Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH tân phước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ TRÀ GIANG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tác giả luận văn Nguyễn Thị Trà Giang MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu luận văn Tổng quan tài liệu CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội 1.1.3 Các thành phần chủ yếu kiểm soát nội 11 1.1.4 Ý nghĩa kiểm soát nội 18 1.2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 18 1.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng tốn .19 1.2.2 Chức chu trình mua hàng toán .19 1.2.3 Các rủi ro thường gặp chu trình mua hàng tốn 22 1.3 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 23 1.3.1 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 23 1.3.2 Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn .24 1.3.3 Thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán .27 KẾT LUẬN CHƯƠNG 33 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 34 2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 34 2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý phương pháp điều hành lãnh đạo Công ty 34 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 36 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm gỗ Công ty 37 2.1.4 Tổ chức kế toán Công ty .40 2.2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 43 2.2.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty 43 2.2.2 Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước .45 2.2.3 Quy trình kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước 50 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 71 2.3.1 Ưu điểm 72 2.3.2 Hạn chế .73 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế .74 KẾT LUẬN CHƯƠNG 75 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 76 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC .76 3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 77 3.2.1 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty 77 3.2.2 Hoàn thiện số thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty TNHH Tân Phước 81 3.3 HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT NHẰM TẠO ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC .94 KẾT LUẬN CHƯƠNG 95 KẾT LUẬN 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO 97 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO) DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Ý nghĩa KSNB Kiểm sốt nội DN Doanh nghiệp CNV Cơng nhân viên NVL Nguyên vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ TSCĐ Tài sản cố định TGNH Tiền gửi ngân hàng SXKD Sản xuất kinh doanh TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC CÁC BẢNG Số bảng Bảng 2.1 Tên bảng Trang Định mức tiêu hao nguyên vật liệu 01 53 sản phẩm bàn Java Bảng 2.2 Định mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ 54 Bảng 2.3 Mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất 800 55 bàn Java Bảng 2.4 Phiếu đề nghị mua hàng 56 Bảng 2.5 Đơn đặt hàng (01) 58 Bảng 2.6 Đơn đặt hàng (02) 59 Bảng 2.7 Phiếu nhập kho 64 Bảng 2.8 Giấy đề nghị toán 69 Bảng 3.1 Báo cáo hàng mua đường 79 Bảng 3.2 Báo cáo công tác thu mua 80 Bảng 3.3 Báo cáo tình hình cơng nợ 81 Bảng 3.4 Phiếu đánh giá nhà cung cấp 86 Bảng 3.6 Phiếu tính giá thành vật tư 91 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu Sơ đồ 1.1 Tên sơ đồ Qui trình tổ chức chứng từ nghiệp vụ mua Trang 25 hàng Sơ đồ 1.2 Qui trình tổ chức chứng từ nghiệp vụ 26 toán Sơ đồ 2.1 Tổ chức quản lý Cơng ty 34 Sơ đồ 2.2 Quy trình cơng nghệ sản xuất Công ty 37 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức sản xuất Công ty 39 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ máy kế toán Cơng ty 40 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ hình thức kế tốn Cơng ty 42 Sơ đồ 2.6 Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng 47 Sơ đồ 2.7 Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ toán 48 Sơ đồ 2.8 Sơ đồ kiểm sốt quy trình u cầu mua hàng đặt 60 hàng Sơ đồ 2.9 Sơ đồ kiểm sốt quy trình nhận hàng 65 Sơ đồ 2.10 Sơ đồ kiểm soát quy trình tốn 70 Sơ đồ 3.1 88 Sơ đồ kiểm sốt quy trình u cầu mua hàng đặt hàng Sơ đồ 3.2 Sơ đồ kiểm soát quy trình nhận hàng 92 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Xu hướng phát triển hội nhập nước ta mở nhiều hội cho doanh nghiệp nước lớn mạnh, song tạo nhiều thách thức, buộc doanh nghiệp phải ln thay đổi hồn thiện cho phù hợp với tình hình Mặt khác, kinh tế Châu Âu bị suy thoái ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp nước, đặc biệt doanh nghiệp thuộc khu vực Miền Trung vốn mạnh đồ gỗ ngồi trời xuất cho thị trường Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp nói chung Cơng ty TNHH Tân Phước nói riêng phải không ngừng nâng cao lực quản lý, đổi công nghệ để nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm, mở rộng thị trường để vượt qua tình hình khó khăn Để đáp ứng điều đó, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm sốt nội hoạt động thơng suốt có hiệu nhằm bảo đảm nguồn lực sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản không bị thất thốt, báo cáo tài chính xác tin cậy, thành viên tuân thủ quy định doanh nghiệp luật pháp, bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng,… Do đó, việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ trước rủi ro kiểm soát hoạt động, nắm thời phát triển yêu cầu cần thiết cho nhà quản lý doanh nghiệp Công ty TNHH Tân Phước công ty sản xuất đồ gỗ xuất khẩu, hầu hết gỗ nguyên liệu phải tuân theo quy định Nhà nước xuất xứ, nguồn gốc loại, gỗ chủ yếu nhập từ nhà cung cấp như: công ty Sudima, công ty Scancom, công ty Sông Hồng, Từ cho thấy khâu mua hàng tốn quan trọng định thành bại kết hoạt động sản xuất kinh doanh Vì địi hỏi Cơng ty cần phải có quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, giá hợp lý nhằm giảm giá thành sản phẩm từ cạnh tranh thị trường, với quy trình tốn hợp lý tránh tình trạng thất tài sản xảy Bên cạnh cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước cịn nhiều hạn chế: mơi trường kiểm sốt chưa hữu hiệu, chưa có biện pháp hiệu để phát huy tính sáng tạo công việc cán nhân viên, cơng tác đặt hàng, nhận hàng tốn chưa chặt chẽ dễ xảy sai sót, gian lận làm ảnh hưởng đến kết kinh doanh Công ty Vì lí trên, tác giả nhận thấy vấn đề kiểm sốt chu trình mua hàng tốn Cơng ty cần thiết cần quan tâm nên định chọn đề tài “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước” để viết luận văn thạc sỹ Mục đích nghiên cứu Khảo sát thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước, từ đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn công ty TNHH Tân Phước Phạm vi nghiên cứu: Tại cơng ty TNHH Tân Phước, chu trình mua hàng tốn bao gồm: Mua ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, TSCĐ… Tuy nhiên, luận văn tập trung nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn ngun vật liệu cơng cụ, dụng cụ, loại tài sản chủ yếu phục vụ cho việc sản xuất chiếm tỷ trọng chi phí lớn sản phẩm, nghiệp vụ thu mua tốn phát sinh cách thường xun, liên tục, có ảnh hưởng lớn kết hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 84 đếm số lượng, phân loại cho đưa vào bãi chứa riêng theo quy định Đối với phụ liệu, công cụ dụng cụ kiểm tra số lượng nhập kho bảo quản Đồng thời, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho, phải có chữ ký người lập phiếu, thủ kho thủ trưởng đơn vị Thứ bảy: Quy định chất lượng xuất xứ gỗ nguyên liệu Đối với công ty sản xuất sản phẩm từ gỗ việc chọn mua gỗ nguyên liệu chất lượng tốt quan trọng, định độ bền, đẹp sản phẩm Ngồi ra, cơng ty sản xuất lĩnh vực gỗ quản lý, giám sát chặt chẽ Nhà nước, hiệp hội gỗ số nước Châu âu nguồn gốc, xuất xứ gỗ Vì vậy, trước nhập kho bãi chứa gỗ, nhân viên nhận hàng phải kiểm tra đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc gỗ loại Sau gỗ nhập vào kho bãi nhân viên nhận hàng phải lập báo cáo kiểm hàng gửi cho trưởng phòng kiểm tra, theo dõi, chứng thể trách nhiệm công tác kiểm định hàng nhập Thứ tám: Nghiệm thu lý hợp đồng, lưu hồ sơ ghi sổ Khi kết thúc hợp đồng, bên cung cấp không thực hợp đồng số lượng, chất lượng thời hạn giao hàng phòng kinh doanh phải xin ý kiến Ban giám đốc xử lý Ngược lại, hợp đồng thực tiến hành toán cho nhà cung cấp dựa điều khoản số tiền, phương thức toán thời hạn tốn… Lúc có trường hợp xảy ra: - Trường hợp hợp đồng khơng có điều khoản lý (thanh tốn theo Hóa đơn GTGT) kết thúc hợp đồng coi lý xong - Trường hợp cần lý hợp đồng, biên nghiệm thu lý làm thành bản, bên giữ có giá trị pháp lý 85 Thứ chín: Quy định kiểm soát toán tiền hàng Kế toán tốn cần theo dõi tình hình cơng nợ chặt chẽ, chuyển tiền thời hạn để hưởng chiết khấu tốn, thường xun báo cáo tình hình cơng nợ cho trưởng phòng để chủ động huy động vốn hợp lý b Hồn thiện số thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty - Quy trình đặt hàng: Để tránh trường hợp Bộ phận mua hàng có thơng đồng với nhà cung cấp, cần có thêm nhân viên khác tham gia vào việc tham khảo giá thị trường từ nhà cung cấp, thường xun hốn đổi vị trí nhân viên mua hàng để đảm bảo mối quan hệ lợi ích nhân viên mua hàng nhà cung cấp Ngoài ra, cần tách bạch chức đặt hàng làm hợp đồng để kiểm soát khoản chiết khấu hưởng, mục đích tránh trường hợp nhân viên đặt hàng thơng đồng với nhà cung cấp để hưởng khoản chiết khấu tốn Vì vậy, tất khoản chiết khấu phải thể hợp đồng để Kế toán vật tư Kế toán toán đối chiếu với để kiểm sốt Bên cạnh đó, để kiểm sốt giá cả, chất lượng, điều kiện giao hàng toán, Giám đốc Công ty nên tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa tiêu chí Cơng ty xây dựng: chất lượng, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng, điều kiện toán, tiến độ giao hàng mối quan hệ lâu dài với Công ty Để thực điều cần có phiếu đánh giá nhà cung cấp, dựa phiếu đánh giá nhà cung cấp để kết luận đồng ý chọn nhà cung cấp tiêu chí đồng ý nhiều khơng đồng ý, đánh đổi tiêu chí để lựa chọn tiêu chí khác tùy thuộc vào mục tiêu sản xuất kinh doanh Ban Giám đốc đơn hàng Phiếu đánh giá nhà cung cấp thiết kế bảng 3.4 86 Bảng 3.4: Phiếu đánh giá nhà cung cấp Công ty TNHH Tân Phước 02B Diên Hồng, TP.Quy Nhơn PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Tên nhà cung cấp: ………………… ……………………………….……………… Địa chỉ: ………………………… …………………………………….…………… Điện thoại: ……………………… …….Fax: ……………………………………… Người liên hệ: ……………………………………………………………………… Mặt hàng cung cấp: …………………………… …………………………………… TT Nội dung Kết Kết luận Đồng ý Khơng đồng ý Uy tín Chất lượng Giá Khả cung cấp tối thiểu Phương thức toán Điều kiện giao hàng Những tiêu chí khác Kết luận: ………………………………………………………………… Ngày……tháng……năm…… Giám đốc phê duyệt Người đánh giá Nhằm mục đích tránh tình trạng nhân viên phịng Kế hoạch kinh doanh đảm nhiệm nhiều khâu: nhận đơn đặt hàng khách hàng, lập dự toán tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho đơn hàng, đề xuất mua hàng, tìm nhà cung cấp, đặt hàng, làm hợp đồng tốn Cơng ty nên thành lập thêm phận Kỹ thuật chất lượng, phận chịu trách nhiệm thiết kế mẫu mã sản phẩm, kiểm định chất lượng gỗ, đưa định mức nguyên vật liệu cho đơn hàng nhằm kiểm sốt hữu hiệu q trình đặt hàng Quy trình đặt hàng 87 thiết kế lại sau: Khi nhận đơn hàng khách hàng, phòng Kế hoạch kinh doanh gửi cho phận Kỹ thuật chất lượng để lập dự toán tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết cho việc sản xuất đơn hàng chuyển cho Giám đốc ký duyệt sau gửi cho phịng Kế hoạch kinh doanh Phòng Kế hoạch kinh doanh vào dự toán tiêu hao nguyên vật liệu lượng nguyên vật liệu tồn kho để lập Phiếu đề nghị mua hàng Đồng thời, Phiếu đề nghị mua hàng phải chuyển đến phịng Kế tốn để kiểm tra lượng nguyên vật liệu tồn kho cần mua vào, phịng kế tốn đồng ý chuyển cho Giám đốc duyệt mua Quy trình kiểm sốt khâu u cầu mua hàng đặt hàng thiết kế lại qua sơ đồ 3.1 88 Nhà cung cấp Bộ phận Kỹ thuật chất lượng Phòng Kế hoạch kinh doanh Giám đốc Kho (1) Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng từ khách hàng (2) (5) (6) (4) Định mức NVL (3) Đề xuất mua NVL Định mức NVL Chọn nhà CC (7) Duyệt Gửi báo giá Duy ệt Báo giá (8) (10) (9) Duyệt Đơn đặt hàng Duy ệt (11) Đơn đặt hàng (12) (13) (15) Đồng ý CC (14) Ký HĐ Đơn đặt hàng (16) Hợp đồng Duy ệt HĐ (17) (18) (20) Hợp đồng (19) Sơ đồ 3.1: Sơ đồ kiểm sốt quy trình u cầu mua hàng đặt hàng 89 Ghi chú: (1) Phòng Kế hoạch kinh doanh nhận đơn đặt mua hàng từ khách hàng photo 01 chuyển cho phận Kỹ thuật chất lượng (2) Bộ phận Kỹ thuật chất lượng lập định mức nguyên vật liệu (3) Bảng định mức nguyên vật liệu chuyển cho trưởng phận Kỹ thuật chất lượng Giám đốc ký duyệt (4),(5) Bảng định mức nguyên vật liệu sau ký duyệt chuyển cho phòng Kế hoạch kinh doanh để đề xuất mua nguyên vật liệu (6) Phòng kế hoạch kinh doanh tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp (7) Đề nghị 03 nhà cung cấp gửi bảng báo giá cho Công ty (8),(9) Bảng báo giá chuyển cho trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh xem xét trình cho Giám đốc ký duyệt (10),(11),(12) Phịng kế hoạch kinh doanh vào đề xuất mua hàng báo giá duyệt tiến hành làm đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp (13),(14) Nếu nhà cung cấp đồng ý cung cấp nguyên vật liệu theo yêu cầu đơn đặt hàng, lúc phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành soạn thảo hợp đồng (15),(16),(17) Đơn đặt hàng lưu phận mua hàng, hợp đồng chuyển cho nhà cung cấp ký trình Giám đốc ký duyệt (18),(19),(20) Hợp đồng sau ký kết hai bên chuyển cho kho để chuẩn bị nhận hàng, lưu phận mua hàng, hai gửi cho nhà cung cấp 90 - Quy trình nhận hàng: Hiện Công ty, chủ yếu hàng mua nhận kho nhà cung cấp xe Cơng ty th ngồi vận chuyển, chi phí, tổn thất q trình vận chuyển kho Cơng ty chịu có mát, hao hụt xảy trình vận chuyển không phận chịu trách nhiệm Mặt khác, với đặc điểm hàng mua Công ty gỗ nên giá trị hàng chi phí vận chuyển lớn Vì vậy, Cơng ty cần xây dựng quy định cụ thể việc vận chuyển nguyên liệu, nhằm bảo đảm việc vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến Cơng ty an tồn, khơng nhiều chi phí ảnh hưởng đến kết hoạt động Cơng ty Bên cạnh đó, để kiểm sốt đầy đủ trình mua hàng, hàng nhập kho, trước lập phiếu nhập kho phòng Kế hoạch kinh doanh nên lập phiếu tính giá thành để đảm bảo phản ánh số tiền thực tế hàng mua Nội dung phiếu tính giá thành vật tư gồm tên vật tư, số lượng, đơn giá, phân bổ chi phí nhập, tổng giá nhập kho từ tính đơn giá thực tế nhập kho Phiếu tính giá thành vật tư thiết kế bảng 3.6 Lúc quy trình kiểm sốt khâu nhận hàng thể lại qua sơ đồ 3.2 91 Bảng 3.6: Phiếu tính giá thành vật tư Cơng ty TNHH Tân Phước 02B Diên Hồng, Quy Nhơn PHIẾU TÍNH GIÁ THÀNH VẬT TƯ STT Tên nguyên vật liệu Gỗ bạch đàn Dầu nhúng SCC Dầu màu Hóa chất tẩm (giữ màu, chống mối,…) Tổng cộng ĐVT Số lượng Đơn giá Giá trị Phân bổ phí nhập Tổng giá Đơn giá nhập kho nhập kho m3 45 Lít 23 28.300 650.900 4.048 654.948 28.476 Lít 14 26.500 371.000 2.307 373.307 26.665 Lít 15.400 138.600 861 139.461 15.496 10.000.000 450.000.000 2.798.284 452.798.284 10.062.184 451.160.500 2.805.500 453.966.000 Phòng Kế hoạch kinh doanh (Nguồn: Số liệu Công ty TNHH Tân Phước) 92 Nhà cung cấp Phòng Kế hoạch kinh doanh Kho (1) Nhận hàng Hàng Phịng kế tốn (3) Phiếu giao nhận hàng Hóa đơn GTGT Phiếu giao nhận hàng (2) (9) (4) Hóa đơn GTGT Kiểm tra hàng (10) Phiếu tính giá thành vật tư (5) (8) Bảng nhập hàng (7) Bảng nhập hàng Bảng nhập hàng (6) (11) Phiếu nhập kho (13) (12) Phiếu nhập kho (liên 1) Hợp đồng (14) Hóa đơn Phiếu nhập kho (liên 2) Hợp đồng Hóa đơn Sơ đồ 3.2: Sơ đồ kiểm sốt quy trình nhận hàng 93 Ghi chú: (1),(2),(3),(4),(5) Hàng đến kho, với phiếu giao nhận hàng từ nhà cung cấp chuyển đến, vào hợp đồng, thủ kho kiểm tra kiện hàng làm bảng nhập kho hàng hóa (6),(7),(8) Bảng nhập hàng chuyển cho phịng Kế hoạch kinh doanh phịng kế tốn, lưu thủ kho (9) Nhà cung cấp chuyển hóa đơn cho phòng Kế hoạch kinh doanh (10) Phòng Kế hoạch kinh doanh hóa đơn lập phiếu tính giá thành vật tư (11) Căn vào bảng nhập hàng phòng kinh doanh in phiếu nhập kho (12),(13),(14) Phòng Kế hoạch kinh doanh lập phiếu nhập kho chuyển chứng từ gồm phiếu tính giá thành vật tư, phiếu nhập kho, hợp đồng, hóa đơn mua hàng cho kế toán vật tư, 01 liên phiếu nhập kho gửi cho thủ kho, 01 liên lưu phòng Kế hoạch kinh doanh - Quy trình tốn: Hiện Cơng ty nhân viên kế tốn tốn lúc thực nhiều cơng việc kế tốn tiền mặt kiêm kế tốn TGNH kiêm kế tốn cơng nợ nên dễ xảy sai sót q trình tốn tiền hàng cho nhà cung cấp Cơng ty nên tách bạch chức phân công cho hai nhân viên kế toán độc lập hiệu công việc cao mà hạn chế hành vi sai phạm, giúp cho phận kế toán phát huy hiệu quả, giảm tính độc lập việc xử lý cơng việc Để hạn chế tối đa rủi ro xảy nghiệp vụ tốn Cơng ty cần hoàn thiện số vấn đề sau: Cần tách biệt kế toán tiền kế toán toán Khi đến hạn toán kế toán toán tập hợp chứng từ toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra chứng từ như: số tiền giấy đề nghị toán phải số tiền phải trả 94 hoá đơn nhà cung cấp chuyển đến; số lượng, chủng loại, mẫu mã hoá đơn phải với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm… Bước kiểm tra quan trọng kiểm tra chung chung cần chứng từ khơng khớp kế tốn tiền trả lại cho kế toán toán kiểm tra Các nghiệp vụ toán liên quan ngoại tệ phát sinh Công ty nhiều lại chưa theo dõi riêng vào sổ, cần theo dõi sổ riêng tránh tình trạng nhầm lẫn, gây thiệt hại đến tài sản Cơng ty 3.3 HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SOÁT NHẰM TẠO ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC Cần tách bạch nhiệm vụ phận Cơng ty, cụ thể phận kinh doanh có nhiệm vụ liên hệ với nhà cung cấp, đặt hàng phận nhận hàng hàng đến Công ty, điều giúp giảm thiểu gian lận xảy kiểm soát hữu hiệu nghiệp vụ mua hàng Công ty nên tạo điều kiện để cán cơng nhân viên có điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ xếp thời gian học cho nhân viên, thường xuyên tổ chức buổi học ngoại khóa nhằm nâng cao nhận thức cơng việc Có sách trả lương hợp lý cho người lao động nhằm gắn kết lợi ích thân với lợi ích Cơng ty Cần xây dựng chi chế thưởng phạt cách hợp lý để nâng cao hiệu cơng việc Bên cạnh đó, Cơng ty cần thường xuyên luân chuyển cán làm việc vị trí khác nhau, từ tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận hiểu rõ công việc hơn, tránh trường hợp nhân viên đảm nhận lâu cơng việc, nhân viên thu mua lợi dụng quen biết với nhà cung cấp để hưởng hoa hồng 95 Cần xây dựng quy định cụ thể tuyển dụng lao động, đưa hình thức thi tuyển cơng khai, người bỏ qua thủ tục cần thiết có biện pháp xử lý, điều nhằm hạn chế tối đa sai phạm nhân viên Công ty KẾT LUẬN CHƯƠNG Xuất phát từ thực trạng công tác KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước tồn hạn chế, điều dễ dẫn đến rủi ro, gian lận q trình thực làm ảnh hưởng đến lợi ích Cơng ty Vì vậy, chương tác giả lần nhấn mạnh vấn đề cần thiết phải tăng cường cơng tác KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty Tập trung xây dựng quy định mua hàng tốn, tìm giải pháp thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn, bên cạnh luận văn cịn đưa vấn đề hồn thiện mơi trường kiểm sốt nhằm tạo điều kiện thực giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước giúp Công ty hạn chế rủi ro, mang lại hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh 96 KẾT LUẬN Trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế nay, việc cạnh tranh diễn ngày gay gắt, doanh nghiệp cần quan tâm kiểm sốt tốt chi phí sản xuất kinh doanh nhằm giảm giá thành sản phẩm gia tăng kết kinh doanh Muốn vậy, doanh nghiệp cần quan tâm thiết lập hệ thống kiểm soát nội hoạt động có hiệu quả, kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn ngun vật liệu, công cụ, dụng cụ quan trọng việc đạt mục tiêu hiệu kinh doanh doanh nghiệp Luận văn giải vấn đề sau: Hệ thống hóa sở lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp; Đi sâu phản ánh thực trạng công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty TNHH Tân Phước bao gồm: tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác KSNB chu trình mua hàng tốn; thủ tục kiểm sốt quy trình mua hàng tốn Chỉ mặt hạn chế cần hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty, từ đưa giải pháp với hy vọng giúp Cơng ty kiểm sốt chi phí thu mua nhằm tăng lợi nhuận hiệu hoạt động cho Công ty, đảm bảo hoạt động theo pháp luật Nhà nước Từ trình nghiên cứu Công ty TNHH Tân Phước, cần thiết phải vận dụng cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn vào thực tế để giúp Cơng ty phát huy hiệu sản xuất kinh doanh 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ mơn kiểm tốn, Khoa kế toán - Kiểm toán trường Đại học Kinh tế (2007), Kiểm toán, NXB Lao Động Xã Hội, TP HCM [2] Bộ tài (2005), Chế độ Kế tốn áp dụng cho DN ban hành theo Quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, NXB Tài chính, Hà Nội [3] Bộ Tài chính, Chuẩn mực kế tốn Việt Nam (đã ban hành qua đợt) [4] Nguyễn Thị Hạnh (2010), Tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn công ty cổ phần dược vật tư y tế Quảng Nam, Luận văn thạc sỹ QTKD Đại học Đà Nẵng [5] Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê Hà Nội [6] John Dunn (2001), Kiểm toán lý thuyết thực hành, NXB Thống kê Hà Nội [7] Khoa kế toán – Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng (2008), Giáo trình kế tốn tài doanh nghiệp, NXB Đà Nẵng [8] Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, Hà Nội [9] Nguyễn Quang Quynh (2001), Kiểm tốn tài chính, NXB Tài chính, Hà Nội [10] Đỗ Xuân Thảo, Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần dịch vụ du lịch Hội An, Đại học Đà Nẵng [11] Trương Bá Thanh (2008), Giáo trình kế tốn quản trị, NXB Giáo dục, Hà Nội [12] Đoàn Thị Ngọc Trai (2006), Giáo trình kiểm tốn dành cho học viên cao học khóa 2011 - 2013, Đại học Đà Nẵng [13] Trường Đại học Kinh tế TP.HCM (2012), Kiểm sốt nội bộ, Nhà xuất Phương Đơng, thành phố Hồ Chí Minh 98 [14] Vũ Thị Châu Uyên (2009), Tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần Dệt May 29/3, Luận văn thạc sỹ QTKD, Đại học Đà Nẵng [15] Virrtor.z.Brink and Herbert will (2000), Kiểm toán nội đại, NXB Tài chính, Hà Nội [16] Virrtor.z.Brink and Herbert will (2000), Kiểm tốn nội đại, NXB Tài chính, Hà Nội ... SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 76 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC... Cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Tân Phước Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty TNHH Tân Phước, chu trình mua hàng tốn bao gồm: Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ…... hàng tốn Công ty TNHH Tân Phước .45 2.2.3 Quy trình kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Tân Phước 50 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN