Hướng dẫn quản lý hồ sơ sổ sách trong trường trung học

UBND TỈNH KIÊN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 112 /SGD&ĐT-GDTrH-TX Rạch Giá, ngày 29 tháng 7 năm 2009 V/v: Hướng dẫn thực hiện, sử dụng các loại hồ sơ quản lý ở các trường THCS, THPT Kính gửi: - Phòng Giáo dục& Đào tạo các huyện, thị, thành phố. - Các trường Trung học phổ thông trong tỉnh. Căn cứ theo Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Quyết định số 07/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02/4/2007 của Bộ và các văn bản hiện hành, Sở Giáo dục – Đào tạo Kiên Giang hướng dẫn thực hiện việc quản lý các loại hồ sơ sổ sách thống nhất trong các trường Trung học của tỉnh như sau: I. HỆ THỐNG SỔ SÁCH THEO DÕI HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC TRONG TRƯỜNG TRUNG HỌC: Theo Điều 27 của Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học của Bộ Giáo dục& Đào tạo hệ thống hồ sơ sổ sách quản lý nhà nước về hành chánh chuyên môn nghiệp vụ gồm: 1. Hồ sơ quản lý hành chánh nhà trường: 1- Sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của hội đồng trường, 2- Hồ sơ thi đua của nhà trường, 3- Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên, 4- Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn, 5- Sổ quản lý tài sản, 6- Sổ quản lý tài chính, 7- Hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và thực hành thí nghiệm, 8- Hồ sơ quản lý thư viện, 2. Hồ sơ giáo viên: 1- Bài soạn, 2- Sổ kế hoạch giảng dạy theo tuần, 3- Sổ dự giờ thăm lớp, 4- Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp). 3. Hồ sơ quản lý học sinh: 1- Sổ đăng bộ, 2- Sổ gọi tên và ghi điểm, 3- Sổ ghi đầu bài, 4- Học bạ học sinh, 5- Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ, 6- Sổ theo dõi phổ cập giáo dục, 7- Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, 8- Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh, 9- Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh. II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ NỘI DUNG CÁC LOẠI HỒ SƠ: Để việc quản lý các loại hồ sơ thống nhất trên phạm vi toàn tỉnh về hồ sơ quản lý hành chánh, hồ sơ giáo viên và hồ sơ học sinh theo quy định hiện hành và phù hợp với điều kiện 1 địa phương, Sở GD&ĐT Kiên Giang hướng dẫn thực hiện các loại hồ sơ quản lý ở các trường Trung học cơ sở và Trung học phổ thông từ năm học 2009-2010 sau đây: 1. Hồ sơ quản lý hành chánh nhà trường: Hiệu trưởng các trường tổ chức việc lập 8 loại hồ sơ quản lý hành chính theo đúng các qui định của từng loại công việc đặc thù và theo hướng dẫn về công tác chuyên môn của người phụ trách. Thí dụ: Việc ghi chép ở sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của hội đồng trường phải giao cho Thư ký hội đồng ghi đầy đủ các nội dung của từng cuộc họp, ngày tháng họp, ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp. Các loại sổ sách về quản lý tài chính, tài sản, thiết bị dạy học, thư viện phải giao cho kế toán, người phụ trách thiết lập đúng theo từng mẫu quản lý đúng theo quy định hiện hành. 2. Hồ sơ giáo viên: Các trường, các Phòng Giáo dục&Đào tạo( PGD&ĐT) có thể quy định thêm các loại sổ sách, hồ sơ khác để quản lý về hồ sơ giáo viên. Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện, quản lý, sử dụng hồ sơ sổ sách của giáo viên ( 4 loại)theo quy định. 2.1. Bài soạn: Đây là hồ sơ bắt buộc giáo viên phải chuẩn bị trước khi lên lớp giảng dạy; GV phải soạn giảng trước 1 tuần, bài soạn phải được Hiệu trưởng( hoặc người được ủy quyền) duyệt kiểm tra trước khi lên lớp 3 ngày. Thiết kế bài giảng phải phù hợp với chuẩn kiến thức của chương trình từng môn dạy học và trình độ học sinh. Bài soạn phải ghi rõ ngày soạn, ngày dạy( ghi rõ ngày, tháng, năm), tiết theo phân phối chương trình và lớp dạy. Các quy định khác thực hiện theo công văn số 279/THPT ngày 14/12/1999 của Giám đốc Sở GD&ĐT Kiên Giang về Qui định tạm thời về soạn giảng và sử dụng giáo án ở bậc trung học. Trường hợp dùng máy vi tính để soạn bài thì phải được in ra thành từng tiết dạy học, ghi đầy đủ các chi tiết như trên và phải được duyệt trước khi lên lớp như quy định trên( có thể đóng thành tập). Phần ứng dụng công nghệ thông tin(CNTT) trong dạy học phải được thể hiện trên bài soạn. Điều quan trọng của một bài soạn là phải thể hiện được các hoạt động dạy và học của thầy và trò theo một tiến trình phù hợp theo đặc trưng của từng tiết dạy học. Đây là một bài soạn của phương pháp dạy học tích cực( giáo án tích cực). 2.2. Sổ kế hoạch giảng dạy theo tuần: Trong khi chưa có hướng dẫn chính thức của Bộ GD&ĐT về nội dung sổ này, Sở GD&ĐT hướng dẫn gợi ý tạm thời việc thực hiện sổ này theo mẫu như ở Phụ lục 1. 2.3. Sổ dự giờ thăm lớp: Hiện nay có một số mẫu sổ dự giờ được GV sử dụng trong các nhà trường song điều quan trọng qua việc dự giờ thăm lớp là cần ghi chép các nội dung trong các tiêu chuẩn đánh giá giờ dạy theo tinh thần hướng dẫn của công văn số 10227/THPT ngày 11/9/2001 của Bộ GD&ĐT về hướng dẫn đánh giá giờ dạy ở bậc Trung học là chủ yếu. GV dự giờ phải nhận xét, đánh giá những ưu điểm và tồn tại của tiết dạy. Cần rút kinh nghiệm ở các mục một cách nghiêm túc, giúp đồng nghiệp khắc phục hạn chế, nâng cao chất lượng dạy học một cách hiệu quả, tránh xuê xoa cả nể. 2.4. Sổ chủ nhiệm: Các trường có thể tự thiết kế sổ chủ nhiệm cho phù hợp với đặc trưng từng loại hình trường. Cốt lõi của sổ này cần có kế hoạch công tác của lớp chủ nhiệm( Tình hình của lớp, cơ cấu lớp, tổ chức lớp, thuận lợi và khó khăn; Các chỉ tiêu phấn đấu về hạnh kiểm và học lực; về các hoạt động văn thể, lao động vệ sinh, hoạt động hướng nghiệp- hoạt động GDNGLL- Hoạt động tập thể…) 2 Sổ có phần ghi tên học sinh ở các tổ, địa chỉ, hoàn cảnh, năng khiếu và điện thoại liên hệ khi cần. Điều quan trọng của sổ chủ nhiệm là cần thể hiện sự theo dõi quá trình học tập và rèn luyện của từng học sinh ở các mặt giáo dục chứ không chỉ là mặt học lực. 3. Hồ sơ quản lý học sinh: Hồ sơ quản lý học sinh gồm có 9 loại. Một số sổ có mẫu sẳn của Bộ và Sở. Các đơn vị căn cứ theo hướng dẫn dùng của từng loại sổ mà phân công cán bộ phụ trách ghi chép cập nhật đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của từng loại. Các loại sổ sách và học bạ phải đúng theo mẫu và quản lý đúng theo quy định hiện hành của Bộ. Ở nội dung hướng dẫn của công văn này chỉ tập trung vào các sổ Đăng bộ, sổ Gọi tên ghi điểm, sổ Đầu bài; Học bạ và Sổ quản lý văn bằng chứng chỉ; 4 loại còn lại các đơn vị lập theo yêu cầu của từng loại sổ, đảm bảo thể hiện được các nội dung trong việc quản lý hồ sơ học sinh của đơn vị mình. Ngoài ra, các trường THPT, các Phòng Giáo dục&Đào tạo có thể quy định thêm các loại sổ sách, hồ sơ khác để quản lý học sinh. Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện, quản lý, sử dụng hồ sơ sổ sách theo quy định. Những loại hồ sơ, sổ sách trên là những hồ sơ có giá trị pháp lý về đánh giá quá trình rèn luyện và kết quả học tập của học sinh, về thực hiện nhiệm vụ của giáo viên, là cơ sở để các cấp quản lý giáo dục căn cứ cho việc nhận xét, đánh giá hoạt động dạy - học của nhà trường và công tác quản lý của hiệu trưởng. 3.1. Sổ Đăng bộ: Phải ghi đầy đủ các cột mục theo quy định. Hàng năm nhà trường phải cập nhật vào sổ Đăng bộ như: ghi tên học sinh mới được tuyển vào trường, học sinh chuyển đến trường hoặc chuyển đi nơi khác, học sinh nghỉ học và các dữ liệu về lên lớp, ở lại lớp, về năng khiếu đặc biệt… Việc ghi tên học sinh trong sổ Đăng bộ phải hoàn thành trong học kỳ I của năm học; việc xóa tên học sinh phải tiến hành ngay sau khi học sinh chuyển trường hoặc nghỉ học. Hiệu trưởng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, kiểm tra và quản lý; nhân viên văn phòng căn cứ vào bảng khai của học sinh và các giấy tờ khác có liên quan để ghi sổ. Cách ghi và sử dụng Sổ đăng bộ theo đúng hướng dẫn in trong sổ. 3.2. Sổ Ghi đầu bài: Sổ Ghi đầu bài là cơ sở pháp lý giúp hiệu trưởng và các cấp quản lý giáo dục kiểm soát việc thực hiện kế hoạch dạy học và những công việc cụ thể của giáo viên bộ môn trên lớp, đồng thời nắm tình hình của lớp trong thời gian nhất định. Sổ Ghi đầu bài do văn phòng nhà trường trực tiếp quản lý và giao nhận cho các lớp cùng với Sổ Gọi tên và ghi điểm vào các ngày học. Sổ Ghi đầu bài dùng để ghi lại quá trình thực hiện kế hoạch dạy học của giáo viên và những đánh giá chính của giáo viên sau mỗi tiết học. Do đó phải ghi đầy đủ các cột mục ở sổ. Trong giờ lên lớp, giáo viên phải ghi nhận xét nghiêm túc về tiết dạy-học, các tiết học môn Ngoại ngữ phải ghi nhận xét bằng tiếng Việt, không được ký sẵn để học sinh ghi. Những tiết học không học, cán bộ lớp phụ trách sổ Đầu bài phải ghi lý do nghỉ học ở cột “Đầu bài hay nội dung công việc”. Hàng tuần, Hiệu trưởng( hoặc Phó HT được ủy quyền), giáo viên chủ nhiệm cần xem sổ Đầu bài của lớp để kiểm tra tình hình học tập, đạo đức, thi đua của học sinh, tình hình giảng dạy của giáo viên. Hiệu trưởng ghi nhận xét cụ thể và nêu yêu cầu thực hiện sau khi kiểm tra. Hướng dẫn sử dụng xem Phụ lục2. 3.3. Sổ Gọi tên, ghi điểm: Phải ghi chép đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định đã ghi trong sổ. Hàng tháng GVCN phải tổng kết số ngày nghỉ của từng học sinh. 3 Giáo viên chủ nhiệm phải ghi đầy đủ sơ yếu lý lịch của học sinh, chậm nhất là tháng 9 hàng năm phải xong với yêu cầu là chính xác, sạch đẹp. Hàng tháng, Hiệu trưởng ghi nhận xét vào sổ và yêu cầu giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm thực hiện đúng quy định. Sổ Gọi tên và ghi điểm được thực hiện hàng ngày trên lớp. Sau đó lưu tại văn phòng nhà trường. Cuối năm học sổ được đưa vào hồ sơ lưu trữ lâu dài của nhà trường. Điểm kiểm tra hàng ngày, kiểm tra viết từ 1 tiết trở lên phải do giáo viên bộ môn đó hoặc cán bộ, giáo viên khác (do hiệu trưởng phân công) ghi vào sổ mới có giá trị pháp lý, nhất định không để cho học sinh ghi thay giáo viên. Giáo viên bộ môn phải vào điểm đúng tiến độ điểm kiểm tra thường xuyên, định kỳ, phải cập nhật điểm hàng tuần. Đối với bài kiểm tra định kỳ, giáo viên phải vào điểm sau khi trả bài cho học sinh( nếu PPCT có quy định tiết trả bài), hoặc chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày kiểm tra( đối với các môn không quy định tiết trả bài), không được để giữa hoặc cuối học kỳ mới vào điểm. Chỉ có giáo viên bộ môn mới được sửa chữa điểm môn học đó (khi có nhầm lẫn), giáo viên chủ nhiệm được sửa chữa trong bảng tổng hợp xếp loại điểm TB các môn. Mọi sửa chữa trong sổ điểm phải đúng qui định, dùng bút đỏ gạch trên điểm số sai và ghi điểm điều chỉnh bên trên. Sổ điểm cá nhân của giáo viên chỉ để phục vụ cho việc quản lý điểm số và theo dõi hoạt động sư phạm của giáo viên bộ môn mà không có tính pháp lý như sổ Gọi tên và ghi điểm. Hướng dẫn sử dụng cụ thể của từng cấp học xem Phụ lục3. 3.4. Hồ sơ và Học bạ của học sinh: 3.4.1. Hồ sơ của học sinh: Ngoài các giấy tờ chứng chỉ để hưởng ưu tiên, khuyến khích,…(nếu có); tùy theo cấp học gồm có: - Đối với cấp học sinh THCS: + Giấy chứng nhận đã hoàn thành chương trình Tiểu học (hoặc tương đương). + Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 6 (đối với những địa phương có thi tuyển). + Bản sao giấy khai sinh hợp lệ. - Đối với học sinh cấp THPT: + Bằng tốt nghiệp THCS (hoặt tương đương). + Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 (đối với những học sinh từ trường khác chuyển đến theo đúng quy định của Bộ); + Bản sao giấy khai sinh hợp lệ. Khi thu nhận mới học sinh vào trường đối với học sinh lớp 6 phải có giấy chứng nhận đã hoàn thành hết cấp Tiểu học(hoặc tương đương); Đối với lớp 10 phải có Giấy chứng nhận tạm thời tốt nghiệp THCS hoặc Bổ túc THCS. Muộn nhất đến khi Giấy chứng nhận tạm thời hết hiệu lực, các trường thu nhận bản chính thay thế giấy chứng nhận tạm thời để lưu vào học bạ của học sinh. 3.4.2. Về học bạ: Học bạ của học sinh là hồ sơ quan trọng ghi đầy đủ kết quả học tập, rèn luyện của mỗi học sinh trong một cấp học, do đó phải quản lý chặt chẽ, giữ gìn cẩn thận nhằm ngăn ngừa mọi hiện tượng lập học bạ giả, sửa chữa sai nguyên tắc…làm sai lệch kết quả đánh giá, xếp loại học sinh. Việc ghi học bạ và sử dụng học bạ phải theo hướng dẫn (cuối cuốn học bạ). Lưu ý: Hiệu trưởng hướng dẫn viết, ghi số hiệu ở trang bìa và trang đầu tiên sao cho chính xác, đúng quy định, khớp với giấy tờ liên quan và đẹp. Dán hình, đóng giáp lai hình và giữa các trang của học bạ theo từng năm học. Tất cả học bạ của học sinh mới được tuyển vào và học sinh cũ phải được sắp xếp theo lớp, theo từng năm học do văn phòng nhà trường quản lý, hiệu trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng và bảo quản. 4 Giáo chủ nhiệm được hiệu trưởng giao cho quản lý tạm thời trong thời gian làm một số thủ tục; ghi nhận xét, kết quả học tập của học sinh vào cuối kỳ, cuối năm học, ký xác nhận việc sửa chữa điểm hoặc xếp loại; kiểm tra hồ sơ học sinh. Các giáo viên bộ môn chỉ sử dụng học bạ lớp mình giảng dạy khi ghi kết quả học tập, nhận xét, ghi họ tên và ký vào cuối năm học. Yêu cầu phải ghi chính xác, tránh việc chữa điểm. Nếu có sửa điểm thì ký xác nhận vào cột “Giáo viên bộ môn ký xác nhận ĐTB môn học hoặc xếp loại và sửa chữa”. Hiệu trưởng phải kiểm tra tính chính xác khi ký xác nhận vào học bạ của học sinh vào tháng 5, tháng 6 hàng năm (Riêng học sinh rèn luyện và thi lại trong hè phải hoàn thành cuối tháng 7). Các hình thức kỹ luật, cảnh cáo trước toàn trường, đuổi học 1 tuần lễ, đuổi học 1 năm phải ghi vào học bạ và phải ghi xóa kỷ luật học sinh theo đúng quy định. Phải tổ chức quản lý chặt chẽ trong khi chuyển từ giáo viên chủ nhiệm lớp sang giáo viên bộ môn. Trường hợp một số trường giao việc ghi điểm học kỳ, cuối năm cho cán bộ phụ trách cũng tuân thủ theo quy định trên. Việc ghi điểm bộ môn, nhận xét, đánh giá xếp loại vào học bạ của học sinh phải hoàn tất chậm nhất 2 tuần sau khi tổng kết năm học. Môn ngoại ngữ phải ghi rõ tiếng nước nào (riêng học sinh cấp THPT ghi thêm hệ 3 hoặc 7 năm). Những học bạ của học sinh sau khi thi lại hoặc rèn luyện trong hè được lên lớp hay ở lại lớp phải được ghi kết quả kịp thời. Chỉ có giáo viên chủ nhiệm lớp mới được sửa chữa xếp loại, nhận xét và đánh giá, ký xác nhận việc sửa chữa, nếu không có sửa chữa cũng phải xác nhận và ký tên. Việc sửa chữa học bạ của học sinh phải đúng quy định, mọi việc sửa chữa, tẩy xóa không đúng quy định đều không có giá trị. Muốn sửa chữa điểm, xếp loại (hoặc lời nhận xét) thì gạch chổ sai rồi ghi điểm mới, xếp loại (hoặc lời nhận xét) bằng mực đỏ ngay chỗ cũ. Không đóng dấu trực tiếp vào chỗ sửa, không dùng bút xóa hoặc bất cứ hình thức nào khác để tẩy xóa. Đối với học sinh mới tuyển vào lớp 6, lớp 10, Hiệu trưởng giao cho giáo viên chủ nhiệm hoàn thành hồ sơ học sinh trước tháng 10 của năm học. Riêng Bằng tốt nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hết cấp (bản chính) phải cập nhật vào hồ sơ học bạ chậm nhất là sau 1 năm. Đối với học sinh chuyển đến thì phải hoàn tất hồ sơ mới cho vào lớp học. Học bạ phải có hình (3x4) có đóng dấu giáp lai của trường và có ghi lý lịch trích ngang của học sinh; có giấy khai sinh hợp lệ (là cơ sở để đối chiếu để diều chỉnh bằng) và các loại giấy ưu tiên khác. Nếu học sinh mượn lại giấy khai sinh để sao lại thì khi trả phải trả đúng giấy khai sanh khi mượn( khi cho mượn phải có đơn, có xác nhận đóng dấu trường ở mặt sau). Số hiệu của học bạ ở cuối trang bìa ghi theo hướng dẫn sử dụng Học bạ của Sở GD&ĐT. Phụ lục 4 3.5. Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ: 3.5.1. Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 6 (đối với THCS), lớp 10 (đối với THPT). Hồ sơ vào lớp 6, lóp 10 gồm có: - Quyết định thành lập hội đồng thi tuyển, xét tuyển. - Biên bản hội đồng thi tuyển, xét tuyển. - Bảng ghi tên, ghi điểm tuyển sinh. - Danh sách trúng tuyển vào lớp 6 (đối với THCS), lớp 10 (đối với THPT). Từ năm học 2009-2010 tùy theo quy định tuyển sinh vào lớp 6, lớp 10 sẽ có quy định cụ thể. Hiệu trưởng phải phân công cán bộ, nhân viên văn phòng kiểm tra hồ sơ tuyển sinh, bổ sung đầy đủ giấy tờ trước ngày 30/12 của năm vào học. Hiệu trưởng phải đôn đốc và kiểm tra nhân viên văn phòng lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tuyển sinh. 5 3.5.2. Hồ sơ xét TN.THCS và thi TN.THPT Hồ sơ xét TN.THCS, thi TN.THPT gồm có; - Bảng ghi tên ghi điểm. - Danh sách trúng tuyển. Từ năm học 2005-2006 không thi tốt nghiệp THCS nên hồ sơ hàng năm sẽ theo hướng dẫn của Phòng Khảo thí Sở GD&ĐT. 3.5.3. Sổ cấp phát văn bằng chứng chỉ Mẫu của sổ theo mẫu Sổ cấp phát bằng TN.Trung học cơ sở, Trung học phổ thông theo qui định của Bộ, là cơ sở để quản lý học sinh của trường đã tốt nghiệp THCS, THPT; là căn cứ để trường xác nhận, đề nghị Phòng GD&ĐT, Sở cấp lại bằng cho học sinh khi bị thất lạc. Bằng TN.THCS Phòng GD&ĐT cấp lại, bằng TN.THPT do Sở cấp lại. Bằng cấp lại chỉ cấp bản sao. Vì vậy, khi trường nhận bằng tốt nghiệp về, nhân viên văn phòng phải ghi đầy đủ các chi tiết của bằng vào sổ cấp bằng. Hiệu trưởng phải kiểm tra quản lý chặt chẽ. Trên đây là một số quy định về quản lý các loại hồ sơ hành chánh chuyên môn được áp dụng từ năm học 2009-2010. Các quy định trước đây trái với văn bản này đều bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện nếu có gì chưa rõ cần liên hệ Sở Giáo dục& Đào tạo (phòng Giáo dục Trung học-Thường xuyên hoặc Phòng Khảo thí) để phối hợp giải quyết. Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như kính gửi; - Lãnh đạo Sở “để báo cáo”; - Thanh tra sở; Phòng KT; - Lưu VT, GDTrH-TX. 6 Phụ lục 2 Hướng dẫn dùng sổ ghi đầu bài Sổ Ghi đầu bài là cơ sở pháp lý giúp hiệu trưởng và các cấp quản lý Giáo dục kiểm soát việc thực hiện kế hoạch dạy học và những công việc cụ thể của giáo viên bộ môn trên lớp, đồng thời nắm tình hình của lớp trong thời gian nhất định. Sổ Ghi dầu bài do văn phòng nhà trường quản lý và giao nhận cho các lớp cùng với Sổ Gọi tên và Ghi điểm vào các ngày học. I. Cách ghi và phân công như sau: Trên hai trang dùng cho 1 tuần học có 6 ngày học và 9 cột quy định nội dung cần ghi của từng ngày học theo sự phân công cụ thể: a) Trực nhật lớp ghi: ( Các trường phân công lớp phó học tập phụ trách sổ này) - Thứ tự tuần học (phía trên cùng): VD:Tuần học thứ 5. - Cột thứ nhất (ngày, tháng, năm). - Cột thứ 3: Ghi rõ tên môn học, phân môn (VD: Vật lý, Địa lý,giải tích, đại số, Tiếng Việt… ) lần lược từ tiết thứ nhất đến tiết thứ 5 của 1 ngày học. - Cột thứ 4: ghi tiết theo phân phối chương trình(GV ghi trên bảng), nếu là tiết tự chọn thì ghi TC ở cột này. - Cột thứ 6: ghi tên học sinh nghỉ trong tiết. - Ghi phần tổng hợp (cuối trang thứ nhất): Số tiết nghỉ, số tiết được dạy thay, tổng số tiết… - Các dòng ở cuối trang dùng để ghi tiết Thể dục, GDQP-AN (nếu học chéo buổi, dạy ngày khác), các hoạt động GD như HĐNGLL, GDHN, GD Nghề PT, dạy bù… b)Giáo viên bộ môn: Ghi từ cột thứ 6 đến thứ 9 gồm: - Cột thứ 5: Ghi đầy đủ tên bài hay nội dung công việc trong tiết học. + Nếu bài học có từ 2 tiết trở lên thì từ tiết thứ 2 trở đi vẫn ghi tên bài và thêm : (tiếp theo). + Nếu dạy thay: ghi rõ tên GV dạy thay. Nếu dạy bù thì ghi ở các dòng dự phòng cuối trang 1 và ghi rõ ngày, tháng, năm. + Nếu nghỉ : ghi rõ lý do. - Cột thứ 7 : Ghi nhận xét chính trong tiết học về : kết quả học tập, sự chuyên cần, ý thức kỉ luật hoặc những yêu cầu chuẩn bị cho tiết học sau. - Cột thứ 8 : Giáo viên thực hiện việc xếp loại ABC theo quy định thi đua của nhà trường. - Cột thứ 9: Sau khi nhận xét và xếp loại tiết học GV phải ghi tên và ký vào cột này. c) Hiệu trưởng nhà trường: Ghi nhận xét vào phần cuối trang thứ 2 sau khi kiểm tra định kỳ (4 tuần học) hoặc thực hiện kiểm tra đột xuất. Nhận xét của hiệu trưởng phải đánh giá được việc thực hiện kế hoạch dạy học của giáo viên bộ môn, tình hình đặc biệt của lớp học và đưa ra yêu cầu chính đối với giáo viên bộ môn, với lớp học. II. Trách nhiệm trong sử dụng sổ đầu bài: Tất cả các thành viên của nhà trường đều có trách nhiệm bảo quản và sử dụng tốt sổ Ghi đầu bài. Giáo viên bộ môn có trách nhiệm ghi đủ, chọn lọc, chính xác những nội dung quy định, góp ý kiến với giáo viên chủ nhiệm, cán bộ lớp khi phát hiện thiếu sót trong sử dụng. Giáo viên chủ nhiệm hướng dẫn cán bộ và trực nhật lớp ghi đúng, đủ nội dung; thường xuyên kiểm tra và kiến nghị với hiệu trưởng khi cần thiết về sử dụng sổ của GV bộ môn. Văn phòng nhà trường trực tiếp quản lý và đưa vào sử dụng sổ, giúp Hiệu trưởng kiểm tra, phát hiện, uốn nắn kịp thời những sai sót trong sử dụng sổ. Hiệu trưởng thực hiện đầy đủ trách nhiệm tổ chức, kiểm tra đôn đốc việc sử dụng đối với tất cả giáo viên, học sinh và văn phòng nhà trường. Sổ ghi đầu bài cần phải giữ gìn cẩn thận, sạch sẽ, thực hiện đúng những quy định trên không được tẩy xóa tùy tiện. Hiệu trưởng nhà trường có những hình thức kỉ luật thích đáng đối với cá nhân và tập thể thiếu trách nhiệm trong việc sử dụng Sổ đầu bài. 7 Gợi ý đánh giá xếp loại một tiết học của lớp: Đánh giá trên 3 mặt: Học tập; nền nếp kỷ luật, vệ sinh trực nhật. 1. Học tập: - Lớp hoặc cá nhân trong việc chuẩn bị bài học; - Kiểm tra bài cũ (HS có thuộc bài và làm bài đầy đủ không); - Phát biểu ý kiến đóng góp xây dựng bài( tích cực, thụ động; lớp học sinh động) - Việc làm bài kiểm tra( có nghiêm túc, trật tự, không quay cóp); 2. Nền nếp kỷ luật: - Trong giờ học có chấp hành tốt việc hướng dẫn giảng dạy của GV, có tôn trọng GV không? Ngôn ngữ, cử chỉ thái độ của học sinh trong giờ học; - Số học sinh nghỉ học ( số nghỉ không phép có vượt quá 5%); - Lớp đảm bảo trật tự; ngồi đúng chỗ quy định? 3. Vệ sinh trực nhật: - Việc chuẩn bị phòng học: Bảng, bục, bàn ghế, vệ sinh trong và ngoài phòng học; 4. Tiêu chuẩn: Xếp loại tiết học có 3 mức: Tốt ( A); Khá ( B), Trung bình (C). Trong việc xếp loại giờ dạy GV cần cân nhắc khi xếp loại không cứng nhắc trong việc vận dụng các gợi ý nêu trên nhưng cũng không quá dễ dãi xuê xoa trong việc xếp loại tiết học. - Loại A: Cả 3 mặt đều đạt khá tốt trở lên, trong đó mặt học tập phải tốt. - Loại B: Cả 3 mặt đều đạt khá trở lên, trong đó mặt học tập phải khá, các mặt khác còn có một số hạn chế. - Loại C: Cả 3 mặt đều chưa tốt, trong đó mặt học tập còn có nhiều em chưa thuộc bài và chuẩn bị bài chưa đầy đủ…vắng không phép trên 5%, giờ học ồn ào mất trật tự… 8 Ph lc 3 Hớng dẫn sử dụng sổ gọi tên và ghi điểm Sổ Gọi tên và Ghi điểm Trung học phổ thông là hồ sơ pháp lý về kết quả học tập và rèn luyện của học sinh trong một năm học, do Văn phòng nhà trờng chịu trách nhiệm trớc Hiệu trởng về việc quản lý. Kết quả học tập các môn học đợc đánh giá bằng điểm hoặc đánh giá bằng nhận xét theo quy định của Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh Trung học cơ sở và học sinh Trung học phổ thông của Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây gọi chung là điểm). (Nếu dùng sổ Gọi tên và Ghi điểm điện tử thì chỉ là để hỗ trợ cho công tác quản lý, không đ- ợc thay thế sổ lập thành văn bản trên giấy có đủ chữ ký xác nhận của giáo viên, Hiệu trởng và đóng dấu nhà trờng). I. Những quy định chung 1. Sổ Gọi tên và Ghi điểm đợc sử dụng hằng ngày trên lớp. 2. Các loại điểm kiểm tra do giáo viên bộ môn trực tiếp ghi vào sổ theo cột mục quy định, không đợc sao chép từ các loại sổ không đúng quy định, không đợc giao cho học sinh vào điểm hộ. 3. Đầu mỗi buổi học, mỗi lớp cử một cán bộ lớp đến nhận sổ và bàn giao lại cho Văn phòng vào cuối buổi; khi nhận và bàn giao sổ phải ký vào sổ giao nhận của văn phòng nhà trờng. II. Các ký hiệu đợc sử dụng trong sổ và cách ghi một số cột trong sổ 1. Các chữ viết tắt: - Các chữ diễn đạt phần chung: thứ tự: TT, tổng số: TS, học sinh: HS, danh hiệu: DH, học sinh giỏi: HSG, học sinh tiên tiến: HSTT, nghỉ học có phép: p, nghỉ học không xin phép: k, bỏ tiết: Bt, liệt sỹ: LS, thơng binh: TB, bệnh binh: BB, gia đình: GĐ, cách mạng: CM, thành phố: TP, thị xã: TX. - Kiểm tra, đánh giá, phân loại HS: kiểm tra: KT; học kỳ: hkỳ, cả năm: cn; thực hành: th; học lực: HL, hạnh kiểm: HK, hệ số: hs; kiểm tra viết hệ số 2: V (hệ số 1: v); kiểm tra miệng: M, điểm trung bình môn: TBm, điểm trung bình các môn học kỳ: TBcmhk, điểm trung bình các môn cả năm: TBcmcn, loại giỏi: G, tốt: T, khá: K, trung bình: Tb, yếu: Y, kém: kém (không viết tắt). - Tên các môn học: Ngữ văn: Văn, Giáo dục công dân: GDCD, Ngoại ngữ: NN, Thể dục: TD, Công nghệ: CN, môn học tự chọn: mhTC; Giáo dục Quốc phòng và An ninh: GDQP-AN. - Cột ghi môn Ngoại ngữ: Ghi rõ tên rút gọn của các Ngoại ngữ là: Anh, Pháp, Nga, Trung. 2. Học sinh thôi học hay bỏ học dùng bút mực đỏ gạch ngang cả họ và tên học sinh. 3. Cột nơi sinh trong bảng sơ yếu lý lịch học sinh: ghi tên huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), tỉnh (TP) trực thuộc TW theo giấy khai sinh (ghi theo tên xã, huyện, tỉnh đang dùng hiện nay). 4. Môn học tự chọn: có 3 cột dùng để ghi điểm của các môn học tự chọn khác (Ngoại ngữ 2 ) mà học sinh đợc học, ghi rõ tên môn học (các môn học tự chọn nâng cao của ban Cơ bản ghi vào dòng môn học đó, không ghi vào chỗ này). 5. Điểm kiểm tra lại: ghi điểm kiểm tra lại của học sinh (nếu có) vào trang tổng hợp kết quả đánh giá, xếp loại cả năm, ghi rõ tên môn học và điểm kiểm tra lại; 6. Cách ghi điểm nh sau: a) Điểm của bài kiểm tra do giáo viên ghi vào cột riêng theo hệ số, lần lợt từ trái sang phải. Không đợc ghi điểm bài kiểm tra vào sổ bằng mực đỏ. b) Khi sửa chữa dùng mực đỏ gạch ngang điểm cũ, ghi điểm mới vào phía trên, bên phải vị trí ghi điểm cũ. 7. ở THPT phân ban, cả 3 ban (Khoa học tự nhiên, Khoa học xã hội và Nhân văn, Cơ bản) đều có thể có môn học tự chọn chung là Ngoại ngữ 2. Riêng ban Cơ bản, các môn học tự chọn nâng cao đều đợc ghi vào ô của chính môn học đó nh các môn học khác. III. Trách nhiệm quản lý và sử dụng sổ 1. Văn phòng nhà trờng a) Quản lý chặt chẽ và bảo quản cẩn thận sổ Gọi tên và Ghi điểm; 9 b) Tổ chức việc giao, nhận hằng ngày cho các lớp; c) Theo dõi, nhắc nhở việc bảo quản và sử dụng sổ của các lớp, của các giáo viên; d) Phát hiện những sai sót trong sử dụng, bảo quản sổ và báo cáo với Hiệu trởng nhà trờng; 2. Giáo viên bộ môn a) Ghi đúng, ghi đủ các loại điểm kiểm tra của bộ môn do mình phụ trách vào các cột quy định cho điểm hằng ngày và vào bảng tổng hợp từng học kỳ, bảng tổng hợp cả năm; b) Sửa chữa điểm đã ghi sai theo đúng quy định và chịu trách nhiệm về sự sửa chữa đó. 3. Giáo viên chủ nhiệm a) Ghi điểm từng môn học theo đúng quy định; b) Ký và ghi rõ họ, tên ở trang bìa phụ, ghi đầy đủ phần sơ yếu lý lịch học sinh. c) Tính điểm trung bình các môn học kỳ và điểm trung bình các môn cả năm cho học sinh trong lớp chủ nhiệm; d) Xếp loại học lực, hạnh kiểm của học sinh theo quy định và ghi đầy đủ vào các bảng tổng hợp học kỳ, cả năm; e) Kiểm tra, nhắc nhở việc giao nhận hằng ngày, bảo quản và ghi sổ của lớp. 4. Hiệu trởng a) Kiểm tra, đôn đốc các giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn, cán bộ nhân viên, các lớp sử dụng và bảo quản tốt sổ Gọi tên và Ghi điểm; b) Xử lý kịp thời những sai phạm trong việc sử dụng và bảo quản sổ; c) Xác nhận các chi tiết sửa chữa, ghi nhận xét cụ thể về sử dụng và bảo quản sổ từng tháng của từng lớp. Sổ Gọi tên và Ghi điểm phải đợc quản lý chặt chẽ, cẩn thận, giữ gìn sạch sẽ, không đợc làm mất, làm hỏng; không đợc tẩy xoá hoặc sửa chữa các nội dung ghi trong sổ không đúng hớng dẫn. Các cá nhân, tập thể cần thực hiện tốt những nội dung trong hớng dẫn sử dụng sổ Gọi tên và Ghi điểm. 10 [...]...Phụ lục 4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỌC BẠ Học bạ Trung học là hồ sơ pháp lý về kết quả học tập và rèn luyện của học sinh trong từng năm học và cả cấp học( THCS, THPT) do nhà trường trực tiếp quản lý (Nếu dùng học bạ điên tử chỉ là để hỗ trợ cho công tác quản lý, không được thay thế học bạ lập thành văn bản trên giấy có đủ chữ ký xác nhận của giáo viên, Hiệu trưởng và đóng dấu) I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1 Học bạ phải... xếp loại: XL, điểm trung bình: ĐTB, học lực: HL, hạnh kiểm: HK, học kỳ: HKỳ, cả năm: CN III NHIỆM VỤ CỤ THỂ TRONG QUẢN LÝ VÀ HOÀN THIỆN HỌC BẠ 1.Văn phòng nhà trường a) Giúp hiệu trưởng nhà trường quản lý và bảo quản học bạ học sinh toàn trường b) Đầu năm học, cuối mỗi học kỳ, cuối năm học bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm lớp để thực hiện ghi học bạ và thu lại sau khi học bạ đã ghi hoàn chỉnh 2 Giáo viên... chủ nhiệm và phê duyệt học bạ của hiệu trưởng theo từng năm học; d) Học bạ chỉ trả lại cho học sinh khi thôi học, chuyển trường, tốt nghiệp ra trường II GHI HỌC BẠ 1 Nội dung trên trang 1 phải ghi đầy đủ khi lập học bạ cho học sinh; hiệu trưởng nhà trường ký đóng dấu; quá trình học tập ghi đầy đủ từ lớp 6 đến lớp 9 ( đối với cấp THCS và từ lớp 10 đến lớp 12 đối với cấp THPT; tên trường, xã, huyện, tỉnh)... Bình Bắc: 1543 Số hiệu ghi trên học bạ của học sinh THPT ở các trường THCS( trường nhô) ghi theo mã của trường THCS( 4 số đầu); 3 số kế tiếp ghi theo sổ đăng bộ dành riêng cho học sinh Trung học phổ thông, 2 số cuối là số của năm tuyển sinh b) Có dấu giáp lai giữa 2 trang liên tiếp (kể cả bìa 2 và bìa 3) bằng dấu của nhà trường; c) Có đầy đủ điểm trung bình các môn học, xếp loại hạnh kiểm, lên lớp... luyện, học tập của học sinh theo từng năm học d) Chuyển học bạ để hiệu trưởng phê duyệt sau khi đã hoàn chỉnh các nội dung của một năm học 4 Hiệu trưởng a) Phê duyệt học bạ của học sinh các lớp và hoàn thành phê duyệt trước khi bước vào năm học mới; b) Kiểm tra, đôn đốc việc quản lý, bảo quản, ghi học bạ đối với giáo viên và văn phòng nhà trường Học bạ học sinh phải được giữ gìn cẩn thận, sạch sẽ, không... 14; Vĩnh Thuận: 15 Mã trường THCS: 2 chữ số tiếp theo do Phòng GD&ĐT qui định Thí dụ: Số hiệu trên học bạ của em Nguyễn Văn A học sinh lớp 6 trường THCS Mỹ Lâm huyện Hòn Đất sẽ ghi là: 080503209( nếu THCS Mỹ Lâm được Phòng GD&ĐT Hòn Đất quy định mã trường là 05 và 032 là số trong sổ đăng bộ, 2 số cuối là số của năm tuyển sinh 2009) Số hiệu học bạ học sinh cấp THCS ở trường THPT( trường có các lớp cấp... cũng vẫn là 9 chữ số: 2 số đầu là mã huyện, 2 số kế là mã trường( do Sở quy định), 3 số kế tiếp là số theo sổ đăng bộ học sinh THCS của trường, 2 số cuối là số của năm tuyển sinh Trường THPT có cấp THCS phải lập 2 sổ Đăng bộ( 1 dùng cho cấp THCS, 1 dùng cho cấp THPT) + Cấp Trung học phổ thông: Sở Qui định mã số hiệu ghi trên học bạ của học sinh trường THPT ở các huyện, thị, thành phố như sau: - Huyện... ngay trong học kỳ I lớp 6, lớp 10 khi học sinh được tiếp nhận vào trường 2 Học bạ được coi là hợp lệ nếu: a) Có dấu của Sở trên bìa 1 và có số hiệu do Sở, Phòng Giáo dục và Đào tạo quy định cho từng trường; số hiệu gồm 9 chữ số: 2 số đầu là mã huyện, Thị, Thành phố; 2 số tiếp theo là số thứ tự của trường THCS do Phòng GD&ĐT hoặc do Sở quy định đối với cấp THPT, 3 chữ số tiếp theo là số trong sổ đăng... c) Môn học tự chọn: có 3 dòng dùng để ghi điểm trung bình môn học tự chọn, giáo viên ghi rõ tên môn học tự chọn và điểm trung bình của từng môn học tự chọn; d) Các nội dung không viết tắt: Con liệt sĩ, con thương binh (loại), bệnh binh (loại), con người được hưởng chế độ như thương binh, được lên lớp, không được lên lớp d) Chữ viết tắt: Giáo dục công dân: GDCD, kiểm tra: KT, xếp loại: XL, điểm trung. .. phòng nhà trường theo quy định b) Đôn đốc việc ghi ĐTB hoặc kết quả đánh giá bằng nhận xét các môn học vào học bạ của các giáo viên bộ môn và xác nhận việc sửa chữa điểm hoặc xếp loại ở trang nhận xét của GVCN( ghi rõ có hoặc không có) c) Ghi hoàn chỉnh nội dung trên trang 1, ghi các nội dung ở phần đầu các trang 3,5,7,9,11, 13,15 và nhận xét kết quả rèn luyện, học tập của học sinh theo từng năm học d) . Giang hướng dẫn thực hiện việc quản lý các loại hồ sơ sổ sách thống nhất trong các trường Trung học của tỉnh như sau: I. HỆ THỐNG SỔ SÁCH THEO DÕI HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC TRONG TRƯỜNG TRUNG HỌC: Theo. công văn, 5- Sổ quản lý tài sản, 6- Sổ quản lý tài chính, 7- Hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và thực hành thí nghiệm, 8- Hồ sơ quản lý thư viện, 2. Hồ sơ giáo viên: 1- Bài soạn, 2- Sổ kế hoạch. Giang hướng dẫn thực hiện các loại hồ sơ quản lý ở các trường Trung học cơ sở và Trung học phổ thông từ năm học 2009-2010 sau đây: 1. Hồ sơ quản lý hành chánh nhà trường: Hiệu trưởng các trường