Kiểm soát (kinh tế, tài chính)
QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG CSII TPHCM KHÓA K48B GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: THẦY PHẠM HÙNG CƯỜNG KIỂM SOÁT Giáo viên hướng dẫn: Thầy Phạm Hùng Cường Nhóm thuyết trình Võ Thanh Thanh 274 Lê Trần Tuấn Anh 305 Trần Phan Nhật Ánh 306 Nguyễn Trường Sơn 326 Đào Công Thành 337 Đinh Nhật Trường 381 Đào Nữ Hà Vy 396 Nguyễn Thị Tú Uyên 345 KIỂM SOÁT LÀ GÌ? • Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng các hoạt động đó được thực hiện đúng theo kế hoạch và điều chỉnh những sai sót quan trọng. • Đánh giá những hoạt động đã hoàn thành và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó. • Một hệ thống kiểm soát có hiệu quả đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành theo đúng những phương pháp mà có thể đạt được như mục tiêu của tổ chức đề ra. 3 CÁCH TIẾP CẬN VỚI HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT • Thị trƣờng: sử dụng cơ chế của thị trường để thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát sử dụng trong hệ thống. • Hành chính: dựa trên các cơ chế hành chính và thứ bậc để đảm bảo rằng các nhân viên thể hiện những hành vi phù hợp và đáp ứng các tiêu chuẩn hoạt động. • Nhóm: điều chỉnh hành vi của nhân viên bằng các giá trị chia sẻ, các chuẩn mực, truyền thống, lễ nghi, niềm tin, và các khía cạnh khác của văn hoá tổ chức. TẠI SAO KIỂM SOÁT LẠI QUAN TRỌNG? Kiểm soát là sự kết nối cuối cùng của các chức năng quản trị. Đó là cách duy nhất để các nhà quả trị có thể biết được mục đích của tổ chức được đề ra có được thực hiện hay không, nếu không thì vì nguyên nhân nào! Kiểm soát giúp nhà quản trị theo dõi tiến độ công việc, so sánh và sửa chữa kịp thời để tổ chức đi đúng hướng. Khi xây dựng được hệ thống kiểm soát hiệu quả, nhà quản trị sẽ không phải lo ngại nhiều khi ủy thác trách nhiệm và ủy quyền cho nhân viên cũng như quản lý tài sản của công ty. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA - KIỂM SOÁT 1. Từ thực tế, xây dựng kế hoạch kiểm tra-kiểm soát. 2. Đo lường kết quả thực tế. 3. So sánh với tiêu chuẩn quy định. 4. Xác định mức độ sai lệch. 5. Tìm nguyên nhân sai lệch. 6. Lập kế hoạch điều chỉnh. 7. Tổ chức thực hiện điều chỉnh. 8. Các hoạt động điều chỉnh, hướng tới sự mong đợi. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT Đầu vào Quá trình Đầu ra Dự đoán các vấn đề nảy sinh Hiệu chỉnh các vấn đề khi chúng xảy ra Hiệu chỉnh vấn đề sau khi chúng xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa Kiểm soát tại chỗ Kiểm soát sau Kiểm soát phòng ngừa Kiểm soát tại chỗ Kiểm soát phản hồi Đặc điểm Đưa ra hoạt động quản trị trước khi vấn đề xảy ra. Hoạt động kiểm soát được đưa ra khi một hoạt động đang tiến hành. Thực hiện khi hoạt động kết thúc. Dựa trên các thông tin phản hồi. Ưu điểm Mang tính định hướng tương lai. Ngăn chặn các vấn đề được dự báo Khắc phục vấn đề trước khi chúng trở nên quá tệ. Đánh giá sự hiệu quả của các kế hoạch. Thúc đậy động cơ làm việc của nhân viên. Nhược điểm Đòi hỏi thông tin chính xác, mất nhiều thời gian và khó thu thập. Độ trễ giữa hoạt động và phản ứng khắc phục Trước khi có thông tin thì vấn đề đã xảy ra dẫn đến thiệt hại. PHÂN BIỆT CÁC LỌAI KIỂM SOÁT NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ. Gợi ý hành động hiệu chỉnh phù hợp Đáng tin cậy và cung cấp thông tin chính xác Cung cấp thông tin kịp thời Mang tính kinh tế Linh hoạt để điều chỉnh Dễ hiểu. Tiêu chí hợp lý và có thể đạt được. Tập trung vào các vấn đề chiến lược Nhấn mạnh đến ngoại lệ Đa tiêu chí NHỮNG VẤN ĐỀ HIỆN NAY TRONG KIỂM SOÁT 1. Tính riêng tƣ trong công sở: Nhà quản trị có thể làm gì để duy trì sự kiểm soát nhưng không làm cho nhân viên cảm thấy bị xúc phạm? • Họ nên phát triển một chính sách sử dụng máy tính rõ ràng và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết những quy định này. • Nói trước mặt nhân viên rằng việc sử dụng máy tính có thể bị giám sát ở bất cứ thời điểm nào. • Đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng, cụ thể về thực hiện đúng những quy định về thư điện tử và lướt web. . giải quyết tình trạng này như sau: NHỮNG VẤN ĐỀ HIỆN NAY TRONG KIỂM SOÁT Kiểm soat phòng ngừa Kiểm soát đồng thời Kiểm soát phản hồi Xem xét kĩ trước khi