Tuy nhiên cũng xin lưu ý với bạn, trường hợp bạn muốn thay đổi độ rộng cột cho phù hợp với độ dài của dữ liệu đã nhập trong tất cả các ô của các cột, bạn hãy chọn chúng sau đó đưa trỏ [r]
(1)BÀI 5: THAO TÁC VỚI TỆP VÀ THƯ MỤC I Khái niệm tệp, thư mục, đường dẫn:
1 Khái niệm tệp:
Tệp đơn vị để lưu trữ thông tin thiết bị lưu trữ Các tệp đĩa là:
- Các tệp hình ảnh: hình vẽ, tranh ảnh, video… - Các tệp văn bản: Sách, tài liệu, thư từ,… - Các tệp âm thanh: nhạc, hát,…
- Các tệp chương trình: Phần mềm học tập, phần mềm trò chơi,… Qui ước đặt tên tệp: Phần tên.Phần mở rộng
Tên tệp gồm phần tên phần mở rộng (phần đuôi) đặt cách dấu chấm Phần mở rộng (khơng thiết phải có) thường dùng để nhận biết kiểu tệp tin (văn bản, âm thanh, hình ảnh hay chương trình)
2 Khái niệm thư mục:
Hệ điều hành tổ chức tệp thành thư mục Mỗi thư mục chứa tệp thư mục Thư mục tổ chức phân cấp thư mục lồng Cách tổ chức gọi tổ chức hình
Khi thư mục chứa thư mục bên trong, ta nói thư mục thư mục mẹ, thư mục bên thư mục
Thư mục ngồi (khơng có thư mục mẹ) gọi thư mục gốc Thư mục gốc thư mục tạo đĩa
Lưu ý: - Tên tệp tin thư mục phải khác nhau.
- Tên thư mục thư mục mẹ phải khác nhau. 3 Khái niệm đường dẫn:
Đường dẫn dãy tên thư mục lồng đặt cách dấu \, thư mục xuất phát kết thúc thư mục tệp để đường tới thư mục tệp tương ứng
II Các thao tác với thư mục tệp tin: 1 Xem nội dung đĩa thư mục
a Xem nội dung đĩa:
Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng tên ổ đĩa ngăn bên trái cửa sổ Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng tên ổ đĩa ngăn bên phải cửa sổ b Xem nội dung thư mục:
Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng tên thư mục ngăn bên trái cửa sổ Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng tên thư mục ngăn bên phải cửa sổ 2 Xem nội dung tệp chạy chương trình:
- Để xem nội dung tệp văn bản, đồ họa,… ta nháy đúp chuột vào tên hay biểu tượng tệp tin Chương trình thích hợp khởi động mở tệp tin cửa sổ riêng
- Nếu tệp tin chương trình, nháy đúp chuột vào tên hay biểu tượng tệp tin, chương trình khởi động
3 Tạo thư mục mới: Để tạo thư mục mới:
(2)B2: Nháy nút phải chuột vùng trống cửa sổ thư mục chứa thư mục cần tạo chọn New, sau nháy
chuột chọn Folder
B3: Trên hình xuất biểu tượng thư mục với tên tạm thời New Folder
Ta gõ tên thư mục vào nhấn Enter
Lưu ý: Trong Windows tên thư mục dài tới 215 kí tự, kể dấu cách Tuy nhiên tên thư mục không chứa kí tự \ / : * ? “ <> Tên thư mục không phân biệt chữ hoa chữ thường.
4 Đổi tên thư mục tệp tin: Cách 1:
B1: Nháy chuột vào tên thư mục tệp tin cần đổi tên B2: Nháy chuột vào tên thư mục tệp tin lần
B3: Gõ tên nhấn Enter nháy chuột vị trí khác Cách 2:
B1: Nháy nút phải chuột vào thư mục tệp tin cần đổi tên chọn Rename Sau gõ tên vào nhấn Enter
Lưu ý: Đối với tệp tin khơng nên đổi phần mở rộng 5 Sao chép thư mục tệp tin:
B1: Chọn thư mục tệp tin cần chép B2: Trong bảng chọn Edit, chọn mục Copy
B3: Mở thư mục chứa thư mục tệp tin B4: Trong bảng chọn Edit, chọn mục Paste
6 Di chuyển thư mục tệp tin:
B1: Chọn thư mục tệp tin cần di chuyển B2: Trong bảng chọn Edit, chọn mục Cut
B3: Mở thư mục chứa thư mục tệp tin di chuyển B4: Trong bảng chọn Edit, chọn mục Paste
7 Xóa tệp thư mục
B1: Chọn tệp tin thư mục cần xóa B2: Nhấn phím Delete
Khi xuất hộp thoại Nếu muốn xóa chọn Yes (khơng muốn xóa chọn No) 8 Khơi phục thư mục tệp tin bị xóa vào thùng rác:
Mở Recycle (thùng rác) trền hình nền, nháy nút phải chuột vào thư mục hay tệp tin cần khôi phục chọn Restore
(3)CHƯƠNG III: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD Bài 6: Một số khái niệm soạn thảo văn bản 1 Khởi động kết thúc Word
Microsoft Word phần mềm soạn thảo văn hãng phần mềm Microsoft phát hành Word có nhiều phiên khác nhau, tính chúng
a Khởi động Word:
Cách 1: Nháy đúp chuột lên biểu tượng Word hình
Cách 2: Nháy chuột vào nút Start\ All Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Word
b Kết thúc Word:
Cách 1: Nháy chuột vào góc bên phải cửa sổ Cách 2: Vào menu File\ Exit
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
2 Các thành phần hình làm việc Word: - Thanh tiêu đề: Hiển thị tiêu đề, tên tệp tin
- Thanh bảng chọn (Menu): Chứa nhóm lệnh chương trình
- Thanh công cụ chuẩn (Standard): Chứa biểu tượng lệnh chương trình - Thanh định dạng (Formatting)
- Thanh công cụ vẽ (Drawing) - Thanh ngang, dọc - Thước kẻ ngang, dọc
- Nút thu nhỏ dùng để thu nhỏ cửa sổ thành biểu tượng cơng việc - Nút phóng to dùng để phóng to cửa sổ hình
3 Hiển thị hay dấu công cụ:
Vào menu View\ Toolbars chọn tên công cụ Thay đổi cách hiển thị trang
Vào menu View\ Normal View\ Print Layout View\ Web Layout để hiển thị văn theo kiểu khác
5 Gõ văn chữ Việt
Để gõ kí tự có dấu từ phím có sẵn bàn phím, cần có hỗ trợ phần mềm chuyên dụng, gọi chương trình hỗ trợ gõ Hiện nay, ở nước ta có nhều chương trình hỗ trợ gõ chữ Việt, phổ biến VietKey, Unikey, ABC
(4)Hai kiểu gõ phổ biến kiểu TELEX kiểu VNI.
Để xem hình in chữ Việt, cần tệp tin đặc biệt cài sẵn máy tính Các tệp tin gọi phơng chữ Việt
Ví dụ:
.VnTime, VnArial, hay VNI-Times, VNI-Helve,
Một số phông chữ chuẩn Unicode hỗ trợ chữ Việt: Times New Roman, Arial, Tahoma,
Lưu ý:
* Để gõ chữ Việt cần phải chọn tính chữ Việt chương trình gõ Ngồi ra, để hiển thị in chữ Việt cần chọn phơng chữ phù hợp với bảng mã của chương trình gõ
* Dấu từ nên gõ sau gõ xong chữ từ, để tránh việc bỏ dấu sai như thay “Tốn” lại “Tóan”
* Trong trường hợp gõ sai dấu gõ dấu khác khơng cần phải xố chữ để gõ lại
6 Quy tắc gõ văn Word
- Giữa từ dùng kí tự trống (gõ phím Spacebar) để phân cách Word coi dãy kí tự nằm hai dấu cách từ
- Nhấn phím Enter lần để kết thúc đoạn văn chuyển sang đoạn
- Trước dấu ngắt câu: dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) khơng có dấu cách
- Sau dấu mở ngoặc dấu mở nháy, gồm dấu (, [, {, ‘ “, khơng có dấu cách Trước dấu đóng ngoặc dấu đóng nháy tương ứng, gồm dấu ), ], }, >, ’ ” dấu cách
……….0……… Để có
chữ
Gõ (kiểu TELEX)
Gõ (kiểu
VNI)
ă aw a8
â aa a6
đ dd d9
ê ee e6
ô oo o6
(5)Bài 7: Làm quen với Microsoft Word 1 Mở tệp văn mới
Cách 1: Vào File \ New ® Chọn /Blank document Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
Cách 3: Nháy nút lệnh (New) công cụ 2 Mở văn có:
Bước 1:
Cách 1: Vào File \ Open
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Cách 3: Nháy nút lệnh (Open) công cụ
Sau thực cách xuất hộp thoại Open Bước 2: Chọn ổ đĩa chứa tệp (hoặc thư mục) cần mở ô Look in
Bước 3: Chọn tên tệp cần mở Bước 4: Nháy nút Open để mở Lưu ý:
- Ta mở đồng thời nhiều văn lúc Biểu tượng chúng xuất trên thanh công việc Windows.
- Tên tệp văn Word có phần mở rộng (phần đi) ngầm định doc 3 Lưu văn bản:
Bước 1: Nháy nút lệnh (Save) công cụ (Hoặc vào menu File\ Save) xuất cửa sổ Save As
Bước 2: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp cần lưu mục Save in Bước 3: Gõ tên tệp vào mục File name
Bước 4: Nháy nút Save để lưu Lưu ý:
Nếu tệp văn lưu lần phiên làm việc đó, cửa sổ Save As không xuất hiện, thay đổi lưu tệp văn mở
4 Lưu văn với tên khác
Để lưu văn với tên khác ta thực sau: B1: Vào menu File\ Save As
Khi xuất hộp thoại Save As
Bước 2: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp cần lưu mục Save in Bước 3: Gõ tên tệp vào mục File name
Bước 4: Nháy nút Save để lưu 5 Xố chèn thêm văn a Xóa:
Để xố kí tự ta sử dụng phím:
- Phím Backspace xóa kí tự trước trỏ soạn thảo - Phím Delete xóa kí tự sau trỏ soạn thảo
b Chèn:
(6)Nếu thực thao tác mà kết khơng ý muốn: ta khơi phục trạng thái văn trước thực thao tác cách nháy nút lệnh Undo 6 Chọn phần văn
Nguyên tắc:
Khi muốn thực thao tác (xố, chuyển vị trí, thay đổi cách trình bày,…) tác động đến phần văn hay đối tượng đó, trước hết cần chọn phần văn hay đối tượng (cịn gọi đánh dấu)
Các bước để chọn phần văn bản:
B1 Nháy trỏ chuột đến vị trí bắt đầu
B2 Kéo thả chuột đến vị trí cuối phần văn cần chọn 7 Sao chép
Sao chép phần văn giữ nguyên phần văn vị trí gốc, đồng thời nội dung vào vị trí khác
Để chép phần văn có vào vị trí khác, ta thực hiện: B1 Chọn phần văn muốn chép nháy nút Copy
B2 Đưa trỏ soạn thảo tới vị trí cần chép nháy nút Paste
Nếu muốn chép văn đến nhiều nơi, ta việc nháy nút Copy lần nháy liên tiếp nút Paste vị trí
8 Di chuyển
Để di chuyển phần văn ta thực sau:
B1 Chọn phần văn cần di chuyển nháy nút Cut công cụ chuẩn B2 Đưa trỏ soạn thảo tới vị trí cần chép nháy nút Paste
……….0……… BÀI 8: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 1 Định dạng văn bản:
Định dạng văn thay đổi kiểu dáng, vị trí kí tự (con chữ, số, kí hiệu), đoạn văn đối tượng khác trang
à để văn dễ đọc, trang văn có bố cục đẹp người đọc dễ ghi nhớ nội dung cần thiết
Định dạng văn gồm hai loại: Định dạng kí tự định dạng đoạn văn 2 Định dạng kí tự:
Định dạng kí tự thay đổi dáng vẻ hay nhóm kí tự. Các tính chất phổ biến gồm:
- Phông chữ: Thủ đô THỦ ĐƠ Thủ - Cỡ chữ: Thủ Thủ đô Thủ đô
- Kiểu chữ: Thủ đô Thủ đô Thủ đô Thủ đô Thủ đô - Màu sắc: Thủ Thủ Thủ
Có cách để định dạng kí tự: a Sử dụng nút lệnh:
Để thực định dạng kí tự, ta làm theo hai bước: B1 Chọn phần văn cần định dạng
(7)- Phông chữ: nháy nút bên phải hộp Font (phông) chọn Font thích hợp
- Cỡ chữ: nháy vào nút bên phải hộp Font Size (cỡ chữ) chọn cỡ chữ cần thiết
- Kiểu chữ: nháy nút Bold (chữ đậm), Italic (chữ nghiêng), Underline (chữ gạch chân)
- Màu chữ: Nháy nút bên phải hộp Font Color (Màu chữ) chọn màu thích hợp
b Sử dụng hộp thoại Font
Các bước định dạng kí tự hộp thoại Font : B1 Chọn phần văn cần định dạng
B2 Vào menu Format \ Font
Xuất hộp thoại Font, chọn trang Font gồm mục: + Font: Chọn Phông chữ
+ Font style: Chọn kiểu chữ + Size: Chọn cỡ chữ
+ Font Color: Chọn màu chữ Nháy chuột chọn OK
3 Định dạng đoạn văn
Định dạng đoạn văn thay đổi tính chất: - Kiểu lề;
- Vị trí lề đoạn văn so với toàn trang; - Khoảng cách lề dòng đầu tiên;
- Khoảng cách đến đoạn văn dưới; - Khoảng cách dòng đoạn văn a Sử dụng nút lệnh để định dạng đoạn văn: Để định dạng đoạn văn ta thực sau:
B1: Đưa trỏ soạn thảo vào đoạn văn cần định dạng B2: Sử dụng nút lệnh công cụ định dạng
Hộp chọn phông chữ Hộp chọn cỡ chữ
Chữ
nghiêng Hộp chọn màu chữ
(8)* Căn lề : Nháy nút , , , (tương ứng thẳng lề trái, giữa, thẳng lề phải, thẳng hai lề)
* Thay đổi lề đoạn văn bản: Nháy nút , (tương ứng giảm hay tăng lề trái đoạn văn bản)
* Khoảng cách dòng: Nháy nút bên phải nút lệnh chọn tỉ lệ thích hợp b Định dạng đoạn văn hộp thoại Paragraph
Hộp thoại Paragraph (Đoạn văn bản) dùng để tăng hay giảm khoảng cách đoạn văn thiết đặt khoảng cách thụt lề dòng đoạn
Để định dạng đoạn văn hộp thoại Paragraph ta thực sau: B1: Đặt trỏ soạn thảo vào đoạn văn cần định dạng
B2: Mở hộp thoại Paragraph lệnh Format ® Paragraph…, xuất hộp thoại Paragraph, gồm mục:
- Mục Alignment: Căn lề cho đoạn văn - Mục Indents and Spacing: khoảng cách lề:
+ Special: Thụt lề dòng đầu - Trong mục Spacing:
+ Before : Khoảng cách đến đoạn văn + After : Khoảng cách đến đoạn văn
+ Line spacing : Khoảng cách dòng đoạn Rồi chọn OK
(9)1 Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu số thứ tự B1: Chọn phần văn cần tạo danh sách liệt kê B2: Vào Format\ Bullets and Numbering xuất hộp thoại Bullets and Numbering:
Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu:
Chọn trang Bulleted chọn kiểu ký hiệu cần tạo chọn OK
Tạo danh sách liệt kê dạng số thứ tự
Chọn trang Numbered chọn kiểu số cần tạo chọn OK
Ta nhờ nút Customize để chỉnh sửa ký hiệu số theo ý thích, chọn kiểu lấy từ phông chữ, chọn khoảng cách ký hiệu văn so với lề trái
2 Tạo chữ lớn đầu dòng.
Để tạo chữ lớn đầu dòng ta thực sau: B1: Chọn chữ cần tạo
B2: Vào Format\ Drop Cap, xuất hộp thoại Drop Cap gồm mục + Mục Position: Chọn kiểu cần tạo
+ Mục Font: chọn phông chữ
+ Mục Lines to drop: Số dòng văn mà chữ thả xuống
+ Distance from text: Khoảng cách văn so với chữ lớn
Rồi chọn OK
3 Định dạng cột cho văn bản
Để định dạng cột cho văn ta thực sau: B1: Chọn phần văn cần định dạng
B2: Vào Format\ Columns, xuất hộp thoại Columns, gồm mục:
+ Mục Presets: Chọn kiểu cần định dạng + Mục Number of columns: gõ vào số cột cần thiết
+ Mục Width and Spacing: xác định độ rộng cột khoảng cách cột tới cột
+ Ô kiểm tra Equal column width: đánh dấu độ rộng cá cột + Ơ kiểm tra Line Between: đánh dấu cột có đường kẻ dọc Rồi chọn OK
4 Sao chép định dạng:
Khi có nhiều đoạn văn có định dạng việc sử dụng Format Painter (Sao chép định dạng) tiết kiệm nhiều thời gian cần định dạng cho đoạn văn xong ta việc copy định dạng dán vào đoạn văn chưa định dạng có đoạn văn với định dạng y hệt đoạn văn trước
Để chép định dạng ta thực sau:
(10)B3 Con trỏ chuột hiển thị thành biểu tượng , kéo thả chuột lên đoạn cần chép định dạng
……….0……… BÀI 10: CÁC CƠNG CỤ TRỢ GIÚP 1 Tìm kiếm liệu
Cơng cụ tìm kiếm giúp tìm nhanh từ (hoặc dãy kí tự) văn Để tìm kiếm liệu ta thực sau:
Chọn lệnh Edit\ Find Hộp thoại Find and Replace (Tìm thay thế) xuất - Gõ nội dung cần tìm vào Find what
- Nháy Find Next để tìm
Khi từ (hoặc dãy kí tự) tìm (nếu có) hiển thị hình dạng bị “bơi đen” Nếu muốn, ta nháy chuột văn để sửa
Có thể nháy tiếp vào nút Find Next để tiếp tục tìm hết nháy nút Cancel để kết thúc 2 Tìm thay chuỗi kí tự.
Chọn lệnh Edit\ Replace Hộp thoại Find and Replace xuất với trang Replace:
- Gõ nội dung cần thay vào ô Find what - Gõ nội dung thay vào ô Replace with - Nháy nút Find Next để tìm
- Nháy nút Replace để thay
Lưu ý: Nếu chắn, ta nháy nút Replace All để thay tất cụm từ tìm bằng cụm từ thay thế.
3 Gõ tắt
Khi ta soạn thảo văn có lúc có cụm từ phải gõ gõ lại nhiều lần nhiều thời gian
Trong Word có chức AutoCorrect hữu ích giúp ta gõ tắt cụm từ cách tiện lợi nhanh chóng
Để thực ta vào menu Tools\ AutoCorrect Options Xuất hộp thoại ta chọn trang AutoCorrect
- Nhập kí tự gõ tắt khung Replace - Nhập cụm từ thay khung With - Nháy chuột vào nút Add
- Rồi chọn OK
Ví dụ: Muốn viết tắt từ văn bản vb Khung Replace gõ vb
Khung With gõ văn bản
……….0………
(11)1 Ngắt trang:
Để tạo ngắt trang ta đưa trỏ soạn thảo vào vị trí cần ngắt trang dùng lệnh Insert\ Break xuất hộp thoại Break, ta chọn Page Break
Để xóa ngắt trang ta đặt văn chế độ Normal (bằng cách vào View\ Normal), ngắt trang đường gạch ngang chấm chấm có chữ Page Break, di chuyển trỏ tới đường nhấn phím Delete
2 Đánh số Trang
Vào menu Insert\Page Numbers, xuất hộp thoại Page Numbers - Mục Position: chọn vị trí đánh số trang:
+ Top of Page (ở đầu trang) + Bottom of Page (ở cuối trang)
- Mục Alignment chọn việc dóng số trang: bên trái, phải, giữa, bên trong/ mép giấy trường hợp in theo hai mặt đối xứng trang giấy
- Nút kiểm tra Show Number on First Page: có hay khơng hiển thị số trang trang văn
- Nháy chuột vào nút Format để thiết lập thông số: bắt đầu đánh từ số (Start At) số trang phần trước (Continue from previous section), kiểu cách số (Number Format)
Rồi chọn OK
3 Chèn tiêu đề trang
Để chèn tiêu đề trang ta thực sau: Vào menu View\ Header and Footer
- Gõ tiêu đề đầu trang vào khung Header - Gõ tiêu đề cuối trang vào khung Footer
Cuối nháy nút Close để trở chế độ soạn thảo 4 Chèn kí tự đặc biệt
B1 Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn
B2 Vào Insert\ Symbol Xuất hộp thoại Symbol:
- Nháy chuột vào hộp Font để chọn Font chứa ký hiệu cần chèn
- Nháy chuột vào ký hiệu cần chèn - Nhấn Insert để chèn
- Nháy nút Close để đóng hộp thoại 5 Tạo hiệu ứng đặc biệt nhờ WordArt B1 Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn
B2 Vào menu Insert\ Picture\ WordArt, xuất hộp thoại WordArt Gallery, chọn kiểu nháy OK, xuất hộp thoại Edit WordArt Text gồm mục:
+ Mục Font: Chọn phông chữ + Mục Size: chọn cỡ chữ
+ Nút (kiểu chữ đậm) nút (kiểu chữ nghiêng) + Mục Text: Gõ nội dung chữ nghệ thuật cần chèn Nháy chuột chọn OK
(12)B1 Đặt trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn
B2 Vào Insert\ Picture\ Clip Art (hoặc chọn From File), xuất hộp thoại Chọn Go nháy chuột vào hình ảnh cần chèn nháy nút phải chuột vào hình ảnh cần chèn chọn Insert
7 Chèn cơng thức tốn học
B1: Đặt trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn
B2: Vào Insert\ Object, xuất hộp thoại Object, chọn trang Create New Chọn Microsoft Equation 3.0
Rồi chọn OK
Khi xuất cửa sổ gồm ký hiệu, công thức, nhập công thức vào vào File\ Exit để đóng cửa sổ
……….0……… BÀI 12: BẢNG BIỂU
1 Tạo bảng
Cách 1: Vào menu Table\ Insert\ Table, xuất hộp Insert Table, gồm mục
- Number of Columns: Nhập số cột - Number of Rows: Nhận số hàng Rồi chọn OK
Cách 2:
- Chọn nút lệnh Insert Table công cụ chuẩn
- Nhấn giữ nút trái chuột di chuyển chuột để chọn số hàng, số cột cho bảng 2 Thay đổi kích thước cột hay hàng:
Để chỉnh sửa độ rộng cột hay độ cao hàng ta đưa trỏ chuột vào đường biên cột (hay hàng) cần thay đổi trỏ có dạng mũi tên hai chiều( ) kéo thả chuột sang trái, phải (hoặc lên, xuống)
3 Chèn thêm hàng, cột cho bảng a Chèn thêm hàng
B1: Đưa trỏ soạn thảo vào ô hàng
B2: Chọn lệnh Table\ Insert\ Rows Above (Chèn thêm hàng phía trên) Hoặc Table\ Insert\ Rows Below (Chèn thêm hàng phía dưới) b Chèn thêm cột
B1: Đưa trỏ soạn thảo vào ô cột
B2: Chọn lệnh Table\ Insert\ Columns to the Left (Chèn thêm cột vào bên trái) Hoặc Table\ Insert\ Columns to the Right (Chèn thêm cột vào bên phải) 4 Xóa hàng, cột bảng
B1: Chọn hàng (hoặc cột, bảng) cần xóa B2:
Xóa hàng: vào Table\ Delete\ Rows Xóa cột: vào Table\ Delete\ Columns Xóa bảng: vào Table\ Delete\ Table 5 Gộp, tách ô bảng
(13)B1: Chọn ô cần gộp B2: Vào Table\ Merge Cells b Tách ô bảng B1: Chọn ô cần tách
B2: Vào Table\ Split Cells hộp thoại Split Cells xuất hiện, gồm mục
+ Mục Number of columns: Nhập số cột cần có + Mục Number of rows: Nhập số hàng cần có
+ Đánh dấu vào Merge cells before split: Trong trường hợp chọn nhiều ô Word gộp ô thành ô trước tách
6 Định vị trí bảng so với lề trang giấy B1: Đặt trỏ soạn thảo vào ô bảng
B2: Vào Table\ Table Properties, xuất hộp thoại, chọn trang Table Mục Alignment chọn Left, Center Right
Rồi chọn OK 7 Xoay liệu ô.
B1: Chọn ô chứa liệu cần xoay
B2: Vào Format\ Text Direction, xuất hộp thoại, chọn hướng xoay chọn OK 8 Kẻ đường biên đường lưới cho bảng
B1 Chọn ô, hàng, cột bảng
B2 Vào Format\ Borders and Shading, xuất hộp thoại Borders and Shading Chọn trang Borders
+ Chọn kiểu đường kẻ hộp Style
+ Chọn vị trí cần thay đổi đường kẻ mục Preview + Chọn màu đường kẻ hộp Color
+ Chọn độ rộng đường kẻ hộp Width Rồi chọn OK
9 Tính tốn xếp liệu bảng a Giới thiệu số hàm:
- Hàm SUM: Tính tổng
- Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng - Hàm MAX: Đưa giá trị lớn - Hàm MIN: Đưa giá trị nhỏ b Các tham số:
- Left: Tính cho bên trái ô điền kết - Right: Tính cho ô bên phải điền kết - Above: Tính cho phía điền kết c Cách tính:
B1: Đặt trỏ soạn thảo vào cần điền kết
B2: Vào Table\ Formula, xuất hộp thoại Formula Trong khung Formula gõ “=Tên hàm(Tham số)” chọn OK
VD: =Sum(Left)
(14)B2: Vào Table\ Sort, xuất hộp thoại Sort Text Trong đó: + Sort by: Chọn cột cần xếp
+ Ascending: Sắp xếp tăng dần + Descending: Sắp xếp giảm dần Rồi chọn OK
(15)BÀI 13: THANH CÔNG CỤ DRAWING Giới thiệu cơng cụ Drawing
Ngồi khả soạn thảo định dạng văn bản, khả đồ họa Word mạnh Để làm việc với môi trường đồ họa Word, ta phải sử dụng đến công cụ Drawing
Nếu chưa thấy cơng cụ hình ta mở cách vào menu View\ Toolbar\ Drawing
2 Vẽ hình văn (Autoshapes)
Ngồi khối hình đơn giản mà ta thấy cơng cụ Drawing, nút AutoShapes cung cấp nhiều mẫu hình vẽ đa dạng
Để sử dụng mẫu hình AutoShapes ta làm sau:
Vào Insert\ Picture\ AutoShapes, xuất hộp thoại AutoShapes, gồm nhóm đối tượng sau:
Lines: vẽ đối tượng vẽ đường thẳng
o Curve: vẽ đường cong
o Freeform: vẽ hình đa giác
o Scribble: vẽ tự
o
Basic Shapes: vẽ đối tượng hình vẽ
Block Arrows: vẽ hình vẽ thuộc dạng mũi tên khối Flowchart: vẽ hình vẽ dạng biểu đồ tiến trình Callouts: vẽ hình vẽ thuộc dạng lời thoại
Stars and Banners: vẽ hình vẽ thuộc dạng ngơi biểu ngữ nhóm đối tượng vẽ có mẫu cung cấp sẵn, bạn chọn mẫu thích hợp cho văn
- Nháy chuột chọn đối tượng cần vẽ - Kéo thả chuột vào vùng cần vẽ Chèn hộp văn (textbox)
Để chèn hộp văn ta thực sau:
B1: Vào Insert\ TextBox nháy chuột vào biểu tượng Drawing B2: Kéo thả chuột vào vùng cần vẽ để vẽ
4 Làm việc với tập hợp hình vẽ
Một khối hình vẽ thường bao gồm tổ hợp nhiều hình vẽ ghép lại Tính nhóm (Group) giúp gom nhóm hình nhỏ cần thiết thành khối hình lớn Điều thuân lợi cho việc sử dụng quản lý khối hình vẽ tài liệu
a Gom nhóm (Group)
Để gom nhóm tập hợp hình, bạn làm sau:
(16)từng hình) dùng chuột khoanh vùng bao quanh khối hình cần nhóm;
Bước 2: Kích hoạt tính nhóm cách: nhấn nút Draw cơng cụ Drawing, chọn Group Tất hình nhỏ chọn nhóm lại thành hình lớn
b Gỡ nhóm (Ungroup)
Trong trường hợp muốn sửa lại cấu trúc hình nhỏ khối nhóm, bạn phải thực gỡ nhóm Cách làm sau:
Bước 1: Sử dụng nút để chọn hình (lớn) cần gỡ nhóm;
Bước 2: Kích hoạt tính gỡ nhóm cách: nhấn nút Draw cơng cụ Drawing, chọn Ungroup Tất hình nhỏ hình lớn trở lại trạng thái trước lúc bị nhóm
Đến đây, bạn hiệu chỉnh hình nhỏ theo ý muốn c Nhóm lại (Regroup)
Sau gỡ nhóm chỉnh sửa xong, muốn nhóm lại thành khối ban đầu bạn khơng cần phải thực lại tính nhóm, mà cần gọi tính nhóm lại (Regroup) Cách làm sau;
Bước 1: Sử dụng nút để chọn hình nhỏ số hình nhỏ cần nhóm lại;
Bước 2: Kích hoạt tính nhóm lại cách: nhấn nút Draw cơng cụ Drawing, chọn Regroup Các hình nhỏ tự động nhóm lại việc nhóm làm ban đầu
……….0……… Bài 14: TRÌNH BÀY TRANG VĂN BẢN VÀ IN 1 Trình bày Trang văn bản
Các yêu cầu trình bày trang văn gồm:
Chọn hướng trang: Trang đứng hay trang nằm ngang Đặt lề trang: Lề trái, lề phải, lề lề
2 Chọn hướng trang đặt lề trang
Để trình bày trang ta thực lệnh File\ Page Setup…, xuất hộp thoại Page Setup Chọn trang Margins:
Chọn hướng trang: + Portrain: trang đứng
+ Landscape: trang nằm ngang Đặt lề trang:
Nháy mũi tên bên phải ô: + Top: đặt lề + Bottom: đặt lề + Left: đặt lề trái + Right: đặt lề phải
(17)+ Mục Paper Size : Chọn khổ giấy Rồi chọn OK
3 Xem văn trước in In văn bản a Xem văn trước in
Để xem văn trước in ta nháy nút Print Preview để kiểm tra trình bày trang
Nếu văn có nhiều trang nháy nút để xem trang Nháy nút Close công cụ để trở chế độ xem bình thường b In văn bản
Để in văn ta dùng lệnh File\ Print, xuất hộp thoại Print, gồm mục:
+ Name: chọn tên máy in + All: In tất trang
+ Current page: In trang + Page: Nhập số trang cần in
+ Number of copies: Nhập số in Rồi chọn OK
……….0……… CHƯƠNG IV: BẢNG TÍNH EXCEL
Bài 15: Các khái niệm liệu bảng tính 1 Khởi động, thoát khỏi Microsoft Excel
a Khởi động Microsoft Excel
Cách 1: Start\ All Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Excel Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng hình Cách 3: Nháy đúp chuột vào tên tệp bảng tính
b Thốt khỏi Microsoft Excel
Để Thoát khỏi Microsoft Excel ta thực cách sau: Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Cách 2: Nháy chuột vào nút Close góc bên phải cửa sổ Cách 3: Vào File\ Exit
(18)Ngồi bảng chọn, cơng cụ nút lệnh quen thuộc giống chương trình soạn thảo văn Word, giao diện hình Excel cịn có thêm:
- Thanh cơng thức: sử dụng nhập, hiển thị liệu công thức - Bảng chọn Data: gồm lệnh để xử lí liệu
- Trang tính: gồm cột hàng miền làm việc bảng tính Vùng giao cột hàng tính (gọi tắt ô) dùng để chứa liệu
- Địa tính cặp tên cột tên hàng VD: A1, E4…
- Hộp tên: ô góc trên, bên trái trang tính, hiển thị địa ô chọn
- Khối: nhóm liền kề tạo thành hình chữ nhật Khối ơ, hàng, cột hay phần hàng cột
3 Cấu trúc bảng tính
Mỗi tệp tin Excel chứa nhiều bảng tính Mỗi bảng tính gọi Sheet
(gồm 256 cột x 65536 dịng) Mỗi tệp tin (book) chứa tối đa 255 Sheet Khi mở tệp tin, Excel lấy tên tệp tin Book1.xls trỏ nằm bảng tính Sheet1
4 Điều chỉnh độ rộng cột độ cao hàng. a Điều chỉnh độ cao dịng
- Microsoft Excel ln tự thay đổi độ cao dòng cho phù hợp với ký tự cao hàng Tuy nhiên ta thay đổi chiều cao hàng cách :
- Chọn hàng (có thể nhiều hàng ) cần thay đổi độ cao
- Đưa trỏ chuột đến vị trí phân cách hàng chọn trỏ chuột biến thành mũi tên chiều bấm giữ phím trái, rê chuột lên hay xuống để giảm tăng chiều cao hàng menu bar chọn Format\ Row\ Height gõ giá trị vào khung Row Height chọn OK
b Điều chỉnh độ rộng cột:
(19)Hoặc
B1: Đưa trỏ chuột vào vạch ngăn cách cột
B2: Kéo thả sang phải để mở rộng hay sang trái để thu hẹp độ rộng cột 5 Mở bảng tính mới
Cách 1: Vào menu File\ New chọn Blank workbook Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng New công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
6 Mở bảng tính có
Cách 1: Vào menu File\ Open
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng Open công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Sau thực cách xuất hộp thoại Open + Look in: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp cần mở
+ Chọn tệp cần mở + Nháy nút Open để mở 7 Lưu bảng tính
Cách 1: vào menu File\ Save
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng Save công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Sau thực cách xuất hộp thoại Save As + Save in: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp cần lưu
+ File name: Gõ tên tệp cần lưu + Nháy nút Save để lưu
8 Các kiểu liệu
- General: Kiểu liệu chung - Number: Kiểu số
- Text: Kiểu văn - Date: Kiểu ngày tháng - Time: Kiểu thời gian - Currency: Kiểu tiền tệ - Custom: Tuỳ chọn chung * Cách định dạng liêu: B1: Chọn ô, cột cần định dạng
B2: Vào menu Format\ Cells xuất hộp thoại - Chọn kiểu liệu phù hợp
- Chọn OK 9 Nhập liệu vào ô
Để nhập liệu vào ô ta nháy chuột chọn ô đưa liệu vào từ bàn phím Để kết thúc việc nhập liệu cho ta chọn ô tính khác nhấn phím Enter
Thao tác nháy chuột chọn gọi kích hoạt ô tính Khi ô tính chọn (hay kích hoạt), hình hấy tính có viền đậm xung quanh Dữ liệu nhập vào lưu kích hoạt
……….0………
(20)a Chèn thêm hàng cột
B1: Nháy chọn cột hàng
B2: Mở bảng chọn Insert\ Columns (để chèn thêm cột) Khi cột trống chèn vào bên trái cột chọn
Insert\ Rows (để chèn thêm hàng) Khi hàng trống chèn bên hàng chọn
Lưu ý: Nếu chọn trước nhiều cột hay nhiều hàng, số cột số hàng chèn thêm số cột hay số hàng ta chọn.
b Xoá hàng cột
B1: Chọn hàng cột cần xoá
B2: Vào bảng chọn Edit\ Delete nháy nút phải chuột vào hàng hay cột chọn chọn Delete
2 Định dạng phông chữ, cỡ chữ kiểu chữ a. Thay đổi phông chữ
Bước 1: Chọn ô (các ô)
Bước 2: Nháy nút mũi tên ô Font Bước 3: Chọn phông chữ thích hợp. b. Thay đổi cỡ chữ
Bước 1: Chọn ô (các ô)
Bước 2: Nháy nút mũi tên Size Bước 3: Chọn cỡ chữ thích hợp c. Thay đổi kiểu chữ
Bước 1: Chọn ô (các ô)
Bước 2: Nháy chọn: Bold: chữ đậm (Ctrl+ B) Italic: Chữ nghiêng (Ctrl + I)
Underline: gạch chân (Ctrl+U)
* Ngồi cịn định dạng phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ sử dụng bảng chọn: Format\Cells chọn Font
4 Chọn màu phông
Để chọn màu cho phông chữ, sử dụng nút lệnh: Font Color
Các bước:
Bước 1: Chọn ô (các ô)
Bước 2: Nháy nút mũi tên nút lệnh Font Color Bước 3: Chọn màu phơng chữ thích hợp.
5 Căn lề tính:
Để lề cho chữ , sử dụng nút lệnh: (Align Left): Căn thẳng mép trái tính (Center): Căn thẳng
(21)(Justify): Căn mép tính Các bước:
Bước 1: Chọn ô (các ô)
Bước 2: Nháy nút lệnh lề tương ứng
* Các nút lệnh sử dụng để thay đổi số chữ số sau dấu chấm thập phân số trong tính
: Tăng thêm chữ số thập phân : Giảm bớt chữ số thập phân 6 Kẻ đường biên tô màu nền Kẻ đường biên:
Bước 1: Chọn ô (các ô) cần kẻ đường biên
Bước 2: Nháy nút Border, chọn kiểu vẽ đường biên Bước 3: Nháy chọn kiểu kẻ đường biên
Tô màu nền:
Bước 1: Chọn ô (các ô) cần tô màu
Bước 2: Nháy nút Fill Color chọn màu Bước 3: Nháy chọn màu
7 Gộp tách ô gộp
8 Sử dụng công cụ định dạng Format Paint
……….0………
BÀI 17: CÁC THAO TÁC VỚI VÙNG DỮ LIỆU 1 Sửa, xóa nội dung ô tính
- Để sửa nội dung tính ta nháy đúp chuột vào thực việc sửa chữa tương tự soạn thảo văn
- Để xóa nội dung tính ta chọn tính cần xóa nhấn phím Delete 2 Ơ (Cell): Là giao cột hàng
VD: ô A2 giao cột A hàng thứ 3 Vùng (Range):
Vùng tập hợp ô liền kề bảng tính
Địa vùng xác định: Địa đầu góc bên trái: Địa cuối góc bên phải
VD: Để biểu diễn địa vùng từ ô B2 đến ô B7 ta ký hiệu B2:B7 4 Địa tương đối, địa tuyệt đối, địa hỗn hợp.
a Địa tương đối
Khái niệm: Là địa mà cơng thức cập nhật chép đến địa
Cách viết: <tên cột><tên dòng> b Địa tuyệt đối
(22) Cách viết: Viết địa tương đối xong ấn phím F4 c Địa hỗn hợp.
Là địa mà chứa hai loại địa trên, chép công thức phần tương đối thay đổi phần tuyệt đối giữ nguyên
$<cột><dịng>: tuyệt đối cột, tương đối dịng Ví dụ: $A1 <cột>$<dòng>: tương đối cột, tuyệt đối dòng Ví dụ: A$1 3 Điền nhanh liệu
Bạn hồn tồn vào liệu mà khơng cần nhập lại thơng tin mình nhập từ sheet hay file khác Excel Có nhiều cách để thực hiện việc nhập liệu Excel cách nhanh hơn, thông minh mà chí khơng cần đụng đến bàn phím
Ví dụ đơn giản tính lấp đầy cơng thức Excel, tính cho phép bạn nhập vào ngày tuần tháng cách tự động Chỉ việc đơn giản nhập giá trị (ví dụ January) vào nhấn Enter Kích chọn vừa nhập lưu ý đến ô vuông đen nhỏ - gọi nút điều khiển điền giá trị – góc phải ô chọn Khi để chuột vị trí điều khiển này, trỏ chuột bạn chuyển thành ký hiệu dấu cộng bạn kéo để tạo chuỗi giá trị theo công thức từ ô nhập ban đầu Kéo dọc xuống sang phải (hay sang trái kéo lên) để tạo tháng khác chuỗi theo ví dụ vừa nhập Một thông báo nhỏ xuất trỏ chuột kéo tới ô nhằm thông báo cho bạn biết giá trị nhập gì, nhả chuột giá trị điền
Đây cách nhanh để nhập liệu cịn số cách khác tốt khơng Các cách tham khảo sau
a Nhập số bản
(23)Nếu kích chuột phải vào nút xuất sau kéo liệu, bạn thấy menu xuất chọn điền liệu theo tuần, tháng năm thay ngày
b Danh sách tuỳ chọn
Đối với tháng năm, ngày tuần, bạn tự tạo danh sách cho sử dụng cần đến Cách tạo danh sách bạn tham khảo Cách tạo chuỗi AutoFill Excel mà giới thiệu gần
c Các chuỗi số phức tạp hơn
Để tạo chuỗi số không liên tiếp, bạn nhập vào số chuỗi, kích chuột phải kéo nút điều khiển điền giá trị xuống (hoặc sang ngang tuỳ vào mục đích bạn) Nhả chuột phải bạn thấy menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Series để mở hộp thoại Series Tại bạn định chuỗi Growth Để biết rõ kết lựa chọn Growth bạn thực hành với số nhập ban đầu giá trị step value Growth hộp thoại Series 2, sau kích OK Kết bạn có chuỗi cấp số nhân với hệ số nhân
(24)BÀI 18: SỬ DỤNG CƠNG THỨC, HÀM ĐỂ TÍNH TỐN 1 Khái niệm hàm chương trình bảng tính.
Hàm công thức đinh nghĩa từ trước Hàm sử dụng để thực tính tốn theo công thức với giá trị liệu cụ thể
- Sử dụng hàm có sẵn chương trình bảng tính giúp cơng việc tính tốn dễ dàng nhanh chóng
2 Sử dụng cơng thức để tính tốn
- Khả tính tốn điểm ưu việt chương trình bảng tính
- Các kí hiệu sử dụng để kí hiệu phép tốn cơng thức: +, - , *, /, ^, % * Các ký hiệu dùng để ký hiệu phép tốn cơng thức.
+: Kí hiệu phép cộng VD: 13 +5 - : Kí hiệu phép trừ VD: 21 – 7 * : Kí hiệu phép nhân: VD: 3*5 / : Kí hiệu phép chia: VD: 18/2 ^ : Kí hiệu phép tuỹ thừa: VD: 6^2 %: Kí hiệu phép lấy phần trăm: VD: 6%
Trình tự phép tốn cơng thức thực theo trình tự thơng thường Các phép toán cặp dấu ngoặc đơn thực trước, sau đến phép nâng lên lũy thừa, phép nhân phép chia, cuối phép cộng phép trừ 3 Nhập công thức
Dấu = dấu cần gõ nhập công thức * Các bước nhập công thức:
B1:Chọn ô cần nhập công thức B2: Gõ dấu =
B3: Nhập công thức B4: Nhấn ENTER
4 Một số hàm toán học
ABS(N): cho trị tuyệt đối biểu thức số hợăc số n, n địa ô chứa biểu thức số số
FACT(N): cho giai thừa số INT(N): cho phần nguyên số
MOD(N,n): cho số dư phép chia N cho n SQRT(N): cho bậc biểu thức số N PI( ): cho trị số pi=3.141592654
Hàm ROUND(biểu thức số,n): hàm thực làm tròn giá trị biểu thức số đến n số lẻ sau dấu chấm phẩy n>0 làm tròn bên trái đến hàng đơn vị, chục, trăm, nghìn…nếu n=-1,-2,-3,…
Ví dụ :
Cho số 543454.564376 thì:
(25)ROUND(543454.56436,-1)= 543450 ROUND(543454.56436,-2)=543500 5 Một số hàm thời gian
Thời gian kiểu liệu đặc biệt liệu số , khơng dùng để tính tốn thời gian phục vụ cho báo biểu liên quan đến thời gian, sau số hàm hay dùng:
Hàm TODAY (): cho ngày
Hàm DAY (dữ liệu kiểu ngày ): cho ngày liệu kiểu ngày Hàm MONTH(dữ liệu kiểu ngày ): cho tháng liệu kiểu ngày Hàm YEAR(dữ liệu kiểu ngày): cho năm liệu kiểu ngày
ví dụ: giả sử ô B1 chứa liệu kiểu ngày, chẳng hạn 22/06/91 : DAY(B1): cho trị 22
MONTH(B1):sẽ cho trị YEAR(B1): cho 1991
Hàm NOW(): cho ngày 6 Một số hàm Logic
a Hàm If
Chức năng: Lấy giá trị thỏa mãn điều kiện biểu thức có nhiều giá trị để lựa chọn tham gia vào việc chi chép tính tốn kết
Cú pháp:
* Trường hợp biểu thức có hai giá trị để lựa chọn
=If(<điều kiện>,<giá trị 1>,<giá trị 2>) Trong đó:
Điều kiện biểu thức logic cho kết (true) sai (false) Nếu điều kiện lấy giá trị
Nếu điều kiện sai lấy giá trị
Giá trị lấy là: số, chuỗi (đặt “”), biểu thức tính * Trường hợp biểu thức có n giá trị để lựa chọn
=If(<đk1>,<giá trị 1>,if(<đk2>,<giá trị 2>,…,if(<đk n-1>,<giá trị n-1>,<giá trị n>) …))
Trong đó:
Nếu đk lấy giá trị 1, đk1 khơng xét đk 2, đk lấy giá trị 2,… Nếu đk n-1 lấy giá trị n – 1, khơng lấy giá trị n
b Hàm And
Chức năng: Hội biểu thức Logic(ĐK) cho kết true tất biểu thức logic true
(26)c Hàm Or
Chức năng: Tuyển biểu thức Logic(ĐK) cho kết true biểu thức logic true
Cú pháp: =Or(<bt1>,<bt2>,…<btn>) 7 Một số hàm số học văn bản
LEFT(biểu thức chuỗi,n): dùng để trích n kí tự phía bên trái biểu thức chuỗi - biểu thức chuỗi chuỗi kí tự cụ thể địa
Ví dụ : LEFT(“ABCDEFG”,3): cho kết ABC
RIGHT(biểu thức chuỗi,n): dùng đẻ trích n kí tự phía bên phải biểu thức chuỗi
Ví dụ : RIGHT(“ABCDEFG”,3): cho kết EFG
MID (biểu thức chuỗi,n,m): n vị trí kí tự bắt đầu chọn tính từ bên trái chuỗi, m số lượng kí tự cần trích rút hàm thực trích m kí tự kể từ kí tự thứ n chuỗi kí tự
Ví dụ : MID (“ABCDEFG”,4,3): cho kết DEF
UPPER(biểu thức chuỗi ): đổi chuỗi kí tự thường kí tự hoa Ví du: UPPER(“abcd”): cho kết ABCD
LOWER(biểu thức chuỗi): đổi chuổi kí tự hoa kí tự thường Ví dụ : LOWER(“ABCD”) cho kết abcd
TRIM (biểu thức chuỗi): cắt kí tự trống trước sau chuỗi đồng thời để khoảng cách từ chuỗi cịn kí tự trống
LEN( biểu thức chuỗi): cho độ dài chuỗi kí tự ……….0………
Bài 19: Một số hàm nâng cao 1 Một số hàm nâng cao:
* Hàm VLOOKUP:
Cú pháp: =VLOOKUP(trị dị, vùng dị tìm, cột n, cách dị) Cịn gọi hàm tìm kiếm
* ý nghĩa: tìm trị dị vùng dị tìm, có cho giá trị tương ứng cột thứ n vùng dị tìm
* ý: - Địa vùng dị tìm phải địa tuyệt đối - Cột vùng dị tìm tính cột - Cách dị: hay
+ Nếu khơng ghi cách dị, ngầm định
+ Nếu danh sách dị tìm vùng dị tìm xếp theo thứ tự tăng dần kiểu dị tìm chọn 1, trường hợp khơng xếp kiểu dị tìm phải chọn
Bài tập ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết số tiền cho loại công lao động là: loại A: 200000 đồng/ công, loại B: 100000 đồng/ công, loại C: 50000 đồng/ cơng Tiền lương tính theo cơng thức: Tiền lương = Số công x Số tiền công
(27)- Tạo bảng gồm hai cột, cột A loại công lao động (A, B, C) cột B số tiền công tương ứng
- Chọn ô E6, nhập công thức: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6, Copy công thức xuống ô E7, E8, Ta có kết quả:
Hàm HLOOKUP (trị dị, vùng dị tìm, hàng n, cách dị): hàm tương tự hàm VLOOKUP khác chỗ hàm thực dị tìm theo hàng vùng dị tìm, kết trả hàng bên
……….0………
BÀI 20: DANH SÁCH DỮ LIỆU VÀ SẮP XẾP DỮ LIỆU 1 Khái niệm sở liệu
Cơ sở liệu tập hợp thông tin,dữ liệu tổ chức dạng bảng bao gồm dòng cột CSDL bảng tính microsoft excel tạo để lưu trữ, bảo trì liệu nhằm :
+ Truy nhập thông tin
+ Sắp xếp liệu theo chuẩn
+ liệt kê, trích rút, thêm bớt hay sửa đổi mẫu tin hay thay đoỏi số thuộc tính mẫu thơng tin CSDL
+ Phân tích, tổng hợp liệu
+ Thiết kế báo biểu in ấn liệu phục vụ cho mục đích
Để làm việc Microsoft excel ta phải thực việc sau:
Tạo CRITERIA TABLE (Bảng tiêu chuẩn): Là bảng chiếm vùng Sheet ghi tiêu chuẩn phục vụ cho việc xử ly kết xuất thông tin CSDL, bảng gồm dịng, dịng đầu chứa tiêu đề dòng lại chứa điều kiện tiêu chuẩn
(28)2 Các thao tác sở liệu a Sắp xếp liệu.
Trong tổ chức, quản trị liệu nhiều ta cần phải thực xếp liệu theo trật tự đó, theo hàng theo cột bảng MicroSoft Excel cho phép ta xếp tối đa theo khố, khố khố phụ
Các bước thực xếp liệu sau: Đưa trỏ ô vào vùng liệu cần xếp
Chọn Data\ Sort… hộp thoại Sort xuất hiện, xem hình 19b
Chú ý: Nếu bạn muốn định xếp theo hàng hay cột, bạn chọn Option… hộp thoại Sort Option xuất hiện, xem hình 19c
Nếu chọn Sort top to bottom việc xếp thực theo cột
Nếu chọn Sort left to right việc xếp thực theo hàng
b Đặt lọc liệu
Chức Data - Autofilter:
MicroSoft Excel cung cấp cho người dùng công cụ đặc hiệu Data - Autofilter để kết xuất thơng tin cách nhanh chóng, đơn giản Trong trường hợp điều kiện ràng buộc không phức tạp Data - Autofilter cơng cụ tuyệt vời Để sử dụng cơng cụ tìm hiểu qua ví dụ sau:
Trong đó:
Sort by: Chọn trường làm khố
xếp Nếu chọn Ascending trường xếp theo chiều tăng dần, chọn Descending trường xếp theo chiều giảm dần
Then by: Chọn trường làm khoá phụ
thứ
Then by: Chọn trường làm khoá phụ
thứ
Header row: không xếp hàng đầu
tiên
MicroSoft Excel xếp theo khố chính, sau theo khố phụthứ khố phụ thứ
Hình 19b
(29)Cho CSDL lưu trữ danh sách sinh viên trúng tuyển khối A khoá 20 điểm thi họ Người quản lý yêu cầu phải in số văn sau:
a) Danh sách sinh viên xếp theo giảm dần điểm tổng hệ số (TONGHS), hai người điểm người có điểm mơn (DM1) cao xếp lên trên, hai người có TONGHS DM1 có DM2 cao xếp lên
b) Danh sách sinh viên lớp
c) Danh sách sinh viên có điểm thi cao
d) Danh sách sinh viên lớp có điểm tổng hệ số >=30 điểm thành phần DM1, DM2, DM3>=7.00
Khối Số Báo Danh
Họ tên Ngày sinh
Lớp ĐM1 ĐM2 ĐM3 Tổng HS A
A
Câu a: Bạn chọn Data/ Sort…, hộp thoại Sort bạn chọn sau: Sort by: TONGHS, Descending
Then by: DM1, Descending Then by: DM2, Descending
Để giải câu lại, bạn dùng chức Data- Auto Filter Câu b: Bạn đặt trỏ vào vùng CSDL thực thao tác sau:
(30)Hình 20a
Bấm trỏ chuột vào mũi tên cột LOP, McroSoft Excel đưa cho bạn lựa chọn sau xem hình 20b
Trong đó:
- (All ): Hiển thị tất ghi
- ( Top 10…): Hiển thị danh sách TOPTEN
- ( Custom…)Hiển thị theo điều kiện lọc người dùng thiết lập
- T20A, T20B, T20C: Các liệu có cột, chọn loại tất Mẫu tin loại hiển thị bạn chọnT20A MicroSoft Excel hiển thị danh sách sinh viên lớp T20A lựa chọn khác tương tự
Câu c: Tương tự câu b bạn bấm trỏ chuột vào cột TONGHS chọn Top10… sau lựa chọn hình xuất hộp thoại xem hình 20c
Hình 20c
Trong khung Show có lựa chọn, chọn Top bạn danh sách người có điểm cao TOP TEN, bạn chọn Boottom bạn danh sách người có điểm thấp TOP TEN Giá trị số khung mặc định 10 tức TOP TEN chọn 10, bạn thay đổi tuỳ y, bạn chọn= lựa chọn cuối Items Percent bạn chọn Item cịn TOP TEN chọn theo % bạn chọn Percent
Câu d : Tương tự câu b, nhiên cột TONGHS bạn phải chọn ( custom…) sau lựa chọn hộp thoại Custom Autifilter xuất hiện( mời bạn xem hình 20d)
(31)Hình 20d
Trong đó: Show row where u cầu bạn phải lựa chọn yếu tố để lọc theo trường, bạn bấm vào mũi tên vùng mặc định equals, lựa chọn hiểu sau:
Lựa chọn ý nghĩa
Equals =
Does not equal <> khác Is greater than > lớn
Is greater than or equal to >= lớn Is less than < nhỏ
Is less than or equal to <= nhỏ
Khung bên phải tương ứng trị đưa vào cho diều kiện lọc And Or quan hệ logic bạn lựa chọn điều kiện phức tạp, hai khung tương tự hai khung
Trở lại câu d bạn phải chọn LOP câu B cột TONGHS chọn Custom hộp thoại Custom AutoFilter khung bạn chọn
Is greater than or equal to khung bên phải nhập 30
Tiếp theo cột DM1 DM2 bạn làm tương tự khung bên phải bạn nhập Kết với lớp T20A ta có người có điểm TONGHS >=23 điểm thành phần môn thi >=7.00 ( xem hình 20e)
(32)* Lọc liệu : Bước :
- Chọn ô vùng có liệu cần lọc
- Data -> Filter -> Auto Filter -> Các nút mũi tên xuất tiêu đề cột
Bước : Lọc
- Nháy nút mũi tên tiêu đề cột -> Hiện giá trị khác liệu cột
- Chọn giá trị cần lọc
Sau có kết lọc theo giá trị cột, ta chọn cột khác để tiếp tục lọc hàng thỏa mãn thêm tiêu chuẩn bổ sung
Chọn lệnh Data\ Filter\ Show All (Hiển thị tất cả) để hiển thị toàn danh sách mà tiếp tục làm việc với AutoFilter
Để thoát khỏi chế độ lọc ta chọn lại lệnh Data\ Filter nháy chuột xóa đánh dấu AutoFilter bảng chọn Filter
* Lọc hàng có giá trị lớn (hay nhỏ nhất) : - Chọn ô vùng có liệu lọc
- Data -> Filter -> Auto Filter -> Các nút mũi tên xuất tiêu đề cột - Nháy vào nút mũi tên cột liệu cần lọc
-> Top 10
Top : Lớn Bottom : Bé
- Chọn số hàng cần lọc -> OK 3 Biểu đồ bảng tính.
Trên thực tế, nhiều trường hợp người dùng muốn nhìn liệu dạng đồ thị, lẽ đồ thị làm cho liệu bảng tính phức tạp trở thành trực quan dễ hiểu Biểu đồ biến đổi liệu từ hàng cột bảng thành đồ thị
(33)Tổng kết bốn năm học Khoa nhà trường có số sinh viên đạt loại Khá-Giỏi bảng sau:
bảng theo dõi thi đua
Năm 1996 Năm1997 Năm 1998 Năm 1999
KTL 56 65 57 71
KHX 46 43 52 66
KTNN 36 21 47 41
KTH 26 25 37 28
KBD 16 14 37 12
Các bước tạo biểu đồ
Bước 1: Chọn toàn bảng (Chọn miền có liệu cần vẽ biểu đồ) Bước 2: Chọn Insert Chart
Hình 18a
Bước 3: Chọn dạng biểu đồ mà bạn mong muốn chọn Next Xuất (Hình 18b).
(34)Hình 18c
Trong khung Chart title bạn gõ tên đồ thị (tiêu đề biểu đồ) Trong khung Category(X) axis: Gõ giải trục ngang
Trong khung Category(Y) axis: Gõ giải trục đứng Bước 4: Chọn Next Xuất (hình 18d)
Hình 18d
bước bạn chọn nơi bố trí đồ thị, mặc định Sheet Book hành Trong trình tạo đồ thị, bước bạn muốn quay trở lại bước trước, bạn cấn bấm Back
Bước 5: Chọn Finish để kết thúc, sau bước bạn chỉnh sửa lại đồ thị để y muốn
Với ví dụ trên, theo bước nêu, ta đồ thị sau (xem hình 18e, bạn chọn lại ví dụ chọn dạng đồ thi khác để luyện tập)
Bạn vận dụng kiến thức học, dùng McroSoft Excel vẽ đồ thị hàm sau hệ trục toạ độ:
a y1= 2x2 - xa b.y2 = x3 - x2 +1