BAI GIANG 4

Thời điểm xác định và khai báo các thông số hệ thống Các thông số hệ thống phải được xác định và khai báo trước khi đưa phần mềm kế toán vào khai thác, sử dụng và vào đầu mỗi kỳ hạch toá[r]

Chương 4: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán I Sơ đ tổng quát qui trình khởi tạo, cập nhập, luân chuyển, xử lý liệu và cung cấp thông tin kế toán II Đầu vào hệ thống thông tin kế toán III Qui trình luân chuyển, xử lý liệu và cung cấp th ông tin các phần hành kế toán và các chu trì nh IV Đầu hệ chương trình kế toán V I Sơ đồ tổng quát qui trình khởi tạo, cập nhập, luân chuyển, xử lý liệu và cung cấp thông tin kế toán KHỞI TẠO DỮ LIỆU TỒN KỲ TRƯỚC HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN DỮ LIỆU PHÁT SINH TRONG KỲ QUI TRÌNH XỬ LÝ, LUÂN CHUYỂN DỮ LIỆU VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN ĐIỀU CHỈNH CUỐI KỲ Phần mềm kế toán ĐẦU VÀO XỬ LÝ SỔ SÁCH KẾ TOÁN BÁO CÁO KẾ TOÁN SAO LƯU VÀ KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU CHO KỲ SAU ĐẦU RA II Đầu vào hệ thống thông tin kế toán Khái quát chung các yếu tố đ ầu vào hệ thông tin kế toán Công tác khởi tạo ban đầu Bộ liệu làm sở cho kỳ hạch toán Khái quát chung các yếu tố đầu vào hệ thông tin kế toán ĐẦU VÀO Dữ liệu khởi tạo ban đầu Dữ liệu phát sinh các kỳ hạch toán Công tác khởi tạo ban đầu KHỞI TẠO Xác đ ịnh và kha i báo các thông số h ệ thống Khởi tạo các m ã Khai báo c ác số d ban đầu Phân quyền sử dụng v à truy cập hệ thống a Xác định và khai báo các thông số hệ thống( biến hệ thống)  Khái niệm  Thời điểm xác định và khai báo các thông số hệ thống  Các thông số hệ thống cần phải xác định và khai báo Khái niệm Việc xác định phương pháp kế toán sử dụng, yêu cầu hạch toán và thông tin cần khai thác, sau đó khai báo yêu cầu này gọi là xác định và khai báo các thông số hệ thống (biến hệ thống) Thời điểm xác định và khai báo các thông số hệ thống Các thông số hệ thống phải xác định và khai báo trước đưa phần mềm kế toán vào khai thác, sử dụng và vào đầu kỳ hạch toán cần thiết Các thông số hệ thống cần phải xác định và khai báo * Phần chung * Phần các phương pháp hạch toán Phần các phương pháp hạch toán STT Tên biến Nội dung Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Tonkho Tinhgia Phương pháp tính giá xuất kho vật tư hàng hoá Giathan h Phương pháp tính giá thành Htso Hình thức sổ kế toán Khauha o Phương pháp tính khấu hao Tinhthu e Phương pháp tính thuế Tienht Đồng tiền sử dụng hạch toán Kybaoca Kỳ báo cáo Phần chung STT Tên biến Nội dung Coquan_cq Tên quan chủ quản Ten_donvi Tên đơn vị hạch toán Diachi Điạ Dienthoai Số điện thoại Fax Số fax So_taikhoan Số tài khoản ngân hàng Masothue Mã số thuế doanh nghiệp b Khởi tạo các mã Khái niệm Nội dung công việc khởi tạo các mã Các mã cần phải khởi tạo Khái niệm Khởi tạo các mã chính là việc xây dựng, cập nhập, sửa đổi, bổ sung mã cho các đối tượng cần phải mã hóa đưa phần mềm kế toán vào khai thác, sử dụng Nội dung công việc khởi tạo các mã * Khởi tạo ban đầu * Cập nhập thường xuyên Xây dựng mã theo các nguyên tắc định Cập nhập thêm các đối tượng cho các mã đã co,ï sử dụng Các mã cần phải khởi tạo Mã NTệ Mã TSCĐ Mã TK Mã Kho Bộ mã Mã VTư Mã Cnợ Mã BPhận Mã CTừ Mã Khác Mã NGVụ c Khai báo các số dư ban đầu Khi doanh nghiệp chuyển chuyển đổi từ hạch toán thủ công sang sử dụng phần mềm kế toán bắt buộc doanh nghiệp phải thực việc chuyển sổ Thực chuyển sổ chính là việc xác định và cập nhập vào máy tính số dư đầu kỳ tất các đối tượng theo dõi, hạch toán đơn vị Các đối tượng cần phải khai báo số dư ban đầu o o o o o o Tài khoản tổng hợp Đối tượng công nợ Tạm ứng cán công nhân viên Số tôìn kho vật liệu, CCDC, TSCĐ Số tồn chi tiết ngoại tệ Số liệu chi tiết các đối tượng có theo dõi, hạch toán chi tiết d Phân quyền sử dụng và truy cập hệ thống Mỗi nhân viên kế toán quyền làm việc phần hành đã xác định Kế toán trưởng phụ trách kế toán đơn vị có quyền truy cập toàn liệu, thông tin và có quyền phân quyền cho các nhân viên kế toán Bộ liệu làm sở cho kỳ hạch toán Bộ liệu làm sở đầu vào kỳ hạch toán Bộ liệu tồn cuối kỳ trước chuyển sang Bộ liệu phát sinh các phân hệ Thực bút toán điều chỉnh cuối kỳ III Qui trình luân chuyển, xử lý liệu và cung cấp thông tin Hệ thống sở liệu kế toán Qui trình luân chuyển, xử lý liệu và cung cấp thông tin Hệ thống sở liệu kế toán a b c d e f Khái niệm Tập tin hệ thống Các tập tin danh mục Các tập tin biến động Các tập tin tồn Các tập tin xử lý trung gian a Khái niệm Hệ thống sở liệu kế toán là tập hợp các tập tin có quan hệ chặt chẽ nhau, thiết kế để ghi nhận, xử lý, lưu trữ toàn các liệu và thông tin kế toán b Tập tin hệ thống • Công dụng: dùng để lưu trữ các liệu liên quan đến đơn vị hạch toán và các phương pháp kế toán đơn vị sử dụng hạch toán • Đặc điểm: Dược tạo lần và tồn suốt quá trình làm kế toán c Các tập tin danh mục Công dụng Các tập tin danh mục hệ thống sở liệu kế toán Công dụng Dùng để lưu các liệu các mã và các thuộc tính liên quan mã phục vụ cho công tác hạch toán Các tập tin danh mục hệ thống sở liệu kế toán DM_NGOAITE DM_CONGNO DM_TK DM_VTU DM_BOPHAN Tập tin danh mục DM_LOAIVT DM_KHO DM_NGHIEPVU DM_DTCP DM_TSCD DM_CHUNGTU d Các tập tin biến động Công dụng Các tập tin biến động Công dụng Các tập tin này thiết kế nhằm lưu trữ và xử lý toàn các liệu phát sinh kỳ hạch toán Các tập tin biến động BDVATTUnn GIAHTNTnn NHATKYnn CHITIETNKnn DINHMUCCPnn Tập tin biến động GIAHTVTnn GIAMTRUDTnn DOANHTHUnn BDTSCDnn BDNGTEnn e Các tập tin tồn Công dụng Các tập tin tồn Công dụng Các tập tin tồn thiết kế nhằm tổng hợp, xử lý và lưu trữ liệu tồn vào cuối kỳ hạch toán Các tập tin tồn GIATHANHnn SOCAInn TIEUTHUnn Tập tin tồn TONVATTUnn TONNGTEnn TONTSCDnn f Các tập tin xử lý trung gian Đặc điểm Các tập tin xử lý trung gian Đặc điểm * Là tập tin trung gian phục vụ cho việc xử lý số liệu * Có thể tồn lâu dài tạo phục vụ cho việc xử lý kiện, sau đó xóa Các tập tin xử lý trung gian Tập tin xử lý trung gian BANGCANDOInn BCKETQUAnn LUUCHUYENTTnn Qui trình luân chuyển, xử lý liệu và cung cấp thông tin các phần hành Qui trình luân chuyển, xử lý liệu và cung cấp thông tin các chu trình • • • • Chu trình cung ứng Chu trình chuyển đổi Chu trình doanh thu Chu trình tài chính IV Đầu hệ chương trình kế toán • So sach ke toan • Bao cao ke toan • Du lieu chuyen cho ky sau V Một số nguyên tắc và tiêu chuẩn phân tích và triển khai các ứng dụng tin học công tác kế toán • Tính linh hoạt • Tính thích nghi với thay đổi chế độ kế toán • Tính bảo mật liệu • Gần gũi với người sử dụng