từ - ghi sổ đợc hình thành sau các hình thức : Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái vì vậy nó thể hiện đợc bớc phát triển cao hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ, đạt mục tiêu hợp lý hoá cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt.

Hình thức sổ Chứng từ - ghi sổ tách việc ghi Nhật ký với việc ghi sổ cái thành hai bớc công việc độc lập, rất tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục đợc những hạn chế của hình thức Nhật ký sổ cái.

Hình thức sổ Chứng từ - ghi sổ sử dụng phổ biến sổ Nhật kýtài khoản để hạch toán hàng ngày theo cả hai hớng thông tin về thời gian phát sinh nghiệp vụ và thông tin phân loại cho từng loại đối tợng Trong hình thức sổ Chứng từ - ghi sổ kế toán sử dụng các sổ chủ yếu sau :

+ Sổ chứng từ ghi sổ

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái tài khoản

+ Sổ chi tiết cho một số đối tợng