Hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng của ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng đại học quốc gia thành phố hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT HÀ SƠN ĐỊNH HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ HÀ NỘI - 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT HÀ SƠN ĐỊNH HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Ngành: Quản lý Kinh tế Mã số: 60340410 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TSKH Nguyễn Hữu Hà HÀ NỘI - 2015 LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tác giả Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình trước Tác giả xin cam đoan giúp đỡ cho việc thực luận văn thơng tin trích dẫn luận văn rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2015 Tác giả Hà Sơn Định MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa Lờı cam đoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình MỞ ĐẦU Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 1.1 Tổng quan lý luận quản lý dự án ứng dụng công nghệ thông tin quản lý dự án 1.1.1 Tổng quan quản lý dự án đầu tư xây dựng 1.1.2 Tổng quan công nghệ thông tin 20 1.2 Tổng quan thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng 25 1.2.1 Ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình 25 1.2.2 Ý nghĩa việc ứng dụng công nghệ thông tin 25 1.3 Tổng quan cơng trình nghiên cứu ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng 27 1.3.1 Những khó khăn lợi ích việc ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng 27 1.3.2 Một số học kinh nghiệm 28 Kết luận chương 39 Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (2011-2014) 40 2.1 Giới thiệu Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Dự án đầu tư xây dựng đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 40 2.1.1 Tổng quan Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 40 2.1.2 Tổng quan Dự án đầu tư xây dựng Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 41 2.1.3 Năng lực tài Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 45 2.2 Thực trạng hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dưng Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng ĐHQG-HCM 47 2.2.1 Tổng quan công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng ĐHQG-HCM 47 2.2.2 Tổng quan công tác quản lý dự án Ban 57 2.2.3 Đánh giá chất lượng công tác quản lý Ban 65 2.3 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý dự án xây dựng Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng ĐHQG-HCM giai đoạn (2011-2014) 66 2.3.1 Thực trạng việc quản trị tài nguyên liệu Ban 66 2.3.2 Kết đạt sau điều tra trạng ứng dụng Công nghệ thông tin Ban 67 2.3.3 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin công tác quản lý dự án Ban 69 2.3.4 Đánh giá ưu nhược điểm việc ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý dự án Ban giai đoạn (2011-2014) 73 Kết luận chương 75 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 77 3.1 Định hướng phát trıển công nghệ thông tın 77 3.1.1 Định hướng phát triển Công nghệ thông tin giới 77 3.1.2 Định hướng phát triển Ban (2015 - 2020) 78 3.2 Các giải pháp hồn thiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin dự án đầu tư xây dựng Ban 80 3.2.1 Giải pháp thuộc cấu tổ chức việc ứng dụng CNTT 80 3.2.2 Giải pháp thuộc yếu tố người 81 3.2.3 Giải pháp đại hoá sở vật chất 85 3.2.4.Dự án Phần mềm (DAPM) 88 3.2.5 Giải pháp bảo đảm an tồn thơng tin chia sẻ liệu văn 88 3.3 Một số giải pháp hỗ trợ dự kiến kết đạt ứng dụng công nghệ thông tin Ban 90 3.3.1 Một số giải đáp ứng dụng công nghệ thông tin 90 3.3.2 Dự kiến kết đạt ứng dụng công nghệ thông tin 96 KẾT LUẬN 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ Ban Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu ĐHQG-HCM Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh TVGS Tư vấn giám sát DANH MỤC CÁC BẢNG TT Tên bảng Trang Bảng 2.1 Tình hình kinh phí hoạt động ĐHQG-HCM từ 2012-2014 45 Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn thu kinh phí hoạt động thường xuyên ĐHQG-HCM 46 Bảng 2.3 Tình hình kế hoạch vốn đầu tư xây dựng ĐHQG-HCM qua năm 48 Bảng 3.1 Các tiêu chí chọn nhà cung cấp 95 Bảng 3.2 Các tiêu chí đánh giá sản phẩm mua phần mềm 95 DANH MỤC CÁC HÌNH TT Tên hình Trang Hình 1.1 Quản lý chất lượng theo nhu cầu khách hàng 10 Hình 1.2 Quản lý chất lượng theo trình 11 Hình 1.3 Quản lý chất lượng theo hệ thống 11 Hình 1.4 Quản lý chất lượng theo cải tiến liên tục 11 Hình 1.5 Trách nhiệm bên tham gia quản lý tiến độ dự án 13 Hình 1.6 Chi phí dự án theo giai đoạn q trình đầu tư xây dựng cơng trình 14 Hình 2.1 Vị trí quy hoạch ĐHQG-HCM 42 Hình 2.2 Thiết kế đô thị ĐHQG-HCM 42 Hình 2.3 Quy hoạch xây dựng ĐHQG-HCM 43 Hình 2.4 Tổng thể Dự án xây dựng ĐHQG-HCM 44 Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức Ban 53 Hình 2.6 Nhiệm vụ Ban 57 Hình 2.7 Sơ đồ công việc chủ yếu Ban quản lý tiến độ 58 Hình 2.8 Sơ đồ thực trạng việc ứng dụng CNTT Ban 69 Hình 2.9 Biểu đồ thực trạng việc sử dụng Công nghệ thông tin 69 Hình 3.1 Mơ hình cách mạng thông tin quan trọng 77 Hình 3.2 Ba giải pháp quan trọng để thành cơng 80 Hình 3.3 Bốn thành phần quan trọng để dự án thành công 89 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ở Việt Nam từ năm 1995-1996 triển khai đề án 112 Công nghệ thông tin năm 2000 hỗ trợ Chính phủ triển khai rộng nước Đây chương trình đại hóa hành Chính phủ Việt Nam giai đoạn từ 2001 - 2010 cải cách thủ tục hành Nhà nước Mặc dù dự án bị phá sản, để lại dấu ấn đánh giá bước ngoặt Việt Nam công nghệ thông tin Hiện nay, Công nghệ thông tin (CNTT) diện đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu q trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh quan, đơn vị Sự phát triển ứng dụng Internet làm thay đổi mơ hình cách thức hoạt động kinh doanh quan, đơn vị, việc chuyển dần giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử ảnh hưởng đến vị trí, vai trị nhu cầu bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) quan, đơn vị Công nghệ thông tin có vai trị quan trọng khơng thể thiếu quản lý, điều hành hoạt động, nghiệp vụ quan, đơn vị việc quản lý dự án đầu tư xây dựng Nếu không nghiên cứu phát triển ứng dụng Cơng nghệ thơng tin việc quản lý dự án đầu tư xây dựng gặp nhiều khó khăn công tác quản lý, điều hành quan, quan, đơn vị khó phát triển vai trò, chức cạnh tranh, phát triển với đơn vị lĩnh vực tương lai Thực trạng phát triển sở hạ tầng ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý dự án Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng nhìn chung thiếu đồng đều, chủ yếu đầu tư cho hạ tầng phần cứng mà chưa quan tâm đến hạ tầng phần mềm nguồn nhân lực Trình độ sử dụng ứng dụng Công nghệ thông tin nhân viên nhiều hạn chế, chưa sử dụng tối đa chức phần mềm trang bị, chưa khai thác hết điểm mạnh chúng, dừng lại số chức đơn giản Nhận thức rõ tầm quan trọng việc áp dụng Công nghệ thông tin 92 Ví dụ: Bạn cần biết tình hình nguyên vật liệu, kế hoạch tiến độ thi công, tồn kho, tình hình thực hợp đồng, dự án thu chi, dòng tiền mặt,… Khi chưa áp dụng công nghệ thông tin, công việc thu thập, phân loại xử lý liệu để phục vụ quản lý điều hành theo lối thủ công Khi qui mô Ban tăng lên, cách làm việc thủ cơng khơng cịn đáp ứng thường bị tải Người ta tổng kết rằng: Hầu hết quan, đơn vị chắn gặp phải xúc việc quản lý vật tư họ thi công dự án lúc trở lên, có đến 20 nhân viên vật tư, số vật tư trang thiết bị cần quản lý lên đến hàng trăm kinh phí hàng năm cho vật tư, trang thiết bị lên đến tỷ đồng Đó “ngưỡng” báo hiệu thời điểm nên áp dụng giải pháp cơng nghệ Các xúc cịn xuất phát từ thị trường, ví dụ phát đối thủ cạnh tranh đưa sản phẩm nhanh hơn, họ có hệ thống cho phép nắm bắt thơng tin nhanh chóng, giúp phân tích tình hình định kịp thời Nếu đối thủ cạnh tranh hoạt động hiệu hơn, giảm giá thành sản phẩm nhờ áp dụng công nghệ thông tin, dịch vụ hay giảm giá họ tạo sức ép cho Ban Trong hoàn cảnh vậy, để cạnh tranh, Bạn buộc phải nghĩ đến giải pháp nâng cao hiệu quản lý, đối thủ Bạn kịp làm c Thường hệ thống thay công việc “thủ công” cụ thể nào, nhân viên Ban làm gì? Việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin giai đoạn đầu tư giống áp dụng cơng nghệ để “tự động hóa” số công đoạn hoạt động Ban, giúp cho người dùng giảm đáng kể công việc thủ công, để họ tập trung vào nâng cao chất lượng công việc tăng suất lao động Các phần mềm xử lý liệu thích hợp cho cơng việc lặp lặp lại, mệt mỏi, nhàm chán, có suất thấp, địi hỏi độ xác cao, dễ gây sai sót thực thủ cơng, xử lý liệu nghiệp vụ, tính tốn thống kê phức tạp, kế toán, quản lý vật tư, quản lý khách hàng nhà thầu Những thông tin báo cáo cần thiết mà thủ cơng khó làm nhiều thời gian máy tính lại làm nhanh Hơn nữa, công nghệ thông tin, cụ thể hệ thống phân tích liệu, cịn giúp Ban phân tích, đánh giá tình hình, phát nhân tố, yêu cầu 93 dự báo vấn đề nảy sinh, giúp cho việc điều hành hiệu nhiều Việc lưu trữ liệu điện tử mảng ứng dụng quan trọng Dữ liệu điện tử khơng cho phép giảm kích thước kho lưu trữ so với lưu trữ giấy, mà cịn làm cho việc lưu trữ liệu có trật tự việc truy tìm nhanh chóng Điều đạt nhờ công nghệ CSDL, thành phần quan trọng hệ thống thông tin tác nghiệp Với phát triển mạng Internet, việc trao đổi liệu thông tin điện tử nội Ban, với nhà thầu nhà cung cấp sử dụng phương tiện máy tính trở nên thuận lợi giá rẻ Tuy nhiên, quan, đơn vị ngành xây dựng Cơng nghệ thơng tin cơng cụ cho dù hữu ích Công nghệ thông tin không thay người, công cụ không phù hợp sử dụng khơng hiệu lãng phí đầu tư Trọng tâm áp dụng Công nghệ thông tin trợ giúp người nhân tố người định thành bại áp dụng công nghệ thông tin d Việc trang bị hệ thống Công nghệ thông tin cho Ban tiến hành theo cách ? - Có hai cách để Ban trang bị hệ thống thông tin: Mua sản phẩm có sẵn thị trường, đặt cơng ty cơng nghệ thơng tin, tin học xây dựng cho - Nếu có điều kiện đặt cơng ty Cơng nghệ thơng tin phát triển ứng dụng cho cách tốt Bằng cách này, Ban có hệ thống sát hợp với yêu cầu Hơn thế, q trình phát triển, Cơng ty Cơng nghệ thơng tin giúp Ban phát thêm vấn đề, tư vấn hỗ trợ giải pháp nâng cao hiệu đầu tư - Tuy nhiên, để phát triển hệ thống riêng cho vậy, công ty Công nghệ thông tin Ban phải có phối hợp chặt chẽ “chu trình phát triển hệ thống” Quá trình làm việc tốn thời gian chi phí ban đầu lớn - Cách “nhanh gọn” mua sản phẩm có sẵn, “các phần mềm đóng gói”, bán thị trường Hiện tìm thấy nhiều sản phẩm hệ thống thơng tin dùng cho ứng dụng giai đoạn này, Công ty Công nghệ thông tin phát triển thương mại hóa Bằng cách này, Ban “có ngay” phần mềm 94 ứng dụng Nếu may mắn, phần mềm nhanh chóng đáp ứng yêu cầu Ban việc nâng cao hiệu hoạt động mà khơng gặp trục trặc lớn Chỉ có điều, phải chọn sản phẩm cần - Một điều cần lưu ý là, phần mềm đóng gói, vừa mua sử dụng ngay, mà cần có bước triển khai để đưa vào sử dụng bối cảnh hoạt động riêng Ban Các Công ty phần mềm thường thiết kế phần mềm có khả tùy biến để dễ dàng cho công việc triển khai cụ thể Vì chọn phần mềm phải xem xét hai vấn đề - Một là, phần mềm giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ mua có đáp ứng hầu hết qui trình, u cầu nghiệp vụ không - Hai là, khả tùy biến theo yêu cầu riêng, đặc thù Ban, đặc biệt báo cáo đầu - Việc chọn lựa cách thức đầu tư cho hệ thống thơng tin cịn phụ thuộc vào khả tiếp nhận Ban, thể tổ chức, trình độ cán ứng dụng Lúc Ban bắt đầu cần đến lực lượng chuyên môn Công nghệ thông tin để hỗ trợ e Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nên nào? - Phần mềm loại hàng hóa đặc biệt thường kèm với dịch vụ phát triển, triển khai đưa vào sử dụng, Ban thường phải đồng hành với nhà cung cấp để hỗ trợ, bảo hành, nâng cấp, mở rộng sau Do vậy, Ban phải lựa chọn nhà cung cấp cẩn thận dựa việc xem xét lực, kinh nghiệm thực công việc tương tự, đồng thời xem xét giải pháp, kế hoạch thực hiện, hỗ trợ bảo hành, đào tạo chuyển giao nâng cấp họ Đây thực vấn đề định thành công dự án đầu tư cho Công nghệ thông tin Ban Để lựa chon nhà cung cấp, nên xem xét thân nhà cung cấp với tư cách Công ty phần mềm, lẫn phần mềm Ban định chọn mua - Sau xin giới thiệu số tiêu chí đánh giá lực để Ban tham khảo chọn nhà cung cấp - Các tiêu chí chọn nhà cung cấp 95 Bảng 3.1 Các tiêu chí chọn nhà cung cấp Năng lực tài Doanh thu Vốn điều lệ năm gần Ghi Đội ngũ Quản lý dự án Kỹ sư hệ thống Ghi Các dự án tương tự Đang triển khai Đã triển khai Ghi Chứng chất lượng ISO CMM Ghi Tổ chức bảo hành Mức bảo hành Cơ sở bảo hành Ghi Hoạt động hỗ trợ Dạng thức hố trợ Thời gian thực Ghi Đào tạo Hình thức đào tạo Chi phí đào tạo Ghi Cam kết bổ sung - Về sản phẩm, giống đưa công nghệ vào sử dụng, Ban cần xem xét ứng dụng sử dụng, dễ quản trị có đầy đủ tài liệu hướng dẫn khơng Ban yêu cầu nhà cung cấp hướng dẫn đào tạo có dịch vụ hỗ trợ cho Tiếp cận chi phí sở hữu tổng cộng bắt đầu cần vận dụng cho đầu tư Công nghệ thông tin từ giai đoạn - Sau bảng tiêu chí đánh giá sản phẩm tham khảo chọn mua phần mềm - Tiêu chí đánh giá sản phẩm mua phần mềm Bảng 3.2 Các tiêu chí đánh giá sản phẩm mua phần mềm Tiêu chí Điểm (thí dụ) Trọng số (thí dụ) Dễ sử dụng 20% Dễ cài đặt 20% Dễ quản trị 20% Khả theo tỉ lệ 20% Khả tích hợp 10% Tài liệu 10% 96 Chú ý: Ban thay đổi tiêu chí đánh giá, trọng số thang điểm, tùy theo tình hình Tuy nhiên, tiêu chí tiêu chí tối thiểu Ban cần ghi nhớ để xem xét f Như phải sở xác định “vấn đề”của Ban, hiểu khả vai trị thực cơng nghệ thơng tin, có định đầu tư Cơng nghệ thông tin để nâng cao hiệu hoạt động Điều không dễ dàng nhiều quan, đơn vị Nếu cần tư vấn, họ phải tìm đâu? Đúng nhiều trường hợp Ban phải có người tư vấn Ban tham khảo ý kiến nhà tư vấn chuyên nghiệp, đơn vị áp dụng thành công Công nghệ thông tin nhân viên Ban Nhà tư vấn giúp Ban cách tiếp cận cách tiến hành công việc cần làm để áp dụng thành công Công nghệ thông tin nâng cao hiệu hoạt động Ngoài ra, cần tham khảo nhà cung cấp giải pháp công nghệ thông tin Những nhà tư vấn, nhà cung cấp nói cho Ban biết giải pháp Cơng nghệ thơng tin làm gì, dùng loại phù hợp cho trường hợp cụ thể Ban Họ giúp phát yêu cầu cụ thể thân Ban giới thiệu giải pháp ứng dụng đáp ứng yêu cầu Các quan, đơn vị áp dụng thành công Công nghệ thông tin giúp Ban học hỏi kinh nghiệm sử dụng Công nghệ thông tin vào nâng cao hiệu hoạt động, đồng thời lường trước vấn đề nảy sinh triển khai dự liệu cách xử lý Ý kiến người dùng cuối cán nghiệp vụ quan trọng, họ người cung cấp chi tiết yêu cầu phần mềm nghiệp vụ người trực tiếp sử dụng chúng sau Họ cần người có xúc cơng việc nghiệp vụ riêng họ đề xuất yêu cầu ứng dụng tin học Cuối cùng, Ban nên tìm đọc kinh nghiệm ứng dụng sách báo tạp chí chun mơn, đặc biệt, tìm đọc sách hướng dẫn trợ giúp 3.3.2 Dự kiến kết đạt ứng dụng công nghệ thông tin Công nghệ thông tin với phát triển nhanh chóng kỳ diệu tác động rộng khắp vào lĩnh vực hoạt động người xã hội Điều 97 khơng có nghĩa Cơng nghệ thơng tin làm thay cơng việc người mà tạo khả to lớn giúp người phát huy lực để làm tốt hơn, có hiệu lĩnh vực Công nghệ thông tin tạo khả giúp người lãnh đạo có tầm nhìn đắn, có để dự đốn chiều hướng phát triển tương lai, có liệu cần thiết kịp thời hoạch định hành động, đánh giá tình hình điều chỉnh kế hoạch v.v… Bằng cách cung cấp phương tiện truy cập thuận lợi đến nguồn tri thức thông tin cần thiết, tổ chức hệ thống thông tin hệ thống trợ giúp định theo yêu cầu cấp lãnh đạo Ngày nay, mạng internet giúp tiếp cận nhanh tới nguồn tri thức giới, Cơng nghệ thơng tin giúp tạo lập sở liệu, hệ thống thông tin quản lý quy mô lĩnh vực rộng hẹp khác Các hệ thống ngày có thêm nhiều tín mang tính trí tuệ việc trợ giúp người lãnh đạo đánh giá tình hình định quản lý 3.3.2.1 Lợi ích lãnh đạo - Giám sát hoạt động quản lý dự án hoạt động toàn Ban cách tồn diện, lúc nơi Khơng cần báo cáo từ cấp Dữ liệu lưu dạng số hố, truyền qua mạng, đến máy tính ban lãnh đạo, dễ dàng thống kê, số liệu báo cáo tuyệt đối xác - Giám sát hoạt động từ xa: Với hệ thống internet ban giám đốc truy cập vào máy chủ Ban để kiểm tra số liệu tất mặt hoạt động Ban - Chống tiêu cực việc quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình: Các thơng tin tài chánh nhà thầu, dự án phần trăm chiết khấu vật tư thiết bị nhà cung cấp nhập liệu xác quản lý theo quy trình, loại bỏ hồn tồn gian lận Ban - Tiết kiệm giấy tờ: Các thơng tin nội truyền qua hệ thống mạng, xố bỏ hình thức thơng tin giấy, dễ dàng nhân chia trích lục - Quản lý thực chứng, chứng pháp lý: Các thông tin dù nhỏ lưu trữ giúp làm chứng khoa học pháp lý Lãnh đạo Ban truy ngun sai sót mà khơng bị thuộc cấp qua mặt - Báo cáo lên cấp (Hội đồng quản trị ): Các số liệu chuyên môn 98 thống kê tức chuyển qua internet giúp nhà quản lý cấp lãnh đạo trực tiếp Hội đồng quản trị có số liệu phục vụ cho việc quản lý nắm tình hình thực tế hoạt động Ban Các mẫu báo cáo thống kê thiết kế sẵn theo chuẩn quan quản lý 3.3.2.2 Lợi ích cán công nhân viên - Tiết kiệm thời gian làm việc: Do tất công việc liên quan đến liệu lập trình, thao tác phức tạp trước đơn giản hoá - Kế thừa thông tin: Các đơn vị chức phòng ban khác quản lý dự án định khơng cần phải nhập liệu lại liệu phận khác nhập - Họp giao ban online: Các nhà thầu phận quản lý hạng mục định dự án làm việc hệ thống thấy liệu nhau, phát sai sót đối chiếu cơng việc - Điều hành từ xa: Các hạng mục, tiến độ ngày tháng năm, vật tư thiết bị sử dụng cụ thể kế hoạch tổng kết gửi lên hệ thống thông qua email, nên giúp cấp lãnh đạo điều hành công việc từ xa không cần trực tiếp 24/24 có mặt cơng trình - Giảm thiểu sai lầm: Các thông tin kiến thức chuyên môn, thông tin vật tư, thiết bị, tiến độ hạng mục cập nhật liên tục tất hệ thống lập trình sẵn giúp tránh sai sót đồng thời cung cấp thơng số cán cần Những dự liệu hoạt động đượi lưu trữ dễ dàng trích xuất, thống kê cách nhanh chóng xác - Hệ thống thơng tin nội bộ: Tồn thể cán cơng nhân viên trao đổi thơng tin chun mơn qua forum nội Cấp lãnh đạo gửi thơng điệp ngày đến tồn thể nhân viên, thông tin xuất hình làm việc nhân viên 99 KẾT LUẬN Kết luận Ứng dụng Công nghệ thông tin định hướng quan trọng Ban giai đoạn Việc ứng dụng Công nghệ thông tin bắt buộc để đáp ứng mục tiêu quản lý, quản trị điều hành Ban theo hướng phát triển bền vững Trong lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin đạt số thành tựu định, nhiên cịn nhiều điểm bất cập cần phải có chiến lược dài hạn với mục tiêu phương pháp cụ thể để có sở liệu theo mơ hình đại, thơng suốt từ nhân viên đến cấp lãnh đạo cơng cụ quản lý Ban Các giải pháp nhằm đề xuất số định hướng chiến lược giải pháp cụ thể phù hợp với phát triển công nghệ, định hướng phát triển Ban để đẩy mạnh nâng tầm ứng dụng Công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình lên tầm cao mang tính đột phá Để thực việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin nói chung xây dựng sở liệu quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình đạt mục tiêu nêu cần có nghiên cứu sở lý luận khoa học vững chắc, nguồn lực đầu tư nhận thức ứng dụng Công nghệ thông tin từ cấp lãnh đạo đến cấp cán quản lý cấp Tham luận với giới hạn Tôi đề xuất định hướng mang tính chiến lược số giải pháp cụ thể, nghiên cứu việc thực dự án đã, thực sở để đạt mục tiêu Ban Kiến nghị a Sự cần thiết phải hồn thiện cơng tác quản lý dự án ban việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý dự án Hiện tình hình kinh tế vĩ mơ nước ta có nhiều diễn biến khơng thuận lợi cho công tác đầu tư phát triển Cụ thể là: Ngân hàng siết chặt cho vay bất động sản, tỷ giá USD/VNĐ tăng cao, giá vàng cao Trong đó, kênh huy động vốn gặp nhiều khó 100 khăn thị trường chứng khoán ngày sụt giảm khoản giá, thị trường bất động sản chưa có dấu hiệu phục hồi nên việc thực phát triển dự án đầu tư xây dựng bị ảnh hưởng nặng nề Do đó, Ban phải khơng ngừng tự hồn thiện cơng tác quản lý Vậy, để nâng cao hiệu quản lý vấn đề đặt phải có phương pháp quản lý phù hợp Phải nhận biết tầm quan trọng công việc lẽ yếu tố đóng vai trị định đến thành công hay thất bại dự án đầu tư Từ khâu chuẩn bị đầu tư khâu cuối dự án vận hành kết đầu tư cần phải có cơng việc quản lý Nhờ mà đảm bảo cho dự án đầu tư đáp ứng yêu cầu thời gian, chi phí chất lượng dự án Hơn nữa, dự án Ban dự án sử dụng nguồn vốn tự có (Vốn ngân sách), vốn huy động từ thành phần kinh tế vốn vay nên cần thiết phải nâng cao hiệu quản lý để tránh thất thoát thiệt hại cho Chủ đầu tư, từ mà giảm tổn thất xuống mức thấp Một lý cần xem xét nâng cao hiệu quản lý dự án để đáp ứng yêu cầu công việc tương lại Trong thời gian tiếp theo, dự án Ban ngày nâng cao quy mơ vốn tính chất kỹ thuật, đặc biệt phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ đại động lực cần thiết tích cực thúc đẩy Ban phải tự hồn thiện cơng tác quản lý tạo cơng trình có chất lượng cao điều kiện nguồn lực hạn chế Việc hồn thiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý dự án làm sở cho lãnh đạo phận chức tổng hợp, đưa định xác, kịp thời cho giai đoạn suốt trình chuẩn bị vận hành dự án Hiện phần mềm ứng dụng sử dụng hoạt động xây dựng quản lý đầu tư xây dựng rời rạc, manh mún, sâu khai thác vài công đoạn trình quản lý đầu tư xây dựng chưa cấu thành hệ thống từ khâu chuẩn bị đến khâu thực đầu tư Cần có nhìn tổng quan suốt trình quản lý dòng đời dự án từ chủ trương đầu tư đến công tác chuẩn bị đầu tư, thực đầu tư đến khai thác vận hành 101 Như vậy, nâng cao hiệu quản lý dự án thơng qua việc hồn thiện ứng dụng cơng nghệ thông tin vào quản lý yêu cầu cấp bách hoạt động Ban, điều kiện hay đất nước mà kinh tế đà phát triển, nguồn lực hạn chế, nhu cầu người dân sinh hoạt, học tập, giải chỗ cho sinh viên Vì vậy, Ban cần phải khơng ngừng hồn thiện mình, khắc phục điểm cịn thiếu sót, phát huy mặt mạnh, để làm tốt cơng tác quản lý đồng thời giải khó khăn vướng mắc phức tạp nảy sinh, góp phần vào q trình xây dựng phát triển ĐHQG-HCM b Một số phần mềm ứng dụng quản lý dự án Quản lý Chi phí Cơng nghệ thông tin Quản lý Tiến độ Quản lý Chất lượng Hình mục tiêu ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý a Khả phần mềm Microsoft Project - Lập tiến độ, dự trù nhân cơng, vật liệu, xe máy chi phí - Có thể tính cơng, thời gian làm việc q chi phí cho việc - Nhập nhiều dự án, kết nối dự án phân dự án thành phần - Phân bổ nguồn lực cho nhiều dự án chung nguồn - Kiểm sốt, phân tích số liệu kế hoạch, tiến độ so sánh với thực tế - Ra lịch biểu cho nguồn lực dự án - Lọc - tách nhóm cơng việc mốc thời gian để phân tích báo cáo - Tương thích với phần mềm phần cứng khác 102 - Kết báo cáo linh hoạt: Trên hình, in giấy - Sơ đồ ngang (Gantt) sơ đồ mạng - Có khả nêu đại cương cơng việc, báo cáo thơng tin tóm tắt dự án - Chế độ nhập tự động tay b Khả ứng dụng ceo5Save Phần mềm hổ trợ việc xây dựng tạo văn hóa quan, đơn vị đặc trưng quan, đơn vị Giúp việc quản lý công việc hiệu quả, giảm chi phí thời gian lãng phí nhân viên, quản lý hồ sơ tập trung Ứng dụng cụ thể sau: - Hệ thống bản: Giao việc, lịch quan, đăng ký cơng tác, đăng ký phịng họp, xin nghỉ phép, tin tức nội bộ, góc học tập, sinh nhật nhân viên, quản lý danh bạ - Hệ thống chuyên sâu: Quản lý hồ sơ tập trung; quản lý tài sản; quản lý bảo trì; quản lý giao dịch khách hàng; quản lý duyệt chữ ký điện tử; quản lý hình ảnh, quản lý đánh giá hiệu suất nhân viên, quản lý eticket (mỗi người tạo Ticket cố trực tuyến hệ thống eticket tự động chuyển cố tới người phân công sử lý); quản lý thư viện cố - Phân hệ tương lai c Công nghệ RMS Windows Rights Management Services (hay Rights Management Services/ Active Directory Rights Management Services/ RMS) công nghệ quản lý quyền truy cập thơng tin có sử dụng mã hóa chức kèm để hạn chế quyền truy cập vào tài liệu dạng email, word, exel Microsoft Tác giả soạn thảo văn sử dụng RMS lần nhận certificate từ RMS server, cho phép thực thao tác mã hóa tài liệu gửi giải mã tài liệu nhận Động tác xảy lần Tương tự với người nhận lần đầu mở tài liệu bảo vệ Tác giả sử dụng ứng dụng Office 2003 Professional (hoặc phiên đời cao hơn) để tạo tài liệu (Word, Excel, PowerPoint, Outlook email, …) thực phân quyền truy nhập cho nhiều người nhận; người có quyền đọc, 103 người sửa chữa, v.v… đặt thời điểm hết hạn (quá thời điểm đó, tài liệu tồn mở nữa) Ứng dụng Office Professional sử dụng certificate mình, sinh cặp khóa (public private), thực việc mã hóa tài liệu (sử dụng public key RMS server) Quyền hạn truy nhập người nhận gửi kèm; Tài liệu mã hóa gửi cho người nhận (thông qua file server email server); Người nhận mở tài liệu mã hóa ứng dụng sau: Office 2003 Standard (hoặc phiên đời cao hơn), Internet Explorer; Ứng dụng gửi yêu cầu truy nhập tài liệu đến RMS server; RMS server kiểm tra xem người nhận có quyền truy nhập khơng Nếu người dùng hợp lệ, RMS server giải mã tài liệu, sau mã hóa tài liệu lần (bằng public key người nhận) Nếu có nhiều người nhận thao tác mã hóa thứ cấp lặp lại cho người nhận; RMS server gửi quyền hạn truy nhập tài liệu đến cho người nhận; Ứng dụng kiểm tra lần quyền hạn truy nhập lẫn certificate người nhận để chắn certificate người nhận chưa bị hết hạn (hoặc không bị tước đoạt trước hạn) Sau người nhận đọc nội dung tài liệu làm số thao tác ghi quyền hạn truy nhập (có thể in hay khơng, copy hay khơng, v.v…, giới hạn phạm vi đọc mà thôi) Những điều cần đủ để định hướng hoàn thành đồng thời muốn Ban phát triển ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động quản trị Ban cần tiến hành bước sau: - Giai đoạn đầu, Ban tập trung đầu tư phát triển sở hạ tầng bao gồm hạ tầng phần cứng, hạ tầng phần mềm, hạ tầng mạng nguồn nhân lực có kiến thức cơng nghệ thông tin; tạo môi trường truyền thông văn phòng nội đối tác Với Ban việc phát triển sở hạ tầng nhìn chung thiếu đồng đều, chủ yếu đầu tư cho hạ tầng phần cứng mà chưa quan tâm đến hạ tầng phần mềm nguồn nhân lực; người ứng dụng hai yếu tố quan trọng làm nên giá trị cho hạ tầng phần cứng Ban đầu tư Ở giai đoạn mức độ đầu tư khơng đồng song cần bố trí hợp lý, đảm bảo đủ điều kiện 104 cho việc triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin giai đoạn - Giai đoạn thứ hai, triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin mức bản; tập trung vào hoạt động đơn giản Ban như: Khai thác thông tin mạng, ứng dụng tin học công tác văn phòng với việc soạn thảo văn bản, thiết lập bảng tính quản trị liệu, lập lịch cơng tác, thiết lập hộp thư điện tử tham gia diễn đàn v.v tình hình sử dụng phần mềm Ban là: 90% sử dụng phần mềm bẻ khóa cho ứng dụng tin học văn phịng 100% sử dụng hộp thư điện tử miễn phí Do giai đoạn này, việc triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin Ban chủ yếu tập trung giai đoạn chi phí đầu tư cho phát triển hạ tầng phần mềm gần khơng có - Giai đoạn thứ ba, triển khai ứng dụng Công nghệ thơng tin mức tác nghiệp cho phịng ban phận Ban như:  Quản lý nhân - tiền lương  Quản lý bán hàng  Quản lý kho  Quản lý vật tư  Quản lý tiến độ dự án  Quản lý sàn bất động sản  v.v xây dựng hệ thống website tương tác với đối tác Với Ban, việc ứng dụng Công nghệ thông tin giai đoạn chủ yếu triển khai quản lý tài sản Ban (như quản lý tiền lương, quản lý vật tư ) mà thiếu đầu tư quản lý người (như quản lý nhân sự, quản lý khách hàng ) Đó thiếu sót Ban đầu tư phát triển hạ tầng ứng dụng Công nghệ thông tin người thứ tài sản vô giá, yếu tố quan trọng góp phần trực tiếp mang lại doanh thu lợi nhuận cho Ban - Giai đoạn thứ tư, triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin mức chiến lược với mơ hình quản trị tổng thể Điều hành Ban dựa số liệu trực tuyến hướng tới phân tích quản trị số liệu nhằm xây dựng chiến lược phát triển 105 - Cuối cùng, bước triển khai tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin kinh doanh thương mại điện tử v.v Với Ban, website thương mại điện tử xây dựng cách tự phát, với mục tiêu quảng bá hình ảnh quan, đơn vị; chưa xác định mục tiêu lợi nhuận, thiếu đầu tư cho việc kinh doanh trực tuyến Muốn bước thành cơng ta nên tập trung vào ba yếu tố quan trọng là: Giải pháp thuộc cấu tổ chức việc ứng dụng công nghệ thông tin; Giải pháp thuộc yếu tố người; Giải pháp thuộc đại hoá sở vật chất TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Chấp hành Trung ương (2000), “Đẩy mạnh ứng dụng phát triển Công nghệ thông tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa”, Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng (2014), Khảo sát thực trạng việc áp dụng công nghệ thông tin truyền thông quản lý dự án đầu tư xây dựng, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Bộ Bưu - Viễn thơng (2007), “Định hướng Chiến lược phát triển Công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam giai đoạn 2011 - 2020” (Gọi tắt “Chiến lược cất cánh”), Chỉ thị số 07/CT-BBCVT ngày 07/7/2007 Bộ thông tin truyền thông (2008), “Danh mục tiêu chuẩn ứng dụng Công nghệ thông tin quan Nhà nước”, Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTT ngày 09 tháng 04 năm 2008 Chính phủ (1993), “Phát triển Cơng nghệ thông tin Việt Nam năm 90”, Nghị số 49/CP ngày 04/08/1993; Chính phủ (2010), “Phê duyệt chương trình quốc gia ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015”, Quyết định số 1605/QÐ-TTg ngày 28/7/2010 việc Bùi Ngọc Toàn (2006), Lập phân tích dự án đầu tư xây dựng cơng trình giao thông, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội Uỷ ban nhân dân Tp.HCM (2012), “Chương trình phát triển Công nghệ thông tin - truyền thông giai đoạn 2011 - 2015”, Quyết định số 27/2012/QĐ-UBND ngày 28/6/2012 ... quan quản lý dự án đầu tư xây dựng ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý dự án xây dựng Chương 2: Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng Ban quản lý dự án đầu tư xây. .. sở lý luận quản lý dự án đầu tư xây dựng ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý dự án đầu tư xây dựng Trong nêu rõ số khái niệm dự án đầu tư xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, công nghệ thông. .. xây dựng Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (2011-2014) Chương 3: Giải pháp hồn thiện ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý Dự án đầu tư xây dựng Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng Đại học quốc