Mô tả chức năng nhiệm vụ hoạt động của cán bộ văn phòng tại xã thịnh đức thành phố thái nguyên thái nguyên

ĐẠI HỌC THÁI NGUN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NƠNG LÂM HỒNG THỊ NGỌC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Tên đề tài: MÔ TẢ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÁN BỘ VĂN PHÒNG XÃ THỊNH ĐỨC, THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN, TỈNH THÁI NGUYÊN Hệ đào tạo Định hướng đề tài Chính quy Hướng ứng dụng Chuyên ngành Khoa Khuyến nơng Kinh tế PTNT Khóa học 2013 - 2017 Thái Nguyên- năm 2017 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NƠNG LÂM HỒNG THỊ NGỌC KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Tên đề tài: MÔ TẢ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÁN BỘ VĂN PHÒNG TẠI XÃ THỊNH ĐỨC, THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN, TỈNH THÁI NGUYÊN Hệ đào tạo Định hướng đề tài Chuyên ngành Khoa Chính quy Hướng ứng dụng Khuyến Nông Kinh tế PTNT Khóa học Giảng viên hướng dẫn Cán sở hướng dẫn 2013 – 2017 Th.S Lành Ngọc Tú Lăng Đại Thành Thái Nguyên - 2017 i LỜI CẢM ƠN Được đồng ý tạo điều kiện Ban giám hiệu nhà trường, Ban chủ nhiệm khoa kinh tế phát triển nông thôn thầy giáo hướng dẫn ThS.Lành Ngọc Tú tơi tiến hành thực khóa luận tốt nghiệp: “Mô tả chức năng, nhiệm vụ, hoạt động cán văn phòng xã Thịnh Đức, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên” Để hoàn thành khóa luận này, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất quý thầy cô giáo, người cho kiến thức bản, học, kinh nghiệm q báu để tơi áp dụng nhũng kiến thức học vào trình thực tập Đặc biệt tơi xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn ThS Lành Ngọc Tú tận tình, chu đáo, hướng dẫn tơi thực khóa luận Kế tiếp xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Đảng ủy – HĐND – UBND đoàn thể xã Thịnh Đức quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ suốt thời gian tiến hành thực tập cho lời khuyên để hoàn thành tốt tập tốt nghiệp thời gian thực tập quan Trong suốt trình thực tập lần đầu làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực tế sản xuất hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên tránh khỏi thiếu sót định mà thân chưa nhận thấy được.Tơi mong nhận góp ý quý thầy, cô giáo bạn để khóa luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Ngày tháng năm 2017 Sinh viên Hoàng Thị Ngọc ii DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1: Tình hình sử dụng đất xã Thịnh Đức giai đoạn năm 2014 – 2016 13 Bảng 3.2: Kết số lượng công văn xã Thịnh Đức thành phố Thái Nguyên giai đoạn năm 2014 – 2016 25 Bảng 3.3 Kết quản lý công văn UBND xã Thịnh Đức giai đoạn 20/2/2017 đến 30/4/2017 26 iii DANH MỤC CÁC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Viết Tắt Dịch nghĩa CBCC Cán công chức CBVP Cán văn phịng CNH Cơng nghiệp hóa HĐH Hiện đại hóa HĐND Hội đồng nhân dân KH Kế hoạch NĐ – CP Nghị định phủ TT.HĐND Thường trực hội đồng nhân dân TT.UBND Thường trực ủy ban nhân dân 10 UBND Ủy ban nhân dân 11 VP Văn phòng 12 VHXH Văn hóa xã hội iv MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC BẢNG ii DANH MỤC CÁC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT iii MỤC LỤC iv PHẦN I MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Về chuyên môn nghiệp vụ: 1.2.2 Về thái độ, kỹ làm việc: 1.2.3 Yêu cầu kỷ luật: 1.2.4 Yêu cầu tác phong ứng xử: 1.2.5 Yêu cầu kết đạt được: 1.3 Nội dung phương pháp nghiên cứu 1.3.1 Nội dung thực tập 1.3.2 Phương pháp nghiên cứu 1.4 Thời gian, địa điểm, nhiệm vụ, chức cở thực tập Phần TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1.Một số khái niệm 2.1.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ cán công chức cấp xã 2.1.3 Các văn pháp lý liên quan đến nội dung thực tập 2.2 Cơ sở thực tiễn 2.2.1 Vai trị cơng tác thống kê cấp xã 2.2.2 Hệ thống tổ chức thống kê Việt Nam Phần KẾT QUẢ THỰC TẬP 10 v 3.1 Khái quát sở thực tập 10 3.1.1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội 10 3.1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội 15 3.1.2 Những thành tựu đạt sở 17 3.1.3 Những thuận lợi khó khăn liên quan đến nội dung thực tập 19 3.2 Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ cán văn phòng xã Thịnh Đức 19 3.2.1 Vai trò cán văn phòng xã Thịnh Đức 19 3.2.3 Nhiệm Vụ cán văn phòng 20 3.3 Mô tả công việc thực tế cán văn phòng 22 3.3.1 Quản lý văn đến, văn văn thư lưu trữ 22 3.3.2 Thực công tác soạn thảo văn 28 3.3.3 Báo cáo 34 3.3.4 Cấp phát văn phòng phẩm, mua vật tư trang thiết bị cho UBND xã 35 3.3.6 Chuẩn bị hội trường, phòng họp để tổ chức họp, hội nghị UBND xã 37 3.3.7 Thống kê 37 3.5 Những công việc mà cán văn phòng làm nhũng hạn chế cơng việc cán văn phịng 41 3.5 Những công việc khác 40 3.6 Bài học kinh nghiệm rút từ thực tế 41 3.7 Đề xuất giải pháp 43 Phần KẾT LUẬN 46 4.1 Kết luận 46 4.2 Kiến nghị 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHẦN I MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài “ Cơng tác Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán Văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Trong tình hình nay, câu nói lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh vào dịp Tết Nguyên đán năm 1950 Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng Chiến khu Việt Bắc có ý nghĩa hết, vừa lời dặn sâu sắc, vừa kim nam cho hành động thực nhiệm vụ cán Văn phịng Văn phịng phận khơng thể thiếu cấu tổ chức quan, đơn vị Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức tồn công tác văn phịng yếu tố khách quan Xây dựng cơng tác văn phòng vững mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Trong nhiều năm qua phong cách làm việc cán văn phịng UBND xã Thịnh Đức có cố gắng để tạo chuyển biến tích cực cơng tác Qua thúc đẩy xã Thịnh Đức phát triển nhiều mặt kinh tế, văn hóa, xã hội xã, góp phần quan trọng vào thành tựu chung vùng Để góp phần xây dựng hệ thống trị xã hội vững mạnh phát huy quyền làm chủ nhân dân, không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần nhân dân, đáp ứng yêu cầu tình hình mới, tiếp tục nghiệp đổi toàn diện đẩy mạnh CNH, HĐH nông nghiệp nông thôn xã Thịnh Đức vấn đề xây dựng đội ngũ cán văn phòng UBND xã vững mạnh vấn đề vừa vừa cấp bách Trong viêc xây dựng phong cách làm việc cán văn phòng UBND xã đặc biệt quan trọng Vậy câu hỏi đặt là: đội ngũ cán văn phòng xã họ hoạt động nào, phát huy hết vai trị, lực hay chưa, có giải pháp giúp họ nâng cao lực hay không? Xuất phát từ thực tiễn chọn xã Thịnh Đức, thành phố Thái Nguyên để thực đề tài “Mô tả chức năng, nhiệm vụ, hoạt động cán văn phòng xã Thịnh Đức, thành phố Thái Nguyên, Thái Nguyên” để từ có những giải pháp nhằm giải vấn đề khó khăn đưa nhìn xác cụ thể cán văn phòng 1.2 Mục tiêu đề tài 1.2.1 Về chuyên môn nghiệp vụ: - Mô tả chức năng, nhiệm vụ, hoạt động cán văn phòng xã Thịnh Đức - Đánh giá thuận lợi khó khăn cơng việc cán văn phòng UBND xã Thịnh Đức - Đề xuất giải pháp để nâng cao lực, hiệu hoạt động đội ngũ cán văn phòng xã Thịnh Đức 1.2.2 Về thái độ, kỹ làm việc: - Phải có tinh thần thái độ làm việc nghiêm túc, phải làm việc theo kế hoạch quy định thời gian thực tập - Chấp hành nghiêm túc nội quy kỷ luật đơn vị thực tập - Có tinh thần trách nhiệm cao nhận công việc giao, làm đến nơi đến chốn, xác, kịp thời đơn vị thực tập phân công - Chủ động ghi chép nội dung thực tập đơn vị chuẩn bị số liệu để viết báo cáo thực tập - Tham gia đầy đủ, tích cực hoạt động phong trào đơn vị thực tập - Không tự ý nghỉ, không tự động rời bỏ vị trí thực tập 1.2.3 Yêu cầu kỷ luật: - Chấp hành phân công khoa, quy chế thực tập trường quy định nơi thực tập - Đảm bảo kỷ luật lao động, có trách nhiệm công việc - Chịu đạo trực tiếp người hướng dẫn nơi thực tập - Ln trung thực lời nói hành động 1.2.4 Yêu cầu tác phong ứng xử: - Luôn giữ thái độ khiêm nhường, cầu thị Thực tập trường khơng để học tập chun mơn mà cịn dịp tốt để tập làm việc tập thể, đặc biệt lĩnh vực giao tiếp xử - Tạo mối quan hệ thân thiện với người quan không can thiệp vào việc nội quan thực tập - Hòa nhã với nhân viên nơi thực tập - Phong cách, trang phục chỉnh tề, phù hợp, lịch 1.2.5 Yêu cầu kết đạt được: - Tạo mối quan hệ tốt với người quan thực tập - Thực công việc giao với tinh thần trách nhiệm cao góp phần giữ vững chất lượng đào tạo uy tín trường - Đạt mục tiêu thân đề tích luỹ kinh nghiệm - Khơng tự tiện sử dụng trang thiết bị nơi thực tập - Tiết kiệm (không sử dụng điện thoại nơi thực tập cho việc riêng) - Không tự ý chép liệu phần mềm quan thực tập - Không mang đĩa riêng vào quan để đề phịng mang virus vào máy tính 1.3 Nội dung phương pháp thực tập 1.3.1 Nội dung thực tập - Đánh giá tiềm năng, điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội xã Thịnh Đức 35 + Cơng tác cải cách hành + Cơng tác nội Đánh giá tổng quát Một số tồn nguyên nhân Phần 2: Phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ giải pháp phát triển kinh tế xã hội – năm 2017 Mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm năm 2017 Phương hướng giải pháp cụ thể - Phát triển kinh tế - Về văn hóa – xã hội - Lĩnh vực nội 3.3.4 Cấp phát văn phịng phẩm, mua vật tư trang thiết bị cho UBND xã Qua trình giúp việc tìm hiểu nhiệm vụ cán văn phịng tơi biết vào đầu năm cán văn phịng thơng báo cho phận chun mơn đăng ký mua vật tư phục vụ cho hoạt động phận Sau cán văn phịng tổng hợp làm kế hoạch dự trù tài mua vật tư trang thiết bị năm trình Chủ tịch UBND xã xem xét phê duyệt Sau hồn tất cán văn phịng có trách nhiệm mua, cấp phát cho phận làm thủ tục tốn Đối với văn phịng phẩm thường xuyên như: Chè, nước uống, bút, giấy, ghim,… - Cán Văn phòng phải mua thường xuyên - Các phận nhận văn phòng phẩm ký vào “ sổ theo dõi cấp phát vật tư văn phòng, văn phòng phẩm” để quản lý - Quản lý vật tư, trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm.( loa, đài, giấy, ) 36 - Các văn phòng phẩm xếp ngăn nắp tủ, kệ, để thuận lợi cho quản lý cấp phát Đối với trang thiết bị như: máy tính, máy in, máy photo, loa, micro, dây điện…Các trang thiết bị mua lần sử dụng nhiều lần nên trường hợp thiết bị hỏng phận chun mơn lên văn phịng làm đơn yêu cầu sửa chữa cấp lại Cán văn phịng có trách nhiệm liên hệ với nhân viên sửa chữa chi trả kinh phí sau sửa xong Chi phí tính vào chi phí UBND xã Công việc giúp cho cán văn phịng cơng tác cấp phát văn phịng phẩm - Sắp xếp văn phòng phẩm - Kê lại tủ, kệ, giá - Chuyển văn phòng phẩm, đồ dùng không dùng đến vào kho Bài học kinh nghiệm Trong q trình giúp việc cho cán văn phịng rút số kinh nghiệm sau: Những văn phịng phẩm cần nhiều mua nhiều giấy A4, bút, ghim, Những văn phịng phẩm dùng đến mua như: Thước kẻ, bút nhớ, sổ Các văn phòng phẩm xếp gọn gàng để vị trí tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tiết kiệm thời gian 3.3.5 Tham mưu cho lãnh đạo Trong thời gian thực tập xã để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cán văn phòng nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo biết số lĩnh vực mà cán văn phịng tham mưu cho lãnh đạo như: - Tham mưu cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn - Tham mưu đề xuất kế hoạch tổ chức hoạt động chào mừng ngày lễ, tết năm 37 -Tham mưu trình xây dựng chiến lược phát triển kinh tế kế hoạch công tác UBND xã 3.3.6 Chuẩn bị hội trường, phòng họp để tổ chức họp, hội nghị UBND xã - Cán văn phòng chuẩn bị điều kiện vật chất kỹ thuật xếp phòng họp để chổ chức họp, hội nghị cho UBND xã + Soạn thảo giấy mời, phát giấy mời + Chuẩn bị phòng cho hội nghị, họp + Treo băng rôn, phông chữ + Chuẩn bị loa, đài, micro… Cơng việc giúp cán văn phịng cơng việc chuẩn bị hội trường, phịng họp để tổ chức họp, hội nghị UBND xã Trong q trình giúp việc cho cán văn phịng tơi thực số công việc sau: - Soạn thảo giấy mời theo hướng dẫn cán văn phòng - Photo giấy mời viết giấy mời - Sắp xếp bàn ghế - Treo băng rôn, phông chữ - Chuẩn bị ấm, chén, nước sôi, chè pha nước chè, tiếp nước cho họp - Sau họp xong xếp lại bàn ghế, rửa ấm chén cất vào tủ hội trường - Nhặt rác, giấy bị rơi hội trường Bài học kinh nghiệm thân - Thực công việc giúp tơi biết cách chuẩn bị cho họp cần - Bố trí phịng họp, họp hợp lí Ví dụ: Cuộc họp dân hì bố trí hội trường rộng 3.3.7 Thống kê Theo điều 31, Luật Thống kê xác định: “ UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức thực cơng tác thống kê phục vụ yêu cầu quản lý 38 xã, phường, thị trấn; Thực điều tra thống kê chế độ báo cáo thống kê nhà nước” Văn phịng - Thống kê xã có nhiệm vụ sau đây: - Thực điều tra báo cáo thống kê theo chương trình cơng tác phòng Thống kê huyện cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo UBND xã - Lưu trữ có hệ thống cung cấp số liệu - Công bố số liệu - Thường xuyên củng cố, giữ mối quan hệ mật thiết với ngành chuyên môn xã mạng lưới hộ điều tra mẫu (nếu có) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức cơng tác thống kê bố trí người có đủ tiêu chuẩn chun môn, nghiệp vụ làm công tác thống kê theo chức danh quy định hành cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn •Cụ thể cơng việc thống kê trồng hàng năm vụ xuân năm 2017 xã Thịnh Đức, cán văn phòng – thống kê thục công việc sau: Trong công tác cán văn phịng thực cơng việc sau: - Soạn cơng văn gửi xuống xóm - Lập phiếu điều tra trồng hàng năm - Hướng dẫn trưởng xóm thu thập thơng tin theo phiếu điều tra - Các trưởng xóm nộp lại phiếu điều điều tra để văn phòng tổng hợp, nhập số liệu điều tra máy tính - Xử lý số liệu điều tra - Viết báo cáo kết công tác thống kê trồng hàng năm theo vụ trình lãnh đạo duyệt - Chuyển kết thống kê chi cục thống kê thành phố Thái Nguyên Những công việc tơi giúp cán văn phịng cơng tác thơng kê - Photo công văn 39 - Nhập số liệu từ phiếu 25 xóm vào bảng excel *Bài học kinh nghiệm Thơng qua q trình thực công việc rút kinh nghiệm sau: - Tỉ mỉ công việc: Thống kê liên quan đến số nên dễ nhầm lẫn dân đến sai số tính tốn phải học tỉ mỉ để tránh sai sót cơng việc - Vận dụng cơng nghệ vào tính tốn nhằm tiết kiệm thời gian, hạn chế nhầm lẫn 3.4 Những công việc cán văn phịng làm hạn chế cơng việc Những việc đạt Trong thời gian thực tập tơi thấy cán văn phịng hồn thành tốt vai trị như: - Trong cơng tác văn thư lưu trữ cán văn phòng đạt kết cao UBND trao tặng khen Trong cơng tác thống kê văn phịng hồn thành tốt công tác thông kê xã gửi kết thống kê UBND thành phố kịp thời nhanh chóng - Cán văn phịng hồn thành xuất xắc cơng cơng tác chuẩn bị phịng họp, xếp phòng họp, chuẩn bị điều kiện vật chất kỹ thuật cho họp UBND để họp diễn thuận lợi - Trong công tác tham mưu tổng hợp cán văn phịng giữ vị trí quan trọng việc tham mưu cho lãnh đạo giúp lãnh đạo hồn thành tốt cơng việc Những hạn chế cơng việc cán văn phịng Trong q trình thực tập sở tơi nhận thấy số hạn chế công việc cán văn phòng sau: 40 - Số lượng cán văn phịng ( có người) mà khối lượng công việc lại nhiều nên nhiều hồn thành tốt cơng việc giao - Các trang thiết bị máy tính, máy in, máy photo cịn hay bị hỏng qua ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc - Cán văn phịng cịn trẻ nên chưa có nhiều kinh nghiệm cơng việc 3.5 Những cơng việc khác Trong qua trình thực tập ngồi việc giúp việc cho cán văn phịng tơi cịn làm số công việc khác như: Điền tờ khai thuế sử dụng đất phi nông nghiệp Công việc thực cụ thể sau: - Nhận tờ khai thuế sử dụng đất phi nơng nghiệp từ chị Hồng Thị Trang - Điền thông tin cá nhân, thông tin đất đai ( họ tên, ngày tháng năm sinh, số chúng minh nhân dân, ngày cấp, địa chỉ, diện tích đất, số, tờ đồ số, diện tích ) Có trường hợp: + Thơng tin lấy từ phần người nộp thuế tự khai + Nếu phần người khai thuế tự khai khơng có phải đối chiếu với hồ sơ đất họ để điền thông tin In, photo tài liệu từ phận chuyên môn khác - In nhận tài liệu từ cán - Ra quán photo với số lượng theo yêu cầu - Sau photo xong, vào phòng cửa để lấy dấu - Ghi số lượng tài liệu photo vào sổ photo UBND xã để làm toán vào cuối tháng Tổng hợp đàn gia súc gia cầm xã Thịnh Đức Trong thời gian thực tập giúp chị Nguyễn Thị Liễu cán thú y xã tính tổng đàn gia súc, gia cầm xã Thịnh Đức Cụ thể: 41 - Nhận danh sách đàn gia súc, gia cầm 25 xóm - Tổng hợp ghi kết vào cuối danh sách xóm - Ghi kết đàn gia súc gia cầm vào bảng thống kê tổng đàn gia súc gia cầm xã Thịnh Đức Trồng hoa lao động vệ sinh hàng tuần - Trồng hoa - Cùng cán công chức thực dọn vệ sinh vào chiều thứ hàng tuần - Thường xuyên nhổ cỏ bồn hoa 3.6 Bài học kinh nghiệm rút từ thực tế -Trong thời thực tập UBND xã Thịnh Đức thấy cịn nhiều thiếu xót, nội dung đề tài thực tập chưa với chuyên ngành học gây khó khăn xử lý số công việc -Vượt qua khó khăn, trở ngại ban đầu, khoảng thời gian để tơi học hỏi, tích lũy hành trang cho trước thức đến với cơng việc sau trường Trải qua trình thực tập UBND giúp rút học quý giá, hữu ích cho thân: Về trang phục: Trang phục vấn đề để nhận xét hay đánh giá người điều mà người đối diện nhìn vào lần gặp Trang phục lịch sự, gọn gàng, phù hợp gây ấn tượng tốt người đối diện Về chủ động: - Chủ động học lớn học mà thực tập học hỏi Chủ động làm quen với người, chủ động tìm hiểu cơng việc nơi thực tập, chủ động đề xuất làm việc với người… tất giúp cho tơi hịa nhập nhanh môi trường 42 - Khi đến UBND xã Thịnh Đức thực tập, người có cơng việc riêng khơng phải có thời gian để quan tâm, theo sát bảo cho nên chủ động giúp cho nắm bắt nhứng hội học hỏi nhiều điều thực tế Tinh thần ham học hỏi, không sợ sai tự tin - Với vai trò sinh viên thực tập, điều khơng biết khơng hiểu hỏi lại người xung quanh Hỏi người xung quanh dễ dàng, xác, nhanh chóng nhận câu trả lời - Khơng cần ngại ngùng, sợ sai mà không dám hỏi vấn đề mà thắc mắc Vì khơng biết hết tất thứ cả, lỗi lầm mà mắc phải lại giúp ghi nhớ đứng lên từ sai lầm Chính tinh thần ham học hỏi, nhờ hỗ trợ người mà thân dần tiến ngày hồn thiện thân - Tự tin giao tiếp, đưa ý kiến thân, khơng ngại ngùng hay sợ ý kiến sai mà khơng dám nói Đây yếu tố định thành cơng việc Có học từ thực tế: - Được làm việc môi trường thực tế, trao hội để áp dụng kiến thức học vào công việc…tôi nhìn thấy lỗ hổng thân để tiếp tục hoàn thiện Đồng thời, với giúp đỡ người có kinh nghiệm nơi thực tập, tơi có học để tránh sai sót q trình làm thực tế sau Những người bạn mối quan hệ - Sau khoảng thời gian thực tập, thấy trở nên “giàu có” có thêm người bạn mới, anh chị đồng nghiệp, người bạn lớn nghề…Chính người quen quan thực tập mang đến cho 43 học nghề từ thực tế mối quan hệ để phát triển nghề nghiệp thân tương lai Kĩ hội - Kĩ mềm, điều sinh viên mong muốn có để thêm tự tin trường bắt đầu với cơng việc Và sau thời gian thực tập, môi trường thực tế bạn học kĩ cần thiết để làm nghề, để giao tiếp xử lý tình xảy Cơ hội đến với cố gắng thực bỏ tâm huyết với công việc mình, nên, thời gian thực tập, tơi bỏ thời gian để học hỏi để làm việc để học nghề cách nghiêm túc cầu thị với mong muốn có hội Đó hội nghề nghiệp, hội để phát triển tương lai hay đơn giản hội để học hỏi môi trường tốt 3.7 Đề xuất giải pháp - Nâng cao chất lượng đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn phòng cấp xã để xây dựng đội ngũ cán văn phịng có lĩnh trị vững vàng, có kiến thức lực chun mơn, biết vận dụng sáng tạo kiến thức chun mơn vào tình hình cụ thể cơng việc - Ngồi việc bảo đảm số biên chế giao, yêu cầu tuyển dụng người có lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu trải nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, thực tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác đạo, điều hành lãnh đạo Bởi vì, nhiệm vụ địi hỏi chun viên Văn phòng UBND xã phải người hiểu biết nhiều lĩnh vực, có kinh nghiệm có tư tổng hợp - Mặt khác, cơng tác văn phịng UBND ln gắn liền với hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành lãnh đạo, cán văn phịng phải ln 44 nhận thức vị trí, vai trị để tự nâng cao lĩnh trị, trình độ chun mơn nghiệp vụ - Hồn thiện tổ chức Văn phịng UBND cấp xã , cơng tác Văn phịng UBND xã giữ vị trí, vai trò quan trọng Nếu văn phòng làm việc theo quy chế, có nếp, cán văn phịng có trình độ, lực, làm việc có trách nhiệm, động, sáng tạo cơng việc quan chạy đều, lãnh đạo, điều hành thông suốt, có hiệu Do đó, cán văn phịng phải giỏi việc, biết nhiều việc, có nhiệt tình, trách nhiệm cao… - Tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho văn phịng: Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội để truyền thông tin nội Văn phòng với phòng, ban…,tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực việc chuyển văn bản, thơng tin nhanh chóng kịp thời - Bộ phận Văn phịng UBND nên có hai cán văn phịng cán phụ trách mảng văn thư lưu trữ, cán phụ trách bên văn phòng thống kê - Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành Cán văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ cơng tác văn phịng, u cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ soạn thảo văn bản; ứng dụng công nghệ thông tin công việc, sử dụng phần mềm công tác văn phòng - Thực tiễn khẳng định: Nâng cao hiệu hoạt động cán văn phòng UBND xã nâng cao lực quản lý, đạo, điều hành UBND cấp xã Hiệu quản lý UBND tách rời hiệu hoạt động Văn phịng Nơi cơng tác Văn phịng UBND quan tâm mức nơi cơng tác lãnh đạo, điều hành đạt hiệu cao Nơi 45 lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm nơi Văn phịng xây dựng, phát triển tốt Lãnh đạo có nắm tình hình hay khơng, có bao qt cơng việc, tổ chức thực có hiệu chủ trương, chương trình cơng tác hay khơng phụ thuộc lớn vào việc tổ chức xây dựng thực nhiệm vụ cán văn phòng UBND - Để nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác văn phịng UBND cấp xã, đòi hỏi lãnh đạo UBND xã phải tiếp tục cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu giải pháp nâng cao chất lượng cơng việc, hồn thiện mơ hình tổ chức cơng tác văn phịng UBND, tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho văn phòng 46 Phần KẾT LUẬN 4.1 Kết luận Trong quan hành Nhà nước, đặc biệt UBND cấp cán văn phòng có vị trí vai trị quan trọng, đặc biệt công tác tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, quản lý điều hành đảm bảo hoạt động UBND Cán văn phịng cịn giữ vị trí quan trọng xây dựng chiến lược phát triển kinh tế lâu dài trình xây dựng kế hoạch công tác (năm, quý, tháng ) UBND xã Các cơng văn giấy tờ cán văn phịng giao cho lãnh đạo, phận chuyên môn xuống xốm cách nhanh chóng, kịp thời, quy định, thời Cán văn phòng xã Thịnh Đức có nhiều hoạt động thiết thực đóng góp vào thành tích địa bàn xã Đồng thời kết đạt tạo sở vững cho phát triển UBND xã sau Các công việc soạn thảo văn bản, chuẩn bị hội trường, mua văn phịng phẩm cán văn phịng hồn thành tốt qua giúp cho hoạt động UBND xã đảm bảo, bền vững ngày phát triển Cán văn phịng xã Thịnh Đức có ưu điểm nhiệt tình, trình độ chun mơn tốt Tuy nhiên để đáp ứng tốt cán văn phịng cần nâng cao trình độ chun mơn, tiếp tục đào tạo bổ sung nhiều kỹ nghiệp vụ Bên cạnh kết đạt cơng việc cán văn phịng cịn gặp số hạn chế như: Số lượng cán văn phòng (chỉ có người) nên nhiều khơng hồn thành tốt đươc hết cơng việc giao Khó khăn việc tham mưu cho lãnh đạo trình độ chuyên môn chưa nâng cao Với yêu cầu đặt đòi hỏi cán văn phong phải nắm tình 47 hình hình tham mưu đúng, từ phục vụ tốt hoạt động UBND 4.2 Kiến nghị Qua thời gian tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ cán văn phịng xã Thịnh Đức tơi có số kiến nghị sau: + Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác để nâng cao chất lượng công tác + Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng, hàng tuần) riêng để đảm bảo tuân thủ quy chế, quy định cụ thể, bám sát thực tiễn + Xây dựng củng cố tổ chức, máy văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn số lượng theo quy định theo hướng chun mơn hóa + Tăng cường đầu tư sở vật chất đại, ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng, đẩy mạnh cải cách hành + Tăng cường sách đào tạo , bồi dưỡng cán văn phòng Đa dạng hóa loại hình chương trình đào tạo nhằm nâng cao thêm trình độ sâu vào chun mơn nghiệp vụ đảm nhận Góp phần đào tạo đội ngũ cán ngày vững 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO I Tài liệu tiếng việt Bộ Nội vụ Quyết định số 04/2004/QĐ – BNV, ngày 16/01/2004 việc ban hành quy định tiêu chuẩn cụ thể cán công chức xã, phường, thị trấn Bộ Nội Vụ Thông tư 01/2011/TT – BNV, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ban hành ngày 119 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ Thông tư 06/2012/TT – BNV, Bộ Nội vụ hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn Bộ Nội Vụ Thông tư 04/2013/TT – BNV, hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ Thông tư 06/2012/TT – BNV, hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, phường thị trấn Nghị định Chính Phủ Nghi định số 37/ 2014/NĐ – CP ,về quy chế tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ban hành ngày 05 tháng năm 2014 Nghị định Chính Phủ Nghị định số 123/2016/NĐ-CP, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức bộ, quan ngang ngày 01 tháng năm 2016 Nghị định Chính Phủ Nghị định số 110/2004/NĐ – CP, ngày 08/04/2014 Chính Phủ cơng tác văn thư Quốc Hội Luật tổ chức HĐND – UBND số 11/2003/QH11, ngày 26 tháng 11 năm 2003 10 Quốc Hội Luật thống kê số 04/2003/QH11, ban hành ngày 17 tháng năm 2003 11 UBND xã Thịnh Đức Báo cáo tổng kết năm 2016, phương hướng nhiệm vụ năm 2017 49 II Tài liệu mạng 12 http://www9.moha.gov.vn/Plus.aspx/vi/News/151/0/577/0/4272/ [Ngày truy cập 20/1/2015] 13 http://toc.123doc.org/document/317126-a-khai-niem-can-bo-cong-chucchinh-quyen-cap-xa.htm [Ngày truy cập 23/8/2012] 14.http://lib.dntu.edu.vn:8080/dspace/bitstream/DNTU_123456789/413/1/Gia o%20trinh%20soan%20thao%20van%20ban%202.pdf [Ngày truy cập 23/6/2013] ... chức năng, nhiệm vụ cán văn phòng xã Thịnh Đức 19 3.2.1 Vai trò cán văn phòng xã Thịnh Đức 19 3.2.3 Nhiệm Vụ cán văn phòng 20 3.3 Mô tả công việc thực tế cán văn phòng. .. công tác văn phịng xã Thịnh Đức - Mơ tả chức năng, nhiệm vụ cán văn phòng xã - Mô tả công việc cụ thể cán văn phòng xã - Giải pháp nâng cao lực hiệu hoạt động cán văn phòng xã 1.3.2 Phương pháp... tài ? ?Mô tả chức năng, nhiệm vụ, hoạt động cán văn phòng xã Thịnh Đức, thành phố Thái Nguyên, Thái Nguyên? ?? để từ có những giải pháp nhằm giải vấn đề khó khăn đưa nhìn xác cụ thể cán văn phòng