Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính tại trường tiểu học
PHẦN MỞ ĐẦU I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Kế tốn đơn vị hành nghiệp cơng cụ quản lý, phận cấu thành hệ thống kế tốn Nhà nước Kế tốn hành nghiệp có chức thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin tình hình tiếp nhận sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản cơng đơn vị thụ hưởng ngân sách Nhà nước Thơng qua thủ trưởng đơn vị hành nghiệp nắm tình hình hoạt động tổ chức, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời hạn chế, thiếu sót Đối với tất quan Nhà nước nói chung, đơn vị trường học nói riêng ngồi yếu tố người nguồn kinh phí yếu tố quan trọng để đảm bảo cho quan đơn vị hoạt động phát triển, tư liệu lao động, phương tiện, động lực để đơn vị hồn thành chức năng, nhiệm vụ Cơng việc kế tốn địi hỏi chi tiết, rõ ràng độ xác cao Do cần phải có thay đổi mặt để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao hơn, phù hợp với phát triển thời đại Trong kinh tế thị trường nay, đơn vị hành nghiệp giao quyền tự chủ quản lý, hạch tốn khốn kinh phí Muốn thực điều đơn vị cần phải có chế quản lý cách khoa học, hợp lý, thực tổng hoà nhiều biện pháp Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi cần phải có biện pháp phải làm với nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát Trong nghiệp vụ kế toán thiết lập chứng từ, hồ sơ sổ sách cơng việc quan trọng thể hoạt động tài đơn vị Chứng từ, sổ sách kế tốn loại giấy tờ có gia trị tương đương với tiền tệ, phản ảnh tình hình thu chi đơn vị cịn điều kiện, phương tiện để lưu trữ, làm sở tốn với quan tài chính, quan cấp Do đó, cơng tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu cơng tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song vấn đề thiếu công tác xếp quản lý hồ sơ phương pháp thủ công Tôi nhận thấy việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán vấn đề mà thân quan tâm, tìm hiều nghiên cứu để đề giải pháp thúc đẩy để cơng việc hồn thành tốt phát huy hiệu 1/21 Đồng thời để đưa giải pháp khắc phục hạn chế việc nhằm nâng cao chất lượng bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán đạt hiệu tốt Từ giải pháp suy nghĩ trên, định chọn đề tài “Một số giải pháp công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài trường Tiểu học Phương Liệt” II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Để cơng tác quản lý hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán đảm bảo hơn, khoa học thuận tiện trình sử dụng lâu dài trường học Từ tồn tại, thực trạng dựa kinh nghiệm công việc để đưa số giải pháp giúp hồn thiện nâng cao cơng tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán Nâng cao hiệu việc sử dụng nguồn ngân sách giao tránh thấ lãng phí, cơng khai minh bạch, khách quan việc sử dụng ngân sách đơn vị Nâng cao nhận thức thân đồng nghiệp làm cơng tác tài kế tốn văn thư, thủ quỹ đơn vị tầm quan trọng cơng tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU - Hồ sơ, chứng từ sổ sách kế tốn tài đơn vị trường học nói chung, trường Tiểu học Phương Liệt - quận Thanh Xuân nói riêng IV NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU Nghiên cứu hệ thống sở lí luận số vấn đề liên quan đến đề tài Công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài trường học nói chung trường tiểu học nói riêng Khảo sát thực trạng việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từ tài trường học Đề xuất cách thức lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ tài trường tiểu học V PHẠM VI NGHIÊN CỨU Công tác quản lý hồ sơ quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nỏi riêng quan trọng Tuy nhiên việc xếp quản lý hồ sơ tài lại đặc biệt quan trọng, hồ sơ kế tốn phải lưu trữ vòng năm cho 2/21 VI PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN I CÁC KHÁI NIỆM Khái niệm quản lý hồ sơ: Khái niệm chứng từ, sổ sách kế toán - Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát Séc, Biên lai thu tiền giấy tờ có giá phải quản lý tiền - - + + 2.2 Sổ kế tốn: Đơn vị hành chính, nghiệp phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán Việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực theo quy định pháp luật kế tốn, văn có liên quan quy định Thơng tư 107/2017/TT-BTC Bộ Tài Đơn vị hành chính, nghiệp có tiếp nhận, sử dụng: nguồn ngân sách nhà nước cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngồi; nguồn phí khấu trừ, để lại phải mở sổ kế toán để theo dõi riêng theo Mục lục NSNN theo yêu cầu khác để phục vụ cho việc lập báo cáo toán với ngân sách nhà nước quan có thẩm quyền Các loại sổ kế toán: Mỗi đơn vị kế toán sử dụng hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Tùy theo hình thức kế tốn đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết thực đầy đủ, nội dung, trình tự phương pháp ghi chép mẫu sổ kế toán Lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định chế độ tài liệu kế tốn ghi chép giấy có giá trị pháp lý kế toán bao gồm: Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc chứng từ ghi sổ Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp Báo cáo tài chính: Báo cáo tài tháng, báo cáo tài quý, báo cáo tài năm Tài liệu khác liên quan đến kế toán, tài liệu ngồi tài liệu nói trên, dùng làm để lập chứng từ kế toán; tài liệu khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước, tài liệu liên quan đến kiểm kê, biên định giá tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra, kiểm toán, tra ;tài liệu chương trình kế tốn máy vi tính, tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu kế toán 4/21 Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán tối thiểu năm, 20 năm 20 năm tuỳ thuộc vào loại tài liệu kế toán II TẦM QUAN TRỌNG VÀ YẾU TỐ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH Chứng từ, sổ sách kế toán yếu tố quan trọng quan, đơn vị Từ làm sở thu - Chi tài chính, toán, để theo dõi phát sinh tiền lương khoản chi hoạt động đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy địa phương Qua nhằm thúc đẩy cho trình hoạt động đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục địa phương hoạt động có hiệu liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công dân chủ văn minh CHƯƠNG II: CƠ SỞ THỰC TIỄN I THUẬN LỢI - Luôn nhận quan tâm đạo trực tiếp Phịng Tài - Kế hoạch, phịng Giáo dục Đào tạo quận Thanh Xuân Ban giám hiệu trường Tiểu học Phương Liệt - quận Thanh Xuân - HN q trình cơng tác - Bản thân cán phụ trách kế toán đào tạo chun ngành, nghiệp vụ tài kế tốn Ln nêu cao tinh thần trách nhiệm công tác - Luôn có tinh thần học hỏi kinh nghiệm đồng nghiệp trước - Được nhà trường cấp cho 01 máy tính xách tay để cài đặt phần mềm quyền kế tốn chun dụng, giúp cho cơng tác hạch tốn, quản lý bảo mật, an tồn, tránh bị dùng chung dễ nhiễm virus II KHÓ KHĂN - Bản thân thức tiếp nhận cơng việc kế tốn từ năm 2015 nên cần trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm - Cơng việc địi hỏi phải thành thạo CNTT giúp cho cơng tác hồn thành tốt nhiên nhân viên thủ quỹ văn thư lại hạn chế ứng dụng công nghệ thông tin - Nhân viên thủ quỹ, văn thư không đào tạo chuyên ngành nên khơng có nhiều kiến thức chun mơn lĩnh vực công tác III THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ, CHỨNG TỪ TÀI CHÍNH Trường Tiểu học Phương Liệt trường công lập thuộc quận Thanh Xuân, Hà Nội có sở vật chất tương đối đầy đủ nhiên số lượng học sinh 5/21 ngày đông gây áp lực việc thiếu thốn phòng ban Hiện nay, chưa có phịng làm việc riêng cho kế tốn, kho lưu trữ thiếu thốn nên việc bảo quản, quản lý lưu trữ chứng từ, hồ sơ sổ sách cịn gặp khó khăn, khơng đáp ứng nhu cầu phát triển cao công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn Từ chưa phát huy nhiều mặt công tác bảo quản, quản lý lưu trữ hồ sơ sổ sách kế tốn cịn bị hạn chế Được quan tâm Chi bộ, Ban giám hiệu nhà trường, phận kế tốn trang bị đầy đủ máy móc, tủ hồ sơ để lưu trữ sổ sách tài Ngồi trang bị thùng tơn bố trí kho nhỏ để lưu trữ hồ sơ, sổ sách tài chính, giúp tơi có điều kiện thuận lợi việc xếp, bố trí, lưu trữ chứng từ sổ sách theo năm cách khoa học, ngăn nắp đem lại hiệu cao cho công tác bảo quản quản lý chứng từ kế toán năm học vừa qua Hàng năm, đơn vị trường học tiếp nhận thẩm tốn tài chính, kiểm tra đơn vị cấp hồ sơ, sổ sách phải lưu trữ cách khoa học, bảo quản cẩn thận giúp cho trình kiểm tra nhanh chóng, thuận tiện CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP Điểm việc nghiên cứu thực đề tài để nâng cao hiệu cơng tác kế tốn trường Tiểu học Phương Liệt Nâng cao hiệu cơng tác kế tốn, hồ sơ chứng từ lưu trữ bảo quản tốt hơn, thuận lợi cho công tác tra cứu lấy số liệu cần Qua đề tài nhằm góp phần nâng cao nhận thức, trách nhiệm nhân viên làm cơng tác kế tốn việc thực nhiệm vụ phân công, giúp họ thấy ý nghĩa quan trọng việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài kế tốn Đề tài áp dụng giúp cho việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách, chứng từ tài đơn vị trường học hiệu quả, khoa học hơn, việc tìm kiếm số liệu, minh chứng thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn, giúp nâng cao suất hiệu công việc Đề tài dễ áp dụng, dễ thực đối tượng, phù hợp với tất đơn vị trường học I SẮP XẾP HỒ SƠ, CHỨNG TỪ TÀI CHÍNH THEO ĐẦU MỤC CỤ THỂ Để đảm bảo cho công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài khoa học, xác, dễ tra cứu cần thông tin phục vụ công tác kiểm tra, nắm bắt 6/21 việc sử dụng kinh phí ngân sách việc phải xếp hồ sơ, chứng từ tài kế tốn theo đầu mục, nguồn kinh phí phát sinh đơn vị trường học Hồ sơ, chứng từ kế toán theo đầu mục sau: Chứng từ kế tốn Các loại chứng từ liên quan đến cơng việc kế tốn tài có nhiều nên cần phân loại thành đầu mục chi tiết giúp cho việc lưu trữ, quản lý thuận lợi 1.1 Quyết định giao dự toán, phân bổ dự toán, điều chỉnh dự toán Vào tháng q I hàng năm, Phịng Tài Kế hoạch sau duyệt thuyết minh dự toán báo cáo lãnh đạo ủy ban nhân dân để định phân bổ dự tốn ngân sách cho đơn vị, ngồi năm tài có thêm định điều chỉnh, bổ sung kinh phí ngân sách Các định tâp hợp lại theo thứ tự thời gian ban hành đóng lưu trữ theo năm 1.2 Chứng từ thu đơn vị Các chứng từ thu đơn vị trường học phiếu rút tiền mặt ngân sách, phiếu rút tiền gửi kho bạc (các nguồn thu theo thỏa thuận học buổi/ ngày, chăm sóc bán trú, trang thiết bị bán trú), phiếu thu tiền học sinh (tiền ăn bán trú, tiền học hai buổi/ ngày, tiền chăm sóc bán trú, tiền nước uống, tiền sữa học đường ) Hồ sơ, chứng từ rút tiền ngân sách nhập quỹ bao gồm: Giấy rút tiền mặt nhập quỹ, bảng kê chứng từ toán theo TT39, phiếu chi (phiếu chi, giấy đề nghị toán kèm theo chứng từ gốc, kế hoạch, văn thực chương trình) Sau hồn thiện đủ chứng từ theo qui định kế toán làm giấy rút dự tốn ngân sách, thủ quỹ có trách nhiệm rút tiền mặt kho bạc nhà nước nhập quỹ đơn vị Kế toán phát sinh phiếu thu sau tiền mặt nhập quỹ Hồ sơ rút tiền gửi quỹ tiền mặt bao gồm: giấy rút tiền gửi nhập quỹ, bảng kê chứng từ toán theo TT39, phiếu chi (phiếu chi, giấy đề nghị toán, kèm theo chứng từ gốc hóa đơn, biên lai, biên nhận ) Thủ quỹ có trách nhiệm rút tiền mặt tài khoản tiền gửi nhập quỹ, kế toán lập phiếu thu vào quỹ Hồ sơ, chứng từ thu tiền mặt nhập quỹ: phiếu thu, danh sách học sinh nộp tiền theo ngày, theo nguồn kinh phí phiếu chi, hóa đơn chứng từ đơn vị cung ứng dịch vụ cho trường học Đi kèm với phiếu thu tổng biên lai thu tiền học sinh, biên lai thu tiền giấy biên nhận đơn vị cá nhân thu tiền người nộp tiền làm để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ 7/21 Biên lai đóng thành quyển, theo số biên lai, theo tháng , ghi rõ tên đơn vị, địa trường học, đóng dấu trường học, đánh số Trong biên lai ghi rõ số tờ biên lai (biên lai đánh số tự động nhà trường sử dụng phần mềm quản lý phiếu thu) Biên lai thu tiền người thu tiền lập thành liên Sau thu tiền, người thu tiền người nộp tiền ký ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền thu, nộp Ký xong người thu tiền lưu liên 1, liên giao cho người nộp tiền giữ Cuối ngày thu tiền, người quan giao nhiệm vụ thu tiền phải vào lưu để lập Bảng kê biên lai thu tiền ngày nộp cho kế toán để lập Phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ làm thủ tục nộp kho bạc, ngân hàng Tiền mặt thu ngày nào, người thủ quỹ nhập quỹ ngày Biên lai thu tiền bảo quản tiền Cuối tháng biên lai đóng thành quyển, theo tháng đóng vào thùng nhỏ theo tháng, in bìa ngồi thùng để tiện cho công tác theo dõi Các phiếu thu tổng hợp, giấy rút dự toán ngân sách, giấy rút tiền gửi quỹ tập hợp theo thứ tự, theo tháng đóng lại thành quyển, có bìa, kèm theo bảng kê chứng từ ghi sổ Khi thống kê chứng từ ghi sổ, kẹp kèm theo dễ dàng theo dõi, kiểm tra, tra sốt chứng từ cần thiết Các chứng từ đóng thành theo quý, tháng tùy theo số lượng chứng từ dày mỏng Các nguồn kinh phí biến động đóng theo năm tài Các chứng từ lưu tủ hồ sơ lưu trữ kế toán Cuối năm tài chính, sau đơn vị cấp thẩm tốn tài năm, chứng từ hồ sơ lưu vào thùng tơn có khóa để lưu kho bảo quản Các chứng từ theo mẫu bắt buộc (kí hiệu BB C40-BB, C41-BB, C43BB) q trình thực đơn vị khơng sửa đổi biểu mẫu loại chứng từ Các chứng từ cịn lại kế tốn tham khảo theo mẫu hướng dẫn Bộ Tài PHỤ LỤC SỐ 01 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẮT BUỘC (Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Bộ Tài việc Hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, nghiệp) I DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU Phiếu thu C40-BB Phiếu chi C41-BB Giấy đề nghị toán tạm ứng C43-BB Biên lai thu tiền C45-BB 8/21 II- MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Đơn vị: …………………… Mẫu số: C40-BB Mã QHNS: ……………… (Ban hành kèm theo Thơng tư số 107/2017/TTBTC ngày 10/10/2017 Bộ Tài chính) PHIẾU THU Ngày… tháng ……năm……… Quyển số: …… Số: …………… Nợ: …………… Có: …………… Họ tên người nộp tiền: Địa chỉ: Nội dung: Số tiền: (loại tiền) (viết chữ): Kèm theo: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên, đóng dấu) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) NGƯỜI LẬP (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: - Bằng số: - Bằng chữ: Ngày … tháng……năm … THỦ QUỸ (Ký, họ tên) NGƯỜI NỘP (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ: + Số tiền quy đổi: Đơn vị: …………………… Mẫu số: C41-BB Mã QHNS: ……………… (Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TTBTC ngày 10/10/2017 Bộ Tài chính) PHIẾU CHI 9/21 Ngày… tháng ……năm……… Quyển số: …… Số: …………… Nợ: …………… Có: …………… Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Nội dung: Số tiền: (loại tiền) (viết chữ): Kèm theo: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên, đóng dấu) KẾ TỐN TRƯỞNG (Ký, họ tên) NGƯỜI LẬP (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: - Bằng số: - Bằng chữ: Ngày … tháng……năm … NGƯỜI NHẬN TIỀN (Ký, họ tên) THỦ QUỸ (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ: + Số tiền quy đổi: Đơn vị: …………………… Mẫu số: C42-BB Mã QHNS: ……………… (Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TTBTC ngày 10/10/2017 Bộ Tài chính) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày… tháng ……năm……… - Họ tên người toán: - Bộ phận (hoặc địa chỉ): - Số tiền tạm ứng toán theo bảng đây: Diễn giải Số tiền 10/21 A I Số tiền tạm ứng Số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết Số tạm ứng kỳ này: - Phiếu chi số……………… ngày …………… - Phiếu chi số……………… ngày …………… - … II Số tiền đề nghị toán Chứng từ: ……………số…………… ngày………………… …………………………………………………………………… III Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại IV Số thiếu đề nghị chi bổ sung THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) KẾ TOÁN THANH TOÁN (Ký, họ tên) NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký, họ tên) Đơn vị: …………………… Mẫu số: C45-BB Mã QHNS: ……………… (Ban hành kèm theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Bộ Tài chính) BIÊN LAI THU TIỀN Ngày… tháng ……năm……… Quyển số: …… Số: …………… Họ tên người nộp: Địa chỉ: Nội dung thu: Số tiền thu: (loại tiền) (viết chữ): NGƯỜI NỘP TIỀN (Ký, họ tên) NGƯỜI THU TIỀN (Ký, họ tên) 11/21 1.3 Chứng từ chi đơn vị Chứng từ chi tiền mặt đơn vị phiếu chi cho cá nhân, đơn vị có phát sinh giao dịch với nhà trường Phiếu chi kẹp kèm theo bao gồm: giấy đề nghị tốn/ tạm ứng, hóa đơn, bảng kê, kế hoạch hoạt động, giấy biên nhận, hóa đơn bán lẻ, danh sách người tham gia tổ chức chương trình, giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa, sử dụng dịch vụ Các chứng từ chi tiền ngân sách, tiền gửi khoản thu theo thỏa thuận với phụ huynh học sinh dùng làm chứng từ rút tiền từ kho bạc quỹ tiền mặt Các chứng từ chi tiền nguồn kinh phí thu hộ chi hộ khác: chi chi cho cán giáo viên nhân viên, chi cho đối tác cung ứng sản phẩm Phiếu chi tập hợp lại đóng theo thứ tự, theo tháng, quý, năm tùy theo số lượng phiếu chi nhiều hay Kèm theo phiếu chi chứng từ ghi sổ để giúp công tác theo dõi tra soát chứng từ dễ dành, nhanh gọn xác Kế tốn đơn vị sử dụng phần mềm kế toán dễ dàng in ấn chứng từ ghi sổ Sau đóng chứng từ lưu trữ vào tủ hồ sơ kế toán, hết năm tài sau đơn vị cấp thẩm tốn thơng báo, đơn vị đóng chứng từ vào thùng tơn, khóa lại lưu kho tài sản nhà trường 1.4 Chứng từ chuyển khoản ngân sách Chứng từ chuyển khoản bao gồm loại sau: chuyển khoản tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn, kinh phí chi chun mơn, khoản phí lệ phí, tiền điện nước, vệ sinh mơi trường hợp đồng chun mơn, chi phí khác phát sinh đơn vị nghiệp Thực thị số 20/2007/CT-TTg ngày 24/8/2007 Thủ tướng Chính phủ v/v trả lương qua tài khoản cho đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước, nhà trường chuyển đổi từ hình thức rút tiền, phát lương tiền mặt qua hình thức chuyên khoản chi trả lương khoản khác Để chi trả lương, kế toán phải lập danh sách chi trả lương, bảng kê toán lương để lập giấy rút dự toán chuyển khoản lương chuyển kinh phí lương qua ngân hàng mà đơn vị đăng ký tốn lương Hình thức chuyển khoản lương giúp kế tốn hạch tốn thuận tiện, nhanh chóng, xác so với hình thức chi trả tiền mặt Nhân viên thủ quỹ giữ số tiền lớn để chi trả cho cán bộ, giáo viên, nhân viên Ngoài chi trả lương, nhà trường cịn chi trả cho hoạt động chun mơn khác qua hình thức chuyển khoản như: sửa chữa, mua sắm đồ dùng, tài sản, văn 12/21 phòng phẩm, vật tư văn phòng, tiền điện nước, điện thoại, internet Căn vào hóa đơn, hợp đồng, biên nghiệm thu, lý giấy đề nghị toán, báo giá, giấy đề nghị mua sắm, sử dụng dịch vụ, tờ trình, định gói thầu, kế tốn lập giấy rút dự toán chuyển khoản để chuyển khoản cho đơn vị Do yêu cầu nghiêm ngặt tiền mặt, kế toán hạn chế khoản chi tiền mặt mà hướng tới hình thức chuyển khoản để minh bạch tài Đối với hồ sơ 20.000.000đ kế toán phối hợp với ban mua sắm tài sản nhà trường để lập hồ sơ định thầu rút gọn trước toán với đơn vị Sau nhận chứng từ chuyển khoản từ kho bạc về, kế tốn kẹp tồn hồ sơ hoạt động rút vào phiếu chuyển khoản Những trường hợp mua sắm tài sản, kinh phí cơng khai vơi tồn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường Đối với trường hợp nghỉ không lương thăm thân nhân, nghỉ ốm đau, thai sản kế toán cắt lương, báo giảm với quan bảo hiểm xã hội Với trường hợp hồ sơ nghỉ không lương thăm thân nhân phải có định quan cấp chấp thuận cho nghỉ, cắt lương khơng đóng bảo hiểm Với trường hợp nghỉ ốm, nghỉ thai sản nhà trường trả phụ cấp ưu đãi cho nghỉ thai sản, ngồi người lao động phải xuất trình hồ sơ giấy nhập viện, điều trị, giấy khai sinh con, giấy tờ làm minh chứng để tính tiền lương chi trả lương bảo hiểm cho người nghỉ Bảng tính lương chi trả bên bảo hiểm kẹp vào giấy chuyển khoàn coi chứng từ Tất chứng từ chuyển khoản phân loại theo nguồn kinh phí, theo tháng, theo quý, theo năm (tùy theo số lượng chứng từ) sau kế tốn lập chứng từ ghi sổ kẹp vào đóng quyển, lưu tủ hồ sơ Chứng từ ghi sổ giúp cho kế toán đơn vị cấp kiểm tra theo dõi, tra soát nhanh chóng, xác 1.5 Chứng từ chuyển khoản tiền gửi Chứng từ chuyển khoản tiền gửi bao gồm chứng từ thu tiền gửi (giấy báo có kho bạc), chi tiền gửi (ủy nhiệm chi chuyển khoản, nộp trả kinh phí) Chứng từ chuyển khoản tiền gửi bao gồm khoản chi tiền lương, tiền công nguồn học hai buổi/ ngày, chăm sóc bán trú, tiền sữa học đường, chi cho hoạt động chun mơn, kiểm tra, trích phúc lợi quan (nếu có) Để tốn tiền lương hoạt động cần có kèm theo chứng từ: danh sách tốn lương, tiền cơng, bảng kê chứng từ toán, số tiết giảng dạy, số tiết vượt Các hoạt động chi chun mơn khác áp dụng hồ sơ hồ sơ nguồn kinh phí khác theo qui định nhà nước 13/21 Cuối tháng, q năm, kế tốn đóng hồ sơ theo thứ tự, kẹp kèm theo chứng từ ghi sổ sau lưu tủ hồ sơ, cuối năm tài sau duyệt toán ngân sách, đơn vị lưu vào thùng tơn, khóa lại lưu kho lưu trữ Sổ sách kế tốn, tài Cơng tác kế toán cần phải mở loại sổ theo qui định liên quan đến nguồn kinh phí phát sinh đơn vị năm tài sau: PHỤ LỤC SỐ 03 HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN (Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Bộ Tài việc Hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, nghiệp) I DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu sổ Phạm vi áp dụng I Sổ tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái S01-H Chứng từ ghi sổ S02a-H Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-H Sổ Cái (dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ) S02c-H Sổ Cái (dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) S03-H Sổ Nhật ký chung S04-H Bảng cân đối số phát sinh S05-H II Sổ chi tiết Sổ quỹ tiền mặt (Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt) S11-H Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12-H 10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngoại tệ S13-H Đơn vị có ngoại tệ 11 Sổ kho (hoặc Thẻ kho) S21-H 12 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S22-H Đơn vị có kho nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa 13 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S23-H 14/21 14 Sổ tài sản cố định S24-H 15 Thẻ TSCĐ S25-H 16 Sổ theo dõi TSCĐ công cụ, dụng cụ nơi sử dụng S26-H 17 Sổ chi tiết tài khoản S31-H 18 Sổ theo dõi chi phí trả trước S32-H 19 Sổ chi tiết khoản phải thu, phải trả nội S33-H 20 Sổ chi tiết toán với khách hàng S34-H 21 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh S41-H Đơn vị có hoạt động SXKD, dịch vụ 22 Sổ chi tiết đầu tư tài S42-H Đơn vị có hoạt động đầu tư tài 23 Sổ chi tiết doanh thu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ S51-H Đơn vị có hoạt động SXKD, dịch vụ 24 Sổ chi tiết khoản tạm thu S52-H 25 Sổ theo dõi thuế GTGT S53-H 26 Sổ chi tiết thuế GTGT hoàn lại S54-H 27 Sổ chi tiết thuế GTGT miễn giảm S55-H 28 Sổ chi tiết chi phí S61-H 29 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ S62-H Đơn vị có hoạt động SXKD, dịch vụ Đơn vị có nộp thuế GTGT III Sổ chi tiết theo dõi số liệu toán 30 Sổ theo dõi dự toán từ nguồn NSNN nước S101-H Đơn vị giao dự toán NSNN 31 Sổ theo dõi nguồn viện trợ S102-H Đơn vị có sử dụng kinh phí từ nguồn viện trợ 32 Sổ theo dõi nguồn vay nợ nước ngồi S103-H Đơn vị có sử dụng kinh phí từ nguồn vay nợ nước ngồi 33 Sổ theo dõi kinh phí NSNN cấp Lệnh chi tiền S104-H Đơn vị NSNN cấp Lệnh chi tiền 34 Sổ theo dõi nguồn phí khấu trừ, để lại S105-H Đơn vị có sử dụng kinh phí từ nguồn phí khấu trừ, để lại 35 Sổ theo dõi nguồn thu hoạt động khác để lại S106-H Đơn vị có phát sinh nguồn thu hoạt động khác để lại 15/21 Do tạo điều kiện sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán, kế toán dễ dàng in loại sổ theo qui định Bộ Tài sau rà sốt hạch tốn kinh phí cách xác Kế toán in sổ theo tháng, theo nguồn kinh phí hoạt động phát sinh để dễ dàng đối chiếu, kiểm tra Nội dung chủ yếu loại sổ sách kế tốn tài phản ánh chi tiết hoạt động thu chi đơn vị nghiệp, cần tra cứu, lấy số liệu, thông tin cần thiết cần mở sổ lấy số liệu phục vụ cho hoạt động kế toán Các sổ ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán Mỗi đơn vị kế toán sử dụng hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán ngân sách, phí khấu trừ, để lại phản ánh chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước để theo dõi việc sử dụng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại Sổ kế tốn phải quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ ghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nhân viên phải chịu trách nhiệm nội dung ghi sổ suốt thời gian giữ ghi sổ Khi có thay đổi nhân viên giữ ghi sổ, kế toán trưởng phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý ghi sổ kế toán nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm toàn nội dung ghi sổ suốt thời gian giữ ghi sổ, nhân viên kế toán chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao Biên bàn giao phải kế toán trưởng phụ trách kế toán ký xác nhận - Đối với sổ kế tốn đóng thành quyển: + Ngồi bìa (góc bên trái) phải ghi tên đơn vị kế tốn, bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng người phụ trách kế toán thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao sổ cho người khác + Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang (01) đến hết trang số cuối cùng, hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế toán + Sổ kế toán sau làm đầy đủ thủ tục coi hợp pháp Các báo cáo tài Hàng tháng, kế toán phải lập xác nhận số dư tài khoản tiền gửi kho bạc nhà nước quản lý (mẫu 05-ĐCSDTK/KBNN) Hàng quý, kế toán phải 16/21 lập Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách Kho bạc (mẫu 01,02SDKP/ĐVDT) Cuối năm tài chính, đơn vị dựa số liệu đối chiếu quý để lập báo cáo tài chính, tốn nguồn kinh phí sử dụng năm đơn vị để gửi cho quan quản lý cấp thẩm định Ngoài báo cáo danh mục, hồ sơ toán tài cịn cần phải có sổ tăng giảm tài sản, cơng cụ dụng cụ, tính hao mịn tài sản Hồ sơ tài năm cịn phải lưu trữ: cơng khai dự tốn giao ngân sách, cơng khai tốn ngân sách, cơng khai mua sắm năm tài chính, biên kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ, biên kiểm kê quỹ tiền mặt tháng Các báo cáo tài kế tốn đóng theo thứ tự, kí, đóng dầu đầy đủ, gửi cấp bộ, lưu đơn vị PHỤ LỤC SỐ 04 HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH, BÁO CÁO QUYẾT TỐN (Ban hành kèm theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Bộ Tài việc Hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, nghiệp) I DANH MỤC BÁO CÁO Báo cáo tài Nơi nhận STT I Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo Cơ Kỳ hạn Cơ quan quan lập báo Tài Thuế cáo (1) (2) Cơ quan cấp (1) Mẫu báo cáo tài đầy đủ B01/BCTC Báo cáo tình hình tài Năm x x x B02/BCTC Báo cáo kết hoạt động Năm x x x B03a/BCTC Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp) Năm x x x B03b/BCTC Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp gián tiếp) Năm x x x B04/BCTC Thuyết minh báo cáo tài Năm x x x Năm x x x II Mẫu báo cáo tài đơn giản B05/BCTC Báo cáo tài Việc xếp hồ sơ, chứng từ tài theo nguồn kinh phí, theo tháng, theo quý cách hệ thống giúp cho việc lưu trữ khoa học, 17/21 thuận tiện cho công tác tra cứu số liệu cần thiết, dễ lấy, dễ tìm phục vụ thuận lợi cho cơng việc kế tốn II SỬ DỤNG PHẦN MÊM KẾ TỐN CHUN DỤNG, ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Hiện cơng nghệ thơng tin có bước tiến vượt bậc giúp cho người phá bỏ rào cản khoảng cách vị trí địa lý Qua việc ứng dụng công nghệ thông tin điều cần thiết để giúp cho cơng việc nhanh chóng hiệu hơn, xác Hiện nay, tất đơn vị nghiệp quận Thanh Xuân quận quan tâm, đầu tư bước đầu việc mua quyền sử dụng phần mềm kế toán Misa mimosa dành cho đơn vị hành nghiệp Nhờ sử dụng phần mềm chun dụng giúp cho cơng tác hạch tốn tài chính, chi khoản lương, thưởng, chi chế độ, mua sắm sửa chữa tài sản nhà trường thuận lợi Ngồi nhờ có quan tâm ban giám hiệu nhà trường đầu tư cho sử dụng phần mềm chuyên dụng khác phần mềm quản lý khoản thu học sinh Misa QLTH.VN, phần mềm eBHXH bảo hiểm, phần mềm quản lý tài sản Misa QLTS.VN giúp cho việc tra cứu dễ dàng, công tác xếp liệu chuẩn xác, biểu mẫu theo qui định, tiết kiệm thời gian cho kế tốn Sau nhập liệu xác, phần mềm đưa số liệu báo cáo xác, nhanh gọn cho kế tốn, giảm bớt thời gian tính tốn thống kê số liệu tài Để in ấn báo cáo tài chính, sổ sách, chứng từ ghi sổ nhanh gọn thuận tiện Nhân viên kế toán cần kiểm tra, đối chiếu lại số liệu tổng hợp, tồn quỹ Tất biểu mẫu, báo cáo sổ sách phần mềm in giấy, đóng theo qui định Bộ Tài lưu kho Ngồi ra, để đảm bảo an tồn cho cơng tác tài chính, phần mềm kế tốn cần phải làm riêng rẽ máy tính, có cài phần mềm diệt virus để giảm thiểu tối đa nguy nhiễm virus vào liệu kế toán III HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN Việc áp dụng sáng kiến vào công việc qua thời gian giúp nâng cao hiệu cơng tác tài kế tốn, góp phần nâng cao hiệu chung công việc nhà trường, giúp thân tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao Áp dụng sáng kiến giúp cho việc quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách chứng từ kế toán bảo quản tốt, cần lấy số liệu phục vụ cho công tác kiểm tra nhanh chóng thuận tiện, khơng nhiều thời gian tìm kiếm Đảm bảo tính thống chặt chẽ hồ sơ chứng từ 18/21 Áp dụng sáng kiến với việc tích cực ứng dụng cơng nghệ thơng tin giúp cho cơng việc đơn giản hóa nhiều, việc quản lý số liệu xác, trích xuất nhanh chóng, dễ dàng PHẦN KẾT LUẬN I KẾT LUẬN Quản lý chứng từ, hồ sơ kế toán quan, đơn vị công tác quan trọng người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch dự trù thu - chi tài có hiệu quảm tiết kiệm, tránh lãng phí tạo điều kiện cho quan, đơn vị thực tốt nhiệm vụ mà cấp phân công II ĐỀ XUẤT Cơ quan cấp cần tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tài kế tốn để nhân viên kế toán đơn vị trường học giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm thân với đồng nghiệp, đồng thời tháo gỡ khó khăn vướng mắc gặp phải thân Kế toán cần phải tạo điều kiện để cập nhật phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin thiết bị tiên tiến để giúp cho công tác xác, nhanh chóng thuận tiện Trên vài kinh nghiệm, giải pháp giúp nâng cao hiệu việc quản lý hồ sơ, chứng từ tài trường học Rất mong nhận ý kiến đóng góp Ban giám hiệu đồng nghiệp để giúp tơi có nhiều kinh nghiệm công tác quản lý tài kế tốn đơn vị Xin trân trọng cảm ơn! Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm viết, khơng chép nội dung người khác Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Người viết Nguyễn Vi Huyền Trang 19/21 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Kế tốn năm 2015 Quốc Hội thơng qua ngày 20/11/2015 Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Bộ Tài hướng dẫn Chế độ kế tốn hành chính, nghiệp Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán 20/21