Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được tr ình và chuy ển giao ngay sau [r]
(1)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
1
1 Tên đề tài:
Cách quản lí
Hồ sơ sổ sách giáo viên trường tiểu học – NĂM HỌC 2011 - 2012
2 Đặt vấn đề:
Về hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công
tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác
(2)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
2
lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác,
sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu
thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị
Công tác văn thư trường gắn liền với lãnh đạo quan, ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng công tác đơn vị Hồ sơ sổ sách đơn vị toàn văn hành thành trình thực nhiệm vụ năm học, lưu
trữ năm Bởi làm việc hay tổ chức hoạt động phải từ kế hoạch cụ thể đến việc triển khai thực đến báo cáo kết quả…
Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt
chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ
soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch
sử
Quan hệ văn phịng phận cơng tác nhà trường phải có
phối hợp chặt chẽ đồng để đảm bảo thông tin hai chiều nhanh chóng xác, phục tốt cho hoạt động nhà trường
Xã hội ngày phát triển, tư người ngày phong phú đa dạng, mà nhu cầu quản lý, lưu trữ tài liệu cách hợp lý cần thiết hoạt động quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm việc phát hành, tiếp nhận, quản
lý, lưu trữ loại hồ sơ sổ sách hình thành trình hoạt động nhà trường Vì vậy, nhân viên văn thư q trình làm việc có biện
pháp cụ thể áp dụng đem lại hiệu cơng việc Chính mà tơi chọnđề tài
Công tác văn thư hoạt động vô phong phú đa dạng, nơi trao
đổi, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý nhà trường Vì vậy, địi hỏi
trong cơng việc phải có nhiều đầu tư, cố gắng nổ lực làm tốt cơng tác văn phịng Vì khả thời gian có hạn nên giới hạn đề tài phạm vi
“Một vài biện pháp quản lý hồ sơ sổ sách văn phịng” Đây đề tài mà tơi tâm đắc
trong trình làm việc 3 Cơ sở lý luận:
Văn phòng phận làm việc quan đơn vị, nơi trao đổi, thu thập tiếp nhận thông tin
Khi tiến hành hoạt động phải có kế hoạch, kế hoạch
hoạt động tồn cơng việc cần phải làm để thực mục tiêu đề
ra Vì vậy, tiến hành làm việc ta phải có kế hoạch cụ thể:
Từ việc xác định việc làm cụ thể, thời gian tiến hành đến văn hồ sơ
tham khảo năm học trước, công văn đạo hướng dẫn quan cấp
liên quan đến công việc làm Các hồ sơ sổ sách cần phải tìm cung cấp kịp thời Đó đó, địi hỏi đến cơng tác quản lý hồ sơ sổ sách phận văn phòng Đây việc làm thường xuyên thiết thực nhân viên văn thư
(3)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
3
Để quản lý tốt hồ sơ sổ sách, nhân viên văn thư cần xác định loại hồ sơ sổ sách mà phải lưu trữ năm, làm tốt năm tiền đề cho
những năm học
Thực tế đẽ cho thấy việc lưu trữ đầy đủ loại hồ sơ góp phần lớn cho
những cơng việc tiếp theo, giúp phận văn phòng nắm số liệu để
cung cấp cho phận việc thực cơng việc 4 Cơ sở thực tiễn:
Để làm tốt cơng tác văn phịng địi hỏi người thực phải nắm vững nghiệp
vụ công tác văn thư – lưu trữ Nhất việc giải vấn đề liên quan cách nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc Đảm bảo thông tin hai chiều Phải thiết lập việc làm cụ thể tháng, năm hồ sơ sổ sách cần lưu trữ bao gồm loại
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn
thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu
cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc
một quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công
văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận
hay không Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan
trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ
cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học
tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển,
từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Theo giáo sư Sue McKemmish -
Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt từ khâu văn thư phục vụ tốt cho
mục đích hành mục đích tương lai”
Việc tiếp nhận công văn đến, giải văn phải theo trình tự định, từ việc bóc bì, đóng dấu đến, vào sổ chuyển giao cho cấp giải quyếtđến
việc nhận lại in ấnđể phát hành theo ý kiến chỉđạo cấp trên, đồng thời giữ lại để lưu hồ sơ văn thư Việc đánh máy in ấn trình cấp ký duyệt, đóng dấu, vào số văn bản, nhân bản, chuyển giao lưu trữ văn
Văn phòng nơi trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, dạy
học nhà trường nên việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ sổ sách việc làm có vai trị quan trọng, định thành công đơn vị
Công tác văn thư bao gồm nhiều công việc, từ khâu huy động lớp, tiếp nhận
vào lớp, quản lý học sinh cấp học đến hồn thành chương trình Tiểu học trình lâu dài nên việc lưu trữ hồ sơ học sinh việc làm đỏi hỏi
cẩn thận để tránh sai sót Làm để thực tốt cơng tác lưu trữ hồ sơ sổ sách văn phòng điều suy nghĩ
(4)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
4
Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực,
hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn
bản nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung
*Biện pháp 1: Thực tốt việc giải lưu trữ “Văn đi”
Văn văn tài liệu quan ban hành gởiđi nơi khác tổ chức
quản lý đăng ký theo Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Căn vào Điều 16 Điều 20 Nghịđịnh
Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm
tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải
kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải
- Việc thực quy trình tổ chức quản lý văn bảnđi sau: + Đánh máy, in văn
+ Kiểm tra hoàn thiện văn + Trình ký văn
+ Đóng dấu lên văn + Đăng ký văn + Chuyển giao văn
Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việcnhân văn mật thực theo quy định khoản Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
Văn sau đăng ký đềuđược làm thủ tục gởi ngày lưu trữ
lại bảnở hồ sơ văn thư
Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm
quyền
Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo
số thứ tự văn
Mẫu sổ đăng ký công văn đi:
Số ký hiệu công văn
Ngày, tháng
công văn Tên loại trích yếu nội dung Nơi nhận cơng văn Ngày ký
Nơi nhận
bản lưu
Ghi chú
01/LCT-TQT 01/01/2010 Lịch công tác tháng 01/2010
- Phòng GD-ĐT;
- Đảng uỷ, UBND
phường;
- Các tổ, phận
công tác
01/01/2010 Lưu VT
… … … … … ……
… … … … … ……
28/QĐ-TQT 29/3/2010
Quyếtđịnh việc củng cố
Hộiđồng Thi đua – Khen
thưởng năm học 2009 - 2010
Các cá nhân theo
điều 29/3/2010 Lưu VT
(5)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
5
*Biện pháp 2: Thực tốt việc giải lưu trữ “Văn đến”
Văn đến văn tài liệu quan nhận từ nơi khác gởi đến Văn
bản đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Tất văn giấy tờđến
quan văn thư quan làm thủ tục tiếp nhận Kiểm tra sơ số lượng, sau tiếp nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại: loại gởi chức danh, gởi cho đơn vị phòng ban gởi quan
Sau phân loại văn bản, việc đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến thủ
tục thiếuđể lưu trữ hồ sơ cách khoa học dễ tìm Văn đếnđược văn thư vào sổ đăng ký phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm
và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn
Văn bảnđếnđược lưu hồ sơ lưu văn đến Mẫu sổ đăng ký công văn đi:
Ngày
tháng đến
Số
đến
Nơi gởi công
văn
Số ký hiệu
công văn
Ngày tháng công
văn
Nơi người
nhận Tên loại trích yếu nội dung
Ký
nhận
Ghi chú
01/4/2010 64 UBND thành
phố Tam Kỳ
1134/QĐ
-UBND 29/3/2010 HT
Quyếtđịnh thành lập Hộiđồng
thẩmđịnh xét đề nghị công
nhận trườngđạt chuẩn quốc gia
(6)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
6
…… … …
06/4/2010 66 Phòng GD-ĐT
206/KH-PGD&ĐT 06/4/2010 HT, PHT
Kế hoạch tổ chức Hội nghị rút
kinh nghiệm triển khai thực
KĐCLGD
Lưu VT
… … … … … ……
16/4/2010 74
Phòng GD-ĐT
222/CV-GD&ĐT
15/4/2010
PHT2 Về việc tăng cường công tác vệ
sinh, y tế trường học
Lưu VT
*Biện pháp 3: Thực hiên tốt việc quản lý hồ sơ CBGVNV hồ sơ học sinh: Tổng số CBGVNV: 50
Trong đó:
+ Cán quản lý: 03
+ TPT : 01
+ GV giảng dạy : 41
+ Nhân viên : 05
Tất hồ sơ CBGVNV phân loại theo tổ tổ có kẹp lưu riêng: Bao gồm tổ chuyên môn, 01 tổ môn tổ Văn phòng hồ sơ Ban giám hiệu Mỗi năm học có thay đổi nhân sự, chuyển hay chuyển đến cập nhật vào sổ đăng ký hồ sơ CBCC, sổ theo dõi tình hình CBGVNV, sổ giao nhận hồ sơ CBCC Hồ sơ CBCC làm theo nhiều mẫu kèm theo Quyết định số 06/2007/QĐ -BNV ngày 18/6/2007 Bộ trưởng Bộ Nội vụ lưu trữ văn phòng
Trường Tiểu học Trần Quốc Toản trường nằm đường Trần Cao Vân trung tâm thành phố Tam Kỳ Có tổng số 30 lớp với 1070 học sinh Đây trường có số lượng lớp học sinh cao nên việc quản lý hồ sơ học sinh
là việc làm quan trọng cơng tác văn phịng Trong năm học, số
(7)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
7
nhận hồ sơ chuyển đến đòi hỏi phải thực cách nghiêm túc nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu học tập em học sinh, số lượng học sinh chuyển đi, chuyển đến theo dõi cập nhật vào sổ thường xuyên Theo dõi, ghi danh sổ đăng theo định kỳ, xác đầy đủ thông tin Những thông tin học
sinh cập nhật đầy đủ sổ đăng để theo dõi diễn biến trình học tập
cũng tỉ lệ hồn thành chương trình Tiểu học sau năm
Việc tổng hợp kết điều tra, thống kê độ tuổi, nắm số liệu địa bàn
để huy động học sinh lớp 100% tiến hành từ đầu năm học Hồ sơ Phổ
cập Giáo dục Tiểu học văn thư lưu trữ đầyđủ theo năm học: Sổ theo dõi tình độ văn hố nhân dân 11 khối phố; Sổ theo dõi phổ cập; Báo cáo kiểm
tra công nhận năm, hồ sơ cấp đạo công tác phổ cập
(8)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
8
Hằng năm, đầu tháng sau học sinh khối hồn thành chương trình Tiểu
học việc cấp phát học bạ cho học sinh thông báo đến tất PHHS dứt điểm việc cấp phát học bạ vào cuối tháng đểđảm bảo thủ tục cho em nhập học
vào lớp
* Biện pháp 4: Thực hiên tốt việc Ứng dụng CNTT công tác quản lý hồ sơ sổ sách văn phòng
Hằng tuần, nhân viên văn thư tổng hợp, lên lịch công tác tuần qua kênh điều
hành Phòng GD-ĐT, tất cơng văn giấy tờ gởi ngồi việc gởi văn bảnđối với loại công văn giấy tờ cần thiết, đềuđược gởi qua kênh điều hành
Phòng GD-ĐT lưu lại hồ sơ lưu công văn Đây việc làm Ứng dụng
CNTT cơng tác văn phịng Ngồi ra, việc khai thác văn cấp lãnh đạo qua cá kênh điều hành văn thư tiến hành làm thường xuyên 6 Kết nghiên cứu:
Nhờ có phối hợp linh hoạt, chặt chẽ đầy trách nhiệm nhân viên văn thư
và tất phận công tác nhà trường nên năm qua nhà trường thực có hiệu việc lưu trữ cơng văn giấy tờ cần thiết hình thành trình hoạt động đơn vị cách khoa học, dễ tìm Cùng với nổ lực nhân viên văn thư đạo nhiệt tình lãnh đạo nhà trường nên việc làm tốt cơng tác văn phịng thực từđầu năm học cách tích cực, đầy sáng tạo
Công văn đến qua kênh điều hành Phòng GD-ĐT Sở GD-ĐT theo
(9)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
9
học, dễ tìm
Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà
nước quan trọng, thể điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ hoạt động nhà trường
Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng
phục vụ cho hoạt động quản lý quan
- Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải
quyết xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt
các mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục
tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta
- Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức,
cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan,
phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát
7 Kết luận:
Qua năm thực công tác quản lý hồ sơ sổ sách nhà trường, nhận thầy rằng: Việc lưu trữ đầy đủ loại hồ sơ sổ sách năm có ý nghĩa
thiết thực Nó góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu công tác quản lý trường học Bởi vì, hồ sơ sổ sách năm học giống nhau, năm trước sở để
tham khảo cho năm sau Những văn đạo cấp lãnh đạo thật cần
thiết công việc, áp dụng thường xuyên thiếu văn đạo khơng thể nắm bắt hết thơng tin cấp đạo
Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt cơng tác lưu trữ hồ
sơ sổ sách góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực
nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị
8 Đề xuất:
Để làm tốt cơng tác lưu trữ hồ sơ sổ sách văn phịng, xin đưa số đề
xuất sau:
Một là: Người làm cơng tác văn phịng phải có nhận thức đắn vai trị,
trách nhiệm việc xây dựng lưu trữ loại hồ sơ sổ sách Bởi có nhận thức đắn vai trị, trách nhiệm có đầu tư, nghiên
cứu phương pháp cho khoa học hiệu
Hai là: Phải đưa việc xây dựng, lưu trữ loại hồ sơ sổ sách phải vào nề
(10)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
10
đi liệu ngày khó khăn cho việc tìm kiếm thơng tin sau
Ba là: Phải nắm loại hồ sơ sổ sách phải làm, phải lưu trữ
trong năm học theo quy định Ngồi ra, thiết lập thêm số sổ sách để tiện theo dõi cơng việc
Có làm tốt vấn đề việc quản lý, lưu trữ hồ sơ sổ sách đạt hiệu
quả cao Từ góp phần nâng cao hiệu công việc giúp cho phận
khác việc liên hệ tìm kiếm liệu năm học trước
Trên số vấn đề lưu trữ hồ sơ sổ sách văn phịng mà tơi làm, nghiên cứu năm học vừa qua Tôi hy vọng vấn đề đưa
trong sang kiến kinh nghiệm phần giúp cho công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ sổ sách trường Tiêu học tham khảo áp dụng vào công việc đơn vị
mình, nhằm mục đích nâng cao hiệu công việc
Tam Kỳ, ngày 27 tháng năm 2010
Người viết
(11)_ _SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – có http://english4room.info
11